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“IMPORTANCIA DE LA OFIMATICA EN LA ADMINISTRACION”

“BENIGNO ESCOBAR MINGA”

Introducción

El acceso al mercado laboral requiere hoy en día de tener una serie de conocimientos

debido a la alta competitividad. Gran parte de las empresas utilizan a diario las herramientas

de ofimática (word, access, power point, Excel y demás programas). Por tanto, el aprendizaje

de las mismas supone un punto positivo para aspirantes a determinados trabajos de oficina.

Las nuevas tecnologías han agilizado el proceso de almacenar y transmitir digitalmente

la información y el procesamiento de datos en la administración. Las herramientas de ofimática

más utilizadas hoy en día son Microsoft Office, Open Office o Google Apps entre otras. No

sólo están presentes en las oficinas de trabajo, sino que en los hogares es muy útil para

almacenar información, procesar textos y plasmar ideas. Atrás quedan los años en los que sólo

se almacenaban datos en soporte papel y era una ardua tarea tanto conservar como recuperar

de forma rápida la información.

Gracias a la ofimática se pueden almacenar datos, gestionar información y transferirla

de manera electrónica. Los estudiantes utilizan estas aplicaciones para realizar trabajos en sus

centros educativos, preparar presentaciones o crear bases de datos con las que se agiliza el

proceso de buscar información.

El manejo de estas herramientas de la ofimática es sencillo. Se puede aprender

mediante tutoriales que figuran en YouTube donde se visualizan los pasos a seguir. Incluso

hay páginas webs especialistas en cursos online gratuitos como los ofrecidos por Aula Fácil.

El objetivo del curso online es mejorar el aprendizaje. En los tutoriales se enseñan diferentes

niveles, tanto como para gente que no ha utilizado nunca estas herramientas como gente que

tiene conocimientos básicos y quiere aumentar el nivel. Para los que prefieran acudir a clases

presenciales, hay cursos de titulación ofimática a nivel profesional. Incluso a lo largo del año
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se ofertan cursos para desempleados y trabajadores gratuitos en los que se pueden aprender las

técnicas de estos programas. Eso sí, las plazas son limitadas.

Importancia de la ofimática en la administración

La ofimática, en ocasiones, puede resultar un asunto un tanto complejo o tedioso. Por

eso, cada vez hay más empresas que prefieren externalizar este servicio en otras que estén

especializadas o encargarles la formación de sus empleados.

Una empresa que ofrece a sus clientes las mejores soluciones para cubrir todas las

necesidades en materia de ofimática. Gracias a sus años de experiencia, sabe cómo

adaptarse a cada empresa y sector. De hecho, ha trabajado con el sector turístico,

la hostelería, el comercio y el marketing. Cada sector tiene unas características

determinadas, las cuales cubren con distintos software y soportes (Muñoz, 2009).

El mundo de la ofimática, aunque nos parezca simple, es complejo, ya que día a

día se desarrollan nuevos soportes y plataformas con los que las empresas pueden

mejorar y ser más competitivas, precisamente, en un momento en el que se exige estar a

la vanguardia y a las exigencias que requiere la competencia.

Proliferan tecnologías basadas en plataformas digitales, tanto servidores en la nube

como programas en la Red, lo que permite a todos los usuarios de un

determinado software trabajar en multiplataforma o con unos privilegios y perfiles

determinados, según las necesidades y los roles que puede tener cada trabajador (Muñoz,

2009).

Además, vemos, poco a poco, una especialización en sectores concretos, ya que no

todos requieren las mismas necesidades. No son los mismos requisitos los que puede

tener una peluquería que los de un restaurante u hotel. Cada uno tiene una realidad

diferente, más o menos compleja, pero igual de importante a la hora de gestionar la

empresa. Por eso, es muy importante contar con plataformas que nos permitan tener
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bien estructurados el día a día, la cartera de clientes que tenemos, la planificación del

calendario y la contabilidad del negocio.

En ocasiones, llevar a cabo toda esta tarea es complicado y se tiene que recurrir

a un personal que puede resultar costoso o con el que no se puede contar. Por ese motivo,

es preferible acudir a empresas especializadas en la gestión de la ofimática y cuanta más

experiencia tengan, mucho mejor para conseguir el mejor resultado.

También hay empresas que cuentan con su propio personal o departamento de ofimática,

los cuales llevan a cabo todas las tareas necesarias. Sin embargo, has de tener en cuenta que la

formación debe ser un elemento fundamental, ya que conocer el funcionamiento de las nuevas

herramientas puede resultar muy útil para las empresas, dado que algunos soportes pueden dar

un servicio más acorde a ciertas tareas.

De hecho, algunas plataformas, como Office, son más complejas de lo que puedan

parecernos. Simplemente, las posibilidades que nos ofrece Excel son amplísimas; por lo

que conocer el funcionamiento de estas hojas de cálculo a la perfección puede ayudar

notablemente a las empresas y hacer que algo tan complejo, como es llevar la cuentas,

resulte más sencillo (Barro, 2004).

Sabemos que la formación continua es un gran valor diferenciador, que puede

ayudar a mejorar en competitividad y ser útil también a la hora de ahorrar costes. Por

eso, es importante saber confiar en empresas que cubran todas las necesidades de las

empresas. Realizar un uso adecuado y eficiente de las herramientas ofimáticas por parte

de los empleados resulta fundamental para todos los departamentos que manejan

información, lo que supone la inmensa mayoría de los existentes en cualquier

compañía…
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La vinculación directa de la eficiencia ofimática con la productividad de la empresa es

evidente, de ahí que cada vez sean más las empresas que deciden invertir en la formación de

sus empleados en esta área de conocimiento.

Las empresas cuentan con diferentes posibilidades a la hora de establecer la

modalidad formativa. Sin embargo, tal como veremos a continuación, existen muchos

argumentos que invitan a las grandes corporaciones a decidirse por la modalidad e-

learning como la opción más interesante para resolver sus necesidades formativas en

ofimática (Barro, 2004).

La opción e-learning solventa los problemas de desplazamiento y disponibilidad que

plantea la formación presencial, brindando una mayor flexibilidad horaria y un mejor

aprovechamiento del tiempo por parte del alumno.

Además, hace que los empleados se sientan más motivados en el aprendizaje, lo que

permite obtener mejores resultados. Actualmente, los profesionales demandan contenidos

concretos y específicos, que les permitan dominar rápidamente las funciones que necesitan

conocer según su puesto de trabajo.

La formación e-learning en ofimática es especialmente interesante en empresas con

una gran dispersión geográfica entre sus empleados, lo que dificulta proporcionar una

formación homogénea. Dependiendo de las características de la compañía, éstas pueden

ofrecer a sus empleados la posibilidad de realizar la formación en sus puestos de trabajo

o desde su hogar, reforzando la formación con un servicio de tutoría para resolver dudas

y complementar los contenidos del curso, así como para dinamizar y estimular su

participación evitando la desmotivación del profesional ante las dificultades que le

puedan surgir (Sangrà, 2004).

También en este sentido, la duración del curso resulta un elemento imprescindible

para mantener la atención del profesional. Resulta más óptimo ofrecer al alumno la
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posibilidad de realizar varios cursos cortos que un curso excesivamente largo, que

podría hacer que perdiera rápidamente el interés.

Por otra parte, el e-learning también resulta beneficioso para la empresaporque, además

de permitir una formación de calidad para todos sus trabajadores a un precio competitivo,

resulta muy útil para medir el progreso de cada empleado. Las soluciones que se ofrecen

permiten realizar un seguimiento personalizado de cada alumno, pudiendo comprobar si se han

cumplido los objetivos de aprendizaje, algo que resulta esencial en contenidos tan específicos

como los relacionados con las diferentes herramientas ofimáticas.

A la hora de realizar cursos personalizados según las necesidades de cada empresa, se

puede ofrecer todo el servicio de manera integral, desde la plataforma y los contenidos al

soporte de los cursos, pasando por tutorías o animación, hasta los informes sobre los resultados

de los mismos.

Para lograr la máxima eficiencia se hace necesaria la combinación de una

planificación exhaustiva previa, una excelente comunicación interna, la participación

entusiasta en el proyecto por parte de los departamentos implicados y una estrecha

colaboración con el proveedor, lo que permitirá adaptar perfectamente el servicio a las

necesidades de la empresa. El resultado será un producto avanzado, dinámico y

pedagógico, que cumplirá exhaustivamente los objetivos de calidad que tanto la

compañía como los profesionales demandan.

Conclusiones

Como ya hemos mencionado en algunas ocasiones, es fundamental que todos los

empleados en una empresa u oficina tengan entero conocimiento acerca de todos los programas

que se utilizan para realizar las tareas cotidianas en el medio de trabajo mencionado. Debemos

tener en cuenta que afortunadamente existen diferentes academias que nos dan la posibilidad

de formarnos en estos programas, y a su vez, todas ellas nos ofrecen todo tipo de facilidades
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para que nosotros podamos disponer de un plan de estudio que se ajuste a nuestras

posibilidades.

De hecho, tenemos la posibilidad de contar con formación en ofimática vía Internet,

algo que sin lugar a dudas resulta más que conveniente para todas aquellas personas que no

disponen del tiempo necesario para asistir a clases, pero en algunos casos debemos decir que

si se deben hacer el tiempo para asistir a los exámenes, ya que muchas de las academias que

brindan cursos online, exigen la presencia del alumno.

Otro punto importante a recordar es que las academias de formación en ofimática nos

entregan un título certificando lo que hemos estudiado y de esta manera tener un respaldo

mucho más importante a la hora de presentarnos para trabajar en una oficina o incluso para

evolucionar en el trabajo que ya tenemos. Por último, no queremos dejar de mencionar que la

formación en ofimática es especialmente recomendable para aquellas personas que trabajan en

los sectores administrativos de una empresa o incluso para aquellos que ocupan cargos técnicos

o directivos.

Bibliografía

Barro, S. (. (2004). Las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones en el sistema


universitario español. . Madrid: CRUE.

Muñoz, P. C. (2009). Plataformas de teleformación y herramientas telemáticas. . Barcelona: :


Editorial UOC.

Sangrà, A. y. (2004). La transformación de las universidades a través de las TIC: discursos y


prácticas. . Barcelona: EDIUOC.
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