Contenido
Distribución del espacio en las áreas de trabajo ............................................................................ 1
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO ................................................................................................ 3
Aspectos organizacionales ............................................................................................................ 4
Responsabilidad de su ejecución ................................................................................................... 6
TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO ............ 6
Principios................................................................................................................................... 6
Integración total ........................................................................................................................ 6
Mínima distancia recorrida ....................................................................................................... 7
Circulación ................................................................................................................................. 7
Flexibilidad ................................................................................................................................ 7
Guías fundamentales ..................................................................................................................... 7
Especificaciones por tipo de área ................................................................................................ 16
Relación de ubicación entre despachos generales y privados ..................................................... 18
Bibliografía .................................................................................................................................. 19
• Aportar los elementos de juicio necesarios para llevar a cabo una correcta distribución de las
áreas de trabajo en una organización.
• Explicar los criterios técnicos y tecnológicos que debe considerar una organización para
aprovechar racionalmente el espacio que se destina a instalaciones de trabajo.
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INTRODUCCIÓN
CONCEPTO
La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo,
de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al
personal y a los clientes.
OBJETIVOS
• Desarrollar los criterios necesarios para planear e implementar una distribución del espacio que
facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo, así
como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costo necesarios para llevarlo a
cabo.
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• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una organización realizar su
trabajo en un ambiente favorable.
• Promover una interacción ordenada entre las funciones y procesos y las instalaciones para
llevarlas a cabo.
d) Estrategia de marketing.
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Aspectos organizacionales
Conjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura organizacional, la cultura y el
liderazgo como base del funcionamiento de la organización.
Estrategia
• Incluir sus niveles de aplicación: corporativo, en su definición; funcional, en su relación con las
funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversión en estrategias de negocio
y, global, en cuanto a la participación en un mercado global.
• Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir
en la estructura orgánica.
Estructura
• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad,
procurando seguir una secuencia lógica.
• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal
que permita introducir modificaciones fácilmente.
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• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles. Cuando el estudio
sobre la distribución del espacio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas
instalaciones o remodelación de las actuales, es conveniente tener en cuenta los siguientes
aspectos:
• Considerar que los programas de asignación de espacio deberán estar relacionados con la
planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se
desea ubicar la oficina.
• Prever zonas de estacionamiento para los vehículos del personal de la organización y de sus
clientes.
Cultura organizacional
En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las
creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los
integrantes de la organización. Para ese efecto es necesario considerar las acciones siguientes:
• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la comunicación
se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura de bajo contexto, en la que
la comunicación se use para intercambiar hechos e información.
• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro, de clan y
burocrática.
• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el desempeño sea más
consistente.
Liderazgo
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• Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas específicas, personas,
conductas y procesos y, a nivel macro, enfocado en estrategias, cultura y ambiente.
Responsabilidad de su ejecución
La disposición eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organización
puede efectuarse a través de:
• Consultores externos.
Principios
Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio
requiere de criterios rectores como los siguientes:
Integración total
Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que funcionen
como una unidad total.
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Circulación
Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.
Flexibilidad
Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia
mínimos.
Guías fundamentales
La experiencia y el estudio en materia de distribución por parte de especialistas y estudiosos del
tema han permitido el desarrollo de una serie de guías para obtener una distribución eficaz y
alcanzar los objetivos mencionados.
• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con
buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.
• Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce en fuente
de desorden, ruido y distracción que atentan contra el bienestar y la eficiencia.
• Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de
un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables (módulos), que ocupan
una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio (fi
guras 5.1, 5.2, 5.3 y 5.4).
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• El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante, formando en lo posible una línea recta, por lo
que es de suma importancia evitar las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de
papeles. Asimismo, debe darse preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos
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claves o juego de documentos alrededor de los cuales giran las operaciones de un procedimiento
o las fases de un proceso.
• La colocación del escritorio con o sin máquina de escribir o calculadora, así como la silla o
sillón para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aun
si ésta permanece de pie (fi gura 5.5).
• Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre sí deben colocarse próximas
o adyacentes.
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• Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades del
trabajo. Esta disposición da flexibilidad a los cambios, mejora la apariencia y promueve un
sentimiento de igualdad entre el personal (fi guras 5.6, 5.7 y 5.8).
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• La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo
de cada persona, a fi n de evitar las perjudiciales fuentes de luz frontales. • Los archiveros y otros
gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para
mejorar la apariencia general. Asimismo, hay que considerar las necesidades que deben cubrir
para usarlos adecuadamente (fi gura 5.9).
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• Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas máximas de trabajo para afrontar el
incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio
registrado.
• Las unidades centrales de servicio, como archivos, pool secretarial y fotocopiado, entre otras,
deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios (fi gura 5.10).
• Colocar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan máquinas y equipo ruidoso (fi
gura 5.11).
• Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas,
ascensores y zonas de recepción, para que sean accesibles y no distraigan a otras unidades (fi gura
5.12).
• Al personal cuyo trabajo requiere máxima concentración se le debe situar dentro de divisiones
parciales o completas (fi gura 5.13).
• Para efectuar modificaciones deben usarse preferentemente paneles o divisiones como paredes,
por su facilidad de instalación, movilidad y bajos costos. Las parciales con vidrio plano y opaco
permiten buena luz y ventilación (fi guras 5.14 y 5.15).
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• Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y oficina, a fi n de evitar
tropiezos con cordones que cuelgan del techo o insertos en las paredes.
• Los archiveros y el equipo que se utiliza frecuentemente deben instalarse cerca del personal que
los usa.
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• El mobiliario que puede ensamblarse de acuerdo con la función y el espacio asignado puede
colocarse según las necesidades del servicio (fi guras 5.16, 5.17 y 5.18).
a) sanitarios,
b) espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de manera informal o
tomar un refrigerio,
Tomando en cuenta la apertura de las gavetas, los archiveros deben disponer de un área mínima
de 1.90 m para que pueda maniobrar la persona que trabaja en ellos.
• Debe disponerse de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios para el aseo, papelería
y suministros, o mobiliario y equipos.
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• Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el libre tránsito y evitar molestias
o interferencias en las labores (fi guras 5.19 y 5.20). • La organización debe transmitir una imagen
de orden y confianza.
El despacho privado
Las oficinas deben contar con algunos despachos aislados, por razones del nivel jerárquico,
trabajo confidencial, necesidad de concentración o todo ello simultáneamente.
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Al determinar el área mínima necesaria para los puestos más usuales en cualquier oficina se debe
tomar en cuenta: – Espacio ocupado por los muebles indispensables para el desarrollo de las
actividades. – Accesos al puesto de trabajo, evitando molestar al vecino.
• Disponer de mobiliario que ofrezca una imagen seria e institucional (fi guras 5.21, 5.22 y 5.23).
• Contar con una atmósfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexión que demanda el
desarrollo de ciertos trabajos.
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• Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando hileras de archiveros o
paneles con el fi n de dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen
funciones comunes (fi gura 5.24).
• Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas a cada oficina general y, si es
necesario, ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área
de la oficina general.
• Agrupar los despachos privados y dar a todos el mismo fondo con la finalidad de que estén
alineados.
• Localizar el lugar donde el supervisor pueda ver al personal y verificar que la distancia entre
éste y su oficina sea mínima; cuando tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio deberá
colocarse cerca de la entrada del área a su cargo para que el ingreso de los visitantes cause el
mínimo de distracción.
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Bibliografía
Fincowsky, F., & Benjamín, E. (2009, 2003, 2001). ORGANIZACION DE EMPRESAS Tercera
edición (Tercera edición ed., Vol. 3ra Edición). (E. C. Gutiérrez, Ed.) México D.F.,
México: McGRAW-HILL / INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
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