DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA

DE INGENIERÍA DE SISTEMAS DE LA UNIVERSIDAD DE SAN

BUENAVENTURA – SEDE BOGOTÁ

BELKYS PATRICIA QUINTERO

PAOLA ANDREA FUENTES

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS
BOGOTÁ DC
2007

1
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROGRAMA
DE INGENIERÍA DE SISTEMAS EN LA UNIVERSIDAD DE SAN
BUENAVENTURA – SEDE BOGOTÁ

BELKYS PATRICIA QUINTERO

PAOLA ANDREA FUENTES

Proyecto De Grado Presentado como requisito para optar por el Título De

Ingeniería de Sistemas.

ASESORA
CLAUDIA RODRÍGUEZ
INGENIERA DE SISTEMAS

UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA

FACULTAD DE INGENIERÍA
PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS
BOGOTÁ DC
2007

2
 NOTA DE ACEPTACIÓN

FIRMA DEL PRESIDENTE DEL JURADO

FIRMA DEL JURADO

FIRMA DEL JURADO

3
 (A nuestros Padres, hermanos y
amigos, que nos apoyaron y nos
ayudaron a cumplir nuestras
metas) (Dedicatoria)

4
 AGRADECIMIENTOS

Nos gustaría aprovechar este espacio para mostrar nuestros más profundos
agradecimientos a todas aquellas personas, instituciones o empresas que de
alguna manera, forman parte importante de este logro tan significativo para
nosotras.

Consideramos que este proyecto es fruto de un gran trabajo en equipo y que

todas las personas con las que participamos y convivimos durante estos años,
ayudaron a la culminación y el alcance de todas las metas propuestas, tanto
académicas como de desarrollo personal.

Primero, gracias a Dios quien nos dio vida y salud para llevar a cabo todas
nuestras metas propuestas, a nuestros padres por su ejemplo y su constante
apoyo, queremos que sepan que estos logros son también fruto de toda su
enseñanza. A nuestros hermanos queremos agradecerles también todo el apoyo
que siempre nos han brindado.

En segundo lugar queremos agradecer a Claudia Rodríguez, nuestra tutora de

tesis al igual que a nuestra asesora metodológica Patricia Carreño, por el gran
apoyo a lo largo de este tiempo, tanto en el ámbito académico como en el
personal.

De igual forma, agradecemos el apoyo brindado por la empresa Propilco S.A,

especialmente a Blanca Ferrer, Nora Castellanos, Giovanny Ávila y a Bernardino
Quintero, por su asesoría y explicación de los aplicativos que actualmente maneja
la empresa sobre Gestión Documental.

5
Al personal del Archivo General de la Nación, quienes participaron en algunas
fases de este trabajo de investigación.

Y por último gracias a la Facultad de Ingeniería, especialmente al Programa de

Sistemas, a todas las personas que conforman el programa; Directores,
Profesores, Secretarias, entre otros.

6
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 14
1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 16
1.1 ANTECEDENTES 16
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 19
1.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN 19
1.4 JUSTIFICACIÓN 19
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 20
2.1 OBJETIVO GENERAL 20
2.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS 20
3. ALCANCES DEL PROYECTO 21
3.1 ALCANCES 21
4. LIMITACIONES 22
5. MARCO REFERENCIAL 23
5.1 MARCO CONCEPTUAL 23
5.2 MARCO NORMATIVO 25
5.3 MARCO TEÓRICO 27
5.3.1 Gestión documental 27
5.3.2 Clasificación documental 30
5.3.3 Procesos técnicos 37
5.3.4 Pasos metodológicos para la clasificación 41
5.3.5 Cuadros de clasificación 45
5.3.6 Tablas de retención documental 47
5.3.7 Elementos de análisis y diseño de un sistema de gestión documental 54
5.3.8 Sistemas y formas de almacenamiento 58
6. METODOLOGÍA 68

7
6.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN 68
6.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN USB/ SUB-LÍNEA DE FACULTAD/
CAMPO TEMÁTICO DE INVESTIGACIÓN 68
6.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 68
6.4 HIPÓTESIS 69
6.5 VARIABLES 69
6.5.1 Variables dependientes 69
6.5.2 Variables independientes 69
7. DESARROLLO INGENIERIL 70
7.1 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL 70
7.2 Flujo por documentos del sistema Actual 70
7.2.1 Solicitud de Contenidos Analíticos para transferencias de los estudiantes 71
7.2.2 Solicitud de Reintegro Estudiantes 72
7.2.3 Solicitud de Transferencia de Programa 73
7.2.4 Solicitud Aplazamiento o cancelación de semestre 74
7.2.5 Inscripción de Asignaturas 75
7.2.6 Solicitud de Adición y cancelación de Asignaturas 76
7.2.7 Cambio de Plan de Estudios 77
7.2.8 Solicitud de Suficiencia o Validación de asignaturas 78
7.2.9 Actas de Nodo 78
7.2.10 Solicitud de Requisición de elementos de Oficina 79
7.2.11 Memorandos 80
7.2.12 Solicitud de Cambio Proyecto de Grado del estudiante 80
7.3 Procesos documentales 81
7.3.1 Sistema Actual 81
7.4 Casos de uso del sistema actual 82
7.5 PROPUESTA DEL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 88
7.5.1 Codificación de los documentos de la Universidad de San Buenaventura,
Sede Bogotá 96

8
7.5.2 Sistema de Almacenamiento propuesto 109
7.6 Proceso de Recepción y Distribución de Documentos propuesto 111
7.7 Casos de uso del proceso general propuesto 112
7.8 Diagramas de secuencia del sistema de Gestión Documental propuesto 122
8. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PROPUESTA 126
8.1 Modelo Conceptual de la Base de Datos 126
8.2 Modelo Lógico de la Base de Datos 126
8.3 DICCIONARIO DE DATOS 127
BIBLIOGRAFÍA 132
ANEXOS 134
CONCLUSIONES 138
RECOMENDACIONES 140

9
 TABLA DE CUADROS

Pág.

1. Cuadro Comparativo (Software Gestión Documental) 18

2. Clasificación Documental 33
3. Caso de uso Radicar documentos (Usuario). 83
4. Caso de uso Solicitar información por medio de documento (Usuario). 83
5. Caso de Uso Solicitar estado de la solicitud (Usuario). 84
6. Caso de Uso Recibir documentos (Operador Dependencia). 84
7. Caso de Uso Revisar documentos (Operador Dependencia). 85
8. Caso de Uso Registrar datos documento (Operador Dependencia). 85
9. Caso de Uso Firmar y sellar documentos (Operador Dependencia). 85
10. Caso de Uso Archivar documentos en carpeta (Operador Dependencia) 85
11. Caso de Uso Direccionar correctamente los documentos
(Operador Dependencia). 86
12. Caso de Uso Entregar respuesta a usuario (Operador Dependencia). 86
13. Caso de Uso Recibir documento (Persona Responsable). 87
14. Caso de Uso Revisar Documentos (Persona Responsable). 87
15. Caso de Uso Leer documento (Persona Responsable). 87
16. Caso de Uso Generar respuesta Documentos (Persona Responsable). 87
17. Caso de Uso Entregar respuesta al Usuario ó Secretaria
(Persona Responsable). 88
18. Proceso Produccion de documentos 91
19. Proceso de Recepción de documentos 92
20. Proceso de Distribucción de documentos 92
21. Proceso de Trámite de documentos 93
22. Proceso de Organización de documentos 93
23. Proceso de Consulta de documentos 94

10
24. Proceso de Conservación de documentos 95
25.Proceso de Disposición Final de los documentos 96
26. Sistema de codificación 97
27. Codificación Sistema de Gestión Documental 98
28. Cuadro de Clasificación Documental 102
29. Formato de Inventario 105
30. Caso de Uso Mantener, Soportar y Supervisar (Administrador) 113
31. Caso de Uso Detectar las necesidades (Administrador) 113
32. Caso de Uso Acceder al sistema (Operador Correspondencia) 114
33. Caso de Uso Recepcionar Documentos(Operador Correspondencia) 115
34. Caso de Uso Ingresar Documentos (Operador Correspondencia) 115
35.Caso de Uso Direccionar Documentos (Operador Correspondencia) 115
36. Caso de Uso Consultar Documentos (Operador Correspondencia) 116
37. Caso de Uso Eliminar Documentos (Operador Correspondencia) 116
38. Caso de Uso Modificar Datos digitalizados (Operador Correspondencia) 117
39. Caso de Uso Acceder al sistema. (Operador Dependencia) 118
40. Caso de Uso Buscar documento (Operador Dependencia) 118
41. Caso de Uso Consultar documento (Operador Dependencia) 119
42. Caso de Uso Consultar estado del documento (Usuario) 119
43. Caso de Uso Verificar respuesta del documento (Usuario) 120
44. Caso de Uso Acceder al sistema (Persona Responsable) 120
45. Caso de Uso Leer o Consultar Documentos (Persona Responsable) 121
46. Caso de Uso Generar respuesta (Persona Responsable) 121
47. Diccionario de datos tabla (Estados) 127
48. Diccionario de datos tabla (Doc_unid_Estados) 127
49. Diccionario de datos tabla (Documentos) 128
50. Diccionario de datos tabla (Usuarios) 129
51. Diccionario de datos tabla (Tipo _ documentos) 129
52. Diccionario de datos tabla (Unidades _ administrativas 130

11
53. Diccionario de datos tabla (Tipo _ usuarios) 130
54. Diccionario de datos tabla (Flujo_documentos) 131

12
 TABLA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Ejemplo de clasificación documental 31

Figura 2.Proceso de Gestión Documental. 40
Figura 3. Ciclo vital del documento 58
Figura 4. Sistema central de correspondencia 90
Figura 5. Ejemplo de clasificación de documentos electrónicos 108
Figura 6. Ejemplo de ordenación de documentos electrónicos 109

13
 INTRODUCCIÓN

En la actual sociedad, la información se ha convertido en un recurso esencial para

la creación de valor en las organizaciones e instituciones. Con el tiempo, la
documentación gestionada conforma la memoria de la organización, de ahí, la
importancia de una adecuada gestión, conservación y difusión del patrimonio
documental como fuente primaria para conocer el pasado.

La gestión de documentos de forma sistematizada es capaz de personalizar

soluciones adaptadas a la medida de las necesidades que una organización
demande. Por lo tanto no se trata de una solución específica sino adaptable,
permitiendo parametrizar cualquier necesidad a la hora de estructurar
documentos, gestionar contenidos o automatizar procesos con ilimitados
requerimientos.

Hoy en día las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la

información archivada. La importancia de los documentos y el volumen de
información es lo que motiva a buscar soluciones innovadoras que ofrezcan
ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y
almacenamiento.

Los archivos por tradición se han identificado con una acumulación incontrolable
de papeles y documentos que se guardan en un depósito o local sin ningún criterio
técnico de organización y bajo ninguna pauta de seguridad en los documentos que
se gestionan, por esta razón surge la necesidad de diseñar un sistema de gestión
documental para el programa de sistemas en la Universidad de San
Buenaventura, con el fin de realizar un óptimo manejo, administración y gestión de
los diferentes documento internos.

14
La propuesta de un sistema de Gestión Documental para el programa de sistemas
de la universidad de San Buenaventura se divide básicamente en tres etapas;
planificación, análisis y diseño.

El desarrollo de este sistema permitirá la administración y control de documentos

de forma sistematizada, mediante el uso de nuevas herramientas y aplicaciones
tecnológicas.

La metodología para el desarrollo de este proyecto, se lleva acabo bajo los

siguientes aspectos que se dividen en:

1. Desarrollo del estado del arte sobre el proyecto de investigación.

2. Conceptualización del Marco referencial y marco conceptual, así como de la
definición del marco legal o normativo y marco teórico.
3. Presentación de Metodología, evaluación de enfoque y línea especifica de
investigación.
4. Uso de diversas técnicas de recolección de información e investigación de
hechos.
5. Presentación y análisis de resultados.
6. Desarrollo ingenieril.
7. Conclusiones y recomendaciones.
8. Anexos y material de soporte sobre el desarrollo del proyecto de
investigación.

15
 1. DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

1.1 ANTECEDENTES

La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los

años 50 y fue reconocida de forma oficial, mediante legislación, a mediados del
Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la
práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo
de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba
el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser
destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un

modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de
papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la
economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano;
ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular
las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido

por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos
y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión
documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la
gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con
valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión

documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos

16
lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión
documental.

Actualmente existen diferentes softwares para el manejo de la Gestión

Documental sistematizada así como se muestra en la Tabla1. Cuadro
Comparativo “Software Gestión Documental”.
Sin embargo cabe destacar que los precios son muy elevados y en muy pocas
ocasiones se encuentran desarrollos en software libre.

17
Tabla1.Cuadro Comparativo (Software Gestión Documental)

TIPO DE FORMATOS EN SE REALIZA

SOTWARE EMPRESA EL QUE SE PUEDE LICENCIAS PLATAFORMAS DE ALMACENAMIENTO DE SEGUIMIENTO DE
ALMACENAR SOTWARE DOCUMENTOS POR LOS DOCUMENTOS
MEDIO DE
LiquidOffice Infoviews .xml, HTML y pdf Perpetua, *Web Formato
(México) por * Sql Server 2000. Electrónico. SI
usuario
registrado.
Docuware *Visual Basic
Docuware (Alemania) .tiff, pdf, gif Licencia *Sql server Escaneado e NO
adicional 2000. Indexado.
Sql Server.
Gitdoc Tiff,pdf,jpg,bmp,xls, * Visual Basic
Gitdoc (España) Doc, pps, permite mas Licencia *Sql Server. Escaneado e SI
de 200 formatos. adicional Indexado.
Sql Server

Semántica *Php
DocsDB (España) .tiff Enterprise. * Sql Server. Escaneado e SI
Indexado.
Gestión de Wilkinsonpc *4D
Documentos (Colombia) No se utilizan imágenes. *Postgress. Digitalizado. SI
Freeware.
Archivos LTDA Archivos LTDA *Delphi Borland
Microópticos Microópticos No se utilizan imágenes. No se sabe. *Interbase Digitalizado. SI
(Colombia) (Colombia)

Windows® Microsoft
SharePoint™ Windows Xls, doc, pps Libre * Servidor Web Microsoft Web SI
Services. (EEUU) * SQL Server 2000 Storage.

Comunidad Orfeo Libre *Servidor Web Escaneado e

Orfeo (Colombia) .tiff. * Oracle 10g Indexado. SI

18
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Actualmente el programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San

Buenaventura- Sede Bogotá se limita a generar documentos en forma
indiscriminada sin que responda a una planeación, control y organización de los
mismos conforme a unas funciones específicas. Por tanto no existe una estructura
definida para la administración y gestión de documentos de forma sistematizada,
así como tampoco un sistema de gestión documental que se encargue del flujo,
estado y disposición de los documentos que entran y salen al programa de
Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura, en consecuencia
existen diversos problemas como la pérdida de información, tiempos de respuesta
lentos a los diferentes procesos, deficiencia en la atención al público, altos costos,
entre otros.

1.3 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Qué características técnicas debe tener el sistema de Gestión Documental para

que permita la eficiencia y optimización en los procesos y procedimientos
académicos?

1.4 JUSTIFICACIÓN

La realidad actual es que la mayor parte de la información que dispone la

Universidad de San Buenaventura no está correctamente estructurada, lo que
limita la posibilidad de utilizarla adecuadamente, dadas las características del
sistema interno, se hace indispensable llevar a acabo la gestión de documentos de
forma sistematizada, que permita a los usuarios realizar búsquedas para el control
y estado de las solicitudes y/o documentos que circulan por la facultad con una
gran facilidad, velocidad y flexibilidad de la información que posee el sistema
actual.

19
 2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Gestión Documental para el Programa de Ingeniería

de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura – Sede Bogotá.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas y demás

normas aplicables a la gestión documental.

Analizar los procesos y procedimientos para la gestión de documentos que

se llevan a cabo dentro del Programa de Ingeniería de Sistemas en la
Universidad de San Buenaventura - Sede Bogotá.

Analizar el flujo de documentos y archivos académicos que corresponden al

Programa de Ingeniería Sistemas en la Universidad de San Buenaventura. -
Sede Bogotá.

Clasificar los diferentes documentos que pertenecen al proceso académico

que maneja el Programa de Ingeniería Sistemas en la Universidad de San
Buenaventura. - Sede Bogotá.

20
 3. ALCANCES DEL PROYECTO

3.1 ALCANCES

El proyecto final incluye el análisis y diseño de un sistema de gestión documental

sistematizado para la administración y control de los diferentes archivos y
documentos que pertenecen al proceso académico que maneja el Programa de
Ingeniería de Sistemas de la Universidad de San Buenaventura - Sede Bogotá.

Esta propuesta traerá beneficios a la comunidad académica en tiempo y agilidad,

así como también da la continuidad a otro proyecto el cual es la implementación
del sistema de gestión documental para el Programa de Ingeniería de Sistemas de
la universidad de san Buenaventura –Sede Bogotá, que ayudará a toda la
comunidad bonaventuriana.

21
 4. LIMITACIONES

El análisis y diseño del Sistema de gestión documental para el programa de

ingeniería de sistemas en la Universidad de San Buenaventura se desarrolla,
teniendo en cuenta que el levantamiento de la información interna no está
organizada, debido a que los procesos, procedimientos, organigramas actuales y
flujos de documentos académicos no se encuentran documentados y actualizados
en su totalidad.

22
 5. MARCO REFERENCIAL

5.1 MARCO CONCEPTUAL

La Gestión Documental consiste en el uso de tecnologías y procedimientos que

permiten el acceso unificado a información generada en la organización, así como
la gestión y administración de archivos que son todas aquellas operaciones
administrativas y técnicas que están relacionadas con la Planeación, Dirección,
Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de
todos los archivos de una Institución.

Uno de los conceptos más importantes dentro de la gestión documental se refiere

al ciclo vital del documento, el cual consiste en un conjunto de etapas o fases
sucesivas por las que pasan los documentos desde su producción o recepción en
la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente, el Archivo de Gestión comprende la primera fase de toda la
documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados, la siguiente fase
corresponde al llamado Archivo Central que es el que se encarga de agrupar los
documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general y por
último se encuentra la fase de Archivo Histórico al cual se transfieren los
documentos de archivo de conservación permanente que se encuentran ubicados
en el archivo central. A todo este proceso integral de los documentos se denomina
Archivo Total.

23
Para efectos de la conceptualización de un sistema de Gestión documental se
tienen en cuenta diversos procesos que mantienen un orden secuencial como
son: la producción documental, la cual comprende los aspectos de origen,
creación, diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las
funciones propias de cada entidad o dependencia, el siguiente proceso es la
Recepción de Documentos que son todas aquellas operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica, luego se inicia el proceso de
Distribución de Documentos que consiste en todas aquellas actividades que
tienden a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, una vez
realizadas estas etapas sigue la Consulta de Documentos la cual hace referencia
al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen y el estado en el que se encuentran.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,

persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida
en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o
remitiendo al usuario, al funcionario competente. Otro de los procesos que se
encuentran dentro del sistema de gestión documental es la Retención de
Documentos, que es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el Archivo de Gestión o en el archivo central, y así consignarlos en
una tabla de Retención Documental.

El siguiente proceso que se lleva a cabo es el Almacenamiento, que consiste en

almacenar los diferentes tipos de documentos ya sea de forma indexada o
escaneada, en este orden secuencial continúa la producción de documentos que
se encarga de establecer un conjunto de medidas para garantizar el buen estado

24
de los documentos, a este proceso le sigue la Preservación temporal la cual
consiste en el almacenamiento de los documentos por un determinado tiempo,
finalizado este proceso se continúa con la disposición final de los documentos que
consiste en la selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades con
miras a su conservación temporal, permanente y eliminación que es cuando se
realiza la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología, todo esto conforme a lo dispuesto en las
tablas de Retención Documental que se definen como un instrumento archivístico
que representa las diferentes entidades, de acuerdo a sus funciones,
procedimientos, documentos que produce, recibe y debe conservar con base al
principio de eficiencia que rige la función administrativa.

5.2 MARCO NORMATIVO

En Colombia la gestión de documentos se enmarca de acuerdo a las siguientes

normas:

ISO 15489-1. Gestión de documentos. Generalidades. Declaración de principios

dirigida a la Alta dirección o altos cargos que toman decisiones. Estrategia,
políticas, etc.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

 ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
 ETAPA C: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
 ETAPA D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

25
ISO 15489-2. Gestión de documentos. Directrices. Explicación de la metodología
de diseño.

Esta norma propone como metodología de diseño evaluar las siguientes etapas:

 ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR

LOS REQUISITOS.
 ETAPA F: DISEÑO DE UN SISTEMAS DE GESTIÓN
 ETAPA G: IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
 ETAPA H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN

La legislación Colombiana propone algunas disposiciones atinentes a los archivos

de gestión, centrales e históricos, para sustentar la elaboración de proyectos y la
definición de acciones archivísticas que hagan que los archivos y centros de
información sean útiles para la gestión administrativa y partes fundamentales del
patrimonio de cada organización.

 Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos.

 NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN

 Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos.

 Acuerdo 09 de 1997: Reglamenta el procedimiento para la evaluación de las

Tablas De Retención Documental.

26
 Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de conservación y organización de
documentos.

 Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el articulo 59 del capitulo 7 “Conservación de

documentos” del Reglamento General de Archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración documental.

 Acuerdo 49 de 2000: Desarrolla el articulo 61 del capitulo 7 “Conservación de

documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”.

 Acuerdo 50 de 2000: Desarrolla el articulo 64 del titulo VII “Conservación de

documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

5.3 MARCO TEÓRICO

5.3.1 GESTIÓN DOCUMENTAL

Se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación

Un Sistema de gestión documental se puede concebir como el conjunto de

instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos.

27
El sistema de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos
económicos, humanos y físicos que permitan el desarrollo armónico de las
distintas fases archivísticas con los criterios operativos del mismo.
Con la realización del Sistema de gestión documental se pretende lograr los
siguientes aspectos:1

 Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como

lenguaje natural de la administración, para el funcionamiento de la misma,
elementos de apoyo decisivos para la transparencia y el control de la gestión
y garantía de los derechos individuales y colectivos.
 La racionalización y la normalización de la documentación desde su
producción hasta su destino final.
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a
la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
 Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes.
 Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados
de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
 Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

1
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información:
estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1989. 48p.

28
 Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,
útiles para la administración e importantes para la cultura.
 El manejo integral de los documentos y de la información como base para la
toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
 La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
 La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación
del acervo documental.
 La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo
normal y eficaz de la información.
 La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
del ARCHIVO TOTAL.

Dentro del proceso archivístico tradicionalmente las entidades han centrado su

atención y preocupación en aquella documentación que se encuentra almacenada
en los llamados Archivos Centrales, por otra parte existe el desconocimiento y
poca importancia del documento durante su primera fase de formación dentro del
sector público y privado de Colombia.

Un sistema de gestión documental permite tener una visión exacta y completa de

las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve
reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido
que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.

Para elaborar un Software de gestión documental, se deben considerar los

siguientes aspectos:2

2
RODRÍGUEZ, Celso. Programa de administración de documentos: Orientaciones generales. Washington, D.C.:

29
 Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de
la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la
simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.
 Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de
la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la
conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los
recursos destinados para la gestión documental.
 Archivísticos: Son considerados la base de un Software; se refieren a la
teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo
total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de
orden original.

A partir del estudio y análisis de la documentación el sistema de gestión

documental normaliza todas las fases de gestión documental: Producción o
recepción; preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la
información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y
la conservación del patrimonio documental de la entidad.

5.3.2 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

La Clasificación documental consiste en la labor donde se identifican y

establecen las Series numéricas que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad.
Por ejemplo en la estructura orgánica de un municipio, los documentos generados
en la secretaria de gobierno por procedencia, conforman una sección documental
en la que se integraran los documentos producidos en desarrollo de las funciones

Organización de Estados Americanos, 1994.32p

30
asignadas.

Así mismo, como esta Secretaria puede delegar algunas funciones en grupos de
trabajo, Grupo de Inspecciones, Grupo de Servicios Generales, entre otros. Los
documentos que confirman el cumplimiento de estas funciones delegadas,
conformaran las subfunciones documentales correspondientes3, como lo muestra
la Figura 1.

Figura 1. Ejemplo de Clasificación Documental.

PROCEDENCIA

XYZ

Salud Gobierno

Servicios Inspección Servicios

3
http://www.archivogeneral.gov.co/version2/cartilla_clasificacion/index.html

31
 PROCEDENCIA

Municipio Fondo Documental XYZ

XYZ

Secretaria Sección Documental

de Gobierno

Grupo de Subsección Documental

Inspección

G. Servicios
Especiales
Subsección Documental

 Fondo documental: Totalidad de las series documentales de una institución o

“conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad, con cuyo nombre se identifica”. En este caso, el Fondo documental
es: Municipio XYZ.

 Sección: es una subdivisión de un fondo en este caso la Sección Documental

es: Secretaria de Gobierno.

 Subsección: es una subdivisión de una sección las Subsecciones coinciden

con las oficinas de cada área. En este caso Grupo de Inspección y Grupo
Servicios Especiales.

A continuación se muestra la Tabla 2, donde se explica la clasificación

Documental:

32
Tabla 2. Clasificación Documental

PROCEDENCIA AGRUPACIONES
DOCUMENTALES

Municipio XYZ Fondo Documental XYZ

* Secretaria De Gobierno Sección Documental

- Grupo de Inspección Subsección Documental

- Grupo de Servicios Subsecciones Documentales

Generales

La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la

organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los documentos para su utilización administrativa,
jurídica y científica.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Clasificación

Ordenación
Descripción

La clasificación documental comprende o identifica los siguientes aspectos:

El proceso, Principio de procedencia, Orden original y Funciones que a
continuación se explica.

33
 EL PROCESO:
Como proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características
comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las
instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias
en el ejercicio de sus funciones.

La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que

las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones
que conforman la institución.

Clasificar implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en

cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución
a lo largo de su gestión.

CLASIFICAR IDENTIFICAR PROCEDENCIA

ESTRUCTURA
FUNCIONES

La clasificación es la adaptación de un Fondo Documental a la estructura de

la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías
administrativas (dependencias) y archivísticas (series, unidades y tipos
documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los
4
documentos.

La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos se

encuentran clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución

4
GODOY, Julia. Tablas de retención y transferencias documentales. ED Gráficos Colombia Ltda. Bogotá, 2001. 92 p.

34
que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o
división de aquella, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.

La clasificación bien fundamentada, deberá basarse tanto en la aplicación de

los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la
identificación de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos
que éstas tramitan.

 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite identificar
los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos
documentales) y administrativos (secciones y sub secciones documentales).
Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos
producidos por una entidad. En lo que respecta a los productores
administrativos, la procedencia está dada por las dependencias, llamadas
unidades administrativas, divisiones o secciones, en que están organizadas
las instituciones, de acuerdo con la estructura orgánica.

En este orden de ideas, el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la

entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y
determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

 ORDEN ORIGINAL
Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del
conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden
en que los documentos se producen para el desarrollo de un trámite.
Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los
documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento

35
del trámite administrativo. Esto sólo se puede lograr, si todas las oficinas o
unidades administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones
y su participación en los diferentes trámites administrativos.
El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona con
las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas
en la resolución de un asunto, que por función le es asignado a una
dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada. Estas
funciones están definidas en los actos administrativos (ley, decreto,
resolución, acuerdo, acta, manuales de procedimientos o funciones entre
otros) emitidos por el organismo competente y/o la organización.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar
las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se
respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en
un trámite determinado. Así, cada unidad documental deberá estar
conformada por los documentos que le corresponden de acuerdo a cada
trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se vea
reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la cual
fueron creados.
Al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está respetando el
principio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de
los documentos producidos en dicho trámite.

 FUNCIONES
En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a
cada agrupación documental, ya que éstas son el resultado de actuaciones
Reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones
comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones administrativas
genéricas, que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de

36
cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos jurídicos, etc.).
Las específicas desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de
ser, haciéndola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas
en las áreas técnicas.

5.3.3 PROCESOS TÉCNICOS

El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos
técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental:

Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la

elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su
resultado. A continuación se detalla cada uno.

o IDENTIFICACIÓN

La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la

documentación motivo de análisis. Como ya se anotó, la identificación de las
secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse
teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este
procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se
quiere caracterizar y describir.

La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma

manera como se realiza la descripción, así:

FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓN

Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por
la entidad, pasando por la sección y subsección que son las agrupaciones
documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor
rango. 5

5
Ibíd. Tablas de retención y transferencias documentales, página 24.

37
Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se
descenderá al nivel documental:

FONDO SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL

La serie está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples
(un solo tipo documental) o compleja (tipos documentales diferentes).
Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias
documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración
porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de
las funciones asignadas.

o VALORACIÓN

El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite

el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en
cada una de las fases de archivo.

o LA VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL

Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo
vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es
importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la
producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento
está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen
relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o
no documentos con VALORES SECUNDARIOS.

38
En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores
primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los
archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable.

En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios es necesaria la

participación de productores, archivistas e historiadores.
En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos
perspectivas:

1. Desde el Archivo Central correspondiente, que viene siendo el organismo

productor.
2. Desde el centro de documentos, siendo el organismo de recepción central.

o SELECCIÓN

La selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial

de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite:
a. Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la
administración o por el usuario externo.
b. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la
entidad productora.
c. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales.
d. Garantizar la conservación documental.

La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario

establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito
administrativo.6

6
COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogotá: El archivo,
1994. 78p

39
Figura 2. Proceso de Gestión Documental.

ttp://www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/tablas/tab/tab1-6.htm

El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución

productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear
programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación
administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones
tributarías, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o
característica que refleje las funciones de la entidad.

Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar
algunos elementos indispensables para abordar este proceso:

a. La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

b. La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo
contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
c. La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no
amerita su conservación total.
d. Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe
seleccionarse a través de muestreo.
Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten
establecer qué documentos deben ser eliminados. 7

7
Ibíd., página 54.

40
o ELIMINACIÓN

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.

a. La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o

reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad.
b. Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos
inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben
destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de
Retención.
c. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente
registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá
realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.
d. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las
transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de
gestión transfieren al central y este al histórico, En todos los casos deberá
levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.

5.3.4 PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN

Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que

ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica
de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los
documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una
actividad práctica, jurídica y administrativa. Como documentos debidamente
clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad
que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se

41
presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos.

 IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES

La primera tarea que debe abordarse es la Identificación de las

Agrupaciones Documentales: Fondo, Sección y Subsección. A partir de la
información contenida en los actos administrativos de creación y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

Para la identificación de un Fondo Documental -que corresponde a la

totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por una
entidad- es necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del
organismo productor, teniendo en cuenta:
- Fecha de creación.
- Fecha de supresión, si es del caso.
- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad.
- Funciones análogas.
- Organismos que heredan competencias.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden

encontrarse los siguientes fondos documentales:

 FONDOS ABIERTOS: Documentación de entidades administrativas vigentes.

 FONDOS CERRADOS: Documentación de entidades suprimidas.
 FONDOS ACUMULADOS: Documentación reunida por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de
organización y conservación.

Es de advertir, que cada fondo documental debe clasificarse separadamente,

teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del

42
organismo productor es pertinente a cada fondo. En consecuencia, cada uno
será tratado atendiendo lo señalado anteriormente.

De otra parte, algunas entidades asumen funciones de otras que se

suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las
actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los
antecedentes, que están contenidos en la documentación precedente. Por
procedencia, esta documentación constituirá fondos cerrados con limitación
cronológica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no
debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las
funciones, ya que éstos formarán parte de su propio fondo documental.

 REVISIÓN DE ESTRUCTURA ORGÁNlCA

Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales relacionadas con la

documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y
por los grupos de trabajo en que éstas se subdividen- es necesario recopilar los
actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales
de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de
ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios
para codificar las dependencias y las series documentales que le corresponden a
cada una.

Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la Estructura

Orgánica de la entidad, basándose en:

 Organigrama.
 Creación y supresión de dependencias.
 Manuales de funciones.

43
 Manuales de procedimientos.
 Reglamentos Internos.

La Clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para

lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos como los Organigramas.
Con la información brindada por estos elementos se delimitará la agrupación
documental correspondiente a cada división. Debe tenerse siempre presente que
las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes,
pues éstas se modifican con los cambios organizacionales. Los actos
administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para que la
clasificación esté siempre acorde con los momentos históricos de la
institución.

Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto

sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la
producción y trámite documental.

 ASIGNACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trámites
y procedimientos administrativos que se reflejan en la producción docu-
mental necesaria para iniciar y finalizar la acción administrativa. La
documentación generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad
documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos,
conforman la Serie Documental. Cada serie documental está asociada a un
asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de
los documentos reunidos en torno al trámite que los genera.
Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo,

44
los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden
variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales
casos el título o denominación del asunto principal -Serie podrá subdividirse
en cierto número de asuntos relacionados, que quedarán indicados como -
subseries.

Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad docu-

mental que materializan los trámites administrativos adelantados por las
dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos
que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del
cual forman parte.

En los archivos administrativos, se identifican fácilmente los asuntos que

tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de
procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia.

En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los

documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el
orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red
de relaciones entre las dependencias. A través de los asuntos, se puede
restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación
aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original.

5.3.5 CUADROS DE CLASIFICACIÓN

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la

documentación producida por una institución. En ellos se registran
jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries
Documentales. Los cuadros tendrán tantas casillas como unidades

45
productoras de documentos haya en cada entidad, en concordancia con el
organigrama institucional, cada unidad productora se identificará con un
código.
Es importante anotar que el código se asigna a las dependencias, teniendo en
cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad; éste
puede ser numérico o alfanumérico de acuerdo con lo establecido en cada
entidad. El numérico se formará por los dígitos que representen cada nivel
jerárquico.
Ejemplo:

Primer dígito ……………… Municipio-Alcaldía.

Segundo dígito ……………… Secretarias y oficinas asesoras.
Tercer dígito ……………... Grupos dependientes.

El código alfanumérico estará formado por las siglas que identifican la

dependencia, seguido del número que le corresponda a cada serie docu-
mental.

El Cuadro de Clasificación que se establezca deberá reflejar la estructura

institucional. Del análisis y delimitación de funciones de cada dependencia, se
establecerá el lugar que han ocupado y ocupan en la formación, evolución y
gestión de la Institución.
En un Cuadro de Clasificación deben distinguirse dos niveles: El primero está
identificado con la estructura de la Institución y corresponderá a las Secciones y
Subsecciones, El segundo estará referido a las Series y Subseries documentales,
es decir los testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.

Además de las dependencias, en el cuadro de clasificación deben registrarse las

series documentales producidas en ejercicio de las funciones, a las que se les

46
asignará un número siguiendo un orden establecido en cada dependencia, el
cual, agregado al de ésta, identificará la serie.

5.3.6 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento

indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial
que permite la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para
la implementación del Programa de Gestión Documental.

A continuación se explican las etapas que se tienen en cuenta para la elaboración

de las tablas de Retención Documental8.

 PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y

fuentes documentales.

-Compilación de la información institucional

Durante esta primera etapa se debe recoger información sobre: la historia

institucional, desde su creación hasta la actualidad; las disposiciones legales y
actos administrativos que han regulado las funciones y los cambios estructurales

8
GODOY, Julia. Tablas de retención y transferencias documentales. ED Gráficos Colombia Ltda. Bogotá, 2001. 92 p.

47
de la entidad a través de su existencia; la normatividad tanto interna como externa
que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institución; los manuales
de procedimientos que condicionan la aplicación real de las funciones, la
circulación interna y externa de los documentos durante su producción, trámite y
servicios; y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento
amplio y profundo de la entidad productora.

-Compilación de la información documental

A partir del diseño de instrumentos de recolección de información documental, se

debe proceder al levantamiento de los inventarios de los archivos de oficina en su
estado natural, esto es, tal como han sido formados por cada una de las unidades
administrativas productoras de documentos. Esta actividad permite conocer el
estado real de la documentación para definir más adelante los criterios y procesos
de clasificación, ordenación, descripción, trámite, producción y consulta que se
establecen para la información corriente y su normalización.

Una vez terminado el inventario, es preciso iniciar el estudio de producción

documental para identificar los diferentes tipos documentales. Es importante
destacar mas que revelar el contenido, se trata de revelar la estructura física del
documento. Por ejemplo: UN ACTA, UN BOLETIN DE NOTAS, UNA HOJA DE
VIDA, UN INFORME, UNA FACTURA.

Esta labor se debe hacer conjuntamente con los directos responsables que
generan documentos (jefes, técnicos, profesionales, secretarias), pues son los que
realmente conocen la información y sus documentos con fines administrativos,

48
legales, fiscales y técnicos dentro de un concepto amplio de conveniencia y
funcionalidad institucional.9

El estudio de oficinas para identificar los tipos documentales debe comenzar con
la aplicación de un cuestionario previamente establecido, el cual debe ser
diligenciado y orientado por el grupo de trabajo que dirige el responsable del
archivo o en su defecto por el administrador o analista de documentos.
Se recomienda que este cuestionario de recolección de información documental
sea lo más claro y sencillo posible y su aplicación asumida en forma personalizada
por los funcionarios que con anterioridad hayan sido preparados para tal fin, con el
objeto de recoger datos relevantes y confiables del estudio documental ya que de
ello depende, en un alto porcentaje, el éxito en la conformación de las series
documentales.

Es preciso que tanto la realización de los inventarios como las entrevistas en las
oficinas productoras se hagan simultáneamente, con el fin de obtener unidad de
criterios en el proceso de recolección de información.

Con base en el estudio de tipos documentales se podrá conocer la estructura y

características internas y externas de cada documento, su trámite, las normas que
sustentan su origen, los criterios iníciales de valoración y retención en cada una de
las fases archivísticas (gestión, central o histórica) y, en términos generales, la
información suficiente para establecer las series documentales.

9
Ibíd. Página 48.

49
 SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información
recolectada.10

Es importante manejar y analizar la información recolectada, para el desarrollo de

un modelo de tabla de retención documental, en base a esto se contemplan los
siguientes aspectos:
 Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las
funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
 Identificar los valores primarios de la documentación es decir los
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
 Conformar las series y sub-series con sus respectivos tipos documentales.
 Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y sub-series
documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin
de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio
documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el
documento hasta su disposición final.
 Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia
en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
 Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación
total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación
no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se
repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo
valor informativo no exige su conservación total.
En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será
el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a

10
Ibíd. Página 50.

50
aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido
cualitativo de los documentos.

 TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental.11
Se propone una Tabla de Retención Documental para la entidad con las series y
sub-series documentales que tramita y administra cada dependencia,
acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los
criterios empleados en su elaboración.

 CUARTA ETAPA: Aplicación

Una vez aprobada la Tabla de Retención Documental, se capacitará en su
manejo. Para la aplicación de las Tablas de Retención Documental, así mismo, se
Elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias
documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión,

central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención
Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo
en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención
Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación,
eliminación del material metálico, identificación de material afectado por
biodeterioro.

11
Ibíd. ÍTablas de retención y transferencias documentales, página 53.

51
 QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención
Documental.12
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento
para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas
organizacionales y funciones.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de

Retención ya que éstas:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuye a la racionalización de la producción documental.

 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen

carácter permanente.

 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de

archivo.

 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención

Documental son fundamentales porque:

 Permiten el manejo integral de los documentos.

12
Ibíd. Página 54.

52
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
Total.

 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

 Identifican y reflejan las funciones institucionales.

 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión. 13

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la

estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las
series y subseries documentales cualquiera que sea el soporte de la información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la
Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o
propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias
correspondientes.

En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de

oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas
y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención
Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por
la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la
Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y
actualización.

13
Ibíd. Página 54.

53
5.3.7 ELEMENTOS DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL

En el análisis y diseño de un sistema de gestión documental los aspectos más

relevantes a tener en cuenta son14:

 Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un Software de gestión documental,

obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su
implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de
información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,
planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un
plan discriminado a corto, mediano y largo plazo, contar con un órgano
coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado
desarrollo y que a través del cual se definan las políticas generales de la
gestión documental en cada organización15 y un conjunto de directrices que
faciliten la planeación de la documentación.

Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los
aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar
sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada.

 Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos

previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con
compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de
retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas

14
HEREDIA Herrera, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. 6 ED. Sevilla (España): Diputación Provincial, 1993.512
p.
15
Comité de Archivo General de la Nación 012 de 1995

54
 técnicas y normatividad en general. Para ello, se deberán verificar el
cumplimiento de las siguientes condiciones:

 Centralización de la recepción y envío de los documentos.

 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y
externos.
 Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su
reglamento y funciones.
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, que garantice el
cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del
archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los
documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación
de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan
establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la
coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de
la entidad de acuerdo con lo establecido por la Legislación Colombiana (Ley
594 del 2000), participación de la dependencia en los comités internos
relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de
calidad, y comités de informática, entre otros16.

 Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el

sistema de gestión documental con todas las funciones administrativas de la
entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás
herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las
siguientes consideraciones:

16
Opcit. Heredia Herrera, Antonia. Página 512.

55
 La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de
la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
 Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
 Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial
con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y
suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
 La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el
área de la auditoria de información y manejo de procesos.
 Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, en relación con las características
arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo
con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las
dependencias, mobiliario y equipo.17

Para efectos de la conceptualización de un Software de gestión documental, se

determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se
desarrollarán en las unidades de correspondencia.

1. Producción de documentos.
2. Recepción de documentos.
3. Distribución de documentos.
4. Trámite de documentos.
17
Ibíd. Página 512.

56
5. Organización de documentos.
6. Consulta de documentos.
7. Conservación de documentos.
8. Disposición final de documentos.

Los procesos anteriores se llevarán a cabo durante las etapas del ciclo vital del
documento, que se divide en;

1. ARCHIVO DE GESTIÓN

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión

Documental:

 Producción.
 Recepción.
 Distribución.
 Trámite.
 Organización.
 Consulta.
 Conservación.
 Disposición final de documentos.

2. ARCHIVO CENTRAL
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
 Organización.
 Consulta.
 Conservación.
 Disposición final de documentos.

57
3. ARCHIVO HISTÓRICO
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
 Organización.
 Consulta.
 Conservación.
 Disposición final de documentos.

La figura 3 ilustra los procesos mencionados dentro del ciclo vital del documento.

Figura 3. Ciclo vital del documento.18

Activo Semiactivo Inactivo

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO

DE GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

5.3.8 Sistemas y formas de almacenamiento

El almacenamiento de los documentos puede realizarse de diferentes formas de

acuerdo a las necesidades de la organización, a continuación se explican algunos
medios de almacenamiento.

Escaneo:
Permite realizar la conversión del documento físico al digital de una manera más
rápida, fácil y menos costosa. Un buen escáner permite fácilmente ingresar
documentos físicos a su computadora.

18
Opcit. COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Página 78.

58
En primer lugar, un escáner de formación a imágenes de documentos deberá
contar con Alimentador Automático de Documentos (ADF). Este dispositivo
permite colocar papel suficiente y traer las páginas automáticamente de una en
una, algo similar a una máquina de fax. Los escáneres sin ADF han sido
diseñados para gráficos y requieren que se coloque las páginas manualmente
para ser escaneadas.

Es bueno contar con el escáner más rápido que haya disponible, pero es más
importante considerar su presupuesto y las dimensiones y volúmenes de papel
que necesita escanear.19

La mayoría de los escáneres manejan dimensiones de papel (8 1/2" x 11") y

menores. Algunos escáneres manejan dimensiones de papel de hasta 11" x 17",
inclusive existen escáneres que pueden soportar dibujos de tamaño-E (34" x 44"),
pero mientras mas grande sea el tamaño del papel, más costoso será el
escáner.20

La velocidad es otra de las consideraciones al seleccionar un escáner para

documentos. Los escáneres de formación a imágenes de documentos manejan
entre 10-100 páginas por minuto. Si se necesita escanear 3,000 páginas por día,
es mejor que adquiera un escáner veloz. Sin embargo, mientras más rápido sea
éste, el precio también es mayor.

A veces es recomendable comprar dos escáneres de 20 páginas por minuto que

uno de 40 páginas por minuto. Si usted elige esta opción, va a necesitar adquirir
un sistema de formación a imágenes de documentos que pueda dar soporte a
múltiples estaciones de escaneo.

19
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Escaneo.html 3 Septiembre 2006 7:00Pm
20
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Almacenamiento.html 3 Septiembre 2006 7:00Pm

59
 Almacenamiento:

El sistema de almacenamiento debe ser un repositorio confiable y de largo término

para sus documentos. Un buen sistema de almacenamiento guardará documentos
modificables, volúmenes crecientes y tecnología avanzada.

Existen diferentes medios de almacenamiento disponibles para la información.

Cada uno cuenta con sus propias debilidades y virtudes. Un sistema de de
Gestión Documental, debe contar con un buen sistema de almacenamiento que
comprenda las tecnologías cambiantes, el número de volúmenes de documentos y
las pruebas de tiempo. Elegir el medio apropiado depende de las necesidades y
presupuesto.

Concretamente, existen cinco opciones de almacenamiento:

● Medios Magnéticos.

● Almacenamiento Óptico-Magnético.

● Discos Compactos.

● DVDs.

●WORM.

● Medios Magnéticos

Con los rápidos tiempos de respuesta y la dramática caída de precios de los

discos duros, los arreglos de discos (RAID) son una buena alternativa para el
almacenamiento de imágenes de documentos. Estos dispositivos son
relativamente económicos y pueden ser configurados conjuntamente para
almacenar grandes cantidades de documentos. También ofrecen buenos tiempos

60
de respuesta (El tiempo que le toma en almacenar y recuperar un documento). Sin
embargo es necesario realizar copias de seguridad de los discos duros: Si los
datos son borrados o se dañan, se pueden restablecer fácilmente desde las
copias de seguridad. 21

● Almacenamiento Óptico-Magnético

Con el descenso en los precios de los discos duros, se desvanece rápidamente la

atracción del almacenamiento óptico-magnético. Los discos Óptico Magnéticos
(MO) son confiables y pueden almacenar grandes cantidades de datos. En suma,
los discos MO pueden ser ubicados en una caja que pueda alojar cientos de
discos a la vez. La tecnología MO es lenta y más costosa. Las desventajas de la
tecnología MO incluyen la frágil naturaleza y costos de los medios como las
unidades de drive magnéticas, la información es escrita en discos giratorios, los
cuales pueden ser borrados o dañados. Este tipo de daño requerirá de una
restauración desde las copias de seguridad.

● Discos Compactos

La utilización de los medios de almacenamiento compactos ofrecen múltiples

beneficios: disponer de grandes volúmenes de información en espacio reducido,
facilidad de transportación, integridad del medio y la información (difícilmente
alterable), exactitud y precisión al recuperar los contenidos.

Permiten almacenar contenidos (audio, video, texto) reproduciendo la información

digital contenida en cualquier computador.

21
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Almacenamiento.html

61
● DVDs

Visualmente similares a los CDs, estos discos ofrecen la misma capacidad de

almacenamiento que un disco MO sin usar las partes movibles en los medios o de
requerir un software especial para decodificación. Con la expectativa de vida de
los CDs, los DVDs representan la mejor opción a largo plazo para un confiable
almacenamiento de formación a imágenes de documentos.

● WORM

El último medio de almacenamiento es WORM (Una Escritura de Múltiples

Lecturas). Este formato de medios no se encuentra fácilmente disponible y
requiere de hardware y software especializado para operar. Debido a la limitada
cantidad de compañías que ofrecen material y soporte para ésta tecnología
WORM, hace que este medio no sea altamente recomendado. Lo importante a
recordar, es que un buen sistema de formación de imágenes de documentos
deberá estar preparado para utilizar cualquier formato de medios actualmente
disponible, con el fin de ofrecer el almacenamiento de documentos a largo a largo
plazo.22

Indexación:
El sistema de indexación crea un sistema de almacenamiento organizado de
documentos que permite recuperar los documentos de una manera más simple y
eficiente. Un buen sistema de indexación hará que los procedimientos y sistemas
existentes sean más efectivos.23

22
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Almacenamiento.html
23
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Indexacion.html

62
Existen tres distintas maneras de indexar (organizar) documentos, que son:

1) Indexando palabras dentro de un documento.

2) Almacenando documentos en una carpeta.
3) Asignando campos de índices a un documento.

1) Indexando palabras dentro de un documento

Tradicionalmente, el indexado con palabras clave ha sido utilizado para obtener

información de algún documento disponible. Asignar palabras clave desde el
documento en sí, le permite a los usuarios almacenar y encontrar páginas en otro
momento. Desafortunadamente, esto les puede tomar mucho tiempo a las
personas calificadas en leer los documentos con palabras clave a mano. Los
sistemas de formación a imágenes de documentos pueden eliminar la necesidad
del indexado manual de palabras clave ofreciendo el indexado automático de
textos completos. Para hacer esto, el software de gestión de documentos
indexados debe contar con la capacidad de ejecutar el OCR (Reconocimiento
Óptico de Caracteres). Este proceso lee actualmente una página escaneada y la
convierte en un texto de lectura. Una vez leído, el software de formación de
imágenes podrá automáticamente indexar cada palabra para rastrear la ubicación
de cada palabra y frase en cada documento, reduciendo de manera dramática los
costos de indexado y al mismo tiempo le ofrece capacidades de una búsqueda
mejorada.24

2) Almacenando documentos en una carpeta

Además de un indexado con palabras clave o textos completos, un sistema de

formación de imágenes deberá contar con un método visual para archivar
documentos. En cualquier oficina, los archivos son encontrados revisando una

24
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Indexacion.html

63
carpeta en particular, en un cajón o archivador. Un sistema de formación a
imágenes deberá tener la capacidad de duplicar este sistema de archivado. Una
estructura de carpetas flexible facilita la transición de archivado de papel a
archivado electrónico y hace que los sistemas de formación de imágenes sean
más exitoso.

3) Asignando campos de índice a un documento

El último método para organizar documentos es a través de campos de índice o

plantillas. Un sistema de formación de imágenes deberá utilizar una estructura de
campos de índice muy bien constituida para alojar grandes volúmenes de
documentos. Generalmente, estas estructuras se ubican en una base de datos
que mantiene estos campos de índice. Es importante que cualquiera que sea el
diseño de la base de datos, deberá ser no-exclusivo y expandible. Los sistemas
exclusivos ponen al usuario a merced del distribuidor que puede modificar su
servicio, costos o funcionabilidad sin el consentimiento del cliente.

Debido a la necesidad de integrar sistemas de formación de imágenes con otras

aplicaciones, estas bases de datos deberán utilizar lenguajes estandarizados. Los
sistemas que no proveen bases de datos comercialmente disponibles bloquean a
los usuarios hacia tecnologías y sistemas no permitiéndoles el paso hacia a los
avances en la industria informática.25

Cualquiera sea la combinación de metodologías de indexado que se vaya a

utilizar, es importante recordar que sea fácilmente utilizable y entendible por las
personas que requieran recuperar los documentos tanto como las que necesitan
archivarlos.

25
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Recuperacion.html

64
 Recuperación:

El sistema de recuperación utiliza la información acerca de los documentos,

incluyendo índice y texto, para encontrar las imágenes almacenadas en el
sistema.

Una vez que los documentos hayan sido ingresados e indexados con un sistema
de formación de imágenes, es una necesidad poderlos recuperar rápidamente.
Los usuarios deberán ser capaces de usar las herramientas, para encontrar
cualquier documento que se encuentre en el sistema basado en el método más
lógico. En algunos casos, significa utilizar textos, en otros casos se basará en la
información de la carpeta de documentos o campos de índice. Cualquiera que sea
el método, la recuperación del documento deberá ser simple y de fácil uso para el
usuario.

Los usuarios que están familiarizados con documentos de texto tendrán la

capacidad de utilizar esa información para encontrar lo que están buscando.
Algunos sistemas tan solo encuentran páginas de acuerdo a “palabras clave”
encontradas en la página. Este método no es siempre beneficioso, porque la
persona que seleccionó las palabras clave no es siempre la misma persona que
busca el documento. Para ser verdaderamente útil, un sistema de formación a
imágenes de documentos deberá tener la capacidad de utilizar recuperación de
textos completos.

Asimismo, al utilizar el nombre del documento y la visualización de una carpeta

para encontrar un documento es también beneficioso, pero no siempre el mejor
método. Una vez que un sistema de formación de imágenes contenga cientos o
miles de páginas, la jerarquía de las carpetas se convierte en menos única. Para
contribuir con las búsquedas, un sistema de formación de imágenes necesita
combinar los diferentes criterios en una búsqueda completa.

65
 Lo mismo se aplica para la información de campos de índice. Un sistema de
formación de imágenes bien constituido tendrá los campos de índice identificados
para el usuario. Las búsquedas de campos de índice le permitirán al usuario
rastrear a través de millones de registros en tan solo segundos para encontrar el
documento necesario. Contando con la flexibilidad de combinar búsquedas de
plantillas junto a nombres de documentos y texto, les ofrece a los usuarios el
máximo control de sus documentos. Un buen sistema de formación de imágenes
hace que la recuperación de documentos importantes sea rápida, fácil y
eficiente.26

Acceso:

La capacidad de ver los documentos deberá ser otorgado sólo a aquellos que lo
necesiten, con la flexibilidad de controlar el acceso al sistema. Un buen sistema de
acceso hará que los documentos puedan ser revisados sólo por aquellas personas
que estén autorizadas, ya sea en la oficina principal, en alguna otra ubicación. 27 El
componente final de una formación a imágenes de documentos es el acceso al
sistema. En el entorno actual, los usuarios están ubicados en diferentes locaciones,
con equipos distintos, y derechos de acceso diferentes. El sistema de formación de
imágenes debe ofrecer la capacidad de permitir el acceso a los usuarios que lo
requieran, sin comprometer la seguridad. Para crear este acceso, se deberá contar
con dos características fundamentales:

 Disponibilidad general.

Un sistema de formación de imágenes deberá ofrecer diferentes maneras para

acceder a las imágenes. El método más común es a través del escritorio del usuario,
el sistema deberá proporcionar una interfaz cliente – usuario que les permita

26
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Recuperacion.html
27
http://www.laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital/Acceso.html

66
escanear, indexar y recuperar documentos. Sin esta interfaz básica, el sistema no
podrá funcionar.

Para proporcionar una disponibilidad general y flexibilidad de acceso, los sistemas

de formación de imágenes deben ser Cliente/Servidor o distribuidos. Muchos
usuarios requieren de portabilidad para intercambiar información de imágenes con
otros colegas o trabajar fuera de la oficina. Un sistema de formación de imágenes
que no ofrezca esta flexibilidad limita no solo la utilidad del sistema, sino las
capacidades del operador.

 Completa seguridad

La capacidad de ofrecer formación de imágenes a grandes grupos significa que se

debe contar con un control más severo en el acceso del usuario. Un sistema
completo de seguridad deberá permitir al administrador del sistema determinar
cuales son cuales son los usuarios que pueden o no acceder y que es lo que pueden
o no ver. El sistema deberá controlar el acceso a las carpetas, documentos, páginas
y textos redactados de manera simple y completa.

67
 6. METODOLOGÍA

6.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN

 Empírico - Analítica.

6.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN USB/ SUB-LINEA DE FACULTAD/ CAMPO

TEMÁTICO DE INVESTIGACIÓN

Tecnologías actuales y sociedad - Sistemas de información y comunicación-

Almacenamiento de Información.

6.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Se pueden considerar diversas formas y métodos en la aplicación de gestión

documental de forma sistematizada, para definir dichas técnicas como
investigación de hechos y en la recolección de información se realizaron
encuestas y entrevistas que se aplicaron al personal administrativo y al personal
del área de desarrollo tecnológico del Programa de Ingeniería de Sistemas de la
Universidad de San Buenaventura, además de esto se llevaron a cabo visitas a
pares para conocer de forma detallada los recursos tecnológicos y el sistema
actual de las diferentes entidades que ofrecen y desarrollan aplicaciones y
Software de Gestión Documental.

Se realizaron visitas a empresas y se realizaron cuestionarios acerca del software

que ofrecían, licenciamiento, plataformas tecnológicas de desarrollo, con qué
bases de datos se pueden conectar, qué tipos de archivos recibe o almacena y
como es el sistema de almacenamiento.
Las empresas visitadas fueron: Propilco S.A y al Archivo General de la Nación,

68
donde se observó el manejo y administración de los documentos por medio de un
software de gestión documental.

También se realizó la consulta de fuentes tales como; libros, revistas, cartillas e

Internet.

6.4 HIPÓTESIS

Por medio del análisis y diseño de un sistema de gestión documental

sistematizado para el Programa de Ingeniería Sistemas de la Universidad de San
Buenaventura - Sede Bogotá, se mejorará el flujo y gestión de documentos, los
procesos y procedimientos académicos

6.5 VARIABLES

6.5.1 VARIABLES DEPENDIENTES

Documentos, Tipos de documento (Información Interna, Cartas y Solicitudes,

Formatos, Requisiciones, Actas), medios de almacenamiento (Escaneo,
Digitalización).

6.5.2 VARIABLES INDEPENDIENTES

Procesos (Producción de documentos, Recepción de documentos, Distribución de

documentos, Trámite de documentos, Organización de documentos, Consulta de
documentos, Conservación de documentos y Disposición final de documentos).

69
 7. DESARROLLO INGENIERIL

En esta etapa se realiza el análisis de los procesos documentales y el flujo de

documentos dentro del Programa de Ingeniería de Sistema, para luego proponer
el diseño del sistema de gestión documental.

El modelamiento del sistema actual y propuesto se desarrollo mediante la

herramienta de modelamiento UML, Pacestar Diagrammer.

7.1 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL

Actualmente en la Universidad de San Buenaventura no existe un sistema

centralizado de documentos y tampoco políticas de gestión documental, muchos
documentos no llegan a su destino y se presentan problemas en el proceso de
entrega así como en los tiempos de respuesta de los documentos.

Es importante tener documentación en cuanto a los diferentes tipos de

documentos que entran y salen del Programa de Sistemas de la Universidad San
Buenaventura, sin embargo cabe destacar que en este momento no existe
documentación completa y actualizada de los procesos internos y externos que se
llevan a cabo dentro del Programa de Sistemas.

7.2 FLUJO POR DOCUMENTOS DEL SISTEMA ACTUAL

A continuación se muestran los diagramas de flujo de cada documento, cabe

destacar que fueron realizados y documentados directamente por la Universidad
de San buenaventura – Sede Bogotá, y en consecuencia al análisis realizado se
declaran algunas observaciones de mejoramiento.

70
7.2.1 Solicitud de Contenidos Analíticos para transferencias de los
estudiantes

CONTENIDOS
ANALÍTICOS

ESTE PROCESO SE REALIZA EN 3 DÍAS HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA

DE SOLICITUD DEL ESTUDIANTE.

Cancelación del valor,

de acuerdo al valor,
de acuerdo al número
de contenidos.
TESORERÍA

Entrega de desprendible al estudiante,

Diligenciamiento del formato Entrega del formato diligenciado,
indicando fecha de entrega
de solicitud. con recibo de pago anexo.
(5 dias habiles).
ESTUDIANTE. ESTUDIANTE.
FACULTAD

Elaboración de contenidos. Solicitud de contenidos al

FACULTAD. CIDEH.

Entrega de contenidos a.
REGISTRO ACADÉMICO.

Observaciones:

Este diagrama presenta irregularidades, inicialmente la simbología que se utiliza

no es la correcta, en éste diagrama aparece una actividad reprensada en un
circulo, esa actividad debería ser un rectángulo como las demás, igualmente las
actividades deberían ser mas claras y mencionar quien las realiza.
De igual forma debe existir un Estudiante que realice la solicitud y este proceso
debe terminar cuando se le hace entrega de los contenidos analíticos al
Estudiante.
Se observa que la fecha de entrega del documento se encuentra en un comentario
donde dice que en 5 días hábiles y en una actividad dice en 3 días.

71
7.2.2 Solicitud de Reintegro Estudiantes

REINTEGRO DE
ESTUDIANTES.

Solicitud escrita del
Estudiante ante el decano.
Diligenciamiento de
Elaboración de respuesta
formato de análisis
en formato unico.
de reintegro.

Entrega respuesta al Entrega copia de respuesta

Estudiante. al CRYCA y contabilidad.

ESTE PROCESO SE REALIZA EN 5 DIAS HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA DE SOLICITUD

DEL ESTUDIANTE.

Observaciones:

Se debe representar al estudiante que solicita el reintegro, además de esto

cuando se realiza la entrega aparecen dos actividades que se pueden realizar
simultáneamente como:
Entregar copia respuesta al centro de Registro y Control académico (CRYCA),
contabilidad y al estudiante.
También en la diagramación de los procesos de cada actividad se debe mostrar la
persona que la realiza.

72
7.2.3 Solicitud de Transferencia de Programa

TRANSFERENCIAS ESTE PROCESO DEBE REALIZARSE

EN 8 DÍAS A PARTIR DE
LA ENTREGA DE LA
CARPETA DEL ESTUDAINTE
A LA FACULTAD.

Remisión de carpeta del estudiante

Solicitud escrita del estudiante
a la facultad registro academico,
ante la CRYCRA.
historico de notas s lo hay.

Solicitud de estudio de
Diligenciamiento de formato de homologación a:CIDEH, Estudio de Homologación.
análisis de transferencia. CENTRO DE IDIOMAS, DIRECTOR DE PROGRAMA
BIENESTAR INSTITUCIONAL.

Entrega de homologación a
Elaboracion del documento CRYCRA y copia para
de Homologación. ESTUDIANTE.

Observaciones:

Las actividades deben representarse o todos en rectángulos o todas en círculos,

pero no mezclarlas, en este caso deberían quedar todas rectangulares, aparte de
esto se debe mencionar las personas que realizan las actividades y mejorar la
redacción de estas.

73
7.2.4 Solicitud Aplazamiento o cancelación de semestre

APLAZAMIENTO O
CANCELACION DE
SEMESTRE.

Elaboración de respuesta en Solicitud escrita del estudiante

formato único. ante el DECANO.

Entrega copia de respuesta al Entregs de respuesta al

CRYCRA Y CONTABILIDAD. ESTUDIANTE.

ESTE PROCESO SE DEBE REALIZAR EN 3 DIAS HÁBILES A PARTOR DE LA FECHA DE SOLICITUD DEL ESTUDIANTE.

Observaciones:
En este diagrama debe aparecer representado el estudiante que solicita el
aplazamiento o cancelación de semestre y al final de este proceso se hace
entrega de respuesta al estudiante.
En cada actividad mencionar quien la realiza, este proceso lo debe manejar el
centro de Registro y Control Académico.

74
7.2.5 Inscripción de Asignaturas

ESTE PROCESO DEBE SER EJECUTADO DIRECTAMENTE

INSCRIPCIÓN DE POR EL DIRECTOR DE PROGRAMA Y EN PRESENCIA DEL
ESTUDIANTE, PARA DARLE LA MEJOR ORIENTACION, EN
ASIGNATURAS.
SU INSCRIPCION DE ASIGNATURAS.

Entrega de formato de Aprobación e ingreso

inscripción de asignaturas al sistema por el
diligenciado por el DIRECTOR DE PROGRAMA.
ESTUDIANTE.

Consolidación y entrega de Entrega de desprendible

desprendibles de inscripción de de inscripción de materias
asignaturas al CRYCRA. al ESTUDIANTE.

Observaciones:
Se considera necesario que este proceso se inicie con el estudiante, quien es el
que va a realizar la inscripción de Asignaturas.
Dentro de cada actividad debe aparecer quien la realiza y al final del proceso se
debe hacer entrega del desprendible al estudiante, no como se ilustra en el
diagrama del proceso anterior.

75
7.2.6 Solicitud de Adición y cancelación de Asignaturas

ERSTE PROCESO SE DEBE REALIZAR EN 3 DIAS HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA DE

SOLICITUD DEL ESTUDIANTE.

ADICIONES Y
CANCELACIONES.

Entrega de formato de Aprobación e ingreso

solicitud diligenciado por el al sistema por el
ESTUDIANTE. DIRECTOR DE PROGRAMA.

Pago o devolución del Entrega de respuestas y de

valor segun el caso por recibo de pago si es el caso
el ESTUDIANTE. al ESTUDIANTE.

Observaciones:
Es necesario que este proceso se inicie con la solicitud del estudiante, mencionar
en cada actividad la persona que la realiza, debería existir un símbolo de decisión
donde aparezca si es una Adición de Asignaturas se va por un camino que tiene
una actividad especifica y así mismo con la cancelación de asignaturas.

76
7.2.7 Cambio de Plan de Estudios

ESTE PROCESO SE DEBE REALIZAR EN 5 DIAS

CAMBIO DE HÁBILES A PARTIR DE LA FECHA DE SOLICITUD
DEL ESTUDIANTE.
PLAN DE ESTUDIOS.

Solicitud escrita del estudiante Elaboración de respuesta

ante el Estudio de homologación. en formato único.
DIRECTOR DE PROGRAMA.

Entrega a CRYCRA solicitud

Entrega respuesta al elaboracion documento de
del ESTUDIANTE,
ESTUDIANTE. homologación.
respuesta y homologación.

Observaciones:

Inicializar procesos con el estudiante, dentro de cada actividad mostrar quien la

realiza, y por último mejorar el orden de las actividades ya que primero debería ser
entregada la copia al centro de registro y control académico y después al
estudiante.

77
7.2.8 Solicitud de Suficiencia o Validación de asignaturas

SUFICIENCIA O VALIDACIÓN.

Elaboración de respuestas en
Solicitud escrita del
formato único, indicando el
EST UDIANT E ante el
DOCENTE asignado por el
DIRECTOR DE PROGRAM A.
DIRECT OR DE PROGRAMA.

Pago del valor del examen en

Aplicación y calificación del Entrega de respuesta al
TESORERIA, por el
examen por el DOCENTE. EST UDIANTE.
EST UDIANTE.

Entrega de planilla con la

nota a CRYCRA.

Observaciones:

Mejorar la simbología del proceso, debe inicializar con el estudiante y terminar con
la entrega de la respuesta al estudiante.
7.2.9 Actas de Nodo

ACTAS DE NODO
REUNION DOCENTES.

Elaboración Acta por Firmas de personas que

SECRETARIA o PERSONA Aprobación del DECANO. asistieron DOCENTES, DIRECTORES
ENCARGADA. Y DECANO.

Entrega del documento a

SECRETARIA.

Observaciones:

Diagrama mal elaborado por los símbolos utilizados, y la aprobación del acta no la
realiza el Decano sino el Director de Programa.

78
7.2.10 Solicitud de Requisición de elementos de Oficina

REQUISICIONES

Diligenciamiento de solicitud
Revisión.
en ICEBERG.

Aprobación de solicitud en
ICEBERG DECANATURA.

Entrega fisica de solicitud

a SUMINISTROS.

Entrega de Material o servicio

por SUMINISTROS.

Observaciones:
En cada actividad se debe mencionar las personas que las realizan, no utilizan la
simbología adecuada, dado que no se visualiza un inicio y un fin claro para este
proceso.

79
7.2.11 Memorandos

MEMORANDOS

Autorización del DECANO o

Elaboración del memorando, por
DIRECTOR DE PROGRAMA
SECRETARA. a SUBALTERNOS, segun sea el caso .

Entrega de Copia a la Entrega del Memorando a

FACULTAD. quien va dirigido.

Observaciones:
No es claro el proceso que se realiza actualmente, ya que la los símbolos que se
utilizaron para realizar este diagrama no son los adecuados.

7.2.12 Solicitud de Cambio Proyecto de Grado del estudiante

CAM BIO PRO YECTO

DE GRADO

Solicitud escrita del Estudio para el cambio de Elaboración de respuesta en

ESTUDIANTE ante el proyecto. form ato unico.
DIRECTOR DE PRO GRAM A y DIRECTO R DE PROG RAM A y DECANO Y DIRECTO R DE
DECANO . DECANO. PROG RAM A

Entrega de copia de respuesta a Entrega de respuesta al

FACULTAD. ESTUDIANTE.

Observaciones:
Utilizar la simbología adecuada, el proceso debe comenzar con el estudiante que
realiza la solicitud, y por último se archiva en cada programa.

80
7.3 Procesos documentales
7.3.1 Sistema Actual

Documento ¿ El documento SI
Recibir y Revisar Documento
es entregado a la (Secretaria).
Secretaria?
INICIO
(USUARIO) Recibido y Revisado.

NO

¿ El documento
Documento NO
Devolución del cumple
Documento con los
requsitos?

SI
Aprobacion del Documento
Revisión
Documento
Documento
Revisado Documento
Aprobado
Registrar datos Documento
(Carpeta Correspondencia)
Documento
Recibido. Datos Registrados
Firma y Sello
Recibido
¿ El Documento necesita NO Generar respuesta
al documento desde el Documento Firmado y
Aprobacion de otra Programa de Ingeniería Sellado
Dependencia? de Sistemas-

Archivar
SI Documento
(Carpeta Programa)
Se envia a Dependencia
correspondiente Documento
Guardado
Documento Distribuir Documento
Enviado a quien corresponda
Respuesta
Recepcion y Revision Documento
Documento
del Documento por
Secretaria Dependencia. Entregado
Recepcion
Documento
¿ El tipo de Respuesta
Documento
es Directa?
Recibido y
Revisado.

NO
Entregar Documento
a quien corresponda.
SI
Documento
Entregado
Archivar copia del
Generar Respuesta. Documento_Respuesta
(Carpeta_Programa)

Copia
Guardada
Respuesta
Generación y Distribución
de Copias del Documento_
Entrega de Respuesta
Respuesta a Dependencias Copias al Usuario Final.
Enviar Respuesta
al Programa. y Usuario Final. Generadas
y Distribuidas Respuesta
entregada

FIN

81
7.4 Casos de uso del sistema actual
 Caso de uso del Sistema Global

Recibir Documentos.

Radicar Documentos.
Revisar Documentos.

Registrar Datos Documentos.

Solitar estado de la
Solicitud.
USUARIO
Firmar y Sellar Documentos.

Solicitar Respuesta.

OPERADOR Archivar Documentos en Carpetas.

DEPENDENCIA.
(Secretaria)
Direccionar correctamente los
Documentos

Entregar Documento a persona encargada.

Entregar Respuesta a
«include» «include» Usuario.
Solicitud Indirecta

«include»

Solicitud Directa. Recibir Documentos.

Revisar Documentos.

Leer Documentos.

PERSONA
Generar Respuesta
RESPONSABLE.
Documentos.
(Director,Docente o Secretaria)

Entregar respuesta al Usuario o

la Secretaria.

«include»

82
  Caso de uso Actor Usuario

Radicar Documentos.

Solitar Informacion por medio

del documento.

USUARIO

Solicitar Respuesta.

Descripción de Casos de Uso Actor Usuario

Tabla 3. Caso de uso Radicar documentos (Usuario).

Caso de uso Radicar documentos

Actores Usuario (Docente, Estudiante, Persona externa).
Función Entregar documento a persona responsable (Secretaria ó
Director).
Precondiciones  El documento debe contener todos los parámetros
necesarios para identificar el receptor del documento.
 Documento en buen estado.
Excepciones Ninguna.

Tabla 4. Caso de uso Solicitar información por medio de documento

(Usuario).
Caso de uso Solicitar información por medio de documento
Actores Usuario (Docente, Estudiante, Persona externa).
Función Solicita información a persona responsable (Secretaria ó
Director), sobre el estado del documento.
Precondiciones Se requiere que el usuario haya radicado el documento
previamente.
Excepciones Ninguna.

83
Tabla 5. Caso de Uso Solicitar Respuesta (Usuario).

Caso de uso Solicitar Respuesta

Actores Usuario (Docente, Estudiante, Persona externa).
Función Solicita respuesta del documento entregado anteriormente a la
persona responsable (Secretaria ó Director).
Precondiciones  Se requiere que el usuario haya radicado el documento
solicitando una petición.
 No se da respuesta a un documento cuando la persona
encargada de responder a la petición no esté disponible.
Excepciones Ninguna.

 Caso de uso Actor Operador Dependencia

Recibir Documentos.

Revisar Documentos.

Radicar documento.

OPERADOR Firmar y Sellar

Documentos.
DEPENDENCIA

Archivar Documentos
en Carpetas.

Direccionar correctamente
los Documentos

Entregar Respuesta a
Usuario.

Descripción de Casos de Uso Operador Dependencia

Tabla 6. Caso de Uso Recibir documentos (Operador Dependencia).

Caso de uso Recibir documentos.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Recepción de documentos radicados por el usuario(Docente,
Estudiante, Persona externa).
Precondiciones El documento se debe estar en buen estado.
Excepciones Ninguna.

84
Tabla 7. Caso de Uso Revisar documentos (Operador Dependencia).

Caso de uso Revisar documentos.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Revisión de los documentos identificando parámetros , tales
como; para, de, asunto y fecha.
Precondiciones El documento debe estar diligenciado correctamente y que
correspondan a la Universidad De San Buenaventura.
Excepciones Ninguna.

Tabla 8. Caso de Uso Radicar documento (Operador Dependencia).

Caso de uso Radicar documento.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Registrar los datos básicos del documento en una carpeta de
correspondencia, donde se ingresan:
 Para: a quien va dirigido el documento.
 De: Nombre de quien envía el documento.
 Fecha: Fecha actual de documento.
 Asunto: Motivo del documento.
Precondiciones El documento debe ser revisado previamente.
Excepciones Ninguna.

Tabla 9. Caso de Uso Firmar y sellar documentos (Operador Dependencia).

Caso de uso Firmar y sellar documentos.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Por medio de la firma y sello se recibe el documento.
Precondiciones Los datos del documento deben estar registrados previamente.
Excepciones Ninguna.

Tabla 10. Caso de Uso Archivar documentos en carpeta (Operador

Dependencia).

Caso de uso Archivar documentos en carpeta.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Almacenamiento de los documentos físicos en una carpeta, de
acuerdo al programa al que pertenecen.
Precondiciones  Que los datos del documento hayan sido registrados.
 El documento se debe encontrar en buen estado.
Excepciones Ninguna.

85
Tabla 11. Caso de Uso Direccionar correctamente los documentos (Operador
Dependencia).

Caso de uso Direccionar correctamente los documentos.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Direccionar correctamente los documentos a las dependencias
implicadas en la respuesta.
Precondiciones El operador debe conocer todas las dependencias dentro de la
Universidad, para que pueda direccionar los documentos
correctamente.
Excepciones Ninguna.

Tabla 12. Caso de Uso Entregar respuesta a usuario (Operador

Dependencia).

Caso de uso Entregar respuesta a usuario.

Actores Operador Dependencia (Secretaria).
Función Entrega de documento respuesta al respectivo usuario.
Precondiciones Existencia de una solicitud especifica.
Excepciones Ninguna.

 Caso de uso Actor Persona Responsable (a quien va dirigido el

documento)

Recibir Documentos.

Revisar Documentos.

Leer Documentos.

PERSONA
Generar Respuesta
RESPONSABLE. Documentos.
(Director o Docente)
Entregar respuesta al Usuario o
la Secretaria.

86
Descripción de Casos de Uso Actor Persona Responsable

Tabla 13. Caso de Uso Recibir documento (Persona Responsable).

Caso de uso Recibir documento.

Actores Persona Responsable (Director, Docente).
Función Recibe documento, bien sea del operador dependencia ó
Usuario.
Precondiciones Si el documento llega directamente del Usuario, la persona
responsable debe verificar la información, ya que el documento
no paso por la operadora dependencia.
Excepciones Ninguna.

Tabla 14. Caso de Uso Revisar Documentos (Persona Responsable).

Caso de uso Revisar Documentos.

Actores Persona Responsable (Director, Docente).
Función Revisión del documento.
Precondiciones El documento debe corresponder a su área ó función asignada,
y de este modo generar una respuesta adecuada y adjuntar los
anexos pertinentes según la solicitud.
Excepciones Ninguna.

Tabla 15. Caso de Uso Leer documento (Persona Responsable).

Caso de uso Leer documento.

Actores Persona Responsable (Director, Docente).
Función Realizar la lectura del documento, para analizar la solicitud del
Usuario.
Precondiciones El asunto debe ser competencia del área.
Excepciones Ninguna

Tabla 16. Caso de Uso Generar respuesta Documentos (Persona

Responsable).

Caso de uso Generar respuesta Documentos.

Actores Persona Responsable (Director, Docente).
Función Generación de respuesta, dependiendo el documento radicado.
Precondiciones El documento radicado por el Usuario haya sido revisado y leído.
Excepciones Ninguna.

87
Tabla 17. Caso de Uso Entregar respuesta al Usuario ó Secretaria (Persona
Responsable).

Caso de uso Entregar respuesta al Usuario ó Secretaria.

Actores Persona Responsable (Director, Docente).
Función Entregar documento respuesta al usuario ó Secretaria.
Precondiciones Se haya generado una respuesta del documento a entregar.
Excepciones Ninguna.

7.5 PROPUESTA DEL NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El sistema de Gestión Documental es diseñado con el propósito de gestionar los

documentos dentro del Programa de Ingeniería de Sistemas en la Universidad de
San Buenaventura-Sede Bogotá, así como la automatización de los procesos
documentales, seleccionando las dependencias a la cual van a ser dirigidos los
documentos de acuerdo a un conjunto de reglas y procedimientos, donde se
podrán observar los siguientes estados del documento:

Pendiente, en proceso, aceptado y entregado, donde cada estado significa:

 Pendiente: Es cuando el documento se encuentra en tramite y no se ha

generado un chequeo o revisión del documento.
 En proceso: El documento se encuentra en estado de espera, hasta que
obtenga la aprobación de las dependencias a la que corresponda el asunto.
 Aceptado: El documento es aprobado y generado para la entrega final.
 Entregado: Es la respuesta final del documento debidamente firmado por el
emisor y receptor.

Todas estas opciones las pueden ver los usuarios del sistema, ya que estos son
los que modifican el estado de los documentos y solicitudes.

88
El sistema de Gestión Documental provee beneficios a toda la Universidad
(estudiantes, docentes y administrativos). Las tareas de los empleados se realizan
más fácilmente y en general todas las dependencias tendrán la opción de conocer
y controlar los documentos que circulan dentro de la Universidad. Por lo tanto, se
puede destacar las siguientes ventajas:

 Alta productividad del personal.

 Incremento del nivel de satisfacción de los clientes.
 Reducción de costos.
 Mejor control de los procesos.
 Mejora los tiempos de respuesta a los usuarios.

Acorde al diagnóstico realizado sobre la estructura organizacional y al flujo de

documentos dentro del Programa de Sistemas de la Universidad de San
Buenaventura se propone lo siguiente:

Para un adecuado manejo de los documentos se propone crear una oficina central
de correspondencia, que recepcione y distribuya todos los documentos que
ingresen o salgan del Programa de Sistemas.

Una vez allí, la distribución de los documentos se realizará de dos formas;

mediante el Software de Gestión Documental, escaneando el documento y
permitiendo el acceso a él, según los perfiles y la otra forma es a través del
mensajero o persona encargada de distribuir los documentos físicos a cada
dependencia, para que sean archivados.

Al igual que el Operador de Correspondencia, los Operadores de Dependencia

también tendrán acceso al Software de Gestión Documental, pero estos últimos

89
solo tendrán el privilegio de consultar los documentos, y en algunos casos de
actualización de estados o observaciones.
En el centro de correspondencia residirá un operador el cual cumplirá funciones
como digitalización e Indexación y distribución según el asunto de los diferentes
documentos.
A continuación se muestra en la Figura 4 un claro ejemplo del sistema de
correspondencia centralizado.

Figura 4. Sistema Central de correspondencia

Una vez el documento es radicado, digitalizado y direccionado mediante el

Software de Gestión Documental, el Operador Correspondencia debe entregarle el
documento fisico al mensajero encargado de entregar los documentos a las
dependencias correspondientes, para ser guardados en el archivo de gestión.

Dentro de cada dependencia debe existir un archivo de Gestión, donde se

realizará la conservación de los documentos recibidos y producidos en cada

90
dependencia de la Universidad de San Buenaventura-Sede Bogotá, cuyo tiempo
de permanencia debe ser definido en las tablas de retención documental.
Por último se ubican los documentos en el archivo Histórico donde se encuentra la
documentación inactiva.
Para efectos de una metodologia de análisis y diseño del Sistema de Gestión
Documental se determinaron los siguientes procesos:

Tabla 18. Proceso de Producción de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Medios y técnicas de producción y métodos de

impresión

 Determinación de dimensiones, calidad y tipos

de soportes, gramaje, tintas.

 Instrucciones para el diligenciamiento de

Creación y diseño de formularios

documentos  Determinación de uso y finalidad de los

documentos.

 Diplomática:imagen corporativa, características

internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas.

 Identificación de dependencias productoras .

 Definición de tipologías documentales,

Normalización de la
formatos y formularios según la Tabla de
producción
Retención Documental.
documental
 Determinación de formatos preimpresos y
plantillas predeterminadas.

91
Tabla 19 . Proceso de Recepción de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Definición de medios de recepción.

Registro de
 Verificación y confrontación de folios, copias,
documentos
anexos, firmas.

 Asignación de consecutivo, fecha y hora.

Radicación de
 Impresión de rótulo de radicación
documentos
 Registro de planillas de radicación y control.

 Escaneo e indexación de Documentos.

Tabla 20. Proceso de Distribucción de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Identificación de dependencias y
determinación de competencia.
Distribución de
 Enrutamiento de documentos a dependencia
documentos recibidos
competente .
e internos.
 Registro de control de entrega de
documentos recivdos e internos.
Distribución de  Definición de medios de distribución:
documentos a las personal, fax, correo tradicional, correo
diferentes electrónico, apartado aéreo, trámite en línea,
dependencias página web, otros.

92
  Control y firma de guías y planillas de
entrega.

Tabla 21. Proceso de Trámite de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Confrontación y diligenciamiento de planilla

de control , esta planilla es la que maneja el
Recepción de mensajero para tener constancia de que se
solicitud o trámite realizó la entrega del documento.( ANEXO A)

 Determinación de competencia.

 Preparación y proyección de respuesta.

Respuesta

Tabla 22. Proceso de Organización de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Identificación de unidades administrativas

funcionales.

 Aplicación de la tabla de retención y/o

Clasificación
valoración de la dependencia .
documental
 Conformación de series y subseries
documentales .

 Conformación y apertura de expedientes .

Ordenación
 Determinación de los sistemas de ordenación .
documental

93
  Organización de series documentales .

 Foliación (Numeración).

Transferencias
documentales  Organización y entrega de documentos.

 Análisis de información y extracción de

Descripción contenidos.

documental  Diseño de instrumentos de recuperación de

contenidos documentales como Guías,
Inventarios, Catálogos e Índices,tesauros.

Tabla 23. Proceso de Consulta de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Determinación de la necesidad y precisión

de la consulta.

 Determinación de competencia de la
Formulación de la
consulta.
consulta
 Condiciones de acceso.

 Disponibilidad de información en términos de

restricciones.

 Disponibilidad de expedientes .
Estrategia de
 Disponibilidad de fuentes de información.
búsqueda
 Establecimiento de herramientas de
consulta.

94
  Ubicación de los documentos .

 Infraestructura de servicios de archivo.

 Sistemas de registro y control de préstamo .

Respuesta a consulta
 Formatos para el control de devolución .

 Implantación de medios para localización de

información.

Tabla 24. Proceso de Conservación de documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

 Sensibilización y toma de conciencia.

 Reproducción, duplicación y migración de

información .

 Inspección y mantenimiento de instalaciones .

Sistema Integrado de  Control de condiciones ambientales.

Conservación
 Limpieza.

 Control de plagas.

 Almacenamiento, realmacenamiento y empaste

 Primeros auxilios y reparaciones menores.

 Prevención de desastres.

 Planes de contingencia (copias de seguridad,

protección en incendios, robos, inundaciones,
catástrofes naturales, atentados).

95
Tabla 25. Proceso de Disposición Final de los documentos

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
 Recepción de transferencias al archivo historico.
 Organización de documentos para disponerlos
La conservación total al servicio de los usuarios
 Conservación y preservación de los documentos
 Aplicación de lo estipulado en la Tabla de
Eliminación de Retención Documental .
documentos  Valoración avalada por el Comité de Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación de
procedimiento.
 Aplicación de método elegido
Selección documental  Elección de documentos para conservación total
y/o reproducción en otro medio
 Determinar la metodología y plan de trabajo.
Digitalización  Definir calidad, según la fase del ciclo vital .
 Control de calidad durante todo el proceso .

7.5.1 Codificación de los documentos de la Universidad De San

Buenaventura, Sede Bogotá.

El sistema de codificación que se plantea para las dependencias dentro del

sistema de gestión documental de la Universidad de san Buenaventura se
propone conservar la codificación de los centros de costos de la Universidad y su
estructura organizacional.

Los criterios de codificación para las distintas áreas, unidades y dependencias se

identifican de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponde dentro de la

96
Universidad de San Buenaventura, de igual forma todos los documentos y tipos de
documentos tiene la asignación de un código propio.

Tabla 26. Sistema de codificación.

Universidad De San Buenaventura

Primer Digito Corresponde a la Universidad de San Buenaventura-Sede
Bogotá.
Segundo Digito Direcciones Generales – Directivas
Tercer Digito Administración Directivas, Centros de apoyo y Facultades

Proyectos de las administraciones directivas,

Cuarto Digito Administración de Facultades, Programas y centros de
apoyo
Quinto Digito Proyectos Centros de apoyo, Proyectos de los programas

Sexto Digito Tipo de documentos

Séptimo Digito Documentos

97
Tabla 27. Codificación Sistema de Gestión Documental.

Universidad De San Buenaventura

Dígito Dígito Dígito Dígito Dígito Dígito Dígito Dígito NOMBRE
#1 #2 #3 #4 #4 #5 #6 #7
1 Universidad De San Buenaventura

1 Rectoría General

2 Secretaria General

3 Vicerrectoria Académica

4 Vicerrectoria Administrativa

5 Vicerrectoria Financiera

 Administración Rectoría
1  Administración Secretaria General
 Administración Vicerrectoria Académica
 Administración Vicerrectoria Administrativa
 Administración Vicerrectoria Financiera
 Centros de Apoyo Rectoría
2  Centros de Apoyo Académica
 Centros de Apoyo Administrativo
 Centro de Apoyo Financiero
3 Facultad de Ciencias Empresariales

4 Facultad de Educación

5 Facultad de Filosofía

98
6 Facultad de Gerontología

7 Facultad de Ingeniería

8 Facultad de Psicología

9 Facultad de Teología

 Unidad de Tecnología
 Coordinación General de Investigación
 Administración Facultad de Ciencias
1 Empresariales.
 Administración Facultad de Educación
 Administración Facultad de Ingeniería
 Unidad de Talento Humano
 Unidad de Contabilidad y Presupuesto
 Protocolo
 Coordinación Gral. De Extensión
Universitaria y Ecuación Continua
 Administración de Empresas
 Licenciatura en Educación Preescolar 1
 Licenciatura Filosofía
2  Gerontología
 Área Ciencias Básicas
 Psicología
 Licenciatura en Teología
 Unidad de Laboratorios y Audiovisuales
 Unidad de Compras y Almacén
 Bienestar Institucional
 Contaduría
 Licenciatura en Educación Preescolar
3 Semipresencial
 Ingeniería Aeronáutica
 Unidad de Biblioteca

99
  Centro de Registro y control académico
4  Economía
 Ingeniería de Sistemas
 Unidad de Recurso Físicos
 Mercadeo y Comunicaciones
5  Centro de Idiomas
 Ingeniería de Sonido
 Centro de estudios Humanísticos
6  Ingeniería Electrónica
 Seguridad y Vigilancia
7  Ingeniería Mecatrónica
 Recepción
8  Ingeniería Telecomunicaciones
 Unidad de Publicaciones
9  Tecnología en electrónica
 Gestión de calidad
10  Tecnología en Sistemas
 Servicios Generales
1 Proyectos de los centros de Apoyo

2 Proyectos de las Administraciones de las

Facultades

3 Proyectos de los Programas.

1 Información Interna

2 Cartas y Solicitudes

3 Formatos

100
4 Requisiciones

5 Actas

1 Memorandos

2 Reintegro de Estudiantes.

3 Transferencias

4 Aplazamiento o cancelación de Semestre.

5 Cambio Plan de Estudios.

6 Suficiencia o Validación.

7 Cambio proyecto de grado.

8 Contenidos Analíticos.

9 Inscripción de Asignaturas

10 Adición y cancelación de materias.

11 Requisiciones Secretarias.

12 Actas de nodo reunión Docentes.

101
El Sistema de clasificación de los documentos se elaboró a partir del conocimiento
de las funciones y procedimientos del Programa de Ingeniería de Sistemas de la
Universidad de San Buenaventura-Sede Bogotá, para lo cual se define el siguiente
cuadro de clasificación.

Tabla 28. Cuadro de Clasificación Documental.

* El código de la serie está representado por un valor numérico secuencial que

corresponde al nombre asignado para cada serie.
* El código de subserie es el valor numérico secuencial que corresponde a los
diferentes tipos de documentos y que se derivan de una serie.
* El Nombre de la serie es el nombre que se asigna a cada serie.
* Tipología documental son todos aquellos documentos que se derivan del nombre
asignado para cada serie.

102
 Donde:
 El primer digito corresponde a la Universidad de San Buenaventura sede
Bogotá.

 El segundo digito corresponde al Código de la Vicerrectoria Académica.

 El tercer digito es el Código de la Facultad de Ingeniería.

 El cuarto digito corresponde al programa de Sistemas.

 El quinto digito es el Tipo de documento que se encuentran en el

programa de sistemas.

 El sexto digito corresponde al documento específico que manejan dentro

del Programa de Ingeniería de Sistemas.

Ejemplo:
Documentos
UBICACIÓN:
que la
conforman DEPENDENCIA
PROGRAMA
SISTEMAS (4)

Serie Documental
Subserie Documental

103
Ver (ANEXO G) en donde se muestra un claro ejemplo de uno de los documentos
que llega al Programa de Ingeniería de Sistemas, en donde luego de su recepción
se escanea el documento y se le asigna un código, que incluye la serie y subserie
ver (ANEXO H), de igual forma el orden de los documento físicos en cada carpeta
se llevará a cabo de forma cronológica y/o numérica.

Ordenación Cronológica: los documentos se ubican dentro de la carpeta en

forma ascendente por DIA, MES, AÑO.

Ordenación Numérica los documentos se ordenan en forma numérica

ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento
almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza con el número
consecutivo asignado para cada documento.
Cada una de las carpetas que se encuentren en las diferentes dependencias, se
deben identificar con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:

Nombre Dependencias

Código
Dependencias/
Numero de
clasificación. Titulo de la
carpeta

Año
Retrospectivo

El formato de inventario debe de ser diligenciado para cada una de las

transferencias documentales, que se deben ser efectuadas anualmente y según el

104
tiempo documental asignado en las Tablas de Retención Documental de la
dependencia productora. El formato de inventario que se propone es el siguiente.

105
Tabla 29. Formato de Inventario

Recibido por: Registro de entrada(Fecha):

Cargo:
Fecha: Transferencia No:

106
Los campos que corresponden al formato de inventario propuesto se describen de
la siguiente forma:

 Dependencia: se debe colocar el nombre de la oficina productora de la

documentación que se va ha transferir al Archivo Central.
 Código y Dependencia: debe consignarse el número asignado por el
Centro de Costos, que identifica la dependencia dentro de la Universidad de
San Buenaventura.
 Responsable: se debe registrar el nombre y apellido completo del
responsable de la documentación en el Archivo de Gestión
 Fecha: Se debe registrar la fecha en la que se diligencio el inventario del
Archivo de Gestión de la oficina productora.
 Elaborado por: Se debe registrar el nombre y apellido completo de la
persona que diligenció el formato de inventario. Este puede ser el mismo
responsable del Archivo de Gestión.
 Serie-Subserie: Aquí se debe registrar el código de la serie o subserie que
se va a transferir al Archivo Central. En este campo el operador se guiará
por el Cuadro de Clasificación Documental de la oficina, para la asignación
del código de clasificación a la documentación. El registro debe llevar el
orden que se presente en el cuadro de Clasificación Documental.
 Nombre de la carpeta: En este campo se debe registrar el nombre de la
carpeta o libro de identificación dentro del Archivo de Gestión.
 No. de Consecutivo: Se registra el número total de folios entendiéndose por
folio a cada hoja que compone la carpeta. Algunos documentos deben
ordenarse en forma numérica ascendente, en donde el primer número
corresponde al primer documento almacenado en la unidad de
conservación (carpeta).
 Caja Archivo Gestión: En este campo se debe registrar el número de
cajas que se van a transferir en el año.

107
  Fecha de Inicio: Se debe registrar la fecha inicial que aparezca en el
primer folio de la carpeta en forma ascendente, así:
 Fecha Final: Se debe registrar la fecha final que aparece consignada en el
último folio de la carpeta en forma ascendente.
 Recibido por: Este campo será diligenciado únicamente por el funcionario
encargado de recibir la transferencia documental de la oficina productora.
 Cargo: Se registrará el cargo del funcionario encargado de recibir las
transferencias.
 Fecha: Se debe registrar la fecha en la que llega la transferencia al Archivo
Central de la Universidad san Buenaventura este campo será diligenciado
por el funcionario del Archivo.
 Registro de entrada: Lo conforman tres campos que son:

-Día: En el que se aprobó dicha transferencia.

-Mes: El mes de la transferencia aprobada.

-Año: El año en que se aprobó la transferencia y pasa hacer parte del fondo

 Transferencia No: Código equivalente al número de transferencia cuando

se remite a la oficina productora del documento.

Una de las partes más importantes sobre el sistema de gestión documental es el

empleo de una tabla de retención documental, ya que estas:
 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción Documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso de los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizar la selección y conservación de los documentos en las diferentes
fases de Archivo.

108
  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
 Permiten el manejo integral de los documentos.
 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo
total.
 Ayudan a controlar la producción y tramite documental.
 Identifican y reflejan las funciones Institucionales.
 Integran los procesos Archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.

Con base a esto se propone la utilización de una Tabla de Retención Documental

como la que aparece en el (ANEXO C).

La organización de los documentos digitalizados dentro del servidor del sistema de

gestión documental se propone que se realice de la siguiente forma:
Figura 5. Ejemplo de clasificación de documentos electrónicos

El orden que seguirá los documentos digitalizados en el servidor del Sistema de

Gestión Documental se muestra a continuación:

109
Figura 6. Ejemplo de ordenación de documentos electrónicos

Ordenación Cronológica:
Ubicación de los
documentos electrónicos
en el tiempo con
relación a este, los
documentos deben ser
colocados en forma
ascendente por año

7.5.2 Sistema de Almacenamiento propuesto

Se propone que el proceso de almacenamiento de los documentos se realice a

través de indexación y digitalización. De esta forma es posible localizar los
documentos, saber en que estado se encuentran, conocer su disponibilidad e
incluso leer su contenido.

A diferencia del papel, el soporte digital permite: la disponibilidad de la información

y la preservación de los originales.

Analizando los diferentes formatos (ANEXO B), para el almacenamiento, se

propone indexar los documentos en formato PDF, por medio de la herramienta
Acrobat 7.0 Standard, ya que ocupa menos espacio en disco y permite:

 Conversión automática de documentos Word, Excel, PowerPoint, etc.

(entorno Office de Microsoft).
 Permite editar formularios para diligenciarlos y poder guardarlos de forma
digital. Además permite utilizar encabezados, pies de página y marcas de
agua de forma rápida y sencilla.

110
 Con esta herramienta se permite localizar PDFs en carpetas y subcarpetas,
ubicadas en el servidor central según su contenido, autor, título, referencias,
etc.
 Dotación de seguridad para los documentos y configuración de acceso con
contraseña (seguridad estándar) o a través de “self-sign” de Acrobat.
 Permite firmar digitalmente los documentos de forma rápida y sencilla.

111
7.6 Proceso de Recepción y Distribución de Documentos Propuesto
Documento
INICIO Recibir Documento
(USUARIO) (Centro de Correspondencia).

Documento
recibido.
Revisar Documento.
Documento.
Documento
revisado.
NO
Devolucion del
¿ El documento pertenece
documento. a la Universidad?

Documentos SI
solicitados.
Firmar y sellar Solicitar documento
documentos. original y copia.
Documentos
firmados y
sellados.
Entregar copia a (Usuario).

Copia entregada. Documento

Entregado.
Documento Original
(Centro de Correspondencia). El Operador Correspondencia entrega dos copias Se escanea Documento respuesta,
del documento, quedandose con la firma del Usuario,
Documento con una copia firmada del Usuario. y se adjunta a la dependencia
original.
correspondiente, junto a la peticion,
inicial.
Documento
Digitalizar datos documento. Solicitado.
De,Para, Fecha y Dependencia.
Solicitar documento respuesta.
Documento
Datos (Usuario). Escaneado y
digitalizados. Adjuntado.
Documento Guardado
Escanear documento.
permanetemente Entrega del Documento Respuesta (fisico),
al mensajero, para que sea direcionado al
Documento Operador Dependencia.
Guardar documentos en carpeta permanente
escaneado. de documentos respuesta, mientras llega el
Usuario por el Documento.
Documento
Entregar Documento a mensajero. Entregado y
Documentos Direcionado.
Documento
recibidos.
entregado. El operador Dependencia Recibe documento.
Recibir documentos
Direcionar documento a (Operador Correspondencia).
respectiva dependencia.
Documento Documentos
direccionados. Do cumento Re cibido.
direccionado.
Almacena Documento respuesta (fisico)
Direccionar los documentos a en carpeta, en el Archivo de Gestion.
Entregar documento a operador
(Operador Correspondencia).
dependencia (Secretaria).

Documento Documento
entregado. Respuesta
generada.
Entregar las dos copias del Documento
Guardar documento en carpeta Respuesta a (Secretaria o Mensajero).
correspondiente (Fisicamente). FIN

Documento Documentos
guardado. firmados.
Firmar las dos copias del Documento
Acceder al Sistema. respuesta (Director o Docente).
(Operador Dependencia,
Director o Docente).
Documentos
impresos.
Ingreso al sistema.
Imprimir dos copias Documento respuesta.
Buscar documentos
(Operador Dependencia,Director o
Docente).
Respuesta
Documento Generada.
Generar respuesta fisica al documento.
encontrado. (Director o Docente).

Abrir Documento.
(PDF).
Est ado
Cambiar estado del Documento.
c ambiado.
Documento
Documento Leer Documento.
Leido.
Abierto.

112
7.7 Casos de uso del proceso general propuesto

 Caso de uso propuesto del proceso general

Buscar Acceder al
Modificar Estado Documento.
Documento. al Sistema.

Consultar
Documento.
Direccionar Documentos. Consultar
Documento.

Escanear
Documento. Buscar
Documento.
OPERADOR
Digitalizar Datos DEPENDENCIA Acceder al
Documentos al Sistema.
OPERADOR
CORRESPONDENCIA.

Leer o consultar documento.

Recepcionar Documentos. PERSONA
RESPONSABLE
(DIRECTOR O
PROFESOR). Generar respuesta
Acceder al
al Sistema.

Solicitar Respuesta.
Mantener y Soportar.

Consultar Estado
ADMINISTRADOR Supervisar la del Documento.
Aplicacion. USUARIO

Verificar datos (respuesta del

documento).

Detectar las
necesidades.

113
  Caso de uso Actor Administrador Software Gestión Documental

Mantener,Soportar y Supervisar
la aplicación.

ADMINISTRADOR

Detectar las
necesidades.

Descripción de Casos de Uso Actor Administrador

Tabla 30. Caso de Uso Mantener, Soportar y Supervisar (Administrador).

Caso de uso Mantener , Soportar y Supervisar la aplicación

Actores Administrador
Función Se encarga del mantenimiento, soporte y auditoria del software
de gestión documental.(Backups)
Precondiciones Se debe encontrar instalada la aplicación en el equipo.
Excepciones Ninguna

Tabla 31.Caso de Uso Detectar las necesidades (Administrador).

Caso de uso Detectar las necesidades

Actores Administrador
Función Recibe sugerencias y detecta necesidades para el mejoramiento
de la herramienta.
Precondiciones El equipo debe tener instalado el aplicativo.
Excepciones Ninguna

114
 Caso de uso Actor Operador Correspondencia

Acceder al
al Sistema.

«include»
Recepcionar Documentos.
«include»

Ingresar Documentos.
«include»

Direccionar Documentos. «include» Validación de

Operador Correspondencia.
OPERADOR
CORRESPONDENCIA. «include»
Consultar Documentos.
«include»

Eliminar Documentos. «include»

Modificar información digitalizada.

Descripción de Casos de Uso Actor Operador Correspondencia

Tabla 32.Caso de Uso Acceder al sistema (Operador de Correspondencia).

Caso de uso Acceder al sistema.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Ingresar al Software de gestión documental por medio de un
usuario y contraseña.
Precondiciones  Debe pertenecer a la Universidad de San Buenaventura.
 Asignación de privilegios para acceder al sistema.
Flujo principal  Se presenta al Operador de correspondencia el menú
principal.
 Se ingresa el nombre de usuario y la respectiva
contraseña del Operador de correspondencia.
 Se oprime el botón Ingresar
 Se valida el registro del Operador de Correspondencia
mediante el nombre de usuario y su respectiva
contraseña.
 Se Habilitan opciones y carga el Software de Gestión
documental.
Excepciones Si el Usuario y contraseña no son validos no se habilita la
entrada al sistema.

115
Tabla 33.Caso de Uso Recepcionar Documentos (Operador de
Correspondencia)

Caso de uso Recepcionar Documentos.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Recibe los documentos que se radican por el Usuario.
Precondiciones  Debe pertenecer a la Universidad de San Buenaventura.
Flujo principal  El Usuario lleva el documento original y una copia al
centro de recepción central; el operador recibe los dos
documentos y les asigna un sello de recibido.
 El Operador correspondencia hace entrega del documento
sellado al Usuario, quedándose con una de las copias.
Excepciones Una de las excepciones que se pueden presentar es que el
documento no corresponda a la Universidad De San
Buenaventura.

Tabla 34.Caso de Uso Ingresar Documentos (Operador de Correspondencia).

Caso de uso Ingresar Documentos.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Ingresar los documentos que se radican por el Usuario.
Precondiciones  Debe Tener instalado el Software de gestión documental
 Debe existir el medio físico para el escaneo del
documento.
Flujo principal  El Operador Correspondencia toma el documento,
digitaliza la información de algunos parámetros, como son;
de, para, asunto y fecha.
 Se escanea el documento y se almacena en formato PDF.
Excepciones El documento no se puede almacenar en un formato diferente al
PDF.

Tabla 35.Caso de Uso Direccionar Documentos (Operador de

Correspondencia).

Caso de uso Direccionar Documentos.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Direccionar los documentos que se ingresaron al sistema.
Precondiciones Debe Tener conocimiento suficiente sobre el manual de funciones
dentro de la Universidad de San Buenaventura.

116
Flujo principal  El Operador Correspondencia identifica la dependencia a la
cual corresponde el documento.
 El Operador Correspondencia selecciona dentro del
aplicativo la dependencia a la cual será enviado el
documento.
 Carga de documento.
Excepciones  El documento se encuentre en un formato diferente al PDF.
 Error en carga ó inconsistencias en el aplicativo.

Tabla 36.Caso de Uso Consultar Documentos (Operador de

Correspondencia).

Caso de uso Consultar Documentos.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Consulta los documentos que se ingresaron en el sistema.
Precondiciones Ninguna.
Flujo principal  El Operador de Correspondencia selecciona la opción
Consultar.
 Digitar parámetros de consulta; de, para, asunto y fecha.
 Búsqueda de documento.
Excepciones  Los parámetros de consulta deben ser validos.

Tabla 37.Caso de Uso Eliminar Documentos (Operador de Correspondencia).

Caso de uso Eliminar Documentos.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Eliminación de los documentos escaneados e información
digitalizada dentro del sistema.
Precondiciones  La información digitalizada debe corresponder a la
información del documento.
 Que el documento escaneado sea visible.
Flujo principal  El Operador Correspondencia selecciona la opción
Eliminar.
 El Operador Correspondencia identifica el documento a
eliminar.
 Mensaje de aviso para eliminar el documento.
Excepciones Ninguna.

117
Tabla 38.Caso de Uso Modificar Datos digitalizados (Operador
Correspondencia).

Caso de uso Modificar Datos digitalizados.

Actores Operador Correspondencia, Base de Datos.
Función Modificar datos digitalizados.
Precondiciones  La información digitalizada debe corresponder a la
información del documento.
Flujo principal  El Operador Correspondencia selecciona la opción
Modificar.
 El Operador Correspondencia identifica el parámetro a
Modificar.
 Mensaje de aviso de documento modificado.
Excepciones Ninguna

Caso de uso Actor Operador Dependencia

Acceder al
Sistema.

«include»

Buscar
«include» Validación Operador
OPERADOR Documento.
Dependencia.
DEPENDENCIA

Consultar
Documento.

118
Descripción de Casos de Uso Actor Operador Dependencia

Tabla 39.Caso de Uso Acceder al sistema. (Operador Dependencia).

Caso de uso Acceder al sistema.

Actores Operador Dependencia, Base de Datos.
Función Ingresar al Software de gestión documental por medio de un
usuario y contraseña.
Precondiciones  Debe pertenecer a la Universidad de San Buenaventura.
 Asignación de privilegios para acceder al sistema.
Flujo principal  Se presenta al Operador Dependencia la pantalla
principal.
 Se ingresa el nombre de usuario y la respectiva
contraseña del Operador Dependencia.
 Se oprime el botón Ingresar.
 Se valida el registro del Operador Dependencia mediante
el nombre de usuario y su respectiva contraseña.
 Se Habilitan opciones y carga el Software de Gestión
documental.
Excepciones Si no se valido el usuario y contraseña no se habilita la entrada al
sistema.

Tabla 40.Caso de Uso Buscar documento (Operador Dependencia).

Caso de uso Buscar documento.

Actores Operador dependencia, Base de Datos.
Función Búsqueda de documentos mediante los parámetros de
búsqueda.
Precondiciones  El documento sea escaneado y los datos se encuentren
digitalizados.
 Ingreso correcto de parámetros de búsqueda.
Flujo principal  El Operador Dependencia selecciona la opción Buscar.
 El Operador Dependencia identifica el parámetro a
Buscar.
 Listado de documentos de acuerdo al parámetro de
búsqueda.
 Seleccionar documento a buscar.
Excepciones El documento no existe.

119
Tabla 41.Caso de Uso Consultar documento (Operador Dependencia).

Caso de uso Consultar documento.

Actores Operador dependencia, Base de Datos.
Función Consulta de los documentos que se encuentran escaneados y
digitalizados dentro del sistema.
Precondiciones Ninguna.
Flujo principal  El Operador Dependencia selecciona la opción Consultar.
 Carga de parámetros de consulta; de, para, asunto y
fecha.
 Se inicia búsqueda de documento.
Excepciones  Se debe digitar información valida dentro de los
parámetros de Consulta.

Caso de uso Actor Usuario

Consultar Estado
del Documento.

USUARIO
Verificar respuesta del
Documento.

Descripción de Casos de Uso Actor Usuario

Tabla 42.Caso de Uso Consultar estado del documento (Usuario)

Caso de uso Consultar estado del documento.

Actores Usuario(Docente, Estudiante, Persona externa)
Función Consultar estado del documento
Precondiciones Exista un documento dentro del sistema.
Excepciones Ninguna

120
Tabla 43.Caso de Uso Verificar respuesta del documento (Usuario).

Caso de uso Verificar respuesta del documento.

Actores Usuario(Docente, Estudiante, Persona externa)
Función Verificar respuesta del documento
Precondiciones El documento respuesta corresponda a la solicitud que se hizo
anteriormente.
Excepciones La respuesta se realice de forma verbal.

Caso de uso Actor Persona Responsable

Acceder al
al Sistema.

Validación Persona
Responsable.
PERSONA
Leer o consultar documento.
RESPONSABLE
(DIRECTOR O
DOCENTE).

Generar respuesta

Descripción de Casos de Uso Actor Persona Responsable.

Tabla 44.Caso de Uso Acceder al sistema (Persona Responsable).

Caso de uso Acceder al sistema.

Actores Persona Responsable, Base de Datos.
Función Ingresar al Software de gestión documental por medio de un
usuario y contraseña.
Precondiciones  Debe pertenecer a la Universidad de San Buenaventura.
 Asignación de privilegios para acceder al sistema.
Flujo principal  Se presenta a la Persona Responsable la pantalla
principal.
 Se ingresa el nombre de usuario y la respectiva
contraseña de la Persona Responsable.
 Se oprime el botón Ingresar
 Se valida el registro de la Persona Responsable mediante
el nombre de usuario y su respectiva contraseña.
 Se Habilitan opciones y carga el Software de Gestión
documental.
Excepciones Si no es válido el usuario y contraseña no se habilita la entrada al
sistema.

121
Tabla 45.Caso de Uso Leer ó Consultar Documentos (Persona Responsable).

Caso de uso Leer ó Consultar Documentos.

Actores Persona Responsable, Base de Datos.
Función Consulta y lee los documentos que se ingresaron en el sistema.
Precondiciones Ninguna
Flujo principal  La Persona Responsable selecciona la opción Consultar.
 Carga de parámetros de consulta; de, para, asunto y
fecha.
 Se inicia búsqueda de documento.
Excepciones  Que se digite información valida dentro de los parámetros
de Consulta.

Tabla 46.Caso de Uso Generar respuesta (Persona Responsable).

Caso de uso Generar respuesta.

Actores Persona Responsable.
Función Genera respuesta a la petición realizada.
Precondiciones Exista una petición del Usuario.
Excepciones Ninguna

122
7.8 Diagramas de secuencia del sistema de Gestión Documental propuesto

 Recepción de Documentos

: SISTEMA GESTIÓN : BASE DE DATOS GESTIÓN

DOCUMENTAL DOCUMENTAL.
OPERADOR
CORRESPONDENCIA

Abre Aplicativo.

Cargar Aplicativo.

Pedir usuario y Contraseña.

Introducir Usuario y Contraseña. Validar Usuario y Contraseña.

Brindar opciones para

el Operador. Validacion realizada.

Digitalizar informacion del Documento

el Asunto,De,Para,Fecha y Dependencia. Almacenar informacion.

Información almacenada correctamente. Informacion Almacenada.

Indexar Documento.

Direcionar a la Dependencia,
que corresponda el documento.

Selecionar carpeta Subdirectorio

(Nombre de la Serie)

Selecionar carpeta
(Nombre de la Subserie) Almacenar información al sistema.

Confirmar transacción realizada. Información Almacenada.

Cerrar sesión.

123
 Consulta de Documentos

OPERADOR (DEPENDENCIA) : SISTEMA GESTIÓN : BASE DE DATOS GESTIÓN

(CORRESPONDENCIA) Y DOCUMENTAL DOCUMENTAL.
(PERSONA RESPONSABLE).
Abre Aplicativo.

Cargar Aplicativo.

Pedir usuario y Contraseña.

Introducir Usuario y Contraseña. Validar Usuario y Contraseña.

Brindar opcion de
Consulta. Validacion realizada.

Seleccionar opcion
consultar Documentos.

Solicitar parametros de Consulta.

Selecionar alguna de esas Verificar existencia del

opciones para realizar la Busqueda. Documento.

Muestra Documentos. Verificacion realizada.

Selecionar documento a Verificar documento a

Consultar. Consultar.

Mostrar Documento
con su respectiva informacion. Verificacion realizada.

Ver el documento
seleccionado.

Cerrar sesión.

124
  Eliminación de Documentos

: SISTEMA GESTION : BASE DE DATOS GESTION

DOCUMENTAL DOCUMENTAL.
OPERADOR
CORRESPONDENCIA

Abre Aplicativo.

Cargar Aplicativo.

Pedir usuario y Contraseña.

Introducir Usuario y Contraseña. Validar Usuario y Contraseña.

Software ofrece opciones

al Operador. Validación realizada.

Selecionar eliminación de Documentos

o información.

Pedir Asunto, De, Para,

Fecha o Dependencia.

Selecionar alguna de esas Verificar existencia del Documento

opciones para realizar la Busqueda. de acuerdo a los datos ingresados .

Muestra Documentos. Verificacion realizada.

Selecionar documento a Verificar documento a

Eliminar. Eliminar.

Pedir confirmacion para eliminar

el archivo. Verificacion realizada.

Eliminar documento en
Confirmar la eliminación. la Base de datos.

Confirmación que el archivo fue

eliminado en la Base de Datos. Eliminación realizada.

Cerrar sesion.

125
Consultar Documentos

126
8. DISEÑO DE LA BASE DE DATOS PROPUESTA
8.1 Modelo Conceptual de la Base de Datos

ESTADOS UNIDADES_ADMINISTRATIVAS

Id_estado Id_unidades_administrativas
Estados_documento Unidades_administrativas

TIPO_DOCUMENTOS DOCUMENTOS USUARIOS

Id_tipo_documento Id_documento Id_usuario
Tipo_documento Asunto Nom_usuario
Dirigido_a Apell_usuario
Fecha_radica Email_usuario
Fecha_rpta

TIPO_USUARIOS

Id_tipo_usuario
Tipo_usuario

8.2 Modelo Lógico de la Base de Datos

DOC_UNID_ESTADOS
ESTADOS PK Id_estado UNIDADES_ADMINISTRATIVAS
PK Id_estado PK Id_documentos
PK Id_unidades_administrativas PK Id_unidades_administrativas
Estados_documento Unidades_administrativas

DOCUMENTOS USUARIOS
TIPO_DOCUMENTOS
PK Id_documento PK Id_usuario
PK Id_tipo_documento
Asunto Nom_usuario
Tipo_documento Apell_usuario
Dirigido_a
Fecha_radica Email_usuario
Fecha_rta Id_tipo_usuario
Id_tipo_documento
Id_usuario
FLUJO_DOCUMENTOS
PK Id_flujo_documento

Flujo_documento
Tiempo_estimado
TIPO_USUARIOS

PK Id_tipo_usuario

Tipo_usuario

127
 8.3 DICCIONARIO DE DATOS

Tabla 47. Diccionario de datos tabla (Estados)

TABLA: Estados
Descripción:
Son todos los estados que puede tener un documento, como son: pendiente, proceso,
aceptado y entregado.

Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_estado * NO NULO NUMÉRICO 50

Estados _
documento NO NULO ALFANUMÉRICO 20

Descripción de los atributos.

Id _ estado: Número único para cada uno de los estados que presenta el
documento.
Estados _ documento: Nombre del estado en el que se encuentra el documento,
como son: Pendientes, Proceso, Aceptado y Entregado.

Tabla 48. Diccionario de datos tabla (Doc_unid_Estados)

TABLA: Doc_unid_Estados
Descripción:
Estado en el que el documento se encuentra en ese momento, y a que dependencia
pertenece.
Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_estado * NO NULO NUMÉRICO 50

Id_documento * NO NULO NUMÉRICO 10

Id_unidades_administrativas * NO NULO NUMÉRICO 50
Fecha_estado NO NULO FECHA

Descripción de los atributos.

Id_estado: Número del estado en que se encuentra el documento en un
determinado tiempo.

128
 Id_documento: Número que se le asigna a cada documento, es una llave
foranea.
Id_unidades_administrativas: Número que identifica las diferentes dependencias
que se puede encontrar el documento dentro de la universidad de San
Buenaventura, de acuerdo a su flujo.
Fecha_estado: Fecha del estado del documento.

Tabla 49. Diccionario de datos tabla (Documentos)

TABLA: Documentos
Descripción
Todo tipo de documento que entran y salen.
Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud
Id_Documento * NO NULO NUMÉRICO 10

Asunto NO NULO ALFANUMÉRICO 40

Dirigido_a NO NULO ALFANUMÉRICO 50

Fecha_radica NO NULO FECHA
Fecha_rpta NO NULO FECHA
Id_tipo_documento * NO NULO NUMÉRICO 10
Id_usuario * NO NULO NUMÉRICO 15

Descripción de los atributos

Id_Documento: Número que se le asigna a cada documento.
Asunto: Idea principal del documento.
Dirigido_a: persona a quien va dirigido el documento.
Fecha_radica:Fecha en que el usuario hace entrega del documento al operador
Correspondencia.
Id_tipo_documento: Número que se le asigna al tipo del documento.
Id_usuario: Número Único que identifica al usuario que remite el documento.

129
Tabla 50. Diccionario de datos tabla (Usuarios)

TABLA: Usuarios
Descripción:
Usuarios que entregan y reciben los documentos, ya sean docentes o estudiantes.

Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_Usuario * NO NULO NUMÉRICO 15

Nom_Usuario NO NULO ALFANUMÉRICO 100
Apell_Usuario NO NULO ALFANUMÉRICO 100
Email_Usuario NO NULO ALFANUMÉRICO 50
Id_tipo_usuario * NO NULO NUMÉRICO 10

Descripción de los atributos

Id_usuario: Número Único que identifica al usuario
Nom_Usuario: Nombre del Usuario
Apell_Usuario: Apellido del Usuario
Email_Usuario : Correo Electrónico del Usuario corporativo.
Id_tipo_Usuario: Número que identifica que tipo de usuario es.

Tabla 51. Diccionario de datos tabla (Tipo _ documentos)

TABLA: Tipo _ documentos

Descripción
Clases de documentos que llegan al centro de correspondencia.

Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_Tipo_Documen * NO NULO NUMÉRICO 10

to
Tipo_Documento NO NULO ALFANUMÉRICO 20

Descripción de los atributos

Id_Tipo_Documento: Número que se le asigna al Tipo de documento según la
nomenclatura asignada a los diferentes documentos bien sean cartas, actas,
memorandos, etc.
Tipo_Documento: Descripción del tipo de documento.

130
 Tabla 52. Diccionario de datos tabla (Unidades _ administrativas)

TABLA: Unidades _ administrativas

Descripción
Áreas o dependencias que se encuentran dentro de la Universidad de san
Buenaventura.

Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_Unidades_administrativas * NO NULO NUMÉRICO 10

Unidades_administrativas NO NULO ALFANUMÉRICO 20

Descripción de los atributos

Id_Unidades_administrativas: Número o código con el que se identifican las

dependencias.
Unidad_administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa. (Áreas o
dependencias)

Tabla 53. Diccionario de datos tabla (Tipo _ usuarios)

TABLA: Tipo _ usuarios

Descripción
Los tipos de usuarios que se encuentran en la universidad ya sean docentes,
estudiantes.

Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio Longitud

Id_Tipo_usuario * NO NULO NUMÉRICO 10

Tipo_usuario NO NULO ALFANUMÉRICO 20

Descripción de los atributos

Id_Tipo_Usuario: Número que identifica los diferentes tipos de usuarios que

existen
Tipo _ usuario: Nombre de tipos de usuario ya sean docentes, estudiantes o
administrativos.

131
 Tabla 54. Diccionario de datos tabla (Flujo_documentos)

TABLA: Flujo documentos

Tabla parametrica que contiene el flujo u orden de las dependencias, por las que
pasa un documento y los tiempos estimados, esta tabla no se relaciona al modelo.
Longi
Atributos PK FK Opcional Tipo de Dato Dominio
tud
Id_flujo_documento * NO NULO NUMÉRICO 10
Flujo_documento NO NULO ALFANUMÉRICO 10
Tiempo_estimado NO NULO ALFANUMÉRICO 100

Descripción de los atributos

Id_flujo_de_documento: Identificador del flujo de documento.

Flujo_documento: recorrido que sigue el documento por las diferentes
dependencias para llegar a generar respuesta.
Tiempo_estimado: tiempo estimado en el cual un documento llega a su destino.

132
 BIBLIOGRAFÍA

BRUMM, Eugenia. Administración de la documentación en las Normas ISO 9000.

ED Rojas Eberhard Ltda. 524 p.

CONDE VILLA VERDE, Maria luisa, Manual de tratamientos de archivos

administrativos. Madrid, Ministerio de Cultura, 1992. 103 p.

COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de

Archivos. Santa fe de Bogotá: El archivo, 1994. 78p.

DOYLE, Murielle y FRENIERE, Andre. La preparación de manuales de gestión de

documentos para las administraciones públicas. Santa fe de Bogotá: Archivo
general de la Nación, 1995. 58p.

GAITAN, Claudia. Normatividad de la gestión documental en Colombia. ED Gadier

Sistemas profesionales de información Ltda. Bogotá, 2002. 780 p.

GODOY, Julia. Tablas de retención y transferencias documentales. ED Gráficos

Colombia Ltda. Bogotá, 2001. 92 p.

GODOY, Julia. Cartilla de clasificación Documental. ED Gráficos Colombia Ltda.

Bogotá, 2001. 27 p.

HEREDIA, Antonia. Archivística general: teoría y práctica. 6 ED. Sevilla (España):

Diputación Provincial, 1993.512 p.

133
RHOADS, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los
sistemas nacionales de información: estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1989.
48p.

RODRÍGUEZ, Celso. Programa de administración de documentos: Orientaciones

generales. Washington, D.C.: Organización de Estados Americanos, 1994.32p.

VAZQUEZ, Manuel. Manual de selección Documental. 2 ED. Bogotá: Archivo

General de la Nación, 1992.188 p.

http://www.laserfiche.com/es
http:// laserfiche.com/es/Recursos/ManeDigital Consultado 03/Sept./2006 7:00Pm

134
ANEXOS

135
PLANILLA DE CONTROL (ANEXO A)

136
 FORMATOS DE ARCHIVOS DE IMÁGENES COMUNES (ANEXO B)

JPEG (Joint
Photographic
Expert
Nombre y TIFF 6.0 (Tagged GIF 89a (Graphics Flashpix 1.0.2 ImagePac, PNG 1.2 PDF 1.3 (Portable
Group)/JFIF
versión actual Image File Interchange Photo CD (Portable Document Format)
(JPEG File
Format) Format) Network
Interchange
Format) Graphics)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf
(Extensiones)
Bitonal a 1 bit; Bitonal, escala de Escala de grises a Escala de grises a 8 Color a 24 bits 1-48 bits; color Escala de grises a 4
escala de grises o grises o color entre 8 bits; color a 24 bits; color a 24 bits a 8 bits, escala bits; color a 8 bits;
color de paleta de 4 1 y 8 bits bits de grises a 16 soporta hasta 64
Profundidad
u 8 bits; hasta color bits, color a 48 bits para color
(es) de bits de 64 bits bits
Descomprimido sin Sin pérdida: LZW Con pérdida: Descomprimido Con pérdida: Sin pérdida: Descomprimido Sin
pérdida: ITU-T.6, JPEG Formato Deflate, pérdida: ITU-T.6,
LZW, etc. patentado derivado de LZW
Compresión Con pérdida: JPEG
Kodak "sin LZ77
Sin pérdida:
pérdida visual"
Con pérdida: JPEG Con pérdida: JPEG
Estándar de facto JPEG: ISO 10918- Especificación Patentado ISO 15948 Estándar de facto
1/2 disponible para el (anticipado)
público
Estándar / Estándar de facto
patentado JFIF: estándar de
facto[5]
Gestión de RGB, Paleta, Paleta YCbCr PhotoYCC y NIF PhotoYCC Paleta, sRGB, RGB, YCbCr, CMYK
color YCbCr, CMYK, CIE RGB, ICC (opcional) ICC
L*a*b*
Soporte de Conjunto básico de Campo de texto Campo de texto Gran conjunto de A través de Conjunto Conjunto básico de
metadatos rótulos etiquetados libre para libre para rótulos etiquetados bases de datos básico de rótulos etiquetados
comentarios comentarios externas; no rótulos
posee etiquetados
metadatos más rótulos
inherentes definidos por el
usuario.
Comentarios Acepta imágenes y Se puede JPEG progresivo Proporciona múltiples Proporciona 5 ó Puede Preferido para
archivos múltiples reemplazar por ampliamente resoluciones de cada 6 resoluciones reemplazar a imprimir y ver
PNG;Soporte de soportado por los imagen; amplio diferentes de GIF documentos de
entrelazado y navegadores Web soporte de la cada imagen; páginas múltiples;
transparencia a industria, pero futuro incierto uso intensivo por
través de la aplicaciones actuales parte del gobierno
mayoría de los limitadas
navegadores Web

137
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
(ANEXO C)

Fecha de Aprobación
Firma del Jefe de la Unidad

138
 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA Y/O
ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA
ENTIDAD (ANEXO D)

 ¿Qué documentos produce la dependencia?

 ¿Qué se tiene en cuenta para elaborar dichos
documentos? (directrices)
 ¿Qué tipo de soportes documentales utiliza y en
qué casos? (papel, digital).
PRODUCCIÓN DE  ¿Cómo se elaboran los documentos?¿cuál es el
DOCUMENTOS paso a paso? (Formato, copias, firmas, uso papel
reciclado).
 ¿Cómo se reciben y envían los documentos? (Por
correo tradicional, correo electrónico, fax, otro.)
 ¿Cómo se elaboran los documentos internos?
 ¿Qué tipo de documentos recibe de otras
dependencias y por qué razón?
RECEPCIÒN DE  Cómo recibe estos documentos (procedimiento,
DOCUMENTOS verificación, controles)
INTERNOS  ¿Qué se hace cuando el documento no es de su
competencia?
 ¿Si el documento está incompleto que se hace?
 ¿Corresponde a las series documentales?
 ¿Existe algún control para seguimiento y entrega de
los documentos internos?
 ¿Cómo se reciben los documentos? (Por Unidad de
DISTRIBUCIÓN DE Correspondencia, directamente, o por otra
DOCUMENTOS dependencia).
RECIBIDOS  ¿Qué hace cuando el documento no es
competencia de la dependencia?.
 ¿Quién y cómo envía los documentos a otra
entidad?
 ¿La unidad de correspondencia le ha devuelto
DISTRIBUCIÓN DE documentos por alguna razón?
DOCUMENTOS  ¿La dependencia informa a la unidad de
ENVIADOS correspondencia sobre el medio de distribución para
el envío de documentos?
 ¿Cómo sabe la dependencia que el documento fue
enviado?
 ¿Cómo sabe la dependencia que el documento no
llegó a su destino?
 Cuándo en la dependencia se reciben documentos
de otras dependencias y de la unidad de
139
 correspondencia es porque se requiere:
- Dar trámite (Sin respuesta, visto bueno, chequeo)
- Dar respuesta
- Otro, cuál?
 ¿Qué se hace en cada caso?
TRÁMITE DE  ¿Sí la solicitud no es clara que se hace?
DOCUMENTOS  ¿Cuál es el procedimiento que se sigue para proyectar
la respuesta a una solicitud?
 ¿Sí la respuesta es para una dependencia de la
misma institución, que se hace? cuales son los
controles?
 ¿Sí la respuesta está dirigida a una entidad externa a
la propia institución, que se hace y cuales son los
controles?
 ¿Cómo se hace la apertura de carpetas y en que
momento?
 ¿Organiza el archivo de gestión con base en la
Tabla de retención Documental?
 ¿Cómo ubica los documentos dentro de las
carpetas? (orden original)
 ¿Cómo ordena las series documentales?
 ¿Cuáles sistemas de ordenación utiliza?
 ¿Elabora inventarios documentales?, en qué casos?
- Transferencia documental
ORGANIZACIÓN - Al retiro del servidor público
DE ARCHIVO DE - Otro, cual?
GESTIÓN  ¿Realiza transferencias documentales?, en qué
fecha?
 ¿Aplica el procedimiento para hacer la
transferencia?
 ¿Existen series para eliminar en el archivo de
gestión?
 ¿Cómo hace la eliminación?
 ¿Quienes consultan el Archivo de Gestión y por
CONSULTA DE qué?
DOCUMENTOS  ¿Cómo localiza la información en el archivo de
gestión?
 ¿Cómo se expresan las necesidades de la
dependencia en materia de unidades de
CONSERVACIÓN conservación y almacenamiento?
DE DOCUMENTOS  ¿Ha realizado un diagnóstico de sus necesidades?
 ¿Cuenta con espacios suficientes para el
almacenamiento de documentos?
140
  ¿Cuenta con unidades de conservación y
almacenamiento?
 ¿Además de soportes en papel, se utilizan o reciben
otros tipos de formatos o soportes?
 Cómo almacena este tipo de documentos?
 ¿Qué medidas de conservación preventiva conoce y
aplica?
 ¿Conserva información en medios magnéticos y
digitales? Cómo los conserva?
DISPOSICIÓN  ¿Ha aplicado la TRD en lo relacionado con la
FINAL disposición final?
 ¿Cuantos documentos transfiere anualmente?
 ¿Qué documentos produce la dependencia?
 ¿Qué se tiene en cuenta para elaborar dichos
documentos? (directrices)
 ¿Qué tipo de soportes documentales utiliza y en
qué casos? (papel, digital).
PRODUCCIÓN DE  ¿Cómo se elaboran los documentos?¿cuál es el
DOCUMENTOS paso a paso? (Formato, copias, firmas, uso papel
reciclado).
 ¿Cómo se reciben y envían los documentos? (Por
correo tradicional, correo electrónico, fax, otro.)
 ¿Cómo se elaboran los documentos internos?
 ¿Qué tipo de documentos recibe de otras
dependencias y por qué razón?
RECEPCIÒN DE  ¿Cómo recibe estos documentos (procedimiento,
DOCUMENTOS verificación, controles)
INTERNOS  ¿Qué se hace cuando el documento no es de su
competencia?
 Si el documento está incompleto que se hace?
 Corresponde a las series documentales?
 Existe algún control para seguimiento y entrega de
los documentos internos?

141
 ENCUESTA
(ANEXO E)

1) Considera importante, que las organizaciones opten por tener un sistema de

gestión Documental?

Si No

2) Usted cree que por medio del sistema de gestión documental la información
tendrá una mayor organización?
Si No

3) Actualmente cuando usted entrega una solicitud por medio de un documento,

puede consultar el estado en el que se encuentra?

Si No

4) La información que se maneja actualmente, no se encuentra sistematizada,

considera una buena opción que la organización opte por un sistema de gestión
documental?

Si No

5) Con que frecuencia usted solicita o radica información dentro del programa de
ingeniería de sistemas durante el semestre?

1 a 5 Veces 5 a 10 Veces 10 a15 Veces o mas

Ninguna

142
6) Con la pregunta anterior podría usted afirmar que con el sistema de gestión
documental se mejorara la calidad del servicio tanto del personal como para el
estudiantes, docentes, o personas externas?

Si No

7) Le gustaría que existiera un centro de correspondencia donde pueda llevar los

documentos y de ahí mismo pueda recibir las respuestas de las solicitudes de los
documentos?

Si No

8) le gustaría estar al tanto del flujo que realiza el documento, desde la radicación
hasta la generación de la respuesta

Si No

9) Ha tenido inconvenientes con el sistema actual de de la universidad de san

buenaventura.

SI No

10) Conforme a la pregunta anterior podría usted decir que tipo de inconvenientes
se le ha presentado a la hora de la radicación o recepción del documento?

a. lentitud
b. descentralización
c. otros

143
 RESULTADOS
(ANEXO F)

2) Usted cree que por medio del s istema de

1) Considera importante, que las organizaciones opten gestión documental la información tendrá una
por tener un sistema de gestión Documental? mayor organización?

SI NO SI NO
25%
80%

75%
20%

3) Actualmente cuando usted entrega una solicitud por 4) La información que se maneja actualmente,
medio de un documento, puede consultar el estado en el no se encuentra sistematizada, considera una
que se encuentra? buena opción que la organización opte por un
sistema de gestión documental?

SI NO SI NO

30% 10%

80% 90%

6) Con la pregunta anterior podría usted afirmar

5) Con que frecuencia usted solicita o radica información que con el sistema de gestión documental se
dentro del programa de ingeniería de sistemas durante el mejorara la calidad del servicio tanto del personal
semestre? como para el estudiantes, docentes, o personas
externas?

144
 5%
10% SI NO

20%
70%

1-5 veces 5-10 veces

80%
10-15 veces Ninguna

7) Le gustaría que existiera un centro de correspondencia 8) le gustaría estar al tanto del flujo que realiza el
donde pueda llevar los documentos y de ahí mismo documento, desde la radicación hasta la
pueda recibir las respuestas de las solicitudes de los generación de la respuesta
documentos?

SI NO SI NO
15%
40%

60%
85%

10) Conforme a la pregunta anterior podría usted

9) Ha tenido inconvenientes con el sistema actual de de decir que tipo de inconvenientes se le ha
la universidad de san buenaventura. presentado a la hora de la radicación o recepción
del documento?

SI NO lentitud
descentralizado
otros
25%
30%
40%
75%
30%

145
 SOLICITUD APLAZAMIENTO DE SEMESTRE
ENTREGA DE DOCUMENTO AL PROGRAMA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
(ANEXO G)

Bogotá, D.C., Junio 06 de 2007

Universidad de San Buenaventura.

Facultad de Ingeniería.
Programa de Ingeniería de Sistemas.

Reciban un cordial saludo.

La presente tiene como motivo la solicitud de aplazamiento de semestre,

correspondiente al segundo periodo académico del 2007, puesto que no cuento
con los recursos económicos para el pago del semestre.

Agradezco el tiempo y la atención prestada, esperando un pronta y positiva

respuesta.

Cordialmente.

Luisa Natalia Rodríguez .

Código. 20021112358
Estudiante Programa de Ingeniería de Sistemas

146
 SOLICITUD APLAZAMIENTO DE SEMESTRE
(ANEXO H)

Código de la Subserie

Código de la Serie 2.4

Bogotá, D.C., Junio 06 de 2007

Universidad de San Buenaventura. Nombre de la Serie(Tipo de

Facultad de Ingeniería. documento): Cartas y Solicitudes.
Programa de Ingeniería de Sistemas. Nombre de la
Subserie(Documento): Solicitud
de aplazamiento de semestre.
Reciban un cordial saludo.

La presente tiene como motivo la Solicitud de aplazamiento de semestre,

correspondiente al segundo periodo académico del 2007, puesto que no cuento
con los recursos económicos para el pago del semestre.

Agradezco el tiempo y la atención prestada, esperando un pronta y positiva

respuesta.

Cordialmente.

Luisa Natalia Rodríguez.

Código. 20021112358
Estudiante Programa de Ingeniería de Sistemas

147
 CONCLUSIONES

 Realizar un proyecto de Gestión Documental, en cualquier organización o

empresa requiere de organizar y planificar antes de actuar. Es frecuente
encontrar organizaciones que se “involucran” en la implantación de proyectos
de Gestión Documental sin establecer objetivos, considerar las dimensiones,
los tiempos y la cantidad de elementos simultáneos que hay que poner en
juego para obtener el éxito, sobre todo la definición y organización de todos
los procesos y procedimientos que se llevan a cabo.

 El análisis y diseño del sistema de Gestión documental es una propuesta que

traerá beneficios para la institución y las personas que la conforman. Se
pretende que en base a esta propuesta, en un futuro, se pueda implementar
este sistema, y de esta forma, facilitar el acceso a la información, que se
gestiona dentro de la Universidad de San Buenaventura –Sede Bogotá.

 Con el análisis y diseño del sistema de gestión documental, se esperan

mejoras en el sistema, en cuanto a la organización, flujo y control de los
procesos documentales, ya que actualmente no se encuentran totalmente
estructurados.

 El desarrollo de este proyecto brinda una propuesta significativa para la

gestión de documentos de forma sistematizada, de tal manera que más que
una propuesta de análisis y diseño de un sistema de gestión documental para
el Programa de Ingeniería de Sistemas, se trata de crear un diseño que pueda
ser aplicable en su totalidad a la Universidad de San Buenaventura- Sede
Bogotá, brindando posibles opciones de gestión, administración de archivos y
documentos así como mejoras en las operaciones administrativas y técnicas
que están relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control,

148
 Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los
documentos.

 El diseño de un buen sistema requiere un proceso de análisis. Los sistemas

de gestión documental son complejos ya que en ellos intervienen múltiples
factores (tanto organizativos como tecnológicos) y numerosas interrelaciones
entre las personas. Por esta razón, si no se realiza adecuadamente una
investigación a fondo en la detección de las necesidades y los problemas
derivados de los resultados de la gestión documental, y sin una comprensión
real de la actividad de la organización y de las personas es muy difícil llegar a
un buen diseño de un sistema de Gestión Documental.

 El análisis y diseño del sistema de gestión documental sistematizado para el

Programa de Sistemas se propone teniendo en cuenta la normatividad
vigente, así como las orientaciones metodológicas y demás normas aplicables
a la gestión documental.

 Son notables los procesos de mejoramiento que en estos últimos cuatro años
la Universidad de San Buenaventura, Bogotá D.C. ha implementado para
garantizar condiciones de calidad en sus programas, sin embrago es
necesario y cabe destacar que aún no se tiene un sistema de gestión
documental de forma sistematizado que garantice calidad y organización en
los documentos que se gestionan.

 Con la visita de la comisión designada por el Ministerio de Educación

Nacional, el 4 de noviembre de 2005, la U.S.B, preparada y segura de sus
fortalezas, pero también atenta a las observaciones y sugerencias, demostró
poseer las condiciones iniciales para ingresar al sistema de acreditación de
calidad de programas, por esta razón más que una necesidad es una

149
propuesta de mejoramiento, el hecho de sistematizar la gestión de
documentos para el Programa de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de
San Buenaventura, Sede Bogotá.

150
 RECOMENDACIONES

 Se recomienda que la unidad de gestión de calidad de la universidad de san

buenaventura-sede bogota, dentro de sus funciones contemple tareas como:
elaboración de manuales de calidad, manuales de funciones, procesos y
procedimientos, como formatos y registros de documentos, ya que
actualmente no se cumple con ninguno de estos aspectos, y es parte
esencial para la organización. Igualmente es necesario que toda la
documentación que tenga la Universidad De San Buenaventura en cuanto a
flujos de documentos, procesos y procedimientos académicos tengan un
soporte de calidad y mejoramiento, tales como; resoluciones, normatividad
vigente y orientaciones metodológicas.

 La mayor parte de la información sobre los procesos, flujos de documentos

que dispone la Universidad de San Buenaventura no está correctamente
estructructurada, por lo tanto se recomienda una adecuada gestión de la
información, y así poder acceder con mayor facilidad a cualquier consulta
requerida por las diferentes dependencias de la institución, y para esto se
debe aplicar una metodología de modelamiento estándar.

 Es importante que se realice una adecuada organización de los diagramas

de procesos y/o procedimientos que actualmente posee la institución, ya
que estos derivan algunas observaciones, como correcciones en la
utilización de símbolos, información redundante y algunas falencias en el
flujo documental.

151
 Es necesario que la Universidad de San Buenaventura-Sede Bogotá, tenga
un soporte físico y digital de todos los documentos que entran y salen del
Programa de Sistemas y en general de toda la Universidad.

 Se recomienda tener información completa y actualizada de los procesos

internos y externos que se llevan a cabo dentro del Programa de Sistemas.

 Se recomienda que el proceso de recepción y entrega de documentos se

lleve a cabo de forma centralizada en un centro de correspondencia, pues de
este modo se daría una mejor organización tanto a los documentos como a
los tiempos de respuesta y flujo de los mismos.

 A partir del sistema de codificación de documentos se recomienda a partir

del análisis sobre el sistema actual, y en consecuencia al seguimiento
interno del flujo de documentos y archivos que corresponden al Programa de
Ingeniería de Sistemas, así como al análisis de los procesos y
procedimientos para la gestión de documentos.

152