Aplicativos Digitales II

ORDENAR DATOS EN UNA BASE DE DATOS

Los datos se ingresan con frecuencia en la Hoja de Cálculo en orden que es complicado
para poder contestar ciertas preguntas, de hecho, puede necesitar mirar a los mismos
datos de diferentes maneras, en distintos momentos. Ordenar puede ayudar a
reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente.
Se tiene la siguiente tabla:

Ordenar Registros en Forma Ascendente:

Ordenar a los trabajadores de menor a mayor según su Sueldo Neto.
➢ Colocar el curso en la Celda J5
➢ Ir a la Ficha Inicio
➢ Grupo Modificar.
➢ Clic en el Botón Ordenar y Filtrar
➢ Y seleccionar Ordenar de Menor a Mayor

Ordenar Registros en Forma Descendente

Ordenar a los trabajadores desde los más Recientes a más Antiguos según su Fecha de
Contrato.
✓ Colocar el cursor en la Celda B5
✓ Ir a la Ficha Inicio
✓ Grupo Modificar
✓ Clic en el Botón Ordenar y Filtrar
✓ Y seleccionar Ordenar De Más Recientes a más Antiguos
➢ Orden Personalizado
✓ Seleccionar una celda de la Tabla
✓ Clic en el Botón Ordenar y Filtrar y seleccionar Orden Personalizado..

Seleccionar Seleccionar el
el Campo Orden

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F I L T R O S
Los Filtros Excel facilitan la búsqueda de un SubConjunto de datos dentro de un Rango
para poder trabajar con el mismo. Este SubConjunto de datos o rango filtrado muestra
las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero si permite aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

❖ Autofiltro:
Ayuda a administrar fácilmente Hojas de Cálculo de gran tamaño, que requieran
dos filtros con criterios simples.
❖ Filtro Avanzado:
Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del
Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos
de un rango de criterios independientemente situado sobre el rango.

Pasos para Activar el Filtro:

✓ Ubique el cursor en una celda dentro de la tabla
1º Forma:
✓ Ir a la Ficha Inicio
✓ Grupo Modificar
✓ Clic en el Botón Ordenar y Filtrar

✓ Y seleccionar el Filtro

2º Forma:
✓ Ir a la Ficha Datos
✓ Grupo Ordenar y Filtrar
✓ Clic en el Botón Filtro

En cada columna se muestra unos Botones que vienen a ser los Filtros

Pasos para Desactivar el Filtro:

Para desactivar el filtro siga los mismos pasos que uso para Activarlos.

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AUTOFILTROS:
Filtrar a los Empleados Solteros
✓ Clic sobre el Filtro de Est_Civil
✓ Se despliega una Lista
✓ Desactivar la Casilla Seleccionar Todo
✓ Marcar la casilla S como se encuentra en la Figura
✓ Clic en Aceptar.

✓ Como ves solo se muestra tres registros

y los demás se ocultan.

✓ Antes de aplicar otro filtro debemos de borrar el filtro creado en el caso

anterior.
✓ Ya que si creamos otro filtro este se aplicara encima del otro.

Borrar Un Filtro
1º Forma:
✓ Ir a la Ficha Inicio
✓ Grupo Modificar
✓ Clic en el Botón Ordenar y Filtrar
✓ Y seleccionar Borrar.

2º Forma:
✓ Ir a la Ficha Datos
✓ Grupo Ordenar y Filtrar
✓ Clic en el Botón Borrar

3º Forma:
✓ Clic en el Filtro de la Columna
✓ Marcar la casilla seleccionar Todos
✓ O seleccionar Borrar Filtros
✓ Automáticamente se muestran todos los Registros.

Filtrar a los Empleados Contratados en el Año 2000

✓ Clic sobre el Filtro de Fe_Contrato
✓ Desactivar los demás Años y marcar solo 2000
✓ Clic en Aceptar

Si desea Filtrar Por Mes o la Fecha del Día

✓ Al costado del 2000 nos muestra un símbolo (+)
✓ Clic sobre ese Botón
✓ Nos muestra más opciones, marcar las
casillas deseadas

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FILTROS PERSONALIZADOS
Filtrar a los empleados que tengan la Bonificación mayor o igual que 300
✓ Clic sobre el Filtro de Bonificación
✓ Seleccionar Filtros de Numero
✓ Escoger Mayor o Igual que…

✓ Nos muestra una Ventana

✓ Insertar 300
✓ Clic en Aceptar

NOTA: El Operador “Y” se aplica cuando los criterios a visualizar son

mayormente números y fechas y “O” cuando son Textos

FILTROS AVANZADOS:
A diferencia del AutoFiltro, el Filtro Avanzado permite extraer la información de la lista
a otro lugar de la Hoja de Cálculo, con el Objetivo de manejar información especificada
de acuerdo con criterios establecidos.
Se tiene la siguiente Tabla:

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Se pide mostrar a los Empleados que su Bono sea Mayor o Igual que 500 y
Menor o Igual que 1000.
✓ Antes de empezar el Filtro Ud. Tiene que saber expresar lo que pide en una o
más celdas. De la siguiente Manera.

✓ Los nombres tienen que estar bien escritos. Caso contrario no se mostraran los
registros.

Filtrar los Registros sin mover a otro lugar.

✓ Seleccionar una celda de la tabla.
✓ Ir a la Ficha Datos
✓ Grupo Ordenar y Filtrar
✓ Clic en el Botón Avanzadas
✓ Nos muestra una ventana

Clic para seleccionar el

rango de criterios

✓ Se encoge nuestra ventana

✓ Y seleccionar el Rango de criterios K1:L2

✓ Clic en el mismo botón para mostrar de nuevo la ventana

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Filtrar los Registros copiando a otro lugar

Filtrar a los Programadores que tengan el bono de 500.
✓ Crear las celdas de criterios

✓ Copiar todos los títulos en cualquier parte, de la siguiente manera

✓ Clic en el botón avanzadas

✓ Nos muestra una ventana
✓ Seleccionar su rango de criterios
✓ Ahora marcar.

Seleccionar

Clic para seleccionar

el Rango de criterios

Al momento de
✓ Se encoge nuestra ventana
✓ Seleccionar el lugar donde deseamos copiar seleccionar, tiene
(Seleccionar con todo y título) que seleccionar filas
de más para que se
copie

✓ Clic en el mismo botón para mostrar de nuevo la ventana

✓ Y aceptar

Ejemplo:

Si se les pide Filtrar a los empleados Programadores que tengan bono 300 y 500,
usaría el siguiente criterio

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S U B T O T A L E S
Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado.
No es necesario crear formulas. Excel crea la formula, inserta las filas correspondientes
al SubTotal y al Total, y ejecuta un esquema de los datos, automáticamente. Así, los
datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En
resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista.

Se tiene la siguiente Tabla:

Se pide mostrar la suma de los sueldos del campo Puesto

Antes de aplicar SubTotales los datos tienen que estar agrupados.
✓ Seleccionar una celda de la tabla
✓ Ir a la ficha Inicio
✓ Grupo Modificar
✓ Clic en el botón Ordenar y Filtrar
✓ Y seleccionar Orden Personalizados
✓ Nos muestra una ventana.

1.- Seleccionar
2.- Clic

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✓ Nos muestra una ventana

✓ Insertar los puestos que tiene

✓ Clic en Agregar
✓ Luego en Aceptar
✓ Note los cambios

Aplicar SubTotales
✓ Seleccionar la tabla Luego de aplicar el SubTotal
✓ Ir a la Ficha Datos nos muestra 3 Niveles
✓ Clic en SubTotal
✓ Nos muestra una ventana
Niveles

Nivel 1: Muestra el Total

General.
✓ Marcar las casillas como indica el cuadro
✓ Clic en Aceptar
Nivel 2: Muestra el Total por
✓ Note los cambios
Puestos.

Nivel 3: Muestra los registros

ordenados.

Para borrar los subtotales ingresar al botón subtotal y dar clic en el botón Quitar
Todos.

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C O N S O L I D A R D A T O S
Para resumir y registrar resultados de Hojas de cálculo independientes, puede
consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas
pueden estar en el mismo libro que la Hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al
consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos
y agregarlos de una forma periódica o especifica.
Ejemplo: Una empresa tiene un resumen de ingresos y egresos por bloques y días en
tres Hojas.

En la Hoja llamada Resumen se pide consolidar los Datos por Días.

✓ Ubicarse en la celda A4
✓ Ir a la Ficha Datos, Grupo Herramientas de Datos
✓ Clic en Consolidar

Clic

✓ Se encoge la ventana, clic en la Hoja Bloque 1 y seleccionar el Rango A4:C11

✓ Clic nuevamente en el botón.

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✓ Nos muestra la ventana

✓ Dar clic en Agregar

Clic

✓ Realizar los mismos pasos para seleccionar los rangos de las Hojas Bloque 2 y
Bloque 3.
✓ Nos debe mostrar una imagen así.

Rangos Seleccionados

Marcar las Casillas

✓ Clic en el Botón Aceptar.

✓ Note los Resultados

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