Entering dan Contracting

Proses perubahan yang direncanakan umumnya dimulai ketika satu atau lebih
manajer kunci atau administrator merasakan bahwa dalam organisasi, departemen
atau kelompok perlu diperbaiki atau masalah yang dapat diatasi dengan
pengembangan organisasi. Penyebabnya bisa saja karena kualitas produk jelek,
absensi tinggi dan konflik disfungsional antar departemen. Atau organisasi harus “
lebih inovatif”, “lebih kompetitif” atau “lebih efektif”.

Entering dan Contracting dapat bervariasi dalam kompleksitas dan formalitas

tergantung situasinya. Dalam kasus di mana manajer sebuah kelompok kerja atau
departemen berfungsi sebagai praktisi OD sendiri, entering dan contracting biasanya
melibatkan anggota manajer dan anggota kelompok untuk mendiskusikan masalah
apa yang harus diatasi dan bagaimana mereka akan bersama-sama memenuhi tujuan
yang mereka tetapkan. Di sini, entering dan contracting relatif sederhana dan
informal. Mereka melibatkan semua anggota yang relevan secara langsung dalam
proses dengan minimal prosedur formal. Dalam situasi dimana manajer dan
administrator mempertimbangkan penggunaan praktisi OD profesional, baik dari
dalam maupun dari luar organisasi, entering dan contracting cenderung lebih
kompleks dan formal. Praktisi OD mungkin perlu mengumpulkan informasi awal
untuk membantu menentukan masalah atau masalah pembangunan. Mereka mungkin
perlu bertemu dengan perwakilan organisasi klien dan bukan dengan jumlah anggota:
mereka mungkin perlu memformalkan peran masing-masing dan bagaimana proses
perubahan akan terungkap. Dalam kasus dimana perubahan yang diantisipasi bersifat
strategis dan besar, proposal formal dari beberapa perusahaan konsultan diminta dan
kontrak hukum dibuat.

Bab ini pertama membahas kegiatan dan isu yang berorientasi pada konten
yang terlibat dalam entering dan contracting inisiatif OD. Perhatian utama di sini
akan diarahkan pada proses kompleks yang melibatkan profesional OD dan
organisasi klien. Isu entering dan contracting yang sama, bagaimanapun, perlu
ditangani bahkan dalam upaya OD yang paling sederhana sekalipun, di mana para
manajer berfungsi sebagai praktisi OD untuk unit kerja mereka sendiri. Kecuali ada
kejelasan dan kesepakatan tentang masalah apa yang harus diatasi, siapa yang akan
menghadapinya dan bagaimana apa yang akan dicapai, dan jadwal apa yang akan
diikuti, tahapan proses OD selanjutnya mungkin membingungkan dan tidak efektif.
Bab ini diakhiri dengan diskusi tentang masalah proses interpersonal yang terlibat
dalam memasuki dan mengontrak kerja OD.

Proses Entering

Sebuah proses OD umumnya dimulai ketika seorang anggota sebuah organisasi

atau unit kontak praktisi OD meminta bantuan potensial dalam menangani suatu
issue. Dalam membantu menilai masalah ini, praktisi OD mungkin perlu untuk
mengumpulkan data awal tentang organisasi. Demikian pula, organisasi mungkin
perlu untuk mengumpulkan informasi tentang kompetensi dan pengalaman praktisi.
Pengetahuan ini akan membantu kedua belah pihak menentukan apakah mereka harus
melanjutkan untuk mengembangkan kontrak untuk bekerja sama.

Klarifikasi Isu Organisasi

Ketika mencari bantuan dari praktisi OD, organisasi biasanya mulai dengan
menyajikan masalah-masalah yang telah menyebabkan mereka untuk
mempertimbangkan proses OD. Seperti contoh spesifiknya penurunan market share
atau tingkat absensi karwayan yang buruk. Dalam buku ini dijelaskan contohnya
seperti dalam organisasi atau perusahaan biaya operasional perusahaan meningkat
dan tidak diimbangi dengan performa yang meningkat pula sehingga, manager
menilai pengurangan jumlah karyawan adalah jalan keluarnya.

Namun dalam beberapa kasus dijelaskan dalam kasus ini dalam pemaparan
permasalahan hanya gejala dari pokok masalah itu sendiri. Contohnya seperti biaya
operasional yang tinggi disebabkan oleh pengembangan produk yang tidak efektif
dalam proses produksinya atau adanya konflik antar divisi. Maka identifikasi
permasalahan yang dihadapi harus diklarifikasi pada awal proses OD supaya focus
aktivitas intervensi secara benar.

Praktisi OD perlu untuk mengumpulkan data organisasi dan interview anggota

yang berperan penting dalam organisasi. Hal ini dilakukan untuk memperoleh
pemahaman organisasi. Fase diagnosis OD justru melibatkan penilaian yang lebih
luas daripada tahapan awal. Tahap diagnosis juga mencari sumber lain yang
dibutuhkan untuk menuju pokok permasalahan yang sedang dihadapi.

Menentukan Client Relevan

Aktivitas berikutnya adalah menentukan relevant client untuk menuju

permasalahan organisasi. Umumnya, klien yang relevan termasuk para anggota
organisasi yang bisa berdampak langsung terhadap isu perubahan, apakah itu
memecahkan masalah tertentu atau meningkatkan suatu organisasi yang sudah sukses
atau departemen. Dalam mencoba untuk meningkatkan produktivitas pabrik serikat,
misalnya, klien yang relevan mungkin perlu menyertakan pejabat serikat serta
manajer dan personel staf. Anggota unit yang merupakan klien yang relevan. Mereka
atau wakilnya harus disertakan dalam proses entering dan contracting.

Menentukan klien yang relevan lebih kompleks ketika masalah organisasi tidak
dapat mudah diatasi dalam satu unit. Klien mungkin termasuk anggota dari semua
departemen yang terlibat dalam konflik serta eksekutif terhadap semua laporan
departemen. Jika konflik antardepartemen juga melibatkan pemasok dan pelanggan
dari luar perusahaan, klien yang relevan mungkin termasuk anggota kelompok-
kelompok. Dalam situasi yang kompleks seperti itu, praktisi OD perlu
mengumpulkan informasi tambahan tentang organisasi untuk menentukan klien yang
relevan, umumnya sebagai bagian dari pengumpulan data awal yang biasanya terjadi
ketika mengklarifikasi masalah yang akan ditangani. Jika konflik terjadi antar divisi
juga dapat melibatkan pihak eksternal maka relevant client mungkin anggota dari
divisi itu sendiri.

Contracting

Pentingnya proses contracting adalah membuat keputusan yang baik tentang

bagaimana cara melaksanakan proses OD. Tahap contracting dijelaskan bahwa dalam
OD umumnya ada tiga aspek yaitu menyusun tujuan utama dalam rangkaian proses
OD, menentukan waktu dan resources yang harus terlibat dan aturan bahwa pihak
praktisi dan pihak internal organisasi harus bekerjasama.

Pemilihan Praktisi OD

Kegiatan terakhir yang terlibat dalam memasuki hubungan OD adalah memilih

seorang praktisi OD yang memiliki keahlian dan pengalaman untuk bekerja dengan
anggota tentang isu organisasi. Manajer harus mempertimbangkan kemampuan
mereka sebelum memilih praktisi-termasuk untuk membentuk hubungan
interpersonal yang sehat, tingkat fokus pada masalah, keterampilan praktisi relatif
terhadap masalah, sejauh mana konsultan menginformasikan secara jelas kepada
klien mengenai peran dan kontribusi, dan apakah praktisi milik asosiasi profesional.
Kebutuhan profesional OD tidak hanya repertoar keterampilan teknis tetapi juga
kepribadian dan kompetensi interpersonal untuk menggunakan dirinya sendiri sebagai
instrumen perubahan.

Developing a Contract

Persetujuan adalah kelanjutan dari entering yang menjelaskan bagaimana proses

OD akan dilanjutkan. Dalam persetujuan ini terdapat bagaimana harapan para pihak,
waktu dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan aturan dasar dimana para pihak
akan beroperasi. Tujuan dalam kontrak adalah untuk membuat keputusan yang baik
tentang bagaimana proses OD berjalan.
Ekspektasi

Pada tahap ini klien menyatakan layanan dan hasil yang akan diberikan oleh
praktisi OD dan menjelaskan apa pengharapan organisasi baik dari proses maupun
konsultan. Klien biasanya dapat menggambarkan hasil yang diinginkan, seperti biaya
yang lebih rendah atau kepuasan kerja yang lebih tinggi. Mendorong mereka untuk
menyatakan keinginan mereka dalam bentuk hasil, hubungan kerja, dan prestasi
pribadi dapat memfasilitasi pengembangan contract. OD praktisi juga harus
menyatakan apa yang dia harapkan dalam memperoleh hasil dari proses OD. Hal ini
dapat mencakup peluang untuk mencoba intervensi baru, melaporkan hasilnya kepada
klien potensial lainnya, dan menerima kompensasi atau pengakuan. Secara
keseluruhan, harapan yang jelas disini dimaksudkan dengan kejelasan tentang
dampak yang diberikan , masalah yang ditemukan dan hasil serta keterlibatan
stakeholder. Praktisi sebaiknya menentukan ekspektasi yang ditargetkan dalam proses
OD. Sehingga jika hasil dari proses OD berhasil dengan baik maka akan
menghasilkan apresiasi dari pihak luar dan memberikan kesempatan kepada praktisi
tersebut untuk lebih dikenal sebagai yang memiliki kredibilitas di bidang OD.

Time and Resources

Untuk mencapai perubahan, organisasi dan praktisi OD harus berkomitmen

mengenai waktu dan sumber daya. Harus ada kejelasan tentang berapa banyak energi
dan berapa banyak sumber daya akan didedikasikan untuk proses perubahan. Dalam
hal ini, secara umum dibutuhkan kejelasan mengenai akses ke klien, manajer, anggota
dan akses terhadap informasi. Untuk menyelesaikan proses OD dalam organisasi
pihak internal dan praktisi harus berkomitmen untuk mengerahkan waktu dan tenaga
agar berhasil secara maksimal.

Ground Rules

Proses ini merupakan tahapan terakhir dan harus disepakati. Proses ini harus
menentukan bahwa pihak internal organisasi dan praktisi harus bekerja bersama
untuk memperoleh hasil yang maksimal. Parameter yang ditetapkan dapat mencakup
isu-isu seperti kerahasiaan, dan bagaimana jika praktisi OD terlibat dalam masalah-
masalah pribadi atau interpersonal, bagaimana untuk mengakhiri hubungan, dan
apakah praktisi seharusnya membuat rekomendasi atau membantu manajer membuat
keputusan.