I. OBJETIVOS
II. PROCEDIMIENTOS
• Verifique si cuentan con un plan anual de adquisiciones y la frecuencia con que es modificado.
• Verifique que las adquisiciones de bienes estén registradas adecuadamente y compruebe que los
procedimientos y documentos utilizados para el ingreso, recepción y despacho son adecuados.
• Verifique la existencia de los bienes en almacén y contraste con lo señalado en los EE.FF. y
registros auxiliares (Mayor auxiliar, kárdex físico, control visible, información emitida a la fecha, etc.).
• Compruebe la precisión matemática de los inventarios y contraste con lo registrado en los kárdex
físico, órdenes de compra, pedido, comprobante de salida.
• Revise los registros de inventarios perpetuos (kárdex físico, control visible de almacén) y compare
con los resultados del inventario físico.
• Haga un corte de ingresos y salidas de almacén examinando los registros de ingreso y salida de
bienes y cerciórese que las personas usuarias o que han sido atendidas se encuentren conforme
con la exactitud del pedido comprobante de salida.
• Verifique si los pedidos de materiales se solicitan en base a una programación prevista y si éstas
se efectúan a través de solicitudes de materiales o requisiciones.
• Compruebe las autorizaciones de las solicitudes de materiales y contraste con los pedidos
atendidos verificando los pedidos comprobante de salida de las principales operaciones y verifique
previamente el uso y destino que se le da.
• Verifique el control establecido para los ingresos de materiales tanto de compras, donaciones,
transferencias y otras modalidades de adquisición y qué documentos y registro utiliza.
• Verifique el control establecido para las salidas de almacén, tanto como para solicitudes, pedidos
o requisiciones de las distintas unidades orgánicas y que documentos y registro utiliza.
• Compruebe el movimiento de existencias, especialmente los materiales de construcción u otras
existencias que por su operatividad no ingresan al almacén central y son depositados en otros
almacenes (almacén de obra) y verifique que la copia de la recepción y conformidad del pedido sea
recepcionado por el personal responsable.
• Verifique si existen registros auxiliares de inventarios perpetuos para cada grupo de existencias y
si se controlan indistintamente, tanto en almacén como en contabilidad.
• Verifique la organización del almacén, si las existencias mantienen un orden y están acomodadas
en forma ordenada para facilitar su manipulación, recuento y localización.
1. Revisar los aspectos más importantes del cuestionario de control interno y seleccione los puntos
críticos.
2. Haga seguimiento a los puntos críticos, seleccione una transacción de cada tipo y verifique su
movimiento a través del sistema desde que ingresa al almacén hasta que el ciclo concluya.
3. Solicitud o pedido.
5. Consumo o utilización.
6. Discuta con el funcionario responsable del proceso de operación sobre los puntos en conflicto o
no concordantes con lo registrado o informado.
1. Con relación a los saldos de existencias del almacén registradas como consumo, verificar de
manera selectiva lo siguiente:
VI. CORTES
a. Ver los procedimientos de auditoría aplicados en los programas del ciclo de ingresos y salidas de
bienes.
a. Cruzar el total del inventario de suministros y útiles de oficina con el mayor general.
b. Verificar selectivamente el cálculo matemático de las partidas de mayor valor y otras de menor
valor.
a. Asegurarse que los costos unitarios mostrados en el listado de inventarios provienen de registros
adecuados.
b. Si el sistema lo permite, compare los valores unitarios con el registro de costos unitarios del
kárdex.
c. De ser más eficaz, o si el sistema lo requiere, comparar con facturas de proveedores y/o
catálogos.
c. El importe de la obsolescencia.
a. Asegurarse que hubo cortes adecuados de compras y ventas al fin de año (ver los procedimientos
de corte empleados en los programas de los ciclos de ingresos a una fecha interina).
c. Reconciliar movimiento desde la fecha de conteo hasta el fin de año anotar y hacer seguimiento
de operaciones no usuales.
XI. CONCLUSIONES
1. Aclarar todas las observaciones encontradas en las pruebas arriba indicadas, discutir con el
personal apropiado, indicando nombre, cargo y fecha de discusión de las observaciones.
2. Enviar las observaciones (hallazgos) a los funcionarios involucrados a efectos de recibir los
descargos correspondientes, en cumplimiento del NAGU 3.60 y modificada por la Directiva N.° 259-
2000-CG.
3. Evaluar los descargos recibidos a fin de determinar las observaciones definitivas que se presentan
en el informe largo.
4. Preparar un memorando que contenga las conclusiones a las que se ha llegado y las
recomendaciones del caso.
1. Contenido de la cuenta
Agrupa los bienes adquiridos y/o recibidos por la entidad al consumo y a la venta y se encuentra
integrada por las siguientes subcuentas:
20 Mercaderías
21 Suministros de funcionamiento
23 Bienes en proceso
24 Productos terminados
28 Bienes en tránsito
2. Valuación
• Las diferencias de cambio por compra de existencia originada por pasivos en moneda extranjera
plenamente identificadas (saldos en almacén) deberán ser asumidas como gastos de acuerdo a la
nueva NIC 2 - Existencias modificada en el 2003 oficializada por el Consejo Normativo de
Contabilidad mediante Resolución N.° 034-2005-EF/93.01 p. el 02-03-05 párrafo introducción «IN
10»
• La valuación del movimiento de las existencias se efectuará siguiendo el método «PEPS», primera
en entrar, primera en salir.
• El precio de compra incluye, además del precio neto facturado por el proveedor, los fletes, seguros,
gastos, derechos de importación y otro gasto necesario hasta ingresar los suministros de
funcionamiento al almacén de la entidad.
4. Objetivos de auditoría
a. Generales
• Verificar que los saldos mostrados en el Balance General existen o han existido y son propiedad
de la entidad.
• Verificar que los saldos de las existencias representan bienes que se esperan consumir o vender
dentro del ciclo normal de las actividades de la entidad.
• Comprobar que el importe de las salidas son uniformes con los costos reales o de adquisición.
b. Específicos
• Verificar si el ciclo de almacén (entrada, stock y salida) funciona y actúa según los procedimientos
definidos y conserva la unidad de almacén.
• Comprobar las mercaderías, materia prima y/o suministros de funcionamiento, en poder de terceros
(otros almacenes) existe y es de propiedad de la entidad (aseveraciones, existencia y propiedad).
• Comprobar si las existencias están debidamente registradas y valuadas de conformidad con los
métodos establecidos por la NIC-SP12 «Existencias» aprobado por Resolución del Consejo
Normativo de Contabilidad N.° 029-2002-EF/93.01.
• Comprobar que la totalidad de las existencias existen físicamente y son de propiedad de la entidad.
• Verificar que las existencias están valoradas a su costo de adquisición o mercado, el más bajo, de
acuerdo con métodos de valoración generalmente aceptados.
• Revisar las autorizaciones de compra de bienes, dado el volumen de las compras y si éstas están
centralizadas en el Plan Anual de Adquisiciones.
La evaluación del ambiente de control interno es un aspecto que tiene relación directa con el enfoque
de auditoría a aplicar, en un ambiente de control débil. El enfoque sustantivo resultará más
apropiado, especialmente en lo que se refiere a la verificación del cumplimiento de las aseveraciones
relacionadas con la veracidad e integridad.
La revisión, estudio y evaluación del control interno de esta área deberá dirigirse a los siguientes
aspectos:
• Segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición, almacenaje, registro, custodia
y distribución de existencias.
• Inspección periódica y sorpresiva de los inventarios, comparándolos con los registros auxiliares,
kárdex, control visible de almacén y saldos de cuentas de mayor.
• Verificación periódica de los inventarios para determinar posibles ítems dañados, obsoletos o de
lento movimiento.
a. Inventarios físicos.
c. Supervisión adecuada.
Ante la posibilidad que los ítems del rubro existencias no se hayan registrado en su totalidad o
incluyan elementos que no son de propiedad de la entidad.
• Los rubros que conforman las existencias son los íTEMS del activo corriente más difícil de
controlar.
• El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos
de información que van al mayor general y que sale de él, por lo tanto el control interno coincide con
los registros.
• El uso de inventarios periódicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad
acerca del saldo de existencia.
• Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los procedimientos
de control relacionados con las compras, supervisión de niveles de las partidas de existencias y su
revisión periódica.
• Verificar la adecuada segregación de funciones incompatibles en las áreas relacionadas con las
existencias.
• Las transacciones significativas a menudo representan áreas de mayor riesgo.
.Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen partidas significativas
pendientes de conciliación.
Inexistencia de registros de movimiento y control (P/C/S, kárdex físico. control visible de almacén,
etc.).
- Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas,
o que no se llevan a cabo.
No se realizan oportunamente las conciliaciones de los resultados de los inventarios físicos con los
kárdex de control de inventarios.
Aseveraciones
Existencia
Si se tiene para el consumo, así como para su aplicación en obras públicas.
Veracidad
Comprobar si las existencias han sido utilizadas, tanto en los proyectos de inversión (obras públicas),
así como en los gastos corrientes que sustentan la operatividad de la entidad.
Integridad
Valuación y exposición
Examinar que las existencias se encuentran valuadas a su costo de adquisición, asimismo que hayan
sido adecuadamente resumidos, clasificados y descritos, exponiendo todos los aspectos necesarios
para su adecuada comprensión.
• Comprobar que en las transacciones de bienes o servicios, así como en las demás actividades de
gestión se utilizaron criterios de economía (calidad, cantidad, menor costo) contrastando con las
cotizaciones respectivas y el cuadro comparativo de cotizaciones, y eventualmente cotizar a terceros
sobre los bienes adquiridos cuando existieron dudas razonables.
• Verificar que todos los bienes que se adquieran deban ingresar a través de la unidad de almacén
antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su utilización directa.
• Comparar si existió o existen procedimientos establecidos para la toma de inventario anual, tanto
de bienes corrientes como de activos fijos con el objeto de verificar su existencia física y estado de
conservación.
• Verificar las bajas de bienes realizadas por la entidad y si éstas han cumplido con los requisitos
formales establecidos, tales como informe técnico o de perito, resolución respectiva de baja de
bienes, etc.
a. Procedimientos mínimos
• El objeto fundamental de la verificación del inventario físico es satisfacer uno de los procedimientos
seguidos que al efectuar el recuento son adecuadas, a fin de determinar la totalidad de las
existencias, determinar su propiedad, condiciones de distribución y uso.
• El auditor deberá asegurarse de que las existencias estén valoradas de acuerdo al valor de
adquisición o de mercado, el más bajo y tomando como base las mismas que se aplicaron en
ejercicio anteriores, de no ser así, se deberá revelar en el informe de auditoría cuantificando el efecto
del cambio de criterio.
• Respecto a las existencias en tránsito, se deberá verificar, si existen o existieron al cierre del
ejercicio, haciendo un seguimiento a su recepción posterior, así como su documentación
sustentatoria.
• Se verificará también que la contabilización se encuentre adecuadamente registrada habiéndose
ajustado las diferencias puestas de manifiesto durante la verificación de la valorización.
• Se deberá conciliar por muestreo las cantidades despachadas con las cantidades solicitadas, así
como las cantidades adquiridas, a fin de constatar la integridad de las transacciones, como
comprobar la unidad de almacén.
• Se comprobará los cortes de inventario de ingresos y salidas que se encuentren al inicio y al final
del ejercicio a fin de comprobar que se incluyan existencias que se hayan atendido a usuarios y que
no hayan recogido sus pedidos o viceversa.
b. Procedimientos aplicados
- El proceso contable, desde el registro inicial de las transacciones hasta el mayor general.
• Seleccione algunas salidas de bienes partiendo de los registros de los mayores auxiliares,
asegurándose que coincidan con las cantidades en unidades y precios con los pedidos y
comprobantes de pago, así como de registro de salida en el kardex físico.
- Rotación de existencias
- Anticuamiento
- Tipo de insumo
• Informes evacuados.
11. Procedimientos analíticos
• Realizar pruebas globales de comprobación entre las adquisiciones (órdenes de compra emitidas)
y la ejecución del presupuesto realizada durante un período determinado.
• Efectuar análisis de las notas de contabilidad (ingreso, salida de bienes) a efectos de comprobar la
cuantificación y valoración de las órdenes de compra, notas de entrada y pedidos comprobante de
salida.
• Revise y haga un seguimiento de la rotación de existencias y variación de precios en los ítems que
se adquieren con frecuencia.
• Verifique si las existencias que son sometidas a recuentos físicos periódicos y los ajustes
resultantes son revisados y probados por un funcionario de nivel apropiado.
• Para determinados meses, verificar la evidencia del control comprobando la correlatividad numérica
de los documentos fuente. Así como la comprobación de la aprobación respectiva con el movimiento
de existencias.
- Su correlatividad.
- Su inclusión en las notas de contabilidad (voucher, salida de bienes), así como en el balance de
comprobación.
• Observar el proceso de abastecimiento en su integridad a fin de familiarizarse con éste. Revisar los
asientos en las cuentas de mayor general de existencias y provisión para desvalorización de
existencias de los bienes de poco movimiento u obsoletas y contrastar con su existencias física.
• Revise los estados financieros y compare los estados con los que se encuentran registrados en los
libros auxiliares, a fin de verificar la razonabilidad de las cuentas, suministros de funcionamiento,
mercaderías, materias primas, auxiliares y reproducción.
• No se realizan oportunamente las conciliaciones de los recuentos físicos con los registros auxiliares.
• Se han identificado montos significativos de existencias de lento movimiento, obsoletos los cuales
no aparecen registrados en los registros de contabilidad.