Bloque de control de documentación:

Procedimiento de elaboración del manual, procedimientos e

instrucciones:donde se define el formato y los componentes en los diferentes
documentos del sistema

Procedimiento de elaboración de los objetivos e indicadores: criterios a seguir

para establecerlos, parámetros a controlar, así como responsabilidades.

Procedimiento para el control de la documentación del sistema: como por

ejemplo el control de las ediciones de los diferentes documentos del sistema,

Procedimiento para el control de la información documentada: anterior a esta

nueva actualización se corresponde a los registros y datos del sistema. Designación,
asignación de responsabilidades de esta información, control de los documentos.

Bloque de Prevención

Procedimiento de gestión para la evaluación del riesgo: establecer los criterios

de riesgo sobre los diferentes procesos, así como las medidas a tomar en función de la
evaluación a realizar, así como establecer la periodicidad de dicha evaluación.

Procedimiento de identificación del contexto de la organización: identificar qué

aspectos definen el entorno de la organización. Propongo el método de la matriz DAFO
donde analizamos las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la
empresa.

Bloque de procedimientos de RRHH

Procedimiento de Funciones y requerimientos de los puestos de trabajo:donde

se definen las funciones de todos los puestos de trabajo de la empresa y aquellos
requerimientos mínimos exigibles para cada uno de los puestos de trabajo; es decir, si
se contrata a un trabajador que requisitos mínimos deberá tener para ocupar un
determinado puesto de trabajo. Os recomiendo que describáis la realidad de vuestra
empresa y no lo que queréis conseguir, ya habrá tiempo de modificar los
procedimientos, tantas veces como queráis. En este procedimiento se incluye el
organigrama tanto funcional como nominal de la empresa, así como un registro de
identificación de firmas de los trabajadores o bien de identificación de estos.

Procedimiento de Requerimientos de selección y contratación del

personal:descripción de cómo se realiza este proceso, quien es el responsable y el
seguimiento del mismo.
Procedimiento de Capacitación y formación del personal: propuestas, plan de
formación, capacitación del personal y evaluación de la eficacia.

Procedimiento de Comunicación y concienciación del personal

Delegaciones por ausencia: tiene que quedar definido quien sustituye a quien y con
qué funciones en caso de ausencia del puesto de trabajo.

Bloque de relaciones con los clientes

Procedimiento de gestión de pedidos, ofertas y contratos: descripción de la

metodología del proceso completo del departamento comercial, así como los
documentos utilizados.

Procedimiento de satisfacción del cliente: explicar la metodología a seguir, así

como su análisis de los resultados.

Procedimiento de gestión de certificaciones, facturación y cobros: explicar la

metodología a seguir.

Bloque de compras y subcontrataciones

Procedimiento de gestión de proveedores: identificación de los proveedores,

requisitos exigibles y su evaluación para la elaboración del listado de aprobados.
Recopilación de los

Procedimiento de gestión de compras y subcontrataciones: metodología a

seguir, así como la descripción de los requisitos exigidos.

Bloque de prestación de servicio

En este bloque se tiene que especificar y describir paso a paso todo el proceso, desde
la administrativa/recepcionista que recoge el pedido de servicio, hasta todos los puntos
intermedios a seguir hasta la ejecución del trabajo, la entrega del albarán por parte de
los operarios a la empresa, su registro y pasos intermedios hasta la facturación.
Habitualmente, y cada vez lo vemos más, este bloque es gestionado mediante
programas informáticos que permiten un mejor control de la gestión del proceso.

Procedimiento de para el control de los servicios de transporte

Procedimiento de gestión de los equipos y maquinaria

Procedimiento de identificación y trazabilidad: se tiene que describir en todos los

procesos clave cómo la empresa identifica y hace el seguimiento de las propiedades de
los clientes, así como de identifica la documentación relacionada y generada en el
proceso. Por ejemplo, si se almacena las propiedades de un cliente en un trastero,
cómo los operarios identifican el trastero en la documentación, para que quede
registrado en el sistema.

Procedimiento de control y registro documental: metodología, control y gestión

de los registros y documentos que generan los procesos claves de la empresa.

Procedimientos específicos de subprocesos: en este punto se puede realizar

procedimientos específicos o bien instrucciones que expliquen la metodología a seguir
de subprocesos u otros servicios secundarios que ofrece la empresa. Por ejemplo en el
caso de mudanzas internacionales, la instrucción de cómo deben gestionar los
aranceles en los puertos de mercancías...

Bloque de Infraestructura:

Procedimiento de mantenimiento instalaciones y vehículos

Bloque de seguimiento, medición, análisis y mejora

Procedimiento para la revisión del sistema por la Dirección

Procedimiento de gestión de reclamaciones y acciones correctivas

Procedimiento de realización de auditorias internas

Procedimiento de cualificación de los auditores

Procedimiento del control del servicio no conforme

Bloque de archivo

Procedimiento de archivo de la documentación

Simplemente es una guía orientativa de los procedimientos que deberían describir las
metodologías a seguir en vuestra empresa. Cómo siempre os comento podéis
moldearlo y estructurarlo cómo queráis, podéis fusionar procedimientos o detallarlos
más. No hay normativas al respecto. Lo único que debéis procurar es que recojáis
todos los requisitos de la empresa.