C A P Í T U L O 8

Impresión de documentos
creados en distintos formatos
de papel, y soportes como
sobres y etiquetas

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Guión-resumen
1. Impresión (opciones al imprimir)
1.1. Imprimir un documento a doble cara
1.2. Imprimir en formato libro
1.3. Imprimir en un archivo
2. Configuración de la impresora
2.1. Instalación de una impresora
2.2. Propiedades de la impresora
2.3. Cancelar/pausar trabajos de impresión
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2 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

1. Impresión (opciones al imprimir)
Para imprimir un documento es preciso tener la impresora por la que se va a obtener
la copia impresa conectada, configurada y en situación correcta (con papel, con tinta, etc.).
Generalmente, antes de imprimir un documento se suele recuperar éste en pantalla
para revisarlo y darle los últimos retoques, y se suele también visualizar en la Vista Preli-
minar para comprobar que no hay problemas en el documento (por ejemplo, páginas en
blanco indeseadas, que el encabezado o pie no salgan, etc.).
Se puede imprimir un documento de forma rápida, sin cambiar ninguna opción de
impresión, pulsando la ficha Archivo y eligiendo Imprimir–Imprimir. Pero si se desea
tener la posibilidad de modificar las opciones predeterminadas de impresión, debe pulsar
la ficha Archivo y pulsar la opción Imprimir, o bien pulsar la combinación de teclas
CTRL+P. Se mostrará la siguiente pantalla:

 Botón Imprimir: al pulsar este botón se enviará el documento a la impresora.

 Copias: en este cuadro se puede especificar la cantidad de copias del docu-

mento que se desean imprimir.
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  Impresora: muestra el nombre de la impresora activa, así como su estado
actual (imprimiendo, listo, etc.). De la lista de impresoras, se puede selec-
cionar otra, según el dispositivo en el que se desee imprimir. Pulsando el
enlace Propiedades de la Impresora, accederá al cuadro de diálogo Propie-
dades de la impresora seleccionada, en el que se pueden realizar algunos
cambios de configuración.
 Imprimir todas las páginas: si pulsa este botón, podrá seleccionar la infor-
mación que desea imprimir:
— Imprimir todas las páginas: imprime el documento completo.
— Imprimir selección: imprime únicamente la parte del documento que
haya seleccionado. Para poder emplear esta opción, primero tiene
que seleccionar el texto deseado en el documento.
— Página actual: imprime sólo la página en la que se encuentra el punto
de inserción.
— Imprimir intervalo personalizado: si selecciona esta opción, en el cuadro
Páginas puede especificar las páginas que se van a imprimir. Se pueden
especificar páginas salteadas, separando los números de página con
comas, se pueden especificar intervalos de páginas, poniendo un guión
entre los números de página de los extremos del intervalo, o indicar que
se impriman todas o parte de las páginas de determinadas secciones. A
continuación se muestran algunos ejemplos de esta opción:
• Para imprimir las páginas 2, 4, 5, 6, 7 y 10, se puede escribir 2,4-
7,10.
• Para imprimir de la página 1 a la 17, escribir –17.
• Para imprimir de la página 20 hasta el final del documento,
escribir 20–.
• Para imprimir las páginas de la 3 a la 8 de la sección 2, escribir
p3s2-p8s2.
• Para imprimir la sección 2 completa, escribir s2.
• Para imprimir la sección 3 y la 5, escribir s3,s5.
 Propiedades del documento: permite seleccionar qué información se va a
imprimir:
— Propiedades del documento: imprime las propiedades del documen-
to (la información que se va a imprimir del documento puede verse
en Archivo-Información-Propiedades avanzadas).
— Lista de revisiones: imprime únicamente la lista de revisiones del
documento actual.
— Estilos: imprime los estilos utilizados en el documento.
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4 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

 — Entradas de texto automático: imprime un listado con los bloques de
creación de la plantilla en la que se basa el documento.
— Asignaciones de teclas: imprime los nombres de las macros de la
plantilla activa, las combinaciones de teclas a las que están asignadas
y sus descripciones. También imprime las teclas de método abreviado
definidas para la plantilla activa.
— Imprimir documento con revisiones: imprime el documento, inclu-
yendo las marcas de revisión (comentarios, cambios realizados, etc.)
que tenga.
— Imprimir sólo páginas impares: imprime sólo las páginas impares del
intervalo de páginas especificado, o de todo el documento si se ha
elegido la opción Todas las páginas del documento.
— Imprimir sólo páginas pares: imprime sólo las páginas pares del inter-
valo de páginas especificado, o de todo el documento si se ha elegi-
do la opción Todas las páginas del documento.
— Imprimir a una cara: imprime por una sola cara del papel (es la
opción predeterminada).
— Imprimir manualmente a doble cara: si se elige esta opción, después
de imprimir la primera cara de una hoja de papel, el programa solici-
tará, en un cuadro de mensaje, que se dé la vuelta al papel y se vuel-
va a introducir en la impresora para imprimir la segunda cara.
— Intercaladas: si se imprimen varias copias de un documento de varias
páginas, puede elegir si se imprimirá cada copia completa (opción
1;2;3), mientras que si no está marcada esta casilla al imprimir, se
imprimirá el número de copias especificado de la página 1, después
el número de copias de la página 2, y así sucesivamente (opción
1;1;1).
— Orientación vertical: aquí puede elegir si desea que el documento se
imprima en orientación horizontal o vertical. Es equivalente a cambiar
la orientación del papel mediante la opción Diseño de página.
— Tamaño del papel: al igual que se comentó en el Capítulo 5, se puede
indicar un tamaño de papel distinto del predeterminado (A4). Esta
opción, al igual que la anterior, se puede establecer a través de la ficha
Diseño de página de la cinta de opciones.
— Márgenes personalizados: igual que las dos opciones anteriores, per-
mite cambiar la configuración de márgenes del documento, y tam-
bién se puede establecer a través de la ficha Diseño de página de la
cinta de opciones, según se vio en el Capítulo 5.
— Páginas por hoja: permite imprimir de 1 a 16 páginas del documen-
to por hoja de papel.
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 — Escalar al tamaño del papel: esta opción funciona como las amplia-
ciones o reducciones de una fotocopiadora. Si tiene un documento
formateado a tamaño DIN A3, y desea imprimir en DIN A4, puede
escalar el tamaño de letra y el tamaño de los gráficos para adaptarlos
al papel de impresión.
Si lo desea, puede seleccionar asimismo opciones adicionales de impresión:

1. Hacer clic en la ficha Archivo, y seleccionar Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, seleccionar la categoría Mos-

trar; en la sección Opciones de impresión encontrará las siguientes posi-
bilidades:

— Imprimir dibujos creados en Word: si el documento contiene gráficos

y cuadros de texto, se imprimen con el documento siempre y cuan-
do esta opción esté activada. Si está desactivada, Word imprimirá un
cuadro en blanco en el lugar del objeto gráfico o cuadro de texto.
— Imprimir colores e imágenes de fondo: en un documento se pueden
establecer colores de fondo de las páginas y marcas de agua. Estos
fondos de página sólo se imprimirán si activa esta casilla.
— Imprimir propiedades del documento: cada documento tiene unas
propiedades a las que puede acceder a través de la ficha
Archivo–Información–Propiedades. Si desea imprimir estas propieda-
des en una hoja aparte al final del documento, active la casilla.
— Imprimir texto oculto: si en el documento hay texto oculto, se impri-
mirá con el documento al activar esta opción. Tenga en cuenta que
Word no imprimirá el subrayado de puntos que aparece bajo el texto
oculto en pantalla.
— Actualizar campos antes de imprimir: si se marca esta casilla, los cam-
pos que se hayan insertado en el documento se actualizarán auto-
máticamente al imprimir.
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6 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

 — Actualizar datos vinculados antes de imprimir: si se activa esta casilla,
los vínculos del documento se actualizarán automáticamente al
imprimir.
Puede acceder a más opciones de impresión en el cuadro de diálogo
Opciones de Word. Seleccione para ello la ficha Avanzadas, y localice
la sección Imprimir:

— Utilizar calidad de borrador: imprime el documento con los formatos

básicos. Se acelera el proceso de impresión y se gasta menos tinta,
pero no se imprimen muchos de los formatos, ni las imágenes que
contenga el documento. Puede emplear esta opción cuando tenga
mucha prisa por imprimir el documento y sólo le interese el conteni-
do de texto. No todas las impresoras admiten esta opción.
— Imprimir en segundo plano: si se activa esta casilla, se podrá conti-
nuar trabajando con Word mientras se estén imprimiendo documen-
tos. Si desea que la impresión sea más rápida, puede desmarcar esta
casilla, pero entonces, mientras el o los documentos se envían a la
impresora, no podrá continuar trabajando con Word.
NOTA: cuando se habla de una impresión más rápida en este punto,
se refiere al hecho de que el documento tarde menos tiempo en ser
enviado a la impresora. Evidentemente, la velocidad de la impresora,
salvo que disminuya la calidad de impresión (o sea, que disminuya la
cantidad de tinta o de pasadas del cartucho en las impresoras de tipo
inyección de tinta o de burbuja), no podrá aumentar, pues la veloci-
dad de impresión es una característica propia de cada impresora.
— Imprimir páginas en orden inverso: imprime las páginas del docu-
mento (o el rango de páginas que se haya elegido) al revés, de la últi-
ma a la primera (consulte el epígrafe Imprimir un documento a doble
cara, más adelante en este mismo capítulo).
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 — Imprimir etiquetas XML: si activa esta opción se imprimirán las eti-
quetas del lenguaje XML en los documentos XML.
— Imprimir los códigos de campo en lugar de sus valores: si marca esta
casilla, se imprimirán los códigos de campo en vez de los resultados
de los campos.
— Permitir que los campos que contienen cambios realizados se actua-
licen antes de imprimir: si activa esta opción, los campos cuyo valor
haya cambiado se actualizarán en el momento de imprimir.
— Imprimir en el anverso de la hoja para una impresión a doble cara: si
su impresora no puede imprimir a la vez por las dos caras del papel,
active esta opción para imprimir en el anverso de cada hoja. Las pági-
nas se imprimirán en orden inverso con objeto de que, cuando se dé
la vuelta al montón para imprimir en el reverso, éstas se impriman en
el orden correcto (consulte el epígrafe Imprimir un documento a doble
cara, más adelante en este mismo capítulo).
— Imprimir en el reverso de la hoja para una impresión a doble cara: al
igual que en el caso anterior, si su impresora no admite la impresión a
doble cara active esta opción para imprimir en el reverso de cada hoja.
Las páginas se imprimirán en orden ascendente con objeto de que
correspondan a un grupo de páginas cuyo anverso se haya imprimido
en orden inverso (consulte el epígrafe Imprimir un documento a doble
cara, más adelante en este mismo capítulo).
— Ajustar el contenido a tamaños de papel A4 ó 21,6 x 28 cm: active
esta casilla de verificación si desea que Word ajuste el formato de los
documentos automáticamente al tamaño de papel estándar estable-
cido para cada país (en algunos países, el tamaño de papel estándar
es el de Carta, 21,6 x 28 cm, y en otros es el tamaño DIN A4). Esta
opción afecta sólo al documento impreso, no al formato del docu-
mento.
— Bandeja predeterminada: si dispone de una impresora con varias
bandejas de alimentación de papel, en este cuadro de lista puede
seleccionar de cuál de las bandejas se alimentará por defecto el papel
al imprimir. En el caso de impresoras de una sola bandeja, esta
opción no tiene ningún efecto.
— Imprimir PostScript sobre el texto: esta opción, cuanto está activada,
imprime código PostScript en un documento de Word cuando dicho
documento contenga campos PRINT.
— Imprimir sólo los datos de un formulario: imprime sólo los datos
situados en los campos de un formulario, sin imprimir el formulario
(se utiliza para imprimir en un formulario preimpreso).
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8 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

 Una vez haya establecido las opciones deseadas, puede volver a la ficha
Archivo y pulsar el botón Imprimir.

NOTA: cuando se envían documentos a imprimir, en la parte derecha de la barra de

tareas de Windows (al lado del reloj) aparece el indicador de impresora.

1.1. Imprimir un documento a doble cara

Puede interesarle imprimir un documento aprovechando las dos caras de la hoja. En
tal caso, debe seguir los pasos siguientes:

1. Cuando cree el documento, para imprimirlo a doble cara es aconsejable

elegir la opción Márgenes simétricos, y poner las medidas adecuadas de
margen interior y exterior y, en su caso, de margen de encuadernación.
Estas opciones puede modificarlas en la ficha Diseño de página de la cinta
de opciones, haciendo clic en el botón iniciador del cuadro de diálogo
Configurar página. Para más información sobre dicho cuadro de diálogo,
consulte el Capítulo 5. Puede interesar también crear encabezados y pies
diferentes para páginas pares e impares, aunque no es obligatorio hacerlo.

2. Una vez finalizado el documento, para imprimirlo, debe tener en cuenta

que la gran mayoría de las impresoras no pueden imprimir los dos lados
de la hoja de papel a la vez; si es el caso de su impresora (consulte el
manual de instrucciones de su impresora para más información), será
necesario primero imprimir las páginas impares (o pares) y luego dar la
vuelta al taco e imprimir las páginas pares (o impares). En tal caso dispo-
ne de varias opciones:

 Pulsar la ficha Archivo, hacer clic en Imprimir, y seleccionar la opción

Doble cara manual. De esta forma, cuando imprima una página, la
impresión se detendrá para que alimente la misma hoja de papel pero
por el lado no impreso, para imprimir la página siguiente.
 Elegir en la lista Imprimir sólo las Páginas impares y pulsar Aceptar.
Cuando finalice la impresión de las impares, darle la vuelta al taco de
papel y volver a alimentarlo a la impresora (tener cuidado de no ali-
mentar mal las hojas pues pueden salir al revés o bien puede ser que
vuelva a imprimir por la misma cara de la hoja), y elegir en la lista
Imprimir sólo las Páginas pares y Aceptar. Puede ser necesario indicar
a Word en la segunda impresión que imprima las páginas en orden
inverso (Archivo-Opciones-Avanzadas-Imprimir), active la casilla
Imprimir páginas en orden inverso), ya que al finalizar la impresión
de las páginas impares, es la última impar la que queda arriba en el
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 taco de impresión, y por tanto las pares deberían imprimirse de la
última a la primera.
 Puede elegir también imprimir anverso y reverso de la hoja. Para ello,
active la ficha Archivo y elija Imprimir. Pulse el botón Opciones, y en
la ficha Avanzadas, sección Imprimir, active la casilla Imprimir en el
anverso de la hoja para una impresión a doble cara. Pulse Aceptar, y
después Imprimir para lanzar la impresión. Una vez haya impreso el
primer lote de páginas, tome el taco de papel impreso y vuelva a
colocarlo en la bandeja de papel de la impresora (tenga cuidado de
colocarlo correctamente). Ahora vuelva a la ficha Archivo-Imprimir-
Opciones, y en la categoría Avanzadas pulse Imprimir en el reverso
de la hoja para una impresión a doble cara. Pulse Aceptar y a conti-
nuación Imprimir para lanzar la impresión.
Si dispone de una impresora capaz de imprimir las dos caras del papel
a la vez, la impresión a doble cara es mucho menos laboriosa. Acti-
ve, si lo desea, la opción Márgenes simétricos, y después de configu-
rar el documento active la ficha Archivo-Imprimir. Pulse en el botón
Imprimir a una cara, y elija la opción para imprimir a doble cara.
Luego imprima con normalidad.

1.2. Imprimir en formato libro

Los folletos siempre van impresos a doble cara, por tanto rigen las mismas caracte-
rísticas que se han comentado en el apartado anterior, con la peculiaridad de que se
imprimirán 2 páginas por hoja de papel. En este caso el orden de las páginas es crucial,
por tanto es aconsejable imprimir utilizando la opción Doble cara manual en la ficha
Archivo-Imprimir, y dando la vuelta al papel cuando lo indique Word.

1.3. Imprimir en un archivo

Esta función le permite imprimir documentos desde un ordenador que tiene conec-
tada una impresora que le interesa utilizar, pero que no tiene el programa Word instala-
do. Por ejemplo, si crea un documento y desea llevarlo a una fotomecánica para que lo
impriman en una impresora de mayor calidad que la suya, el documento debe poder
imprimirse desde un ordenador que no tenga Word.

Lo primero que necesita es conocer la impresora a través de la cual se va a reali-

zar la impresión, y disponer del controlador o driver de dicha impresora. El motivo es
que Word almacenará el archivo de impresión con el formato que pueda utilizar esa
impresora, y por tanto necesita disponer del controlador al realizar la operación (para
instalar el controlador, seguir las instrucciones del sistema operativo que tenga insta-
lado en su equipo; normalmente accederá a la instalación de los controladores a tra-
vés del botón Inicio–Panel de Control–Impresoras y faxes, o bien Inicio–Impresoras y
faxes).
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10 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

 Para imprimir en archivo, seguir el procedimiento dado a continuación:

1. Pulsar la ficha Archivo y hacer clic en Imprimir.

2. En el cuadro de diálogo Imprimir, en la lista Impresora, seleccione la

impresora por la que desea imprimir (aunque no se tenga la misma física-
mente conectada al equipo), y después haga clic en la opción Imprimir a
un archivo. Pulse el botón Imprimir a continuación

3. Word mostrará el cuadro de diálogo Imprimir a archivo, y en él debe espe-

cificar el nombre del archivo de impresión (es aconsejable que sea un
nombre sin espacios en blanco y de 8 caracteres máximo) y el lugar donde
lo va a guardar. Si va a imprimir desde otro ordenador, conviene grabar el
archivo en un pen drive o bien en un disquete o CD. Pulsar Aceptar para
crear el archivo de impresión.

Los archivos de impresión se guardan con la extensión .PRN, y se pueden imprimir

desde la consola MS-DOS o desde Windows; en este último caso, tendrá que acceder a
Inicio–Ejecutar, y escribir el siguiente comando:

PRINT [/D:dispositivo] [ruta]\ nombrearchivo

Por ejemplo, si el archivo se llama DOCUMENT.PRN, que se encuentra en la carpe-

ta raíz del disco duro H:, y se desea imprimir por la impresora conectada en LPT1, habría
que teclear la siguiente orden:

PRINT /D:LPT1 H:\DOCUMENT.PRN

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 Una vez escrita la orden en la petición de orden, pulsar ENTER para ejecutarla. Des-
pués se puede cerrar la ventana de la consola, bien pulsando el botón cerrar situado en
la esquina superior izquierda, bien escribiendo el comando EXIT y pulsando ENTER a
continuación.

2. Configuración de la impresora
Todas las opciones de impresión dependen fundamentalmente de la impresora que
se haya seleccionado para imprimir. Tenga en cuenta que puede tener múltiples impre-
soras configuradas en su equipo (si ha instalado los controladores o drivers adecuados),
aun cuando sólo haya una (o ninguna) conectada directamente a su ordenador.

2.1. Instalación de una impresora

La instalación de una impresora se hace siempre desde el sistema operativo que
tenga instalado en su equipo. A través de Word puede agregar una impresora siempre y
cuando tenga disponible la opción de búsqueda de impresoras a través de Servicio de
Directorio (esta opción sólo es válida si ha iniciado sesión en un dominio; si ha iniciado
sesión en un grupo de trabajo, no podrá utilizarla). Si es su caso, acceda a la ficha Archi-
vo, opción Imprimir, y pulse el botón Impresora-Agregar impresora. En caso de que no
pueda utilizar esta opción, se mostrará un mensaje de error.

Para más aclaraciones sobre la instalación de impresoras, consulte la documentación

de su sistema operativo y el manual de instalación de la impresora.

2.2. Propiedades de la impresora

Las propiedades de una impresora desde Word (o en general desde cualquier pro-
grama de Office) abarcan diversas funcionalidades, como el control de la calidad de
impresión, el número de páginas por hoja o la orientación del papel. Para acceder a las
propiedades de la impresora:

1. Active la ficha Archivo y haga clic en Imprimir.

2. Pulse el botón Impresora, y elija la impresora cuyas propiedades desee

modificar.
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12 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel

 3. Pulse el enlace Propiedades de la impresora.

4. Haga los cambios deseados

5. Pulse Aceptar.

Tenga en cuenta, como se comentó anteriormente, que las propiedades de impreso-

ra varían según la marca y modelo. Para variar las propiedades de su impresora, consulte
la documentación de la misma.

2.3. Cancelar/pausar trabajos de

impresión
Cuando decida imprimir un documento, debe comprobar que la impresora está lista
para hacerlo. Asegúrese de que los cables estén bien conectados, que tiene tinta y papel
y que no hay páginas atascadas en el mecanismo de arrastre de la impresora. Asimismo,
si es una impresora nueva, deberá haber retirado las protecciones plásticas que preservan
partes delicadas de la misma durante su transporte y manipulación. Consulte el manual
de su impresora para saber cómo proceder.

Es aconsejable, cuando se instala una nueva impresora, imprimir una página de prue-
ba. Si ésta sale bien, la impresora está preparada para imprimir.

Abra Word e imprima el documento que desee. Al hacerlo, se mostrará durante unos
segundos un indicador de impresión en la barra de estado de Word (este indicador, si se
trata de un documento corto, puede no mostrarse). Aparecerá en la barra de tareas del
sistema operativo un icono de impresora (también aparecerá durante breve tiempo, salvo
que se trate de un documento largo o que haya algún problema con la impresión).
Haciendo doble clic en dicho icono accederá a la ventana de la impresora (esta ventana
depende no sólo de la impresora sino también del sistema operativo). También puede
acceder a esta ventana a través del botón Inicio de la barra de tareas, eligiendo la opción
Impresoras y faxes y haciendo doble clic en el nombre de la impresora que está utilizan-
do para imprimir.

Para cancelar la impresión de documentos (siempre y cuando la impresora no haya

comenzado a imprimir, en tal caso deberá apagar la impresora antes):

1. En la ventana de la impresora (Inicio-Impresoras y faxes, o bien Inicio-Con-

figuración-Impresoras y faxes, según el sistema operativo que tenga insta-
lado) seleccione el/los documentos que ha enviado a imprimir y cuya
impresión desea cancelar.

2. Pulse Documento Cancelar (o bien seleccione los documentos y pulsar la

tecla SUPR). El programa solicitará confirmación antes de quitar los docu-
mentos de la cola de impresión. Si está seguro de que desea cancelar la
impresión de los mismos, pulse Sí. Si desea cancelar todos los documen-
tos a la vez, seleccione el menú Impresora y elija Cancelar todos los docu-
mentos.
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 Para pausar los trabajos de impresión:

1. En la ventana de la impresora (Inicio-Impresoras y faxes, o bien Inicio-

Configuración-Impresoras y faxes, según el sistema operativo que tenga
instalado) seleccione el/los documentos que ha enviado a imprimir y cuya
impresión desea pausar (detener momentáneamente, para poder seguir su
impresión más tarde).

2. Pulse Documento-Pausar. De este modo postergará la impresión de los

documentos seleccionados. Si desea pausar todos los documentos, selec-
cione el menú Impresora-Pausar impresión.

3. Cuando desee lanzar la impresión de los documentos pausados, selecció-

nelos y pulse Documento-Reanudar. Si ha pausado la impresión de todos
los documentos mediante Impresora-Pausar impresión, vuelva al menú
Impresora y seleccione de nuevo Pausar impresión.
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14 Impresión de documentos creados en distintos formatos de papel