BAB III

KEGIATAN PKL

A. Administrasi Farmasi Rumah Sakit

Sistem Informasi Manajemen di Rumah Sakit Bhayangkara dikelola
dengan sistem billing. Masing–masing data dalam setiap proses kegiatan di
Instalasi Farmasi disimpan dalam dua bentuk, yaitu dengan pencatatan
secara manual dan secara komputerisasi yang dilakukan oleh petugas
administrasi farmasi atau oleh petugas farmasi.
Pengelolaan data yang teratur dan tertib akan membantu dalam
meningkatkan pelayanan di Instalasi Farmasi dalam pengambilan keputusan
dan kebijakan. Sistem Informasi Manajemen di Instalasi Farmasi Rumkit
Bhayangkara mencakup beberapa data yaitu pengadaan, pembelian,
pengelolaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan. Data yang ada dalam
Sistem Billing RS meliputi:

1. Data daftar harga obat dengan selalu memperbarui harga obat

sesuai perubahan. Perubahan harga yang baru dimasukkan kedalam
komputer yang telah terprogram terutama untuk pelayanan resep
umum dan pembelian di luar resep.
2. Data penambahan stok barang dilakukan setiap hari dengan
masing– masing faktur dari distributor.
3. Data penjualan obat
Data penjualan obat dimasukkan pada nama pasien yang
bersangkutan. Data pemakaian obat pada pasien rawat inap maupun
rawat jalan harus segera diposting untuk menghindari kesalahan
jumlah pemakaian pada pasien.
4. Data penerimaan barang dari gudang farmasi
5. Data penambahan obat baru yang dilakukan oleh petugas bagian
gudang farmasi

15
 16

6. Data daftar obat pada paket tindakan operasi yang secara otomatis
akan masuk ke dalam tagihan pasien.
Data penggunaan obat dalam Billing System dapat digunakan dalam
penyusunan administrasi. Kegiatan administrasi berkaitan dengan
pencatatan manajemen perbekalan farmasi yang dilakukan secara rutin
setiap bulan. Administrasi keuangan pelayanan farmasi digunakan untuk
menentukan anggaran, pengendalian dan analisis biaya. Pengendalian
administrasi dilakukan dengan kegiatan pembuatan laporan berupa:
1. Stock opname
2. Laporan Obat Psikotropika
3. Laporan Obat Narkotika
4. Laporan Obat Umum
5. Laporan Keuangan Harian
6. Laporan Jasa Medis
B. Gudang Farmasi
Kegiatan di gudang farmasi Rumah Sakit Bhayangkara meliputi:
1. Pengadaan
Proses pengadaan digudang farmasi Rumkit Bhayangkara adalah
sebagai berikut:
a. Petugas mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan permintaan dari
unit – unit terkait dan persediaan obat yang stoknya menipis
kemudian ditulis dalam buku defekta.
b. Petugas membuat surat pesanan sesuai dengan distributor yang
sudah ditentukan yang ditandatangani oleh Apoteker
penanggungjawab.
c. Surat pesanan diserahkan kepada salesman atau via telepon
kepada distributor.
d. Jumlah pesanan, nomor surat pesanan, serta distributor ditulis.

2. Penerimaan
Proses penerimaan di gudang farmasi adalah sebagai berikut:
 17

a. Pemeriksaan kesesuaian faktur dengan surat pesanan

b. Pemeriksaan kesesuaian jenis dan jumlah barang dengan faktur
c. Pemeriksaan kondisi barang nomor batch dan tanggal
kadaluwarsa
d. Pemeriksaan jumlah yang diterima
e. Menginput faktur kedalam billing system yang meliputi nomor
surat pesanan, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal terima,
tanggal jatuh tempo, nomor batch, harga beli, jumlah diskon
3. Penyimpanan

a. Penyimpanan perbekalan farmasi dilakukan sesuai

persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Sistematika
penyimpanan harus memperhatikan stabilitas (sifat fisika
kimia) serta peraturan perundang- undangan yang berlaku.
b. Penyimpanan obat dan alkes ditempatkan pada tempat yang
terpisah.
c. Obat di simpan menurut bentuk sediaan (tablet, injeksi, infus,
sirup, suppositoria, salep) dan kemasan (botol atau box).
Sediaan narkotika psikotropika disimpan dalam lemari
tersendiri dan selalu terkunci. Obat – obat yang harus
disimpan pada suhu kurang dari 25ºC ditempatkan pada
lemari pendingin.
d. Perbekalan farmasi disimpan dengan prinsip Farmakologi
yaitu sesuai dengan khasiat, FEFO (First Expired First Out)
yaitu barang yang memiliki waktu kadaluwarsa lebih dekat
dikeluarkan lebih dahulu, barang yang memiliki waktu
kadaluwarsa yang sama dengan prinsip FIFO (First In First
Out) dimana barang yang datang terlebih dahulu dikeluarkan
terlebih dahulu juga.
e. Pemantauan penyimpanan dilakukan setiap hari meliputi
pemantauan suhu dan kelembaban.
 18

f. Evaluasi proses penyimpanan dilakukan setiap bulan dengan

melihat kartu kendali suhu serta keefisienan dalam
penyimpanan obat.
4. Pendistribusian
a. Menerima lembar permintaan obat dari instalasi farmasi
b. Menyiapkan sesuai permintaan dan stok yang ada di gudang
farmasi, jika ada stok yang kosong ditulis dalam buku untuk
kemudian diorderkan.
c. Entry data distribusi sesuai permintaan.
d. Menghubungi unit terkait yang mengajukan permintaan untuk
mengambil.
C. Depo Farmasi Rawat Jalan
Ruang pelayanan obat dan alat kesehatan di Rumah Sakit Bhayangkara
untuk rawat jalan dan rawat inap berada dalam satu ruang yang sama.
Kegiatan pelayanan obat di instalasi rawat jalan meliputi:
1. Permintaan
Permintaan obat dan bahan medis habis pakai dilakukan oleh petugas
farmasi dengan memantau stok obat diruang pelayanan. Permintaan
ke gudang ditulis dalam form permintaan obat dan diserahkan
kepada petugas gudang, permintaan dilakukan satu minggu sekali
setiap hari Senin. Jumlah obat dan bahan medis habis pakai yang
diminta disesuaikan dengan stok diruang pelayanan dan perkiraan
kebutuhan untuk satu pekan kedepan.
2. Penyimpanan
Penyimpanan obat di ruang pelayanan farmasi Rumkit Bhayangkara
menggunakan sistem kombinasi, yaitu sistem FIFO (first in first out),
FEFO (First expired first out), farmakologi dan bentuk sediaan. Obat
narkotika, psikotropika, dan high alert disimpan dalam tempat yang
terpisah, obat high alert diberi label warna merah dengan keterangan
”high alert double chek”. Obat dengan kemiripan kemasan atau
pengucapan diberi stiker warna kuning bertuliskan ”LASA” (Look
 19

Alike, Sound Alike). Berdasarkan stabilitas suhu penyimpanan, obat

disimpan dalam ruang yang berbeda, misal sediaan insulin disimpan
dalam lemari pendingin. Berdasarkan bentuk sediaan salep
diletakkan pada rak paling atas, sedian sirup disimpan pada rak yang
berbeda. Penyimpanan alat kesehatan juga diletakkan pada tempat
yang terpisah dengan penyimpanan obat. Penggunaan sistem
kombinasi dalam penyimpanan selain menjaga kestabilan obat
berdasarkan suhu, juga akan memudahkan dalam penyiapan obat dan
meminimalkan terjadinya kesalahan dalam pengambilan dan
penyiapan obat.
3. Pelayanan resep
Distribusi/dispensing obat kepada pasien rawat jalan menggunakan
sistem Individual Prescription (peresepan individu). Resep yang
diterima dilakukan skrining terlebih dahulu sebelum disiapkan dan
diserahkan kepada pasien disertai informasi mengenai aturan pakai,
cara penyimpanan, dan informasi lain mengenai cara penggunaan
obat. Apabila diperlukan dapat dilakukan konseling oleh apoteker
kepada pasien/ keluarga pasien.
a. Alur pelayanan resep
Resep yang masuk diterima oleh petugas TTK / administrasi
kemudian dilakukan skrining (administrasi, farmasetik dan klinis)
dan diberi tanda tertulis pada resep untuk membedakan resep
umum, JKN, atau kesehatan tertentu. Petugas memberikan harga
obat / nota dan menginformasikan total biaya kepada pasien (bagi
pasien umum). Jika pasien menyetujui kemudian resep masuk
pada tahap selanjutnya yaitu penyiapan obat, pemberian etiket dan
pemeriksaan tahap akhir oleh apoteker sebelum obat diserahkan
kepada pasien. Setiap tahap dari pelayanan resep ini dilakukan
dengan tujuan meminimalkan kesalahan pelayanan obat.
 20

b. Penyimpanan resep
Lembar resep yang masuk dikumpulkan menjadi satu setiap
bulan. Resep dipisahkan berdasarkan jenis resep (umum, JKN,
KT) Resep yang mengandung obat narkotika psikotropika.
Lembar resep disimpan tersendiri.
D. Depo Farmasi Rawat Inap
Kegiatan pelayanan obat dan alat kesehatan untuk rawat inap, sama
dengan yang dilakukan di instalasi rawat jalan dengan penambahan penyiapan
obat sesuai permintaan rawat inap, paket operasi dan partus.
1. Permintaan
Permintaan obat dan bahan medis habis pakai yang akan digunakan
oleh rawat inap diminta berdasarkan kebutuhan pasien rawat inap.
Permintaan ditulis dilembar permintaan obat rawat inap oleh perawat
kemudian oleh petugas farmasi/administrasi disalin pada lembar
pemakaian yang merupakan arsip untuk bagian farmasi.
2. Penyimpanan
Penyimpanan obat di ruang pelayanan farmasi Rumkit Bhayangkara
menggunakan sistem kombinasi, yaitu sistem FIFO (first in first out),
FEFO (First expired first out), efek farmakologi dan bentuk sediaan.
Obat narkotika, psikotropika, dan high alert disimpan dalam tempat
yang terpisah, obat high alert diberi label stiker warna merah dengan
tulisan ”high alert doublek chek”. Obat dengan kemiripan kemasan atau
pengucapan diberi stiker warna kuning bertuliskan ”LASA” (Look
Alike, Sound Alike). Berdasarkan stabilitas suhu penyimpanan, obat
disimpan dalam ruang yang berbeda, misal sediaan insulin disimpan
dalam lemari pendingin. Berdasarkan bentuk sediaan salep diletakkan
pada rak yang paling atas, sedian sirup ditempatkan pada rak yang
berbeda. Penyimpanan alat kesehatan juga diletakkan pada tempat yang
terpisah dengan penyimpanan obat. Penggunaan sistem kombinasi
dalam penyimpanan selain menjaga kestabilan obat berdasarkan suhu,
 21

juga akan memudahkan dalam penyiapan obat dan meminimalkan

terjadinya kesalahan dalam pengambilan dan penyiapan obat.
3. Pelayanan obat rawat inap
Pelayanan obat pada pasien rawat inap menggunakan sistem individual
Prescription (peresepan individu), yakni menggunakan lembar
permintaan obat tiap pasien untuk penggunaan selama 24 jam setiap
hari. Permintaan dilakukan beberapakali dalam sehari. Penggunaan obat
pada pasien rawat inap dikelola oleh perawat dibawah pengawasan
farmasi. Lembar permintaan obat disesuaikan dengan terapi yang telah
diberikan oleh dokter penanggung jawab pasien. Jumlah dan jenis obat
yang diminta disalin oleh petugas farmasi pada lembar pemakaian obat
pasien kemudian dimasukkan dalam SIM RS Billing System. Pada
ruang rawat inap juga disediakan stock khusus untuk obat-obat
emergency. Obat tersebut meliputi obat–obat life saving dalam bentuk
emergency kit/trolley emergency, obat simtomatis dan alkes yang sering
digunakan. Penentuan jenis dan jumlah stock bangsal dilakukan oleh
Tim Farmasi dan Terapi berdasarkan usulan unit yang bersangkutan.
4. Pelayanan ruang gawat darurat, kamar operasi, dan ruang bersalin
Pelayanan pada ruang gawat darurat, kamar operasi, dan ruang bersalin
menggunakan sistem floor stock, yakni obat dan alkes yang telah dipilih
disediakan dalam ruangan dengan jumlah yang telah ditentukan sesuai
kesepakatan. Pemakaian obat dan alkes tiap pasien kemudian dicatat
oleh perawat dalam slip pemakaian yang diserahkan kepada farmasi.
Floor stock yang telah digunakan kemudian diisi kembali sesuai slip
yang telah diberikan. Persediaan tersebut dikelola oleh perawat dalam
pengendalian farmasi. Pada tindakan operasi dan ruang bersalin obat
dan alat kesehatan telah dibuat daftar sesuai tindakan yang akan
dilakukan. Obat disiapkan oleh petugas farmasi sesuai informasi paket
yang akan digunakan oleh kamar operasi atau ruang bersalin.
Penggunaan pada ruang operasi dan ruang bersalin ditulis dalam lembar
pemakaian obat dan dimasukkan dalam SIM RS billing system.
 22

E. Pelayanan Informasi Obat

Pelayanan Informasi Obat merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan
oleh Apoteker untuk memberikan informasi secara akurat, tidak bias, dan
terkini kepada dokter, apoteker, perawat, profesi kesehatan lainnya dan
pasien.
1. Tujuan
a. Menyediakan informasi mengenai obat kepada pasien dan tenaga
kesehatan di lingkungan rumah sakit.
b. Menyediakan informasi untuk membuat kebijakan-kebijakan yang
berhubungan dengan obat terutama bagi Panitia Farmasi dan
Terapi.
c. Meningkatkan profesionalisme Apoteker.
d. Menunjang terapi obat rasional
2. Kegiatan
a. Memberikan dan menyebarkan informasi kepada konsumen secara
aktif dan pasif.
b. Menjawab pertanyaan dari pasien maupun tenaga kesehatan
melalui telepon, surat dan tatap muka.
c. Membuat buletin, leaflet dan label obat.
d. Menyediakan informasi bagi Panitia Farmasi dan Terapi
sehubungan dengan penyusunan Formularium Rumah Sakit.
e. Melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga farmasi dan
tenaga kesehatan lainnya.
Semua informasi diberikan dalam bahasa yang mudah untuk dipahami dan
dimengerti oleh pasien . Informasi yang diberikan meliputi indikasi, aturan
minum, cara minum, efek samping obat serta cara penyimpanannya.