Partiendo del planteamiento con que se diseña esta guía (NORMA GTC-185
ICONTEC), cabe anotar que representa recomendaciones para elaborar
diferentes tipos de documentos en las organizaciones ya que tienen en cuentan
los aspectos generales de comunicación y presenta un orden para las partes de
cada documento con base en el estilo y la presentación. Esta guía está dirigida a
empresarios, directivos, instructores, asistes administrativos y secretarios y todas
personas aquellas personas que estén involucradas con el documento.
Cartas
Memorandos
Circulares
Actas
Informes
Certificados y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos
Ejemplos:
1. CARTAS
PARTES DE LA CARTA
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título académico
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Anexos
Copias
Identificación del transcriptor
Páginas subsiguientes
2. CIRCULARES
Clases de circulares:
CIRCULARES PARTES:
Encabezado
Código
Lugar de origen y fecha de elaboración
Encabezamiento y destinatarios
Asunto
Saludo
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales
Identificación de páginas subsiguientes
3. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
(Anexo F y G respectivamente)
Ejemplo:
MARGENES
Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.
ESTILOS
Bloque
Bloque extremo
PARTES:
Número
Fecha
Cargo
Identificación
Texto
Firmante
Transcriptor
Paginas subsiguientes.
4. ACTA (Anexo E)
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar
si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente.
CLASES DE ACTAS:
Actas de comités.
Actas del concejo municipal.
Actas de consejos.
Actas de junta directiva.
Actas de asambleas.
Actas de reuniones administrativas.
Actas de levantamientos de cadáveres.
Actas de baja de inventarios.
Actas de eliminación de documentos.
Actas de sociedades.
Actas de entrega.
PARTES:
Título
Denominación del documento y número
Encabezamiento
Lugar de origen y fecha de la reunión
Hora
Lugar
Asistentes
Representaciones
Invitados
Ausentes
Orden del día
Desarrollo
Compromisos
Convocatoria
Firmas, nombres y cargos
Líneas especiales
Páginas subsiguientes