Realización de costo- beneficio del evento coffee break.

La realización del evento coffee break se puede llevar a cabo a diferentes número
de participantes, para eso es importante saber cuánto es el costo al momento de
ofrecer el servicio, teniendo en cuenta el recurso material, financiero, técnicos y
financieros, para así obtener una utilidad y ganancias a partir de esto.

En las tablas siguientes se mostrará el análisis de costo beneficio, esto es

imprescindible para la toma de decisiones de la empresa, porque determinara la
viabilidad del proyecto.

Calcular cuánto es nuestro costo al momento de implementar el servicio, es

importante porque será una de las opciones para establecer el precio para el
mercado, también se puede establecer un precio semejante a la competencia o
bien si nuestro producto es diferenciado se puede colocar un precio único.

El costo se calcula sumando todos los servicios, materiales, personal y productos

que se van a ofrecer a un número de personas determinado.

Se elaboró el costo-beneficio teniendo en cuenta que el evento será para 50

personas, los resultados fueron los siguientes:

N.
Costos fijos Por pax Personas Total
Sillas $16.00 x 50 $800.00
Tazas $12.00 x 50 $600.00
Servilletas $10.00 x 50 $500.00
Mesas $20.00 x 50 $1,000.00
Cafeteras $16.00 x 50 $800.00
Mantelería $14.00 x 50 $700.00
Vajillas y
x
cubierto $8.00 50 $400.00
 Café $6.00 x 50 $300.00
Colaboradores $5.00 x 50 $250.00
Funda para
x
sillas $3.40 50 $170.00
Vasos $10.00 x 50 $500.00
Cucharas $3.00 x 50 $150.00
Comida $8.00 x 50 $400.00

Total $131.40 $6,570.00

Entonces organizar un evento para cincuenta personas, tendrá un costo de

$6,570.00. Teniendo en cuenta que estamos capacitados para recibir hasta 300
personas, el costo va en aumento de la siguiente manera:

N.
personas 50 100 150 200 250 300
Costo $6,570.00 $13,140.00 $19,710.00 $26,280.00 $32,850.00 $39,420.00

Para implementar el evento es necesario contar con personal para la realización

del montaje y desmontaje del servicio, la preparación de café y colocación de
cosas que se ocuparán para tener todo en orden
A continuación se detallan los sueldos mensuales que se manejaran para cada
directivo así como también la cantidad asignada para los operativos.

Recursos Humanos Sueldos

mensuales
Director logístico $5,500.00
Director de marketing $6,000.00
Director de operaciones $5,800.00
Finanzas $5,500.00
Montaje de coffee break $6,000.00
Total $28,800.00
De lo anterior se considera que tendremos tres eventos por mes por lo cual el
sueldo por evento correspondiente para el personal sería el siguiente.

Recursos Humanos Sueldos Por evento

mensuales
Director logístico $5,500.00 $1,833.33
Director de marketing $6,000.00 $2,000.00
Director de operaciones $5,800.00 $1,933.33
Finanzas $5,500.00 $1,833.33
Montaje de coffee break $6,000.00 $2,000.00
Total $28,800.00 $9,600.00

Teniendo como promedio un total $ 9,600.00 por evento. Esta cantidad no varía
porque son costos fijos que no importa el número de personas que asistirán al
evento.

Costo de evento:

Para llevar a cabo un evento para cincuenta personas el costo de materiales es

$6,570.00, más la cantidad de los sueldos por evento a los colaboradores que es
un total de $9,600.00. El costo total de:

Costo para evento de 50 pax

Costo material $ 6,570.00

Colaboradores $ 9,600.00

Total $ 16,170.00
El precio de venta del servicio se obtendrá teniendo una ganancia del 25%,
entonces es el precio al mercado para cincuenta personas es de $ 20,212.50.

Para llevar a cabo un evento para trecientas personas el costo de materiales es

$39,420.00, más la cantidad de los sueldos por evento a los colaboradores que es
un total de $9,600.00. El costo total de

Costo para evento de 300 pax

Costo material $ 39,420.00

Colaboradores $ 9,600.00

Total $ 49,020.00

El precio de venta del servicio se obtendrá teniendo una ganancia del 25%,
entonces es el precio al mercado para cincuenta personas es de $ 61,275.00

Inversión y capital de trabajo:

Considerando que somos una empresa conformada por un grupo de amigos

“sociedad” los ingresos iniciales serán aportados por cada miembro del grupo.

Recursos financieros Aportación

monetaria
Director logístico $ 20,000.00
Director de marketing $ 20,000.00
Director de operaciones $ 20,000.00
Finanzas $ 20,000.00
Total $ 80,000.00

Para cubrir las necesidades iniciales de inversión cada uno de los cuatro socios
que conforman la empresa de coffee break aportará un total de $20,000.00,
constituyendo el capital de trabajo con el objetivo de poner en pie el negocio. El
total es una cantidad de $80,000.00.

Costo- Beneficio al año.

Se tiene estimado que se llevarán a cabo tres eventos por mes (esto solo es una
posibilidad), pero con esto tendremos datos valiosos para estimar ganancias a
largo plazo. Entonces calculamos como es el flujo de efectivo con el lapso de
tiempo, empezamos con el primer mes el flujo es de $72,927.80, se observa que
es una cantidad fuerte ya que están presentes las inversiones que se realizan en
el evento.

Actividades Mes 1 Año 1 Año 2 Año 3

Ingresos $61,275.00 $735,300.00 $850,000.00 $1,500,000.00
Egresos $49,020.00 $588,240.00 $600,000.00 $900,000.00
Depreciación $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00

Utilidad o pérdida antes de

impuestos $9,255.00 $111,060.00 $247,000.00 $597,000.00
Impuestos
IVA (16%) $1,480.80 $17,769.60 $39,520.00 $95,520.00
ISR (30%) $2,776.50 $33,318.00 $74,100.00 $179,100.00
PTU (10%) $925.50 $11,106.00 $24,700.00 $59,700.00
Utilidad o pérdida antes de
impuestos $4,072.20 $48,866.40 $108,680.00 $262,680.00
Depreciación $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00
Inversión $80,000.00
Flujo del efectivo $72,927.80 $51,866.40 $111,680.00 $265,680.00

Para el primer año el flujo de efectivo es una cantidad de $51,866.40, es la mitad

de la inversión que se realizó para llevar en marcha el proyecto. En dos años
estaremos recuperando la inversión por parte de los socios y después de este
tiempo se genera las ganancias para la empresa.