1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de control de

la información documentada o montar los procedimientos operativos?

Uno de los puntos importantes de la norma ISO 9001 es el control de la documentación del
sistema. En la ISO 9001:2008 se refiere a todos los documentos y registros de la empresa y
en cambio el concepto que se utiliza en la nueva actualización de la norma es información
documentada. Como ya he comentado en varias publicaciones lo que varía es el nombre y
no al concepto en general, con lo que los que estéis adaptando vuestro manual y
procedimientos a la ISO 9001:2015deberéis sustituir las palabras de documentos y
registros por información documentada

Dejando esto claro, mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de
cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura
es indispensable para estandarizar los procesos. Pero es cierto también, que hasta que no
se tienen redactados todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera y por lo tanto, no se puede completar los registros de control de
documentos. Por lo tanto, debe ser al mismo tiempo, e ir corrigiendo a medida que se va
redactando todos los procedimientos

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Son documentos que describen la forma específica de llevar a cabo una actividad. Los
procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan varias
operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo,
procedimiento de compras). Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una
operación concreta, normalmente asociada a un puesto de

Cuando se relevan los procesos de una empresa, surge muchas veces la pregunta ¿hasta
qué nivel se debe detallar las actividades?, es decir, cuándo es que se debe desarrollar
procedimientos e instrucciones de trabajo. Para referirse a estos conceptos, es importante
en primer lugar recordar la importancia de mapear los procesos. En el marco de la
metodología para desarrollar la mejora continua de los procesos, el mapeo de los procesos
se convierte en las especificaciones de los mismos que a su vez sirven de base para controlar
su calidad.

Como parte del mapeo de los procesos, se debe tomar en cuenta que el resultado del relevo
de los procesos actuales y propuestos, se plasma en un modelo que, generalmente, se
representa en forma de diagramas de los procesos. Estos diagramas visuales y gráficos,
suelen ser lo suficientemente claros para poder comprender la secuencia de actividades que
transforman los insumos hasta convertirlos en productos finales (bienes o servicios) y
entender los ingresos y salidas parciales y finales durante el proceso. Sin embargo, estos
diagramas son adicionalmente explicados en enunciados documentados a través de
formatos establecidos para su claro entendimiento.
 En este momento del mapeo de procesos, también es necesario identificar cuáles de estas
actividades indicadas en el diagrama de procesos se deben detallar de manera específica en
cuanto a su desempeño y en cuanto a quién hace qué y cuándo (procedimientos) y en cuáles
de ellas se deben describir cómo se realizan las tareas y actividades específicas
(instrucciones de trabajo)

Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO:
ALCANCE: El procedimiento comienza con la formulación de los términos de referencia de la
convocatoria y finaliza con la divulgación de los resultados del concurso. Aplica para todos los
niveles del proceso

DEFINICIONES:

- DOCUMENTO: un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de

un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un
documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”,
“Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”

- DOCUMENTO CONTROLADO: Un documento sujeto a los controles que impiden el

uso no intencionado de versiones defectuosas de la misma.

- CARACTERIZACION DE PROCESOS: Consiste en identificar condiciones y/o elementos

que hacen parte del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se
hace?, ¿Por qué se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace?,? ¿Qué se requiere
para hacerlo?

- GESTION DOCUMENTAL: Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización,
facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
 documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.

- GUIA: Una guía es algo que tutela, rige u orienta. A partir de esta definición, el
término puede hacer referencia a múltiples significados de acuerdo al contexto. Una
guía puede ser el documento que incluye los principios o procedimientos para
encauzar una cosa o el listado con informaciones que se refieren a un asunto
específico

- INSTRUCTIVO: Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta del
funcionamiento de algo en particular. Así, por ejemplo puede hacerse referencia a
instructivos para el uso de un determinado dispositivo, o para la ejecución de un
programa determinado, etc.; en este caso, el término se utiliza con asiduidad, pero
existen otros en donde existe un mismo proceder pero se omite la expresión

- TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Las Tablas de Retención Documental - TRD,

constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de
la entidad acorde a su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de
retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de
las agrupaciones documentales.

- SISTEMA DE GESTION: Un sistema de gestión es un conjunto de reglas y principios

relacionados entre sí de forma ordenada, para contribuir a la gestión de procesos
generales o específicos de una organización. Permite establecer una política, unos
objetivos y alcanzar dichos objetivos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1.Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009
2.ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad - Requisitos

CONDICIONES GENERALES

APROBACION TECNICA:
Aprobación técnica El responsable del documento ingresa a la opción mis responsabilidades
y revisa que el documento cumpla con las siguientes características:
a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y manual
de funciones.
b) La normatividad aplicable para la ejecución del proceso o documentos asociados al mismo.
c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados de las
auditorías internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del documento y su
equipo de trabajo, autocontrol, materialización de riesgos, mediciones, resultados de
encuestas de percepción, entre otros.
d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecución de las actividades
y para los usuarios del mismo.

REVISION METODOLOGICA Y TECNICA

El funcionario de la Oficina de Planeación ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa
que el documento cumpla con las siguientes características:
a) El documento se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos técnicos
para su documentación.
b) El código del documento se ajuste al tipo documental.
c) El objetivo del documento responda al ¿qué?, ¿para qué?
d) La descripción de actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y se ajuste
a los requisitos normativos. e) Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables.

APROBACION Y ELABORACION DEL COCUMENTO

El Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la Alta Dirección revisa aspectos
metodológicos y técnicos del documento y aprueba el paso en el aplicativo para los
documentos que puede aprobar por competencia, en caso de no ser su competencia reasigna
el paso de aprobación y liberación