Anda di halaman 1dari 18

BAB I

KELENGKAPAN ORGANISASI

1.1. NAMA ORGANISASI : “PERMATA GBKP”

1.2. LAMBANG PERMATA GBKP

Lambang PERMATA GBKP terdiri dari beberapa warna yang masing-masing mempunyai arti dan
makna seperti :
1. Warna Biru melambangkan kedamaian
2. Warna Putih melambangkan kesucian/kelembutan hati
3. Warna Kuning melambangkan keteguhan hati
4. Warna Merah melambangkan keberanian

Lambang PERMATA GBKP dihiasi dengan :


1. Salib berarti keselamatan
2. Perisai berarti menangkis
3. Pita berarti mengikat
4. Alkitab berarti pegangan hidup dan pedoman hidup
5. Tulisan PERMATA GBKP berarti persekutuan
6. Daun dan buah berarti terbentuknya PERMATA GBKP 12 September 1948
7. Rumah Adat Karo berarti PERMATA adalah bersukukan Karo

Kode Warna dalam Lambang PERMATA GBKP


Warna Biru : R = 56, G = 62, B = 135
Warna Kuning : R = 251, G = 237, B = 36
Warna Merah : R = 220, G = 52, B = 49
Warna Putih : R =225 , G = 225, B = 225

1. 3 PANJI PERMATA GBKP

1
Panji PERMATA GBKP :
1. Dibuat dari kain dasar berwarna kuning
2. Berbentuk perseguí panjang dengan perbandingan 3 : 2
3. Di tengah-tengah panji tersebut terdapat lambang PERMATA GBKP
4. Penempatan panji di sebelah kiri bendera merah putih

1.4 LENCANA PERMATA GBKP

Lencana PERMATA GBKP:


Hak cipta oleh PERMATA GBKP dengan kode edisi dan tahun penciptaan
1. Dipergunakan pada acara resni
2. Ukuran 2 x 3 cm
3. Penempatan di dada atas sebelah kiri

2
1.5 MARS PERMATA GBKP

3
BAB II
PERSIDANGAN

2.1.6. Musyawarah Anggota Tahunan (MAT)


Musyawarah Anggota Tahunan merupakan musyawarah PERMATA GBKP Majelis
(Runggun) yang bertugas untuk mengevaluasi pelayanan PERMATA GBKP Majelis (Runggun),
kinerja Pengurus Majelis (Runggun) PERMATA GBKP dan menetapkan program kerja
PERMATA GBKP Majelis (Runggun) untuk setahun ke depan. Untuk penjelasan lebih lanjut
mengenai rapat ini dapat di lihat di P3RT PERMATA GBKP BAB V Pasal 25.

2.1.6.1. Jadwal Acara Persidangan Musyawarah Anggota Tahunan (MAT)


PRA PERSIDANGAN :
1. Kebaktian pembuka
2. Kata Sambutan :
a. Panitia pelaksana (kalau ada)
b. Pengurus Runggun PERMATA GBKP
c. Pengurus Klasis PERMATA GBKP
d. Undangan
e. BP Runggun/Penasehat/Seksi PERMATA yang sekaligus membuka persidangan
Musyawarah Anggota Tahunan (MAT)
3. Upacara Pembukaan Persidangan
a. Menyanyikan Indonesia Raya (Peserta sidang berdiri)
b. Pembacaan Visi – Misi PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)
a. Menyanyikan Mars PERMATA GBKP (Peserta sidang berdiri)
PARIPURNA/PLENO I :
1. Pengesahan Sidang
2. Pembahasan Jadwal dan tata tertib persidangan
3. Pemilihan Pimpinan Sidang
PARIPURNA/PLENO II :
1. Pembacaan LPJ
2. Pembahasan LPJ
3. Pandangan Umum/ Pengesahan LPJ
PARIPURNA/PLENO III :
1. Pembagian Sidang Komisi
2. Pembahasan Hasil Sidang Komisi
3. Pengesahan Hasil Sidang Komisi
4. Penyerahan Hasil Komisi-Komisi
PARIPURNA/PLENO IV
1. Penyerahan Program kerja dari Pimpinan Sidang kepada Pengurus
2. Pemberhentian Pimpinan Sidang
3. Penutupan Persidangan

4
Keterangan :
1. Pra Persidangan biasanya dipimpin oleh seorang MC atau seksi persidangan
2. Setelah selesai menyanyikan lagu Mars PERMATA GBKP Pengurus Runggun PERMATA
GBKP langsung mengambil tempat di depan atau tempat yang sudah ditentukan dan Ketua
Pengurus RunggunPERMATA GBKP bertindak sebagai Pimpinan sidang sementara
sampai pemilihan Majelis Pimpinan sidang (PARIPURNA I poin 3)
3. Setelah Majelis Pimpinan Sidang terpilih, Pimpinan sidang sementara menyerahkan palu
persidangan dan PARIPURNA I ditutup oleh Majelis Pimpinan sidang
4. Pandangan Umum adalah tanggapan dari peserta sidang/anggota yang merupakan penilaian
Pelayanan PERMATA Runggun, kinerja Pengurus Runggun PERMATA GBKP serta
mensahkan/mentidaksahkan LPJ Pengurus. Pandangan umum disampaikan oleh perwakilan
dari peserta sidang/anggota atau perwakilan dari tiap sektor.
5. SIDANG KOMISI adalah rapat kelompok yang bertugas untuk membahas Program kerja
yang dirancang Pengurus Runggun PERMATA GBKP dan membuat program kerja yang
baru.
6. Peserta sidang dibagi menjadi 5 komisi :
a. Komisi Umum
b. Komisi Pembinaan
c. Komisi Konsolidasi
d. Komisi Partisipasi
e. Komisi Keuangan
7. Pimpinan sidang menyerahkan palu persidangan kepada pengurus dan selanjutnya pengurus
terpilih mencabut SK Majelis Pimpinan Sidang (PARIPURNA VI)
8. Pengurus menutup PARIPURNA VI dan sekaligus menutup rangkaian acara Musyawarag
Anggota Tahunan (MAT)

5
BAB III
SURAT MENYURAT DAN ADMINISTRASI

Dalam Organisasi PERMATA GBKP, surat menyurat itu sangat penting untuk mendukung
perjalanan pelayanan PERMATA GBKP. Surat merupakan salah satu alat komunikasi antar
PERMATA GBKP yang berfungsi sebagai informasi dan pernyataan secara tertulis.

Jenis surat yang ada di PERMATA GBKP


1. Surat Undangan Kegiatan
2. Surat Pengembalaan (SP)
3. Surat Keputusan (SK)
4. Surat Pengunduran Diri
5. dll

PERMATA GBKP memiliki bentuk resmi (Official style) dalam membuat surat mulai dari
Pengurus Pusat sampai ke Pengurus Sektor PERMATA GBKP. Tujuannya adalah untuk
penyeragaman administrasi organisasi.

3.1 MODEL DAN KOMPONEN SURAT


Unsur –unsur penting yang terkandung dalam surat
A. Kepala Surat (Kop)
- Nama Organisasi
- Alamat
- dll

B. Leher Surat
- Tanggal Surat
- Nomor
- Lampiran
- Hal
- Sifat Surat
- Alamat yang dituju

C. Badan Surat
- Salam Pembuka
- Kalimat Pembuka
- Isi Surat
- Kalimat penutup

D. Kaki Surat
- Salam Penutup
- Nama & Jabatan
- Tanda Tangan
- Tembusan
- Stempel
- Inisial pembuat Surat

(Lihat Lampiran)

3.2 FORMAT PENOMORAN SURAT

A. PENGURUS PUSAT

Kabanjahe, 12 September 2014


No : ………/..*/PP/..***/2014
Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
6
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial PENGURUS PUSAT
*** : Bulan (Dalam angka Romawi )

B. PENGURUS KLASIS

Kabanjahe, 12 September 2014


No : ………/..*/PK-..**/..***/2008
Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial Nama Klasis
*** : Bulan (Dalam angka Romawi )

C. PENGURUS RUNGGUN

Kabanjahe, 12 September 2014


No : ………/..*/PR-..**/..***/..****/2008
Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial Nama Runggun
*** : Inisial Nama Klasis
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi

D. PENGURUS PERPULUNGEN

Kabanjahe, 12 September 2014


No : ………/..*/PPr-..**/..***/..****/2008
Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan
** : Inisial Nama Perpulungen
*** : Inisial Nama Runggun
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi)

7
E. PENGURUS SEKTOR

No : ………/..*/PS-..**/..***/..****/2008 Medan, 1 Mei 2008


Lamp : 1 (Satu) Berkas
Hal : Undangan Rapat

Keterangan :
* : Kode Bidang yang mengeluarkan surat keluar, yaitu :
 A : Umum
 B : Bidang Pembinaan
 C : Bidang Konsolidasi
 D : Bidang Partisipasi
 E : Bidang Keuangan

** : Inisial Nama Sektor


*** : Inisial Nama Runggun
**** : Inisial Bulan (Dalam angka Romawi)

Keterangan Penomoran Surat


1. Nomor surat diletakkan di kiri atas surat di bawah kop surat.
2. Metode penomoran surat : [Nomor]/[Kode Bidang]/[Tingkatan dan inisial nama
klasis/runggun]/[Bulan]/[Tahun]
3. Tempat dan tanggal pembuatan surat diletakkan di kanan atas surat, di bawah kop surat
sejajar dengan nomor surat
4. Penomoran terpusat di sekretaris umum.
5. Penomoran mengikuti tahun Kalender (tahun baru dimulai nomor 1 (satu))

3. 3 Stempel
Setiap surat yang dibuat dan dikeluarkan haruslah dibubuhi stempel. Bentuk stempel
berbentuk oval dan berwarna violet, dan stempel dibubuhkan/ terletak disebelah kiri tanda tangan
(lihat pada lampiran)

8
BAB IV
SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN

4.1. Laporan Pertanggungjawaban

Dalam Laporan Pertanggungjawaban harus terdiri dari materi-materi seperti di bawah ini:

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan penjelasan akan Laporan Umum Pengurus
Pusat/Klasis/Runggun/Perpulungen/Sektor yaitu meliputi:
1. Realitas Keberadaan Pengurus
2. Hubungan Kerja (BP setingkat, BP setingkat di bawah, Senioren, Pengurus PERMATA
GBKP setingkat di atas, dan Pengurus PERMATA GBKP setingkat di bawah).

BAB II LAPORAN KEGIATAN


A. UMUM
A. 1. Administrasi dan Kesekretariatan
A. 2. Inventaris
A. 3. Realisasi Program Kerja
A. 4. Buku Kas
A. 5. Realisasi Anggaran
A. 6. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
A. 7. Lampiran (opsional)
B. BIDANG PEMBINAAN
B. 1. Realisasi Program Kerja
B. 2. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
B. 3. Lampiran (opsional)
C. BIDANG KONSOLIDASI
C. 1. Realisasi Program Kerja
C. 2. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
C. 3. Lampiran (opsional)
D. BIDANG PARTISIPASI
D. 1. Realisasi Program Kerja
D. 2. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
D. 3. Lampiran (opsional)
E. BIDANG KEUANGAN
E. 1. Realisasi Program Kerja
E. 2. Laporan Tim/Badan/Biro (bila ada)
E. 3. Lampiran (opsional)

BAB III : KESIMPULAN DAN SARAN


BAB IV : PENUTUP

Penulisan Laporan dapat dibuat dalam 2 bentuk/model penulisan yang berbeda dan Setiap
klasis, runggun, ataupun sektor dapat memilih bentuk/model penulisan sesuai dengan yang
dibutuhkan. 2 (dua) bentuk / model penulisan tersebut antara lain :

NB : Penulisan Laporan Tidak Menggunakan Kop Surat

4. 1. 2 Model Tabel

No Tujuan Target Fisik Hasil Kendala Solusi Keterangan


Kuantitas Kualitas

9
4.2. Rapat Koordinasi

Rapat koordinasi adalah rapat yang dilakukan dalam setahun sekali(waktu disesuaikan)
untuk memaparkan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat, serta membahas
hal-hal yang menjadi hambatan yang dihadapi dalam kepengurusan. hal- hal yang dibicarakan
dalam rapat koordinasi antara lain :
 Jenis kegiatan yang terdekat
 Tujuan kegiatan
 Jadwal dan tempat kegiatan
 Hal-hal tentang kegiatan tersebut
 Hambatan yang terjadi dalam kepengurusan (bila ada)

Ada 2 bentuk / model penulisan yang dapat dipilih dalam memaparkan kegiatan (program kerja)
terdekat yaitu :

4.2.1. Model Narasi

BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. PROGRAM KERJA PERIODE……S/D……
BAB III. PENUTUP

4.2.2. Model Tabel

Bidang………………..

No Jenis Kegiatan Tujuan Pelaksanaan Keterangan


Jadwal Tempat

Ketua Sekretaris

10
BAB V
PENGUKUHAN DAN PERGANTIAN PENGURUS

5.1. Pengukuhan Pengurus


1. Kepengurusan dinyatakan sah setelah dikeluarkannya SK pada sidang.
2. Pengurus yang disisip dinyatakan sah apabila melalui Rapat Pengurus.
3. Pengurus yang direposisi dinyatakan sah melalui Rapat Pengurus.
4. Pelantikan pengurus dilantik oleh Pendeta didampingi oleh pengurus setingkat diatasnya, pada
Kebaktian Minggu dan atas nama BP. Runggun.( P3RT Bab IV Pasal 17 : 1 – 5 )

5. 2. Pergantian Pengurus
5.2.1. Penyisipan Pengurus
Mekanisme Penyisipan Pengurus adalah sbb:
1. Ada posisi yang kosong di Kepengurusan
2. Yang berhak mengganti adalah pengurus yang diputuskan dalam rapat pengurus
(P3RT PERMATA GBKP Bab IV Pasal 14 : 3a)
Teknis Penyisipan :
1. Dibicarakan di Rapat pengurus
2. Ditanya kesediaan yang bersangkutan (sebaiknya melalui surat resmi)
3. Diminta rekomendasi tertulis dari penurus PERMATA tempat asal calon pengurus
4. Diberi undangan untuk menghadiri rapat /kegiatan
5. Diberikan SK Pengurus

5.2.2. Reposisi Pengurus


Reposisi dalam kepengurusan dapat terjadi dalam kepengurusan pada tingkat pelayanan
masing-masing. Reposisi pengurus dibahas dan diputuskan dalam rapat intern pengurus. Hal
tersebut dapat terjadi karena beberapa alasan antara lain : kekosongan pada salah satu bidang, dan
tidak tepatnya posisi seorang pengurus pada bidang yang sedang dijabatnya. Beberapa. Hasil
reposisi dilaporkan pada pengurus setingkat diatasnya agar dikeluarkannya SK reposisi berdasarkan
keputusan MUPEL/MPPK/MA dan tanggal rapat penentuan reposisi (P3RT PERMATA GBKP
Pasal 16 ayat 3). Contoh SK lihat lampiran

5.3. Surat Penggembalaan


Sesuai dengan P3RT PERMATA GBKP Bab IV Pasal 18 : 1g “Tidak aktif selama 2 bulan
berturut-turut tanpa ada pemberitahuan, dan tidak mengindahkan himbauan atau surat
penggembalaan”
Kriteria tidak aktif :
- Tidak menghadiri rapat
- Tidak menghadiri kegiatan PERMATA
- Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya atau tidak dapat
dipertanggungjawabkannya
Catatan :
1. 1.Ketiga hal di atas saling berkaitan.
11
2. Masing-masing kepengurusan memiliki Petunjuk Pelaksana (JUKLAK) yang membahas
tentang hal ini dan harus mengacu kepada P3RT PERMATA GBKP
3. Jumlah SP yang dikeluarkan sebanyak 3 (tiga) kali
4. SP dikeluarkan oleh bidang konsolidasi dan tembusan ke pengurus setingkat di bawahnya

Isi Surat penggembalaan


1. Diberikan penggembalaan/teguran
2. Diberikan risalah rapat dan jadwal kegiatan terdekat
3. Diberi tenggat waktu evaluasi untuk pemberian SP berikutnya
(Lihat Pada Lampiran)

Contoh Surat Pengunduran diri

Dengan Hormat,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : ……… Marga/Beru……


Jabatan : Sekretaris bidang keuangan

Dengan ini bermaksud mengajukan pengunduran diri dari Kepengurusan PERMATA GBKP
(Runggun/Klasis/Pusat) …….. Masa Bakti 20xx-20xx, dikarenakan kesibukan pekerjaan yang
mengharuskan saya untuk berpindah domisili. Dengan adanya perpindahan ini, maka tugas-tugas
saya dalam kepengurusan tidak dapat saya laksanakan.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya, atas
bantuan dan dukungan yang telah diberikan, saya ucapkan terima kasih banyak. Tuhan memberkati
pelayanan kita semuanya.

Hormat Saya,
Medan, 9 April 2012

TTD

Nama yang mengundurkan diri

12
Contoh Berita Acara

BERITA ACARA SERAH TERIMA


PENGURUS PERMATA GBKP
RUNGGUN/KLASIS/PUSAT………..

Pada hari ini tanggal ………… tahun 20xx bertempat di ……… , kami yang bertanda tangan
dibawah ini :

Nama : ………………
Jabatan : Bendahara PERMATA GBKP Rg…. (yang lama)
Selanjutnya disebut Pihak Pertama.

Nama : ………………
Jabatan : Bendahara PERMATA GBKP Rg…. (yang baru)
Selanjutnya disebut Pihak Kedua.

Pihak pertama menyerahkan administrasi, inventarisasi dan keuangan PERMATA GBKP


Runggun/Klasis .................. Pihak kedua menerima penyerahan administrasi, inventarisasi dan
keuangan PERMATA GBKP Runggun/Klasis ..................

Maka mulai penandatanganan Berita Acara Serah Terima ini segala administrasi, inventarisasi dan
keuangan PERMATA GBKP Runggun/Klasis ................. beralih dari Pihak Pertama kepada Pihak
Kedua yang menerimanya dengan baik.
Berita Acara Serah Terima ini dibuat dan ditandatangani pada hari tanggal dan tahun tersebut di atas
oleh kedua belah pihak serta dilengkapi dengan memori pertanggungjawaban sebagai lampiran.

Pihak pertama Pihak Kedua

Nama Nama

Disaksikan oleh

1. Nama ……. Jabatan ttd


2. Nama ……. Jabatan ttd
3. Nama ……. Jabatan ttd

Contoh Juklak
PETUNJUK PELAKSANAAN PENGGEMBALAAN
PERMATA GBKP RG/KLASIS/PUSAT……………..
I. Syarat Penggembalaan
13
 Tidak menghadiri rapat
 Tidak menghadiri kegiatan PERMATA
 Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya atau tidak dapat
dipertanggungjawabkannya
II. Tata Cara
 Dengan ketentuan masing-masing poin diatas tidak terpenuhi 50% kehadiran dan dievaluasi
setiap 2 bulan sekali didalam rapat pengurus rutin. Maka melalui keputusan atas dasar
kesepakatan rapat pengurus rutin, maka pengurus bersangkutan dikenakan surat
penggembalaan (SP) pertama.
 SP diberikan sebanyak 3 kali dan selama dikenai penggembalaan, yang bersangkutan harus
memenuhi syarat-syarat penggembalaan.
 Isi Surat penggembalaan
1. Diberikan penggembalaan/teguran
2. Diberikan risalah rapat dan jadwal kegiatan terdekat
3. Diberi tenggat waktu evaluasi untuk pemberian SP berikutnya interval waktu
antara SP yang pertama dengan yang kedua, SP yang kedua dengan yang ketiga adalah 2
bulan dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Selama dikenai Penggembalaan, yang bersangkutan wajib mengikuti segala
kegiatan PERMATA dilingkungan pelayanannya minimal 70 % dari seluruh
kegiatan dalam 2 bulan terhitung semenjak SP dikeluarkan.
2. Selama dikenai penggembalaan, yang bersangkutan wajib dkunjungi oleh
pengurus minimal 2 kali jika memungkinkan BP.runggun/klasis juga
disertakan.
3. Jika syarat SP I dapat dilaksanakan oleh yang bersangkutan maka SP I dapat
dicabut dan statusnya sebagai pengurus yang digembalakan dikembalikan
sebagai pengurus aktif.
4. Namun jika yang bersangkutan tidak dapat memenuhi syarat yang diembankan
maka yang bersangkutan dikenakan SP II dengan syarat yang sama dengan SP
I. demikian seterusnya sampai dengan SP III.
5. jika yang bersangkutan tidak mampu memenuhi syarat yang tercantum dalam
SP maka secara tidak terhormat yang bersangkutan diberhentikan sebagai
pengurus. Maka hak dan kewajibannya sebagai pengurus dicabut.
 Surat pemberhentian dikeluarkan setelah rapat rutin pengurus melalui kesepakatan evaluasi
yang juga sudah diberitahukan kepada BP. Runggun/Klasis.

NB : dapat disesuaikan dengan keadaan di Rg/Klasis/Pusat

14
BAB VI
URAIAN TUGAS PENGURUS PERMATA GBKP

6. 1 Pendahuluan
 Seluruh pengurus PERMATA GBKP adalah satu tubuh Kristus yang menjalankan roda
organisasi dan program PERMATA GBKP secara kolektif.
 Seluruh pengurus PERMATA GBKP dalam menjalankan program dan kegiatan
PERMATA harus senantiasa berpedoman kepada Visi PERMATA GBKP adalah “Kawan
sekerja Allah yang menjadi harapan dan penyejuk hati di tengah dunia” (Karo: “Aron
Dibata si jadi rudang-rudang i tengah doni”, Inggris: “Being God’s modern apostles who
shine forth as light and hope of the world”) dan Misi PERMATA GBKP adalah
mengembangkan spiritual jemaat berbasis Alkitab; mempererat persaudaraan PERMATA
GBKP yang saling menopang dan membangun; memperkokoh sinergi jaringan organisasi
PERMATA GBKP; Menggali dan mengembangkan potensi PERMATA GBKP;
Meningkatkan rasa kemanusiaan dan keutuhan ciptaan Allah.. (P3RT PERMATA GBKP
Bab I Pasal 4)

6. 2 TUGAS FUNGSIONAL PENGURUS


6.2.1 UMUM
1. Bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas kepada Allah di dalam keberadaannya selaku
PERMATA GBKP dan mampu mengemban Tri tugas Gereja ( Bersaksi, Bersekuru , Melayani
).
2. Mewakili PERMATA GBKP ke dalam dan ke luar
3. Mendorong terciptanya hubungan yang harmonis dengan seluruh anggota PERMATA GBKP
dan memonitoring/mengadakan penggembalaan terhadap kegiatan PERMATA GBKP setingkat
di bawahnya
4. Membangun jaringan dan kerjasama dengan organisasi lain baik intern maupun extern

6.2.2 KETUA
1. Mengkoordinir pelaksanaan program
2. Bertanggung jawab dan wajib mengetahui keberadaan keuangan ( sumber uang masuk, uang
keluar, dan buku kas ), bersama Bendahara menandatangani surat / laporan / buku kas
keuangan dan menutup pembukuan setiap akhir bulan
3. Mendistribusikan pekerjaan menurut tugas bidang – bidang
4. Memimpin jalannya rapat rutin pengurus
5. Memimpin jalannya persidangan – persidangan pada tiap tingkatan masing – masing :
- Perpulungen / Sektor / Runggun : Musyawarah anggota, Musyawarah Anggota Tahunan
- Klasis : Rakor, MPLPK, MPPK
- Pusat : MPL, MUPEL
6. Bersama dengan Sekretaris dan Bendahara sebagai utusan ke rapat dan persidangan –
persidangan :
- Runggun : Sidang Runggun, Sidang ngawan
- Klasis : Rapat Orientasi Klasis, Sidang Klasis
15
- Pusat : Rakor Moderamen, Sidang Program dan keuangan
Moderamen, Sidang Kerja Sinode ( SKS ), Sidang Sinode

6.2.3 SEKRETARIS
1. Bertanggung jawab penuh terhadap keberadaan kesekretariatan
2. Mempersiapkan administrasi rapat serta membuat notulen rapat dan mengarsipkan hasil – hasil
rapat, bila berhalangan dapat digantikan untuk sementara oleh sekretaris bidang sesuai dengan
batas kewenangannya
3. Bertanggung jawab dalam hal surat menyurat
4. Harus mengetahui seluruh kegiatan dan program baik yang sudah lewat, sedang berjalan, atau
yang akan dilaksanakan dan menjadi pusat informasi ( HUMAS ) kegiatan
5. Berhak mendelegasikan suatu kegiatan yang sifatnya mendadak ( tidak sempat untuk
dirapatkan ) kepada selurh pengurus setelah dikoordinasikan dengan ketua dan dapat
dipertanggung jawabkan dalam pleno
6. Bertanggung jawab membantu Ketua dalam menjalankan tugasnya
7. Menjadi Sekretaris persidangan pada tingkatan pengurus masing – masing :
- Perpulungen / Sektor / Runggun : Musyawarah Anggota, Musyawarah Anggota Tahunan
- Klasis : MPLPK, MPPK
- Pusat : MPL, MUPEL
Dan menyelesaikan RISALAH (P3RT Bab V Pasal 20 : 9; Pasal 22 : 9; Pasal 24 : 9) setelah
persidangan berakhir
8. Mempersiapkan Laporan – laporan kegiatan ke Rapat / Persidangan
9. Membuat undangan atau pemberitahuan jika diadakan rapat
10. Bersama dengan Ketua dan Bendahara sebagai utusan ke rapat dan persidangan

6.2.4 BENDAHARA
1. Bertanggung jawab terhadap keberadaan keuangan
2. Menutup buku kas setiap akhir bulan dan menandatanganinya bersama Ketua
3. Membuat laporan dan melaporkan keberadaan keuangan secara terperinci setiap rapat pengurus
4. Melaporkan keuangan ke persidangan – persidangan pada tiap tingkatan masing – masing :
- Perpulungen / Sektor : Musyawarah Anggota
- Runggun : Musyawarah Anggota, Sidang Runggun, Sidang Ngawan
- Klasis : MPLPK, MPPK, Sidang Klasis
- Pusat : MPL, MUPEL, Rakor Moderamen, Sidang Program & Keungan
Moderamen, SKS, Sinode
5. Bersama bidang keuangan bertanggung jawab dalam mengupayakan pencarian sumber
keuangan
6. Bersama Ketua dan Sekretaris sebagai utusan ke persidangan – persidangan
7. Bertanggungjawab terhadap keberadaan inventaris

6.3. TUGAS BIDANG - BIDANG


6.3.1 BIDANG PEMBINAAN
1. Mengkoordinir kegiatan pembinaan iman dan kerohanian PERMATA GBKP
16
2. Menyusun Program bidang Pembinaan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program
bidang pembinaan
3. Membuat rapat khusus Bidang dan wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat pengurus
4. Membimbing dan membina biro, koordinator, panitia, seksi, dan Tim yang menjalankan
program bidang pembinaan
5. Memonitoring / mengadakan penggembalaan terhadap kegiatan PERMATA setingkat di
bawahnya khusus bidang pembinaan dan dapat melakukan kunjungan pelayanan
6. Membuat renungan singkat setiap diadakan rapat pengurus, memimpin doa serta membuat
kebaktian singkat untuk setiap kegiatan intern
7. Memotivasi semua PERMATA / pengurus untuk memiliki hubungan yang baik dengan Tuhan

6.3.2 BIDANG KONSOLIDASI


1. Bertanggung jawab untuk membina organisasi dan pengkaderan PERMATA GBKP
2. Menyusun Program bidang Konsolidasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program
bidang Konsolidasi
3. Membuat rapat khusus Bidang dan wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat pengurus
4. Membimbing dan membina biro, koordinator, panitia, seksi, dan Tim yang menjalankan
program bidang konsolidasi
5. Memonitoring / mengadakan penggembalaan terhadap kegiatan PERMATA setingkat di
bawahnya khusus bidang Konsolidasi dan dapat melakukan kunjungan pelayanan
6. Berhak melaksanakan konsolidasi terhadap semua pengurus PERMATA GBKP di tingkatan
pengurus masing – masing dan pengurus PERMATA GBKP setingkat di bawahnya
7. Membuat surat penggembalaan kepada pengurus yang :
- Tidak hadir tanpa pemberitahuan apapun pada rapat pengurus
- Tidak aktif mengikuti kegiatan
- Tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya
( Sesuai dengan Juklak masing – masing pengurus )

6.3.3 BIDANG PARTISIPASI


1. Bertanggung jawab untuk melakukan aksi dan partisipasi di tengah – tengah gereja, masyarakat,
bangsa dan Negara serta menampung dan mengembangkan minat, bakat dan talenta dari
anggota PERMATA GBKP
2. Menyusun Program bidang Partisipasi dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program
bidang Partisipasi
3. Membuat rapat khusus Bidang dan wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat pengurus
4. Membimbing dan membina biro, koordinator, panitia, seksi, dan Tim yang menjalankan
program bidang Partisipasi
5. Memonitoring / mengadakan penggembalaan terhadap kegiatan PERMATA setingkat di
bawahnya khusus bidang Partisipasi dan dapat melakukan kunjungan pelayanan

6.3.4 BIDANG KEUANGAN


1. Bertanggung jawab untuk melakukan penggalangan dana dan penggalian sumber – sumber dana
untuk pelayanan PERMATA GBKP
17
2. Menyusun Program bidang Keuangan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan program
bidang Keuangan
3. Membuat rapat khusus Bidang dan wajib melaporkan kegiatan bidang dalam rapat pengurus
4. Membimbing dan membina biro, koordinator, panitia, seksi, dan Tim yang menjalankan
program bidang Keuangan
5. Memonitoring / mengadakan penggembalaan terhadap kegiatan PERMATA setingkat di
bawahnya khusus bidang Keuangan dan dapat melakukan kunjungan pelayanan
6. Membantu Bendahara dalam menyiapkan laporan keuangan dalam setiap rapat dan persidangan
7. Dapat menngantikan tugas Bendahara bila yang bersangkutan berhalangan atas seizing ketua
8. Membuat daftar pendistribusian barang dan daftar hutang piutang
9. Membuat TIM Verifikasi keuangan pra persidangan dari unsur PERMATA GBKP

6.4. TUGAS KETUA BIDANG, SEKRETARIS BIDANG DAN ANGGOTA BIDANG


6.4.1 Ketua Bidang
 Merupakan koordinator untuk seluruh kegiatan bidang
 Dapat mengambil peran ketua ( bila berhalangan ) sesuai dengan bidangnya dan batas
kewenangannya
6.4.2 Sekretaris Bidang
 Menyusun jadwal rapat bidang, notulensi rapat bidang dan membuat laporan kegiatan
bidang
 Dapat mengambil peran Sekretaris ( bila berhalangan ) sesuai dengan bidangnya dan batas
kewenangannya
6.3.3 Anggota Bidang
 Bersama dengan Ketua dan sekretaris bidang melaksanakan program bidang
 Berperan aktif dan bertanggungjawab dalam pelaksanaan program bidang
 Dapat mengambil peran Ketua dan sekretaris bidang ( apabila berhalangan ) sesuai dengan
bidangnya dan batas kewenangannya.
STRUKTUR KEPENGURUSAN PERMATA

KETUA PENASEHAT

SEKRETARIS BENDAHARA

BIDANG BIDANG BIDANG BIDANG


PEMBINAAN KONSOLIDASI PARTISIPASI KEUANGAN

Panitia, Tim, Biro Panitia, Tim, Biro Panitia, Tim, Biro Panitia, Tim, Biro

18