Organización Empresarial: Importancia, objetivos,

principios
El inicio de una empresa y/o negocio comienza con la primera etapa “Planificación” (el
cual nos indica que es lo que vamos hacer) una vez culminada esta etapa seguimos con
la siguiente la “Organización” (este nos indicara de que forma lo haremos). Hacer y
administrar acertadamente empresas sigue pues un procedimiento establecido
mediante etapas, el cual deberíamos aprender todos para llegar a nuestro máximo
desempeño como empresa.

¿Qué es la Organización?

La organización es el arreglo ordenado de los recursos y funciones que se estiman

necesarias para cumplir nuestro objetivo, es decir es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación
de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder
realizar y simplificar las funciones de la empresa.
¿Cuál es el objetivo de la organización?

El objetivo es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las funciones y los recursos,

es decir su objetivo es mostrar que todo resulte sencillo y fácil para quienes trabajan
en la empresa y para los clientes.
En la etapa de Organización se diseña la estructura que permita una óptima
coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en
la planeación.

¿Por qué es importante la Organización en mi

negocio?
 Una acertada organización ayuda a lograr los objetivos planteados.
 Ayuda a utilizar mejor los medios disponibles
 Ayuda a tener una mejor comprensión y comunicación entre los miembros de la
empresa.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
 Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o hasta elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

¿Cómo comenzar a organizar mi negocio?

Debemos comenzar primero conociendo y definiendo los 4 pasos. Partir de ellos

podemos rescatar muchos datos los cuales nos servirán para poder crear el
organigrama de nuestra empresa.
1. Conocer el objetivo de la empresa.
2. Dividir el trabajo en operaciones o actividades.
3. Agrupar las actividades en áreas u otros.
4. Definir para la actividad, la obligación y un delegado de área.

¿Qué principios debo tener en cuenta al momento

de la Organización?

Establecer una Organización en la actualidad es basarse en principios que deben de

seguirse a cabalidad para obtener una excelente organización empresarial.
 Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto
o área sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
 Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de
acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
 Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
 Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más
que a un sólo jefe.
 Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad
debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relación con el mismo.
 Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse
en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).
 Del equilibrio: En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicación
de los principios o técnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la
estructura para cumplir los objetivos de la empresa.
 De flexibilidad: Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor
flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su
propósito. En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para
anticipar y reaccionar ante el cambio.
Documentos internos
Los documentos internos son aquéllos que usted imprime para su propio
departamento de contabilidad o para otros departamentos. Se puede imprimir un
documento interno simple (como por ejemplo uno que usted generalmente visualiza
y/o cambia) o muchos documentos internos. Usted querrá imprimir documentos
internos individuales, por ejemplo, si se ha realizado algún traslado (como los
realizados durante el cierre). La opción de impresión de documentos múltiples es útil
cuando se quiere imprimir un determinado número de documentos internos (usted
determina qué documentos se imprimen. Documentos de que se sirve la empresa en
su ámbito interno.
Convocatoria
Actas
Autorizaciones
Avisos y anuncios
Boletines y revistas
Memorias
Nota interior
Solicitud.
2. Convocatoria. En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de
forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas
figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de
notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la
propia empresa o tener proyección hacia el exterior.
3. Actas. Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las
reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han
sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante
su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca
la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.
4. Partes en que se divide un acta. Inicio: que a su vez consta de tres bloques: Citando
la localidad donde se celebra la reunión, la fecha, hora y nombre de la empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay); indicando su cargo en la empresa
que representan. Se comienza por el mayor cargo y se va decreciendo. Esta relación
figura en el margen izquierdo del folio, separada por una línea si hace a mano. Si por
el contrario, se hace por medio informático, forma parte del cuerpo del acta.
Figura el “Orden del día”, que es la relación ordenada de los temas que se van a tratar
o deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor a menos importancia.
Contenido: se recogen de forma ordenada las deliberaciones y acuerdos tomados en el
desarrollo de la sesión o reunión.

Final: comienza con “No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión a las
hh.mm horas del día de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y firmas del
secretario, o bien, la del cargo que convoca la reunión, así como la de los demás
cargos directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta con su firma al margen
izquierdo de la misma.
5. Autorización. Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a
su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un
formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y
racionalización para cumplir su objetivo.
6. Avisos y Anuncios. Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a
la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de
anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y
racionalización).
7. Boletines y revistas. Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al
ocio y ala cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su
confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande
empresas.
8. Memorias. Son documentos que reflejan los datos y actividades principales
llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que
suele ser un año.
Su contenido o partes varían dependiendo de la actividad empresarial o económica
que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del
presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar una
exposición dividida por capítulos.
9. ¿Qué es una nota interior? Su finalidad es que los diferentes departamentos,
secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.
10. Partes de que consta una nota interior. Inicio: nombre o razón social, fecha de
confección en formato largo o corto, palabra DE para escribir el cargo de la persona y
departamento o sección del que emite la nota, la palabra A para escribir el cargo de la
persona y departamento o sección del que recibe la comunicación y la palabra Asunto
donde se redactará un resumen del motivo de la comunicación.
Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve
y concisa.
Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece
en DE.
11. Solicitud. Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa
para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo
predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se
utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino,
matrimonio….

DOCUMENTOS EXTERNOS
12. Nombrar los documentos externos
Anuncios.
Carta Circular
Tarjetas (de visita o cortesía y comerciales)
Invitaciones
Saluda
13. Anuncios
Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a
sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien
sean clientes o n o de la empresa emisora.
14. Partes que consta un anuncio.
Logotipo de la empresa
La razón social
AVISO o ANUNCIO
Motivo o contenido
Localidad y fecha de expedición
Antefirma y firmada (no rúbrica)
15. Carta Circular
Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o
evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información
sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y
efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o
administrados.
16. Invitaciones, ¿qué son?
Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un
acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.
Estos actos pueden ser:

17. Saludas, ¿qué son?

Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos
públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por
aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar
nombramientos, tomas de posesión, etc.
18. Partes del saluda.
Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a
continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.
Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el
saluda para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.
Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la
fórmula de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo de
comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase en el
inicio, la frase comenzaría por mayúscula.
19. Consideraciones del saluda.
Se redacta en tercera persona.
Contenido breve.
No se firma.
No se escribe la dirección del destinatario.
No figura el sello de la empresa u organización.
20. Tarjetas.
Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.
21. Tarjetas de visita y cortesía.
Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:
Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo
y el teléfono.
Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.
Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la
empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo
electrónico si se tiene.
Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.
20. Tarjetas comerciales.

Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas

dentro de los productos que ofertan Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.
Públicos: eventos, congresos, simposios,….
Privados o familiares: bautizos, bodas… limitando la ejecución de impresión con
criterios de selección).
DOCUMENTACION EMPRESARIAL
Es el estudio de diversos documentos que intervienen en las transacciones mercantiles ya sea
en la comercialización y distribución de los productos.