PROYECTO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL

PARA EVITAR LA CARGA LABORAL

(FOPECAL)

“Escuela Básica Club Juventud en Desarrollo”

Red Gestión Administrativa

Luz Sosa
Derlyn Sánchez
Marianela Mateo
Juan Mata Pimentel

Octubre 2015
Instituto Tecnológico de Santo Domingo
Área de Ciencias Sociales y Humanidades
Especialidad en Acompañamiento Pedagógico
Proyecto Educativo III
Docente: Frankelly Martínez
Definición del problema.
Sobrecarga de trabajo del personal secretarial por desconocimiento de sus roles y
funciones.

Análisis del problema.

La gestión adecuada de la carga de trabajo es una parte esencial, en la
actualidad, dentro del medio ambiente empresarial y de negocios ya que la mayoría de
las empresas esperan que sus empleados aumenten su productividad con el fin de hacer
frente a más tareas u objetivos.

La sobrecarga de trabajo surge cuando una persona se ve obligada a realizar una

serie de actividades o resolver más problemas de los que está acostumbrada. En un
sentido estricto sería el caso de aquel que se ve incapaz de satisfacer todas sus
exigencias laborales. La sobrecarga conduciría a una situación, si se prolonga
suficientemente, de fracaso en los rendimientos laborales, creando una impresión
interior de zozobra intensa y profunda.

El centro educativo Club Juventud en Desarrollo, del sector la Agustinita, fue

seleccionado por la red de gestión administrativa para el Proyecto de Fortalecimiento
Organizacional para Evitar la Carga Laboral – FOPECAL, atendiendo a las dificultades
que este presenta en la organización de sus procesos, provocando en la mayoría de los
casos carga de trabajo en parte del personal incluyendo a la directora del mismo,
además de situaciones frecuentes que se presentan por el desconocimiento de los roles y
funciones de las secretarias del centro educativo.

El descontento y queja de los estudiantes, padres, madres y comunidad educativa

en general, forman parte de las consecuencias que se desprenden de la problemática
señalada anteriormente, ya que al momento de solicitar algún tipo de servicio en el
centro educativo, este no satisfacía sus necesidades en el tiempo deseado.

Comprometidos con la solución de la situación y/o problemática antes

mencionada, la red de gestión administrativa detecto las causas que la provocan,
coordinando acciones para la mejora organizacional del centro educativo.
Justificación del proyecto.
El siguiente proyecto busca fomentar, contribuir y ayudar al director y
secretarias de centro educativo Club Juventud en Desarrollo en la búsqueda de
estrategias que le permitan en primer lugar entender la importancia de su rol en la
organización del trabajo del centro educativo, en segundo lugar, detectar las razones por
la cual se enfrentan a una alta carga de trabajo y en la medida de lo posible eliminar las
razones de ello, ya que la carga de trabajo no necesariamente es causada por el flujo de
trabajo adicional, pero si puede ser el resultado de diferentes errores cometidos por ellos
mismos o por alguno de sus compañeros de trabajo y en tercer lugar, concientizarlos en
la importancia de establecer prioridades en la ejecución de tareas en función de su
urgencia e importancia, a controlar sus emociones en el sentido de que no muchas
personas están acostumbradas a trabajar bajo presión y con sobrecarga de trabajo, a
delegar funciones sobre la base de que la cantidad de actividades a la que puede hacer
frente es limitada, a organizar y planificar de manera coherente las tareas para la
consecución de metas en torno a una distribución optima del tiempo disponible y a
eliminar tareas innecesarias ya que la sobrecarga de trabajo no sólo consiste en tareas
de gran importancia, sino también involucran las tareas menos importantes o incluso
innecesarias con las cuales se puede ahorrar mucho tiempo si se les cancelan.

Con la puesta en marcha de este proyecto buscamos establecer soluciones

consensuadas con los protagonistas del mismo que permitan identificar ¿el qué?, ¿el
cómo? y ¿el para qué? Buscando además el compromiso y la continuidad de las
soluciones planteadas que ayudaran al centro educativo a auto gestionar las soluciones y
fortalecer sus competencias profesionales, lo cual quedará evidenciado en procesos más
eficientes y menos centralizados que impactaran directa y positivamente en los procesos
pedagógicos que atañen al centro educativo.

Objetivo general.
Capacitar al equipo de gestión del centro educativo sobre roles y funciones,
según el manual operativo del centro, a fin de eficientizar el trabajo de todo el personal.

Objetivo especifico.
Contribuir al mejoramiento en la organización del trabajo del director y
secretarias orientándole sobre sus funciones y roles.
Resultado-1. Director y secretarias del centro educativo Club Juventud en Desarrollo
capacitado en el manejo de sus roles y funciones según las normas y procedimientos del
manual operativo de centros públicos.

Actividad R1.1. Propiciar un encuentro reflexivo con la directora y las

secretarias del centro educativo Club Juventud en Desarrollo para socializar y
reflexionar sobre el manual operativo de centros educativos públicos.

Actividad R1.2. Capacitar al director y secretarias del centro educativo Club

Juventud en Desarrollo con el manual operativo de centros educativos públicos sobre
sus roles y funciones.

Actividad R1.3. Acompañar al director del centro educativo Club Juventud en

Desarrollo en la realización de procesos administrativos, con el fin de fortalecer el
desenvolvimiento en el manejo de sus funciones.

Resultado-2. Director y secretarias empoderados de sus funciones y trabajando

acorde a los lineamientos establecidos en el manual operativo de centros educativos
públicos.

Actividad R2.1. Capacitar al director y las secretarias del centro educativo Club
Juventud en Desarrollo en el manejo del Sistema De Información Para La Gestión
Escolar De La Republica Dominicana (SIGERD).

Actividad R2.2. Capacitar al director y las secretarias del centro educativo Club
Juventud en Desarrollo en el manejo y elaboración de documentos académicos.

Actividad R2.3. Acompañar a las secretarias en el desenvolvimiento de sus

funciones, a fin de fortalecer sus competencias profesionales y dar seguimiento a los
procesos administrativos.
Cronograma de actividades.
Resultado 1
Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Responsable(s)
Actividad R1.1 Propiciar un x Marianela Mateo
encuentro reflexivo con la
directora y las secretarias del
centro educativo Club
Juventud en Desarrollo, para
socializar y reflexionar sobre
el manual operativo de centros
educativos públicos.
Actividad R1.2. Capacitar al x Derlyn Sánchez
director y secretarias del
centro educativo Club
Juventud en Desarrollo con el
manual operativo de centros
educativos públicos sobre sus
roles y funciones.
Actividad R1.3. Acompañar al x x Marianela Mateo
director del centro educativo
Club Juventud en Desarrollo
en la realización de procesos
administrativos, con el fin de
fortalecer el desenvolvimiento
en el manejo de sus funciones.
 Resultado 2
Actividades Mes 1 Mes 2 Mes 3 Responsable(s)
Actividad 2.1. Capacitar al x Juan Mata
director y las secretarias del
centro educativo Club
Juventud en Desarrollo en el
manejo del Sistema De
Información Para La Gestión
Escolar De La Republica
Dominicana (SIGERD).
Actividad R2.2. Capacitar al x Luz Sosa
director y las secretarias del
centro educativo Club
Juventud en Desarrollo en el
manejo y elaboración de
documentos académicos.
Actividad R2.3. Acompañar a x x Luz Sosa
las secretarias en el
desenvolvimiento de sus
funciones, a fin de fortalecer
sus competencias
profesionales y dar
seguimiento a los procesos
administrativos.
Monitoreo y evaluación del proyecto.
Objetivo específico: Contribuir al mejoramiento en la organización del trabajo del director y secretarias orientándole sobre sus funciones y roles.
Actividad Indicador Producto/ Objetivo/Índice Fuente de datos Datos de Frecuencia
Resultado de referencia desagregación
Resultado-1: Director y secretarias del centro educativo Club Juventud en Desarrollo capacitado en el manejo de sus roles y funciones según las normas y
procedimientos del manual operativo de centros públicos.
Actividad R1.1 Capacidad del Resultado Directora y secretarias Manual de puesto Por nivel académico y Único
Propiciar un encuentro personal directivo y capacitadas en sus tiempo en servicio
reflexivo con la secretarial para roles y funciones Listado de asistencia
directora y las mostrar dominio del
secretarias del centro Fotos
manejo de sus
educativo Club funciones
Juventud en
Desarrollo, para Capacidad del
socializar y reflexionar personal directivo y
sobre el manual secretarial para
operativo de centros diferenciar entre lo
educativos públicos. planteado en el
manual de puesto y su
practica

Actividad R1.2. Número de personal Resultado Directora y secretarias Manual de puesto Por nivel académico y Anual
Capacitar al director y directivo y secretarial ejercen sus funciones tiempo en servicio
secretarias del centro capacitados con el de manera Listado de asistencia
educativo Club manual de puesto sincronizada y
Juventud en Fotos
colaborativa
Desarrollo con el
Videos
manual operativo de
centros educativos
públicos sobre roles y
funciones.
Actividad R1.3. Porcentaje de tareas Resultado Directora empoderada Planificación y Por nivel académico Mensual
Acompañar al director realizadas de sus funciones cronogramas de
del centro educativo actividades de
Club Juventud en Porcentaje de tareas acompañamientos
Desarrollo en la pendientes
realización de Libros de visitas
procesos Número de tareas
administrativos, con el planificadas para su
fin de fortalecer el ejecución
desenvolvimiento en
el manejo de sus
funciones.
Resultado-2: Director y secretarias empoderados de sus funciones y trabajando acorde a los lineamientos establecidos en el manual operativo de centros
educativos públicos.
Actividad Indicador Producto/ Objetivo/Índice Fuente de Datos de Frecuencia
Resultado de referencia datos desagregación
Actividad 2.1. Cantidad de Resultado Directora y Manual del sistema Por tanda y nivel Anual
Capacitar al director secciones secretarias registran de información académico
y las secretarias del registradas en el de manera adecuada
centro educativo sistema de los estudiantes en el Registros de grados
Club Juventud en información Sistema de Gestión.
Desarrollo en el Listados del
manejo del Sistema Cantidad de sistema de
De Información Para estudiantes no información
La Gestión Escolar inscritos en el
De La Republica Expediente de los
sistema de
Dominicana estudiantes
información
(SIGERD).
Fotos
Cantidad de
estudiantes Listado de
duplicados en el asistencia
sistema de
información

Número de personal
capacitado en el
manejo del sistema
de información

Actividad R2.2. Número de personal Resultado Directora y Formatos de Por tanda y nivel Anual
Capacitar al director capacitado en el secretarias realizan documentos académico
y las secretarias del manejo y elaboración sus funciones de emanados por el
centro educativo de documentos manera adecuada y Minerd
Club Juventud en académicos organizan los
Desarrollo en el trabajos asignados Libretas de
manejo y elaboración Número de solicitudes y
de documentos documentos entregas de
académicos. académicos documentos
solicitados
Fotos
Número de
documentos Listado de
académicos asistencia
elaborados

Número de
documentos
devueltos al centro
Actividad R2.3. Nivel de satisfacción Resultado Secretarias manejan Planificación y Por tanda y tiempo en Mensual
Acompañar a las de estudiantes y los procesos cronogramas de servicio
secretarias en el padres con los administrativos y actividades de
desenvolvimiento de servicios elaboran documentos acompañamientos
sus funciones, a fin secretariales del de manera adecuada
de fortalecer sus centro Libros de visitas
competencias
profesionales y dar Nivel de desempeño
seguimiento a los de sus funciones por
procesos parte de las
administrativos. secretarias