Cognos Connection Training Guide 

Cognos 8 
December 2009 

Arkansas Public School Computer Network 
101 East Capitol, Suite 101 
Little Rock, AR 72201
This page intentionally left blank.

2 
 Table of Contents 

Accessing Cognos Connection .........................................................................5 
Default Cognos Connection Screen..................................................................8 
Navigating In Cognos Connection...................................................................10 
Setting Preferences for Cognos Connection...................................................13 
Running Reports in Cognos Connection.........................................................14 
Procedure for Running a Report (option 1............................................16 
Procedure for Running a Report (option 2) ..........................................20 
Cognos Viewer................................................................................................28 
Cognos Viewer Menu Options and Icons .............................................29 
Working in the Public Folder ...........................................................................32 
Customizing My Folders .................................................................................34 
Procedures for Creating New Folders ..................................................34 
Folder Management .............................................................................36 
Updating Folder Information......................................................36 
Moving Folders..........................................................................37 
Deleting Folders ........................................................................38 
Adding Report Items to My Folders.................................................................39 
Procedures for Creating A Copy of a Report Item................................39 
Procedures for Creating A Shortcut of a Report Item...........................41 
Procedures for Creating A Report View of a Report Item.....................45 
Creating a Report View (option 1) .............................................45 
Creating a Report View (option 2) .............................................48 
Setting the Home Location..............................................................................51 
Using Cognos Connection Search ..................................................................52 
Procedures for Creating A New Page in Cognos Connection.........................54 
Adding Content to Custom Page Components.....................................59 
Managing Portal Pages........................................................................63 
Creating Schedules and Jobs .........................................................................64 
Procedures for Creating a Report Schedule.........................................64 
Schedule Management……………………………………………..70 
My Activities and Schedules……………………………….70 
Current Activities…………………………………….71 
Past Activities………………………………………..72 
Upcoming Activities…………………………………73 
Schedules……………………………………………74 
Procedures for Creating a New Job .....................................................75 
Cognos Connection Menu Items and Icons ....................................................82 
Public Folders/My Folders Icons ..........................................................84 
Additional Icons....................................................................................85 
Report Item Icons and Actions........................................................................86 
Item Icons.............................................................................................86 
Report Action Icons..............................................................................88 
Troubleshooting Tips ......................................................................................91

3 
This page intentionally left blank

4 
 COGNOS CONNECTION 
Cognos Connection is a web page that provides a single access point to run 
public or personal reports on student data.  Users can personalize Cognos 
Connection by adding personal pages containing web pages, web links, or 
reports. 

Accessing Cognos Connection 

1.  Open a web browser such as Internet Explorer 
2.  In the Address box, type http://www.apscn.org 

3.  Hover over the Cognos link. 

4. Click on the IBM Cognos 8 link. 
5. The Log on screen appears. 

WARNING:  A shortcut to the Cognos login Screen should NEVER be 
created.  If a shortcut to Cognos is desired it should be to the 
APSCN web page (www.apscn.org).

5 
6.  In the User ID box, type user login name; in the Password box, type user 
password, and click OK.  The Cognos welcome screen opens. 

NOTE:  The login and password used here are the same as the login and 
password used for Plus. 

The default screen that appears after logging into Cognos is the Welcome 
Screen.  If the “Show this page in the future” checkbox  is unchecked, Cognos 
will bypass the Welcome Screen and open on the user’s home screen.  See 
page 51 for more information on setting the home screen. 

From the welcome screen, a link is provided (IBM Cognos content) to access 
Cognos Connection.  If the Home link is selected, the user’s defined home in 
Cognos Connection will open.  There is also a link for the user to Log Off of 
Cognos from the Welcome Screen. 

Query Studio will also be available from the Welcome Screen by selecting 
Query my data. 

NOTE:  The Quick Tour button on the Welcome Screen will provide an 
overview of Cognos Connection and Query Studio.  There may be 
other Cognos products discussed in the Quick Tour and Help areas 
of Cognos Connection, such as Report Studio, which are not 
available.

6 
7.  Click the IBM Cognos Content link or the My home link to enter Cognos 
Connection. 

Example of IBM Cognos Connection open to the Public Folders

7 
 DEFAULT COGNOS CONNECTION SCREEN 
Once Cognos Connection opens, there are two tabs defined for each user on 
the initial settings:

· Public Folders
· My Folders 

Additional pages, or tabs, can be set based on the preference of the individual 
user.  More information on creating new pages in Cognos Connection can be 
found on page 54.

8 
Public Folders 

Each user will only see folders to which he or she has access on the Public 
Folders page.  Reports for SMS will be accessed through the ADE APSCN – 
Student Management System in the Public Folder.  Within this folder there will 
be a listing of different folders representing the modules in the Student 
Management System.  Each folder will house a set of report items that can be 
generated for that particular SMS module.  No changes can be made to the 
items located in these folders.  Report items located in the Public Folder can 
be copied and saved in folders located in the My Folders section. 

There are two types of folders located in the Public Folders section: 

v  The yellow folder contains report procedures or other folders that 
contain report procedures. 

v  The blue folder represents a package.  Package folders are only 
used when authoring reports in Query Studio.  NO REPORT ITEMS 
WILL EXIST IN THESE FOLDERS. 

My Folders 

The My Folders section allows users to customize the contents to best fit the 
needs of the user.  Folders, report items, shortcuts to report items, report 
views, and web links can be added to the My Folders section.   More 
information about customizing My Folders can be found on page 34.

9 
Navigating In Cognos Connection 

Cognos Connection makes use of links for users to maneuver throughout the 
Cognos Connection website.  Underlined items in Cognos Connection identify 
links.  When the cursor hovers over a link, the cursor will change to the link select 
pointer (  ).  A single click of the mouse will then activate the link.  Portal tabs, 
folders, report items, and some menu options are setup as links on the screen. 

Example of links 

Report items in the Public Folder will be located in the ADE APSCN – Student 
Management System folder.  Click the link for this folder to open the list of 
subfolders seen on the following page.

10 
Most folders in the ADE APSCN – Student Management System folder 
correspond to the modules found in Student Plus.  The two exceptions are the 
District Repository folder and the District Shared folder.  More information on 
these two folders can be found on page 32. 

The folders representing the modules in Student Plus may contain report items 
or they may contain a group of subfolders.  The following screen shows the 
group of subfolders contained in the Demographic folder.

11 
Below is an example of a screen that shows report items within a subfolder. 
Note the icon in front of the report item name represents the format in which the 
report will run when the report item link is selected.  In this example, the icon 
displayed (  ) indicates the report will run in an HTML format. 

Crumb Trail 

As folders are opened within Cognos Connection, a “crumb trail” or navigation 
chain is created below the folder links indicating the menu path that was used to 
get to the site that displayed on the screen.  With the exception of the current 
location, all other components of the “crumb trail” are links.  Clicking on any one 
of the folders displayed as a link in the “crumb trail” allows the user to return to 
that folder. 

Note:  It is recommended that the links in the crumb trail be used to return 
to a previous folder.  Do not use the internet browser’s “Back arrow” 
as it can cause unexpected results.

12 
Setting Preferences for Cognos Connection 

Menu Access: My Area Icon (  ) >> My Preferences 

Through My Preferences users can define the overall look of Cognos 
Connections.   The list view format, style, default portal view and default report 
format can all be set on this screen. 

NOTE:  The recommended format for printing reports is a PDF format.  By 
setting the report format to PDF in My Preferences, reports will 
open in the PDF format. 

Warning: Do NOT update settings in the Regional Options section, the 
Personal Tab, and Portal Tabs.

13 
Running Reports in Cognos Connection 
Report items are stored in either Public Folders or My Folders.  APSCN has 
created standard reports for all districts that are located in the Public Folder titled 
ADE APSCN – Student Management System.  These reports can be run from 
the Public Folder or copied over to a user’s private folders, and run from that 
location. 

Example of Public Folders window 

To access the APSCN standard reports open the ADE APSCN – Student 
Management System folder.  The blue package folders (  ) do not contain any 
reports and will not serve any function in Cognos Connection.

14 
Most subfolders of the ADE APSCN – Student Management System folder 
represent modules in Student Plus.  Users will only see those subfolders to which 
they have access.  Access to these folders was granted based on information 
from the Cognos Access Form signed by the superintendent of the district, NOT 
by Student Plus securities. 

Subfolders or report items are located under the different folders.  With the 
exception of the District Shared folders, report items in these folders are created 
and maintained by APSCN personnel and cannot be updated or removed.

15 
 Procedure for Running a Report (option 1) 

1.  Open the folder where the report item is located by clicking on the folder 

name. 

Note the “crumb trail” as a reminder of what folders are currently being accessed.

16 
2.  Click on the name of report to be run. 

Warning: If the item icon is not followed with the run icon (  ), the default 
action is to “View the most recent report”.  When this occurs, and 
a report has been saved under the report link, the saved report 
will display rather than a generating a report showing the most 
current data. 

This situation should only exist in “My Folders” or the District 
Shared folders.  To change the default action to “Run the report” 
on report items in either location, click on the property settings 
icon (  ) in the Actions section of the report item.  See page 94 for 
more information on this issue.

17 
3.  When prompted select either the current year or NXT (Next Year’s 
Scheduling) District Database. 

4.  If prompted, provide any required information.  The asterisk next to a prompt 
indicates that a selection is required before proceeding.  Click Finish once the 
prompts are completed. 

Note:  Some prompts allow for multiple selections.  These prompts usually have 
an option to “Select all” underneath the prompt.  To select a partial group 
of the available values, hold the control key down while clicking the 
different values.  Another option to select a group of values is to use shift­ 
click.  To use this option, click on a single value, hold the shift key down 
and click on another value.  All items between the two chosen values will 
be selected.

18 
5.  When run, the report will appear in the format that was assigned when the 
report procedure was created or as defined in the user’s My Preferences 
menu. 

Example of report in HTML format 

6.  Click Home (  ) to return to the portal page (or folder) assigned as the home 

page of Cognos Connection.   Click Return (  ) to return to the folder in 
Cognos Connection that was open when the report was run.

19 
Procedure for Running a Report (option 2) 

1.  Open the folder where the report item is located by clicking on the folder 
name.

20 
2. Click on the Run With Options icon (  ) on the report to be run. 

3. Select Format and Delivery method.  Leave Prompt for values checked. 

Additional options, such as a delayed run time, and delivery method (e­mail, or 
view) of the report are available by selecting the “Advanced options” link.

21 
When defining the advanced options the first selection to make is the mode in 
which the report is run.  By default “View the report now” is selected.  In this 
mode the only option available is the format in which the report will display. 

The following options are available under Format. 

Additional options are available for PDF and HTML formats. 

Note: When running reports in an HTML format, removing the check on “Enable 
selection­based interactivity” will decrease the amount of time it takes to run the 
report.

22 
If “Run in the background” is selected the following screen opens allowing for 
the report to be run at a later time with more delivery options. 

When a report is run in the background multiple formats can be selected with 
additional options for PDF reports available by clicking the Set… link.  In addition 
to defining paper size it is now possible to password protect a document by 
providing a password when the report is run.

23 
Access options can also be password protected as well as restricting reports 
from being printed and are dependent on the property settings of the report item. 

When setting the delivery method for reports run in the background, it is 
recommended that the save option be unchecked so the report will not be 
saved as a Cognos file.  If the report is run PDF format it can be saved to a 
file, such as My Documents on the user’s computer. 

Note:  The Select a printer option under the Delivery options currently has no 
printers defined for delayed printing.  Reports that need to be printed should be 
opened in a PDF format and sent to a local printer.

24 
When running a report in the background the recommended delivery option is to 
send the report by e­mail.  To do this check the “Send the report by email” option 
and click on the email option link (  ).  On the email options window, 
enter the address or addresses where the report will be sent.  If multiple e­mail 
addresses are needed, they should be separated with semi­colons.  It is 
suggested that the name of the sender of the report be added to the subject line 
since that individual will not be identified otherwise.  Type in any desired 
message in the Body section and indicate if the report should be sent as a link or 
an attachment.  If the Body section is left blank and the report is sent in an HTML 
format, the report will appear as the body of the e­mail. 

E­mail options window 

Note:  “Attach the report” should always be the selection when sending a 
report via e­mail.  The option “Include a link to the report” requires 
that the recipient have access to the folder in Cognos where the 
report is stored. 

Once the e­mail options screen is completed, click OK to return to the options 
screen. 

4.  Click Run on the Advanced options screen. 

5.  When prompted select either the current year or NXT (Next Year’s 
Scheduling) District Database.

25 
6.  If prompted, provide any required information and click Finish. 

7.  If “Run in the background” is selected in the advanced options a summary 
statement will appear displaying the settings used to run the report.

26 
 If “View the report now” is selected the report will appear in the format that 
was assigned in the run options. 

Example of report in PDF format 

8.  Click Home (  ) to return to the portal page (or folder) assigned as the home 

page of Cognos Connection.   Click Return (  ) to return to the folder in 
Cognos Connection that was open when the report was run.

27 
COGNOS VIEWER 

Reports run in an HTML, PDF or XML format will open in Cognos Viewer. 
Reports opened in Excel or CSV (Comma Separated Values) will open in the 
browser in an Excel spreadsheet. 

Example of report displayed in the Cognos Viewer in an HTML format. 
An icon signifying the current format for the report is displayed at the top of the 
screen with a dropdown menu arrow available to select a different format. 

Once a report is open in the report viewer, the user has the option to save, save 
as report view, e­mail, or view the report in another format.  A series of icons and 
menu options appear at the top of the Cognos Viewer window that allows a user 
to select the desired action.

28 
COGNOS VIEWER MENU OPTIONS AND ICONS 

v  This dropdown menu provides 
options for either saving or e­mailing the reports.  The options available are:

· Email Report – allows a user to distribute a report via e­mail.

· Save Report – saves a copy of the current report.  The copy 
can be accessed from the Actions menu of the report item used to 
generate the report.  Reports can only be saved in My Folders.

· Save the Report as Report View – creates a report view of 
the report.  Typically the report view is saved as another item in My 
Folders, but can be saved in any personal folder. 

v  Run – this option will rerun the report in its current format and will 
allow the user to change prompt values if desired. 

v  or  Current report view – the dropdown menu next to the 
icon allows for the selection of any of the following formats.

· View in HTML Format

· View in PDF Format

· View in XML Format

· View in Excel Options.  Clicking this link opens a menu 
allowing for several Excel formats.

29 
 §  Excel 2007 Format – This option is selected when 
using Excel 2007. 

§  Excel 2002 Format – This option is selected if using 
Excel 2002 or later versions (up to Excel 2007).  The report 
appears the same as the Excel 2000 format. 

§  Excel 2000 Single Sheet Format (default) – This option 
shows all data on a single sheet and does not recognize 
page breaks. 

§  Excel 2000 Format – When viewing reports in this 
format, separate tabs are created for each page in the 
report.  For each page break in the report a separate tab is 
created. 

§  CSV (Comma Separated Values) Format – Reports run 
in this format will appear in an Excel spreadsheet.  Headers 
are ignored and treated as a separate field. 

NOTE: See page 91 for troubleshooting tips on problems opening 
a report in an Excel format. 

v  The dropdown menu allows for two 
options.

· Allows for a shortcut to the 
report to be created and stored in My Folders.

· Allows for a 
bookmark for the report to be stored in the web browser 
Favorites on the computer being used.  A user must have 
access to Cognos to use the link.

30 
 v  Query Studio Access – This option allows access for a report item 
to be opened in Query Studio for report editing purposes. 

The icons  are not currently used with SMS data. 

To close Cognos Viewer and return to Cognos Connection, click the Home 
icon (  ) or the Return icon (  ).

31 
Working in the Public Folder 
As noted previously, report procedures created by APSCN can be accessed 
through the ADE APSCN – Student Management System folder in the Public 
Folder.  As seen below, this folder will contain a listing of several different folders 
representing the modules in Student Plus.  In addition to these “module” folders 
there are two additional folders.  The District Repository folder and the District 
Shared folder allow report procedures to be shared between Cognos users.  All 
users have access to reports in the District Repository and District Shared 
folders. 

Note:  No reports can be saved in the Public Folders with the exception of 
the District Shared folder. 

v  District Repository – This folder contains subfolders for APSCN SMS Support 
Personnel.  This allows the support personnel to share report procedures with 
district Cognos users.  The folders are labeled with the name of the owner of 
that folder.  All Cognos users can access any District Repository folder to run 
reports or copy report procedures for use within the district.  Only the APSCN 
SMS Support person who owns a folder can add, update or remove items 
from that folder in the District Repository.  Since these folders will be updated 

32 
 at the discretion of the owner of the folder, it is recommended that users copy 
report procedures to their personal folder (My Folders) for any procedure that 
will be needed for future use. 

v  District Shared – Within the District Shared folder are two subfolders for 
Cognos users to share report procedures with other Cognos users. 

§  Districts (within your district only) – This folder is setup for district users 
to share reports with other users within the district.  Cognos users from 
one district cannot access a folder from another district.  To access the 
district folder, users will first open either an Educational Co­op folder or 
an organization folder (Charter, Cooperatives, Vocational, etc.) with 
which the school is a member.   District personnel will maintain this 
folder. 

§  Transfer (temporarily share with another district) – The purpose of this 
folder is to share report procedures with Cognos users in other 
districts.  When using this folder to share procedures it is 
recommended that the transfer occur as quickly as possible.  This 
folder will be cleared on a routine basis by APSCN and items 
copied into this folder could be removed at any time. 

Note: Caution should be used when running reports from the “Transfer” 
District Shared folder.  A report that is custom built for one district 
might not produce accurate results in another district.

33 
Customizing My Folders 
Initially My Folders will be empty.  My Folders can be customized to allow users 
quicker access to frequently used items.  My Folders can be setup to contain 

v  Folders 
v  Report items
· Copies of report Items
· Shortcuts to report items
· Report views of report items 
v  Web Links 
v  Custom pages 

Procedures for Creating New Folders 

1.  Open the location where the new folder will be stored.  If creating a sub­ 
folder, first open the folder where the new folder will be stored.  Click on the 
New Folder Icon (  ).

34 
2.  Define the folder name and information about the folder.   Indicate the 
location where the folder should be saved.  Click the Finish button to save the 
folder. 

Note:  Folders can be created in My Folders or within other folders in My Folders. 
If the correct location is not selected prior to creating the folder, click the 
link to select another location and indicate where the folder should be 
saved. 

The folder now appears in the location indicated when the folder was saved.

35 
Folder Management 

Once folders are created it is possible to update information on the folder, delete 
a folder, or move a folder.  These same options apply to report items as well. 

Updating Folder Information 

1.  Locate the folder to be updated and click the Properties icon (  ) located 

under the Actions menu. 

2.  Update item Name, item Description, or Screen tip as needed. 

3.  Click OK to save the changes.

36 
Moving Folders 

1.  Locate the folder to be moved and place a check in the folder next to the 
item.  Multiple items from the same location can be selected if necessary. 

2.  Click the Cut icon (  ) on the icon tool bar at the top of the screen.  The 

screen will momentarily disappear after the cut icon is clicked. 

3.  Open the location where the folder will should be moved.  Note the 
location displays in the crumb trail. 

4.  Click the Paste icon (  ) on the icon tool bar at the top of the screen to 

insert the folder into the new location.

37 
Deleting Folders 

Warning:   If a folder is deleted, the contents of that folder will also be 
deleted. 

1.  Locate the folder to be deleted and place a check in the box next to the 
item.  Multiple items can be selected if necessary. 

2.  Click the Delete icon (  ) on the icon tool bar at the top of the screen. 

3.  A warning message appears.  Click OK to complete the process of 
deleting the folder.

38 
Adding Report Items to My Folders 

Within Cognos Connection report items can be created in My Folders in one of 
three ways: 

1.  Making a copy of an existing report item in the public folder and pasting it 
in My Folders. 

2.  Creating a shortcut to a report item in the public folder. 

3.  Making a Report View of an existing report item. 

Procedures for Creating A Copy of a Report Item 

Report items can be copied from an original in any folder, renamed if desired, 
and stored in a different location.  A copy does not retain a link to the source from 
which it was copied.  If the source is deleted or changed, the copy is not affected. 

1.  Locate the item or items to be copied and place a check in the box at the front 
of each report item.  Checking the box located above the row of report item 
checkboxes will check all items in the folder. 

1.  Click the Copy icon (  ) once all items are marked.  The screen will 

momentarily go blank as the items are copied.

39 
3.  Open the location where the copies will be stored and click the Paste Icon 
(  ).  Typically these items will be stored in My Folders or in a folder inside of 
My Folders.

40 
Procedures for Creating A Shortcut to a Report Item 

A report item shortcut always uses the original report specifications when the 
report is run.  If the original report is changed, then the shortcut to the report item 
will be generated on the new specifications. 

The source of a shortcut is typically located in the Public Folders.  Shortcuts 
should never be created from a report item located in the District Shared folder or 
the District Repository folder since these folders will be cleared periodically. 

Warning: If the original report item is deleted, the link to the shortcut is 
broken, and the shortcut will no longer work.  A “broken” icon (  ) 
signifies a shortcut that is no longer linked to the source.  The 
report title is also no longer a link. 

1.  Locate the report item that will serve as the source of the shortcut and click 
the link for additional action menu items (  ).

41 
2.  Click the Create a shortcut link (  ) on the Available Actions 
menu. 

3.  Specify the identifying information (name, description and screen tip) of the 
shortcut and indicate where in My Folders the shortcut is to be stored.  It is 
recommended that the Name contain the word “Shortcut” so that the report 
item is easily identified as a shortcut. 

To save the shortcut in a folder within My Folders or in a folder, first click the 
Select My Folders link to change the Location to My Folders.  Next click 
Select another location….

42 
When Select another location… is clicked a new screen opens with a “Crumb 
trail” and the list of folders within My Folders.  Unless another folder is 
selected the shortcut will be saved in My Folders. 

Locate the folder where the shortcut should be stored and click the radio 
button.  If the folder is contained inside one of the listed folders, continue to 
click the folder links until the desired folder is located.  If another folder needs 
to be added click the New folder… link below the list of folders.  This allows 
the user to create a new folder before selecting where the shortcut will be 
added. 

Note the addition of the Scheduling folder in the second graphic.

43 
4.  After selecting the location where the shortcut will be stored, click Finish to 
save the new shortcut. 

Once saved, the shortcut is identified by the shortcut symbol in the report 
item icon (  ) overlaid on the report type icon.

44 
Procedures for Creating A Report View of a Report Item 

A report view is a copy of a report item that has its own property settings.  For 
example, the base report might have a default setting of viewing the report on 
screen in an HTML format, while the report view of the same report is being sent 
to the printer in a PDF format.   Creating a report view does not change the 
original report.   Since a report view shares the same report specification as the 
source report, changes made to the source report will also be reflected in the 
report view. 

The report view can be created prior to running the report or based on the results 
of running the report within Cognos Viewer. 

Creating a Report View (option 1) 

1.  Locate the report item and click the Report View icon (  ).

45 
2.  Specify the name of the report view and location to store the report view and 
click Finish. 

3.  Once saved, click on the property values icon (  ) of the report view to set the 

defaults for the report view.

46 
4.  Define the properties of the report view by clicking on the Report view (this 
might be labeled as Query or Report) tab. 

5.  Define Report View properties.  Change Default action to Run the Report, 
click the Override the default values check box to set format, uncheck Prompt 
for values and click Set to define the prompts.  Click OK.

47 
Creating a Report View (option 2) 

1.  Locate and run the report that will be set as a report view, answering any 
prompts. 

2.  Click the menu link labeled Keep this version and select the Save as Report 
View icon (  ) in the Cognos Viewer. 

3.  Specify the name of the Report view and location where the Report view 
should be stored and click OK.

48 
4.  Once saved, click on the property values icon (  ) of the report view to set the 
default for the report view. 

5.  Define the properties of the report view by clicking on the Report view tab.

49 
6.  Define Report View properties.  Change Default action to Run the Report, 
click the Override the default values check box to set format, uncheck Prompt 
for values and click Set to define the prompts.  Click OK. 

Note: Advanced options are available when defining properties for a Report item, 
a Report View item, or a Query item.

50 
Setting the Home Location 

Within Cognos Connection it is possible to select a home location.  The home 
location can be a page (portal tab) or a folder within a page.  By default the home 
screen is the Public Folder page. 

To define the home location, open the page or folder that will be used as the 
home location.  Note the “Crumb Trail” indicates the current location, which in 
this example will be defined as the home site. 

Once the desired location is opened, click on the down arrow next to the home 
icon (  ) then select the option “Set View as Home”. 

The home icon is available from any page or folder in Cognos Connection as well 
as in Cognos Viewer.  By clicking the home icon (  ) the user automatically 
opens the home location screen.

51 
Using Cognos Connection Search 

Users have the ability to perform searches in Cognos Connection to locate report 
items or folders.  There are options to search on the name of the item, the 
description of the item or both.  There is also an Advanced Search option to help 
further define the search. 

A search can be performed by typing a word or phrase in the search box and 
clicking the search icon, or by clicking the search icon (  ) and first defining the 
search options. 

By clicking the down arrow next to the search icon (  ) options to search on 
item Name, item Description, or item Name or Description are available.  The 
default search is by item name only. 

If a search is performed from the main screen a new window with the results of 
the search appear as seen below.  Once report items are located they are fully 
accessible. 

Clicking either of the two search options can further refine the search.

52 
If the search icon (  ) is clicked without defining search criteria the following 
screen appears and allows the user to define search options. 

Clicking the link next to “Search:” displays the following choices. 

Clicking the Advanced search option link opens the following window displaying 
the default selections.  Clicking any selection link opens a list of options allowing 
the user to make a different choice.

53 
Procedures for Creating A New Page in Cognos Connection 

Prerequisite:  To manage custom pages, it is recommended a new folder be 
created inside of My Folders where new pages will be stored.   See page 34 for 
more information on creating folders. 

1.  Click the New Page icon (  ).   This can be accessed from the icon tool bar at 

the top of any page in Cognos Connection.  The New Page wizard opens 
allowing the new page to be named. 

A description and screen tip can also be defined for the new page.  The 
default location for the new page to be stored will be My Folders.  Click 
to locate the custom folder where custom pages will be stored.

54 
2.  Click Next to set the number of columns, column width and content for the 
new page. 

Content items, or Portlets, for the new page are added by selecting Add at the 
bottom of the window.  Click on Cognos Content, Cognos Utility or the 
Dashboard links to select items to be placed on the new page. 

Note: Cognos Extended Applications does not apply to SMS.

55 
3.  Once the selected “Portlet” is open, select items to be placed on the new 
page by placing a check in the checkbox of each item, then click the green 
arrow (  ) to move the items to the selected entries section.  Click OK to 
save selections and repeat the process for each column on the new page. 

4.  Once each column has been defined click Next.

56 
5.  The screen that opens allows the user to assign a title and list instructions for 
the individual components of the new page.  The page style for the new page 
can also be set. 

6.  Click Next.  The next page that opens allows the user to add the new page to 
the portal tabs in Cognos Connection.  Click Finish.

57 
Once a custom page is created, additional changes can be made by clicking the 
Edit icon (  ). 

A custom page can be redesigned to change the number of columns, the size 
of the columns and the content type in each column.

58 
Adding Content To Custom Page Components 

When Cognos Navigator is added to a custom page, by default, both the Public 
Folder link and the My Folders link are added. 

To add content to a particular section, or change the existing content of a 
particular section, click on the edit icon (  ).  See the following example of 
adding content.

59 
Adding A Folder To Cognos Navigator 

1.  Click the Edit (  ) icon on the Cognos Navigator title bar.

60 
2.  Set the properties for the section (portlet) of the new page.  Define the title of 
the portlet, select the folder that should appear in the portlet and indicate the 
default view of the portlet.  Also indicate the view options of the portlet. 

Note:  The properties window will differ depending on what content is being 
defined on the new page.

61 
3.  Locate and select the correct folder to be displayed on the new page by 
clicking the Select a folder… link on the properties page. 

The default screen indicates that both Public Folders and My Folders will 
display on the new page.  Click the folder links to locate the folder that holds 
the items to be displayed on the new page.  Once the desired folder is located 
click the radio button. 

Click OK to save the folder selection and OK once again to save the property 
values of the portlet.   Repeat the process if more than one section or portlet 
was added to the new page.

62 
The items in the folders selected will be displayed on the new page.  As items 
are added or removed from the source folder, the changes will be displayed on 
the custom page. 

Managing Portal Pages 

By clicking on the Tab Menu (  ) Portal Pages can be moved, hidden, or re­ 
inserted if previously hidden.  By clicking the dropdown menu, the following 
options are available. 

Ø  Add Portal Tabs… gives the user the option of adding a portal tab 
(page that has been previously hidden or a custom page that has not 
yet been added as a new portal tab. 

Ø  Remove this Portal tab… allows the user to hide the portal tab that is 
currently open. 

Ø  Modify the sequence… gives the user the ability to change the order 
that the tabs appear in Cognos Connection. 

Ø  Edit this portal tab… allows the user to change the properties of the 
portal tab that is currently open.  This option is only available on 
custom pages. 

If more tabs exist than can be seen on the screen, the navigation icons (  ) at 
the end of the row of tabs can be used to view the hidden tabs.

63 
Creating Schedules and Jobs 
Schedules are used to generate a single report on a regular basis.  Jobs allow 
users to run multiple reports at one time.  A job can be scheduled or it can be run 
upon demand.  Schedules and jobs are saved in My Folders, or another personal 
folder. 

Procedures For Creating A Report Schedule 

1. Select the Scheduling Icon (  ) for the report to be run. 

Note:  The report for which the schedule is being created must be housed 
in My Folders.  Schedules cannot be created on reports in the Public 
Folders.

64 
The first checkbox on the window allows for the user to “Disable the Schedule”. 
Although checking this option disables the schedule, the settings are kept for 
future use.  Priority defaults to 3 and cannot be updated. 

2. Define the frequency of the report schedule. 

The top portion of the screen is where the Frequency is set.   Options for 
frequency are By Day, By Week, By Month, By Year or By Trigger. 

Frequency ‘By Day’

65 
Frequency ‘By Week’ 

Frequency ‘By Month’ 

Frequency ‘By Year’ 

Frequency ‘By Trigger’ (not used at this time)

66 
3. Define the Start and End times of the schedule. 

4.  Under the Options check ‘Override the default values’ to change formats 
and/or delivery options of the report. 

Once checked new options appear on the screen. 

Multiple formats can be selected if needed.  For more information on setting PDF 
options see page 23.

67 
5. Select the delivery method or methods needed for the report schedule. 

Delivery Methods 

Ø  Save the report – it is recommended that this option be unchecked. 

Ø  Print – printed reports will be in a PDF format.  When printing reports, the 
printer must be setup through Cognos.  This option is not available at this 
time. 

Ø  Email – if sending the report by email the “Edit the email options…” needs 
to be selected to indicate the email addresses that are to receive the 
report and if the report should be attached to the email or if the email 
should include a link to the report.  A subject line and the body of the email 
can also be entered in the email options. 

6.  Check the ‘Override the default values’ check box at the bottom of the 
schedule window.  By checking this box a link appears that allows the report 
prompts for the schedule to be addressed. 

Note:  If a schedule is being created on a Report View report item, the prompts 
may be pre­defined.  If this is the case, the “Override the default values” 
checkbox should be left unchecked.

68 
7. Once all settings are complete, click OK to start running the schedule. 

Note:  For information on troubleshooting problems with schedules see page 91.

69 
Schedule Management 

Once schedules have been created there is often a need to modify, disable or 
remove the schedule completely.  One way a report can be modified or disabled 
is by clicking on the schedule icon (  ).  Once in the schedule screen there is an 
option to “Disable the schedule” that will keep the schedule from running but not 
delete the schedule.  Also, the schedule can be updated by simply redefining the 
options in the schedule screen.  To completely remove the schedule the “more” 
link (  ) under the Actions menu can be clicked where the option for 
“Remove the schedule” is available. 

My Activities and Schedules 

Another way schedules can be monitored and managed is from My Activities and 
Schedules.  There are options to monitor current activities and past activities as 
well as seeing activities scheduled for the future.  Users can also view and 
manage the schedules that they have created.  Each section provides a filter 
section to change the focus of the listing.  Also, next to every item in each section 
of My Activities and Schedules there is a dropdown menu of different options 
available for the item. 

Menu Access: My Area icon (  ) >> My Activities and Schedules

70 
Current Activities 

The Current Activities area shows schedules that are executing or are about to 
execute.  In addition to a listing of the items there is a graphic representation 
showing the number of schedules in each status.  The filter section of the window 
allows users to narrow the focus of the list.  Activities listed here can be 
cancelled or suspended.  Suspended items can also be released. 

The available icons for this section are: 
Ø  Show Details – displays details of the schedules 
Ø  Hide Details – hides the details of the schedules 
Ø  Cancel – cancels a specific schedule from running for a particular event 
Ø  Suspend – suspends a scheduled event until the release option is selected for the 
event 
Ø  Release – used to allow a previously suspended even to run 

The dropdown option (  ) next to each item provides the following menu:

71 
Past Activities 

The Past Activities section shows a history of the activity on the schedules.  The 
listing of the schedules will display a time and status for the schedule.  The graph 
at the top of the screen represents a count of the status for the listed schedules. 
Filters can be set to narrow or broaden the focus of the schedule listing.  For 
example there is a filter option to indicate the time frame to use in searching for 
past activities.  There is also an option to see detail on the schedules. 

The available icons for this section are 
Ø  Show Details – displays details of the schedules 
Ø  Hide Details – hides the details of the schedules 

The dropdown option (  ) next to each item provides the following menu:

72 
Upcoming Activities 

When working in the Upcoming Activities section users can view all scheduled 
activities for the date specified in the filter section.   The list provides the date and 
time the schedule is planned to run.  The graph displays a count of each status 
for the listed activities.  In Upcoming Activities the status is either scheduled or 
cancelled.  To cancel a schedule, check the checkbox next to the schedule and 
then click the Cancel icon (  ). 

The available icons for this section are 
Ø  Show Details – displays details of the schedules 
Ø  Hide Details – hides the details of the schedules 
Ø  Cancel – cancels a schedule from running for a particular event 
Ø  Schedule – allows a previously canceled schedule to be reactivated 

The dropdown option (  ) next to each item provides the following menu which 
is dependent on the status of the item: 

or

73 
Schedules 

The Schedules section provides a listing of all schedules that are currently 
defined by the user.  The listing for Schedules provides the name of the report 
the schedule is created on and the current status of the report.  The status will 
either be listed as “enabled” or “disabled”.  To disable a schedule place a check 
in the checkbox next to the name of the report and click the Disable icon (  ).  To 
enable a schedule that has been disabled, place a check in the checkbox next to 
the report name and click the Enable icon (  ). 

The available icons for this section are 
Ø  Show Details – displays details of the schedules 
Ø  Hide Details – hides the details of the schedules 
Ø  Enable – allows a disabled schedule to be enabled 
Ø  Disable – allows a schedule to be disabled 

The dropdown option (  ) next to each item provides the following menu:

74 
Procedures for Creating a New Job 

1.  Click on the New Job (  ) icon located in the Public Folder or in My Folders. 

On the initial New Job window, indicate the name, description and screen tip 
for the job and indicate where the job should be saved.  Click Next once the 
information is set on this screen. 

Note:  The report items used when creating a New Job should be selected 
from My Folders.

75 
2.  Add Report Items to the job by clicking the Add…link.

76 
Indicate which report items should be included in the job by checking the box 
next to the items.  Once items are checked, click the green move (  ) button 
to move the items to the Selected entries side of the screen.  Click OK once all 
report items have been added to the job. 

NOTE:  Report Items from multiple locations can be added to a job.  Once all 
desired items are selected from one folder, another folder can be 
selected, and more items can be moved into the selected entries 
section.

77 
3.  Define any report options or prompt values for each selected report item by 
clicking the set/edit icon (  ). 

Check the Override default values box on either Report options or Prompt values 
to change the default values.  Once either of these boxes is checked, new 
options appear.

78 
Under Report options, indicate the report format and delivery option. 

NOTE:  It is recommended that the option to Save the report not be selected. 
The “Run the report to” option is used with the save option.

79 
When the Prompt option box is checked, a link appears (  ) to pre­define the 
values for any prompts that exist in the report procedure. 

Once the prompt values have been defined, options are available to view, edit or 
clear the defined values. 

Click the OK button once all settings for an individual report item are defined. 
Repeat the process for each report item that needs to be defined.

80 
4.  Define the Submission of steps and Default for all steps options and click the 
Next button. 

NOTE:  The Define for all steps option allows the report type and delivery options 
(as seen on page 78) to be set for all items in the job. 

5.  Define the Action to be taken with the job.  Click the Finish button. 

v  Save and run once – immediately runs the job and saves it for future use. 
v  Save and schedule – opens the schedule option for the job to be run on 
regular intervals (see page 64 for more information on creating report 
schedules) and saves the job for future use. 
v  Save only – the job is not run but saved for future use.

81 
Cognos Connection Menu Items and Icons 
The menu items that appear at the top of the Cognos Connection screen are 
available within Public Folders, My Folders, and any private page created by the 
user. 

Note:  THE CONTENTS OF THE LAUNCH MENU WILL VARY 
DEPENDING ON USER ACCESS.  QUERY STUDIO, WHICH IS 
USED FOR REPORT AUTHORING, IS AVAILABLE UNDER THE 
LAUNCH MENU. 

Ø  Refresh – refreshes the view of the open window.  This option is 
also available on custom pages. 
Ø  Log Off – logs user out of Cognos Connection. 

Ø  Home (  ) – returns user to the home page of Cognos Connection as 
determined by the user under the Home Options. 

Ø  Home Options (  ) – there are two options when clicking the down 
arrow next to the Home icon.

· Home – returns user to Cognos Connection home page.
· Set View as Home – sets current Cognos Connection page as 
user’s home page. 

Ø  Search (  ) – allows the user to do a basic search of saved reports for 
information in the Name field, the Description field or both.  The desired 
search criterion is entered in the dialog box next to the search icon.  See 
page 52 for information on searching in Cognos Connection.  Clicking on 
this icon without enter a search criteria will open the search results screen 
with no results.

82 
Ø  Search Options (  ) – there are two search options available when 
clicking the dropdown arrow next to the search icon.

· Search – performs a basic search.
· Advanced – opens up another screen where the search can be further 
defined. 

Ø  – My Area icon allows access to the available tools used in Cognos 
Connection.

· My Watch Items– this area of the portal is used to view and 
manage watch items from a single location.  Watch items are 
defined based on numeric values and can be set in an HTML report 
within Cognos Viewer.

· My Preferences – users can define the look and style of the 
Cognos Connection screen.  For example, the default view of 
reports run from Cognos Connection can be adjusted from this 
option.  See Page 13 for more information on this option.

· My Activities and Schedules – allows a user to view and manage 
the activity of a scheduled process as well as the schedule itself. 

Ø  – Help icon provides a variety of on­line help options for using 
Cognos Connection.

83 
Public Folders/My Folders Icons 

v  List View – allows items in a folder to be viewed in a list format. 
This is the default setting for viewing items in a folder. 

v  Details View – allows items in a folder to be viewed in a format that 
provides more detail on each item.  This can be set as the default 
view within the preferences option. 

v  New Folder – allows users to add new folders to My Folders or any 
new page that has been created in Cognos Connection.  When 
adding a new folder a name, description and screen tip can be 
assigned to the folder.  See page 34 for information on creating 
folders. 

v  New Job – allows user to schedule multiple reports to be run on a 
regular basis and saved or sent via e­mail.  The reports being run 
must be located in My Folders.  See page 75 for information on 
creating jobs. 

v  New URL – web links can be added in My Folders to easily access 
frequently used web sites. 

v  New Page – gives user the ability to create a new page in Cognos 
Connection (see page 54 for information on adding a new page). 
This option is also available on custom pages. 

v  Cut – allows selected items in the current window to be removed 
from the current location and pasted in another location. 

v  Copy – will copy selected items in the current window to be pasted 
in another location. 

v  Paste – once items are cut or copied, this option will place the 
items in the desired location.

84 
v  Delete – using this option will permanently remove an item from 
Cognos Connection.  Example: 

To delete a folder, click the box to the left of the folder to 
select it and then click the delete icon  . 

v  Set Properties – allows users to set properties on My Folders. 
Typically, the properties are set as they should be and this should 
not have to be adjusted. 

v  Order – allows the user to change the default order of the folders 
and items listed in My Folders.  The default order is folders appear 
first in alphabetical order, and then individual items appear in 
alphabetical order. 

Additional Icons 

v  Tab Menu – the menu options available under this icon allow 
the user to add to, remove, or rearrange the order of the Portal Tabs 
(pages) within Cognos Connection. 

v  Scroll left/Scroll right – allows the user to scroll between Portal 
Tabs (pages) in Cognos Connection when there are more pages than 
what can be viewed on a window. 

v  Edit – this icon is only available from custom pages.  Users can 
maintain the content for these pages by selecting this option.

85 
Report Item Icons and Actions 
Once a folder is selected, a listing of reports stored in that folder is displayed. 
To view and/or print any report, click on the report link. 

Example of Demographic Folder 

Preceding each item in a folder, there is an icon that helps identify the item or 
some property of the item.  The icon on an item can change as different actions 
are taken on that item or changes are made to the item. 

ITEM ICONS 

v  ­ this indicates the item is a folder.  Clicking on this item will open 
the folder and display the contents of the folder. 

v  ­ indicates the item is a web link.  Clicking on this item opens the 
web page of the link.

86 
v  – reports with this designation can be edited in Query Studio. 

v  ­ items with this icons are scheduled jobs. 

v  – icons with a small arrow in the lower left hand corner indicates that 
the report is a shortcut.  Shortcuts are links to existing reports in 
another folder.  Shortcuts always use the report definitions of the 
source report.  As the report definitions of the source report 
changes, so will the report definitions for the shortcut.   Also, if the 
source report is deleted the shortcut will no longer work.  See page 
41 for more information on creating shortcuts. 

v  – indicates that a stored report will, by default, open in an HTML 
format. 

v  – indicates that a stored report will, by default, open in a PDF 
format. 

v  – indicates that a stored report will, by default, open in an Excel 
2000 single sheet format. 

v  – indicates that a stored report will, by default, open in an Excel 
2000 format. 

v  – indicates that a stored report will, by default, open in an Excel 
2002 format. 

v  ­  indicates that a stored report will, by default, open in an Excel 
2007 format 

v  –  indicates the item is a Report View, which is a reference to 
another report, but has its own properties, such as prompt values, 
schedules, and results.  The Report View overlay can appear on 
different icons.  This example shows a PDF Report View. 

v  ­ indicates a custom page saved in My Folders.

87 
Report Action Icons 

Following each item in the folder is an action or list of actions that can be taken 
with that item. 

v  Set Properties – each item is assigned a set of properties by default 
when the item is created.  The owner/author of an item can change the 
default property settings by selecting this option.  On most items there are 
general settings, run options, and permissions settings within the properties 
screen.  Also, default settings for a report can be set within the report 
properties. 

Note: Properties cannot be changed on items in the Public Folders. 

v  View output versions of report – this indicates that at least one version 
of the actual report exists for the item.  Multiple occurrences of a report can 
exist as defined in the properties of the item.  The item icon preceding the 
name of the item generally identifies the format of the saved report.  By 
selecting this option, the saved reports can be viewed, downloaded or 
deleted. 

v  Run with options – this selection gives the user different options as to 
how the report should be run.  The report format, time report is generated 
and how the report is viewed (printed or viewed on screen) can all be 
managed when running a report.

88 
 v  Open with Query Studio – this option is available for users to open 
reports in Query Studio.  Users can select this option to make changes in 
any report procedure created in Query Studio.  Typically users will copy 
these report items to “My Folders” before opening them in Query Studio. 

v  Create a report view – creating a report view allows the user to 
generate a report, change property settings, such as report format, on the 
report view without affecting the base report.  For example, the base report 
might have default settings of viewing the report on screen in an HTML 
format, while the report view of the same report is being sent to the printer in 
a PDF format.  Creating a report view does not change the original report. 
Since a report view shares the same report specification as the source 
report, if changes are made to the source report within Query Studio, the 
report view will also reflect these changes.  See page 45 for information on 
creating a report view. 

v  Schedule – indicates a schedule exists for the report.  Reports or report 
views can be set to run at regular intervals.  The schedule option allows a 
user to determine the frequency that the report is run, the formats in which 
the report will be generated, the start and end time of the schedule, and how 
the report should delivered (saved, printed, or e­mailed).  If a report is 
saved, the report properties determine how many versions of the report can 
be stored before being overwritten.  See page 64 for more information on 
report schedules. 

v  Add to my Portal Tabs – if a custom page has not been setup as an 
additional tab to a user’s Cognos Connection window, this icon will create 
a new tab for the page. 

v  Additional actions – selecting this option provides the user 
with additional actions that can be taken on an item.  Some actions available 
in this area give the user the ability to create shortcuts to reports, modify a 
schedule, remove a schedule, move a report, or delete a report. 

Example of additional actions menu

89 
90
Troubleshooting Tips 
I.  Unable to open report in an Excel format using Internet Explorer – 
If encountering problems opening a report in an Excel format when 
using Internet Explorer, the following steps may have to be taken to get 
Excel to open from Cognos Connection or Cognos Viewer. 

Step 1: On the Internet Browser select Tools 
Internet Options 
Security 
Trusted Sites – click the ‘Sites’ button 
Uncheck “Require Server Verification” 
Add site *.arkansas.gov 

Step 2: On the Internet Browser select Tools 
Internet Options 
Security – click the “Custom Level” button 
Download – Automatic Prompting for file 
downloads – enable 
Download – File Download – enable 

Step 3: On the Internet Browser select Tools 
Pop Up Blocker 
Pop Up Blocker Settings 
Add site *.arkansas.gov 

Step 4:  Add site *.arkansas.gov to any additional Pop Up Blocker 
software installed on your machine. 
. 

– OR – 

Step 1: Run the report in a PDF or HTML format. 

Step 2: With the report on screen, hold the control key (Ctrl) and 
click the “View in Excel…” icon. 

II.  Schedule Fails – If a schedule fails to run, the following items are 
issues to check that are known to have caused a schedule to fail.  See 
page 72 for more information on reviewing the results of a scheduled 
activity. 
A.  Password Changes – If a user makes a password change and 
that user has schedules defined, the schedules will start to fail until

91 
 the user renews their credentials in Cognos.  The user must go to 
My Area (  ) >> My Preferences, select the Personal tab, and 
click the Renew the credentials link. 

B.  Invalid Prompt Information – Occasionally it may be necessary to 
review the prompt information that was defined for the report when 
the schedule as set.  Use the following steps to adjust the prompts 
for a schedule. 

1.  Select the Scheduling Icon (  ) for the report schedule that 

needs to be adjusted. 

2.  Locate the Prompts section at the bottom of the screen and 
click the Edit… link. 

3.  Select the correct Database Connection, and modify all 
prompts with the correct information. 
4.  Once back on the main schedule screen click OK to run 
the schedule with the new settings.

92 
III.  Unable to print full report – If the report will only print one screen at a 
time it is usually an indication that the report is not displayed in a PDF 
format.  Once changed to a PDF report the printer icon (  ) should 
appear in a banner directly above the report.  When viewing a report in 
Cognos Viewer the format of the report can be changed by clicking on 
the dropdown menu next to the current display icon (typically the 
HTML format  ) and selecting the PDF format icon (  ). 

NOTE:  See page 13 for steps necessary to change the default report view 
to PDF. 

IV.  Unable to access Cognos or unable to open folders in Cognos 
Connection – One possible reason this problem exists is that a 
shortcut was created that takes the user directly to the Cognos login 
screen.  In this situation it is possible the user will either not be able to 
open the login screen OR be able to login and access Cognos but not 
be able to open any folders in Cognos.  Users should ALWAYS 
access Cognos by going to the APSCN web page ( 
http://apscn.org) as noted on page 5.

93 
V.  Report opens in Query Studio each time it is run – By default, when 
a report is created in Query Studio, the properties are set for the report 
to always open in Query Studio.  These reports are usually identified 
by the Query Studio icon (  ) that appears next to the report link. 

To fix this problem click on the Properties icon (  ) of the report and 
change the Default Action under the Query tab to “Run the Report”, 
then click OK. 

VI.  Always get a copy of an old report when clicking the report item 
link – This typically indicates that the Default action in the properties is 
set to “View Most Current” and there is a copy of a report stored with 
the report item.  This problem will generally exist in “My Folders”.   The 
following graphic shows how to locate report items that will produce 
these results.

94 
Note that the blue “Run” icon (  ) is missing next to the PDF (  ) report item and 
that there is a stored version of the report as indicated by the “versions” icon (  ) 
located under the Actions menu. 

To fix this problem click on the Properties icon (  ) of the report and change the 
Default Action under the Query tab to “Run the Report”, then click OK.

95