AUDITORÍA DEL EFECTIVO

EFECTIVO:

1. FUENTES Y NATURALEZA DEL EFECTIVO:

El Efectivo normalmente incluye las Cuentas Generales, la de nómina, la de

Caja Chica y con menor frecuencia la de Ahorros. Las Cuentas Generales

son las de comprobación y se parecen a las que conservan los individuos.

Una cuenta aumenta con las ventas al contado, con la cobranza de cuentas

por cobrar y la inversión de más capital; disminuye con los gastos del

negocio.

La caja Chica se utiliza para gastos muy pequeños y se repone conforme

vaya necesitándose.

2. OBJETIVOS DEL AUDITOR:

Los objetivos del Auditor variaran dependiendo de su papel y de la finalidad

del examen. Entre algunos objetivos tenemos:

Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre

ellos los de fraude.

Analizar el Control Interno sobre las transacciones en Efectivo.

Verificar la existencia del Efectivo registrado.

Confirmar la integridad del Efectivo registrado.

Determinar si el cliente (la empresa auditada), tiene derechos sobre

el Efectivo registrado.
 Comprobar la exactitud administrativa de los programas de Efectivo.

Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del

Efectivo, entre otras cosas los Fondos Restringidos (los saldos

compensadores y los fondos para amortización de obligaciones).

3. CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO:

Casi todos los procesos relacionados con el manejo de Efectivo son

responsabilidad del Departamento de Finanzas bajo la dirección del

Tesorero: manejar y depositar los ingresos en Efectivo; firmar cheques;

invertir el Efectivo ocioso; custodiar el Efectivo, los Valores Negociables y

otros Activos Negociables.

En teoría, las funciones de los Departamentos de Finanzas y de

Contabilidad deberían integrarse de modo que brinden la seguridad de que:

Todo el Efectivo que debería haberse recibido se recibió realmente, se

registró con precisión y se depositó al instante.

Los desembolsos de Efectivo se efectuaron solo para los fines

autorizados y se registraron correctamente.

Se mantienen los saldos de Efectivo en un nivel adecuado pero no

excesivo, para lo cual se pronostican los ingresos y los pagos

relacionados con las operaciones normales.

Algunos procedimientos de control:

No permitir que ningún empleado maneje una transacción de

principio a fin.
 Separar el manejo del Efectivo y la responsabilidad de llevar los

registros correspondientes.

Centralizar la recepción del Efectivo en la medida en que lo permita

la eficiencia.

Registrar oportunamente los ingresos en Efectivo.

Incentivar a los clientes para que pidan comprobantes y observen los

totales del registro de efectivo.

Depositar diariamente los ingresos en Efectivo.

Hacer todos los desembolsos por cheque o por transferencia

electrónica de fondos, exceptuados los gastos pequeños que se hacen

con la Caja Chica.

Ordenar que las conciliaciones bancarias sean preparadas por

empleados que no se encarguen de emitir cheques ni de la caja. Un

funcionario apropiado debería revisar de inmediato la conciliación ya

terminada.

Pronosticar las entradas y salidas de Efectivo e investigar las

variaciones respecto a las cantidades pronosticadas.

4. CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO:

 VENTAS AL CONTADO:

El control de las Ventas en Efectivo es muy fuerte cuando dos o más

empleados (generalmente un dependiente y un cajero) participan en

las transacciones con el cliente.

 En muchos establecimientos al detalle, la naturaleza de los negocios

es tal que un empleado realiza la venta, entrega la mercancía, recibe

efectivo y registra la transacción. En este caso el robo puede

desalentarse utilizando cajas registradoras o sistemas electrónicos en

el punto de venta. Las características protectoras de los registros

son:

Presentación visual del monto de la venta ante los ojos del

cliente.

Un comprobante impreso, que se le entrega junto con la

mercancía.

Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.

 SISTEMAS ELECTRÓNICOS EN EL PUNTO DE VENTA:

Muchas tiendas al detalle utilizan varios tipos de cajas registradoras

electrónicas, entre ellas terminales de computadoras. A menudo un

digitalizador electrónico lee el código universal de productos en el

artículo. El vendedor simplemente explora el código para registrar la

venta el precio del artículo, que está almacenado en la computadora.

Así se aminora sustancialmente en riesgo de que registre la venta con

un precio erróneo.

Además de ofrecer un sólido control sobre las cuentas al contado, los

sistemas electrónicos pueden programarse para que efectúen otras

funciones. Por ejemplo, los registros en línea pueden verificar el

 estado crediticio de los clientes de cuenta corriente, actualizar las

cuentas por cobrar y el inventario perpetuo, ofrecer impresiones

especiales que acumulan los datos de venta por línea de productos.

Por vendedor, por departamento y tipo de venta.

 COBRANZA DE CLIENTE A CRÉDITO:

En muchas compañías con un alto nivel de ventas, los ingresos en

efectivo incluye la recepción de muchos cheques por correo. Esto

favorece poco los desfalcos, salvo que a un empleado se le permita

recibir y depositar los cheques, además de registrar los abonosen las

cuentas de los clientes. Las empresas que reciben grandes volúmenes

de efectivo a través del correo utilizan un sistema de caja de

seguridad para fortalecer el control interno y acelerar el depósito de

efectivo. La Caja de Seguridad es en realidad un apartado postal

controlado por el banco de la compañía. Éste saca del Apartado la

correspondencia varias veces al día, abona en la cuenta de cheque el

efectivo recibido y envía un aviso de recepción a la compañía. El

control interno se fortalece porque el Banco no tiene acceso a los

registros contables de ella.

El encargado del Mayor de cuentas del Cliente introduce por lotes los

detalles de los ingresos en la computadora. El programa de

computación crea un archivo de las transacciones al contado que usa

para actualizar el Mayor General y el archivo maestro de las Cuentas

por Cobrar. Genera totales de controle e informes de excepciones que

 detallan los números inválidos de cuentas de los clientes con pagos

inusuales. El grupo de control de operaciones realiza los

procedimientos manuales de seguimiento sobre los informes de

excepciones y sobre las conciliaciones de los totales de control.

 TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS:

Las Instituciones Financieras han diseñado Sistemas de

transferencia electrónica de fondos (TEF) que procesan las

transacciones relacionadas con los fondos para que los clientes no

tengan que pagar con cheque. Los sistemas de intercambios

electrónicos de datos, que permiten intercambiar información entre

las computadoras de las compañías, transfieren cada día más fondos

entre las cuentas bancarias. Ofrecen dos ventajas sobre el uso de

cheques: Reducen el flujo de papel; disminuyen los costos y retrasos

del procesamiento. Sin embargo, requieren una amplia gama de

controles de las redes de computación relacionados con el acceso al

sistema y con la captura de datos. Requieren asimismo controles de

respaldo para cuando un sistema se descomponga.

5. CONTROL INTERNO DE LOS DESEMBOLSOS EN EFECTIVO:

 COMPROBACIÓN DE LOS DESEMBOLSOS DE CUENTAS:

La principal ventaja de exigir que los desembolsos se hagan con

cheque consiste en obtener evidencia del beneficiario mediante el

endoso del cheque. He aquí otras ventajas:

 Centralización de la autoridad de desembolsar en manos de unos

cuantos funcionarios – los únicos autorizados para firmar

cheques.

 Registro permanente de los desembolsos.

 Disminución del efectivo disponible.

Los funcionarios autorizados para firmar cheques deberían revisar

los documentos que soportan el pago y perforarlos en el momento de

la firma para evitar que sean presentados por segunda vez. Deben

tener control de los cheques hasta el momento de ponerlos en el

correo. Normalmente, llegan a sus manos ya llenados y solo falta su

firma. Para evitar en lo posible varias estratagemas fraudulentas de

falsificación, los cheques firmados no serán devueltos al

departamento de Contabilidad que los preparó para su firma.

La conciliación de los Estados Bancarios mensuales es indispensable

para un buen control interno sobre los ingresos y los desembolsos en

efectivo. Esto debe hacerlo un empleado que no autorice ni registre

las transacciones en efectivo y maneje efectivo. Los Estados del

Banco le llegan cerrados. Cada mes la Conciliación Bancaria deberá

 ser revisada por el funcionario encargado de la compañía, quien la

aprobará por escrito.

El sistema de comprobantes es un método con que se logra un fuerte

Control Interno sobre los desembolsos en Efectivo, pues ofrece la

seguridad de que todos han sido autorizados y revisados antes de

emitir un cheque. En este sistema el Departamento Contable se

encarga de reunir la documentación apropiada que justifica los

desembolsos en Efectivo.

 ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO DE LOS FONDOS DE CAJA

CHICA:

El control Interno de los pagos hechos con el fondo de Caja Chica se

logra cuando el encargado del Fondo revisa la justificación con que

los empleados solicitan el reembolso de los gastos pequeños hechos

en favor de la compañía. El control es más completo cuando el

encargado de la Caja Chica solicita reponer el fondo y otro empleado

revisa la integridad y autenticidad de la justificación; después

perfora el documento de soporte para que no sea reutilizado.

Las pruebas de Auditoria aplicadas a la Caja Chica no se centran en

el saldo de fin de año, sino en las transacciones. Para probar una o

más transacciones de reposición se examinan los comprobantes de

Caja Chica y se verifica su secuencia numérica.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES:

Los principios de Contabilidad específicos para el efectivo son:

NIAA 240: Responsabilidad del Auditor en relación con el Fraude en

una Auditoria de Estados Financieros:

Un auditor que conduce una auditoría de acuerdo con las NIA es

responsable de obtener una seguridad razonable de que los estados

financieros en su conjunto están libres de errores de importancia relativa,

ya sea por causa de fraude o equivocaciones.

Al obtener una seguridad razonable, el auditor es responsable de mantener

el escepticismo profesional en toda la auditoría, considerando el potencial

de que la administración sobrepase los controles y reconociendo el hecho de

que los procedimientos de auditoría que son efectivos para detectar

equivocaciones pueden no ser efectivos para detectar fraudes.

NIAA 300: Planeación de una Auditoria de Estados Financieros:

Planear una auditoría implica establecer la estrategia general de auditoría y

desarrollar un plan de trabajo, de esta manera ayudar al auditor a

dedicar la atención apropiada en las áreas importantes de la

auditoría.

NIAA 330: Respuesta del Auditor a los Riesgos evaluados:

El objetivo del auditor es obtener suficiente evidencia apropiada de

auditoría respecto a los riesgos evaluados de representación errónea de

importancia relativa, mediante la planeación e implementación de

respuestas apropiadas a dichos riesgos.

El auditor deberá diseñar y desempeñar los procedimientos adicionales de

auditoría cuya naturaleza, oportunidad y extensión, se basen en, y

respondan a, los riesgos evaluados de representación errónea de

importancia relativa a nivel aseveración

NIAA 500: Evidencia de Auditoria:

Indica que la información de corroboración que se obtiene de una fuente

independiente de la entidad, como las confirmaciones externas, puede

aumentar la seguridad que obtiene el auditor de la evidencia existente en

los registros contables o de representaciones hechas por la administración.

NIAA 505: Confirmaciones Externas:

La evidencia de auditoría es más confiable cuando se obtiene de fuentes

independientes de fuera de la entidad.

Los procedimientos de confirmación externa frecuentemente se desempeñan

para confirmar o solicitar información respecto a saldos de cuentas y sus

elementos. Pueden también usarse para confirmar los términos de

acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o

para confirmar la ausencia de ciertas condiciones, como un "acuerdo

lateral".
Al realizar el examen del efectivo, el auditor deberá verificar, mediante pruebas

selectivas, el cumplimiento de algunas consideraciones de manera consistente,

especialmente los siguientes:

 La conversión en moneda nacional de los efectivos en moneda extranjera se

hará aplicando los tipos de cambios vigentes en la fecha de incorporación al

patrimonio de la entidad. Al cierre de cada período figurarán ajustados al

tipo de cambio de ese momento, recogiendo, en su caso, las diferencias de

cambio positivas o negativas en el en cuentas de pérdida o ganancia.

 Los saldos en efectivo que no sean de libre disposición han de mostrarse

separadamente explicando el motivo de la restricción.

 Los cheques que habiendo sido emitidos por la entidad quedan retenidos a

la fecha de cierre del ejercicio para su envío posterior, deben ser

considerados como efectivo en bancos y, por tanto, no deben ser

considerados como pagos del período auditado.

 De igual modo el efectivo recibido en fechas posteriores al cierre del ejercicio

no será considerado cobro del período al no ser cantidades disponibles a

favor de la entidad en el momento del cierre del ejercicio.

AUDITORIA DE EFECTIVO:

1. PROGRAMA DE AUDITORIA DEL EFECTIVO

Los siguientes pasos indican el patrón general de trabajo efectuado por los

auditores cuando verifican el Efectivo. Por supuesto, la selección de los

procedimientos más idóneos en un trabajo dependerá de la naturaleza de

los controles implantados y de otras circunstancias.

 EXAMINAR LOS RIESGOS INHERENTES DEL EFECTIVO, ENTRE

ELLOS LOS DE FRAUDE:

Los riesgos de error material crecen a la par que le riego inherente y

el riesgo de control, la mayoría de los riesgos inherentes se

relacionan con los riesgos de Negocios que enfrenta la administración

del cliente. En el área de Efectivo la administración se preocupa

particularmente por los riesgos de negocios relativos al posible robo

de esos activos líquidos. También es una preocupación significativa

de los auditores que la mayoría de los errores en los activos

involucren exageración.

Para la mayoría de los clientes los riesgos primarios consisten en que

los errores o el fraude exageran el efectivo actual o disminuyen

indebidamente el saldo. Respecto al primer riesgo (Efectivo

exagerado), un faltante pudo haberse cancelado introduciendo un

cheque ficticio en el efectivo disponible al final de año y omitiendo un

cheque no cobrado proveniente de la conciliación bancaria de fin de

año. Nótese que la omisión puede indicar error o fraude. Respecto al

segundo riesgo – el efectivo de fin de año pero debería ser mayor-, el

problema de los Auditores no consiste en el efectivo presentado

incorrectamente, sino en el fraude y su efecto en otras cuentas. He

aquí algunos pasos de fraude que se detectan:

 Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos.

Pago de materiales no recibidos.

Duplicación de pagos

Pago excesivo a los empleados o a empleados inexistentes.

Pago por gastos personales de funcionarios o de partes

relacionadas.

 EXAMINAR EL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:

 Conocer el Control Interno del Efectivo.

Al Auditar una empresa pequeña, los Auditores preparan una

descripción escrita de los controles instalados, basándose en las

preguntas hechas al dueño y a los empleados y en la observación

directa. En las compañías grandes suelen utilizar un diagrama

de flujo o un cuestionario para describir el Control Interno. En el

cuestionario se pregunta entre otras cosas si todos los

desembolsos (exceptuados los hechos con la caja chica) si

realizan con cheque pre numerados y si los cheque anulados se

marcan “Anulados” y se guardan.

Una vez preparado el Diagrama de flujo (u otra descripción) del

Control Interno se realiza un recorrido del sistema es decir, se

siguen algunas transacciones en todos los pasos del sistema para

determinar si se procesa como se muestran en el diagrama. El

 recorrido permite determinar si el control interno descrito es los

documentos de trabajo está instalado y funciona.

Al verificar su conocimiento de los siclos de ingresos y

desembolsos en efectivo, los Auditores observaran si las

funciones están separadas debidamente y preguntaran quien

realizo varias de ellas en el año. Revisará además varios

documentos y conciliaciones que son importantes para el control

interno de los ingresos y desembolsos en efectivo. También

revisará en los pronósticos o presupuestos de efectivo, lo mismo

que le evidencia del seguimiento de las desviaciones de los

ingresos y desembolsos pronosticados. Estas pruebas

proporcionaran suficiente información para determinar en un

nivel menor del máximo el Riesgo de Control de algunas

afirmaciones de los Estados Financiero.

 Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de

controles y pruebas sustantivas del efectivo.

Una vez que los Auditores conozcan el Control Interno de los

ingresos y desembolsos en efectivo, determinaran los niveles

planeados del riesgo de control en las afirmaciones referentes a la

cuenta de efectivo. Si necesitan más información sobre la eficacia

de los controles para confirmar dichos niveles, diseñan otras

pruebas de control. Al hacerlo, deben decidir cuales les permitirá

 reducir bastante las pruebas sustantivas pues tendrán que

justificar el tiempo que les dediquen.

Al examinar estas evaluaciones del riesgo de control junto con su

evaluación del riesgo inherente, identifican “Lo que podría Salir

mal” y hacer que las cuentas de efectivo incluyan errores

materiales.

ERRORES POSIBLES: INGRESOS EN EFECTIVO

DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL

DESCRIPCIÓN DEL EJEMPLOS INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL
ERROR ERROR
 Fraude:
Registrar ingresos  Exagerar los ingresos en los libros  Ausencia de división de funciones en el
ficticios en efectivo transfiriendo el efectivo entre las cuentas acceso al efectivo y en el mantenimiento
bancarias sin el registro correspondiente de los registros; ausencia de una revisión
para ocultar un desfalco de efectivo. eficaz de las conciliaciones bancarias.
Fraude:
 El cajero no registra las ventas al contado  Supervisión inadecuada de los cajeros;
y desfalca el efectivo no alentar a los clientes para que pidan
el recibo de sus pagos en efectivo.
No registrar los Error:
ingresos de las  El contador accidentalmente omite  Controles inadecuados para conciliar las
ventas a la contado registrar los ingresos provenientes de una cintas del registro de efectivo con los
caja registradora en el día. registros contables; controles
inadecuados para conciliar las cuentas
bancarias.
Fraude:
 El cajero desfalca los pagos al contado  No se dividen las funciones entre el
hechos por los clientes a las cuentas por personal que tiene acceso a los ingresos
cobrar, sin que registre los ingresos en las en efectivo y los que hacen los asientos
cuentas de los clientes. en los registros de las cuentas por
No registrar el  El contador que tiene accesos a los cobrar.
efectivo ingresos en efectivo desfalca los cobrados
proveniente de las a los clientes y cancela las
cuentas por cobrar correspondientes cuentas por cobrar
Error:
 El contador accidentalmente no registra el  Conciliaciones inadecuadas de los
pago de una cuenta por cobrar. registros auxiliares de las cuentas por
cobrar con la cuenta de control del diario
general.
Fraude:
 Mantener abierto el diario de ingresos en  Función ineficaz del consejo de
Reconocimiento efectivo para registrar los del siguiente administración, del comité de Auditoria
temprano (tardío) año como si hubieran ocurrido en el año o de Auditoria Interna; el ejemplo de la
de los ingresos en actual alta dirección no propicia la conducta
efectivo ética; excesiva presión para mostrar una
(“problemas de mejoría de la posición financiera
corte”) Error:
 Registrar los ingresos en efectivo  No anotar ni depositar de inmediato los
basándose en mala información sobre la ingresos en efectivo.
fecha de la recepción.

ERRORES POSIBLES: DESEMBOLSOS EN EFECTIVOS

 DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL
DESCRIPCIÓN DEL EJEMPLOS INTERNO QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL
ERROR ERROR
Fraude:
 El contador extiende un cheque a sí  División inadecuada de las funciones de
mismo y lo registra como si hubiera llevar los registros y de preparar los
emitido en favor de un proveedor desembolsos en efectivo; o el que firma
importante los cheque no revisa ni cancela los
documentos de soporte.
Registro erróneo de Errores:
una compra o  Se efectúa un desembolso para pagar una  Controles ineficaces para comparar las
desembolso factura de productos que no se han facturas con los documentos de
recibido. recepción antes que los desembolsos
 Los desembolsos de viáticos y sean autorizados.
entretenimiento se incluyen  Los procedimientos contables ineficaces
equivocadamente en las compras de de codificación pueden prevenir de
mercancía personal incompetente, de un catálogo
inadecuado de cuentas o de la ausencia
de controles del proceso de pases al
Mayor.
Error:
 Se registra una compra cuando se recibe  Controles ineficaces para revisar y
Duplicar el registro la factura del proveedor y se registra de cancelar los documentos de soporte por
y el pago de nuevo cuando envía una copia de la parte del que firma los cheques
compras factura.
Fraude:
 Junto con los ingresos en efectivo no  Control ineficaz del mantenimiento de los
Desembolsos no registrados (pero depositados) un registros y del acceso al efectivo.
registrados empleado escribe y cobra un cheque sin
registrar la misma cantidad
 Efectuar más pruebas de aquellos controles que los Auditores

planean considerar como soporte de le evaluación de los

niveles planeados del riesgo de control:

a. Comprobar los registros y las conciliaciones Contables por

repetición

Para determinar si los procedimientos contables del cliente

están funcionando eficientemente, los auditores aplican

pruebas de precisión a los diarios y mayores. En un sistema

computarizado, los asientos en ambos pueden crearse

simultáneamente a partir de los mismos documentos fuente;

pueden optar por utilizar el software generalizado para probar

la veracidad de los registros contables.

b. Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos

en efectivo con el diario correspondiente, con los asientos

de las cuentas por cobrar y con los comprobantes

autentificados de depósito

Un control interno satisfactorio de los ingresos en efectivo exige depositar

intacta la cobranza diaria a más tardar el día hábil siguiente. Para tener la

seguridad de que hayan sido depositados intactos, los auditores deberán

comparar el detalle de las listas originales de ingresos en efectivo con el de

los comprobantes de los depósitos diarios. El detalle de los ingresos en

efectivo se refiere a una lista del importe de los cheques individuales y del

total de divisas que constituyen los ingresos diarios.

 Al comparar los asientos diarios en el diario de los ingresos en efectivo con

los depósitos bancarios, puede detectarse un tipo de fraude llamado

jineteo. Consiste en ocultar un faltante retrasando el registro de los

ingresos.

c. Comparar los detalles de una muestra de los desembolsos

registrados en el Diario con los asientos de las Cuentas por

Pagar, con las Órdenes de Compra, con los informes de

recepción, con las facturas y los cheques pagados

Para un control interno satisfactorio de los desembolsos en efectivo se

requieren controles que garanticen que los desembolsos se realicen con la

autorización apropiada. Los desembolsos en efectivo se comprueban

siguiendo algunas cuentas del diario de pagos en efectivo a los documentos

fuente: comprobantes, órdenes de compra, informes de recepción, facturas

y cheques pagados. Al examinar esos documentos, los auditores tienen la

oportunidad de probar muchos de los controles de los desembolsos en

efectivo. Por ejemplo, se darán cuenta si todos los comprobantes pagados

y los documentos de soporte han sido perforados o cancelados. También

determinarán si los documentos coinciden y advertirán la presencia de las

firmas de autorización.
 REALIZAR PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y

DE LOS SALDOS DE EFECTIVO:

 Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el

mayor general:

Los auditores prepararan o conseguirán un programa que contenga todas las

cuentas en efectivo el cliente. Tratándose de efectivo en las cuentas bancarias,

el programa incluirá el banco, el número y tipo de cuenta, el saldo en libros al

final del año. En caso necesario, los auditores seguirán y conciliaran todas las

cuentas con el mayor general.

 Enviar formularios estándar de confirmación a las

instituciones financieras para verificar los montos

depositados:

Uno de los objetivos de los auditores consiste en comprobar la existencia de la

cantidad de efectivo que aparece en el balance general. Una forma directa de

conseguirlo es confirmar los montos depositados y obtener o preparar

conciliaciones entre los estados bancarios y los registros contables.

En la generalidad de las auditorias, las cantidades depositadas se confirman

mediante la comunicación directa con los funcionarios de las instituciones

financieras. Los saldos de las cuentas se corroboran con un formulario estándar

de confirmación aceptado por la AICPA (American Institute of

CertifiedPublicAccountants). Por tanto, sirve principalmente para corroborar la

existencia de la información registrada.

 Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias

(institución financiera) a la fecha del balance general y

considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en

otros meses

Para determinar la posición de efectivo de una compañía al final del periodo

hay que conciliar el saldo del estado bancario en esa fecha con el de los

registros contables. Quizá los auditores no logren iniciar el trabajo de campo

durante algún tiempo de terminado el año, pero prepararan una conciliación

bancaria a la fecha del balance general o verificaran la que elaboro el cliente.

Se examinara a fondo la conciliación para verificar que haya sido elaborado

correctamente. La inspección de la conciliación incluirá verificar la precisión

aritmética, comparar los saldos con el estado bancario y la cuenta del mayor,

investigar la conciliación de cuentas.

Hay muchas formas satisfactorias de hacer las conciliaciones bancarias. La más

común consiste en comenzar con el saldo del banco y terminar con un saldo no

ajustado de los registros contables. El formato permite a los auditores registrar

los asientos de ajuste que afecten directamente al documento de

conciliaciones bancarias, de modo que el saldo final ajustado pueda remitirse a

la hoja resumen o a la balanza de comprobación de trabajo.

Los auditores deberían investigar los cheques no cobrados durante un año o

más tiempo. Si no se cobran durante periodos prolongados, se debilita el

control interno de los desembolsos en efectivo. Cuando los empleados saben

que algunos llevan mucho tiempo sin cobrarse y que quizá nunca se cobren,

tendrán la oportunidad de ocultar un faltante de efectivo con solo no

incluirlos en la conciliación bancaria. Estas omisiones aumentaran el saldo de

efectivo en depósito y los inducirán a sustraer el mono correspondiente. Se

recomienda al cliente que elimine los cheques que llevan mucho tiempo sin

cobrarse con un asiento que se cargue a la cuenta de efectivo y que se abone

en sueldos no reclamables u otra cuenta especial de pasivo. Así se reducirá el

trabajo requerido en las conciliaciones bancarias, además de disminuir las

oportunidades de cometer fraude.

Otro procedimiento de conciliación es una prueba de efectivo que, además de

conciliar el saldo de la cuenta, concilia las transacciones que tengan lugar en

un periodo determinado. En concreto la técnica sirve para identificar:

a. Los ingresos y los desembolsos en efectivo incluidos en los registros

contables, pero no en el estado bancario.

b. Los depósitos y los desembolsos en efectivo incluidos en el estado bancario,

pero no en los registros contables.

c. Los ingresos y desembolsos incluidos en diversas cantidades por el banco y

en los registros contables.

 Obtener un estado bancario de corte, que contenga las

transacciones al menos de siete días hábiles posteriores a la

fecha del balance general:

El estado bancario de corte es un estado que abarca cierto número de días

laborables (generalmente de 7 a 10) tras el final del año fiscal del cliente. Este

les pide al banco que los prepare y que se los envíe por correo a los auditores.

Sirve para probar la veracidad de la conciliación de las cuentas bancarias de la

compañía al final del año. Permite examinar directamente los cheques listados

como no cobrados y los detalles de los depósitos en tránsito en la conciliación

de la compañía.

 Contar e incluir el efectivo disponible

El efectivo disponible se compone ordinariamente de ingresos en efectivo no

depositados, de fondos de la caja chica y de fondos de cambio. Los dos últimos

tipos de fondos se cuentan en cualquier momento antes o después de la fecha

del balance general; muchos auditores prefieren contarlos sin previo aviso.

El conteo del efectivo disponible tiene gran importancia en la auditoria a

bancos y a otras instituciones financieras. Siempre que los auditores lo lleven a

cabo, deberían insistir en que el custodio de los fondos este presente durante

todo el recuento. Una vez terminado, obtendrán del custodio un testimonio

fechado de que los fondos se contaron en su presencia y de que los auditores

los devolvieron intactos. Así se excluye la posibilidad de que un empleado

intente explicar un faltante diciendo que los fondos estaban intactos cuando se

entregaron a los auditores.

 El primer paso al verificar el efectivo disponible consiste en establecer control

sobre,los activos negociables: fondos de caja, valores y otras inversiones,

documentos por cobrar y recepciones de almacén. Si los activos negociables no

se verifican, un funcionario o empleado deshonesto tendrá la oportunidad de

ocultar un faltante transfiriéndolo de una categorías de activos a otra.

 Verificar el corte de ingresos y desembolsos en efectivo del

cliente.

Un corte exacto de los ingresos (y desembolsos) en efectivo al final del año es

indispensable para representar correctamente el efectivo en el balance general.

La cuenta correspondiente deberá incluir todo el efectivo recibido en el último

día del año u nada del que se reciba después. Si los auditores se las arreglan para

presentarse en la oficina del cliente al cierre de negocios en el último día del año

fiscal, podrán verificar el corte contando los comprobantes del efectivo no

depositado. Entonces sería imposible que el cliente incluya en los registros el

que recibió después del corte, sin que el auditor se percate de ello.

En el último día del año fiscal, los auditores no pueden visitar todos los lugares

de negocios del cliente; tampoco su presencia en ese momento suele ser

esencial para verificar satisfactoriamente el efectivo. Una alternativa del conteo

en la fecha del balance general consiste en verificar el corte de los ingresos en

efectivo, determinando que los depósitos en tránsito mostrados en la

conciliación bancaria a fin de año aparecen como abonos en el estado bancario

 en el primer día hábil del nuevo año. El alcance de estos procedimientos

dependerá del examen del control interno.

Los auditores deben de estar alerta ante una exageración tendenciosa

relacionada con las transacciones en efectivo. Por ejemplo, si los ingresos no se

depositan diariamente, el efectivo recibido algunos días después del cierre del

año podrá incluirse en un deposito fechado al final del año, con lo cual se

incrementa el saldo de esta cuenta en la fecha del balance general.

Otras formas de exageración tendenciosa aumentan la posición de efectivo pero

sin desvirtuarla del todo. Por ejemplo, un funcionario corporativo que haya

pedido prestado a la empresa puede liquidar la deuda poco antes que termine el

año y luego volver a obtener de inmediato un préstamo después de finalizado el

año; en tales circunstancias tal vez convenga una revelación en la Notas a los

Estados Financieros.

 Analizar las transferencias Bancarias efectuadas la última

semana del año de la Auditoria y en la primera semana del año

siguiente.

La finalidad de esto es detectar exageraciones en los saldos de efectivo

atribuibles a desfalcos. Muchas empresas mantienen cuentas de cheques con

varios bancos y a menudo necesitan trasferir fondos de uno a otro. Cuando un

cheque expedido en un banco se deposita en otro transcurre varios días

(llamado periodo de emisión) antes que vuelva el primero. Durante ese periodo

el monte se incluye en el saldo de depósito en ambos bancos en este caso, el

termino desfalco se refiere a las manipulaciones que utilizan los saldos bancarios
 temporalmente inflados para ocultar un faltante de efectivo o atender

necesidades inmediatas de efectivo.

 Investigar los cheques de pagos cuantiosos o inusuales o

partes relacionadas.

Los cheques grandes o inusuales pagaderos a directores o empleados, a

compañías afiliadas o en efectivo, han de ser revisadas meticulosamente por los

auditores para determinar si las transacciones:

1. Fueron autorizadas y registradas en la forma debida.

2. Si se expresan con suficiente claridad en los estados financieros.

Para garantizar que los desembolso en efectivo hechos apartes relacionada

hayan sido transacciones autorizadas y que hayan sido registradas

correctamente, los auditores deberán determinar lo siguiente: que se hayan

cargado a la cuenta respectiva, que estén soportadas por comprobantes u otros

documentos, que contaron con la aprobación anticipada de otro funcionario que

no sea en que recibió los fondos.

Para determinar si han sido reveladas del modo adecuado, los auditores

obtienen evidencia concerniente a las relaciones entre las partes, sobre la

naturaleza de las transacciones (cuya forma puede diferir) y el efecto que tienen

en los Estados Financieros.

 Evaluar la presentación correcta de los Estados Financieros y

la revelación del Efectivo.

 El monto del Balance General referente al efectivo deberá incluir solo las

cantidades disponibles para las operaciones actuales. Un depósito bancario de

uso restringido (por ejemplo, el efectivo depositado con un fiduciario para que

realice los pagos de una deuda a largo plazo) no debería incluirse en el efectivo.

Deben indicarse los convenios para mantener saldos compensadores. Los

auditores se cercioraran de que el efectivo o el efectivo y sus equivalentes en

Balance General del cliente correspondan a los utilizados en el Estado de Flujos

de Efectivos.

CONFIRMACIÓN DE BANCOS Y DE OTRAS EMPRESAS FINANCIERAS

Las pruebas detalladas de transacciones y saldos para el efectivo en caja y bancos

comprenden:

a. Confirmación de los montos de fondos en poder de terceros, como así

también las firmas autorizadas en el manejo de los fondos y los demás

acuerdos con las entidades financieras, es uno de los procedimientos en la

mayoría de trabajos de auditoría.

b. Revisión de las conciliaciones bancarias.

c. Realización de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados

por la empresa.

d. Revisión de la traducción de saldos en moneda extranjera.

e. Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las

transacciones de bancos hayan sido contabilizadas.

Al realizar la confirmación de los montos en poder de bancos y otras empresas

financieras, es necesario tener en consideración lo siguiente:

 Este procedimiento puede proporcionar una confirmación de los saldos y o

transacciones individuales, y puede proporcionar evidencia de la efectividad

de los sistemas y control.

 La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias.

 Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se usan

frecuentemente en relación con las pruebas sobre la conciliación de saldos

bancarios y para proporcionar evidencias de préstamos, activos entregados

en garantía de préstamos, avales y otros asuntos pertinentes.

 Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información

bancaria para fines de auditoria.

 El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores,

como por ejemplo:

 La cantidad y tipo de cuentas.

 La importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios.

 La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y

control.

 La selección inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo

cero y debe hacerse mediante un método al azar o sistemática, utilizando

estratificación cuando sea posible. Además, las cuentas que son

consideradas significativas también deberán ser incluidas, como por

ejemplo:

 Principales bancos.
  Saldos individualmente significativos.

 Cuentas con problemas conocidos.

 La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos

que existan debilidades de control significativo.

 Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los

criterios de selección adoptados.

La confirmación de bancos y de otras empresas financieras, deberá incluir entre

otras, los siguientes procedimientos:

1. Obtener o proponer una lista completa de todas las cuentas bancarias

existentes durante el periodo. Las cuentas corrientes, de depósito,

prestamos, cartas de crédito, letras en cobranza, letras descontadas, etc.;

también deben ser incluidas.

2. Completar o hacer que la empresa cliente complete los formularios

estándar.

3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de

auditoría. Esto puede lograse mediante la firma de la carta circular o

escribiendo en forma separada al banco otorgando una autorización

especial válida hasta nuevo aviso.

4. Prepara un listado de control de las confirmaciones.

5. Despachar las cartas circulares directamente, adjuntando una copia

adicional de cada solicitud para el banco.

6. Registrar las fechas de envío y recepción en el listado de control.

7. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.

 8. Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar

inmediatamente un seguimiento de las discrepancias observadas, de la

siguiente manera:

 Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible

evidencia de falta de autenticidad.

 Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.

A continuación se presenta un modelo de carta circular a bancos y de la respuesta

correspondiente:

Trujillo, 31 de diciembre del 2011

Señores

BANCO DEL NORTE SA

Av. Los Girasoles123

Ciudad.-

Me es grato dirigirme a ustedes:

Con motivo de la auditoria que se está practicando a nuestros Estados

Financieros, mucho agradeceremos llenar el formulario que se acompaña a la
presente, a la mayor brevedad posible y enviar el original directamente a
nuestros auditores:

PROMO XLVIII ASOCIADOS

Contadores Públicos, Sociedad Civil

Jr. Pizarro 236, Trujillo

 Pedimos a ustedes tener presentes las siguientes indicaciones:

1. Si la respuesta a alguna de las preguntas es “ninguno”, favor de hacerlo

constar así.
2. Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompañar las
relaciones correspondientes.
3. Sírvase acompañar su respuesta con los estados y relaciones
correspondientes a las cuentas y operaciones señaladas en los acápites 2, 3
y 4, al 31 de diciembre del 2011.

Agradeciendo anticipadamente su pronta atención a su solicitud que es de

especial interés para nosotros, nos es grato suscribirnos de ustedes.

Atentamente,

Alan Harper Cercado

Gerente General

PROMO XLVIII ASOCIADOS Información sobre:

Jr. Pizarro 236 La Ardilla SA

Trujillo
Muy señores nuestros:

1. Las firmas autorizadas para girar cheques son según nuestro registro:

Pueden firmar cheques

a. Individualmente Alan Harper Cercado

b. Mancomunadamente Filomena Letuna Nieto
2. Saldos que muestran nuestros libros al 31 de diciembre del 2011

Cuentas Acreedoras Número Moneda Interés Saldo

Cuenta corriente 147652 Soles 90,288.=

Cuenta corriente
Cuenta corriente
Cuenta ahorros
 Depósitos a plazos
3. La empresa tiene a su cargo los saldos siguientes.

Cuentas acreedoras Fecha de % de interés SALDO

Vencimiento anual
Descuentos ninguno
Préstamos directos ninguno
Créditos simples ninguno
Otros ninguno

4. Cuentas de orden

Deudores por aval ninguno

Apertura de crédito ninguno
Valores en garantía ninguno
Valores en custodia ninguno

Atentamente

Carmen Silva Herrera

BANCO DEL NORTE SA.

FORMATOS
 PROGRAMA DE AUDITORIA
CAJA Y BANCOS

CLIENTE: ____________________________________________________________________
FECHA O PERIODO DE REVISION: __________________________________________
Horas
Nº REF. Horas HECHO MARCAS
PROCEDIMIENTOS P/T
estimad
reales
FECHA
ORDEN as
POR USADAS

Aspectos Generales
01 Solicitar el Presupuesto de Flujo de
Efectivo (Cash Flow).
02 Solicitar el Organigrama Interno del
área de caja y bancos.
03 Solicitar el Manual de Organización y
Funciones del área de caja y bancos.
04 Solicitar el Reglamento Interno del
 área de caja y bancos.
05 Solicitar el Manual Técnico de Proce-
dimientos del área de caja y bancos.
06 Solicitar el Plan de Desarrollo de me-
tas y objetivos del área de caja y
bancos.
07 Solicitar la relación de funcionarios
responsables del área de caja y
bancos.
Aspectos Específicos
08 Practicar un arqueo de caja.
09 Realizar una conciliación bancaria.
10 Levantar un acta sobre el estado
situación al del área de caja y bancos.
11 Preparar una cédula donde figure las
cuentas aperturadas, cerradas y re-
aperturadas.
12 Preparar un papel de trabajo donde
figure los cheques girados a nombre
del gerente general, contador general
o tesorero que no representen remu-
neraciones.
13 Preparar en una cédula los giros efec-
tuados a la orden del encargado de
caja chica.
14 Preparar un papel de trabajo donde
figure la relación de ingresos mensua-
les registrados en caja y cruzar la in-
formación con los depósitos realiza-
dos en cuenta corriente.
15 Determinar si los cargos y abonos re-
gistrados en cuenta corriente se en-
cuentran registrados en los libros.
16 Elaborar una cédula que contenga los
los importes devueltos por los ingre-
sos de ventas realizadas del periodo
sujeto a revisión.
17 Determinar si los depósitos en cuenta
son autorizados y visados por el teso-
rero o jefe del área caja y bancos.
18 Determinar si el encargado de caja
 es independiente del que maneja la
cartera de cobranza.
19 Comprobar si existe un programa de
capacitación al personal trabajador
del área de caja y bancos.

EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE

CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01. Las funciones de los encargados de valores y fondos
son tales que no manejan registros ni preparan
asientos para los libros generales de contabilidad,
cuentas por cobrar, etc. Distintos de libros de Caja.
 02. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de
las personas que giran sobre ellas son debidamente
autorizadas.
03. Existen instrucciones a los bancos indicando que las
personas autorizadas para firmar cheques no pueden
delegar tal autorización en otros funcionarios.
04. Se avisa inmediatamente los bancos cuando una
persona autorizada para firmar los cheques deja el
empleo de la empresa.
05. Si esta situación no se ha presentada, ha previsto la
empresa algún procedimiento para notificar a los
bancos cuando sea necesario.
06. Todas las cuentas bancaria a nombre de la empresa
están registradas en cuentas de controlen el mayor
general o auxiliar.
07. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están
bajo control contable en forma talque tanto cargos
como abonos queden registrados en una cuenta de
control.
08. Mantiene la empresa un control de los cheques
postfechados.
2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.
01. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente
por la empresa.
02. Las reconciliaciones bancarias son preparadas y
revisadas por empleadas por empleados que no
preparen o firmen cheques o manejen dinero de la
empresa.
03. Los extractos bancarios y los volantes de cheques
pagados se entregan directamente en sobre cerrado al
empleado que prepara las reconciliaciones.
04. Los procedimientos efectuar las reconciliaciones
contemplan todos los pasos esenciales que aseguren
una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto
a:
1. Comparaciones del número y valor de los cheques
contra el libro de salida de caja.
2. Revisión de endosos en los bancos o de los
volantes delos cheques.
3. Comparación con los saldos del mayor general.
 05. Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos
de caja revise todas las reconciliaciones y hace
averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
3.COMPARACIÓN POSTERIOR DE LA RECONCILIACIÓN
01. Las notas relacionados con débitos o créditos no
aceptados por el banco son recibidos por un empleado
distinto del cajero.
02. Las transacciones de caja, sin excepción, se registran
en la fecha en que:
1. Se recibe el dinero.
2. Se expiden los cheques
4.REVISIÓN DE CHEQUES
01. La existencia de chequeras en blanco está controlada
en forma talque evita que personas no autorizadas
para girar cheques puedan huso independiente de
ellas.
02. La firma o contrafirma de cheques en banco está
prohibida
03. En caso contrario los empleados responsables de
cerciorar por medio de inspecciones posteriores de los
cheques o información comprobatoria de que tales
cheque han sido usados correctamente.
04. La práctica de girar cheques al portador está
prohibida.
05. Silos cheques son numerados consecutivamente son
anulados los dañados a fin de evitar su uso y son
archivados con el propósito de controlar su secuencia
numérica
5.CONSIGNACIONES BANCARIAS
01. Se preparan duplicados delas consignaciones y estos
son sellados por el banco y archivados
cronológicamente.
02. En caso afirmativo se comparan tales duplicados con
el libro de entradas de caja al menor en forma
selectiva, por algún diferente al cajero.
03. Se comparan tales duplicados contra los recibos de
caja para asegurarse de que los ingresos son
depositados en las mismas especies en que fueron
recibidos
6.EFECTIVO EN CAJA
01. Los fondos de caja menor mantiene bajo una base de
fondo fijo.
02. Los encargados del manejo de la caja menor son
independientes del cajero general u otro empleado que
maneje remesas u otra clase de dinero.
03. La responsabilidad principal de cada fondo está
limitada a una sola persona.
04. Los fondos de caja menor se limitan a sumas
razonables según las necesidades del negocio.
05. Los pagos por caja menor tienen un limite máximo
asignado.
06. Los comprobantes de caja menor son preparados de
tal forma que no permitan alteraciones.
07. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del
beneficiario.
08. Los cheques de reembolso de caja menor se giran a
favor del encargado del fondo.
09. Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja
menor son autorizados por un encargado responsable
que no tenga a su cargo funciones de caja.
10. Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan
los comprobantes de los gastos a fin de que sean
inspeccionadas por quien firma el cheque.
11. Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja
menor bien sea por el departamento de auditoria
interna o por una persona independiente de las
labores de caja.

Sección discutida con (nombre y puesto)

Sección preparada por: Fecha:
Empresa:
Periodoque cubre laAuditoria:
 CASO
PRÁCTICO
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y
ARTESANOS DE TRUJILLO.

PLANEAMIENTO DE AUDITORIA
1. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

La Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo (APIAT), es

una institución con personería legal reconocida, tiene su origen el 9 de

Marzo del año de 1992, cuando un grupo de más de 200 pequeños

empresarios, fabricantes de diversos productos Trujillanos, decidimos

organizarnos para asumir una gran meta.

Destacamos el aporte productivo de APIAT en la economía de la región y del

país sustentado en el empleo directo que brinda a 2,200 trabajadores e

indirectamente a 10,000 personas, lo que representa una importante fuerza

laboral y una significativa contribución al PBI y al crecimiento sostenido de

la región La Libertad.

Somos conscientes que el fomento de empleo es un factor gravitante para

combatir la pobreza y con esa mística de trabajo nuestra institución está

generando oportunidades de desarrollo de vida para la gente más

necesitada, porque estamos convencidos que la fórmula para sacar a

nuestro país adelante es: INVERSIÓN + TRABAJO = MENOS POBREZA.

Con fe y esperanza, respaldados por nuestro aporte a la economía del país,

las 218 pequeñas industrias y todos los trabajadores que conforman la

familia APIAT, recibimos con satisfacción el día 16 de Octubre del 2009, la

concreción de la transferencia definitiva y título de propiedad del terreno

estatal que nuestros asociados ocupan desde 26 años en la esquina de la

Av. España y Jr. Zela, centro comercial emblemático que se ha ganado un

sitial en Trujillo, cuya existencia y trayectoria se debe a la acogida generosa

 que brindan a nuestros productos los numerosos clientes locales,

nacionales y extranjeros.

2. PRINCIPALES FUNCIONARIOS

Presidente: ING. Milton Solórzano Ibáñez

Vicepresidente: Ing. Carlos Aron Alfaro Ramosg

Director de actas y archivos: Filomena Margarita Paredes Cevallos

Director de economía y finanzas: Margot Rodríguez Mendoza

Director de defensa institucional: Segundo Pablo Moreno Bustamante

Director de organización: Nicolás Ruiz Narváez

Director de extensión de cultura, asistencia social y deportes: Santos

Vargas Alayo

Director de promoción industrial y comercio: Nilder Ventura Revilla

3. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo de nuestro trabajo fue verificar las liquidaciones de caja emitidas

por la oficina de tesorería en el año 2012.

4. ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Para el desarrollo de nuestra labor se contó con las Liquidaciones de caja,

estados de cuenta corriente, voucher depósitos bancarios y comprobantes

de pago emitidos correspondientes al 2011 y 2012.

5. PROGRAMA DE AUDITORIA:
6. PERSONAL:

Nº NOMBRE DNI CARGO PROFESIÓN Nº MAT. HORAS DÍAS

ASIGNADAS ÚTILES
01 Diana Auditor
47349982
Orozco Supervi CPCC 25687 20 2
Graos sor
 02 Henry Auditor
45249834
Merejildo Master CPCC 25348 20 2
Arce
03 Ana Toribio Auditor
44258793
Quiñones Senior CPCC 25634 20 2
EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE

CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01.Las funciones de los encargados de los fondos son El contador es el que se

tales que no manejan registros ni preparan asientos encarga de elaborar todos
x
para los libros generales de contabilidad, cuentas por los documentos y libros
cobrar, etc. contables.

02.La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de

Las cuentas son
las personas que giran sobre ellas son debidamente x
mancomunadas
autorizadas.

03.Existen instrucciones a los bancos indicando que las

No contamos con una
personas autorizadas para firmar cheques no pueden x
chequera
delegar tal autorización en otros funcionarios.

04.Se avisa inmediatamente los bancos cuando una

persona autorizada para firmar los cheques deja el x
empleo de la empresa.

05.Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa

Solo nos guiamos por los
están registradas en cuentas de control en el mayor x
extractos bancarios
general o auxiliar.

2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.

No hay nadie encargado

01.Las cuentas bancarias son reconciliadas
x precisamente de conciliar las
regularmente por la empresa.
cuentas.

02.Las reconciliaciones bancarias son preparadas y

revisadas por empleadas que no preparen o firmen x
cheques o manejen dinero de la empresa.
05.Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos
de caja revisa todas las reconciliaciones y hace x
averiguaciones sobre las partidas poco usuales.

3.EFECTIVO EN CAJA

Si, aunque cuando son

01.Los fondos de caja menor se mantienen bajo una insuficiente, lo restante se
x
base de fondo fijo. cubre con los ingresos del
día.
02.Los encargados del manejo de la caja menor son La SrtaYessica es la
independientes del cajero general u otro empleado que x encargada de todos los
maneje remesas u otra clase de dinero. movimientos de caja menor.

03.La responsabilidad principal de cada fondo está

x
limitada a una sola persona.

04.Los fondos de caja menor se limitan a sumas

x
razonables según las necesidades del negocio.

05.Los pagos por caja menor tienen un limite máximo cubren montos menores o
x
asignado. iguales a S/. 25

06.Los comprobantes de caja menor son preparados de

x
tal forma que no permitan alteraciones.

07.Los comprobantes de caja menor tienen la firma del Son impresas y registradas
x
beneficiario. por un sistema.

08.Los anticipos a empleados hechos con el fondo de

caja menor son autorizados por un encargado x
responsable que no tenga a su cargo funciones de caja.

09.Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan

los comprobantes de los gastos a fin de que sean x
inspeccionadas por quien devuelve el dinero.

11.Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja

No contamos con un dpto de
menor bien sea por el departamento de auditoria interna x
Auditoría Interna.
o por una persona independiente de las labores de caja.
 Sección discutida con (nombre y puesto) YESSICA VENTURA HILARIO
Sección preparada por: ANA TORIBIO QUIÑONES Fecha:20 – 04 - 2012
Empresa: APIAT
Periodoque cubre laAuditoria: 2011 - 2012

INFORME 2012

Trujillo, 23 de Abril de 2012.

Señores: CarlosMiñano y Elena Sandoval Valdiviezo

Comité de Fiscalización

Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo.

Asunto: Informe de Arqueo de Caja y Conciliaciones de Efectivo

Nos es grato saludarles y a la vez alcanzarle las observaciones encontradas en la revisión

especial practicada a su representada sobre las Liquidaciones de caja y Conciliaciones de Efectivo

correspondiente al año 2011 - 2012.

Estas observaciones se remiten a su despacho a efecto que se tomen las medidas

correctivas del caso. Al respecto acompañamos en forma detallada cada una de las observaciones

con sus respectivos anexos.

 Cualquier aclaración sobre el informe emitido, nos encontramos a vuestra disposición.

Atentamente

PROMO XLVIII ASOCIADOS

ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y

ARTESANOS DE TRUJILLO.

DESCRIPCION DE NUESTRO TRABAJO.

Para el desarrollo de este trabajo especial se realizó el siguiente procedimiento:

1. Se verificó las Liquidaciones de caja y los comprobantes de pago que

sustentan el ingreso.

2. Luego se procedió a verificar que todos los ingresos netos fueran

depositados en el banco.

A continuación detallamos los Hallazgos más relevantes alcanzados dentro del

procedimiento de nuestro trabajo:

OBSERVACION 01: DEPOSITOS DE INGRESOS EN LA CAJA

TRUJILLO MAYOR A 5 DIAS.

Según conversación con el Srta. Yessica Ventura Hilario, trabajadora del

área de Contabilidad encargado de revisar las liquidaciones de caja, nos

manifestó que el dinero recaudado por los ingresos que figuran en las
Liquidaciones de Caja, deben de depositarse en el mismo día o máximo

al día siguiente, dicha instrucción fue impartida en forma verbal, ya que

la empresa no cuenta con un Manual de Organización, Funciones y

Procedimientos Aprobados y entregados a los trabajadores.

Sin embargo se comprobó que, durante los meses verificados

correspondientes a los meses de Enero – Marzo 2012 existen depósitos

bancarios hasta con retraso de 15 días (Anexo_01), evidenciándose que

las liquidaciones de Caja no son sustentadas con sus depósitos al día

siguiente.

OBSERVACION 02: FALTA DE CONTROL EN LOS CARDEX DE LOS

SOCIOS.

Al verificar los cardex cancelados del ingreso de socios se encontró que

la tarjeta del socio Totocayo Casanova Gustavo Milton aparece como

cancelada, teniendo un saldo de $140 (Ciento Cuarenta Dólares

Americanos), cuyo pago de los mismos no aparecen sustentados en

ningún comprobante.

OBSERVACION 03: LOS ESTADOS DE CUENTA NO ESTAN

CORRELATIVOS.

Al revisar los archivos de Estados de Cuenta, se encontró que éstos no

estaban completos, faltando los correspondientes a las fechas del 01-01-

2011 al 30-04-2011, no pudiéndose comprobar los depósitos que

deberían efectuarse el 24-01-2011 con comprobante nº 400 por $ 1,000

(Mil Dólares Americanos), el 31-01-2011 con comprobante nº 598 por $

1,000 (Mil Dólares Americanos) ni el del 09-03-2011 con comprobante

nº 1596 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos).

OBSERVACION 05: LOS DEPÓSITOS NO SON REALIZADOS DE

MANERA DISCRIMINADA EN LA CUENTA DE DÓLARES DE LA CAJA

TRUJILLO.

Se observa que los depósitos de los nuevos socios no se realizan de

manera separada, no pudiendo así determinar a quienes les

corresponde, tal es el caso del Socio Mantilla Alvarado Patricia (Stand Nº

86) quien canceló $ 500 (Quinientos Dólares Americanos) con fecha 26-

06-2011, y no hay un depósito inmediato de dicho importe, siendo

depositado el 01-07-2011 pero en manera conjunta con otros pagos.

OBSERVACION 05: INCREMENTO DE SUELDOS.

Al verificar la Planilla de sueldos verificamos el aumento parcial en las

remuneraciones del Personal Administrativo, existiendo en el caso de la

Srta. Yessica Ventura Hilario un aumento de S/. 400 (Cuatrocientos

Nuevos Soles), siendo el nuevo sueldo S/. 1,200 (Mil Doscientos Nuevos

Soles), mientras que en el caso de la Srta. Karina el aumento fue de S/.

225 (Doscientos Veinticinco Nuevos Soles), llegando a un sueldo de S/.

900 (Novecientos Nuevos Soles).

CONCLUSIONES:
 Se realizó la verificación de los comprobantes de ingresos y

egresos de caja del mes de marzo del 2012, constatando que éstos

son emitidos correlativamente y registrados automáticamente por

el sistema.

 La entrega de los ingresos de Efectivo por concepto de SS.HH. y

La Bodeguita son diarios, mientras que de los juegos mecánicos

son semanales y éstos se realizan con la presencia de un fiscal.

 Se comprobó que la empresa muestra una carencia de control

interno en los procesos de emisión de tickets en los servicios

higiénicos, puesto que en los reportes alcanzados en los

cuadernos, el efectivo reportado siempre es mayor que los tickets

emitidos.

 La cuenta de soles no tiene mucho movimiento, puesto que los

ingresos recaudados son utilizados generalmente de manera

inmediata.

 Al preguntar sobre el destino de los desembolsos de la Cuenta de

Dólares, la Srta. Yessica Ventura Hilario manifestó que éstos se

utilizan para completar los pagos efectuados a Hidrandina,

Sedalib y personal.

 La caja chica cubre gastos menores o iguales a S/. 25

(Veinticinco Nuevos Soles), como movilidad y otros.

 Las cancelaciones de los gastos se realizan en efectivo.

 Los recibos de Hidrandina correspondientes a los meses de enero

- marzo 2012 están cancelados por la Asociación, estando

 pendiente de cobro a los asociados por un monto S/ 4,000.20

(Cuatro Mil y 20/100 Nuevos Soles).

 No se revisan los reportes generados por la entidad financiera y

los depósitos que debieron hacerse en forma oportuna, producto

de la recaudación de ingresos.

 No se cuenta con un cuaderno de cargo, con el cual se lleve un

mejor control del manejo de documentos.

 Los ingresos de los SS.HH. no son suficientes para cubrir los

gastos que éstos demandan como por ejemplo el recibo de agua,

insumos necesarios y el sueldo de la trabajadora, teniendo que la

asociación asuma la diferencia.

RECOMENDACIONES:

 Teniendo en cuenta la antigüedad de los vales encontrados en

caja, se recomienda dar un plazo máximo de regularización (15

días) o en caso contrario responsabilizar el gasto a la persona que

lo autorizó.

 Los Estados de Cuenta deben obtenerse mensualmente y no

esperar alguna fiscalización para solicitarlos, conciliarlos y

archivarlos.

 Los ingresos deberán ser depositados en su totalidad diariamente

en la cuenta de la Caja Trujillo.

 Se recomienda a la Administración de esta Asociación, contar con

una chequera, para un mejor control de los desembolsos, puesto

 que éstos se realizan por cuantiosos montos que no son

justificados de manera detallada.

 Implementar una política de pago a proveedores, estableciendo el

último día de la semana como fecha de cancelación, para un

mejor control.

 Implementar una medida de control interno para mejorar la

recaudación de ingresos, sin que estos puedan ser alterados.