El proceso

contable

Contabilidad
básica
El proceso contable
Diagrama secuencial contable
Simaro y Tonelli (2014) definen al proceso contable mediante los siguientes
elementos:

Fuente: Simaro y Tonelli, 2014, p. 118

Cada uno de estos apartados será abordado en los siguientes puntos del
módulo.

La función administrativa
Como ya se mencionó anteriormente, las organizaciones pueden variar sus
funciones típicas: comercial, industrial, de servicios, extractivas,
agropecuarias. A su vez, todas ellas desarrollarán funciones administrativas
que son aquellas que darán origen a los hechos y operaciones que inician la
secuencia contable:

• Compras

• Pagos

• Ventas

• Cobranzas

De acuerdo al tamaño y organización de los entes en donde se evalúen

estas funciones, los sectores que intervendrán podrán ser más de uno, y la
complejidad y controles de las tareas también variarán.

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Tal como lo indican Simaro y Tonelli (2014), estas secuencias se pueden
representar gráficamente por medio de cursogramas que muestran con
símbolos cada uno de los pasos y relaciones.

Documentación respaldatoria
Continuando con la secuencia contable, es importante que cada una de las
operaciones esté respaldada por un documento comercial que avale la
transacción. Por lo tanto, se encontrarán documentos emitidos por el
propio ente y emitidos por terceros.

Algunos documentos darán origen a registraciones en la contabilidad

porque en sí respaldan un hecho generador de una transacción y otros no
generan registraciones. Ejemplos de estos casos son:

Generan registración contable:

• factura;

• remito;

• pagaré;

• recibo;

• notas de crédito y débito;

• cheques.

No generan registración contable:

• orden de compra;

• pedido de cotización;

• cotizaciones recibidas;

• orden de pago.

En el libro de Lecturas de Contabilidad, de Simaro y Tonelli (2014. Véanse

páginas 127 a 144.), podrás encontrar ilustraciones y ejemplos de los
principales documentos contables.

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Instrumentos del procesamiento
contable: cuentas, plan de cuentas,
manual de cuentas
Las cuentas son los nombres con que se denominará a cada elemento del
patrimonio y de sus resultados.

Los nombres pueden variar entre las empresas, dependiendo del tipo de
operaciones que realicen y de la envergadura del negocio.

Por ejemplo: Una empresa industrial usará cuentas como las denominadas
Materias Primas o Producción en proceso que no serán utilizadas por una
empresa comercial.

El PLAN DE CUENTAS es el conjunto de cuentas dispuestas de forma

ordenada y codificada que se utilizarán para la registración de todas las
operaciones que se produzcan. El mismo debe cumplir la condición de
poder ser ampliado con más cuentas en el caso de que nuevas operaciones
lo requieran. Éste se encuentra acompañado generalmente por un Manual
de cuenta que define y explica cada una de las cuentas.

En el software que acompaña al libro de Lecturas de

Contabilidad Básica, de Simaro y Tonelli (2014), encontrarás un
Plan de cuentas estándar que te servirá de guía para ejercicios
de la materia y como referencia para la profesión.

Las cuentas pueden clasificarse de acuerdo a distintas variables.

Según su naturaleza, se clasifican en:

Patrimoniales:

• Activo.

• Pasivo.

• Patrimonio neto.

De resultados:

• Resultado positivo.

• Resultado negativo.

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Regularizadoras:

• De activo.

• De pasivo.

• De patrimonio neto.

Movimiento

Método de la partida doble

Una vez que se han identificado las operaciones que generarán
movimientos patrimoniales y que se cuenta con la documentación
respaldatoria, ya se está en condiciones de registrar contablemente estos
hechos.

Para comenzar a trabajar en contabilidad, es necesario conocer cuál es el

sistema de registración de operaciones contables que se utiliza de manera
universal y que se denomina método de la partida doble.

La característica principal que tiene el método es que trabaja en todo

momento con igualdades que deben verificarse.

Las particularidades que utiliza este método son las siguientes:

• Las operaciones y hechos que se produzcan en el ente se

representarán por medio de CUENTAS.

• Cada cuenta tiene dos secciones: DEBE y HABER. Gráficamente, el

DEBE se registra a la izquierda y el HABER a la derecha.

• En cada registración los importes volcados en el DEBE tienen que ser

exactamente iguales que los anotados en el HABER.

• En cada registración se utilizan como mínimo dos cuentas, pero no

hay límite en la cantidad máxima a emplear.

• Todos los movimientos anotados en el DEBE se denominan DÉBITOS

y todos los anotados en el HABER se denominan CRÉDITOS o
ACREDITACIONES.

• En consecuencia, la suma algebraica de los DÉBITOS y los CRÉDITOS

en todo momento debe ser igual a CERO.

• La diferencia entre los DÉBITOS y CRÉDITOS de una misma CUENTA

se denomina SALDO; por lo tanto, si los importes registrados en el
DEBE son mayores que los registrados en el HABER, esta cuenta

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 tendrá SALDO DEUDOR; por el contrario, si lo registrado en el HABER
es mayor a lo registrado en el DEBE, la cuenta tiene SALDO
ACREEDOR.

¿Es factible saber cómo debitar y cómo acreditar una

cuenta?

Para conocer cómo trabajar con los movimientos de las cuentas, se debe
partir desde la ecuación patrimonial y analizar la siguiente regla:

ACTIVO + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

DEBE HABER

HABER DEBE

Tener en cuenta que el DEBE y el HABER no tienen un significado

literal, son sólo el nombre de las secciones que se utilizan para
realizar las registraciones contables.

Registraciones en libros contables

Toda operación se registra en un primer libro, en donde se asentarán en las
secciones del DEBE y HABER los movimientos relacionados. Este es el Libro
diario y las registraciones que se realizan en él son asientos contables.

A continuación se presentan ejemplos de asientos en Libro diario:

El día 02/01/2015 se constituye la empresa Inicios SA. Sus socios aportan

en ese momento $ 10,000 en efectivo.

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FECHA CUENTAS DEBE HABER
Caja 10,000
02/01/2015
Capital 10,000

El día 05/01/2015 se compran productos para la venta, por un precio total

de $ 2,000. Se pagan los mismos con efectivo:

FECHA CUENTAS DEBE HABER

Mercadería 2,000
05/01/2015
Caja 2,000

Libro mayor:
La mayorización es el proceso mediante el cual se logra disponer de
información resumida acerca de los saldos de las cuentas en particular; es
decir, en este caso nos enfocamos en un análisis de cuenta por cuenta,
registramos las operaciones de las cuales cada una formó parte y
computamos los débitos y créditos a las mismas. De la suma algebraica de
estos débitos y créditos, obtenemos el saldo final de la cuenta.

Habitualmente se trabaja con las denominadas registraciones en esquema

T. En estas se identifica la cuenta que se está mayorizando en la parte
superior de la T; en la parte izquierda se computan los débitos a la cuenta y
en la parte derecha los créditos efectuados a la cuenta; finalmente, en la
parte inferior de la T se determina el saldo final.

Veamos, como ejemplo, la mayorización de la cuenta Caja de los dos

asientos presentados anteriormente:

CAJA
DEBE HABER

10,000
2,000
8,000

En este caso, la cuenta Caja tiene un saldo deudor de $ 8,000.

De este modo, cada cuenta tendrá saldos habituales, por ejemplo:

• Las cuentas de activo tienen como saldo habitual DEUDOR. Esto es

así ya que las cuentas de activo pueden aumentar y disminuir, pero
nunca serán mayores las bajas que las entradas de activo. Por

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 ejemplo: se puede tener saldo en Caja, o bien tener saldo cero, pero
nunca tener dinero negativo.

• Las cuentas de pasivo tienen como saldo habitual ACREEDOR. Esto

es así ya que las deudas aumentan por el haber y disminuyen por el
debe. Siguiendo con el razonamiento anterior, se puede contraer
una deuda o bien cancelarla, pero nunca cancelar más de lo que se
debía. En el caso en que esto último sucediera, se deja de tener una
deuda y automáticamente se comienza a tener un crédito, por lo
cual se convierte activo.

Balance de saldos, estados

contables
El balance de saldos es un cuadro de libros auxiliares, es decir, no forma
parte del juego de estados contables que viéramos como informes de
salida del proceso contable. Entonces, ¿por qué se elabora? La utilidad del
mismo radica en que nos va a permitir verificar la igualdad entre la
totalidad de los débitos y los créditos (para corroborar, de esta forma, que
hemos cumplido con el método de la partida doble) y determinar el saldo
de cada una de las cuentas en forma de resumen, lo cual nos simplifica la
tarea de confeccionar luego los estados contables.

El Balance de sumas y saldos, también conocido como Balance de saldos,

consta de cinco columnas. En la primera indicaremos la cuenta; en las
siguientes dos transcribiremos las sumas de los débitos y créditos
efectuados a cada una de estas cuentas; y en las últimas dos, los saldos de
las cuentas, ya sea deudor o acreedor.

Veamos este cuadro gráficamente:

SUMAS SALDOS
CUENTA DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
Caja 10,000 2,000 8,000
Mercadería 5,000 5,000
Proveedores 3,000 3,000
Capital 10,000 10,000
TOTALES 15,000 15,000 13,000 13,000
CONTROL 0 0
Fuente: elaboración propia

En este Balance de saldos se cumplen los requisitos de que tanto los totales
de sumas como de saldos son iguales entre sí. En caso de que no resultara
de esta forma, se deberían revisar las registraciones que se han efectuado,

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ya que podría suceder que en alguna de las registraciones no se haya
cumplido con el método de la partida doble, que se haya cometido un error
al efectuar el pasaje, al mayorizar, o bien la equivocación puede estar al
realizar el pasaje al Balance de saldos. Por lo expuesto, se debe descubrir
en dónde se ha incurrido en error. Obviamente, en la actualidad y si se
cuenta con algún software, la mayoría de estos problemas sucederán; de
todas formas, hay que tener muy claro el proceso de estas registraciones,
ya que en caso contrario nunca se podrá descubrir dónde se encuentra la
falta.

Una vez que se avanzó en las registraciones, se está en condiciones de

exponer la información en estados contables para que tanto usuarios
internos como externos al ente puedan evaluar y tomar decisiones.

Los modelos de los estados contables, surgen de las Resoluciones Técnicas

de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias
Económicas.

Los estados contables básicos son:

a) Estado de situación patrimonial

Concepto

El estado de situación patrimonial nos muestra, justamente, la situación

patrimonial del ente a una fecha determinada; esta fecha determinada es
la del cierre de ejercicio económico del ente o un período intermedio. Por
ello, se dice que es un estado estático, ya que podríamos decir que es una
foto en un momento determinado (el de cierre) que nos muestra la
estructura patrimonial de la organización en ese momento.

Contenido

El estado de situación patrimonial está compuesto por la estructura de

inversión de la empresa (el activo) y la estructura de financiación de la
misma (pasivo más patrimonio neto), es decir, la forma en que se ha
financiado ese activo.

Un punto importante a tener en cuenta sobre el estado de situación

patrimonial es que en el mismo se exponen los rubros pertenecientes al
activo y los rubros pertenecientes al pasivo, es decir que en ningún caso se
detallan las cuentas que forman parte de los mismos; éstas se expondrán
en la información complementaria, mediante la utilización de las notas a
los estados contables.

En cuanto al patrimonio neto, se expone en un solo renglón, sin ninguna

aclaración de sus componentes, con la leyenda “según Estado

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correspondiente”; este estado contable es el de evolución del patrimonio
neto, el cual analizaremos más adelante.

Del lado izquierdo tenemos el activo y del lado derecho las dos fuentes de
financiamiento de éste, el pasivo y el patrimonio neto. En la última fila del
cuadro, tenemos los totales, los cuales obviamente tienen que ser iguales
para respetar la ecuación patrimonial que establece que el activo es igual a
la suma del pasivo más el patrimonio neto.

Tanto el activo como del pasivo se dividen en corriente y no corriente.

b) Estado de resultados
Concepto

El estado de resultados informará el resultado del ejercicio económico. De

acuerdo a las normas contables de Argentina, mostrará cómo llegamos a
ese resultado, es decir, las causas que lo originaron. En este caso decimos
que se trata de un estado dinámico, ya que no muestra una foto de un
momento determinado, sino que podemos ver los resultados obtenidos a
lo largo de todo el período bajo análisis.

Contenido

Dentro del estado de resultados veremos todas las partidas de resultados

junto con los importes correspondientes al ejercicio que se está cerrando.
A su vez, se dividen los resultados ordinarios de los extraordinarios.
Recordemos que los resultados extraordinarios son aquellos atípicos o
excepcionales, que no suceden en forma frecuente y sobre los cuales el
ente no posee ningún tipo de control.

c) Estado de evolución del patrimonio neto

Concepto

Este informe es estático y dinámico. Decimos que es estático ya que nos

mostrará el saldo y composición del patrimonio neto al inicio y al cierre de
ejercicio; pero a su vez es dinámico ya que también muestra la evolución
del patrimonio neto, es decir, cuáles fueron las causas que originaron la
modificación del patrimonio neto.

Para analizarlo necesitamos tomar información de este informe, ya que en

el estado de situación patrimonial lo exponíamos sólo en un renglón, sin
desagregar sus componentes. En este caso, en cambio, lo tendremos

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discriminado entre los aportes y los resultados acumulados, que serían los
dos grandes grupos o rubros que componen el patrimonio neto.

Contenido

Este estado contable básico muestra tanto el saldo inicial como final del
patrimonio neto, pero a su vez las variaciones entre éstos. Asimismo,
encontraremos en distintas columnas los aportes de los propietarios, de los
resultados acumulados. En este caso también se realiza en forma
comparativa con el ejercicio anterior, pero solamente a nivel del total de
patrimonio neto, es decir, no se hace comparativo para cada una de sus
partes integrantes.

d) Estado de flujo de efectivo

Concepto

El estado de flujo de efectivo nos mostrará, desde una perspectiva

financiera, cómo se han obtenido los fondos y en qué se han aplicado
durante el ejercicio económico.

Un dato que debemos tener presente es que el estado de flujo de efectivo

no se elabora teniendo en cuenta el criterio contable de lo devengado, sino
que en el mismo colocaremos los ingresos y salidas de fondos
efectivamente percibidos, ya que analizamos la variación en el efectivo de
la empresa.

Contenido

Nos brinda información sobre las variaciones de efectivo y las causas que
originaron estas variaciones. Estas causas, a su vez, se discriminan entre
causas originadas en actividades operativas, actividades de inversión o
actividades de financiación; es decir, vemos cómo está utilizando sus
fondos la organización y cuánto está ingresando a la misma.

Información complementaria
Concepto

A fin de conocer con mayor profundidad la composición patrimonial de la

empresa y de sus resultados, necesitamos ampliar la información que
brindan los estados contables, ya que estos se exponen en forma sintética.

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Contenido

La información complementaria debe contener, principalmente:

• criterios con los cuales se han valuado los activos y pasivos del ente;

• composición o evolución de los distintos rubros;

• identificación de los bienes sobre los cuales el ente tiene una

disponibilidad restringida;

• contingencias que no hayan sido contabilizadas;

• indicar en caso que hubiere restricciones para la distribución de

ganancias.

Si bien es más amplia la información que debemos incluir, se considera que

los enunciados son los puntos más sobresalientes.

Si recuerdas, en el estado de situación patrimonial sólo se exponen los

rubros; por lo tanto, para saber cómo están compuestos los mismos,
debemos consultar la información complementaria.

Debes notar cómo se identifican las notas con un número. La misma

referencia a ese número debe estar colocada en el estado de situación
patrimonial.

Cuentas de orden
Son cuentas especiales que no forman parte de las cuentas patrimoniales
vistas hasta el momento, ya que no afectan el patrimonio del ente.

Por ejemplo:
Se recibe mercadería en consignación de un proveedor.
Para registrar este hecho, se utilizarán dos cuentas de orden:
una cuenta de orden deudora y otra acreedora, de modo tal que
no se modifique la ecuación patrimonial.

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Formas de registración
Sugerimos revisar la ejercitación complementaria del módulo y los
ejercicios formulados en el libro de Simaro y Tonelli (2014. Véanse las
páginas 159 a 180.), en donde incluso a través de un software educativo
podrás realizar registraciones de diferentes operaciones comerciales.

Normas legales que regulan el

sistema contable
Si bien no son objeto de esta asignatura, en diversos apartados se
nombrarán el Código de Comercio y la Ley de Sociedades Comerciales,3 ya
que son los pilares legales sobre los que se asienta la contabilidad para
operar.

En estas leyes se marcan como libros contables obligatorios:

• Libro diario

• Libro inventario y balances

Como lo indican Simaro y Tonelli (2014. Véanse las páginas 191-192.), los
requisitos que deben cumplir estos libros son:

• estar encuadernados;

• estar foliados con hojas numeradas correlativamente;

• ser rubricados por autoridad competente.

Asimismo, se prohíbe:

• alterar el orden de los asientos;

• dejar blancos o huecos;

• hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas;

• tachar algún asiento;

• mutilar parte del libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación.

3
Ley 19.550, Poder Ejecutivo Nacional, año 1984.

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Bibliografía de referencias
Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas. (2011).
Normas Profesionales Argentinas Contables, de Auditoría y Sindicatura. Buenos
Aires: Osmar Buyatti.

Simaro, J., y Tonelli, O. (2014). El marco general de la contabilidad. Lecturas de

Contabilidad Básica. (pp.35 – 50). Buenos Aires: Ed. Buyatti.

Simaro, J., y Tonelli, O. (2014). Fundamentos de la contabilidad patrimonial.

Lecturas de Contabilidad Básica. (pp.53 – 82). Buenos Aires: Ed. Buyatti.

Simaro, J., y Tonelli, O. (2014). Efecto de las operaciones. Lecturas de

Contabilidad Básica. (pp.85 – 106). Buenos Aires: Ed. Buyatti.

Simaro, J., y Tonelli, O. (2014). El proceso contable. Lecturas de Contabilidad

Básica. (pp.117 – 194). Buenos Aires: Ed. Buyatti.

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