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Ç MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

ANALISTA ADMINISTRATIVO INTEGRAL /AAI – 001-2.1.5.1

RIF.: J-31103099-9
V-855
I. Descripción:
Nivel Analista
Denominación del cargo Analista Administrativo Integral
Código AAI – 001-2.1.5.1
Dependencia Administración
Jefe Inmediato Coordinador Contable
II. Objetivo General:
Gestionar el apoyo a la Coordinación de Administración y Contabilidad, contribuir con la ejecución de
programas en la unidad donde está adscrito el cargo, mediante la prestación de servicios de apoyo
administrativo y asistencial en las diferentes áreas de trabajo, de acuerdo con las normas y procedimientos
establecidos.
III. Descripción de las Funciones:
1. Realiza seguimiento del trabajo y tareas asignadas al Departamento a través de controles preventivos.
2. Realiza el proceso de facturación en las fechas establecidas por la gerencia.
3. Emite los reportes de cobranza para el seguimiento y pone en alerta los vencimientos.
4. Gestiona el proceso de compras y selección de proveedores.
5. Mantiene actualizada la base datos de proveedores.
6. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para el área.
7. Genera órdenes de compra y busca la firma y aprobación correspondiente.
8. Realiza y revisa las imputaciones contables y el correcto diligenciamiento del pago a proveedores, previa
firma y autorización de la Gerencia respectiva.
9. Aplica y gestiona la declaración de las retenciones de ISLR, de acuerdo con el reglamento de retenciones a
proveedores.
10. Controla el manejo de anticipos pagados a los proveedores al momento de liquidar el pago total.
11. Da seguimiento a los contratos de servicio de la empresa.
12. Elabora órdenes de pago para toda la organización.
13. Emite y hace firmar los pagos a los proveedores de acuerdo a las políticas establecidas.
14. Emite pagos al personal y brinda apoyo al área de nómina.
15. Lleva registro y control de los recursos asignado al área, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
16. Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
17. Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
18. Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
19. Análisis diario de Bancos y Conciliaciones Bancaria.
20. Elabora las conciliaciones Bancarias y pasa al supervisor para su aprobación y firma.
21. Elabora comunicaciones para los bancos, previa autorización de su supervisor.
22. Elabora reporte de disponibilidad diaria e informa al a su jefe inmediato.
23. Lleva el control de las Cajas Chicas a nivel nacional y vela por la oportuna reposición de los fondos.
24. Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja
chica.
25. Elabora y analiza el libro de compras y ventas mensual para preparar la respectiva declaración del I.V.A.
26. Revisa y analiza la cobranza procesada en el sistema, cerciorándose de tener todos los soportes
correspondientes (copia del documento de pago, originales de los documento retención ISLR, I.V.A).
27. Controla la correspondencia enviada y recibida del departamento.
28. Mantiene organizados y actualizados los archivos del área administrativo y contable.
29. Soporta a la Gerencia General de Administración en los proyectos del área.
30. Transcribe y accesa información en un microcomputador y el sistema Profit.
31. Vela e informa a sus superiores cualquier situación que atente contra la seguridad física, lógica o personal
de los intereses de Annfelca Seguridad, C.A.
IV. Responsabilidades:
1. Por el seguimiento a los procesos administrativos, contables y fiscales.
2. Por la coherencia de la información utilizada en los reportes del área.
3. Por la confiabilidad y correcto manejo de la información administrativa, contable y financiera.
4. Por el cuidado y conservación de los equipos de trabajo asignados para cumplir con sus respectivas
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RIF.: J-31103099-9
V-855
funciones.
5. Por cumplir el reglamento interno y el acuerdo de confidencialidad de la información que maneja.
6. Por cumplir con las normas, políticas y procedimientos establecidos por Annfelca para su respectivo cargo.
7. Por aplicar las normas legales en materia tributaria.
8. Por el cumplimiento de resultados y objetivos exigidos por la coordinación y la gerencia.
9. Por la confidencialidad del proceso y de la información.
10. Por la información suministrada a las diferentes áreas de la empresa y a clientes o a terceros.
V. Riesgo:
Profesional: Bajo-Medio Empresarial: Bajo-Medio
VI. Requisitos del Cargo:
Técnico: T.S.U., con experiencia comprobable en el manejo de procesos contables y administrativos.
Cuatro (4) o más años laborados en áreas similares, de los cuales dos (2) años mínimos en las áreas de
Contabilidad y Procesos Administrativos y conocimientos del Sistema Profit, o Profesional Universitario Lic. en
Contaduría o Administración con mínimo dos (02) años de experiencia.
VII. Competencias:
 Habilidad numérica y capacidad analítica de situaciones.
 Capacidad para seguir instrucciones orales y escritas.
 Iniciativa, Orientación al servicio y a los resultados.
 Fluidez verbal y escrita.
 Técnicas sobre gestión contable y administrativa.
 Conocimientos prácticos en Leyes Orgánicas y su Reglamento; (ISLR, IVA, COT.)
 Conocimientos de normas, reglamentos, leyes y demás disposiciones relativas los tributos nacionales y
municipales.
 Conocimientos de Programas de Contabilidad, Windows (Excel, Word, Power Point), Manejo de Profit en los
módulos de nomina, administrativo y contable.
 Resolución problemas operativos.
 Facilidad de interacción con su equipo de trabajo.

VIII. Restricciones inherentes al cargo:
 Dedicarse a actividades diferentes de las específicas en horas de trabajo (si no tiene relación con el
desempeño de las funciones diarias).
 Instalar software no autorizado por la empresa.
 Suministrar información de los clientes o a terceros sin previa autorización.
 Toma de decisiones en informa plenamente al supervisor inmediato de las mismas: Aplica de manera
restringida los procedimientos, métodos y procesos de trabajo establecidos.

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