ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS.
UNIDAD 3.
3.1 Declaración del alcance y estructura de división del trabajo (WBS). ................. 3
¿Qué es la declaración del alcance del proyecto? .................................................................................... 3
Estructura de división del trabajo ............................................................................................................. 4
Exclusiones del proyecto: entregables o paquetes de trabajo que están fuera del
alcance del proyecto.
Suposiciones del proyecto: que supuestos se han tomado como verdaderos para
realizar la declaración del alcance.
Consiste en definir las relaciones jerárquicas entre cada una de las actividades del
proyecto. En este se llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto,
integrando los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto.
El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del
proyecto, determina el “cuando” y el “que” del trabajo; los gerentes funcionales, al
apoyar todos los proyectos, determinan el “cómo” se hará el trabajo.
La estructuración del trabajo permite una división lógica del proyecto en niveles
sucesivos con aumento del detalle de información.
En esta se definen que actividades van ligadas o asociadas entre ellas.
Estas actividades pueden ser resumidas progresivamente con el fin de presentar
información de tiempo, costo y recursos en diferentes niveles e incluso a nivel del
proyecto.
Es necesario definir cada una de las actividades y el conjunto de actividades, así
como las fechas de entrega de avances de estas actividades.
Gerente de Proyectos
Ingeniero de Proyectos
Gerente de Construcción del proyecto
Coordinador de construcción del proyecto
Ingeniero de puesta en marcha del proyecto
Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto
Supervisor de costo y programas del proyecto
Administrador del proyecto
Gerente de aprovisionamiento del proyecto
Asistente del controlador del proyecto
Este personal del proyecto trabaja muy estrechamente con sus contrapartes en
la organización de proyectos del cliente.
3.2 Análisis e identificación de los participantes, perfil y responsabilidades del
administrador.
Los resultados del análisis de actores deben ser presentados en un resumen corto o en
una matriz, algunos pueden tener puntos de vista negativos del proceso de
implementación; sin embargo, sus posiciones necesitan ser entendidas para trabajar en
una dirección correcta. Los actores tienen diversos grados de contribución e impactos
potenciales y están implicados en el proceso de diversas maneras.
Para el análisis de involucrados es necesario tomar en cuenta, los diferentes tipos de
actores:
Actores principales:
Son aquellos actores afectados directamente por el proceso, ya sea de modo positivo o
negativo. Ejemplo: Instituciones educativas, empresas, estudiantes, trabajadores.
Actores secundarios:
Son aquellos actores que pueden verse afectados y/o influenciar de manera positiva o
negativa en el proceso. Juegan un papel intermedio y pueden tener un efecto
importante en los resultados del proceso. Estos actores pueden dividirse en
organizaciones que financian, implementan, supervisan o defienden.
Dentro de este tipo de actores se puede considerar, a individuos claves como actores
específicos (jefe de área o departamento de diferentes instituciones que consideran
importante y necesaria la propuesta) o grupos informales de personas que actúan como
intermediarios (ejemplo: líderes locales, políticos, personas respetadas socialmente,
entre otros).
Los actores secundarios son quienes en la mayoría de los casos, lideran el proceso y
conforman el equipo o comité técnico de formación profesional.
Actores externos:
Son aquellos actores que no están directamente involucrados, pero pueden ser
afectados por el proceso o influenciar de manera positiva o negativa.
Con respecto a la influencia, se debe determinar claramente el poder que tienen los
actores sobre el proceso; controlar las decisiones tomadas, facilitar o ejercer una
influencia que afecte al proceso negativamente. El poder puede derivarse de la
organización, del actor o su posición en relación a los otros actores.
Con respecto a la importancia de los actores para el éxito del proceso; se puede definir
respondiendo a las siguientes preguntas:
Recurso Humano.
Objetivo de la Administración de Recursos Humanos El objetivo de es lograr el mejor
desempeño de las personas participantes en el proyecto. Una de las responsabilidades
más importantes del Líder de proyecto es el de liderar al equipo para alcanzar los
objetivos. El Líder del proyecto tiene la autoridad y responsabilidad requeridas para
administrar el proyecto, lo que facilita la atención a clientes, proveedores, así como la
solución de problemas. Durante la etapa de planeación, el Líder del proyecto tiene la el
apoyo del patrocinador, define e inicia la integración del equipo del proyecto, tanto
directivo, como ejecutor, interno y externo, y sus relaciones organizacionales. El líder
del proyecto establece, junto con los involucrados, cuáles serán sus roles y funciones
de cada uno. La siguiente gráfica muestra cómo se integran las áreas de trabajo y como
está ligado el Recurso Humano a toda la planeación:
Adquirir el Equipo del Proyecto es el proceso para confirmar los recursos humanos
disponibles y formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
El equipo de dirección del proyecto puede o no tener control directo sobre la selección
de los miembros del equipo, debido a contratos colectivos de trabajo, al uso de personal
subcontratado, a un ambiente de proyecto de tipo matricial, a las relaciones de
comunicación interna o externa, entre una variedad de motivos. Es importante que los
siguientes factores se tengan en cuenta durante el proceso Adquirir el Equipo del
Proyecto:
El director del proyecto o el equipo de dirección del proyecto debe negociar con
eficacia e influir sobre las personas que se encuentran en posición de suministrar
los recursos humanos requeridos para el proyecto.
El hecho de no adquirir los recursos humanos necesarios para el proyecto puede
impactar en los cronogramas, los presupuestos, la satisfacción del cliente, la
calidad y los riesgos. Esto podría disminuir la probabilidad de éxito y, en última
instancia, provocar la cancelación del proyecto.
Si los recursos humanos no están disponibles debido a restricciones, factores
económicos o asignaciones previas a otros proyectos, puede ser necesario que
el director del proyecto o el equipo del proyecto asigne recursos alternativos,
probablemente con competencias inferiores, siempre y cuando no se infrinjan
criterios legales, normativos, obligatorios o de otro tipo específico.
Estructura Organizacional.
Las estructuras organizacionales son uno de los elementos que se deben tener en
cuenta a la hora de gestionar un proyecto, ya que es un factor que puede afectar de
forma muy significativa a la disponibilidad de recursos e influir de forma determinante en
el modo de dirigir los proyectos.
Aunque en la práctica cada empresa se organiza de una forma completamente distinta,
se suelen distinguir tres tipos de estructuras organizacionales:
La estructura funcional
La estructura orientada a proyectos
La estructura matricial
La estructura funcional.
La estructura funcional es una estructura jerárquica clásica donde cada empleado tiene
un superior definido. En el nivel superior la empresa se organiza por las funciones
desempeñadas (contabilidad, ingeniería o producción, por ejemplo). Los miembros de la
plantilla responden únicamente al superior de su departamento, por lo que busca una
línea directa de comunicación entre los niveles inferiores y superiores. Cada área se
puede subdividir a su vez en unidades funcionales más específicas. Cada
departamento realiza el trabajo y las actividades del proyecto de manera independiente,
enmarcando los proyectos dentro de las áreas funcionales de la organización. En este
tipo de estructura los proyectos que requieren de varios departamentos suele tener más
dificultades para desarrollarse, ya que son transversales a la estructura organizativa.
La estructura matricial
La estructura matricial es muy habitual en algunas empresas de servicios y en
organizaciones que crecen con rapidez. Mezcla características de organizaciones
funcionales y orientadas a proyectos. Se pueden distinguir tres tipos:
Estructura matricial equilibrada: cuenta con un director de proyecto que tiene una
mayor autonomía que en la estructura matricial débil, pero no le confiere autoridad
plena sobre el proyecto, especialmente sobre su financiamiento.
La matriz es más que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una
estrategia que permite enfocar los recursos en las comunicaciones más importantes.
Una buena matriz de comunicaciones permitirá al proyecto y a sus stakeholders recibir
información práctica, confiable y sobre todo pertinente en relación con las necesidades
de los diferentes involucrados que toman sus decisiones y forman sus opiniones con
base en las comunicaciones que reciben.
Para desarrollar una matriz de comunicaciones, primero que nada el líder de proyecto
debe determinar quiénes son los principales interesados y receptores de las
comunicaciones del proyecto, comprender la información contenida en el cronograma
para determinar los tiempos de entrega y las comunicaciones del proyecto, y finalmente
conocer las obligaciones internas del proyecto para comunicar tanto a los niveles
ejecutivos como a las otras entidades.
Una vez que el líder del proyecto conoce esta información, debe hacer uso de las
herramientas y técnicas a su alcance para crear la matriz que esté acorde a las
necesidades del proyecto y de la organización. Para el caso de la matriz de
comunicaciones, la técnica recomendada es el análisis de requisitos de comunicación,
la cuál implica identificar las necesidades de información de cada stakeholder,
definiendo el tipo de datos y formatos necesarios para cada uno de ellos, formando así
una estrategia que mantenga el interés de éstos en el proyecto.
Componentes de la matriz
¿Qué comunicamos? Es el mensaje principal, los datos y/o los temas específicos
requeridos en la comunicación.
¿Por qué? Determina el por qué el proyecto debe enviar la información. En
algunos casos será en cumplimiento de las obligaciones del proyecto, en otros,
para apoyar las estrategias de manejo de relaciones con los diferentes
stakeholders.
Remitente/Destinatario. Indica el nombre de la persona o grupos que recibirán la
comunicación.
Método de comunicación. Describe el método a usar para enviar la información;
por ejemplo, correo electrónico, presentaciones u otros medios que los
interesados hayan definido como estándares, incluyendo los formatos de
entrega.
Responsabilidad. Indica el nombre de la persona o miembro del equipo que será
responsable de:
- Preparar la información.
- Enviar la información.
- Solicitar, recibir y analizar la retroalimentación para un mejor proceso de
comunicación.
Tiempo. Señala los requerimientos que definen la frecuencia de la comunicación,
esto incluye:
- Fecha de inicio del envío.
- Frecuencia del envío.