Microsoft Project 2003

¿Qué es un Proyecto ?
Un proyecto se define como el conjunto de
acciones a realizar en un determinado
periodo de tiempo y en el que intervienen
recursos tanto humanos y materiales.

Un proyecto puede implementarse en

cualquier actividad de la vida. Por eso
dividiremos los proyectos por tipos
 Tipos de proyecto
Escolar: investigación de un tema, realizar una maqueta,
exponer en equipo.
Construcción: Realización de edificios, casa, carreteras
Industria: Manufactura, producción.
Científico: Elaboraciones de sustancias, aparatos
innovadores.
Mercadotecnia: Una campaña para el lanzamiento de un
nuevo producto
Personales: Mudanzas, Viajes.
Negocios: Congresos, exposiciones, banquetes.
Arte: Elaboración de un monumento, peliculas
Como se puede observar las actividades
de que emprenden requieren de un
objetivo a cumplir y que este sea lo
suficiente mente claro para saber con
certeza en donde va a concluir el
proyecto, esto nos lleva a un punto muy
importante.
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Tiene la finalidad de organizar y controlar el
proyecto para que se cumpla con las
expectativas planeadas.
 Administración de Proyectos
La mayoría de las veces cuando se
emprende un proyecto
independientemente del alcance planeado
hay que tomar en cuenta tres puntos muy
importantes que son el pilar de cualquier
tipo de proyecto, Que son ALCANCE,
COSTO y DURACIÓN DEL PROYECTO.
Estos factores los representaremos en el
triangulo del proyecto (un Triangulo
equilátero)
Es el resultado que se Este factor cumple un aspecto
muy importante, por que con
quiere lograr al Alcance
finalizar el este Duración
se dimensionara cuanto
proyecto. Con esto se tiempo tardara en realizarse el
conoce el propósito del proyecto. Este determinara
proyecto. cuando empieza y cuando
Básicamente Proyecto
es eltotal que
terminara
costara el proyecto (sueldos,
material, maquinaria, etc.)
Costo
 ¿Qué es Microsoft Office Project?
 Es una aplicación que ofrece las herramientas
necesarias para la administración de proyectos.
Brindando la posibilidad de llevar un control y
dar seguimiento a todas las actividades que se
realicen.
 Además de llevar la planeación de un proyecto
es posible mantenerse informado de la
situación del mismo (siempre y cuando se
capturen todos los datos necesarios)
 Formas de acceder al Programa
Estableciendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft
La ruta es: inicio  Programas  Microsoft office  Microsoft office Project 2003
ó
mediante el método ejecutable

+R

Y ESCBIR EL NOMBRE
EJECUTABLE EL CUAL ES
WINPROJ
Entorno de trabajo
4. Barra de Formato 3. Barra de menú Herramientas Standard
2. Barra de menú
5, Guía de Proyecto 1. Barra de titulo

Ventana principal
6. Sección barra de vistas

7. Listado de tareas Vista diagrama de Gantt

9 Barra de estado
 Captura de información
 La información será capturada en la sección de
listado de tareas, la cual editaremos dentro de la
misma sección

Al instante de haber seleccionado la casilla se puede

establecer la escritura o nombre de la tarea la cual será
una tarea a programar o evento que se lleva dentro del
proyecto
  Al momento de escribir una Tarea o
Evento importante se llenan las casillas
de duración, comienzo y fin

Por default Project asigna la

duración de 1 día. Cuando
cualquier tipo de duración presenta Esta es la duración
el signo de interrogación se trata representada en el
de un tiempo estimado( no real) diagrama de gantt
 Redefinir datos
Cuando se crea una tarea para un proyecto,
su duración puede variar por muchos
factores, por lo tanto la tarea se debe
reeditar o eliminar
En el caso de comienzo y
fin se utiliza los botones
para visualizar el
calendario y programar la
tarea o evento para otro
Con ladiaduración se puede
Para reeditar un valor se puede utilizar el mismo método
establecer con un doble clic anterior, pero es preferible
pausado el cual permitirá introducir utilizar los botones
cualquier valor
Mediante Una ventana adicional
Las ventanas adicionales que nos ofrece
Project permite tener un mejor control del
evento o tarea seleccionada.
La ventana que utilizaremos para este
propósito es
 INFORMACIÓN DE LA TAREA
Ubicada en el
menú proyecto  información de la tarea
O clic derecho sobre la tarea y seleccionar información de la tarea
 INFORMACIÓN DE LA TAREA

INDICA QUE TAN IMPORTANTE ES LA

SE ASIGNA
ESTABLECEMOS
EL PORCENTAJE TOTAL
DE UNA
EN TIEMPO DE UNA
TAREA ESTA EMPIEZA DESDE 0 A 1000
TAREA CUANDO
TAREA EL YATIEMPO
ESTA COMENZADA
SE PUDE TOMAR EN
ESTAS
Aquí cambiamos DOS INDICAN
el nombre de laELLA
tareaFECHA DE INICO
MIN.(MINUTOS),HRS.(HORAS),D.(DIAS),
Y FIN DE LA TAREA
DT.(DIAS DANDO ASI TAMBIEN
TRANSCURRIDOS), LA
MSS.(MESES),
DURACIÓN
 Eliminar una Tarea
En el caso de que la tarea sea realizada
por otro equipo de trabajo o por otro
departamento y está se tendrá que de
baja esta se tiene que eliminar de nuestro
proyecto.

Para eliminar una tarea se tiene esta que Así es como se mostrara después
seleccionar de los indicadores de filas. Al de que se halla seleccionado la fila
dar el clic en este punto se con la tarea a eliminar
 Aplicación de Sangrías
Las sangrías dentro de Project establecen la
asignación de una tarea principal y de las
subtareas, al realizarse esta ultima llevará
acabo la tarea principal.

Ocultar
Mostrar
Anular sangria
Agregar sangria
subtareas
subtareas
 2. Se presiona el botón agregar
sangría

1. Para asignar una tarea como subtarea o parte

de una tarea principal se debe seleccionar la tarea
que será asignada.
Nota: la tarea que no halla sido seleccionada
será la tarea principal y esta no cambiara en
duración ya que esta dependerá de los eventos
y tiempos de las subtareas
 Tipos de tareas
Recapitulando las tareas son actividades
que se deben realizar en una fecha inicial
y un determinado tiempo (duración).
Entonces se puede decir que el proyecto
esta formado por una serie de tareas, por
lo cual las actividades de deben definirse
de una manera clara. Entonces
definiremos las actividades que llevan el
proyecto en tres grupos
 Proyecto

Tareas de unidad fija Tareas de duración fija Tareas de trabajo fijo

•Estas son las tres categorías en la que

podemos dividir un proyecto
La configuración de la tarea de pende mucho
de los recurso que a esta se le asignen,
también dependen de el tipo de actividad a
realizar

 Tareas de unidad fija: este tipo de tarea esta de

forma predeterminada en Project. Se refiere si
hay asignación de recursos extras la duración
de la tarea reduce.
 Tarea de duración fija: la asignación de
recursos adicionales no reduce el tiempo de
duración
 Tarea de trabajo fijo: la asignación de recursos
adicionales reduce la tarea, pero sigue siendo la
misma cantidad de trabajo.
Estas 2 secciones indican las limitaciones de una tarea, y el tipo que
desempeña y tipo de calendario para el evento
Establecer tipo de tareas
 Para activar la calcificación de la tareas se tiene
que visualizar la información de la tarea, de la
cual seleccionaremos la pestaña Avanzado
 Condiciones por el Esfuerzo
Este concepto esta enfocado a que la duración de la
tarea puede aumentar o disminuir dependiendo
de los recursos que se le asignen o se le quiten.
Es decir que mientras mas recursos le asignen
por efecto la duración se reduce.
Calendario
Las tareas se pueden distribuir por sectores cada uno de estos sectores pueden tener
diferentes tipos de horas y horarios de entrada por este motivo el calendario se divide
en 3 grupos:
Calendario de 24 horas: es sin periodo no laborable y comprenden de domingo al
sábado de las 12:00 a.m. hasta las 12:00 p.m.
Calendario estándar: tiene un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. con un descanso de
12:00 p.m. a 1:00 p.m.
Calendario turno de noche: tiene un periodo laborable 11:00 p.m. a 8:00 a.m. de
lunes al sábado con un periodo de descanso de 3:00 a m a 4:00 a.m..
 Dependencia de tareas
Las tareas por si solas no ayudaran al
proceso de la administración del proyecto.
Por este motivo debe de haber una
relación entre ellas en el que se
establezca un orden o secuencia de
elaboración, esto establece que ciertas
tareas al comenzar tengan una base para
su elaboracion
 Tarea Formular nomina

Con esta sencilla acción se establece que la tarea

Tarea hacer depósitos
formular nominas es la tarea predecesora de la
tarea hacer deposito. Establecimos que la
segunda tarea no comenzara hasta que halla
finalizado la anterior
 Tipos de dependencias
Comienzo
Fin a Comienzo
a Fin La tarea
La tarea BB no
no puede
puede terminar
comenzar
AA hasta que
hasta que inicie
la tarea
la AA no finalice

B
B
Comienzo a Comienzo La tarea B no puede comenzar
A hasta que no inicie la tarea A

B
Fin a Fin La tarea B no puede Terminar
A hasta que no finalice la tarea A

B
 Vinculación de tareas
(dependencias de tareas)
Utilizaremos la barra de herramientas estándar la cual
contendrá la herramientas Vincular tareas
Separar tareas

Vincular tareas Desvincular tareas

Para aplicar este vinculo entre tareas se tienen que seleccionar las tareas
que tendrán que estar vinculadas
 Aplicación de vinculo

1.- se seleccionan las tareas que van a tener relación

2.-presionar el icono Vincular
Cambiar vínculos entre tareas

Para cambiar la relación

del vinculo se da un
doble clic en la línea de
unión de las tareas

Aquí se selecciona los tipos de dependencia

 División de tareas
La tareas en la vida real pueden sufrir cambios
imprevistos, como la falta de material. La
solución no es incrementar la tarea la duración
de la tarea si que debe dividirse

El icono para realizar esta actividad se encuentra

en la barra de herramientas estándar en cual es
dividir tarea
 Al momento de hacer una división esta se puede
implementar sobre cualquier tarea a realizar y la
tarea puede dividirse las veces que sea necesaria

La tarea se separo
La tarea
Esteserotulo
esta aparecerá
dividiendo
cuando estemos listos
1.- se selecciona la tarea (opcional) para separar una tarea

2.- Se presiona el botón dividir tarea

3.- después de que el cursor halla aparecido se

arrastra la tarea del día de inicio hasta el día que
terminara la división
 Tareas Repetitivas
Las tareas repetitivas son aquellas que se
tienden a realizar deforma periódica a lo
largo del proyecto, esto es que tienen un
patrón de comportamiento, el cual puede
ser diario, semanal, mensual, etc.
Forma de insertar una tarea repetitiva
 Nombre y duración del proyecto
Tipos de periodicidad

Finalización de la tarea
 Tareas criticas
En la tarea que no terminarse en la duración
establecida, genera un retraso en el
proyecto por lo que este no se finaliza
en la fecha indicada como fin de proyecto.
La tarea critica tiene una demora cero, es
decir no tiene holgura para finalizar. La
diferencia entre una fecha limite y la
fecha fin de una tarea da como resultado
la demora que tiene de esta forma si
ambas fechas son iguales lo que sucede
es que no existe una demora y sea una
tarea critica
 Rutas criticas

Es un conjunto de tareas criticas que llegan a

retrasar la terminación del proyecto en caso de
que al menos una se tarde en finalizar por lo que
todas las tareas criticas deben cumplirse con su
duración para garantizar que el proyecto no se
vea afectado en su fecha de finalización
Visualización de la ruta critica
Para visualizar la ruta critica se utiliza la barra de vista que ofrece
proyecto.
La vista que utilizaremos es la de GANTT DE SEGUIMIENTO
Barra de vistas
 Inserción de la columnas

Para insertar una columnas se

selecciona
Posterioruna columna
mente damos a la
un
derecha de donde
clic derecho necesitemos
sobre la la
nueva columnas
columnas y seleccionamos
 Se desplegara el siguiente cuadro de dialogo en el
que definiremos a la columna en el primer campo
que se encuentra habilitado

Habilita el tipo de Da nombre a la columna

columna que será
Insertaremos una nueva columna para
visualizar su tolerancia de finalización de cada
una de las tareas asignadas
 RECURSOS
ESTE CAPITULO SE FAMILIARIZA
CON LA CAPTURA DE LOS QUE
REALIZAN EL PROYECTO
 RECURSOS
 Los recurso son los responsables que se
lleven acabo las tareas en si son lo que
deben efectuar el trabajo, por lo cual se
considera a las personas y equipos
(herramientas) así también al material y o
consumibles
 Tipos de recursos
 Los recursos se dividen en dos categorías

Recurso de trabajo (personas, equipos), este tipo de

recursos consume tiempo que es el que se utilizara para
efectuar la tarea, defiéndolo en el momento de asignarle
en una tarea así como cuanto le dedicara al día, de estos
se deriva el termino capacidad máxima que es al que se
dedica el recurso al 100% en la elaboración de la tarea, es
decir tiempo completo, existiendo por consiguiente la
capacidad de 50% para el medio tiempo
Recurso Material (los insumos, materia prima, materia
prima, consumible) estos recursos estarán medidos
por piezas, litros, metros cúbicos o cualquier medida
permita contabilizarlos. Existen dos clasificaciones
para los recursos
Consumo de materia fijo:
En este el consumo es constante y que da
determinado, y si cambia el tiempo de duración de
la tarea no afecta esta cantidad.
Consuma de material Variable:
Este tipo de consumo va en relación con el tiempo
es decir que cambia si la duración de la tarea varia
 Hoja de recursos
 La hoja de recursos es el lugar donde se
dan de alta los recursos que se utilizaran
en el proyecto o en otros
Activar hoja de recursos
Se escribe
Selecciona
el nombreel tipo de recurso
Esta es la inicial del recurso para
del recurso material o referencia o búsqueda, puede
de trabajo cambiarse pulsando F2

EJEMPLO

Establece el tiempo que

disponemos del recurso

Costos del recursos

Aquí se inserta la unidad Costo del material

en que será medido el
recurso
 Información del recurso
Para activar la información del recurso se da doble clic sobre el recurso a
controlar

Son en relación al material

confirmado y propuesto
se marca cuando no se tiene
(tentativo)
un recurso
Aquí real la
se marca es decir solo
se conocen las del recurso
disponibilidad
características
desde cuando pero no se
esta bajo
tiene en forma
nuestro cargo física
y hasta su
finalización
 ASIGNAR RECURSOS
Después de haber asignado los recursos en
la hoja de recursos se presiona el icono
Asignar recurso
1. Se selecciona el
recurso para la tarea si
es persona se indica el
porcentaje de actividad
que hará

2. Se presiona el
botón asignar
Costos y Consumos
 Introducción a los costos
 Los costos son el factor importante en un
proyecto , por que en base a estos se
tendrá la capacidad de llevar acabo las
tareas adquiriendo los recursos materiales
necesarios para su elaboración
 Pagando el sueldo de los trabajadores

 Rentando maquinaria
 Tipos de Costos
 Determinado por Tasa: son las tasas de
pago, para los recursos de trabajo, existe
la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra.
Ambas
Entrego el son el costoNoque
cumpletiene el recurso
A volver
hacerlo
material y el Standard
por hora
salgo
•Determinado por Uso: es decir que se
determina un valor como el costo que
tiene cada vez que se utilice el recurso
 •Costo Fijo: esta enfocado a las tareas que
sin importar la duración o el trabajo
elaborado se establece un costo, en el que
el recurso no interviene

México
Vamos a
México
$1000 el viaje
 Calendarios
El calendario dentro de Project establece
los tiempos de ejecución de las tareas y
de los recursos no materiales por este
motivo realizaremos los cambios sobre
los recursos no materiales los cuales
controlaremos su hora de entrada y salida
Cambiar calendario laboral de un
Recurso
1. Debemos estar en la hoja de recursos con recursos ya capturados.
2. Dar doble clic sobre el recurso a editar su calendario.

3. Al dar doble clic desplegara la ventana información del recurso de

donde seleccionaremos calendario

Son leyendas que rigen

el calendario
 Ingreso de costos

Esta sección de la ventana información del recurso se le conoce como TABLA

de TASAS de COSTOS, Project ofrece las posibilidades de que se manejen
cinco tablas, de la tabla A hasta la E. con estas cinco tablas el recurso
puede tener cinco grupos de tasas diferentes (costos), adicionalmente cada
tasa tendrá 25 renglones, lo que significa que tendrá variantes en cada tasa
en función a la fecha efectiva
 Consumo de recursos materiales
Los recursos materiales como ya se ha
mencionado son consumibles para la realización
de las tareas cuando estas así lo requieren por
lo cual el consumo de esta determinado en las
unidades que se asignen a la tarea, para una
mejor identificación
Esto se lleva acabo a través de la asignación de recurso
 Formulario de tareas
En este formulario se establece la administración
del recurso en cuanto a unidades, trabajo y
visualiza la actividad predecesora o sucesora
dependiendo el caso de la vista

Activación

El cursor debe estar en

la parte inferior de la
barra de desplazamiento
Al desplazar el cursor hacia
arriba se empieza a desplegar
el FORMULARIO DE TAREAS
 Formulario de tareas

En este formulario se hacen los cambios sobre la

relación de recurso o capacidad máxima de un recurso
esta vista es RECURSOS Y PREDECESORAS.

Para cambiar la vista

daremos un clic
derecho sobre esta
área
 Horas extras
 Las horas extras son tiempos adicionales
que el recurso le dedicara a una
actividad, para realizarla y reducir la
duración, aunque el trabajo no se
modifica.
 Para asignar las horas extras de un
recurso entraremos al formulario de tarea
en la vista Trabajo del recurso
La tasa de trabajo hora extra se calcula
en base a la tasa estándar. Por ejemplo
el trabajador 1 tiene 4 horas tasa
estándar si se le añaden 2 horas extra
Project calcula 2 horas normales y 2
horas extras
 Visualización de Costos
La visualización de los costos establece los
cálculos de acuerdo a los datos
capturados en la hoja de recurso esta
vista es muy útil al calcular el costo del
proyecto
Activación

Se da un clic derecho en la
esquina de cualquier vista y se
selecciona costos
Sobre asignación y
Redistribución
 Sobre asignación
La sobre asignación en Project es el que el
recurso tenga mas tareas de las que puede
llevar acabo dentro de su periodo laborable
( tanto días que le correspondan trabajar
como el horario que tenga asignado)
 Ejemplo

Obsérvese que ambas tareas están hechas el mismo día cada

una esta marcada con el horario del recurso en total en recurso
tendrá 16 horas de labor el día él cual solo es de 8 horas
laborales

Identificar un recurso sobre asignado

Debemos tener la hoja de recurso abierta la cual mostrara los recurso
sobre asignados en un color rojo como se muestra a continuación
 Redistribución
Esta acción que se realiza en Project, esta
basada en hacer una distribución de las
asignaciones que tienen los recursos
programándolas nuevamente, mediante el
retraso de las tareas hasta que el
recurso se encuentre disponible
 Vista Uso de recurso
En esta vista de Project tenemos un control
en horas de las actividades y el tiempo
que cubre cada recurso en dicha
actividad, permitiéndonos hacer un
cambio de hora o material
 El nombre del recurso y
sus actividades

Obsérvese como se muestra en

colore rojo como sobre asignado
 Modificaciones en
Uso de Recursos

Modificaremos las cantidades de

plumas que ocupara por día

Este símbolo indica que se hace una

corrección la hoja uso de recursos
 Redistribución Automática
La redistribución puede ser de forma
Automática o manual, con una búsqueda
de sobre asignación con los criterios de
minutos, horas, días, semanas o meses
Ubicación de Redistribución

Después de haber hecho

la redistribución no se
pueden relazar cambios
se tienen que regresar a
forma manual para
redistribuir
Ámbito de la
redistribución del
proyecto, el cual permite
que sea todo el proyecto
o un parte de este
indicando en rango de
fecha

Resolver sobre
asignaciones que
maneja distintos ordenes
de redistribución el
orden en que se retrasen
o se dividan las tareas
Seguimiento del Proyecto
 Valores reales
En planeación de un proyecto se capturan los
costos de los recursos de trabajo, de los
recursos materiales y los costos fijos que
contengas las tarea. Conforme transcurre el
tiempo, el avance del proyecto genera
información de lo que en realidad se esta
elaborando y en que porcentaje se encuentran
las tareas así como el consumo del recurso y el
trabajo que han hecho lo cual genera un costo.
La periodicidad en que capture los valores reales
dependerá del seguimiento que quiera darle.
 Línea Base
La línea base es la información de la
duración, costos, fechas de inicio y
finalización, asignaciones y recurso del
proyecto de cada una de las tareas antes
de que inicie el proyecto, una vez que se
haya terminado la planeación se puede
guardar como línea base, todos estos
datos servirán como punto de referencia
para los cambios que se irán dando
conforme el proyecto avanza
 Guardar Línea base

Guardar
Se despliega
Plan el
provisonal:
dialogo Guardar
es
La sección Para por lo general
cuando
línea base,
se el desea
cual contiene
guardar
varios
se tiene marcado en proyecto
información
campos que dedependiendo
inicios y fines
lo que
general, en caso de que se
desetarea
quieran
en esta
se irán
opción
seleccionando.
no se
requiere llevar el seguimiento de
almacena información ni de
Se pueden
alguna tareaguardar 11 líneas base
esta la opción
trabajos ni de costos
por
tareaproyecto
seleccionada
solamente lleva seguimientos
de fechas
 Borrar línea base
Borrar un línea base llega a ser util para tener disponibilidad en
caso de que se hayan ocupado las once o simplemente para
depurar información que ya no se utilizara

Cada línea base se puede identificar por la fecha en que

fue guardada y que se muestra de forma automática
Trabajo real, completado y restante
Al introducir el trabajo real Project calcula el trabajo
completado y el trabajo restante en base a las formulas:
Porcentaje de trabajo completado = Trabajo real / trabajo
Trabajo restante = Trabajo – Trabajo real

Activación de cálculos para trabajos

Clic derecho y
seleccionar trabajo
Cuando se captura el Porcentaje Completado Project calcula el
trabajo real y el restante con las formulas
Trabajo Real = Trabajo * Porcentaje Completado
Trabajo Restante = Trabajo – Trabajo Real
 Duración real, Completado
y Restante
Para controlar estas herramientas se activa la sección seguimiento,
de la misma manera que se activa costos y trabajo
En la tabla de seguimiento al introducir un valor en campo duración real,
Project calcula Automáticamente el porcentaje completado y Duración Restante
con las formulas:
Porcentaje Completado= Duración Real / Duración
Duración Restante = Duración – duración real
 Estadísticas del proyecto
El cuadro de dialogo Información del proyecto se
utiliza para ingresar la fecha de comienzo y
prioridad con otros proyectos, también lo
utilizaremos para ver las estadísticas del proyecto,
el cual despliega información valiosa para
determinar la variación que existen en fechas y
costos duración y trabajo

Para activar la estadística se presiona

el botón con el mismo nombre
Informes
 Que es un Informe
 Los informes son formatos predefinidos
por Project los cuales contienen
información del proyecto ya sean las
tareas, asignaciones, recursos. Etc. y que
por medio de estos podrá visualizar los
valores de forma organizada.
Activación de la herramienta

Generales como su nombre indica son

informes de aspecto general en el que de
forma resumida se presenta la información
 Tipos de informes
Actividades actuales: son informes relacionados
con las tareas y su situación. En esta categoría
estas: Tareas sin comenzar, Tareas que
comienzan pronto, Tareas completadas, Tareas
en curso, etc.
Costos: basicamente es información en que
intervienen los costos tanto para las tareas
como para los recurso y esta con formada por
los siguientes informes: Flujo de caja (que
muestra los costos por tarea en incrementos de
cada semana), presupuesto, tareas con
presupuesto sobre pasado
Asignaciones: los informes que pertenecen
a esta categoría están enfocados tanto a
las tareas como a los recursos. Ya que no
existiría una asignación sin dos partes
Carga de trabajo: Esta categoría contiene
dos informes que son : uso de tareas (en
el que se le muestra las tareas y que
recursos tienen asignados con que
cantidad de carga de trabajo) y uso de
recurso (Muestra los recurso y que tareas
tiene cada uno con su carga de trabajo)