LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS

TRIBUTARIOS
¿Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir
del 1 de julio?
A partir del 01.07.2010 rige el artículo 13º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT,
que establece los formatos e información mínima de los Libros y Registros
vinculados a asuntos tributarios, por tal razón, en el presente informe se abordan
los aspectos más importantes relacionados con el llevado de dichos libros y/o
registros a efectos de orientar sobre el adecuado cumplimiento de las
formalidades exigidas.
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1. Generalidades
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Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener
información, evaluar la eficiencia y desempeño de las diversas áreas y cumplir
adecuadamente sus obligaciones. Así, en función a la información anotada en los
libros y registros se elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las
necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios.
En efecto, dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los
contribuyentes, se proporciona a la Administración Tributaria evidencia
documentaria constituyéndose también en una herramienta al momento de realizar
sus laborares de fiscalización y verificación.
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2. Perspectiva contable
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El artículo 33° del Código de Comercio establece que en general todo negocio
(sea una persona natural o jurídica) debe llevar necesariamente, con la finalidad
de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguien-

LIBROS Y REGISTROS QUE DEBE LLEVAR TODO NEGOCIO

LIBROS PRINCIPALES:
Diario, Mayor, Inventarios y Balances
LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS:
Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de
Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de
Bienes del Activo Fijo, Registro del Régimen de Retenciones, Registro del
Régimen de Percepciones, entre otros.

LIBROS AUXILIARES VOLUNTARIOS:

Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro
de caja chica, etc.
tes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y
(ii) los demás libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros
Auxiliares obligatorios).

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De esta forma, en general, a manera de resumen se puede decir que todo
negociante debe llevar los siguientes libros y registros:
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3. Libros y Registros obligatorios
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El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT –en adelante la Resolución–
detalla la relación de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, que
deberán llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados y que por ende
deben ser legalizados.
Así, respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligación de llevar libros y
registros en función al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de
Rentas de Tercera Categoría, según el régimen en el cual se encuentra.
A continuación se muestra gráficamente los libros y registros que se deben llevar
según tipo de contribuyente:

CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR

TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
SEGUNDA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
TERCERA CATEGORÍA
CUARTA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubieran percibido
rentas brutas que excedan las 20 UITs.
Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas
brutas superiores a S/. 72,000.
a. Contribuyentes del Régimen General (Artículo 65º TUO LIR)
b. Contribuyentes del RER (Artículo 120º TUO LIR) Aplicable a todos los
generadores de rentas de cuarta categoría sin excepción
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
CONTABILIDAD COMPLETA.
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT:
Contabilidad Simplificada
Registro de Ventas y Registro de Compras
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Así como se ha establecido una obligación dispuesta expresamente por la Ley del
Impuesto a la Renta, se puede afirmar que la Ley del Impuesto General a las
Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del
artículo 37º del TUO de la LIGV donde se señala que los “contribuyentes” del
Impuesto están obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro
de Compras, en los que anotarán las operaciones que realicen, de acuerdo a las
normas que señale el reglamento.
Además, se exige la obligación de llevar un Registro de Consignaciones respecto
a contribuyentes que realicen Ventas en Consignación.

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Téngase presente que también constituyen libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, los libros societarios:
Actas de la Junta General de Accionistas,
Actas del Directorio, Matrícula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL,
así como la Planilla Electrónica. Adicionalmente,
el mencionado Anexo 1 contempla otros registros vinculados con algunas
actividades específicas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos también
tendrán que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huéspedes.
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4. Sistemas de contabilidad
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Uno de los primeros pasos que debe seguir toda unidad empresarial a efectos de
registrar las operaciones comerciales en forma ordenada y diligente y que sirvan
de utilidad tanto para la propia empresa, así como proveedores, clientes,
accionistas y el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad a
través del cual se llevarán los libros y registros vinculados a asuntos tributarios.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son tanto el Sistema
Manual como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema Contable, viene
determinado según la llevanza de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e
Inventarios y Balances, el que deberá ser comunicado a la SUNAT al momento de
inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros y registros distintos a los libros
principales, tales como Registros de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse
mediante un sistema diferente no teniendo que adecuarse estos necesariamente
al sistema empleado para los Libros Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 (29.11.99) ha señalado que
los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya información se
encuentra recogida en los libros principales de Contabilidad, por lo que el hecho
que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera
cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.
Es importante señalar que una vez adoptado el sistema en que serán llevados los
Libros principales no podrá ser variado en el curso del ejercicio sino hasta el
ejercicio siguiente de conformidad a lo señalado en la Resolución Directoral Nº
010-DGC (13.02.70). En este supuesto, se requiere que se comunique a la
Administración Tributaria el cambio que debe efectuarse necesariamente al inicio
de cada ejercicio que conforme a lo establecido en el artículo 24º de la Resolución
de Superintendencia Nº 210-2004/SUNAT (18.09.2004) tiene como plazo los 5
días hábiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario Nº 2127: Solicitud
de modificación de Datos; o a través de SUNAT Virtual utilizando para tal efecto el
Sistema SOL, “SUNAT Operaciones en Línea” debiendo contar para tal efecto con
su Código de Usuario y su clave Sol, en la opción Modificación de Datos RUC de
Trámites y Consulta de RUC.
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5. Contabilidad completa y contabilidad
simplificada
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5.1. Contabilidad completa
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De conformidad con el artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para
algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categoría existe la
obligación de llevar “Contabilidad Completa”, regulándose en dicho artículo que
mediante Resolución de Superintendencia se definirían los libros y registros que la
comprenden; lo que ocurrió con la publicación de la Resolución Nº 234-
2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artículo 12º vigente a partir del 01.01.2009, se
detalla los libros y registros contables que la integrarían.
CONTABILIDAD COMPLETA (*) (A partir del 01.01.2009)
LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS LIBROS Y
REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO
(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa
tanto las personas jurídicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos
brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modificación producida al
artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a través del artículo 2º del
Anexo del Decreto Supremo Nº 007-2008-TR (30.09.2009).
REGISTRO DE COSTOS
INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS
PLANILLA ELECTRÓNICA y sólo en su defecto Libro de RETENCIONES
INCISOS E) Y F) ARTÍCULO 34º LIR (1)
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
INVENTARIOS Y BALANCES
MAYOR
DIARIO
LIBRO CAJA Y BANCOS
REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE COMPRAS
5.2. Contabilidad simplificada
A raíz de la modificatoria efectuada al artículo 65º de la Ley del Impuesto a la
Renta por el artículo 2º del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por
Decreto Supremo Nº 007-2008-TR), se regula que los perceptores de rentas de
tercera categoría (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea
persona natural o jurídica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT
deberán llevar como mínimo (i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras
y (iii) Libro Diario de Formato Simplificado, de acuerdo a las normas de la materia.
El artículo 38° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, señala que para
Fuente: www.caballerobustamante.com.pe
Derechos Reservados
Informativo Caballero Bustamante
determinar los ingresos referidos en el artículo 65° se considerarán los
ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente
al año en curso. En el caso que inicien actividades generadoras de rentas de
tercera categoría en el transcurso del ejercicio considerarán los ingresos que se
presuman se obtendrán en el mismo.
Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000.
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6. Contenido de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT y su vigencia
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En función a la estructura antes referida, se aprecia que a partir del 01.07.2010,
rige la regulación dispuesta en el artículo 13º respecto a los formatos e
información mínima a incluir en cada libro o registro. A continuación, en el
presente numeral referimos algunos alcances relacionados con los aspectos que
regula la Resolución Nº 234-2006/SUNAT y que se encuentran vigentes.
6.1 Legalización
Para que los libros y registros adquieran validez éstos deben legalizarse, en tanto
se lleven bajo el sistema manual o computarizado (2), estableciendo el artículo 3º
de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT que éstos deben ser
legalizados ANTES de su uso, por un Notario quien certificará la apertura de libros
u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley señale, o a falta de
éstos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quiénes sellarán todas las hojas
del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas
No existe un plazo máximo propiamente dicho para efectuar la legalización, sin
embargo teniendo en cuenta el plazo máximo de atraso permitido para anotar las
operaciones; se puede advertir en función a la fecha en que se legaliza si se había
observado o no dicho plazo.
Vigencia de la Norma
– Legalización y Empaste
– Requisitos generales que deben contener
– Modificación de la razón o denominación social
– Plazo máximo de atraso
01.01.2007
– Pérdida y Destrucción 01.01.2007
– Contabilidad Completa 01.01.2009
01.07.2010
Según el numeral 2.4 del artículo 2º de la Resolución, en ningún caso el número
de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres
distintos, tales como letras.
a. Procedimiento para legalización
En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado,
el procedimiento a seguir sería el siguiente:
a.1. Plazos a considerar
Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vinculados a asuntos
tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se
efectúe la impresión de las operaciones que comprendan los mismos.
Al respecto, debemos señalar que dado que existe un plazo máximo de atraso
(Anexo 2 de la Resolución) para anotar (incluye impresión) las operaciones en los
libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administración Tributaria
tiene como criterio aplicar dicho plazo también para efectos de la legalización.
a.2. Proyección de hojas a utilizar
En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus registros y libros
vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una
adecuada proyección del número de hojas continuas que se van a legalizar de
acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efectuar dichas
legalizaciones.
PROYECCIÓN DE HOJAS
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Se debe tener en cuenta:
El volumen de operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su giro o
actividad.
Elección del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al
número de columnas que éstos contienen, según el tipo de impresora.
– Fallas durante la impresión.
– Errores del personal encargado de la impresión.
– Errores del sistema al momento de la impresión.
Referencia del número de hojas utilizadas en el ejercicio anterior complementado
con las expectativas del crecimiento de la empresa.
a.3. Foliación
Una vez determinado el número de hojas continuas a legalizar, se deberá
proceder a su foliación, vale decir a la numeración de cada uno de los folios que
constará el libro y/o registro contable llevado en forma computarizada.
a.4. Tratamiento de las Hojas
• Inutilizadas
Pueden producirse errores, fallas de impresión o cualquier otra situación que
inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al
último párrafo del numeral 5.3 del artículo 5º de la Resolución Nº 234-
2006/SUNAT, se deberá incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se
empastará.
Entendiendo que, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de
manera visible.
• Sobrantes
Conforme con el numeral 5.3 del artículo 5º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT
las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma
denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del
ejercicio en que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del
ejercicio inmediato siguiente.
En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluirá como
primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o
registro al que corresponde.
b. Legalización del segundo y siguientes libros
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a
asuntos tributarios, de una misma denominación, el artículo 4º de la Resolución
establece que se deberá tener en cuenta lo siguiente:
– Utilizando hojas sueltas o continuas:
Se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro
anterior
– Llevados en forma manual: Se deberá acreditar que se ha concluido con el
anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro
anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la
legalización y del último folio del mencionado libro o registro.
6.2. Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas o
continuas
En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el año siguiente, las
mismas deberán ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar.
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6.3. Plazo máximo de atraso de los libros y registros
La anotación de las operaciones implica asentar una operación a través del
correspondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. El
plazo máximo de atraso, se regula en el anexo 2 de la Resolución Nº 234-2006/
SUNAT (30.12.2006). En el caso de sistema computarizado, se entiende que
dentro del plazo máximo de atraso debe efectuarse la legalización, anotación y
posterior impresión.
6.4. Requisitos generales en la llevanza de los Libros y Registros vinculados
a asuntos tributarios
La Resolución Nº 234-2006/SUNAT establece en su artículo 6º, las siguientes
condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido, en general éstos deben tener como Datos
de Cabecera lo siguiente:
• Denominación del libro o registro.
• Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la información registrada.
• Número de RUC del deudor tributario,
Apellidos y nombres, denominación y/o razón social de éste.
Esta información sólo será necesaria en el primer folio de cada periodo o ejercicio
en caso de ser llevado en forma manual el libro o registro, se entiende que deberá
ser consignada en todos los folios o páginas de ser llevado en forma
computarizada.
• Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que
corresponda, así como las operaciones que se omitieron registrar en meses o
ejercicios respecto de los cuales ya se realizó la totalización correspondiente.
• Contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios,
salvo disposición legal en contrario (3).
Como una Regla Específica, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios
y Balances se consigne la firma al cierre de cada periodo o ejercicio gravable,
según corresponda, por:
• Deudor tributario o su representante legal.
• Contador Público Colegiado (CPC) o Contador Mercantil, responsable de su
elaboración.
b) Respecto de las Operaciones contenidas en los libros
De manera general establece las siguientes cinco (5) condiciones:
• Orden cronológico y correlativo.
• Legibilidad y confiabilidad.
• Empleo del Plan Contable General vigente en el país. Para el ejercicio 2010,
puede utilizarse el PCGR o el PCGE, según la opción que tome el contribuyente.
A partir del ejercicio 2011, obligatoriamente se debe utilizar el PCGE.
No obstante, dada la existencia de ciertos sectores económicos con
características propias que se encuentren obligados a emplear un Plan de
Cuentas, Manual de Empaste de Hojas Sueltas o Continuas
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable al que
corresponden las operaciones.
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en
que se reunieron 20 hojas.
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Regla General:
Empastar las hojas sueltas por periodo.
Regla Especial:
Empastar sólo a partir del periodo en que se tiene 20 hojas o más.
Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.
• Totalización de los importes por cada folio, columna o cuenta contable.
• Expresado en moneda nacional y en castellano, salvo la excepción dispuesta en
el numeral 4 artículo 87º del Código Tributario referida a contribuyentes
autorizados a llevar Contabilidad en Moneda Extranjera.
Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes libros
regulados en normas especiales:
– Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.
– Libro de Actas de la Junta General de Accionistas.
– Libro de Actas del Directorio.
– Libro de Matrícula de Acciones.
– Libro de Planillas.
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7. Formatos e información mínima vigente a partir del 01.07.2010
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7.1. Antecedentes
A través de la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT
(31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modificaciones
a la Resolución Nº 234-2006/
SUNAT relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplificado, la información
mínima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances.
Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el
artículo 12º (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13º (Información Mínima
y Formatos) de la Resolución. No obstante, a través de la Resolución de
Superintendencia Nº 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma
excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la
aplicación de lo previsto en el artículo 13º de la Resolución, con excepción de lo
establecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplificado) y el numeral
13.4. (Registro de Inventario Permanente en Unidades).
Sin embargo, con la dación de la Resolución de Superintendencia N°286-
2009/SUNAT (31.12.209) se prorroga la suspensión de la vigencia del artículo 13°
hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010,
en forma obligatoria.

7.2. Aspectos que regula el artículo 13º

7.3. Sistemas de llevado de Libros y Registros:
Manual, Computarizado y/o Sistema Electrónico
A partir del 01.07.2010 también entra en vigencia el sistema de llevado de libros y
registros en forma electrónica pero en forma opcional, por lo cual corresponderá a
cada contribuyente evaluar la opción a utilizar. Inclusive pueden coexistir ambos
sistemas (Manual o Computarizado con el Sistema Electrónico), ya que la opción
para este último sistema (electrónico) puede ser solo para un Libro o Registro.
OBLIGATORIO
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OPCIONAL
Para cada libro o registro del 01.07.10 al 31.12.10
Sistema Manual y Computarizado Sistema Electrónico
Información Mínima y formatos
Artículo 13º Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
Determinación de los formatos, estructura e información de los libros y registros
Resolución Nº 286-2009/SUNAT (31.12.2009)
El ejercicio de la opción genera para el ejercicio 2011, la obligación de llevar todos
los libros y/o registros de manera electrónica
NOTAS
(1) El uso de este libro es de carácter residual, el inciso j) del artículo 21º del RLIR
modificado por Decreto Supremo Nº 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el
sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el
PDT 601 corresponde a la Planilla Electrónica.
(2) A través de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT
(31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros
vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica. Al respecto, si el
contribuyente opta por esta opción para llevar sus libros y/o registros, ya no tendrá
obligación a nivel tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se
procederá a su impresión (computarizado) o anotación (manual), ello
independientemente que tenga que contar con un sistema para generar los
archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo
PLE.
(3) La única disposición legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro
de Actas, es el artículo 136º de la Ley General de Sociedades que de manera
excepcional permite la adhesión.