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Código: P010

Versión: 0 PROCEDIMIENTO ELABORACION


DE DOCUMENTOS
Fecha: 1/11/2016

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación,


divulgación, actualización y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión implementado en la institución.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos


relacionados con el Sistema Integrado de Gestión de la institución.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Directores de Área: Revisión, divulgación e implementación de los documentos


relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad del área.

3.2 Director de Gestión de la Calidad: Elaborar, revisar y verificar que los


lineamientos descritos en el presente procedimiento sean cumplidos en cada uno de
los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Compañía.

3.3 Funcionarios de la Compañía: Colaborar activamente en el levantamiento de


información para la construcción de los documentos requeridos por el Sistema de
Gestión de la Calidad; además, cumplir con lo establecido en el presente
documento, en caso de ser asignados para la elaboración de los mismos.

3.4 Gerente de la Compañía: Revisión y aprobación de los documentos de la


Compañía.

4. DEFINICIONES

4.1. ANEXO: sección de información adicional que amplía la información de un


documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de
planillas de registros, entre otros.

4.2. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: documento usado para describir la


estructura de cada proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance,
responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

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Ninfa Castellón
Joerlis Reales
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4.3. COPIA CONTROLADA: Es el documento copia del original, sobre el cual existe
control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se
realicen.

4.4. DOCUMENTACIÓN: Escritos donde se consigna información referente a un


área o actividad de la Compañía.

4.5. DOCUMENTO OBSOLETO: Es un documento que ha perdido su vigencia en


fecha o contenido. Formato: Documento diseñado para la recolección de información
y que proporciona evidencia de una acción.

4.6. ELABORACIÓN: Proceso a través del cual se construyen documentos para


respaldar una actividad.

4.7. ESTRUCTURA DOCUMENTAL: Corresponde a la forma como están


organizados los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en LA EMPRESA
OBEJTO.

4.8.FORMATO: Documento diseñado para la recolección de información y que


proporciona evidencia de una acción.

4.9. INSTRUCTIVO: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel
de detalle actividades u operaciones muy específicas. Listado Maestro de
Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del
Ministerio del Trabajo. Manual del Sistema Integrado de Gestión: es el documento
que describe en forma genérica el Sistema Integrado de Gestión, incluye entre otros
la política integrada del sistema y el alcance del mismo.

4.10. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un


proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién
hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Proceso: Conjunto de actividades
relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

4.11. REVISIÓN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación,


eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
objetivos establecidos. SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que

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unifica los sistemas de gestión de la empresa, para orientar y fortalecer la gestión,


dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los subsistemas que
lo componen.

4.12. VERSIÓN: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al


documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.0).

5. DESARROLLO

A continuación se describe la forma de elaboración de documentos de acuerdo con


el Sistema de Gestión de la Calidad (encabezado, cuerpo o contenido y pie de
página).

5.1 Encabezado:

5.1.1 Manual de la Calidad: El encabezado está distribuido en dos (2) filas donde
cada una contiene diferentes campos, los cuales se describen a continuación:

 Nombre de la Compañía: Se escribe el nombre de la Compañía; en caso de


no tener logo o símbolo, con el nombre es suficiente.

 Título: Indica el nombre del documento.

 Código: corresponde a la identificación del documento, el cual se compone


de una (1) letra y tres (3) dígitos, separado por guiones, de acuerdo al
siguiente esquema:

La letra, identifica el tipo de documento:

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Tipo De Documento Codificacion


Manual M
Proceso PR
Procedimiento PD
Tramite TR
Instructivo I
Guia G
Programas PG
Planes PL
Formatos F
Indicador I
Mapa de Riesgos MP
Otros Documentos OD

Los tres dígitos numéricos, identifican el consecutivo para el Control de Documentos


P-002, según el origen del documento, de acuerdo a la descripción anterior.

 Versión: Corresponde al consecutivo de la edición del documento, teniendo


en cuenta que los documentos originales inician con versión 1.
 Página: Indica en que número de página se encuentra del total de páginas
que contiene el documento.

GCAL-P001 EMPRESA DE UN
Versión: 0 Xxxxxxxxxx xx xxxxxxxx SECTOR DE
Página 3 de 21 ALIMENTOS

5.1.2 Caracterizaciones de Procesos: Están distribuidas en tres columnas con


borde. En la primera, lleva el logo símbolo; en la segunda, el nombre de la
caracterización; y en la tercera, el código y la versión.

Código: C-00X
EMPRESA OBJETO Xxxxxxxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx
Versión: 1

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5.1.3 Procedimientos: Ver numeral 5.1.1.

5.1.4 Formatos: Están distribuidos en tres columnas con borde. En la primera, lleva
el logo el código, la fecha de verificación ; en la segunda, el nombre del Formato y
Responsable; y en la tercera, el nombre de la empresa..

GCAL- EMPRESA
P0XF0X Xxxxxxx xx xxxxxxxxxxx DE UN
Versión 0 SECTOR DE
00/00/0000 Responsable: Asesor de Calidad ALIMENTOS

5.2 Cuerpo o Contenido:

5.2.1 Manual de la Calidad: Se estructura en cuatro secciones así:

 Primera sección: Preliminares.


 Segunda sección: Identidad Corporativa.
 Tercera sección: Gestión de Procesos.
 Cuarta sección: Descripción del Sistema de Gestión de la Calidad.

Nota: En la primera sección del manual se describe el mecanismo de aprobación


para cada sección.

5.2.2 Caracterizaciones de Proceso: Su estructura contiene los siguientes campos:


Responsable del proceso, elementos de la norma ISO 9001:2015, objetivo del
proceso, entradas, salidas, recursos documentos, indicadores de gestión del
proceso y finalmente si es necesario, el diagrama de flujo con la descripción de
tareas.

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RESPONSABLE DEL PROCESO: XXXXXX ELEMENTOS ISO 9001:2015: XXX

OBJETIVO: xxxxxxxxxxxxx
ENTRADAS SALIDAS RECURSOS DOCUMENTOS
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
xxxxxx Xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx
INDICADORES DE GESTIÓN
Xxxxxxx
Xxxxxx
xxxxxxxxx

5.2.3 Procedimientos:

Su estructura es la siguiente:

1. OBJETIVO: Indica la razón de ser o el “para qué” del documento.

2. ALCANCE: Límites o fronteras dentro de los cuales el documento tiene


aplicación.

3. RESPONSABILIDADES: Cargos y actividades relevantes para la aplicación del


documento.

4. DEFINICIONES: Aclaración de términos para lograr un adecuado entendimiento


del documento.
5. DESARROLLO: Descripción de las actividades que se deben ejecutar para el
buen desempeño de un proceso. Su presentación puede ser por redacción en
bloque, o diagramas de flujo, o proceso, o matriz.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Listado de documentos de carácter externo


(Normas, Manuales, Reglamentos, Leyes, Disposiciones, Procedimientos,
Instructivos, Acuerdos, Estatutos, entre otros), e internos (Procedimientos,
Instructivos y Formatos, etc.), que son requeridos para el desarrollo adecuado de las
actividades.

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Nota: En caso de no disponer de información para los numerales 4 y 6, se escribe la


frase “NO APLICA”.

5.2.4 Formatos: Su estructura es libre y corresponde a las necesidades de cada


área. Los Formatos, una vez aprobados, pueden ser impresos en diferentes
tamaños, de acuerdo a la necesidad; igualmente, para documentos electrónicos, su
apariencia puede ser diferente, sin modificar su estructura.

5.3 Pie de Página:

5.3.1 Manual de la Calidad: Están distribuidas en cuatro columnas con borde. En la


primera, se describe quien elaboró el documento, en la segunda quien lo revisó, en
la tercera quien lo aprobó y en la cuarta la fecha de aprobación.

5.3.2 Caracterización de Procesos: Ver numeral 5.3.1.

5.3.3 Procedimientos: Ver numeral 5.3.1.

5.3.4 Formatos: No llevan pie de página.

5.3.5 Instructivos de Trabajo: ver numeral 5.3.2

5.4 Requisitos Generales: El idioma utilizado para redactar los documentos es el


español. Los documentos externos (Normas, Manuales, Códigos, Gráficos,
Instructivos, etc.), pueden divulgarse en su idioma original.
Se debe tener en cuenta el Procedimiento P-002, Control de Documentos, donde se
registra la forma de verificar, editar, modificar, aprobar, anular, distribuir y divulgar
los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.
Nota: El sistema de numeración para las divisiones y subdivisiones de estos
documentos, no debe sobrepasar los tres (3) dígitos, en su defecto se deberá utilizar
viñetas.

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5.5 Papel y Tipo de Letra:

El original de cada documento debe estar:

 Escrito por una sola cara, a excepción de los Formatos.


 En hoja tamaño carta, a excepción de los Formatos.
 En letra Arial tamaño 8, 12, ó 16, según aplique, con interlineado sencillo.
 Con viñetas redondas y rellenas, de color negro (•).
 Con un (1) espacio entre párrafos.

5.6 Redacción

El documento se debe redactar de manera impersonal, en presente y tiempos


activos, fijando claramente su contenido, separando adecuadamente párrafos e
ideas, y utilizando viñetas, subrayado, alineaciones, notas al pie o, cualquier otra
herramienta que facilite el entendimiento del documento.

5.7 Márgenes

El texto de los documentos originales, preferiblemente debe escribirse teniendo en


cuenta las siguientes márgenes:

Margen Izquierdo, 4 cm. Margen derecho, 2,54 cm.


Margen Superior, 2,54 cm. Margen Inferior, 2,54 cm.

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