TENAGA FUNGSIONAL DALAM INDUSTRI MICE

1. Meeting Planner

Peranan Meeting Planner

Profesi dalam Event Organization yang terpenting adalah meeting planner, yaitu orang yang
berperan dalam merencanakan, megelola, menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan yang
berkaitan dengan meeting, convention/congress/conference, exhibition dan incentive tour/trip. Jadi
pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planner, PCO dan DMC hampir sama
hanya penyebutannya berbeda di beberapa negara.

Definisi Meeting Planner

Menurut Deny G Rutherford memformulaskaan Meeting or Convention Planner sebagai berikut :

An intermediarry in the travel distribution system who links business travelers with travel service and
coordinates the details of that linkage to produce to a successful meeting or convention

Meeting Planner yang merangkap sebagai manager melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam
proses pengelolaan auatu meeting dimana terdapat perencanaan (planning), Pengorganisasian
(Organizing), memimpin (Leading), mengkoordinasikan (coordinating), mengkomunikasikan
(Communicating) dan mengendalikan (Control) apa saja yang terkait dengan suatu pertemuan

Pengelompokkan Meeting Planner

 Corporate meeting planner, yaitu orang yang diberikan suatu jabatan untuk merencanakan
dan melaksanakan secara rinci pertemuan perusahaan

 Association Meeting Planner, yaitu karyawan yang bekerja dari suatu organisasi atau asosiasi
yang mempunyai tugas dalam bidang perencanaan dan pelaksanaan pertemuan-pertemuan
dari tempat ia bekerja.

 Goverment meeting planner, yaitu pegawai pemerintah yang bertugas merencanakan dan
melaksanakan pertemuan-pertemuan organisasi dari unit pemerintaha

Fungsi Meeting Planner

Fungsi meeting planner di bagi menjadi :

 Membentuk dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang dibutuhkan

 Memilih venue/ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung

 Negosiasi fasilitas-faslilitas yang dibutuhkan

 Merencanakan harga jual dan biaya permodalan

 Melakuka reservasi dan akomodasi juka diperlukan

 Memastikan transportasi dan cadangan pilihan

  Menyiapkan acara pertemuan

 Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung

 Menyiapkan prosedur pendaftaran

 Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention bureau, outside service
dan hospitality committeee

 Menkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran

 Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran

 Menyediakan ruang staf untuk koordiansi acara sebelum dan sesudah event

 Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi yang terkait

 Merencanakan ruang serba guna

 Mengatur pameran

 Mengatur makan dan minum

 Menyiapkan perlengkapan audio visual

 Memilih dan menetapkan pembica pertemuan

 Membukukan hiburan untuk peserta/ panitia

 Menjadwalkan publikasi dan promosi

 Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event

 Memproduksi dan mencetak materi event

 Menyebarkan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang mendukung

 Mengadakan evaluasi/pertanggungjawaban di akhir event

1. Proses Kerja Meeting Planner

Sebelum Event Selama Event Berlangsung Sesudah Event

Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan Mengatur pertemuan

Konsentrasi dalam Konsentrasi dalam Konsentrasi dalam

perencanaan mengambil keputusan pengawasan

Evaluasi untuk segala

Tentukan kepanitiaan dan Merencanakan, megatur
masukan dan perencanaan
anggota/staff dan koordinasi
ke depan
Kegiatan khusus Kegiatan khusus Kegiatan khusus

Menetukan/megatur Pendaftaran peserta

Diselesaikan
maslah pokok sebagai dokumen

Tinjau dan evaluasi Pengemasan komunikasi

Negosiasi /kontrak : hotel,

fasilitas transportasi, Evaluasi dan tentukan Menyimpan daftar ruangan
makan dan minum

Tentukan anggaran dan Persiapan surat terima Simpan jadwal-jadwan

sumber keuangan kasih makan dan minum

Siapkan asuransi Selesaikan invoice

Rincinakan tambahan Siapkan urutan laporan

didokumnetasikan
pelayanan yang lain

Sumber pengaruh pada

Promosikan peserta –
staff

Siapkan prosedur Prosedur berbahaya dan

–
pendaftaran pengeluaran extra

2. PCO (Profesional Convention/Congress/Conference Organizer)

PCO adalah profesional dalam mempersiapkan, merencanakan dan melaksanakan suatu

pertemuan/konvensi dengan garapan mengolah budget, melakukan koordinasi dan memberikan
nasihat untuk program ilmiah, sosial, pekerjaan administrasi dan memasarkannya.

Pada dasarnya PCO di bagi menjadi dua, yakni sebagai berikut :

PCO sebagai konsultan, yaitu menyampaikan pandangan berdasarkan pengalaman, ketrampilan dan
keahlian yang dimiliki

PCO sebagai project manager , yaitu sebagai liaison (menghubungkan) antara panitia
penyelenggaran dan para supplier

Menurut SK Dirjen Pariwisata No Kep.06/U/IV/1992 fungsi dan tugas PCO adalah sebagai berikut :

 Merencankan dan melaksanakan bidding (penawaran)

 Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk penyelenggaraan kegiatan

 Merencankan dan dapat menyelenggarakan kegiatan

 Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi

 Menyiapkan tempat penyelenggaraan

  Mengkoordinasikan keperluan akomodasi

 Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relation

 Menyelenggarakan perjalanan sebelum, selama dan pasca konvensi

 Mengurus penyelenggaraan kegiatan

 / mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea cukai serta keimigrasian peserta

 Mengurus/mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea dan cukai serta kemigrasian bagi

convention yang akan segera di re ekspor atau dikirim kembali ke luar negeri setelah selesai
kegiatan, selambat-lambatnya lima hari kerja

3. Penata Pameran (Exhibition organizer dan Exhibition Manager)

Kegiatan Exhibition Manager (EO)

EO perlu mencermati hal-hal sebagai berikut :

 Tema pameran

 Tujuan pameran

 Lokasi pameran

 Rancangan jadwal acara pameran

 Luas tempat pameran

 Rancangan standar ruang pameran dan peambahan stand-stand

 Seleksi pembeli, undangan dll

Tantangan Exhibition Manager (EM)

EO dan EM harus siap mendapat tantangan yang menghadang seperti dibawah ini, (yaitu
bagaimana) :

 Mend

 Mendapatapatkan dukungan dari top management

 Mengkoordinasikan para staff sesuai dengan keahlian

 Menyelenggarakan dengan anggaran yang pas

 Mengkoordinasikan banyak acara dalam satu waktu pertujukan

 Menciptakan pameran yang membanggakan dan sukses

 Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan top management

Tanggung jawab Exhibition Mnager

  Menyeleksi pameran

 Membuat anggaran

 Mempersiapkan pameran dagang

 Menyelesaikan masalah pokok pameran

 Menyeleksi dan melatih staff/karyawan

 Evaluasi pameran dagang

 Maenampilkan kepribadian yang baik

4. Destination Managemen Company (DMC)

DMC identik dengan groun transportation=ground service operators, yaitu perusahaan yang
menkoordinasikan suatu pertemuan atau konvensi saja.

Ruang Lingkup DMC

 Convention-meeting services

 Pelayanan staff & pendaftaran

 Model dan stand pribadi

 Hiburan para peserta

 Membantu pemlihan venue

 Masalah khusus

 Perencanaan produksi

 dll

o ground services

 salam dan bertemu

 penanganan bagasi

 pelayanan antar jemput

 transportasi VIP

 dll

 Tours

 Sight seeing

 Overland and marine tour

  Museum, budaya dan pendidikan

 pramuawisata

o Entertainment

 Dining tours

 Pelayanan tiket hiburan

 Dll

4. Organisasi penyelenggara konvensi

Panitia Pengarah (Sterring Committe)

Panitia pengarah terdiri dari beberapa orang yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah,
organisasi, asosiasi atau korporasi yang akan mengadakan kegiatan MICE. Wewenang tersebut
meliputi pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana

Panitia Pelaksana (Organizing Committee)

Dalam melaksanakan tugasnya panitia pelaksana terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya
konvensi serta persidangan dengan berbagai perangkapnya. Pada dasarnya panitia pelaksana
memiliki tugas dan tanggung jawab sbb:

 Sebagai satu-satunya badan pengambil keputusan untuk semua bidang

 Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan Host Organizational yang telah dinyatakan oleh

komite pengarah

 Membuat suatu rencana singkat secara tertulis mengenai kegiatan-kegiatan dari sekertaris
dan masing-masing sub komite lainnya.

 Mengawasi pekerjaan sekertaris

 Memberi dan menerima rekomendasi atau usus-usul dari sub komite lain, mengesahkan
atau mengubah bila perlu

Ruang lingkup bidang kegiatan

 Bidang promosi dan publikasi :

1. Menyediakan daftar alamat untuk distribusi bahan-bahan cetakan kepada perorangan,

organisasi, instansi pemerintah dan media masa

2. Menhubungi media cetak, elektronik untuk menjalin kerjasama promosi dan publikasi secara
barter sehingga menghemat biaya

3. Menyusun jadwal distribusi dan pemasangan promosi dan publikasi tersebut

4. Dll
  Bidang protokol dan visa

1. Menjamin bahwa para delegasi dengan C.I. Holder dan warga negara lainnya yang dilarang
masuk ke Indonesia akan mendapatkan perlakuan yang sama menurut prosedur imigrasi dan
pejabat kemanan lainnya

2. Menjamin perlakuan yang sama pada semua peserta

3. Melaksanakan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan bidang yang dimaksud

4. dll

o Bidang keamanan

1. Menentukan ruang lingkup yang diperlukan untuk keamanan

2. Merencanakan pelayanan pengawalan lalu lintas bila diperlukan

3. Menjamin dan memonitor keamanan peserta dan tamu-tamu pada setiap saat

4. dll

 Bidang program kegiatan

1. Merencanakan semua aktivitas sosial di luar acara konvensi untuk delegasi, pendamping dan
tamu khusus

2. Melakukan program-program sosiak sesuai dengan yang tercantum dalam daftara cara

3. Merencanakan resepsi makan malam untuk kepala delegasi dan malam kesenian

4. Menyiapkan daftar menu

5. Dll

PAMERAN

PEMETAAN RUANG PAMERAN

Beberapa hal berikut yang diperlukan dalam pembangunan denah

1. ukuran stand standar ialah 3m x 3m, , 3m x 4m atau 4m x 4m

2. koridor (gang antara deretan stand) minimal 2,4m

3. denah dibuat dengan skala yang benar sehingga denah tersebut merupakan miniatur space
dari ruangan yang dapat digunakan pameran

PERALATAN PAMERAN (STAND FITTING)

1. Stand pameran secara garis besar ada dua jenis :

 2. satand standar/shell scheme booth adalah standar yang disediakan oleh organizer dilengkapi
dengan partisi dinding ( dari kayu dilapisi vinyl, kerangka alumunium), karpet, meja, kursi,
lampu dan fascia/nama perusahaan, ukuran yang umum 3m x 3m, , 3m x 4m atau 4m x 4m

3. Special design stand yaitu stand yang dibangun sendiri oleh peserta melalui jasa kontraktor.
Untuk stand ini, pihak organizer hanya menyewakan kavling/floor saja serta memberikan
petunjuk agar tetap memperhatikan keserasian dan keamanan

2. Listrik

Perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Setiap stand berukuran3 m x 3m, , 3m x 4m atau 4m x 4m diberi jatah 450 watt dilengkapi
dengan MCB agar pemakai tidak melebihi ketentuan

2. Unruk spesial design, pemasangan instalasi listrik dilakukan oleh kontraktor yang ditunjuk
oleh peserta dengan tetap dalam pengawasan organizer

3. Apabila pameran itu besar, organizer disarankan untuk menunjuk khusus kontraktor listrik
atau supervisor listrik