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Buenas noches

¿Cómo es la aplicación práctica de los registros de las transacciones contables en una


empresa?

La contabilidad se elabora mediante la mecanización de asientos contables.

Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día
de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.

Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una
fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio
de la actividad a día de hoy.

Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera
determinada antes ha habido que introducirle esa información.

¿Y cómo se hace eso? Mediante los asientos contables.

Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno detrás de


otro.

Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir
los asientos que correspondan en el programa que se utilice.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

 Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:


 Compras y gastos.
 Ventas e ingresos.
 Adquisiciones y ventas de activos.
 Sueldos y seguridad social.
 Liquidaciones de impuestos.
 Préstamos y otras deudas.
 Concesión de subvención.
 Inversiones financieras.
 Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
 Todos los movimientos bancarios.
 Todos los movimientos de efectivo.

En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.

¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?

Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los


justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos
cosas.
1. El programa contable

Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.

Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen


también muchas diferencias entre unos y otros.

Desde mi punto de vista la clasificación más importante que se puede hacer en este
sentido es la siguiente:

Programas que compras e instalas en tu ordenador.

Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas
actualizando, haces tus copias de seguridad,…

Los segundos son relativamente recientes pero han venido para quedarse y pronto
terminarán sustituyendo a los otros.

Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la
nube son importantes. Destaco estas dos:

Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que
permite la deslocalización tan valorada hoy día.

Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones,


de ocupación de espacio en los ordenadores,… Estos “problemas” pasan a ser
responsabilidad del proveedor.

2. Los justificantes de las operaciones

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el
que se refleja la operación de que se trate.

Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su
veracidad.

A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las
facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los
movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.

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En la práctica ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad?

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en


estos 4 pasos:
Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y
demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.

Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama
“mecanizar” o “picar datos”.

Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”. Consiste en hacer
coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las
entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el
saldo concuerde en todo momento.

Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes
duplicados o erróneos.

Te interesará: ¿Cómo se hacen los asientos contables?.

Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible

Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea
aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque
necesitas hacer las previsiones de pagos.

Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico.

Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuanto has pagado
de electricidad desde enero.

Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe
en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo
está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.

Y que, como es obvio, para que te de el resultado de finales de septiembre la contabilidad


tiene que estar actualizada a esa fecha.

Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo


más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará anticuada.
¿Hay que presentarla en algún sitio?

Si, en el Registro Mercantil.

Hay dos obligaciones en este sentido:

1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los
libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta


de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.

2. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la


correspondiente asamblea de socios.

Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.

Breve resumen de lo visto en este post…

Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus cobros y pagos
deben ser contabilizados.

Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para realizar los asientos
contables que correspondan.

Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a imponerse por
las ventajas que ofrecen.

Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar una partido real a la información


que ofrece la contabilidad es llevándola lo más actualizada posible.
Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales deben ser presentados en el
Registro Mercantil en los plazos establecidos legalmente.