Delegación Provincial de Esmeraldas de la Contraloría General del Estado

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL A PRACTICARSE A LOS

INGRESOS, GASTOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN, ADQUISICIÓN,
RECEPCIÓN Y UTILIZACIÓN DE BIENES, PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y
CONSULTORÍA EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN QUININDÉ, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO DE
2012 Y EL 31 DE ENERO DE 2014.

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

______________________________________________________________

El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, entre otras, tiene las
siguientes actividades y operaciones conferidas en el Código Orgánico de Organización
Territorial, Autonomía y Descentralización:

- Planificar, junto con otras instituciones del sector público y actores de la sociedad, el
desarrollo cantonal y formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial,
de manera articulada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquial,
con el fin de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural, en el marco de la
interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad;

- Ejercer el control sobre el uso y ocupación del suelo en el cantón;

- Planificar, construir y mantener la vialidad urbana;

- Prestar los servicios públicos de agua potable, alcantarillado, depuración de aguas

residuales, manejo de desechos sólidos, actividades de saneamiento ambiental y
aquellos que establezca la ley;

- Crear, modificar, exonerar o suprimir mediante ordenanzas, tasas, tarifas y

contribuciones especiales de mejoras;

- Planificar, regular y controlar el tránsito y el transporte terrestre dentro de su

circunscripción cantonal;

Cuenta con bienes inmuebles conformados por terrenos y edificaciones, donde funcionan el
Edificio Principal, Comisaría Municipal y Administración de Mercado y Camal, Planta de
Captación y Tratamiento del Sistema de Agua Potable, Cementerio Municipal y Concejo
Cantonal de la Niñez y Adolescencia.

______________________________________________________

El examen especial a los ingresos, gastos y procedimientos de contratación, adquisición,

recepción y utilización de bienes, prestación de servicios y consultoría del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Quinindé, por el período comprendido
entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de enero de 2014, se llevará a efecto en cumplimiento
del Plan Operativo de Control de la Delegación Provincial de Esmeraldas de la Contraloría
General del Estado del año 2014; y, de conformidad con la orden de trabajo 0002-DR5-DPE-
AE-2014 de 12 de febrero de 2014, suscrita por el Delegado Provincial.

______________________________________________________

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De conformidad con la información proporcionada por el Director de la Unidad Administrativa

de Talento Humano con comunicación de 19 de marzo de 2014, la entidad durante el
período de examen contó para el desarrollo de sus actividades con el siguiente personal:
Personal con
Años Nombramiento Total de personal
LOSEP Código del Trabajo Contrato
2012 128 241 253 622
2013 122 231 259 612
2014 106 234 259 599
*= Hasta el 31 de enero de 2014

_______________________________________

En Ordenanza del Presupuesto del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del

cantón Quinindé para el ejercicio económico 2013, discutida y aprobada en primer y
segundo debate, mediante sesiones ordinaria y extraordinaria de 7 y 10 de diciembre de
2012, respectivamente, constan las siguientes políticas:

- Planificar el desarrollo cantonal, considerando las orientaciones formuladas en los

planes nacionales y regionales de desarrollo económico y social que establezca el
Gobierno Nacional.
- Coordinar sus actividades con organismos que tienen como fin el desarrollo y, la
ejecución de obras y servicios similares.
- Aplicar las leyes, reglamentos y ordenanzas a fin de lograr la eficiencia de los ingresos
que están bajo su administración y recaudación.
- Controlar y agilitar la entrega oportuna de las transferencias del Gobierno Nacional.
- Elaboración de estudios técnicos por la dotación de obras y servicios prioritarios como
son: suministro de agua potable, vialidad, alcantarillado, canalización, construcción de
letrinas, casas comunales, etc.
- Controlar el Presupuesto de ingresos y gastos en forma programática.
- Con el propósito de mejorar sus rentas propias, se dictarán ordenanzas de carácter
tributario y no tributario que le caso amerite; y, se actualizarán aquellas que en el
transcurso del tiempo resulten convenientes o que no se pueda aplicar en debida
forma, ya sea por el incremento del costo en prestaciones de los servicios y obras de
beneficio, o por el crecimiento del cantón.
- El Director de Avalúos y Catastros realizará las gestiones pertinentes para incorporar
al Catastro Municipal todas las áreas situadas en el perímetro urbano que están
avaluadas técnicamente de acuerdo con los Reglamentos y Ordenanzas Municipales.
- El Director de Avalúos y Catastros procederá a actualizar los catastros municipales de
acuerdo como dispone el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización (COOTAD).
- Presentar ante las instituciones del Gobierno Nacional, que asignan recursos en
beneficio del cantón, los justificativos que sean necesarios para las transferencias
oportunas de las asignaciones de capital.
- Gestionar ante el Banco del Estado, préstamos que permitan fortalecer la ejecución y
financiamiento de las obras de infraestructura básica del cantón.

____________________________

De conformidad con los artículos 1 y 2 del Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de Quinindé; la estructura orgánica se compone de los
siguientes niveles administrativos:

1. Legislativo

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1.1 El Concejo
1.2 Comisiones

2. Ejecutivo
2.1 Alcalde del cantón

3. Asesor
3.1 Asesoría Jurídica
3.2 Auditoría Interna
3.3 Dirección de Planificación
3.4 Dirección de Comunicación Social, Relaciones Públicas y Protocolo
3.5 Comité Administrativo

4. Auxiliar o de Apoyo
4.1 Secretaría General
4.2 Dirección Administrativa
4.2.1 Jefatura de Recursos Humanos
4.2.2 Servicios Sociales
4.2.3 Servicios Generales
4.2.4 Proveeduría
4.2.5 Jefe Maquinaria
4.2.6 Sistemas
4.2.7 Mecánica
4.3 Dirección Financiera
4.3.1 Contabilidad
4.3.2 Tesorería – Coactiva
4.3.3 Comprobación y Rentas
4.3.4 Bodega y Almacén
4.3.5 Presupuesto
4.4 Dirección de Avalúos y Catastros
4.5 Registro de la Propiedad

5. Operativo
5.1 Dirección de Obras Públicas
5.1.1 Construcciones y Fiscalización
5.1.2 Medición y Topografía
5.2 Dirección de Agua Potable y Alcantarillado
5.2.1 Jefatura de Agua Potable y Alcantarillado
5.2.2 Jefatura de Distribución y Mantenimiento de Redes
5.2.3 Jefatura de Comercialización
5.2.4 Jefatura de Planta de Agua Potable
5.3 Dirección de Higiene
5.3.1 Comisaría Municipal, Justicia y Policía
5.3.2 Mercado y Camal
5.4 Unidad de Gestión Ambiental
5.5 Dirección de Educación, Cultura y Deporte
5.5.1 Departamento de Educación y Cultura
5.5.2 Departamento de Deportes
5.5.3 Subdirección Etnias
5.5.4 Subdirección de Turismo
5.6 Departamento de Gestión Social y Desarrollo Comunitario
5.7 Organismos Descentralizados
5.7.1 Patronato Municipal de Amparo Social “Quinindé”
5.7.2 Concejo Cantonal de la Niñez y Adolescencia
____________________________________

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Los objetivos generales de la acción de control son:

- Verificar la eficiencia, efectividad y economía con que se han utilizado los recursos
humanos, materiales y financieros.
- Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan las actividades
administrativas y financieras de la institución.

- Establecer la propiedad, veracidad, legalidad y oportunidad de los ingresos y gastos en

el período examinado.

- Determinar que los procedimientos de contratación, adquisición, recepción y utilización

de bienes, prestación de servicios y consultoría se hayan cumplido de acuerdo al
cuerpo legal pertinente durante el período examinado.

Los objetivos específicos de la acción de control son:

- Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en informes, aprobados

por la Contraloría General del Estado.

- Evaluar el sistema de control interno aplicado en la entidad.

- Comprobar que los ingresos institucionales, se encuentren debidamente

determinados, recaudados, registrados y depositados.

- Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias para el

control, registro, autorización y pago de los egresos efectuados.

- Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de los pagos realizados, y su

respectiva documentación de soporte.

- Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a los

procedimientos de contratación por alquiler o arrendamiento de bienes, ejecución de
obras, prestación de servicios, incluidos los de consultoría.

- Verificar los controles ejercidos para la adecuada utilización, custodia, conservación,

protección y mantenimiento de los bienes de larga duración.

__________________________________

Las disposiciones legales, reglamentarias y normatividad básica que regulan las operaciones
administrativas, financieras y/o técnicas, entre otras, son las siguientes:

- Constitución de la República del Ecuador.

- Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.
- Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
- Código Tributario.
- Código de Trabajo.
- Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento.
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento.
- Ley de Seguridad Social.
- Codificación a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su
Reglamento.
- Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento.

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- Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector

Público y su correspondiente reforma.
- Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de
Derecho Privado que disponen de Recursos Públicos.
- Normas de Control Interno.
Demás leyes, ordenanzas, normas, reglamentos, manuales e instructivos de carácter general y
específico que regulan las actividades de los gobiernos autónomos descentralizados
municipales.

____________________________

De conformidad con la Ordenanza del Reglamento Orgánico Funcional del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, aprobada por el Concejo en
sesión ordinaria de 7 de marzo de 2012, su misión y visión son las siguientes:

x.x.1.- Misión

“Es un organismo de gobierno local encargado de promover el desarrollo sustentable del

cantón utilizando adecuadamente la Planificación Estratégica como herramienta de gestión,
el tratamiento equitativo a los problemas que le incumben, la participación ciudadana y
cabal rendimiento de cuentas: con el propósito de contribuir al bienestar material y espiritual
de la colectividad, el fortalecimiento del civismo, la confraternidad, el progreso y la unidad
nacional”.

x.x.2.- Visión

A largo plazo:

“El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Quinindé, con el apoyo de
sus servidores y de la ciudadanía en general, mejorará los niveles de eficiencia y eficacia en
la administración de los diferentes bienes y servicios que presta el Municipio a la población
urbana y rural del cantón Quinindé”.

A mediano plazo:

“El GADMCQ, contribuirá a crear condiciones dignas de vida para los habitantes del cantón
Quinindé, y se constituirá en el motor del progreso cantonal, con el propósito de garantizar
el bienestar actual y futuro a los ciudadanos y ciudadanas, propiciar la igualdad de
oportunidades y la satisfacción de las necesidades básicas”.

__________________________________________

Comprenderá el análisis a los ingresos, gastos y procedimientos de contratación,

adquisición, recepción y utilización de bienes, prestación de servicios y consultoría, por el
período comprendido entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de enero de 2014. En este examen
no se incluirán, las áreas, rubros y cuentas analizadas y planificadas por la Unidad de
Auditoría Interna, referidos bajo el subtítulo “Antecedentes” de este memorando.

_____________________________________________

El Ilustre Municipio del cantón Quinindé, fue creado mediante Decreto Legislativo 112 de 8
de junio de 1967, publicado en el Registro Oficial 161 de 3 de julio de 1967. Su cabecera
cantonal es la población de Rosa Zárate.

Con Ordenanza conocida, discutida y aprobada por el Concejo Municipal en sesiones

realizadas el 30 de enero del 2007 y el 21 de julio de 2010, fue cambiada la denominación

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por la de Gobierno Municipal del cantón Quinindé, la misma que fue publicada en el Registro
Oficial 292 de 4 de octubre de 2010.

Con Registro Oficial 679 de 10 de abril de 2012, se publicó la Ordenanza que cambia de
nombre de Gobierno Municipal del cantón Quinindé por el de Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, la misma que fue aprobada en primer y
segundo debate en las sesiones ordinarias del 5 y 12 de enero de 2012, respectivamente,
por el Concejo Municipal.

La entidad goza de autonomía política, administrativa y financiera prevista en la Constitución

de la República del Ecuador, comprende el derecho y la capacidad efectiva de este nivel de
gobierno para regirse mediante normas y órganos de gobierno propios, en su respectiva
circunscripción territorial, bajo su responsabilidad, sin intervención de otro nivel de gobierno
y en beneficio de sus habitantes.

___________________________________

A pesar de que la entidad no ha emitido políticas contables y/o financieras, aplicables en el

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, las operaciones
contables y financieras de la entidad se rigen principalmente por:

- Para el registro contable de las operaciones financieras, se observaron las

disposiciones contenidas en el Acuerdo 447 de 29 de diciembre de 2007, emitido por
el Ministerio de Economía y Finanzas, publicado en el Suplemento del Registro Oficial
259 de 24 de enero de 2008, el cual contiene la actualización de los Principios del
Sistema de Administración Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, el
Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, el Catálogo General del Cuentas y
las Normas Técnicas de Tesorería, y sus posteriores reformas; que le permite producir
estados financieros de: Situación, Resultados, Flujo del Efectivo y de Ejecución
Presupuestaria.

- Durante el período sujeto a examen, el control contable de los recursos financieros se

lo realizó en forma automatizada a través del programa de contabilidad denominado
SIG-AME, el mismo que no utilizó los módulos de Nómina y Recaudación, pese a
contar con ellos; hecho que ha incidido para que la entidad realice los roles de pago en
el software Microsoft Excel; y la recaudación de los tributos a través del sistema V-
SAM.

- El método contable utilizado es el devengado que se caracteriza por registrar las

transacciones económicas en el momento en que ocurren, exista o no movimiento de
dinero.

- El ejercicio financiero se iniciará el primero de enero y terminará el treinta y uno de

diciembre de cada año, y para ese período deberá aprobarse y regir el presupuesto.
No podrá mantenerse ni prorrogarse la vigencia del presupuesto del año anterior.

- De acuerdo con las disposiciones generales, establecidas en la Ordenanza del

Presupuesto del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quinindé
para el ejercicio económico 2013, toda la información sobre el proceso de
programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto será
pública y se difundirá permanentemente a la población por la página Web institucional
u otros medios.

- Adicionalmente, todos los pagos los efectúa el Tesorero por medio del Sistema de
Pagos Interbancario (SPI).

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- Toda orden de pago deberá tener la firma de la máxima autoridad y del Director
Financiero, sin cuyo requisito no podrá ser pagada por el Tesorero.

________________________________________

x.1 Ingresos.- Se analizará los valores recaudados por ingresos de autogestión obtenidos
de personas naturales y de las sociedades, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes, generados del derecho a cobrar a los contribuyentes obligados a pagar; las
transferencias y donaciones de capital e inversión que comprenden los fondos recibidos sin
contraprestación, destinados a financiar gastos de capital e inversión; y, los financiamientos
obtenidos por empréstitos públicos.

x.2 Gastos.- Comprende los gastos efectuados por el GADM del cantón Quinindé para
adquirir bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operacionales de
administración e inversión. Están conformados por gastos en personal, prestaciones de
seguridad social, bienes y servicios de consumo e inversión, transferencias corrientes,
programas sociales o proyectos institucionales de ejecución de obra pública.

x.3 Procedimientos de contratación.- Involucra el análisis de los procedimientos de

adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios,
incluidos los de consultoría, que los mismos reúnan todos los requisitos, formas,
documentos y solemnidades contempladas en las leyes y reglamentos del Sistema Nacional
de Contratación Pública.

Para este examen se determinaron los siguientes componentes:

COMPONENTES 2012 2013

INGRESOS CORRIENTES
Impuestos 1 642 372,37 1 811 497,40
Tasas y Contribuciones 283 233,89 375 215,75
Otros ingresos 274 761,55 178 243,82
INGRESOS DE CAPITAL
Transferencias y donaciones de capital e inversión 12 231 085,78 17 250 838,72
INGRESOS DE FINANCIAMIENTO
Financiamiento Público 1 713 575,01 1 354 245,59
TOTAL DE INGRESOS 16 145 028,6 20 970 041,28

COMPONENTES 2012 2013

GASTOS CORRIENTES
Gastos en personal 4 001 863,74 4 576 730,3
Bienes y servicios de consumo 1 854 847,2

GASTOS DE INVERSIÓN
Gastos en personal para inversión 2 354 698,86 2 397 369,84
Bienes y servicios de consumo para inversión 2 308 533,88
Obras Públicas 9 737 343,38 15 795 568,02
Transferencias y donaciones para inversión 486 242,95
BIENES DE LARGA DURACIÓN

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Bienes muebles e inmuebles 485 045,63

TOTAL GASTOS 16 093 905,98 27 904 337,82

________________________________

Esta matriz se encuentra en el anexo 2.

____________________

RUC: 0860000590001
Dirección: 24 de Mayo y Maclovio Velasco, frente al Parque Central
Parroquia: Rosa Zárate
Cantón: Quinindé
Provincia: Esmeraldas
Teléfonos: 062737187 – 062736200 – 062736359
Correo electrónico: municipioqde@yahoo.com
Horario de atención: De lunes a viernes de 08h00 a 12h00 y 14h00 a 18h00

_____________________________________________

El GADM del cantón Quinindé, de conformidad con la información que consta en sus
Cédulas Presupuestarias de Ingresos y Gastos, durante el período a ser analizado, recaudó y
pagó los siguientes recursos:

Ingresos
Años Total
Corrientes De capital De Financiamiento
2012 6 767 041,89 12 249 327,83 3 707 542,38 22 723 912,10
2013 7 694 339,24 17 276 542,13 2 616 918,78 27 587 800,15
Total 14 461 381,13 29 525 869,96 6 324 461,16 50 311 712,25

Gastos
Años Aplicación del Total
Corrientes Inversión De Capital
financiamiento
2012 5 908 763,43 12 318 940,33 456 111,45 1 715 522,88 20 399 338,09
2013 7 147 553,96 14 407 306,42 277 671,84 2 814 875,19 24 647 407,41
Total 13 056 317,39 26 726 246,75 733 783,29 4 530 398,07 45 046 745,50

La información financiera con corte al 31 de enero de 2014, no fue presentada.

____________________________________________

El 11 de octubre de 2012, la Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de

Auditoría de Desarrollo Seccional y Seguridad Social, aprobó el informe de examen especial
DA4-0036-2011, realizado al Gobierno Municipal del cantón Quinindé, por el período
comprendido entre el 1 de noviembre de 2009 y el 31 de diciembre de 2010; el mismo que
abarcó el estudio a las operaciones administrativas, financieras y gestión del talento
humano, así como, el análisis de los 112 permisos de funcionamiento presuntamente
falsificados y decomisados por la Comisaría Municipal de la referida entidad auditada.

En el período a examinarse, la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, realizó los siguientes exámenes especiales:

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- Informe aprobado

El 30 de noviembre de 2012, la Unidad de Auditoría Interna del Gobierno Autónomo

Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, aprobó el informe de examen especial DR5-
DPM-AI-0059-2012, realizado al Gobierno Municipal del cantón Quinindé, al 28 de febrero
de 2011; el mismo que abarcó la evaluación del sistema de control interno institucional
relacionado con la Norma de Control Interno 403 – Administración Financiera – Tesorería.

- Informes en trámite de aprobación y ejecución

Período examinado En trámite

No Examen especial No. Informe
Desde Hasta de
Al pago de horas extras realizado a 01954-1-
1 2009-01-01 2012-12-31 Aprobación
los servidores, servidoras y obreros. 2013
A los egresos a proveedores de
01954-2-
2 bienes y servicios y por fondos de 2009-01-01 2012-12-31 Aprobación
2013
terceros.
A la selección, contratación,
01954-3-
3 capacitación y evaluación del talento 2009-01-01 2012-12-31 Aprobación
2013
humano.
01954-4-
4 Gastos de publicidad y propaganda 2013-11-29 2014-01-15 Aprobación
2014
Al cumplimiento de las etapas del 01954-1-
5 2011-01-01 2013-12-31 Ejecución
ciclo presupuestario 2014

____________________________

De la evaluación realizada al control interno se determinó que no aplican varias actividades

y no se ubicó toda la documentación definida dentro de los procesos, generadores de valor
que se encuentra aplicando la entidad y que inciden en la calificación de los riesgos así:

 Por la recaudación de la tasa por servicio de agua potable, se entrega al sujeto pasivo
(contribuyente) un documento denominado título de crédito, emitido por el sistema V-
SAM, en lugar de proporcionar un comprobante de venta (factura) autorizado por el
organismo rector en materia tributaria.

 Cuatro convenios suscritos con el Banco del Estado, dos con el MIES y uno con la
Unión Europea, los mismos que generaron ingresos para la entidad durante los años
2012 y 2013 por 9 676 985,78 USD.

 Las transferencias realizadas en favor del Patronato Municipal de Amparo Social del
cantón Quinindé y del Concejo Cantonal de la Niñez y Adolescencia, no fueron
efectuadas conforme los montos señalados en las correspondientes Ordenanzas
municipales que les rige, ni de acuerdo a las asignaciones que constan en los
presupuestos aprobados.

 Las transferencias realizadas por CNEL Corporación Nacional de Electricidad S.E. -

Regional de Esmeraldas a favor de esta municipalidad, en lo que respecta al valor de
la tasa por la prestación del servicio de recolección de los desechos sólidos, sobre el
10% del consumo de energía eléctrica, durante el período sujeto a examen, fueron
utilizadas en fines diferentes a la gestión del manejo integral de los desechos sólidos
en el cantón Quinindé.

 Embargos de cuentas bancarias pertenecientes a la municipalidad por sentencias

judiciales, correspondientes a juicios laborables incautados por servidores de la
entidad.

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Delegación Provincial de Esmeraldas de la Contraloría General del Estado

 Pagos de intereses por mora patronal a favor del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social – IESS.

 Aportes patronales e individuales que constan en las planillas generadas y pagadas al

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social – IESS, no coinciden con lo registrado en los
correspondientes roles de pago.
 El servicio de telefonía móvil celular para el Alcalde, supera el monto autorizado en la
disposición legal vigente.

 Cauciones para responder por el fiel cumplimiento de los deberes de las y los
servidores de la entidad, pagadas en su totalidad con recursos institucionales.

 Pagos significativos por horas extras al personal administrativo y operativo.

 A partir del mes de enero de 2014, se efectúo un aumento en las remuneraciones

mensuales unificadas de los servidores de la entidad, sin contar con la disponibilidad
presupuestaria y el estudio que determine la descripción y valoración de los puestos
institucionales, aprobado por el Concejo municipal y el organismo rector en materia de
recursos humanos.

 Se contrató servicios profesionales de estudios, diseños y proyectos, sin considerar

que la entidad dispone de unidades administrativas y servidores profesionales para
desarrollar este tipo trabajo.

 Se contrató el alquiler de vehículos para uso de los diferentes departamentos de la

entidad, con personas naturales no asociadas a compañías o cooperativas legalmente
constituidas.

 En lo relacionado a los procedimientos de contratación, la información que pertenece a

la etapa precontractual, se encuentra esparcida en diferentes unidades de la entidad.

 Procesos de adquisición de bienes y servicios, que a pesar de constar en el catálogo

electrónico, se compraron a través de los procedimientos dinámicos y comunes del
Sistema Nacional de Compras Públicas.

 Bienes y servicios normalizados y no normalizados, adquiridos por el procedimiento de

ínfima cuantía, los mismos que constan planificados en el PAC y constituyen un
requerimiento constante y recurrente durante el ejercicio fiscal.

 Cincuenta y tres procesos declarados desiertos o cancelados, por violación sustancial

de la etapa precontractual.

 No se contrataron pólizas de seguros de los bienes de la entidad, necesarias para

protegerlos contra accidentes, robos, riesgos a terceros u otros siniestros.

 No se tramitaron bajas de bienes de larga duración durante el período bajo examen.

 Las maquinarias de propiedad de la municipalidad, no fueron inscritas y matriculadas

en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

__________________________________

El detalle de las servidoras y servidores relacionados con el examen, constan en anexo 1.

__________________________________

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La entidad no ha definido los objetivos institucionales, sin embargo de conformidad con el

artículo 54 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización,
son funciones de los gobiernos autónomos descentralizados municipales, entre otras, las
siguientes:

- Promover el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial cantonal, para

garantizar la realización del buen vivir a través de la implementación de políticas
cantonales, en el marco de sus competencias constitucionales y legales;

- Diseñar e implementar políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión en

su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y legales;
- Establecer el régimen de uso del suelo y urbanístico, para lo cual determinará las
condiciones de urbanización, parcelación, lotización, división o cualquier otra forma de
fraccionamiento de conformidad con la planificación cantonal, asegurando porcentajes
para zonas verdes y áreas comunales;

- Regular, controlar y promover el desarrollo de la actividad turística cantonal, en

coordinación con los demás gobiernos autónomos descentralizados, promoviendo
especialmente la creación y funcionamiento de organizaciones asociativas y empresas
comunitarias de turismo;

- Regular, prevenir y controlar la contaminación ambiental en el territorio cantonal de

manera articulada con las políticas ambientales nacionales.

______________________________________

La información financiera que produce la entidad, se la realiza a través del sistema SIG-
AME, el mismo que contiene habilitados los módulos de contabilidad, presupuesto, activo
fijo; no así los módulos de Nómina y Recaudación, que a pesar de contar con ellos no son
utilizados; provocando que los roles de pago se los realice utilizando el software Microsoft
Excel y el registro de la recaudación de los tributos, a través del sistema V-SAM. Sin
embargo de las limitaciones referidas, la Contadora General generó los estados de Situación
Financiera, Resultados, Flujo del Efectivo y de Ejecución Presupuestaria; adicionalmente
emitieron el balance de comprobación y las correspondientes cedulas presupuestarias de
ingresos y gastos, incluyendo además las respectivas notas explicativas o aclaratorias a los
estados financieros.

Producto del registro de las operaciones financieras relacionadas con el gasto, se genera un
formulario que es emitido por el programa SIG-AME, el mismo que entre otros aspectos
contiene lo siguiente: número de transacción, fecha, descripción, beneficiario, monto,
elaborado por, control previo, autorizado por, contabilizado por, pagado por y beneficiario; en
similares características se emite para el registro de los ingresos.

El grado de confiabilidad de la información de acuerdo a los rubros sujetos a análisis se

presentó de la siguiente forma:

x.1 Ingresos

 Los ingresos recibidos tanto por transferencias como por autogestión, una vez
acreditados en las cuentas bancarias correspondientes, fueron procesados
contablemente en los registros de entrada original y en los mayores generales y
auxiliares correspondientes.

 Los ingresos propios de la gestión municipal, provienen de impuestos, tasas y

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contribuciones especiales de mejoras generales o específicas, los de ventas de bienes

y servicios, los de rentas de inversiones y multas, los de ventas de activos no
financieros y recuperación de inversiones, entre otros, que se encuentran
determinados y reglamentados a través de Ordenanzas, tales como:

Publicada en el
Tipo de Ordenanza Registro Oficial
Número Fecha
Ordenanza que regula la formación de los catastros prediales
urbanos y rurales, la determinación, administración y recaudación
616 2012-01-11
del impuesto a los predios urbanos y rurales para el año 2012-
2013.
Ordenanza que regula la formación de los catastros prediales
urbanos y rurales, la determinación, administración y recaudación No publicada
del impuesto a los predios urbanos para el bienio 2014-2015.
Reforma a la Ordenanza que reglamenta el control y permisos
231 2012-01-19
sanitarios de funcionamiento.
Reforma a la Ordenanza para la organización, administración,
funcionamiento y cobro de aranceles del Registro de la Propiedad y 231 2012-01-19
Mercantil del cantón Quinindé.
Ordenanza general normativa para la determinación, gestión,
recaudación e información de las contribuciones especiales de 475 2011-06-22
mejoras, por obras ejecutadas en el cantón Quinindé.
Ordenanza para verificación, determinación, recaudación y
administración del impuesto del 1.5 por mil sobre los activos totales 374 2011-01-31
en el cantón Quinindé.
Reforma a la Ordenanza sustitutiva que reglamenta la
determinación, control y recaudación del impuesto de patentes en 907 2013-03-07
el cantón Quinindé.
Ordenanza que regula la determinación, recaudación y
612 2012-01-06
administración de la tarifa por servicio de agua potable.
Ordenanza que regula el cobro del impuesto al rodaje de los
vehículos que se matriculen en la Agencia Nacional de Tránsito del 901 2013-02-27
cantón Quinindé.

 El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Quinindé, participó de las

rentas del Estado de conformidad con los principios de subsidiariedad, solidaridad y
equidad territorial; y, de ingresos provenientes por suscripciones de convenios con
organismos nacionales e internacionales, financiamiento del sector público financiero
(Banco del Estado), entre otros, de acuerdo con el siguiente detalle:

Valor recibido
Año Partida Ingresos provenientes de:
USD
1.8.06.16.01 30% para gastos corrientes, COOTAD 4 369 696,06
2.8.06.16.01 70% para gastos de inversión, COOTAD 10 195 957,68
Convenio con la Unión Europea (Manejo Integral de
2.8.03.01.01
residuos sólidos) 335 182,80
2012 2.8.01.08.03 Convenio INFA - FODI (Actualmente MIES) 538 555,27
2.8.01.06.01 Banco del Estado (No reembolsable) 1 080 786,24
3.6.02.01.01 Préstamo del Banco del Estado 1 713 575,01
2.8.01.08.06 Ministerio de Finanzas - Fondos Prodepro 80 603,79
Total 18 314 356,85
2013 1.8.06.16.01 30% para gastos corrientes, COOTAD 5 101 345,75
2.8.06.16.01 70% para gastos de inversión, COOTAD 11 903 140,15
2.8.03.01.01 Convenio con la Unión Europea (Manejo Integral de 200 398,60
residuos sólidos)

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2.8.01.08.03 Convenio INFA - FODI (Actualmente MIES) 346 468,07

2.8.01.06.01 Banco del Estado (No reembolsable) 4 115 404,81
3.6.02.01.01 Préstamo del Banco del Estado 1 354 245,59
2.8.01.08.06 Ministerio de Finanzas - Fondos Prodepro 14 668,64
Total 23 035 671,61

 Con el propósito de que los recursos económicos provenientes de la captación de

ingresos, sean estos propios, transferencias del gobierno central, préstamos con el
Banco del Estado, convenios con organismos del Estado, con el fin de que sean
administrarlos de forma separada; se abrieron las siguientes cuentas bancarias,
registradas bajo la responsabilidad del Alcalde y Tesorera de la institución.

Institución Número de Estado

Ord. Detalle de la cuenta
Financiera cuenta actual

1 Banco Pichincha 3371577404 Cuenta Rotativa de Ingresos Abierta

Banco Central del

2 37220001 Municipio de Quinindé Abierta
Ecuador
Banco Central del
3 37220101 Municipio de Quinindé - Servicios Sociales Abierta
Ecuador
Banco Central del
4 37220088 Mun. Quinindé, 65% Part. Imp. Renta Abierta
Ecuador
Banco Central del
5 37220089 Mun. Quinindé, 35% Part. Imp. Renta Abierta
Ecuador
Banco Central del
6 37221140 Municipio Quinindé / Unión Europea Abierta
Ecuador
Banco Central del Mun. Quinindé/BEDE/CRE. 11218 Proyecto
7 37221137 Abierta
Ecuador Agua Potable Fase I y II
Mun. Quinindé. /BEDE/CRE. 11254 Proyecto
Banco Central del
8 37221138 Estudio Mejoramiento de calles del Cantón Abierta
Ecuador
Quinindé.
Banco Central del
9 37221202 Municipio - INFA (Proy. MIESS) Abierta
Ecuador
Mun. Quinindé/BEDE/CRE. 11269 Proyecto
Banco Central del
10 37221199 Fase III y IV Agua Pot. Y Alcantarillado La Abierta
Ecuador
Unión
Banco Central del Mun. Quinindé - Proy. Muro de Gaviones de
11 37220219 Abierta
Ecuador Quininde
Banco Central del Mun. Quinindé - Proy. Muro de Gaviones de
12 37220220 Abierta
Ecuador Quininde
Banco Central del Mun. Quinindé - Proy. Alcantarillado de
13 37220226 Abierta
Ecuador Quinindé
Banco Central del Mun. Quinindé - Proy. Alcantarillado de
14 37220227 Abierta
Ecuador Quinindé
Banco Central del Cjo. Cantonal de Protección Derechos de
15 37220124 Abierta
Ecuador Quinindé.
Banco Central del
16 37220129 Patronato Mun. Amparo Social Quinindé. Abierta
Ecuador

 Para sustentar la recaudación de los ingresos provenientes de la venta de sellos de

control, formularios, certificados, papel membretado, boletos y otros artículos, se
emitieron once especies valoradas, las mismas que no fueron elaboradas por el
Instituto Geográfico Militar, siendo las siguientes:

Descripción Valor USD

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Permisos sanitarios de funcionamiento 1,00

Certificado de exoneración de la tercera edad 1,00
Especie valorada en blanco, para trámites municipales 1,00
Cobro de sisa por desposte de ganado vacuno 3,00
Cobro de sisa por desposte de ganado porcino 1,50
Solicitud de conexión de agua potable 0,40
Embarcación turística, adulto 1,00
Embarcación turística, menores de 12 años 0,50
Embarcación turística, adulto mayor y capacidades diferentes 0,50
Vía pública 0,10
Especie valorada en blanco, conexión de agua potable y alcantarillado 1,00

 Los ingresos por concepto de impuestos, tasas y contribuciones especiales de mejora

son depositados en forma completa e intacta en la cuenta rotativa de ingresos
3371577404, que la entidad mantiene abierta en el Banco Pichincha, durante el curso
del día de recaudación o máximo el día hábil siguiente. Sin embargo, se observó que
los partes diarios de recaudación no contienen las firmas de los servidores encargados
de efectuar el control interno, tales como: Recaudadora, Tesorera, Directora Financiera
y Contadora General. Así también, los referidos documentos son registrados
contablemente con 15 días posteriores a la recaudación.

 Se han efectuado modificaciones, anulación o baja de los títulos de créditos emitidos

para impuestos prediales, rurales, patentes, servicio de agua potable, entre otros; por
concepto de duplicación de clave, terminación de actividad económica, servicios no
recibidos, entre otros aspectos. Acción que de ser procedente, se resuelve mediante
un reclamo administrativo que realiza el contribuyente dirigido a la Directora
Financiera, adjuntando los demás documentos legales que demuestren la pertinencia
de dicha solicitud; el mismo que es resuelto a través de una Resolución emitida por la
Directora Financiera, y ejecutada por la Jefa de Rentas en el sistema V-SAM de la
municipalidad.

x.2 Gastos

 Los gastos institucionales fueron ejecutados a través de pagos fundamentados en la

autorización previa y escrita del Alcalde, la cual se agregó al Comprobante de Pago y
a la documentación de respaldo; expediente que justificó el registro contable de la
transacción como paso previo al pago interbancario, mediante transferencias a las
correspondientes cuentas bancarias de los beneficiarios, sean estos servidores,
proveedores y contratistas; adjuntando además, el reporte del Sistema de Pagos
Interbancario (SPI); documentación que en conjunto se encuentra archivada en
carpetas mensuales, que a su vez reposan en la unidad de contabilidad.

 De la revisión preliminar y selectiva a esta documentación, verificamos que los

formularios se encuentran legalizados por las autoridades y funcionarios que
participaron en el proceso de pago; identificando además que en varios casos y debido
a la modalidad de pago interbancario, algunos beneficiarios no legalizaron el
comprobante de pago, así como también observamos que no todas las transacciones
de ingresos y de gastos, cuentan con suficiente documentación de respaldo que
permita verificar la absoluta propiedad, veracidad y legalidad de estas operaciones.

x.3 Procedimientos de contratación, adquisición, recepción y utilización de bienes,

prestación de servicios y consultoría

 La entidad durante los años 2012, 2013 y 2014, contó con los Planes Anuales de
Contratación, los mismos que fueron publicados en el portal de compras públicas.

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 La entidad cuenta con la unidad responsable del portal de compras públicas, que
realiza a través del Sistema Nacional de Contratación Pública, la adquisición y
arrendamiento de bienes, prestación de servicios y consultoría, mediante los
procedimientos dinámicos, comunes, régimen especial y situaciones de emergencias.

 La Unidad de Compras Públicas mantiene la información relevante de los procesos de

contratación como: estudios completos; convocatoria; pliegos; certificación de
disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de los recursos
suficientes para cubrir con las obligaciones derivadas de dicha contratación;
proveedores invitados; preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación;
ofertas presentadas; cronograma de pago; resolución de adjudicación; contrato y actas
de entrega recepción, que cumplan con los requisitos, formas, documentos y
solemnidades contempladas en las leyes y reglamentos del Sistema Nacional de
Contratación Pública.

 El sistema SIG-AME, se utiliza para el registro y control contable de los bienes de

larga duración, mediante registros detallados con valores que permiten administrar los
ingresos, entregas, donaciones y bajas de los bienes.

Quinindé, 10 de abril de 2014

Ab. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Sr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Delegado Provincial de Esmeraldas Auditor Supervisor

Ing. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, M.Sc

Auditora Jefa de Equipo

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