0014
DONACIONES Y PREMIOS EN ESPECIE
La compra de los bienes se realizará a través del módulo MM de SAP, para lo cual,
desde la Solicitud de Pedido se utilizará el Código de Servicio 91000230 Entrega
premios o donación, el cual tiene asociada la Categoría de Valoración 6697 Bienes
adquiridos donación-premio que deriva a la cuenta de mayor 1895950006 Otros
activos-diversos-bienes adquiridos para donar o regalar.
Debido a que la cuenta 1895950006 no está creada como Clase de Costo, las compras
se realizarán con cargo a Ordenes Estadísticas que la Contabilidad General creará en la
medida que se requieran, previa solicitud del área o dependencia que asumirá el gasto.
Una vez creada la respectiva Orden, el área responsable deberá solicitar a Presupuesto
la actualización de las reglas de derivación, indicando el número de la orden, el centro
gestor y el programa de financiamiento.
Si los bienes que se adquieran están gravados con el impuesto sobre las ventas, el IVA
se debe tratar como mayor valor, para lo cual se debe utilizar el Indicador BN.
Número de la orden
estadística
Con la entrega de los bienes se debe reconocer el gasto por concepto de donación o
premio, según corresponda. El gasto se reconocerá por el valor de adquisición de los
bienes donados o entregados a título de premio, incluido el IVA, afectando las
siguientes cuentas contables:
Con el objeto de controlar el uso de la cuenta 1895950006, ésta solo será imputable por
usuarios previamente autorizados. Para el efecto cada una de las dependencias deberá
informar a la Contabilidad General el nombre del usuario que será responsable del
manejo de la cuenta y solicitar que se le habilite la respectiva autorización. Únicamente
se habilitará un usuario por dependencia.
Dado que la cuenta 1895950006 se afectará tanto por el módulo MM con la entrada de
actividad, como por el módulo FI con la entrega de los bienes, el usuario que se
designe deberá tener autorización para ejecutar las dos operaciones dentro del sistema.
De otra parte, cuando a ello hubiere lugar, en el mismo documento contable se debe
causar la retención en la fuente asumida por ganancias ocasionales, teniendo en cuenta
lo siguiente:
Las donaciones efectuadas a las entidades previstas en el artículo 125 E.T. no están
sometidas a retención en la fuente.
La entrega de premios, en dinero o en especie, está sometida a retención en la fuente
por ganancias ocasionales a la tarifa del 20%, cuando el valor del premio sea
superior a 48 UVT, es decir $1.206.000 (valor base año 2011).
Este evento ejecutará con la compra de elementos. Por tanto la cuenta 1895950006
Otros Act-Diversos-Bienes adquiridos para donar o regalar, se le asignó la PosPre
212512501 Aportes y Contribuciones.
Se creará una orden por cada área de Oficina Central que utilice este evento y por
Comité.
Las salidas de almacén se registran por las cuentas 5395250001 y 5395250002 y este
evento no es relevante para presupuesto.