PROCEDIMIENTO N°3

RESTRICCIONES: Se
comprarán preferentemente TITULO: Adquisiciones de
equipos de marca para Equipos, Programas,
mantener el estándar en Suministros, Contratos de
hardware. Seguro y Mantenimiento.

LIMITACIONES: La compra de
equipos y programas; y la
contratación de seguro y DIRIGIDO A: Comisión
mantenimiento deberán ser Informática, Sección de
aprobadas por la Comisión de INFORMÁTICA, Jefes de
Informática. La adquisición de Departamento y Usuarios de
suministros hasta por un monto que computadores.
será aprobado por el Jefe de la
Sección de Informática.

OBJETIVO: Definir las

RESPONSABLE: normas generales para
Comisión Informática controlar las adquisiciones de
y Sección de equipos, programas,
INFORMÁTICA. suministros y contratos de
DESCRIPCIÓN: Este seguro y mantenimiento.
procedimiento se aplica cuando la Sección
de INFORMÁTICA, en conversación con
usuarios y jefes de departamento, establezca
la necesidad de adquirir programas, equipos,
suministros, contratos de seguro y
mantenimiento.
• SECCIÓN DE
INFORMÁTICA

Autorizará o negará la compra de

los equipos, programas o
suministros y la contratación de
seguros y mantenimiento
Establecer la necesidad de comprar remitiendo el respectivo oficio con
equipos, programas y suministros la respuesta, con copia a los
así como de contratos de seguro y departamentos correspondientes
mantenimiento. Para ello y los demás puntos de
este procedimiento se tomarán en
cuenta las normas y políticas
vigentes.

Se encargará de recibir y probar Coordinará la adquisición

los equipos, programas
suministros adquiridos con un acta
de entrega recepción o nota de
entrega. Los equipos y programas
deben adquirirse siempre con
manuales y los discos respectivos.
y mediante contratos o facturas
(contemplando garantías y plazos
de entrega) con el departamento
financiero y el proveedor
seleccionado.

RESTRICCIONES:
Se repararán
PROCEDIMIENTO N°4
únicamente en servicios
técnicos autorizados.
LIMITACIONES: Se
TITULO: Reporte
procurará reparar siempre
y reparación de daños en
todo equipo dañado este o
los equipos.
no en garantía.
DIRIGIDO A: Comisión RESPONSABLE:
Informática, Sección de
Comisión Informática y
INFORMÁTICA, Jefes de
Sección de
Departamento y Usuarios
INFORMÁTICA.
de computadores.
DESCRIPCIÓN:Este
OBJETIVO: Definir procedimiento se aplica
las normas generales para cuando en conversación
reportar y reparar los con usuarios y jefes de
daños a los equipos. departamento, establezca
daños en los equipos.
Establecer los daños en
equipos. Estos daños se
comunicarán mediante un
oficio a la comisión
informática adjuntándose
un detalle del daño.
La comisión informática
autorizará la reparación de
los equipos y enviará un
oficio con la respuesta.
Coordinará la reparación
(contemplando garantías y
plazos de entrega) con el
departamento financiero y
el proveedor de los
equipos.
Se verificará si los equipos
La Sección de
están todavía en garantía,
INFORMÁTICA se
en cuyo caso no se
encargará de recibir y
procederá ningún pago por
probar los equipos.
la reparación
 DIRIGIDO A:Comisión OBJETIVO: Definir DESCRIPCIÓN:Se aplica
Informática, Sección de las normas generales cuando en coordinación
TITULO: Reubicación con usuarios y jefes de
INFORMÁTICA, Jefes de para trasladar de una departamento, establezca la
de los equipos.
Departamento y Usuarios localidad a otra los necesidad de trasladar los
de computadores. equipos. equipos a otra localidad.

LIMITACIONES: Los
RESTRICCIONES: Se
equipos los trasladará el RESPONSABLE:
trasladará únicamente
encargado con un oficio Comisión Informática y
DESARROLLO: dentro de las
con la autorización por Sección de
instalaciones de la
parte de la Comisión INFORMÁTICA.
empresa.
Informática.

Se comunicará con un La comisión informática Si la respuesta es afirmativa,

oficio a la comisión autorizará el traslado de los se coordinará y trasladará los La documentación
informática adjuntándose equipos y enviará un oficio equipos a la nueva localidad deberá archivar la
un detalle de la acción y los con la respuesta, a bodega revisando siempre con Sección de
requerimientos para y a los demás anticipación si las INFORMÁTICA y
seguridad de los equipos e departamentos instalaciones eléctricas y las Bodega.
instalaciones eléctricas. correspondientes. seguridades son las adecuadas.
PROCEDIMIENTO N°6

TITULO: Inventario de equipos, programas, aplicaciones y suministros.

DIRIGIDO A: Comisión Informática, Sección de INFORMÁTICA, Jefes de Departamento y Usuarios de computadores.

OBJETIVO: Definir las normas generales para el buen manejo de equipos, programas, aplicaciones y suministros.

DESCRIPCIÓN: Este procedimiento se aplicará en la Sección de INFORMÁTICA para mantener siempre

inventarios actualizados y un buen control sobre equipos, programas, aplicaciones y suministros.

RESPONSABLE: Comisión Informática y Sección de INFORMÁTICA.

LIMITACIONES: Se procurará siempre mantener un inventario actualizado de todo

Mantener un control de la ubicación de los equipos mediante un inventario actualizado, el cual deberá contener los números de serie de los equipos.
Se comunicará cada trimestre la situación de este inventario. Cualquier pérdida se deberá reportar inmediatamente.

Mantener un control en una biblioteca con llave de los manuales de los computadores, programas y aplicaciones además de todos los discos y cintas
que contengan programas, aplicaciones o datos. Se comunicarán cada trimestre la situación de este inventario. Cualquier pérdida se deberá reportar
inmediatamente

Se llevará un control sobre el uso de suministros los cuales se entregarán mediante oficio de los jefes de departamento y con firma de quien los retira.
Se deberá mantener siempre un Kardex actualizado de los mismos. Un informe con los saldos del inventario deberá entregarse tanto a la Comisión
Informática como al departamento financiero cada trimestre.
ESTÁNDARES Y NORMAS DE CODIFICACIÓN

Los usuarios al
escribir los
nombres de sus La Es
Los
trabajos (8 responsabilida responsabilida
procedimientos
caracteres) d por el d de la
descritos en el
deberán usar el manejo de cada Comisión de
punto 2.9 Los equipos
siguiente Los usuarios de los equipo recae Informática y
deberán deberán
esquema: equipos sobre el de la Sección
observarse y siempre estar
• Posición 1.- computarizados usuario a cargo de
respetarse amparados por
Inicial del SEGURIDADES deberán observar las del mismo, el INFORMÁTIC
siempre ya que una póliza de
nombre del GENERALES normas de seguridad cual deberá A establecer
contienen las seguros y un
usuario descritas a lo largo tomar todas las todas las
normas de contrato de
Posición 2.- de este manual en medidas del medidas de
seguridad mantenimiento
Inicial del todas sus labores. caso para control
específicas .
apellido del garantizar el necesarias para
para cada
usuario cuidado y buen garantizar la
situación en
Posición 3.- uso de los seguridad de
particular.
Inicial del equipos. los equipos.
departamento
o sección
Posiciones 4
a 8....
 Prohibido a los usuarios
llevarse programas,
manuales y suministros
Sujetarse a las normas y
para uso personal o de
disposiciones emitidas Constituyen normas de
terceros. Además se
OBLIGACIONES Y por la Comisión de trabajo y deberán ser
prohíbe el uso de los
PROHIBICIONES DE Informática y la Sección observadas siempre que
recursos
USUARIOS de INFORMÁTICA se manejen equipos
computacionales para
además de todas las computarizados.
desarrollar tareas
normas detalladas.
personales que no
tienen que ver con la
actividad de la empresa
 Todas las
observaciones de
Control Interno que
Deben ser emitidas realice el auditor, ya
por lo menos una vez sean éstas de
al año, sin embargo el naturaleza contable u
Contener información socio o responsable operativa, deberán ser
que ayude a la del compromiso de discutidas con el
administración a Auditoría, podrá personal a niveles
Evaluar el sistema de tomar acciones o tomar la decisión de
control con apropiados a efectos
decisiones emitir esta carta con de confirmar el
anterioridad al correctivas, es por eso mayor frecuencia.
CARTAS A LA examen de los contenido de la carta.
que la carta de
GERENCIA Sistemas de recomendaciones,
Información Basados debe ser emitida y
en Computadora dirigida a personas
que ocupen una
posición tal que les
permita tomar
acciones correctivas
inmediatas de
preferencia a la
Gerencia General
 Cada observación deberá
contener una breve
Deberá tenerse muy
TÉCNICAS DE Cada observación debe ser explicación de la
presente la regla Costo-
PREPARACIÓN titulada deficiencia, los riesgos
Beneficio
inherentes y la corrección
sugerida.

Los puntos a ser incluidos

Incluir adjunto a las
no deben limitarse a
recomendaciones de ser
aspectos netamente del Cuando son extensas las Incluir los puntos
posible, cuadros
entorno informático. cartas, incluir un índice de relevantes primero y los
explicativos, gráficos o
Deberán incluir aspectos contenido. menos relevantes al último.
cuantificar el efecto de las
operativos, contables,
recomendaciones.
impositivos y laborales.

Puntos de años anteriores

insistir nuevamente En la recomendación
dependiendo de su deberán usarse frases como Debe ser enviada con
importancia, en estos casos “Sugerimos, creemos anterioridad a la fecha de Debe ser discutida antes de
expresiones como: conveniente, emisión de Estados ser emitida formalmente.
“Reiteramos nuestra recomendamos” Nunca se Financieros.
recomendación de años debe imponer.
anteriores” serían apropiadas.
 ARCHIVO DE
SISTEMA DE
ANÁLISIS
PRODUCCIÓN
ÍNDICE

SISTEMA DE SISTEMA DE
NOMINA CONTABILIDAD

SISTEMA DE SISTEMA DE
INVENTARIOS ACTIVOS

SISTEMA DE SISTEMA DE
CARTERA CAJA

SISTEMA DE
FACTURACIÓN
 CLIENTE Escritura de constitución y estatutos ACTIVIDADES COMERCIALES O
• INDICE • Accionistas INDUSTRIALES
• ARCHIVO PERMANENTE • Directores • Productos que fabrica o comercializa.
• HISTORIA DE LA COMPAÑÍA • Actas de juntas de accionistas • Condiciones de ventas
• Actas de juntas de directores • Materias primas (o mercaderías para
reventa) principales
• Proveedores principales

ORGANIZACIÓN CONTABLE HISTORIA FINANCIERA

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS
• Principales departamentos o subdivisiones. CONTABLES • Resumen por años del balance
• Lista de las firmas o iniciales usadas por las • Resumen por años del estado de ganancias y
personas responsables de autorizar documentos y •Ingresos y desembolsos de caja
•Ventas y cuentas por cobrar pérdidas
firmar cheques
• Resumen por años del estado de utilidades o
• Libros y registros •Inventarios pérdidas acumuladas
• Informes preparados periódicamente por la •Activo fijo • Comparaciones financieras
compañía •Compras y cuentas por pagar • Resumen del movimiento anual de reservas de
• Plan de cuentas •Planillas capital
• Instrucciones para la utilización del plan de • Resumen del movimiento anual de activo fijo
cuentas •Sistema de costos

SITUACIÓN FISCAL
SÍNTESIS O COPIAS DE
• Impuestos CONTRATOS Y ESCRITURAS
• Exenciones tributarias de que goza la compañía
• Copias o síntesis de las disposiciones tributarias. • Propiedades
• Conciliaciones entre la utilidad contable y la • Aumentos de capital
utilidad • Royalties
• Conciliaciones entre la utilidad declarada y
utilidad revisada por las autoridades tributarias -
• Trabajo
por años
• Situación de los años aún no revisados por las
autoridades tributarias