INSTITUCION EDUCATIVA SANTA MARIA GORETTI

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y

CODIGO: EM-PR-001
CONTROL DE DOCUMENTOS
EVALUACION Y MEJORA VERSION: 01

1. OBJETIVO
Establecer los parámetros para la elaboración de documentos, su codificación, aprobación, emisión,
revisión, actualización, optimización, modificación, control de cambios, distribución, anulación, manejo e
identificación de documentos obsoletos o que han perdido vigencia, implementados en el Sistema de
Gestión de la Calidad de la Institución Educativa Santa María Goretti, garantizando la utilización de
documentos vigentes por parte de los funcionarios de la Institución.
2. ALCANCE
Aplica para la elaboración y control de todos los documentos implementados para asegurar la operación
eficaz de los procesos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución Educativa
Santa María Goretti de Bucaramanga.

3. DEFINICIONES
a. Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del Sistema de
Gestión de la Calidad, originados en una optimización de una actividad o conjunto de actividades o por
cambios en la reglamentación.
b. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de la
Institución.
c. Adopción: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en funcionamiento de
nuevos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, que lo requieran.
d. Anulación: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestión de la Calidad un documento
obsoleto.
e. Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación de las actividades
contenidas en el documento revisado previamente.
f. Caracterización del Proceso: Documento que describe las características del proceso, incluyendo
sus entradas, salidas, normatividad que lo rige y recursos necesarios para su aplicación entre otros.
g. Creación: Elaboración de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad por primera vez.
h. Codificación: Identificación de algunos documentos (según Ley General de Archivo) del Sistema de
Gestión de la Calidad, definidos en este procedimiento.
i. Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o modificaciones realizadas a los
documentos del Sistema.
j. Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas responsables.
k. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede estar en papel,
magnético, óptico o electrónico, o una continuación de éstos.
l. Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su eliminación pierde
su vigencia.
m. Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento, instructivo o formato del
Sistema de Gestión de la Calidad.
n. Emisión o Expedición: Acción formal de las directivas de la Institución para oficializar un
documento.
o. Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un
proceso o actividad.
p. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar información específica para llevar
a cabo una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos, cuyo contenido aplica
habitualmente en un solo proceso de la Institución. Siempre está identificado por un código.
q. Líder de Proceso: Persona que tiene como responsabilidad el resultado del proceso, cuyas
funciones y responsabilidades serán las de coordinación de la operatividad del mismo, aplicación de
políticas y objetivos estratégicos de la Institución , cumplimiento de la normatividad interna y externa
pertinente al proceso y la promoción de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos. Los
Líderes de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades necesarias para el
eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y responsabilidad. De igual manera, son quienes
implementan y revisan el cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentación de las auditorias de
Calidad.
r. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de
la Calidad de la Institución. El manual puede variar en cuanto a detalle y forma, para adecuarse al
tamaño y complejidad de la Institución.
s. Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos o formatos), que
correspondan a la implementación de nuevas actividades o controles exigidos por cambios de
normatividad interna o externa, que afectan a un proceso.
t. Optimización: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se realice de manera
más eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener el mismo resultado, o con los mismos
tiempos y costos realizar más operaciones o servicio.
u. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable
que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
v. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
w. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos
x. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas y
objetivos de la Institución, que buscan dar conformidad con los requisitos propios ó de organismos
externos regulatorios.
y. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto
de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
z. Versión: Indica mediante un número consecutivo la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia dicho número. Ejemplo:
01, 02, 03…

4. ASPECTOS GENERALES
4.1 Elaboración de documentos
4.1.1 Estructura Documental:
Para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión, de acuerdo con la norma NTC-ISO 9001: 2008
adoptado por la Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga, se establece la siguiente
estructura documental:

MANUAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS

MANUAL DE FUNCIONES

REGISTROS DE CALIDAD

DOCUMENTOS DE
ORIGEN EXTERNO
4.1.2 Estructura de los documentos:
a. Encabezado:
El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad tales como
Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos,
instructivos y formatos.
De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es “Arial”. Se
utilizan a discreción los tamaños de la letra, según las necesidades de diseño y presentación.
El encabezado contiene los siguientes aspectos:
PENDIENTE MODIFAR GRAFICO

2.NOMBRE DEL DOCUMENTO

4. CODIGO

1. LOGO
3.NOMBRE DEL PROCESO 5. VERSION

1. Logo: El Logotipo de la Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga a utilizar en los
documentos es el autorizado por la Institución.
2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se está elaborando
(Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Instructivo,
etc.) que relaciona el contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar.
3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual corresponde el
documento que se está elaborando.
4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus
documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los
procesos al verificar la necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de correo
electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la incorporación en el Listado Maestro de
Documentos Externos.
5. Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se puede realizar
manual desde el mismo instante en que se elaboran, creando una estructura jerárquica que permite
parametrizar y asignar un código para cada tipo de documento.
6. La codificación se establecerá de acuerdo con el siguiente esquema:

SIGLA DEL PROCESO - SIGLA TIPO DOCUMENTO - CONSECUTIVO

Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en la siguiente tabla:

SIGLA DEL SIGLA DEL TIPO DE NUMERO

MACROPROCESO SUBPROCESO
PROCESO DOCUMENTO CONSECUTIVO
GESTION DIRECTIVA GD 001
VISIONAL MAN: Manual
EVALUACION Y MEJORA EM .
CP: Caracterizaciones de
MISIONAL GESTION EDUCATIVA GE Proceso
.
MATRICULA MA .
PR: Procedimiento
.
IT: Instructivo
.
ADMINISTRACION DE DS: Documento de
DE APOYO .
Soporte.
RECURSOS HUMANOS, AR FO: Formato
.
FISICOS Y FINANCIEROS .
GUIA: Guías
N
Ejemplo:
EM-PR-001 – PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

7. Versión: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se identifican
con un consecutivo iniciando en 01. El número de versión se registra en el encabezado como se indica
en la figura. La versión del documento se actualiza conforme a la aprobación de los cambios,
simultáneamente con la fecha de vigencia.

b. Contenido:
Para la edición de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, el contenido es flexible en
cuanto a la utilización de Diagramas de Flujo, Texto, imágenes ó una combinación de las mismas,
preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la documentación.
El contenido del documento depende de su tipo, como se explica a continuación:
1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad: Este documento presenta un contenido abierto, se
deben incluir los siguientes aspectos:
 Alcance del Sistema de Gestión
 Exclusiones de la Norma NTC-ISO 9001: 2008
 Relación de todos los documentos internos (manuales, procedimientos, instructivos, políticas,
reglamentos, etc.) que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución
Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga y su ubicación.
 Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado. Estos documentos
establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas, objetivos y proyectos de la
Institución, que buscan dar conformidad con los requisitos propios ó de entes externos regulatorios.
Ejemplo: el plan estratégico de la Institución.
3. Caracterización de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto de manera integral y
secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los
objetivos institucionales.
4. Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodología para llevar a cabo una actividad o
un proceso, definiendo los siguientes aspectos: quién hace, qué hace, cómo y cuándo lo hace.
5. Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o instrucciones que se deben tener
en cuenta para llevar a cabo una actividad, sin necesidad de establecer el paso a paso. Los Instructivos
pueden ser elaborados para explicar el detalle de actividades combinadas (manuales e interactuando
con una herramienta tecnológica), a nivel interno de la Institución Educativa Santa María Goretti de
Bucaramanga, o para explicar a los clientes ciertas actividades que lo requieran.
 Interno: En el caso que los instructivos sean definidos para detallar internamente ciertas
actividades de la Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga.
 Externo: En el caso que los instructivos sean definidos para explicar a clientes ciertas
actividades, la estructura del documento es abierta.
6. Formato: El contenido de los documentos es abierto. Los formatos tienen una estructura diseñada
para cada necesidad, de acuerdo al proceso en que se requiera. Los formatos tiene encabezado similar
a los documentos del Sistema de Gestión, estos documentos en particular no cuentan con pie de
página.
Nota: Todos los documentos deberán ser redactados en lenguaje sencillo y asequible al ciudadano
común, garantizando la comprensión por todos los administrativos de la Institución, docentes de la
Institución y los colaboradores en general.
El profesional encargado de la documentación del sistema de Gestión de Calidad será el encargado de
asignar los códigos y versiones para así garantizar la consulta de éstos en medio magnéticos, a todos
los colaboradores de la Institución.
c. Pie de Página:
Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas que elaboran,
revisan y aprueban los documentos. Esta característica solo aplica a los siguientes documentos:
Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos,
instructivos y otros manuales (Los formatos no tienen establecido pie de página). El pie de página
contiene los siguientes aspectos:
 Elaboró: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que puede ser diferente a
quien lo digita ó elabora, el cargo y la fecha.
 Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicación del documento, de
igual manera se incluye el cargo y la fecha.
 Aprobó: Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó en la Institución, lo
faculta para aprobar el contenido del documento.
 Fecha de emisión: Fecha en la que el documento empieza a formar parte del sistema de
gestión de la calidad (fecha de vigencia).
 Número de páginas: cantidad de páginas que contiene el documento.

Elaboró: Reviso: Aprobó: Fecha de

Emisión:
Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma: Página x de x

4.2 Control de documentos

4.2.1 Elaboración, Actualización, Revisión y Aprobación de documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad.
La Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga con el fin de garantizar la vigencia de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y asegurar una eficaz y eficiente administración de
los mismos, ha establecido la implementación de controles a cargo de responsables en cada una de las
instancias de elaboración, revisión y aprobación, tal como se ilustra en el siguiente cuadro. Para tal
efecto, el Líder de cada Proceso es responsable revisar la documentación de su Proceso.

Cuadro de elaboración, revisión y aprobación de documentos

TIPO DE
ELABORA REVISA APRUEBA
DOCUMENTO
Documentador del Sistema de
Manual de Calidad Líder de proceso Rectora
Gestión de Calidad
Caracterizaciones de Documentador del Sistema de
Líder de proceso Rectora
Procesos Gestión de Calidad
Otros manuales Documentador del Sistema de
Líder de proceso Rectora
Gestión de Calidad
Procedimientos Documentador del Sistema de
Líder de proceso Rectora
Gestión de Calidad
Instructivos Documentador del Sistema de
Líder de proceso Rectora
Gestión de Calidad
Formatos Documentador del Sistema de
Líder de proceso Rectora
Gestión de Calidad

La sección de EVALUACION Y MEJORA institucional es quien administra y quien realiza las copias de
seguridad; a efectuarse cada mes, de la red de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la
Calidad, por lo cual ningún documento puede ser manejado de manera independiente, sin la revisión y
el control de dicha sección. En consecuencia, cualquier cambio que se efectúe debe ser evaluado
previamente por la sección de EVALUACION Y MEJORA, a través de una primera revisión después de
su elaboración, momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del documento, redacción y
presentación, teniendo en cuenta los estándares definidos en la Institución. De igual forma, en el caso
que se encuentren cambios que afecten la adecuada operación de los procesos de la institución o de su
imagen institucional, podrá solicitar el concepto técnico, jurídico o de una instancia superior, para
dirimir, aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisión.
La sección de EVALUACION Y MEJORA, en su calidad de administrador del sistema, realiza un
seguimiento permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables de la elaboración,
revisión y aprobación, el cumplimiento de los plazos definidos en la parametrización de tiempos para
cada una de estas actividades. De igual forma participa en este procedimiento, realizando la revisión del
borrador y asesoría para ajustes, así como en la publicación del documento, una vez cumplidos los
requisitos normativos de la Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga para tal efecto.
Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se elaboran en la
Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga deben ser revisados y aprobados antes de
su divulgación. Los niveles de revisión y aprobación de los diferentes documentos se definen a
continuación:
4.2.1. El Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, el Procedimiento para la Elaboración y Control
de documentos y, demás Manuales de Procedimientos y procesos son revisados por líder de proceso,
aprobados por la rectora.
4.2.2. Revisión y Actualización de documentos
El Líder de cada proceso es responsable de la revisión periódica de los documentos para comprobar su
vigencia y aplicabilidad. En caso de encontrarlos desactualizados, ordena la modificación, dando así
inicio al procedimiento de elaboración, revisión y aprobación de documentos por parte de las personas
que ocupan los mismos cargos o desarrollan los roles establecidos en el cuadro.
4.2.3. Distribución de Documentos
Los documentos son administrados por la sección de EVALUACION Y MEJORA, en el archivo digital
de calidad. Desde esta herramienta se actualizará la Información que pueden consultar todos los
colaboradores de la Institución en internet, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de todos
los administrativos y colaboradores que ejerzan funciones en la Institución Educativa Santa María
Goretti de Bucaramanga. Esta herramienta busca eliminar las impresiones y el uso indebido de
versiones no vigentes u obsoletas. En consecuencia, todo documento impreso será considerado
“Documento no Controlado”.
4.2.4. Seguimiento y control de cambios
El control de los cambios hechos a los documentos será diligenciado por el responsable de la
actualización o modificación de los mismos, por la sección de EVALUACION Y MEJORA quien hará el
seguimiento y control de dichos cambios, para asegurarse que hayan sido realizados, teniendo en
cuenta su conveniencia dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, como vehículo de optimización de
los procesos.
En la sección de EVALUACION Y MEJORA, se registra el historial de cambios que ha sufrido el
documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la versión y la descripción del mismo.

FORMATO DE SEGUIMIENTOY CONTROL DE

CODIGO: EM-FO-001
CAMBIOS
EVALUACION Y MEJORA VERSION: 01

Código Nombre del documento Fecha del cambio Versión Descripción

4.2.7 Control de documentos Obsoletos y de documentos externos
Los documentos obsoletos se marcaran con el sello DOCUMENTO OBSOLETO y permanecerán en el
archivo digital del Sistema de gestión de Calidad. En cuanto a los registros en formatos obsoletos,
permanecerán en el proceso, pero marcados con el sello de documento obsoleto.
La responsabilidad sobre la distribución y control de vigencias de los Documentos Externos tales como
Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre otros, que afecten desde el punto de
vista legal el cumplimiento del objeto y funciones de la Institución es responsabilidad de cada Proceso,
los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan
en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la
incorporación de un Documento externo, por medio de correo electrónico notifican al Sistema de
Gestión de Calidad, para la incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos, Estos
documentos externos no requieren aprobación para su aplicación dentro del Sistema de Gestión de la
Calidad de la Institución Educativa Santa María Goretti de Bucaramanga.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración y Control de los Documentos

No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Elaboración del Se elabora, actualiza o Documentador del Documento en
documento nuevo o modifica el documento en la SGC Elaboración
1 actualización y/o Sección de Calidad, bajo el
modificación de uno rol de la persona que
existente. elabora documentos.
Revisión preliminar del Se verifica el documento en Líder de Proceso Documento en
Proceso lo correspondiente a Elaboración
posibles afectaciones del
proceso, a su estructura,
estándar de redacción y
presentación.
2 Si hay observaciones de
ajuste, se envía el
documento para los ajustes
al documentador del SGC,
si no hay observaciones, se
envía con el visto bueno
respectivo.
Ajustes según Con base en las notas Documentador del Documento en
observaciones del hechas por el Proceso, se SGC Elaboración
3 Proceso ajusta el documento y lo
libera nuevamente para
revisión de dicho Proceso.
Verificación de ajustes Se hace la revisión de los Líder de Proceso Documento en
al documento cambios o ajustes en el Elaboración
documento.
Si encuentra
4 inconsistencias, lo
devuelve.
De lo contrario, libera el
documento con su
respectiva aprobación
5 Aprobación del Si el documento se Representante de Documento
 documento encuentra ajustado a las la Dirección Aprobado
necesidades del proceso, (comité de Calidad
imparte su aprobación. Según el caso)
Si el documento no es
aprobado por alguna razón,
se realizan las
observaciones para nuevos
ajustes o modificaciones y
se devuelve a quien lo
elaboró, quien debe realizar
los ajustes y volver a liberar
el documento para nueva
revisión.
.
Monitoreo para A través del seguimiento Documentador del Documento en
actualización del permanente de elaboración SGC Elaboración
Manual de Calidad de documentos, se
establece si se han creado
nuevos procesos o
procedimientos, o si se ha
6 clasificado como “obsoleto”
uno de los existentes, en
cuyo caso es necesario
realizar una actualización
del Manual de Calidad, y
continúa con las siguientes
actividades.
Elaboración informe Se prepara informe para la Documentador del Informe de
actualización Manual Rectora de la Institución, SGC actualización
del SGC detallando los cambios
necesarios en la
documentación del Sistema,
7
que implican una
actualización del Manual del
SGC, el cual se adjunta
como soporte para aprobar
dicha actualización.
Revisión Realiza la revisión del Coordinador del Informe de
informe para la Rectora y si SGC actualización
lo encuentra completo y
8 correcto, lo firma. De lo
contrario lo devuelve al
encargado con
observaciones de ajuste.
Aprobación Verificar la conveniencia de Rectora Documentos
9 la actualización de los Aprobados
documentos
Actualización del Una vez se haya aprobado Documentador del Manual de Calidad
Manual del SGC el documento se aprueba la SGC magnético
adopción de la nueva
10
versión del Manual del
SGC, se realiza la
incorporación o eliminación
 del documento que da lugar
a la actualización de dicho
Manual.
Divulgar documentos Divulgar y capacitar a los Comité de Calidad Registro de
miembros de la comunidad Institucional Asistencia
educativa sobre los
11 documentos en los cuales
el área tenga participación,
y dejar constancia de esta
actividad.