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EL ACTA

ETIMOLOGIA
Acta en latín significa "los hechos" y viene del verbo ágere que significa hacer.
En el pretérito se dice egi y en el participio se dice actum= lo hecho y en el
plural acta= los hechos
DEFINICIONES
 acta, un documento de carácter oficial que declara la condición legal de
una persona o institución.
 El acta, un documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos
adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para
darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento,
comunidad de vecinos, etc.
(si quieren uds dan mas definiciones)
PARTES DE UN ACTA
La redacción del acta está a cargo generalmente del secretario de la institución
de que se trate, debe contener básicamente lo siguiente:
o INICIO:
a) ENCABEZAMIENTO
En el encabezamiento figurará el nombre de la asociación a no ser que el acta
este recogida en un libro oficial de actas, la fecha en que se celebra la reunión
y las personas que están presentes en la misma. También la hora de inicio de
la misma.
b)ORDEN DEL DIA
Se enumeran los diferentes puntos del orden del día, que deberán de ser
aprobados por los asistentes. Si se sugieren cambios normalmente estos se
someten a votación y si salen aprobados se modifica el acta del día
o CONTENIDO
DISCUSIÓN DE LOS DIFERENTES PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA
El primer punto del orden del día suele ser la lectura y aprobación del acta de la
anterior reunión, a no ser que se trate de una reunión extraordinaria.
Normalmente se envía dicha acta con la convocatoria de la asamblea para que
se puedan recoger las modificaciones necesarias antes de la reunión. Si no se
aprueba se recogerán las modificaciones aprobadas y se le volverá a dar
lectura en la siguiente juntanza.
Cada punto se debate de forma independiente y deberán de recogerse los
acuerdos a los que se llegue. También se recogerán todas las sugerencias y
mociones que se presenten de forma oficial.
o FINAL
El acta suele terminar con una breve nota en la que se indica que se levanta la
sesión y la hora a la que este hecho tiene lugar.
ADICIONALMENTE
Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada
la sesión, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para
determinar si se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio a la
sesión.
Lectura de la agenda: El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que
se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente.
También hace referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden
del día", ya como parte de la agenda.
Firmas de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de cada
institución, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los
asistentes o solamente por el Presidente y el Secretario o por una comisión
elegida para tal fin.
TIPOS DE ACTA
 Acta de Constitución:
El acta de constitución viene a ser la partida de nacimiento de la
organización que estamos formando y en cual se hace constar el tipo de
organización.
 Acta de reuniones:
Facilita la síntesis de lo sucedido de la reunión. Resulta muy apropiado
para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance
de un determinado proyecto, o aquellos que se convocan para la
resolución de conflictos.
 Acta de Nacimiento: Es redactada por la autoridad representativa del
país como un juez que deja constancia de la identificación de un nuevo
ciudadano. Si bien por lo general es expedida a los recién nacidos, un
adulto también puede solicitarla en el caso de haberla extraviado. En
este tipo de ata se deja constancia sobre el lugar y fecha de nacimiento,
el nombre del individuo, el nombre de la madre y el padre y su domicilio,
la hora y el lugar de nacimiento.
 acta de matrimonio: Es expedida por el juez en lo civil en el momento en el
que los novios contraen matrimonio.
En ella constan el lugar y fecha del acto civil, el nombre y apellido de los
contrayentes, su domicilio, el nombre y apellido de sus padres y el nombre y
apellido de los testigos. Finaliza el acta la firma del juez, de los contrayentes y
de los testigos. Al contar con validez jurídica antes de volverse a casar, los
contrayentes deben tramitar el divorcio, el divorcio debe ser validado por un
juez en lo civil.
 acta de defunción: Es un acta suscrita y validada por un Juez de Registro
Civil, en el caso de es expedida por el juez en lo civil en el momento en el
que los novios contraen matrimonio. En este documento se escribe el
nombre del fallecido, sus datos generales así como también las causas
de su muerte. Debido a que es un documento oficial esta acta es
necesaria para el caso de litigios u otros procedimientos penales que
lleven al cabo los deudos tales como reclamación de herencia, cobro de
seguros de vida, etc.

 acta de divorcio: Se le llama acta de divorcio a la resolución por parte de


un juez competente que determina que una pareja está divorciada o que da
por concluido su contrato matrimonial aunque también se le da el nombre
de acta de divorcio al acta de matrimonio con un adenda que especifica
dicha resolución.

CARACTERISTICAS
• Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
• Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deberá figurar el
nombre de ésta.
• Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quiénes han asistido
y quiénes no.
• Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunión o junta (el presidente).
• Orden del día a tratar. En él se indicarán los puntos a tratar tratando de que
éstos se relacionen por orden de tratamiento.
• Se indicarán los acuerdos adoptados en la reunión o junta, pero también se
podrán indicar aquellos aspectos o puntos en los que no se ha podido establecer
un acuerdo.

• Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.


• Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con
derecho a voto ya que no todos los presentes tienen derecho a voto, e
incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar pero su voto no resulta
vinculante. Por otra parte, se indicará quiénes son las personas que votan
personalmente o quiénes delegan su derecho de voto sobre otras
(representantes) por medio de la autorización correspondiente.
• Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo
esta última persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la
firma se entiende que el acta es aprobada en reunión.
¿QUÉ REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA?
EL ACTA DEBE CONTENER POR LOS MENOS LOS SIGUIENTES
REQUISITOS GENERALES:
1.- NOMBREY RUC de la empresa a la cual pertenece
2.- NÚMERO DE ACTA las actas deben llevar una numeración
cronológica.
3.- ÓRGANO QUE SE REÚNE (Asamblea de accionista. Junta de
socios, juntas directivas, consejos de administración, etc.)
4.- CLASE DE LA REUNIÓN (Ordinaria – Extraordinaria – Universal, de
derecho propio, de segunda convocatoria.)
5.- CIUDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA REUNION, Son ineficaces
las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del
domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.
6.- EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunión.
7.- QUIÉN CONVOCÓ Y EN CALIDAD DE QUÉ; el medio utilizado para
convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o fecha en
que se convocó.
Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se
cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la
convocatoria, salvo en la reunión universal.
¿PARA QUE SIRVE EL ACTA?
Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y
acordados en una
Reunión o situación específica (Comité o evento en general).