IEŞIRI
INTRĂRI
PROCES
Obiective
Oameni Rezultate
Resurse comune
Productivitate
Resurse
¾ Umane
¾ Financiare Servicii de Starea de
¾ De timp sănătate sănătate
Populaţia Organizare
Funcţiile manageriale
planificare
Nivel
strategic control
0 100%
piramida ierarhiei manageriale ansamblul acţiunilor manageriale
(După D. Constantinescu şi colab. Bazele managementului, Ed. Printech, Bucureşti, 1999, pag. 12)
219
Funcţiile manageriale reprezintă ceea ce fac managerii pentru atingerea
obiectivelor organizaţiei lor, utilizând oameni şi alte resurse. Ele sunt activităţile
de bază ale managerilor.
Atribuţiile managerului pot fi clasificate în 5 categorii:
¾ PLANIFICARE
¾ ORGANIZARE
¾ FUNCŢIA DE PERSONAL
¾ CONDUCERE
¾ CONTROL.
Planificare Organizare
Personal
Control
Conducere
1. Planificarea
220
Scopul planificării este definirea viitorului organizaţiei, adică, cunoaşterea
finalităţilor atât la nivel organizaţional cât şi al componentelor organizaţiei,
precum şi adaptarea organizaţiei la schimbările mediului extern.
Necesitatea planificării este justificată de frecvenţa şi impactul schimbărilor
mediului extern, creşterea complexităţii organizaţiilor de sănătate, creşterea
intervalului dintre momentul adoptării deciziilor şi momentul obţinerii
rezultatelor, precum şi de condiţiile necesare dezvoltării procesului de
coordonare (relaţia între funcţiile managementului).
La nivele manageriale mai înalte, accentul se pune pe determinarea
misiunii organizaţiei precum şi a scopurilor şi obiectivelor adecvate, în timp ce
la nivele mai joase lucrul important este determinarea modului de a realiza
aceste aspecte.
Această funcţie permite selectarea misiunilor, a obiectivelor şi a acţiunilor
necesare pentru realizarea lor. Activitatea de planificare presupune luare de
decizii prin selectarea celei mai bune alternative. Este, deci, o alegere care
orientează managerul în utilizarea resurselor.
MISIUNE
Manager nivel SCOP CONCEPTE
mediu OBIECTIVE
PLANURI DEFALCATE
Manager nivel
superior
222
Funcţiile
managementului
Ce
structură de
organizare?
ORGANIZARE
Ce oameni
sunt
necesari?
PLANIFICARE
Obiective şi
strategii
Cum pot fi
antrenaţi la CONDUCERE
activitate?
Cum se
verifică
realizarea CONTROL
obiectivelor?
După Constantinescu D. şi colab. Bazele managementului, Ed. Printech, Bucureşti, 1999, pag. 23
223
Procesul planificării necesită cunoştinţe despre datele de „intrare” (input) în
sistem, adică informaţii privind potenţialul organizaţiei şi mediul extern
organizaţional; procesul managerial, adică adoptarea deciziilor pentru
elementele planului (obiective, strategii, implementare), precum şi datele de
„ieşire” (output) din sistem: rezultate finalităţi obţinute; desfăşurarea procesului:
iterativ, adică, realizarea etapelor planificării în mod succesiv (săgeţile „a”) şi
reluarea etapelor anterioare în situaţia în care nu se găsesc soluţii acceptabile
(săgeţile „b”) pentru stabilirea unuia dintre elementele planului şi integrat,
adică examinarea sistematică a tuturor elementelor interdependente ce rezultă
din declararea explicită a obiectivelor organizaţiei de sănătate pentru un interval
de timp.
¾ Potenţialul organizaţiei
¾ Bugete
¾ Prognoze privind mediul
a
OBIECTIVE ACŢIUNI RESURSE IMPLEMENTARE
Rezultate
După Constantinescu D. şi colab., Bazele managementului, Ed. Printech, Bucureşti, 1999, pag. 24
224
Schema procesului planificării integrate
OBIECTIVE
Strategii
alternative
Ce trebuie
făcut?
STRATEGIA
ALEASĂ
Ce s-ar Ce se
putea face? poate face?
PROGNOZE ANALIZA
asupra mediului POTENŢIALULUI INTERN
extern: pentru inovare financiar,
- riscuri; productiv, uman
- oportunităţi
După Constantinescu D. şi colab., Bazele managementului, Ed. Printech, Bucureşti, 1999, pag. 25
225
Din aceste obiective globale se extrag obiective specifice la nivelul ariilor
funcţionale ale organizaţiei, care apoi vor fi concretizate până la nivelul
compartimentelor.
Acestea decurg din strategia adoptată pentru realizarea obiectivului
corespunzător nivelului superior. Pentru derivare se pot folosi metode analitice
sau se ţine cont de obiectivele unui anumit nivel (specifice, departamentale,
compartimentale).
1. Prioritatea:
- dacă planificarea este funcţia primordială a managementului, atunci
obiectivele sunt primordiale pentru dezvoltarea procesului de planificare;
- prioritatea obiectivelor reflectă şi importanţa relativă a scopurilor stabilite
pentru un interval de timp, iar evaluarea şi ordonarea sunt necesare pentru
alocarea raţională a resurselor.
2. Trebuie exprimate în termeni cantitativi pentru a fi verificabile şi pentru o
alocare corespunzătoare a resurselor. Dacă obiectivele nu se pot exprima în
termeni cantitativi, este necesară formularea unor „criterii de succes” (exprimări
în termeni cantitativi, ale consecinţelor ce vor rezulta dacă obiectivele au fost
realizate).
3. Trebuie să fie mobilizatoare şi realiste pentru ca nivelul rezultatelor
stabilite să constituie o provocare pentru personalul organizaţiei dar şi să poată fi
realizate.
4. Trebuie să fie corelate şi sincronizate reprezentând un ansamblu de
scopuri compatibile prin care se urmăreşte atingerea obiectivelor globale,
implicit realizarea misiunii, aceste scopuri necesitând ordonarea în timp a
realizării lor.
2. Organizarea
3. Personalul
227
Postul reprezintă un ansamblu de sarcini de muncă ce vor fi realizate de o
persoană sau un grup de persoane şi este cea mai simplă subdiviziune
organizatorică.
4. Conducerea (Îndrumarea)
228
conducător. Delegarea uşurează munca conducătorului şi poate creşte
randamentul muncii de conducere şi eficacitatea responsabilităţii.
Formele delegării de autoritate
1. Delegarea simplă - se practică în unităţile mici şi se referă la sarcini
curente.
2. Autorizarea - înseamnă mandat limitat pentru rezolvarea unei sarcini
precise.
3. Împuternicire - dă mai multă libertate de acţiune.
4. Trecerea temporară a puterii unei alte persoane pe perioada concediului
de odihnă, de boală, de studii. Este singura formă care deleagă şi
responsabilitatea.
Principii
1. Responsabilitatea NU poate fi delegată. Excepţie: perioada de trecere
temporară a puterii unei alte persoane.
2. Responsabilitatea este proporţională cu autoritatea delegată.
3. Responsabilitatea se exercită faţă de un singur şef: şeful direct.
Excepţie: urgenţele vital.
Cui se deleagă autoritatea?
Subalternilor direcţi, competenţi, care au timp pentru executarea sarcinii
delegate.
Scopul delegării este: dobândirea de experienţă; creşterea nivelului
profesional; afirmare; demonstrarea incapacităţii şi a comodităţii subalternilor.
Reguli în delegarea de autoritate
1. Când se deleagă autoritate trebuie să se stabilească precis obiectivele şi
să se formuleze clar sarcinile.
2. Trebuie motivată clar delegarea şi verificată înţelegerea rostului
delegării.
3. Când se deleagă autoritate trebuie să existe un acord în privinţa
resurselor umane, financiare, de timp.
4. Trebuie formulate precis responsabilităţile.
5. Trebuie asigurată libertatea de acţiune pentru cel căruia i se deleagă
autoritate.
6. Cel care deleagă autoritate trebuie să-şi asigure posibilitatea de control şi
un sistem eficient de informare ( feed-back) pentru că responsabilitatea
rămâne a celui care a delegat autoritatea.
Autorităţi ce pot fi delegate:
1. sarcini de rutină;
2. sarcini ce pot fi realizate la fel de bine, sau mai bine, de alte persoane;
3. sarcini ce necesită o competenţă specială;
4. sarcini care au ca scop creşterea nivelului profesional al cadrelor.
229
Autorităţi care nu se deleagă:
1. sarcinile dificile;
2. evaluarea subordonaţilor;
3. propunerile de avansare şi recompensare a subalternilor;
4. autorităţi care ţin de prestigiul şi poziţia şefului.
Dificultăţi în delegarea de autoritate:
♦ aparţin conducătorului: supra-aprecierea personală, incompetenţa
profesională (teama de a nu putea răspunde la întrebările subordonaţilor;
incapacitatea de a definii clar obiectivele);
♦ aparţin subordonaţilor: nepricepere, lipsă de încredere în forţele proprii,
supraîncărcare cu alte sarcini, pasivitate şi dezinteres.
230
În activitatea de conducere un rol important îl au oamenii, iar realizarea
acestei funcţii presupune dezvoltarea unor relaţii interpersonale, favorabile
realizării misiunilor instituţiei.
În funcţie de gradul utilizării autorităţii de către manager apar mai multe
stiluri de conducere.
Pentru a putea conduce e nevoie de un post de conducere;
Pentru a putea conduce eficient şi eficace e nevoie de stil managerial;
Pentru a optimiza stilul de gestiune e nevoie de gândire;
Pentru a putea gândi e nevoie de minte ascuţită;
Pentru a ascuţi mintea e nevoie de cunoştinţe;
Pentru a acumula cunoştinţe e nevoie de informaţie;
Pentru a obţine informaţia e nevoie de canale de recepţie deschise;
Pentru a deschide canalele de recepţie e nevoie de comunicare;
Pentru a comunica eficient e nevoie de un limbaj standardizat;
Pentru a realiza un limbaj standardizat e nevoie de consens;
Pentru a ajunge la o înţelegere unanimă e nevoie de o echipă;
Pentru a reuşi formarea unei echipe e nevoie să fii un bun manager;
Pentru a fi un bun manager e nevoie de un stil de conducere adecvat;
Pentru a optimiza stilul managerial e nevoie de a fi omul cu stilul potrivit
plasat la locul potrivit.
AUPHA
Distribuţia adaptabilităţii individuale
Majoritatea Majoritatea
devreme târzie
34% 34%
Cei ce
Inovatori adoptă
2,5% devreme
13,5% Codaşii
13,5%
231
STILUL DE CONDUCERE
Timp
Încurajare Antrenare
S3 S2
Relaţii
S4 S1
Delegare Instruire şi
supervizare
Sarcina
R4 R3 R2 R1
Dorinţa adepţilor
R1 S1
R2 S2
R3 S3
R4 S4
232
Stilul autocratic este caracterizat prin antrenarea prin comandă,
conformarea subordonaţilor şi stimulare prin recompense sau ameninţarea cu
sancţiuni.
Schematic, acest stil poate fi reprezentat astfel:
manager
Riscuri şi limite
Informare Disfuncţionalitate
redusă
Rigiditate
Pierderea
Lipsa reacţiei performanţei
233
Stilul participativ presupune consultarea subordonaţilor privind acţiunile
viitoare şi antrenarea subordonaţilor la adoptarea deciziilor.
Schematic, acest stil se poate reprezenta astfel:
manager
Valori dominante
GRUP
proiect comun (echipa) INDIVID
autonomie
Implicare
Exprimare
Răspundere
Politici Consens Rezultate
Obiective Spirit de eficienţă
Strategii echipă
Negociere
Delegare
STRUCTURI
METODE
234
Stilul liber (laisser faire) este caracterizat printr-un grad ridicat de
autonomie acordată subordonaţilor, inclusiv pentru acţiuni în afara grupului.
manager
Echilibru
5. Controlul
237
atribuirea precisă a sarcinilor de muncă precum şi delegarea autorităţii şi
asumarea răspunderii.
Indiferent de aria funcţională şi de domeniul de activitate al organizaţiei,
funcţia de control presupune aceleaşi categorii de acţiuni şi decizii.
În funcţie de timpul la care se efectuează controlul faţă de perioada
desfăşurării proceselor dintr-un sistem, există trei tipuri de procese de control
managerial:
Comparare
Rezultate Evaluare cu Identificare
actuale rezultate standardele abateri
Programe
Rezultate Implementare acţiuni Analiza
corecţii corective cauzelor
Informaţii privind
definirea: intrări,
proces, condiţii
238
2. Proces de control în timp real – dezvoltarea acestuia necesită existenţa
sistemului informatic pentru management care să asigure informaţii,
evaluări şi corecţii prompte.
3. Proces de control proactiv (cu acţiune feedforward) – se verifică definirea
intrărilor şi proceselor, asigurarea condiţiilor de desfăşurare a proceselor,
identificându-se astfel cauze ce ar putea provoca abateri şi, pe baza lor, se
pot lua decizii de acţiuni preventive.
Aptitudini manageriale
Aptitudinile manageriale esenţiale pe care un manager trebuie să le aibă
pentru a-şi exercita eficient activitatea, pot fi grupate în trei categorii (după
Robert Katz):
1. tehnice; 2. umane; 3. conceptuale.
Katz sugerează că proporţia timpului afectat de manager fiecărei
aptitudini depinde de nivelul lui în organizaţie.
De exemplu, un manager de nivel de intrare va afecta mai mult timp
aptitudinilor tehnice decât celor conceptuale, comparativ cu un manager de nivel
superior şi invers, dar la orice nivel managerii alocă aproximativ aceeaşi unitate
de timp pentru aptitudinile umane.
240
Aptitudinile umane presupun respectarea câtorva reguli:
- a conduce fără a jigni;
- a nu fi de acord, fără a fi dezagreabil;
- a conduce o întrunire sau a facilita o discuţie;
- a media un conflict; etc.
La toate nivelele, managerii alocă o bună parte din timpul lor aptitudinilor
umane, fără modificări majore odată cu avansarea la nivel ierarhic superior.
241
Manager de nivel Aptitudini
superior conceptuale
Aptitudini
Manager de nivel umane
mediu
Manager de la Aptitudini
intrarea în sistem tehnice
Rolurile manageriale
După Henry Mintzberg, rolurile manageriale au o serie de caracteristici
care depăşesc funcţiile manageriale. Un manager are un anumit statut care îi
conferă o autoritate şi o responsabilitate nu numai în cadrul organizaţiei, ci şi în
afara ei, ce nu se încadrează total în funcţiile manageriale.
Totalitatea acestor comportamente sau activităţi realizează rolurile
manageriale. Există trei mari categorii de roluri: interpersonale; informaţionale;
decizionale.
1. Roluri interpersonale – fac parte din autoritatea formală a managerului.
♦ rolul de reprezentare – se referă la îndeplinirea sarcinilor sociale şi
ceremoniale (managerul este cel care are obligaţia, în calitate de
reprezentant al organizaţiei, să participe la o serie de evenimente ca:
întâmpinarea oaspeţilor; pensionări).
Ele ocupă o bună parte din timpul managerilor.
♦ rolul de lieder - liderii, prin autoritatea formală cu care sunt investiţi,
răspund de conducerea muncii depuse de compartimentul lor. În această
calitate de lider-manager, el stabileşte o direcţie şi un mediu de muncă
menite să încurajeze subordonaţii pentru a lucra la nivel optim.
♦ rolul de legătură - managerii au obligaţia de a stabili contacte
permanente la nivel de egalitate, cu alţi manageri, din afara
departamentului de lucru şi din alte organizaţii, realizând, astfel, “lucrul
în reţea”.
242
2. Roluri informaţionale: managerul trebuie să fie sursa de informaţii
pentru departamentul său de lucru.
Informaţiile pot proveni din propria zonă de influenţă a managerului, sau
din afara acesteia. Datorită rolurilor de receptor (monitor), diseminator şi
purtător de cuvânt, managerul poate să transmită informaţia subordonaţilor, fie
nemodificată, fie modificată parţial, fie să nu o transmită deloc.
♦ rolul de monitor (receptor): managerul poate primi informaţii despre
funcţionarea unei instituţii sau poate căuta informaţii legate de munca pe
care o desfăşoară.
Sursa informaţiilor: cărţi, reviste, mass-media, rapoarte, întâlniri,
conferinţe, conversaţii informale, etc. Managerul sortează toate aceste date şi
alege informaţia cea mai utilă şi pertinentă.
Sursele formale şi informale utilizate de manager au drept scop
informarea lui riguroasă, documentată care să-i permită luarea deciziilor
avantajoase înaintea altor manageri care nu au acces la aceste informaţii.
♦ rolul de diseminator: alege informaţiile pe care le împărtăşeşte altora.
Această funcţie cuprinde şi transferul de informaţie către subalterni care,
altfel, nu ar avea acces la aceasta sau nu ar sesiza la timp importanţa
informaţiei.
♦ rolul de purtător de cuvânt: managerul este delegat să vorbească în
numele departamentului sau organizaţiei, putând informa sau influenţa
persoanele din organizaţie sau din afara ei.
Rolul managerilor
INTERPERSONAL
¾ Lider;
¾ Asigură legături în afara ariei
subordonate;
¾ Reprezintă grupul/organizaţia.
DECIZIONAL
INFORMAŢIONAL
¾ Adaptarea organizaţiei la ¾ Asigurarea informaţiilor
mediu; necesare activităţilor;
¾ Asigurarea şi alocarea ¾Diseminarea informaţiilor.
resurselor;
¾ Adoptarea acţiunilor corective.
247
Exemplu:
în situaţie limită leaderii se pot comporta în două moduri:
a) blamează şi caută un "ţap ispăşitor";
b) gândesc cum să evite în viitor situaţiile similare.
Gândirea sistemică
SISTEMUL SIMPLU
249
În analiza sistemului monitorizarea rezultatelor aduce informaţii care
permit măsurarea performanţei (compararea rezultatelor obţinute cu cele
scontate).
Monitorizarea oferă un feed back ce permite corecţia procesului, mecanism
ce stă la baza ciclului de îmbunătăţire continuă a calităţii.
Fiecare sistem este parte componentă a unei ierarhii formate prin
interconexiuni între subsisteme, sisteme, supersisteme.
De exemplu spitalul este un sistem ce are ca părţi componente diverse
departamente (Radiologie, laborator, chirurgie) şi este parte componentă a
sistemului de îngrijiri de sănătate, care este parte componentă a sistemului de
servicii sociale comunitare.
Activitatea dintr-un sistem are impact asupra activităţii celorlalte sisteme.
Concluzii:
♦ cel mai important aspect al liedership-ului este realizarea culturii
organizaţionale care să încurajeze productivitatea angajaţilor. Liederul
recunoaşte straturile multiple ale aspectelor observabile, valorile şi
presupunerile fundamentale ale organizaţiei;
♦ este conştient de propriul său comportament şi de modul în care acesta
influenţează cultura organizaţională;
♦ se preocupă de modul în care organizaţia angajează şi recompensează
performanţa, ce trebuie să fie în concordanţă cu scopurile şi obiectivele
organizaţiei;
♦ gândirea sistemică îl ajută să înţeleagă şi să organizeze şi gestioneze
structura organizaţiilor de îngrijire a sănătăţii, relaţiile dintre părţi,
relaţiile sale cu sistemul de sănătate, ca întreg.
250