Mayo 2005
Antonio Llorente Simón
1
Dos obviedades interesantes de recordar:
2
CARACTERÍSTICAS QUE HAN DE
REUNIR LOS OBJETIVOS
• AMBICIOSOS
• REALISTAS
• CONCRETOS
• COMPRENSIBLES
• TEMPORALES
• COHERENTES
• ESCRITOS
• VISIBLES
• ASUMIDOS
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CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
• EL TIEMPO ES UN RECURSO
– VALIOSÍSIMO
– ATÍPICO
– EQUITATIVO
– INELÁSTICO
– INDISPENSABLE
– INSUSTITUÍBLE
– INEXORABLE
– MUY DESPERDICIADO
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LA IMPORTANCIA DE MEJORAR LA
GESTIÓN DE NUESTRO TIEMPO
OPTIMIZANDO EL USO DE
MI TIEMPO CONSEGUIRÉ
MÁS MENOS
RENDIMIENTO
con ESFUERZO
MÁS MENOS
con
EFICACIA FATIGA
METAS
CRONÓFAGOS O LADRONES DE TIEMPO
• Señala los malgastadores de tiempo más frecuentes en tu trabajo:
1
2
3
4
5
6
7
7
LA PARADOJA DEL TIEMPO
¡¡ NO TENGO
TIEMPO !!
• AUNQUE TENGAMOS LA
SENSACIÓN DE QUE NO
TENEMOS TIEMPO SUFICIENTE,
EN REALIDAD CADA PERSONA
DISPONE DE TODO EL TIEMPO
QUE EXISTE.
8
LA LEY DE PARKINSON
9
ESQUEMA BÁSICO PARA ORGANIZARSE BIEN Y
OPTIMIZAR EL USO DEL TIEMPO
Funciones _
MI PAPEL _
(Definic ión) _
PLANIFICACIÓN
DELEGAR
PROGRAMACIÓN
Mes /Semana/Día PREVER
HUECOS
ACC IÓN Y
SEGUIMIENTO
RESULTADOS 10
DETERMINAR PRIORIDADES
10
MARCAR P1
I M P O R T A N C I A
PLAZOS
Y HACERLO YO YA
ANOTAR EN P2
LA AGENDA
P3
5
DELEGARLO
O
HACERLO YO Al menos,
PERO DEDICANDO reflexionar
POCO TIEMPO
mínimamente
antes de
0 5 10 actuar.
U R G E N C I A 11
Recuerda:
ES LA PAPELERA
12
LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
E
J E E
J J
E E
E
C C
C
U U U
C C C
I I I
Ó Ó
Ó N
N
N
Planificación Planificación
A B C
PLANIFICA TU TRABAJO Y
TRABAJA TU PLAN PARA MEJORARLO 13
PRINCIPIO DE PARETO
SE CONOCE TAMBIÉN COMO LA REGLA DEL 20 / 80
Y VICEVERSA:
20%
80%
80%
20%
TIEMPO IMPORTANCIA
DEDICADO DE LAS TAREAS
O DE LOS CLIENTES
15
PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO
1.- Describir el viejo hábito a eliminar
__________________________________________
16
PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)
4.- ¿Cómo podré boicotear mi avance hacia el compromiso?:
17
PASOS PARA SUSTITUIR UN HÁBITO
IMPRODUCTIVO POR OTRO POSITIVO (Cont...)
7.- Marcarse un tiempo más que mínimo para que
arraigue el nuevo hábito:_________________.
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OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO
Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN
• ¡Ojo con las urgencias!. Reflexionar antes de actuar.
No caer en la cultura del "todo es para ayer".
• No hacer perder el tiempo a OTROS.
Comienza por dar ejemplo tú para que respeten tu tiempo.
• Saber decir NO si ello es adecuado (venderlo bien).
• Comunicar agendas a medio y largo plazo que afecten a otros.
• Programar y dedicar tiempo para tus colaboradores / equipo.
• Agrupar ACTIVIDADES COMUNES.
• No querer hacer varias cosas al tiempo: es difícil hacerlas bien.
• Rematar los temas: no dejar cosas a medias.
• Hacer las cosas bien a la 1ª, no mal por demasiada prisa, con lo
cual luego se pierde más tiempo al tener que rehacerlas.
• Marcarse también OBJETIVOS y ACTIVIDADES
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PERSONALES, y programarlos para cumplirlos.
OTRAS IDEAS PARA ORGANIZARSE Y
APROVECHAR MEJOR EL PROPIO TIEMPO
Y EL DE LOS QUE NOS RODEAN (Cont...)
22
IMPULSORES
MENSAJES QUE TENEMOS GRABADOS EN NUESTRA
MENTE Y QUE PARECEN POSITIVOS PERO...
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Según Taibi Kahler, son 5 :
•SÉ PERFECTO
•SÉ FUERTE
•APRESÚRATE
•COMPLACE
•INTÉNTALO CON TODAS TUS FUERZAS
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CÓMO SALIRSE DE LOS IMPULSORES
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EFECTOS DEL ESTRÉS
PROBLEMAS FALSAS
MUCHO TRABAJO
DESGRACIAS RESPUESTAS
CAUSAS CAMBIOS BRUSCOS
DESCONFIANZA INFLUENCIA
AMENAZAS
INSEGURIDAD SOMA/PSIQUE
AGRESIVIDAD TENSIÓN
DEPRESIÓN ALTA INEFICIENCIA
EFECTOS
ANGUSTIA ÚLCERAS DESORDEN
RUPTURAS INFARTO
BLOQUEOS INSOMNIO
INHIBICIÓN
PRISA COMER, BEBER,
SÍNTOMAS AISLAMIENTO
EXPLOSIÓN VERBAL FUMAR EN
CONFRONTACIÓN
EXCESO
RELAJACIÓN
MODERACIÓN ORGANIZACIÓN
AUTOCONFIANZA
TERAPEUTICA REGIMEN GESTIÓN DE TIEMPO
CONTROL MENTAL
DESCANSO PLANIFICACIÓN
TERPAUTICA
CONCIENCIACIÓN
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CURVA DE ESTIMULACIÓN /RENDIMIENTO
TENSIÓN ADECUADA
R E N D I M I E NT O
E S T I M U L A C I Ó N 29
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL
CRE
EN
CIAS
VA
LO
RES 30
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL
VA
LO
RES 31
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL
CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de •Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
cosas en el menor tiempo posible. haciendo en este momento”.
EN •El trabajo es lo primero y único. •Conviene equilibrar la energía dedicada
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”. al trabajo, familia y uno mismo.
•Si no eres agresivo, no te respetan. •Saborear las cosas y los momentos.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas •Darse buena marcha sin triturarse.
con lentitud. •Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•No tener tiempo es signo de éxito. •Desconectar al salir del trabajo.
•Mostrar estrés es signo de debilidad. •La autoestima se basa sobre todo en la
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo. posibilidad de querer y ser querido.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
VA
LO
RES 32
CON ESTRESANTE, QUE PREDISPONE FAVORECEDORA DE SALUD,
DUC A LA FALTA DE CONTROL Y A LA BIENESTAR Y ESTABILIDAD
TAS ENFERMEDAD EMOCIONAL
CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de •Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
cosas en el menor tiempo posible. haciendo en este momento”.
EN •El trabajo es lo primero y único. •Conviene equilibrar la energía dedicada
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”. al trabajo, familia y uno mismo.
•Si no eres agresivo, no te respetan. •Saborear las cosas y los momentos.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas •Darse buena marcha sin triturarse.
con lentitud. •Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•No tener tiempo es signo de éxito. •Desconectar al salir del trabajo.
•Mostrar estrés es signo de debilidad. •La autoestima se basa sobre todo en la
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo. posibilidad de querer y ser querido.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
CRE •Hay que controlar a toda costa el mayor nº de •Pensar “esto es lo mejor que puedo estar
cosas en el menor tiempo posible. haciendo en este momento”.
EN •El trabajo es lo primero y único. •Conviene equilibrar la energía dedicada
CIAS •Las cosas son “blancas o negras”. al trabajo, familia y uno mismo.
•Si no eres agresivo, no te respetan. •Saborear las cosas y los momentos.
•No hay que perder el tiempo haciendo las cosas •Darse buena marcha sin triturarse.
con lentitud. •Saber disfrutar por el trabajo bien hecho.
•No tener tiempo es signo de éxito. •Desconectar al salir del trabajo.
•Mostrar estrés es signo de debilidad. •La autoestima se basa sobre todo en la
•Estar sin hacer nada es perder el tiempo. posibilidad de querer y ser querido.
•No hay que ser fantasioso.
•La autoestima se basa en la demostración de la
valía a través del trabajo.
CONDUCTAS
ACTITUDES EXPERIENCIAS
DE
APRENDIZAJE
NORMAS
VALORES
CREENCIAS 35
PRINCIPIOS GENERALES PARA
EVITAR EL INSOMNIO
VISTA
• Alcoba bien decorada. Colores pastel suaves son buenos para los ojos.
• No ver TV al menos 1 hora antes de acostarse, ya que ésta no permite
un descanso profundo.
• Imaginar animales queridos y pacíficos, como corderitos.
• Pensar en flores agradables.
OÍDO
• Sonidos suaves: música clásica tipo barroco o andina.
• Sonido de agua.
GUSTO
• Una taza de leche caliente media hora antes de acostarse produce efecto calmante.
Añadir clavo o canela. 36
PRINCIPIOS GENERALES PARA
EVITAR EL INSOMNIO (Cont...)
OLFATO
• Aceite de lavanda.
• Distintos olores (ej.: naranja + canela + manzana). Mezclar olores agridulces.
TACTO
• Quizá la piel es el órgano más importante. Dar masaje con aceite de ajonjolí, curado
y caliente. Hervir con un poco de agua. Es muyrelajante.
• Masaje en las palmas de los pies.
• Masajear la frente con aceite de lavanda.
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Dejar todo listo por la noche para levantarse, vestirse y desayunar. ...Da tranquilidad
psicológica, porque parece que ya tienes algo hecho para mañana, algo adelantado.
Acostarse y no preocuparse de dormir o no... 37
RECOMENDACIONES Y TÉCNICAS PARA
CONTROLAR LA TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS
La respiración. Hacer al menos 3-4 veces al día unas cuantas
respiraciones conscientes y profundas, marcando las 4 fases del ciclo:
• Inhalación: unos 6 segundos. Sentir conscientemente la entrada de aire.
• Retención: puede llegarse, con práctica, a 24 segundos. Es la fase de mayor
concentración y ahondamiento en nuestra conciencia, nuestra sangre
se oxigena y purifica mejor en esta fase.
• Exhalación: unos 12 segundos. Sentir como se elimina la tensión acumulada.
• Vacío: son unos breves instantes sin aire que ayudan a obtener una mayor
comprensión de cualquier asunto, porque en este momento
descienden las defensas psicológicas y fisiológicas. El mejor
momento para entender a los demás y afinar la sensibilidad.
Aunque no se haga tan completo el ciclo, es conveniente hacer un par de respiraciones
conscientes y profundas cuando nos sintamos tensos. Coger el hábito, es utilísimo y
equilibrante. El mejor instrumento y el más sencillo.
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RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
Concentrarse bien en lo que estamos haciendo, mantener la mente en el
"aquí y ahora". La concentración en lo que se hace, la vivencia de lo que
está ocurriendo, la entrega en el hecho que acontece, lejos de tensionar
más, relaja, hace vivir la experiencia y crecer.
Esto es válido para los momentos de trabajo y también para
los de relación social, ocio y disfrute, etc. Por ejemplo:
• Mirar un árbol, una flor, algo o a alguien que nos guste.
• Tocar algo y sentir su tacto.
• Escuchar a un pajarito cantar.
• Oler algo grato.
• Gustar un sabor agradable.
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RECOMENDACIONES PARA CONTROLAR LA
TENSIÓN Y NO CAER EN ESTRÉS (Cont...)
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Cómo definir e implantar el PAP (plan de acción personal)
1.
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