Anda di halaman 1dari 6

PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS KARANGAMPEL
Jalan Lapang Bola Benda Kecamatan Karangampel
Telp. (0234) 7136901 E-mail : pkmkarangampel@gmail.com 45283

KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS KARANGAMPEL
Nomor : 440/094/ PKM.TRS/I/2017

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN REKAMAN


DI UPTD PUSKESMAS KARANGAMPEL

KEPALA UPTD PUSKESMAS KARANGAMPEL

Menimbang : a. bahwa untuk memastikan semua dokumen dan rekaman


bukti penerapan sistem manajemen mutu yang terkendali
sesuai persyaratan yang ditetapkan maka harus dibuat
Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman di
UPTD Puskesmas Karangampel;
b. bahwa dalam Penerapan Pengendalian Dokumen dan
Pengendalian Rekaman Puskesmas melakukan
penerapan kerjannya secara mandiri di UPTD Puskesmas
Karangampel;
c. bahwa dalam rangka pelaksanaan tersebut, perlu
dituangkan dalam Surat Keputusan Kepala UPTD
Puskesmas Karangampel.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia, Nomor 36 Tahun


2009, tentang Kesehatan;
2. Undang-undang Republik Indonesia, Nomor 36 Tahun
2014, tentang Tenaga kesehatan;
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun
2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional;
4. Peraturan Presiden No 12 Tahun 2013, pasal 42 tentang
Jaminan Kesehatan Nasional;
5. Peraturan Kementerian Kesehatan No.
1691/MENKES/PER/VIII/2011, tentang Keselamatan
Pasien Rumah Sakit
6. Peraturan Kementerian Kesehatan, Nomor 71 Tahun
2013 tentang Jaminan Kesehatan Nasional, Tahun 2019
akreditasi sebagai salah satu syarat credentialing;
7. Peraturan Menteri Kesehatan, Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
8. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Nomor
828/Menkes/SK/IX/2008 tentang Standar Pelayanan
Minimal Bidang Kesehatan di Kabupaten/Kota;
9. Peraturan Bupati Kuningan Nomor 69 Tahun 2008
tentang organisasi, tugas, fungsi dan tata kerja unit
pelaksana teknis Pusat Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG


PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PENGENDALIAN
REKAMAN DI UPTD PUSKESMAS KARANGAMPEL

KESATU : Prosedur kerja perlu didokumentasikan dengan baik dan


dikendalikan, demikian juga rekaman sebagai bentuk
pelaksanaan prosedur juga harus dikendalikan sebagai
bukti pelaksanaan kegiatan, Pengendalian dokumen dan
pengendalian rekaman termasuk mutu pelayanan
puskesmas yang telah mengembangkan mutu pelayanan
terdapat dalam lampiran surat keputusan ini;
KEDUA : Dokumen yang dimaksud dalam surat keputusan ini adalah
semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen
Mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian Mutu;
 Dokumen level 1 :
Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem
manajemen mutu UPTD Puskesmas Karangampel yang
memuat ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/
kebijakan - kebijakan yang digunakan sebagai acuan
umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional
Puskesmas dapat berupa Surat Keputusan Pimpinan;
 Dokumen level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu UPTD Puskesmas
Karangampel yang digunakan sebagai acuan spesifik
dalam menjalankan suatu kegiatan operasional
Puskesmas; dapat berupa Pedoman/Manual dan uraian
Tugas Pokok dan Fungsi ;
 Dokumen level 3 :
Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan
kesehatan UPTD Puskesmas Karangampel dapat berupa
formulir - formulir, kerangka acuan, dan Standar
prosedur operasional ( SPO ), dokumen sistem
Manajemen Mutu ini yang mengatur/mengkoordinasikan
kegiatan /proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan;
 Dokumen level 4 :
Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang
berupa rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman dan prosedur,
distribusi, penyimpanan, pencarian kembali, dan proses
penarikan dokumen yang kadaluwarsa, maupun
formulir-formulir, catatan-catatan hasil kegiatan serta
dokumen lainnya;
KETIGA : Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen Mutu
terkendali dan digunakan sesuai dengan kebutuhan yang
ada di UPTD Puskesmas Karangampel;
KEEMPAT : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan
dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan dan atau kesalahan didalamnya, akan diadakan
perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Karangampel
PadaTanggal Januari 2018
Kepala UPTD Puskesmas Karangampel,

SANUDIN
LAMPIRAN (1) : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR : 440/094/PKM.TRS/I/2017
TANGGAL :
TENTANG : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
PENGENDALIAN REKAMAN DI UPTD
PUSKESMAS KARANGAMPEL

1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen


a. Setiap dokumen yang akan diterbitkan harus diserahkan kepada
Wakil Manajemen Mutu atau Koordinator Pokja SOP untuk
dilakukan peninjauan sebelum diterbitkan.
b. Dokumen baru yang disetujui akan diberikan nomor dokumen dan
status revisi baru sedangkan dokumen lama yang disetujui hanya
diberikan status revisi baru.
c. Kepala Puskesmas akan menandatangani dokumen pada tempat
yang disediakan sebagai tanda persetujuan penerbitan kemudian
dokumen diberi status "Master".
d. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Wakil Manajemen
Mutu, dan kemudian membuat salinannya sesuai dengan
kebutuhan, untuk didistribusikan.
e. Wakil Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, dan kode
dokumen yang ada serta nama unit pemegang salinan dokumen
tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.

2. Perubahan Dokumen
a. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah sebagian atau
seluruhnya harus menyertakan Lembar Perubahan Dokumen yang
mencantumkan nomor, nama dokumen, alasan perubahan dan nama
serta tanda tangan pihak yang mengajukan permohonan.
b. Draft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan Dokumen
tersebut diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu untuk ditinjau.
c. Jika permohonan untuk perubahan tersebut disetujui, maka
dilakukan penerbitan dokumen baru dengan mengikuti prosedur
penerbitan dokumen diatas, jika permohonan tidak disetujui maka
akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki kembali.
d. Wakil Manajemen Mutu akan mencatatkan perubahan/revisi yang
dilakukan pada Lembar Revisi yang tersedia sebagai bukti terjadinya
perubahan dokumen.

3. Distribusi Dokumen
a. Pendisribusian dokumen dilakukan dengan menggunakan Lembar
Serah Terima Dokumen yang disiapkan oleh Wakil Manajemen Mutu.
Lembar Serah Terima Dokumen dibuat dua salinan, satu untuk
Wakil Manajemen Mutu satu salinan untuk penerima dokumen.
b. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan status
"Tidak Terkendali" atau "Terkendali" ditentukan tergantung dari
kepentingan penggunaannya.
c. Dokumen "Tidak TerKendali" yang telah didistribusikan tidak akan
diperbaharui atau direvisi, jika terjadi perubahan pada dokumen
tersebut.
Dokumen “Terkendali" yang didistribusikan akan diperbaharui atau
direvisi jika terjadi perubahan pada dokumen tersebut.
d. Wakil Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan
salinan dokumen yang resmi diterima oleh pihak yang dituju dan
mencatat pemegang salinan dokumen tersebut dalam Daftar
Dokumen Internal.
e. Semua salinan dokumen lama yang telah dirubah dan atau tidak
berlaku lagi, pada saat yang bersamaan dengan penyerahan
dokumen baru dipastikan tidak digunakan dan disingkirkan dari
tempat penyimpanan dan penggunaannya, dengan memberikan
status "Kadaluarsa".
4. Penomoran/Pengkodean dokumen
a. Setiap dokumen internal dari sistem manajemen Mutu yang
dijalankan memiliki identitas kode/nomor dokumen sebagai berikut:
 Kode Dokumen untuk SOP akan menggunakan tiga
kelompok sebagai berikut : SOP/F - XXX - XXX, dengan
penjelasan :
 Kelompok 1 (P/F): menunjukkan pilihan dokumen :
SOP = Standar Prosedur Operasional, F = Formulir. Khusus
Manual Mutu menggunakan kode MM dan Tugas Pokok dan
Fungsi menggunakan = TPF.
 Kelompok 2 (XXX) : menunjukkan singkatan dari
Unit/Koordinator yang memiliki Dokumen tersebut, yaitu :
1) Wakil Manajemen Mutu, Kode : WMM
2) Kepala Puskesmas, Kode: KPS
3) Koordinator Tata Usaha, Kode : KTU
4) Koordinator Pencegahan dan Pemberantasan
Penyakit Kode : PPP
5) Koordinator Kesehatan Keluarga Kode : KKK
6) Koordinator Pelayanan Kesehatan & Farmasi Kode:
PKF
7) Koordinator Promosi & Kesehatan Lingkungan
Kode : PKL
8) Koordinator Puskesmas Pembantu Kode: KPT
9) Koordinator Perawatan Rawat Inap Kode : PRI
10) Koordinator UGD Kode : UGD
11) Koordinator PONED kode : PND
 Kelompok 3 (XXX) : menunjukkan nomor unit dokumen pada
bagian tersebut.
b. Dokumen Eksternal yang sudah mempunyai kode dokumen, tidak
akan diberikan kode baru, jika dokumen belum memiliki nomor,
maka akan diberikan kode/nomor mengikuti aturan tersebut diatas.
c. Dokumen berupa SOP dicatat didalam Daftar SOP

Ditetapkan di Karangampel
PadaTanggal Januari 2018
Kepala UPTD Puskesmas Karangampel,

SANUDIN