RENCANA AKSI PROYEK PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN INFORMASI BAGI MEDIA

DAN LEMBAGA KOMUNIKASI PUBLIK UNTUK
MEMUDAHKAN DALAM MENGATUR DAN MEMANTAU
JADWAL ACARA KEGIATAN PEMKOT PALU
SECARA ELEKTRONIK
( E-JADWAL )

OLEH

ANDI CHANDRA PANNYIWI.T, ST

NIP. 19760306 201001 1 004
NOMOR PESERTA : 13
 RENCANA AKSI PROYEK PERUBAHAN

1. Identitas Proyek

Nama Rencana Aksi Proyek Perubahan Peningkatan

Pelayanan Informasi bagi Media dan Lembaga
Komunikasi Publik untuk Memudahkan
dalam Mengatur dan Memantau Jadwal Acara
Kegiatan Pemkot Palu Secara Elektronik ( E-
Jadwal ).
Deskripsi Untuk mendukung dan mengoptimalkan
media dan lembaga komunikasi publik dalam
memberikan informasi mengenai kegiatan
pemerintah kota Palu kepada masyarakat,
perlu ditingkatkan peran media dan lembaga
komunikasi publik. Salah satu upaya yang
dapat dilakukan adalah dengan membuat
Jadwal Acara Kegiatan Pemkot Palu Secara
Elektronik ( E-Jadwal ).
Sponsor Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi
Publik, Dinas Komunikasi dan Informatika
Kota Palu.
Project Leader Kepala Seksi Pengelolaan Media Komunikasi
Publik.
Sumber Daya 1. Staf Dinas Proyek perubahan ini
Tim Komunikasi Dan berdimensi pada
Informatika peningkatan partisipasi
2. Staf Humas dan media dan lembaga
Protokol, Setda Kota komunikasi publik
Palu dalam memberikan
3. SK TIM informasi mengenai
4. Undang- Undang kegiatan Pemkot Palu
No. 14 Tahun 2008 kepada masyarakat
tentang kota palu.
Keterbukaan
Informasi Publik
5. Undang- Undang
No. 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan
Publik
6. Instruksi Presiden
No.9 Tahun 2015
tentang Pengelolaan
Komunikasi Publik
7. Perda Kota Palu
No.10 Tahun 2016
tentang
Pembentukan dan
 Susunan Perangkat
Daerah Kota Palu.
8. Perwali Kota Palu
No.24 Tahun 2017
tentang Tugas,
Fungsi dan Tata
Kerja Dinas
Komunikasi dan
Informatika
2. Latar Belakang (Burning Platform)
Di dalam upaya untuk mewujudkan keterbukaan informasi publik
dan meningkatkan kualitas informasi oleh media dan lembaga
komunikasi publik kepada masyarakat kota Palu maka terdapat
beberapa aspek atau kondisi ideal yang harus dipenuhi, antara lain
peningkatan kualitas informasi, adanya data informasi yang memadai
seperti informasi yang real time dan informasi yang akurat, adanya
sumber daya manusia yang mampu mengelola informasi, serta adanya
dukungan dan partisipasi media dan lembaga komunikasi publik di
dalam pengelolaan informasi kepada masyarakat kota Palu.
Di perhadapkan pada upaya untuk menciptakan situasi tersebut
maka kebutuhan yang perlu dilaksanakan untuk dapat mencapai
keberhasilan ini adalah penguatan peran serta media dan lembaga
komunikasi publik dalam memberitakan informasi kepada
masyarakat, disamping itu kondisi objective yang terjadi hingga saat
ini yang menjadi permasalahan adalah belum adanya jadwal acara
kegiatan Pemkot Palu secara elektronik sehingga akan menyulitkan
media dan lembaga komunikasi publik dalam mendapatkan bahan
dan data informasi untuk pemberitaan.
Berdasarkan kondisi ideal dan objective diatas, maka perlu
ditingkatkan pelayanan informasi kepada media dan lembaga
komunikasi publik melalui pembuatan jadwal acara kegiatan Pemkot
Palu secara elektronik sehingga akan membantu media dan lembaga
komunikasi publik dalam menginformasikan berita melalui medianya
masing- masing.
3. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai dari proyek ini adalah :
a. Tujuan Jangka Pendek
1. Membuat Jadwal acara kegiatan Pemkot Palu secara elektronik;
2. Membentuk tim pengelola informasi jadwal kegiatan Pemkot
Palu di Dinas Kominfo;
3. Meningkatkan pelayanan informasi kegiatan Pemkot Palu
kepada masyarakat oleh media dan lembaga komunikasi publik.
b. Tujuan Jangka Menengah
1. Membentuk tim pengelola informasi jadwal kegiatan Pemkot
Palu di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemkot
Palu;
2. Terimplementasinya Jadwal acara kegiatan Pemkot Palu secara
elektronik (e-Jadwal) oleh semua OPD Pemkot Palu dan
stakeholder.
 3. Meningkatkan koordinasi yang baik antara semua OPD Pemkot
Palu dan stakeholder.
c. Tujuan Jangka Panjang
1. Terwujudnya pengelolaan pelayanan informasi kegiatan
Pemkot Palu yang terintegrasi, efesien dan efektif oleh media
dan lembaga komunikasi publik;
2. Mendorong masyarakat untuk memanfaatkan pelayanan
informasi Jadwal acara kegiatan Pemkot Palu secara elektronik.
4. Manfaat
1. Dengan terbentuknya sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot
Palu secara elektronik (e-Jadwal) akan meningkatkan pelayanan
informasi oleh media dan lembaga komunikasi publik;
2. Meningkatnya efektivitas pelayanan informasi dan komunikasi
oleh Seksi Pengelolaan Media Komunikasi Publik, Bidang
Informasi dan Komunikasi Publik, Dinas Komunikasi dan
Informatika Kota Palu karena tersedianya sistem penjadwalan
acara kegiatan Pemkot Palu secara elektronik (e-Jadwal);
3. Meningkatnya pelayanan informasi oleh media dan lembaga
komunikasi publik.
5. Ruang Lingkup
1. Pertemuan Sosialisasi, koordinasi dan pemantapan dengan OPD
Pemkot Palu dan Stakeholder;
2. Membangun sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot Palu
secara elektronik (e-Jadwal);
3. Pembentukan tim pengelola informasi jadwal kegiatan Pemkot Palu
di Dinas Kominfo;
4. Pelatihan tim pengelola informasi jadwal kegiatan Pemkot Palu
Sebagai admin dan operator;
5. Sosialisasi sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot Palu secara
elektronik (e-Jadwal) kepada OPD Pemkot Palu dan Stakeholder;
6. Uji coba sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot Palu secara
elektronik (e-Jadwal);
7. Penyempurnaan sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot Palu
secara elektronik (e-Jadwal);
8. Implementasi sistem penjadwalan acara kegiatan Pemkot Palu
secara elektronik (e-Jadwal);
9. Monitoring dan evaluasi pelayanan informasi bagi media dan
lembaga komunikasi publik setelah adanya sistem penjadwalan
acara kegiatan Pemkot Palu secara elektronik (e-Jadwal);
6. Pentahapan ( Milestone )
No. Milestone Kegiatan Waktu
1 1. Tersedianya 1. Konsultasi dengan
kesepakatan Kepala Bidang Informasi
dan dan komunikasi publik
dukungan selaku mentor.
area proyek 2. Persetujuan mentor
perubahan. mengenai topik/judul
No. Milestone Kegiatan Waktu
“Peningkatan
Pelayanan Informasi
bagi Media dan
Lembaga Komunikasi
Publik untuk
memudahkan dalam
mengatur dan
memantau jadwal
acara kegiatan Pemkot
Palu secara elektronik
(e-Jadwal)”
3. Koordinasi dengan
jajaran kerja Bidang
Informasi dan
Komunikasi Publik
(IKP)
2 1. Terbentuknya 1. Mengundang Tim
tim kerja dan kerja;
penyusunan 2. Melaksanakan
program pertemuan internal
kegiatan proyek Dinas Kominfo;
perubahan. 3. Pembuatan dan
penandatanganan
No. Milestone Kegiatan Waktu
SK tim oleh Kepala
Dinas;
3. Penyusunan program
dan Jadwal kegiatan
proyek perubahan
3 1. Terlaksananya 1. Mengundang
sosialisasi, stakeholder ;
koordinasi, 2. Melaksanakan
dan dukungan pertemuan sosialisasi
stakeholder dan koordinasi proyek
perubahan;
3. Penandatanganan
dukungan bersama
proyek perubahan;
4 1. Terbentuknya 1. Mengundang
tim kerja; stakeholder;
2. Pertemuan pembentukan
tim kerja;
3. Pembagian tugas dan
tanggung jawab sesuai
spesifikasi keahlian
masing- masing anggota
tim;
4. Pembuatan SK tim dan
No. Milestone Kegiatan Waktu
di tandatangani oleh
pejabat yang berwenang;
5 1. Terujinya 1. Mengundang tim kerja;
Aplikasi 2. Terkumpulnya data dan
Jadwal bahan untuk pembuatan
elektronik aplikasi jadwal elektronik
(e-Jadwal) (e-Jadwal);
3. Pertemuan tim kerja
pembuatan aplikasi
jadwal elektronik;
4. Proses scaning
undangan, dan jadwal
5. Proses penginputan data
ke aplikasi;
6. Memperbaiki
kekurangan- kekurangan
pada aplikasi e-Jadwal.
6 1. Terlaksananya 1. Mengundang stakeholder
bimbingan 2. Mengundang tim kerja
teknis 3. Melaksanakan
penggunaan pertemuan tim kerja dan
Aplikasi jadwal stakeholder
elektronik 4. Melaksanakan
(e-Jadwal) bimbingan teknis
No. Milestone Kegiatan Waktu
penggunaan dan
penerapan aplikasi e-
Jadwal
7 1. Terlaksananya 1. Mengundang Stakeholder
kegiatan 2. Surat tugas dari Mentor
sosialisasi atau Kepala Dinas
penerapan e- 3. Melaksanakan Sosialisasi
Jadwal penerapan e-Jadwal
kepada stakeholder
4. Melaksanakan
pembagian quisioner
kepada stakeholder
8 1. Terlaksananya 1. Surat Tugas dari mentor
proses atau Kepala Dinas;
kegiatan 2. Melakukan Penerapan e-
penerapan jadwal dibawah
aplikasi pengawasan project
eJadwal leader;
3. Melakukan pencatatan
dan pengambilan
informasi mengenai
Penerapan e-jadwal.
No. Milestone Kegiatan Waktu
9 1. Tersedianya 1. Mengundang Tim Kerja;
hasil 2. Melaksanakan rapat Tim
monitoring Kerja;
dan evaluasi 3. Melaksanakan pelaporan
hasil penerapan e-Jadwal
4. Melakukan pengolahan
data pelaporan;
5. Pengesahan laporan oleh
mentor, kepala dinas dan
coach
7. Tata Kelola Proyek
Struktural Deskripsi
1. Sponsor/mentor adalah
Pembina dalam proyek
perubahan. Memberikan
arahan strategis terkait
proyek perubahan.
Bertindak sebagai
sponsor/mentor adalah
Kepala Bidang Informasi
dan Komunikasi Publik,
Dinas Kominfo Kota
Palu.
Struktural Deskripsi
2. Coach adalah
pembimbing dalam
proyek perubahan,
memberikan arahan
teknis dan substantif
dalam proyek
perubahan. Bertindak
sebagai coach adalah
Vivie Vijaya
Laksmi,S.Sos.,M.Si.
3. Project leader adalah
pimpinan proyek
perubahan.
Melaksanakan segala
tahapan proyek,
mengkoordinasikan
setiap tahapan kepada
coach dan mentor,
mengkoordinasikan
seluruh potensi dalam
proyek perubahan dan
melakukan evaluasi
keberhasilan proyek
perubahan. Bertindak
Struktural Deskripsi
sebagai project leader
adalah Kepala Seksi
Pengelolaan Media
Komunikasi Publik.
4. Tim Kerja Internal
adalah seluruh pegawai
di Dinas Komunikasi
dan Informatik Kota
Palu. Tim Kerja ini
bersifat permanen.
5. Tim Kerja External
adalah pegawai
dilingkup Humas Setda
Kota Palu, Awak media
dan Lembaga
Komunikasi Publik. Tim
kerja ini hanya bersifat
sementara (adhoc).
6. Pokja adalah Kelompok
kerja terdiri dari tim
kerja internal dan
external.
7. Masyarakat adalah
Sasaran yang menerima
 Informasi baik melalui
media cetak, melalui
media elektronik
maupun melalui media
komunikasi publik.
8. Anggaran
Jumlah Deskripsi
Estimasi Jumlah Anggaran yang Penjelasan peruntukan
dibutuhkan
9. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder Internal Stakeholder External
1. Kepala Dinas Kominfo 1. Kepala Bagian Humas dan
2. Sekretaris Dinas Protokol Setda Kota Palu
3. Kepala Seksi Pengelola Opini 2. Kepala Seksi Hubungan
dan Aspirasi Publik Masyarakat Setda Kota Palu
4. Kepala Seksi Pelayanan 3. Kepala Seksi Informasi Setda
Informasi Publik dan Kemitraan Kota Palu
Media 4. Staf Bagian Humas dan
5. Staf Dinas Kominfo Kota Palu. Protokol Setda Kota Palu
5. Media dan Lembaga Komunikasi
Publik.
10. Identifikasi Potensi Masalah
Deskripsi
Identifikasi masalah yang mungkin akan timbul dari pelaksanaan
proyek perubahan ini adalah:
1. Terbatasnya waktu kegiatan;
2. Terbatasnya sumber data dan informasi mengenai jadwal kegiatan
Pemkot Palu;
3. Kurang dan terbatasnya akses internet;
4. Kurangnya dukungan media dan lembaga komunikasi publik;
5. Terbatasnya sarana dan prasarana.
11. Resiko
Deskripsi
Resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan dalam proyek
perubahan ini adalah:
1. Kelompok kerja (Pokja) yang dibentuk tidak efektif karena tidak
tersedia insentif ataupun biaya operasional, maka dilakukan
pengusulan anggaran tahun depan;
2. Adanya penolakan dari OPD di Pemkot Palu, Media dan Lembaga
Komunikasi Publik, karena sarana dan prasarana belum memenuhi.
12. Kriteria Keberhasilan
Deskripsi
Kreteria keberhasilan dalam proyek perubahan ini adalah:
1. Peningkatan efektifitas penginformasian kegiatan pemerintah kota
Palu;
2. Peningkatan dukungan media dan lembaga komunikasi publik
tentang penginformasian kegiatan pemerintah kota Palu.
13. Kunci Keberhasilan
13. Faktor Kunci Keberhasilan
1. Kerjasama kelompok kerja (pokja) dan koordinasi antara semua stake
holder serta yang paling utama adalah dukungan dari media dan
lembaga komunikasi publik dalam penginformasian kegiatan
pemerintah kota Palu;
2. Komitmen dan dukungan dari pimpinan.
14. Disetujui

Palu, Mei 2018

MENTOR, COACH,

MAHMUDDIN, SE VIVIE VIJAYA LAKSMI,S.Sos.,M.Si

NIP . 19611231199203 1 052 NIP .