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MANUAL DE INSTALACIÓN Y USO

COMO INSTALAR LA APLICACIÓN

1. Ejecutar el instalador Setup ExportaExcel.exe desde cualquier unidad de disco del equipo.

2. El asistente de instalación le mostrará la pantalla de Bienvenida. Pulsar siguiente.

3. El asistente, le pedirá la ubicación en la que desea instalar el Exporta Excel. Por defecto le
mostrará la ruta C:\ExportaExcel, pero puede cambiar la ubicación de la instalación. Pulsar
Siguiente.
4. El asistente, le pedirá el nombre que llevará la carpeta, pero puede dejarlo con el nombre
indicado ExportaExcel. Pulsar Siguiente.

5. Si desea que el instalador cree un acceso directo del ExportaExcel en el escritorio


de Windows, marque con un check “CREAR UN ICONO EN EL ESCRITORIO”.
Pulse siguiente para continuar.
6. Para proceder con la instalación, pulse clic en el botón “INTALAR” o “CANCELAR” para
interrumpir la instalación.

Espera a que el asistente termine el proceso de instalación.


7. Una vez terminada la instalación, pulse clic en el botón “FINALIZAR” para cerrar el
asistente de instalación.
COMO ACTIVAR EL PRODUCTO

Después de la instalación, y de ejecutar la aplicación, esta le mostrará en el título de la pantalla


principal el mensaje “NO ACTIVADO”.

Es necesario entonces, para poder hacer uso de esta aplicación activarla y para esto, debe seguir
los siguientes pasos:

1. Clic en el menú “FICHA REGISTRO”, esta opción le mostrará la venta para registrar sus
datos.

2. En esta ventana deberá llenar los siguientes satos: EMPRESA (Razón Social de la
Empresa) y el Número de RUC del mismo.
3. Hecho esto, pulse clic en el botón IMPRIMIR y le mostrará una vista previa con los
datos escritos anteriormente por Ud. y adicionalmente con los datos de su computador.

4. Esta ficha debe ser exportada a PDF, la aplicación le permitirá crearlo a través del botón
GUARDAR ubicado en la parte superior IZQUIERDA. Pulse clic en este botón y
seleccione la opción “ARCHIVO PDF” para que le aparezca la ayuda para generar el
archivo.

5. En la siguiente ventana, pulse clic en el botón aceptar.


6. En la ventana de dialogo “GUARDAR COMO”, escriba el nombre que desea poner al
archivo, por ejemplo FICHA, y luego seleccione el lugar donde desea se guarde el mismo
después de creado, por ejemplo Mis Documentos. Finalmente, pulse el botón “Guardar”.

7. Hecho esto, cierre la venta ficha de registro, y diríjase a la ubicación que seleccionó para
ubicar el archivo PDF que generó la aplicación.

8. Una vez ubicado el archivo, remítalo a la dirección de correo que le hayan indicado,
para que le generen la clave de activación.

9. Cuando le hayan entregado la clave de activación, ingrese nuevamente al menú FICHA


REGISTRO, e ingrese los dígitos que le hayan indicado en el campo CLAVE y luego
pulse el botón “GRABAR”.
10. Si la clave es la correcta, la aplicación le mostrará el mensaje “CLAVE CORRECTA”.
Pulse clic en “ACEPTAR”
COMO UTILIZAR LA APLICACIÓN

PUNTOS A TENER EN CUENTA:

1. Exporta Excel, utiliza como fuente de registros, archivos Excel con formato “*.XLS”
(archivos de Excel).
2. El nombre del archivo Excel debe llamarse “Registro”.
3. El archivo Excel debe contener información de un solo mes.
4. Este archivo deberá guardarse siempre dentro de la carpeta donde instaló el Exporta excel.
5. El archivo Excel cuanta con 9 Hojas de Cálculo pre-definidas: VENTA, COMPRA,
COBRANZA, PAGO, VENTAVOU, COMPRAVOU, COBRANZAVOU, PAGOVOU Y
DIARIO. Deben respetarse estos nombres para que la rutina no les genere un error al
momento de exportar la información.
6. Cada Hoja de cálculo cuenta con columnas con nombres pre- definidos, que deben
siempre respetarse. No han de ser renombrados, ni eliminados.
7. En todos los casos, no deben existir:
a. Columnas o filas ocultas.
b. Filas en blanco, entre o al final del grupo de registros que han de ser procesados.
8. Las columnas pre-definidas, cuentan con un “FORMATO DE CELDA” que deben también
ser respetadas. Antes de proceder con la exportación, debe verificarse que cada columna
cuente con el formato pre-definido.

DE LAS COLUMNAS Y SUS FORMATOS:

a. A continuación, se detalla los nombres de las columnas por hoja de cálculo y su


respectivo FORMATO DE CELDA

VENTA y VENTAVOU:
FREG, FDOC, FVEN: Formato de FECHA CORTA.
NUMVOU, TD, SERIE, NÚMERO, RUC, TIPO, RS, MONEDA, CC, CTA7, GLOSA: Formato de TEXTO.
NETO, IGV, TOTAL, TC: Formato de NÚMERO.

COMPRA Y COMPRAVOU:
FREG, FDOC, FVEN: Formato de FECHA CORTA.
NUMVOU, TD, SERIE, NÚMERO, RUC, TIPO, RS, MONEDA, CC, CTA6, GLOSA: Formato de TEXTO.
NETO, NETONG, IGV, TOTAL, TC: Formato de NÚMERO.

COBRANZA y COBRANZAVOU:
FREG: Formato de FECHA CORTA.
NUMVOU, DH, CUENTA, TD, SERIE, NÚMERO, RUC, TIPO, RS, MONEDA, CTAHABER, TDCOB,
NUMDOCCOB, MONEDACOB, CTADEBE, GLOSA: Formato de TEXTO.
MONTODEBE, MONTOHABER, TC, MONTO: Formato de NÚMERO

PAGO y PAGOVOU:
FREG: Formato de FECHA CORTA.
NUMVOU, DH, CUENTA, TD, SERIE, NUMERO, RUC, TIPO, RS, MONEDA, CTAHABER, TDPAGO,
NUMDOCPAGO, MONEDAPAGO, CTADEBE, GLOSA: Formato de TEXTO.
MONTODEBE, MONTOHABER, TC, MONTO: Formato de NÚMERO
DE LAS COLUMNAS Y SUS SIGNIFICADOS

Cada columna guarda un tipo de información que a continuación detallamos:

NUMVOU: Número de voucher.

FREG, FDOC, FVEN: Fechas de Registro, Documento y Vencimiento.

TD: Tipo de Documento.

SERIE: Número de Serie del Documento.

NUMERO: Número del documento.

RUC: Número de RUC.

TIPO: Cliente (2), Proveedor (1), Prov./Cliente, etc. Ver Tabla PROVEEDORES/CLIENTES en SISCONT,
verificar posición de conceptos.

RS: Razón Social.

MONEDA: Moneda (S: Soles, D: Dólares).

CC: Código de Centro de Costo.

DH: Monto al DEBE (D) o monto al HABER (H).

CTA7: Cuenta contable clase 7 (Ventas).

CTA6: Cuenta contable clase 6 o 9 (Compras).

CUENTA: Cuenta contable.

GLOSA: Glosa del documento.

MONTO: Valor de la Cuenta.

NETO: Monto Neto.

NETONG: Monto no Grabado

IGV: Monto IGV.

TOTAL: Monto Total.

TC: Tipo de Cambio.

CTAHABER: Cuenta al Haber.

CTADEBE: Cuenta al Debe.

TDCOB: Tipo de Documento de Cobranza.


NUMDOCCOB: Número del documento de Cobranza.

MONEDACOB: Moneda de la cobranza (S: Soles, D: Dólares).

TDPAGO: Tipo de Documento del Pago.

NUMDOCPAGO: Número de documento del pago.

MONEDAPAGO: Moneda del pago (S: Soles, D: Dólares).


SOBRE LAS HOJAS DE CALCULO DEL ARCHIVO EXCEL

Como Ud. Podrá observar al abrir el archivo Excel, encontrará 8 hojas de cálculos divididos en 2 GRUPOS:
Uno de color ROJO, otro de color AZUL y adicionalmente una pestaña DIARIO (la cual le permitirá
llenar el asiento que usted desee).

El primer GRUPO de color ROJO a de utilizarse cuando:

1. El asiento de VENTA esté conformado solo por 3 cuentas contables:

12xxx Provisión (Soles o dólares)


40xxx IGV
70xxx Y una sola cuenta 70XXX

2. El asiento de COMPRA esté conformado solo por 3 cuentas contables:

60xxx Una sola cuenta 60xxx ó 9xxxx


40xxx IGV
42xxx Provisión (Soles ó Dólares)

3. La cobranza esté formada por una cuenta 10xxx y una cuenta 12xxx

4. El asiento del pago esté formado por una cuenta 42xxx y una cuenta 10xxx.

A este GRUPO le denominaremos “PASE NORMAL”

El Segundo GRUPO de color AZUL a de utilizarse cuando:

1. El asiento de VENTA esté conformado por varias cuentas contables:

12xxx Provisión (Soles o dólares)


40xxx IGV
70xx1
70xx2 Varias cuentas 70xxx

2. El asiento de COMPRA esté conformado por varias cuentas contables:

60xx1 Varias cuentas 60xxx ó 9xxxx


60xx2
40xxx IGV
42xxx Provisión (Soles ó Dólares)

3. La cobranza esté formada por una cuenta 10xxx y varias cuentas 12xxx.

4. El asiento del pago esté formado por varias cuentas 42xxx y una cuenta 10xxx.

A este GRUPO lo llamaremos “PASE MÚLTIPLE”.


ANTES DE EXPORTAR LA INFORMACIÓN:

Deben definirse las cuentas contables que ha de utilizar la interface, para generar los asientos
contables correctamente, tanto para las VENTAS, COMPRAS o COBRANZAS; de la misma forma
deben indicarse a que origen viajará cada asiento; como también controlar el contador o número
correlativo de voucher.

1. En el menú de opciones, vaya a la opción PARAMETROS y verá la siguiente pantalla:

2. Dividiremos esta pantalla en cuatro grupos, de los cuales:

a. VENTAS: han de definirse aquí las cuentas de provisión tanto de soles como de
dólares de la venta, la cuenta de IGV de la venta, el código origen o libro al cual viajará
la información, y el número de voucher con el que ha de empezar a generarse los
asientos.

La opción “PASE VENTA” tiene dos opciones: Normal y Múltiple. Escoja la opción
dependiendo del GRUPO DE HOJAS del archivo EXCEL que va a utilizar (GRUPO
ROJO o GRUPO AZUL).
b. COMPRAS: han de definirse aquí las cuentas de provisión tanto de soles como de
dólares de la compra, la cuenta de IGV de la compra, el código origen o libro al cual
viajará la información, y el número de voucher con el que ha de empezar a generarse
los asientos.

c. La opción “PASE COMPRA” tiene dos opciones: Normal y Múltiple. Escoja la opción
dependiendo del GRUPO DE HOJAS del archivo EXCEL que va a utilizar (GRUPO
ROJO o GRUPO AZUL).

d. COBRANZAS: para este caso, existe un dato muy particular, puesto que las cobranzas
pueden exportarse de dos formas. Como ya se explicó, en el archivo Excel, existe una
hoja de cálculo llamado COBRANZA, esta hoja, cuenta con columnas donde
manualmente, asignará la cuenta contable (cta. 10 o cta. 12) tanto al debe como al
haber. A este tipo de trabajo, le denominaremos “NORMAL”. Este es la primera forma.

La segunda forma, consiste en generar los asientos de cobranza, utilizando la hoja de


cálculo llamada VENTA. Esto por una sencilla razón: “TODOS LOS REGISTROS DE
VENTA, SON REGISTROS QUE SE HAN COBRADO EN EFECTIVO. Es por esta
razón que en esa misma hoja de cálculo existe una columna llamada “CANCELADO”,
donde escribirá una “S” si el documento está cancelado, y con una “N” si no lo está.
Entonces el sistema al momento de migrar y generar los asientos de cobranza solo
tomará en cuenta aquellos registros que tengan una ”S” en la columna “CANCELADO”.
A esta forma, la llamaremos, “ESPECIAL”.

Entonces, teniendo en cuenta lo explicado párrafos arriba, debemos seleccionar el


TIPO DE COBRANZA QUE VA A UTILIZAR. Si, los asiento de cobranza, se manejarán
de la forma “NORMAL”, entonces, seleccione en la opción TIPO “NORMAL”. Hecho
esto notará que las casillas de las cuentas soles y dólares se deshabilitarán.

Pero los asientos de cobranza, se han de manejar de la forma “ESPECIAL”, deberá


entonces seleccionar la opción de tipo “ESPECIAL”. Nótese que las casillas de cuenta
de soles y dólares, se activarán, por lo que tendrá que asignar las cuentas respectivas.
El origen de la cobranza, y el número de voucher, deberán asignarse para cualquiera de
los casos.

La opción “PASE COBRANZA” tiene dos opciones: Normal y Múltiple. Escoja la opción
dependiendo del GRUPO DE HOJAS del archivo EXCEL que va a utilizar (GRUPO
ROJO o GRUPO AZUL). Si escoge la opción MÚLTIPLE, la opción TIPO COBRANZA
se deshabilitará.

e. PAGOS: han de definirse aquí el código origen o libro al cual viajará la información y el
número de voucher con el que ha de empezar a generarse los asientos.

La opción “PASE PAGO” tiene dos opciones: Normal y Múltiple. Escoja la opción
dependiendo del GRUPO DE HOJAS del archivo EXCEL que va a utilizar (GRUPO
ROJO o GRUPO AZUL).

f. DATOS ADICIONALES: Ud. puede también decirle a la interface, si generará los


asientos contables usando un tipo de cambio referencial (puesto que los tipos de
cambio registrados en las hojas de cálculo no son las correctas, o etc.) o no. Para
esto, escoja la opción según su criterio. Si escoge la opción “SI” la casilla TIPO DE
CAMBIO se activará y le permitirá colocar el tipo de cambio respectivo. Si escoge “NO”
la casilla TIPO DE CAMBIO se deshabilita, esto significa, que usará el tipo de cambio
que ha registrado en cada hoja de cálculo.

En el campo “CODIGO DE ANULACIÓN” deberá colocar el código de anulación SEGÚN


SISCONT para que los documentos de venta anulados.
También le permitirá seleccionar EL NOMBRE DE LA EMPRESA donde ha de
registrarse los asientos generados. Podrá ser digitada por Ud. Mismo, el NOMBRE no
debe tener espacios como el ejemplo mostrado, HOTELES2018.

3. Una vez hechos los ajustes correspondientes para las opciones indicadas, pulse clic
en OK para grabar las modificaciones hechas.

4. Con esto, ya podrá hacer uso de la Rutina para la EXPORTACIÓN DE ASIENTOS


CONTABLE A LA EMPRESA CONTABLE seleccionada en la opción de
PARAMETROS.
EXPORTACION DE ASIENTOS CONTABLES

1. Para proceder con la exportación, vaya al menú de opciones y seleccione la opción EXPORTAR.

2. Esta ventana le mostrará 5 opciones, cada una indicándole el tipo de exportación que ha de
procesar. Seleccione una de las opciones y luego pulse clic en procesar. Si no selecciona ninguna de
las opciones he intente procesar información, el sistema le solicitará escoja una opción. Seleccione
por ejemplo “VENTAS”.

3. Después de seleccionada la opción adecuada, y pulsado clic en procesar, el sistema le pedirá que
confirme la exportación ola cancela por cualquier motivo que se haya presentado. Pulse “SI” para
confirmar o “NO” para cancelar.
4. Luego le saldrá la ventana para llenar USUARIO y CLAVE la cual debió crear
previamente en la empresa donde va a migrar. (Esta clave debe ser exclusiva para
migrar), lo colocado es un ejemplo.

5. Una vez que el sistema haya terminado el proceso de exportación, le mostrará un


mensaje indicándole que el proceso de exportación ha terminado.

6. Después de cada exportación, puede verificar que el contador o número de voucher desde la
opción PARAMETROS ha aumentado (dependiendo de la opción que haya seleccionado para
exportar). Este contador irá en aumento cada vez que exporte información, por ejemplo:

TENER EN CUENTA

 El archivo Excel debe contener información de un solo mes.

 El archivo Excel no puede contener información de meses diferentes.

 El contador de cada tipo de asiento contable irá en aumento cada vez que Ud. procese
información y la envíe a la base de datos contable. Este contador, debe volver a cero, si la
fecha de registro (FREG) pertenece a otro mes.
RECOMENDACIONES Y TIPS DE AYUDA

Se recomienda que, antes de utilizar el archivo Excel para transferir la información a la base de
datos contable, el archivo se revise siguiendo los siguientes pasos.

1. Asegúrese de que NO EXISTAN LÍNEAS o COLUMNAS EN BLANCO después de la última fila o


la última columna que contenga información.

Muchas veces, ES USADO EL MISMO ARCHIVO EXCEL para llenar información, esto
implica que lo ya migrado, se elimina (elimina información) y se copia la nueva información
a transferir.

Cuando se procede de esta forma, a simple vista, la última línea del archivo Excel, ES LA
ÚLTIMA FILA CON INFORMACIÓN, y esto no siempre se da.

Por ejemplo: Se utiliza un archivo con 1000 FILAS DE INFOMACIÓN, y estas se eliminan
después de la migración. Luego, copia 800 FILAS para la nueva migración. A simple vista
Ud. visualiza 800 línea, pero para el archivo EXCEL SIGUEN EXISTIENDO 1000 FILAS.
Esto significa, que migrará 800 líneas con información y “200 líneas en blanco” y estas
últimas, LE TRAERÁN PROBLEMAS PUES DISTORSIONARAN LA INFORMACIÓN del
sistema contable.

Para evitar estos inconvenientes, proceda de la siguiente forma:

a. Ubicarse en la fila siguiente a la última fila de información.

b. Seleccionar la fila completa pulsando un clic sobre el la barra de posición. Al hacer esto,
la fila se marcará completamente.

c. Pulsar las teclas CTRL + SHIFT + FLECHA ABAJO, para seleccionar hasta la última fila
de la hoja de cálculo. Notará que la selección de filas irá hasta la fila 65536.
d. Luego, desde el menú Inicio, ubique la opción "Eliminar” y despliegue la lista de
opciones y seleccione la opción “Eliminar filas de esta Hoja”. Esto eliminará todas las
filas en blanco que posiblemente existan.

e. Proceda de la misma forma, para eliminar las columnas en blanco, seleccionando la


columna siguiente después de la última columna con información. Repita los pasos c y
d.

f. Finalmente, guarde el documento, y ciérrelo.

2. Asegúrese de que las columnas de tipo “TEXTO” tengan el formato correcto. Muchas veces,
a pesar de formatear una celda como tipo texto, y al menos cuando la información de la
celda tiene puros números, EXCEL sigue reconociendo a la celda con un formato
NUMERICO.

Para asegurarse de que todas las columnas de tipo TEXTO, tengan el formato correcto,
proceda de la siguiente forma, el procedimiento es por columna:

a. Seleccione la columna completamente, para esto pulse clic sobre la barra de posición
de la columna a formatear.

b. Desde el menú “DATOS”, seleccione la opción TEXTO EN COLUMAS.


c. Le aparecerá una venta con el asistente para convertir Texto en Columnas. Pulsar el botón siguiente.

d. Luego seleccionar la Opción TABULACIÓN, y pulsar siguiente.

e. En la siguiente ventana marcar la Opción TEXTO en la sección de Formato de Datos en


Columnas y pulsar el botón FINALIZAR.
Con este procedimiento, tiene la seguridad de que cada columna tendrá el formato correcto,
nótese que después de este procedimiento, cada celda que tiene información numérica, tiene
marcada una viñeta verde en la esquina superior izquierda.

Viñeta verde