ADMINISTRASI, KESEKRETARIATAN, DAN KEUANGAN

RACANA UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

GUGUSDEPAN JAKARTA TIMUR 03.221–03.222
TAHUN 2015

BAB I
ADMINISTRASI

Pasal 1
Sistem administrasi dalam Organisasi Racana Universitas Negeri Jakarta meliputi:
1. Buku Induk Anggota
Buku induk angota berisi foto anggota yang disertai dengan identitas lain, seperti nama, tempat tanggal
lahir, nomor telepon, dst. Buku induk anggota putra dan putri terpisah dan diperbaharui setiap adanya
pengukuhan anggota baru.
2. Buku Administrasi Personil
Buku administrasi personil berisi tentang segala sesuatu yang sifatnya administratif berkaitan dengan diri
anggota/personil selama di Racana UNJ seperti keaktifan dalam latihan rutin, data pembayaran iuran,
perkembangan anggota dalam mencapai jenjang pandega, dst.
3. Buku Inventaris Barang`
Berisi nama-nama, jumlah, serta kondisi terakhir barang milik Racana UNJ, yang diperbaharui setiap 3
bulan sekali.
4. Buku Peminjaman Barang
Berisi nama barang milik Racana UNJ yang dipinjam oleh lembaga/individu baik dari dalam maupun
dari luar Racana UNJ. Buku ini juga mencatat jumlah, keadaan barang ketika dipinjam, tanggal
peminjaman, tanggal pengembalian dan identitas peminjam, serta ketentuan lain yang disepakati oleh
Racana UNJ dan peminjam.
5. Buku Risalah Rapat
Buku yang digunakan untuk mencatat segala hasil rapat baik yang dilakukan oleh dewan, project officer,
dll yang sifatnya terbuka. Buku ini berisi tanggal rapat, tempat rapat, judul rapat, agenda rapat, tanda
tangan notulen, tanda tangan pemimpin rapat serta hasil yang didapat dari rapat tersebut.
6. Buku Presensi Rapat
Buku presensi rapat berisi tanggal, tempat, judul, nama, nomor telepon, dan tanda tangan anggota Racana
UNJ yang hadir ketika rapat dilaksanakan. Buku ini selalu mendampingi buku risalah rapat.
7. Buku Inventaris Perpustakaan
Buku inventaris perpustakaan berisi koleksi buku, majalah, makalah, jurnal, skripsi, dll. Buku ini juga
mencatat jumlah buku dan keadaan terakhir ketika pencatatan dilaksanakan.
8. Buku Iuran Anggota
Buku ini mencatat iuran anggota dan dipegang langsung oleh bendahara dewan.
9. Buku Administrasi Surat Keluar dan Masuk
Buku ini sepenuhnya dikendalikan oleh sekretaris. Setiap minggunya sekretaris harus mencatat surat
yang dikeluarkan oleh dewan serta surat yang masuk ke Racana UNJ dengan disertai nomor surat, hal,
tangal diterima, tanggal pelaksanaan dan penerima surat, dll yang dianggap penting.
10. Papan Agenda Racana UNJ
Berisi tentang kegiatan Racana UNJ terdekat dengan disertai tanggal dan tempat pelaksanaan, utusan
atau pelaksana kegiatan serta keterangan lain yang diperlukan, sehingga dapat diketahui dan diikuti oleh
anggota yang berhak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
11. Struktur Pengurus Dewan Racana UNJ
Berisi Struktur Kepengurusan Dewan Racana UNJ pada masa bakti yang bersangkutan dengan disertai
foto, keterangan jabatan, serta keterangan lain yang diperlukan.
12. Program Kerja Racana UNJ
Berisi tentang program kerja Racana UNJ yang telah menjadi kesepakatan dalam Rapat Kerja Pengurus.
Program kerja ini juga disertai dengan rencana waktu pelaksanaan.
13. Album Kenangan
Berisi foto-foto kegiatan selama masa bakti kepengurusan dengan disertai keterangan terkait dengan foto
tersebut.
14. Log Book
Berisi tentang ringkasan kegiatan Racana Universitas Negeri Jakarta baik partisipan maupun non
pertisipan dengan disertai saran dalam satu periode.
15. Buku Laporan Keuangan
Buku ini sepenuhnya dikendalikan oleh Bendahara Dewan. Berisi tentang pencatatan uang masuk dan
uang keluar Racana Universitas Negeri Jakarta dengan disertai nomor, tanggal, penerima, pemasukan,
pengeluaran, saldo, dan lain-lain.
16. Buku Tamu
Buku ini berisi nama, tanggal berkunjung, nomer telepon, tujuan bertamu, pesan dan nama
instasi/lembaga yang mengunjungi Racana Universitas Negeri Jakarta.

BAB II
KESEKRETARIATAN

Pasal 2
Pedoman Penulisan Surat Keputusan/Ketetapan
1. Kelompok kepala surat terdiri dari:
a. Kop Surat (Lambang Gerakan Pramuka kiri dan UNJ kanan disertai nama organisasi, alamat sanggar
dan contact person Racana);
b. Kata keputusan/ketetapan diikuti dengan nama jabatan pejabat yang mengeluarkan/kegiatan yang
menghasilkan keputusan;
c. Nomor;
d. Kata “TENTANG”;
e. Rumusan materi kebijakan kepala (judul) keputusan; dan
f. Nama jabatan yang mengeluarkan/kegiatan yang menghasilkan keputusan.
2. Kelompok konsideran terdiri dari:
a. “Menimbang” membuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlunya dikeluarkan
keputusan;
b. “Mengingat” membuat peraturan perundang-undangan, jika perlu ditambah dengan keterangan yang
lebih spesifik; dan
c. “Memperhatikan” membuat perlu yang diperhatikan.
3. Kelompok diktum dimulai dengan “memutuskan” diikuti dengan “menetapkan”.
a. Kebijakan pokok yang dimaksud ditulis berurutan setelah “menetapkan”;
b. Dalam penulisan poin digunakan kata pertama, kedua, dan seterusnya;
c. Jika terlalu panjang, materi kebijaksanaan dapat dijadikan lampiran;
d. Dalam diktum dilampirkan pula ketentuan pengatur lainnya, misal saat penentuan berlakunya
keputusan, pembatalan ketentuan lain dan pengaruh lebih lanjut; dan
e. “Petikan” disampaikan kepada orang yang berkepentingan (bila perlu).
4. Kelompok penutup terdiri dari:
Tempat, tanggal dan waktu ditetapkan serta tajuk tanda tangan penomoran (NTA/NIP).

Pasal 3
Pedoman Penulisan Surat Petunjuk Pelaksanaan
Petunjuk pelaksanaan memuat petunjuk-petunjuk pelaksana yang susunannya:
1. Kelompok kepala terdiri dari:
a. Kop;
b. Tulisan “PETUNJUK PELAKSANAAN”;
c. Kata “TENTANG” yang ditulis di bawah petunjuk pelaksanaan; dan
d. Rumusan kepala juklak di bawah kata “TENTANG”.
2. Kelompok isi terdiri dari:
Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup serta lainnya yang dianggap
perlu.
3. Kelompok penutup terdiri dari:
Kalimat penutup, tempat dan tanggal juklak dikeluarkan serta tajuk tanda tangan penanggung jawab.

Pasal 4
Pedoman Penulisan Surat Edaran
Surat edaran memuat pemberitahuan tentang tata cara yang berlaku dan hal lain yang perlu diperhatikan
berdasarkan suatu kebijaksanaan pelaksanaan. Dengan susunan sebagai berikut:
1. Kelompok kepala surat:
a. Kop;
b. Tulisan “SURAT EDARAN” serta nomor di bawah SE (Surat Edaran);
c. Kata “TENTANG” yang ditulis di bawah edaran; dan
d. Rumusan kepala Surat Edaran digaris bawahi.
2. Kelompok isi terdiri dari konsideran dan diktum.
3. Kelompok penutup.
Tempat tanggal surat edaran dikeluarkan serta tajuk tanda tangan penanggung jawab.
 Pasal 5
Pedoman Penulisan Surat Mandat
Surat mandat memuat pernyataan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan serta mempunyai
akibat pertanggungjawaban administrasi, susunannya:
1. Kelompok kepala surat:
a. Kop;
b. Kata “SURAT MANDAT” diberi garis bawah; dan
c. Nomor surat mandat langsung di bawahnya.
2. Kelompok isi surat mandat memuat:
a. Konsideran meliputi “pertimbangan dan atau dasar” memuat alasan/tujuan dikeluarkannya,
sedangkan dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan; dan
b. Diktum dimulai dengan kata “Dimandatkan” dan diikuti dengan KEPADA , JABATAN dan
diteruskan dengan UNTUK disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh anggota penerima.
3. Kelompok penutup:
Tempat tanggal surat mandat dikeluarkan serta tajuk tanda tangan pemberi mandat.

Pasal 6
Pedoman Penulisan Surat Tugas
Surat tugas memuat pernyataan kehendak pemimpin untuk dilaksanakan serta mempunyai akibat
pertanggungjawaban administrasi, susunannya:
1. Kelompok kepala surat:
a. Kop;
b. Kata “SURAT TUGAS” diberi garis bawah; dan
c. Nomor surat tugas.
2. Kelompok isi surat tugas memuat:
a. Pejabat pemberi tugas dan jabatan;
b. NTA pejabat pemberi tugas;
c. Nama penerima tugas;
d. NTA yang diberi tugas;
e. Jabatan yang diberi tugas;
f. Kata “UNTUK” diikuti tugas-tugas yang harus dilaksanakan;
g. Waktu pelaksanaan tugas; dan
h. Pertanggungjawaban tugas.
3. Kelompok penutup
Tempat tanggal surat tugas dikeluarkan serta tajuk tanda tangan penanggungjawab.

Pasal 7
Surat Tambahan
1. Surat Permohonan
2. Undangan
3. Surat Pemberitahuan
4. Surat Izin
5. Rekomendasi
6. Surat Pemberhentian (Tambahan)

Pasal 8
Laporan
Laporan memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
1. Kelompok kepala:
a. Kop;
b. Jika perlu tingkat klasifikasi;
c. Rumusan kepala laporan (huruf kapital); dan
d. Kelompok isi terdiri dari: pendahuluan, materi laporan, kesimpulan, saran, serta penutup.
2. Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta sistematika laporan.
a. Materi laporan terdiri atau berisi perencanaan, pelaksanaan, hasil pelaksanaan, faktor pendukung, dan
faktor penghambat; dan
b. Penutup: tempat, waktu, dan tajuk tanda tangan laporan dikeluarkan.
3. Kelompok penutup
Tempat tanggal laporan dikeluarkan serta tajuk tanda tangan penanggungjawab.
 Pasal 9
Penomoran Surat
Penomoran surat ini digunakan untuk surat permohonan, undangan, pemberitahuan, ijin/dispensasi,
rekomendasi, keterangan, dan lain-lain, terdiri atas :
1. Angka 3 digit
2. Kode surat, dengan:
A : Untuk anggota/alumni
B : Pembina
C : Dalam kampus UNJ
D : Keluar kampus
3. Nama kegiatan (dalam bentuk singkat)
4. Bulan dalam angka Romawi
5. Tahun dalam angka Arab

Pasal 10
Ketentuan Kesekretariatan
1. Sekretaris harus melakukan pendataan dan surat masuk atau keluar seminggu sekali.
2. Setiap anggota yang menerima surat masuk harus menuliskan tanda tangan beserta nama dan melaporkan
kepada sekretaris.

BAB III
KEUANGAN

Pasal 11
Sumber
1. SPP/DPP Universitas Negeri Jakarta.
2. POM Universitas Negeri Jakarta.
3. Iuran anggota selama 1 periode kepengurusan dengan pembayaran iuran perbulan sebesar Rp 3.000,-,
paling lambat tanggal 10 dan setiap bulan, setiap anggota diberi kartu iuran anggota.
4. Kontribusi kegiatan sebesar 25 % dari pendapatan anggota dalam partisipasi kegiatan yang dikoordinir
oleh Dewan Racana.
5. Saldo dari setiap kegiatan (PO).
6. Program pengembangan berwirausaha.
7. Jasa penyewaan barang Racana.
8. Donatur yang tidak mengikat.
9. Mengupayakan dana di luar SPP/DPP UNJ.
10. Dana dari instansi yang tidak mengikat.
11. Saldo kas dari kepengurusan sebelumnya.

Pasal 12
Ketentuan Keuangan
1. Setiap 1 bulan sekali Bendahara melaporkan keadaan keuangan melalui pemberitahuan atau
pengumuman.
2. Setiap penerimaan dan pengeluaran keuangan Dewan Racana diketahui oleh Bendahara dan atas
persetujuan Ketua disertai tanda bukti.
3. Penyimpanan keuangan Racana dapat dilakukan di Bank atas nama Bendahara Dewan Racana UNJ yang
menjabat.
4. Setiap laporan harus sesuai dengan tata pembukuan.
5. Setiap penghasilan >Rp 100.000,- dari kegiatan partisipasi dikenakan potongan 25%.
6. Setiap kegiatan delegasi mendapat 50 % dari Dewan Racana untuk fee kegiatan dan transportasi.