KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena

atas kehendakNya penulisan laporan ini dengan judul “Sistem Kearsipan

Puskesmas” dapat terselesaikan dengan baik.

Laporan ini dibuat untuk memenuhi salah satu tugas dalam mata kuliah

SIMKES dan bertujuan untuk dapat memberikan informasi kepada para pembaca

tentang sistem informasi manajemen kesehatan.

Dalam penulisan makalah ini tim penulis merasa masih banyak

kekurangan-kekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat

akan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, ide – ide,

saran/masukan dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak sangat

kami harapkan demi penyempurnaan makalah ini namun demikian semoga

laporan ini dapat bermanfaat bagi yang memerlukannya.

Pontianak, Mei 2018

Kelompok

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................ 1

A. Latar Belakang ................................................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................................... 5

A. Puskesmas ...................................................................................................... 5

B. Kearsipan Rekam Medis Puskesmas ............................................................... 5

C.Kondisi UPTD................................................................................................. 15

BAB III PEMBAHASAN ...................................................................................... 18

A. Pengelolaan Arsip Puskesmas ....................................................................... 18

B. Sistem Arsip Puskesmas................................................................................ 30

BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 34

A. Kesimpulan .................................................................................................... 34

B. Saran................................................................................................................34

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................... 36

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan Indonesia,

Pemerintah melalui Kementerian kesehatan telah mengembangkan Sistem

informasi kesehatan yang berjenjang. Sistem Informasi Kesehatan

Nasional demi tersedianya informasi yang bermanfaat untuk mendukung

pengambilan keputusan dalam melaksanakan program Kesehatan.

Puskesmas merupakan salah satu instansi yang bergerak dibidang

pelayanan jasa kesehatan masyarakat, dapat dipastikan membutuhkan

keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal, serta cukup memadai

untuk meningkatkan pelayanan puskesmas kepada para pengguna (pasien)

dan lingkungan terkait. Dengan lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya

banyak sekali permasalahan kompleks yang terjadi dalam proses pelayanan

di puskesmas. Banyaknya variabel di puskemas turut menentukan kecepatan

arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dan lingkungan puskesmas.

Puskesmas sebagai ujung tombak pelaksana pembangunan

kesehatan di daerah dalam menjalankan program-programnya

membutuhkan menejemen yang efektif mulai dari perencanaan,

pelaksanaan, pemantauan dan pengevaluasian progrram-program yang

dijalankannya. Manajemen yang efektif dan efiesien membutuhkan

informasi, ketersediaan informasi di Puskesmas dihasilkan oleh Sistem

Informasi Manajemen yang berbasis pelayanan Puskesmas. Untuk itu

kemenenterian kesehatan mengeluarkan kebijakan Kepmenkes No.

1
128/Menkes/SK/II/2004 menyebutkan bahwa untuk terselenggaranya

berbagai upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat

yang sesuai dengan azas penyelenggaraan puskesmas, perlu ditunjang

oleh manajemen puskesmas yang baik.

Bentuk pelayanan yang bertanggung jawab dan etis tidak hanya

memberikan langsung pelayanan keperawatan ke pasien dalam bentuk

memberikan preventif, tindakan keperawatan maupun kuratif. Namun selain

hal tersebut ada hal yang termasuk salah satu indikator pelayanan yang

bertanggung jawab dan etis adalah dalam hal dokumentasi atau catatan

pasien. Dalam melaksanakan dokumentasi kepada pasien selain harus

bertanggung jawab juga sebagai bentuk untuk mengantisipasi tanggung gugat

dari pasien.

Selama ini banyak puskesmas yang masih mengelola data-data

kunjungan pasien, data-data arus obat, dan juga membuat pelaporan dengan

menggunakan cara-cara yang manual. Selain membutuhkan waktu yang

lama, keakuratan dari pengelolaan data juga kurang dapat diterima, karena

kemungkinan kesalahan sangat besar. Beberapa puskesmas mungkin sudah

memakai komputer sebagai alat bantu untuk pengelolaan data, hanya saja

sampai sekarang belum banyak program komputer yang secara khusus

didesain untuk manajemen data di puskesmas.

Di UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota, berdasarkan dari

identifikasi analisis situasi pada puskesmas ini bahwa tiap harinya melayani

puluhan pasien yang datang. Saat ini sistem pengolahan data pasien tiap

bagian atau poli masih dikerjakan menggunakan dua sistem yaitu sistem

manual dan sistem elektrik. Di loket sudah menggunakan sistem elektrik tetapi

2
di poli masih menggunakan sistem manual. Masih menggunakan sistem

manual ini dikarenakan kekurangan dari lokalisasi ataupun masalah jaringan

internet yang susah terhubung, padahal penggunaan komputer untuk

pengolahan data pasien sangat diperlukan, karena dapat memberikan

beberapa keuntungan dan kemudahan dalam pelayanan pasien antara lain:

mempercepat pelayanan, informasi yang lebih akurat, dan pencarian data

lebih cepat. Dengan adanya program berbasis cloud computing kinerja

Puskesmas dapat ditingkatkan, sehingga kualitas dan mutu pelayanan

menjadi meningkat. Dan menggunakan sistem manual dapat menimbulkan

masalah-masalah diantaranya adalah tingginya tingkat kesalahan dalam

pengolahan data pasien (data pendaftaran, data pemeriksaan, data rujukan,

dan data laboratorium) dan lambatnya proses pelayanan pasien misalnya

pendataan dan pencarian data pasien.

Tuntutan pelayanan masyarakat dalam hal kesehatan saat ini begitu

besar, dan penting untuk diperhatikan, apalagi menyangkut masalah

kesehatan dan nyawa seseorang. Terutama pelayanan tentang keakuratan

dan kecepatan penanganan yang berhubungan dengan tindakan kesehatan,

sistem pencatatan dan pelaporan informasi kesehatan pasien atau rekam

medis. Maka dari itu, untuk mengatasi masalah yang ada di Puskesmas dapat

dilakukan dengan cara membuat sistem informasi yang cepat, tepat dan

akurat. Sistem informasi tersebut berupa “Sistem Pengelolaan Arsip

Puskesmas“.

3
B. Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang diatas, rumasan masalah dalam laporan ini

adalah:

1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip di Puskesmas ?

2. Bagaimana sistem kearsipan rekam medis di UPTD Puskesmas

Kecamatan Pontianak Kota?

3. Bagaimana sistem pencatatan informasi kesehatan di UPTD Puskesmas

4
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Puskesmas

1. Pengertian Puskesmas

Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah fasilitas pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan

upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapa derajat

kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya diwilayah kerjanya (Menkes.

No 75, 2014)

2. Fungsi Puskesmas

Fungsi dari Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah:

a. Sebagai pusat pembangunan kesehatan masyarakat di wilayah

kerjanya.

b. Membina peran serta masyarakat di wilayah kerjanya dalam rangka

kemampuan untuk hidup sehat.

c. Memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan masyarakat

di wilayah kerjanya.

B. Kearsipan Rekam Medis Puskesmas

1. Arsip Rekam medis

Merupakan arsip yang berisikan catatan fakta tentang ciri –ciri dan

kondisi pasien, permintaan diagnosis dan pengobatan, hasil pemeriksaan

dan kemajuan yang dicapai dan persetujuan atas tindakan – tindakan. sistem

5
 penyimpanan berkas rekam medis yang lazim digunakan sarana pelayanan

kesehatan ada 3 (Straight Numerical,Terminal digit filing, Middle digit). Di

antara yang ketiga tersebut yang sering digunkan adalah Straight Numerical.

Straight Numerical adalah pengurutan penyimpanan Rekam medis

mulai dari Primer,skunder,tersier. Contoh : 10 – 82 – 64 ( angka 64 akan

terus bertambah sampai lebih dari 100 akan berubah) Menjadi 10 – 83 – 00

dan seterusnya. Keuntungan sistem ini adalah :

a. Petugas biasa dengan cara ini mudah dilatih.

b. Mudah retriev untuk keperluan riset urut waktu.

c. Mudah memilih RM yang inaktif.

Kerugian sistem ini adalah :

a. Mudah Misfile.

b. Mudah salah mentranskrip nomor.

c. Mudah untuk mentranspose bila nomor tertulis terbalik.

d. Nomor yang besar akan berkumpulnya file aktifpada data lokasi yang

sama.

e. Sulit membagi tugas karena bedasarkan pada lokasi yang sama.

2. Definisi Arsip

a. Menurut Undang – undang No.7 tahun 1971, arsip adalah

1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga –

lembaga dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak

6
 apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam

rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan

swasta ataupun perorangan, dalam bentuk corak apapun baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control”

mengatakan kearsipan (Filing) penempatan kertas – kertas dalam

tempat – tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan yang telah

ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas

(Surat) apabila diperlukan dapat di temukan kembali dengan mudah dan

cepat.

3. Penangan surat masuk dan keluar

a. Surat masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan

sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat

tersebut tersimpan salah satunya Penanganan surat masuk sistem buku

agenda.

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang

mengagendakan surat disebut agendaris.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai

berikut:

a. Penerimaan surat.

b. Penyortiran surat.

7
 c. Pencatatan surat.

d. Pengarahan surat.

e. Penyampaian surat.

f. Penyimpanan arsip surat.

b. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu

instansi/kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok maupun

suatu lembaga.

Prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah sebagai

berikut :

a. Pembuatan konsep

b. Persetujuan konsep

c. Pencatatan Surat

d. Pengetikan Konsep Surat

e. Pemeriksaan Pengetikan

f. Penandatanganan Surat

g. Pemberian Cap Dinas

h. Melipat surat dan Penyampulan surat (dengan Kop dan nomor surat).

i. Pengiriman surat.

j. Penyimpanan arsip surat.

4. Peralatan dan Perlengkapan kearsipan

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit

kesalahan di perlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup

menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik –baiknya.

a. Kriteria Pemilihan peralatan

8
 Yang perlu di pertimbangkan untuk pengadaan suatu peralatan adalah :

1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan.

2) Frekuensi penggunaan arsip.

3) Lama arsip di simpan (Aktif /Inaktif).

4) Lokasi fasilitas penyimpanan.

5) Besar ruangan penyimpanan.

6) Tipe dan letak penyimpanan.

7) Bentuk orgnisasi.

8) Tingkat perlindungan terhadap arsip.

b. Tipe peralatan penyimpanan

Alat penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat di kelompokan

dalam 3 jenis alat penyimpanan, yaitu :

1) Alat penyimpanan tegak (vertical file)

Merupakan jenis yang dipergunakan dalam kegiatan pengurusan

arsip. Contoh : Almari arsip / filing cabinet.

2) Alat penyimpanan menyamping (lateral file)

Merupakan cara penyimpanan Arsip yang vertikal tetapi tetap

dikatakan literal karena letak map – mapnya menyamping. Contoh :

penyimpanan arsip dalam laci.

3) Alat penyimpanan berat (power file)

Sering di sebut juga alat penyimpanan elektrik adalah penggunaan

tenaga mesin dan mengurangi tenaga manusia dalam urusan

kearsipan.

c. Perlengkapan penyimpanan (filing supplies)

9
 Kebanyakan kantor atau organisasi saat ii menyediakan

perlengkapan untuk penyimpanan arsip, yaitu :

1) Penyekat dan Guide

Penyekat adalah lembaran yang digunakan sebagai pembatas dari

arsip – arsip yang di simpan. Dan guide adalah label yang berisikan

kata tangkap sebagai penunjuk yang di tempelkan pada penyekat.

2) Map (Folder)

Tempat penyimpanan jenis – jenis dokumen dengan jumlah

tertentu.

3) Kata tangkap

Judul yang terdapat pada tonjolan disebut kata tangkap baik dalam

bentuk abjad,nama, maupun subjek.

4) Alat bantu kearsipan

Peralatan pelengkap yang membantu memudahkan proses

kearsipan seperti Label pada laci,penyekat, dan folder.

5. Sistem penyimpanan

Merupakan sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar

kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang

sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut

sewaktu – waktu diperlukan.

6. Klasifikasi Sistem penyimpanan

a. Sistem abjad

Merupakan penyimpanan yang di dasarkan atas urutan abjad, jadi

pemberian kode warkat yang akan di simpan dalam arsip dengan

menggunakan abjad dari A – Z .

10
 b. Sistem Pokok soal (Subjek)

Merupakan penyimpanan arsip yang di dasarkan atas perihal surat

(pokok soal isi surat).

c. Sistem tanggal (Kronologis)

Merupakan penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau

tanggal penerimaan surat.

d. Sistem Nomor (Numeric filing)

Merupakan penyimpanan arsip yang akan disimpan diberi nomor kode

dengan angka – angaka .

e. Sistem wilayah ( Geographic filing)

Merupakan penyimpanan arsip yang dikelompokkan atas wilayah –

wilayah.

7. Penilaian arsip

Perinsip penilaian suatu kearsipan dapat digolongkan berdasarkan :

a. Prinsip manfaat

Dengan penilaian yang dilakukan secara teratur memungkinkan

dapat di cek pada setiap saat, sehingga dapat diketahui : “Cukup baikkah

apa yang dilaksanakan ?” dengan demikian dapat diketahui apakah yang

dilaksanakan itu masih cukup bermanfaat, berarti tidak perlu diadakan

perubahan, karena dipandang masih cukup bermanfaat.

b. Prinsip Kecepatan

Merupakan suatu saluran untuk menuju ke sumber informasi bagi

kegiatan suatu organisasi. Dengan Management information system

(MIS) maka informasi yang diperlukan harus mempunyai tingkat

keteraturan yang memadai serta keepatan waktu apabila diperlukan.

11
 c. Prinsip efisiensi

Merupakan penyelenggaraan kearsipan dapat mencapai daya

guna yang semaksimal mungkin baik dari segi waktu (kecepatan

penemuan kembali), dari segi hasil (jumlah informasi yang disajikan).

Dan merupakan pertimbangan yang sangat penting dalam penilaian

terhadap penyelenggaraan kearsipan.

Ada juga kriteria – kriteria dalam sebuah penilaian, salah satunya kriteria

penilaian arsip yang umum adalah ALFRED, yaitu :

1) Administrasi value ( Nilai administrasi )

2) Legal value ( Nilai hukum )

3) Financial value ( Nilai materil/uang)

4) Research value ( Nilai penelitian )

5) Educational value ( Nilai pendidikan )

6) Documentary value ( Nilai dokumentasi )

Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d. 100 dihutung berdasarkan jumlah

presentase.Ada 4 golongan arsip antara lain sebagai berikut :

1) Arsip Vital ( presentase nilai 90 – 100 )

2) Arsip penting ( Prsentase nilai 50 – 89 )

3) Arsip berguna ( presentase nilai 10 – 49 )

4) Arsip tidak berguna ( presentase nilai 0 – 9 )

8. Penemuan kembali arsip

Merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang

bertujuan untuk menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya akan tetapi

menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut.

12
 Penemuan Kembali Arsip menurut Sistem kearsipan Pola Baru

adalah sebagai berikut :

a. Menentukan pokok masalah yang akan dicari.

b. Setelah pokok masalah tersebut diketahui, diteruskan dengan

mencocokkan pokok masalah pada kartu kendali, jika kartu kendali tidak

ditemukan dapat dilihat pada kartu tunjuk silang atau lembar

peminjaman arsip.

c. Kemudian dilanjutkan dengan mengetahui kode arsip yang dicari

dengan melihat kartu indeks.

d. Dengan mengetahui kode arsip tersebut, selanjutnya dapat diketahui

dalam laci.

9. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan dimulai dari keamanannya, baik segi kuantitas (tidak

ada yang tercecer), kualitas (tidak mengalami kerusakan), informalitas

(kerahasiaannya).

Pemeliharaan arsip secara fisik dengan cara :

a. Pengaturan ruangan.

b. Pemeliharaan tempat penyimpanan.

c. Penggunaan bahan – bahan pencegah.

d. Larangan – larangan yang tidak boleh di langgar.

e. Kebersihan.

10. Jadwal retensi arsip

Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan oleh kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia pada tanggal 10 November 1977. Yang dimaksud

dengan jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan

13
 seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan

demikian daftar retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan :

a. Lamanya masing – masing arsip disimpan pada file aktif (di satuan kerja)

sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip ( file Inaktif).

b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing – masing atau sekelompok

arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.

11. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip umumnya dilakukan 5 tahun sekali (file inaktif),

selum dilakukan pemusnahan arsip ada baiknya di buatkan Mikrofilmnya

(Arsip direkam pada film) terutama arsip penting. Pemusnahan dilaksanakan

oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 orang saksi dari unit lain.prosedur

pemusnahan umumnya terdiri dari langkah – langkah sbb :

a. Seleksi arsip.

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (Daftar pertelaan).

c. Pembuatan berita acara pemusnahan.

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi – saksi .

Setelah dilakukan pemusnahan Berita Acara dan Daftar Pertelaan

ditandatangani oleh penanggung jawab pemusnahan dan 2 saksi. Dan

pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran.,penghancuran

dengan mesin penghancur kertas, proses kimiawi.

12. Perencanaan SDM (Sumber daya manusia)

Ada bebera kegiatan perencanaan SDM, yaitu :

a. Penentuan kebutuhan jabatan yang diisi.

b. Pemahaman pasar tenaga kerja yang ada, dimana ada calon karyawan

yang potensial.

14
 c. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan

Kemudian selain perencanaan tadi ada juga pelatihan dan

pengembangan SDM dengan tujuan pengembangan karyawan untuk

memperbaiki efektifitas dan efesiensi kerja karyawan dalam mencapai hasil

kerjan yang telah ditetapkan.

C. Kondisi UPTD

1. Lokasi, Bangunan, dan Sejarah UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak

Kota

UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota berlokasi di Jalan

Jenderal Urip Sumoharjo nomor 79 Kelurahan Tengah Kecamatan

Pontianak Kota. UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota ditetapkan

berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kota Pontianak

Nomor 16/824.4/D.Kes/Perc/2009, Tentang Penetapan Lokasi Kedudukan

Unit Pelaksana Teknis Daerah Puskesmas Kecamatan dan Unit Pelaksana

Kegiatan Puskesmas di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota Pontianak.

UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota merupakan salah satu

dari enam UPTD Puskesmas yang ada di wilayah Kota Pontianak yang

terletak di Kecamatan Pontianak Kota, dengan batas-batas sebagai berikut:

1) Sebelah utara berbatasan dengan Kelurahan Sei Jawi dan Sei Jawi

Dalam.

2) Sebelah barat berbatasan dengan Kelurahan Sei Bangkong dan Sei

Jawi.

3) Sebelah timur berbatasan dengan Kelurahan Benua Melayu Laut.

15
 4) Sebelah selatan berbatasan dengan Kelurahan Akcaya dan

Paritokaya.

Luas wilayah UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota sebesar

2,76 km2 yang terdiri dari 3 (tiga) kelurahan. Luas wilayah Kelurahan

Mariana 0,50 km2, Darat Sekip 1,31 km2, dan Tengah 0,95 km2. Jumlah

penduduk diwilayah UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota pada

tahun 2015 sesuai dengan data sasaran program kesehatan adalah 27.106

jiwa.

2. Sarana dan Prasarana Puskesmas

Bahwa dalam rangka mengoptimalkan fungsi Puskesmas dalam

mendukung penyelenggaraan pembangunan kesehatan, diperlukan

adanya kebijakan dan langkah-langkah strategis yang digunakan sebagai

acuan dalam penyelenggaraannya. Hal ini sesuai dengan Keputusan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014 tentang

Puskesmas.

UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota merupakan Puskesmas

dengan pelayanan kesehatan dasar dan pelayanan kesehatan

pengembangan.

Pelayanan kesehatan dasar terdiri dari :

1) Rawat jalan pagi hari.

2) Poli umum.

3) Poli KIA/KB.

4) Poli gigi.

16
 5) Klinik Gizi.

6) Laboratorium.

7) Klinik Sanitasi.

8) Klinik TBC Paru.

9) Ruang tindakan

Pelayanan pengembangan terdiri dari :

1) Klinik berhenti merokok.

2) Klinik penyakit tidak menular.

3) Klinik remaja.

4) Klinik Laktasi.

5) Klub jantung sehat kesehatan olah raga.

6) Klinik Kesehatan jiwa.

7) Perawatan kesehatan masyarakat.

8) Saka Bakti Husada (SBH).

9) Tanaman Obat Keluarga (Toga).

17
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Arsip Puskesmas

Penampilan pengolahan data pasien dengan komputerisasi online :

Keterangan :

1. Tampilan diatas adalah tampilan utama

2. Isi menu file, tabel dll

18
Keterangan :

1. Register Penyakit, Obat

Keterangan :

1. Tata Usaha

2. Terdiri dari register pegawai, surat keterangan dokter, surat keterangan

dokter,laporan kepegawaian, daftar surat keterangan dokter, daftar surat

keterangan rujukan

19
Keterangan :

1. Loket

2. Terdiri dari pasien, dan laporan kunjungan

Keterangan :

1. Poli Umum

20
 2. Terdiri dari periksa/rekam medis umum, laporan kesakitan (LB.1), laporan

kasus baru terpilih, laporan penyakit tidak menular, laporan wabah,

laporan pws + KLB, laporan register rawat jalan, laporan register status

kunjungan, BCP (diagnosa – terapi), grafik penyakit

Keterangan :

1. Poli Gigi

2. Terdiri dari periksa/rekam medis gigi, kegiatan UKGM/UKGS, laporan

UKGM – UKGS, BCP (diagnosa – terapi)

21
Keterangan :

1. Poli Gizi

2. Terdiri dari pelayanan dan konsultasi gizi, laporan gizi, BCP (diagnosa –

terapi)

Keterangan :

1. Poli KIA

2. Terdiri dari kartu ibu, kartu bayi, kartu balita dan prasekolah, kartu remaja,

sasaran PWS+KIA, laporan kohont ibu, laporan kohont bayi, laporan

22
 kohont balita – prasekolah, laporan kesehatan remaja, laporan kesehatan

usia lanjut, laporan gizi+KIA (LB. 3), laporan rekapitulasi PWS+KIA, BCP

(diagnosa – terapi), grafik KIA

Keterangan :

1. Keluarga Berencana

2. Terdiri dari penerimaan alat kontrasepsi, kartu status peserta KB, laporan

stok alat kontrasepsi, BCP (diagnosa – terapi)

23
Keterangan :

1. Imunisasi

2. Terdiri dari penerimaan vaksin, vaksinasi, pemakaian vaksin dan SB, stok

vaksin, sasaran TT WUS, laporan program imunisasi, laporan TT WUS,

BCP (diagnosa – terapi), grafik sasaran imunisasi

Keterangan :

1. Apotik

2. Terdiri dari penerimaan obat, obat kadaluarsa, obat rusak, penggunaan

obat, persediaan dan permintaan obat, LPLPO (LB. 2), laporan

psikotropika – narkotika, laporan obat rusak – kadaluarsa, laporan stok

obat Up to Date, rekapitulasi penerimaan –pengeluaran obat, grafik

penggunaan obat

24
B. Proses Pengelolaan Laporan Dan Sistem Informasi Kesehatan Di UPTD

Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota

Berikut ini adalah alur pelayanan di UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak

Kota :

1. Pasien datang menuju loket dan mengambil nomor antrian serta memberikan

kartu, baik kartu KTP (pasien umum), serta kartu jaminan kesehatan dan

BPJS.

2. Pada saat memberikan kartu, pasien menjelaskan tujuan poli apa yang

dipilihnya.

3. Selanjutnya petugas loket akan memasukan nomor regitrasi dan nama pasien

di Program

25
4. Setelah itu, petugas loket mengambil kartu rekam medik pasien berdasarkan

nomor registrasi. Jika pasien sudah pernah berobat ke puskesmas maka

rekam medis sudah terdapat di dokumen. Jika belum, petugas loket akan

mencetak kartu rekam medik baru.

Berikut ini adalah contoh kartu rekam medik di UPTD Puskesmas Kecamatan

Pontianak Kota :

26
5. Kartu rekam medik selanjutnya dibawa oleh petugas loket apabila tujuan

pasien yang bersangkutan adalah poli umum. Namun, apabila tujuan pasien

yang bersangkutan bukan poli umum (poli gigi, klinik gizi, poli KB/KIA,

laboratorium, klinik sanitasi, klinik TBC) maka kartu rekam medik akan

dibawa oleh pasien yang bersangkutan sendiri. Hal ini dikarenakan

keterbatasan tenaga di loket dan lokasi poli/ klinik tersebut yang jauh dari

loket.

6. Selanjutnya pasien menuju ke poli yang diinginkan. Setelah selesai

pemeriksaan dan tindakan kepada pasien, pasien pulang atau jika mendapat

resep obat langsung ke apotik.

7. Kartu rekam medik pasien masih berada di poli masing – masing. Dan

tenaga kesehatan di poli tersebut mencatat kembali secara manual di buku

poli pencatatan rekam medis.

27
8. Dan setelah selesai mencatat, sebagian dari poli-poli di UPTD Puskesmas

Kecamatan Pontianak Kota contohnya poli umum dan poli gigi, rekam medik

pasien tidak langsung di masukan ke dalam SIK karena masalah jaringan

dan kekurangan tempat untuk komputer.

9. Petugas loket yang akan memasukannya. Berikut ini adalah isian SIK yang

harus diisi dari hasil rekam medik pasien.

10. Setelah diisi berdasarkan No registrasi, identitas pasien dan diagnosanya.

Proses selesai dan telah masuk ke data register kunjungan.

28
 Secara umum Pengelolaan kerarsipan di UPTD Puskesmas Pontianak

Kota menggunakan dua cara yaitu manual dan SIK komputerisasi online.

1. Pengelolaan arsip manual

Pengelolaan arsip UPTD Puskesmas Pontianak Kota menggunakan

SIK manual. Pengelolaan arsip manual ini melalui proses pencatatan pada

buku register dikarenakan untuk mempermudah petugas apabila terjadi

gangguan atau kesalahan pada arsip komputerisasi online. Petugas bisa

melihat kembali catatan di buku khusus tersebut.

2. Pengelolaan arsip komputerisasi online

Pengelolaan arsip komputerisasi online menggunakan perangkat

komputer dan online untuk komunikasi dan sinkronisasi data.

Alur Pelayanan yang dilakukan UPTD Puskesmas Pontianak Kota

dilakukan ketika pasien datang ke pendaftaran, setelah itu pasien langsung

diberi selembar kertas kemudian menuju ruangan yang akan dilakukan

pengobatan. Di pendaftaran mereka ditanya identitas berupa nama, alamat,

29
 umur dan lain sebagainya. Selain itu mereka ditanya keluhan yang dirasakan.

Setelah selesai mendaftar, pasien-pasien itu ke ruangan yang mereka akan

diperiksa, dan biasanya di ruangan tersebut mereka ditanya lagi kadang

hampir sama seperti di ruang pendaftaran. Baru setelah itu dilakukan

pengobatan misalnya pasien umum ke ruang Balai Pengobatan, sementara

pasien khusus misalnya pasien TBC ke ruang TBC, pasien KIA ke ruangan

KIA, pasien perawatan gigi ke Poli gigi dan lain sebagainya. Setelah dari

ruangan masing-masing maka mereka menuju ruangan obat untuk

selanjutnya mendapat obat.

Sistem rujukan pelayanan kesehatan dilaksanakan secara berjenjang

sesuai kebutuhan medisnya yaitu dimulai dari pasien berobat ke fasilitas

kesehatan tingkat pertama. Jika diperlukan pelayanan lanjutan oleh spesialis,

maka pasien dapat dirujuk ke rumah sakit.Pelayanan Rujuk Balik dilakukan

jika pelayanan kesehatan yang diberikan kepada penderita difasilitas

kesehatan atas rekomendasi/rujukan dari dokter spesialis/sub-spesialis yang

merawat. Setelah pasien ditangani di fasilitas lanjutan, rumah sakit akan

melakukan klaim ke BPJS Kesehatan.

B. Sistem Arsip Puskesmas

Di UPTD Puskesmas Pontianak Kota ruang khusus kerasipan sudah ada.

Arsip rekam medis pasien disusun dengan rak-rak dan lemari dan

ditempatkan di bagian depan puskesmas berdekatan dengan loket

administratif. Sistem kearsipan rekam medis pasien disusun berdasarkan

kode angka yang berurutan di kartu rekam medis pasien saat berobat ke

puskesmas. Kode angka dapat dilihat secara manual di buku catatan

30
administratif pasien yang telah disepakati oleh Puskesmas Kec. Pontianak

Kota.

Selanjutnya, kartu rekam medis tiap pasien disusun dalam satu KK dan

diletakkan pada satu map. Hal ini mempermudah petugas loket dalam

mencari kartu rekam medis pasien saat pasien ingin berobat ke puskesmas.

Penomoran di urutkan dari 1 hingga nomor terakhir pasien berobat ke

puskesmas dan disusun dari lemari satu hingga lemari berikutnya dan dari rak

satu hingga rak berikutnya. Sehingga petugas loket dapat menghapal letak

nomor dan kartu rekam medis dengan mudah. Pada tiap-tiap rak dan lemari

diberi penomoran kartu rekam medis yang tersimpan di dalamnya sehingga

lebih mempermudah petugas loket dalam mencari kartu.

Rekam medis yang keluar selanjutnya dibawa oleh petugas loket ke

ruangan yang dituju pasien. Petugas loket akan mengambil kembali rekam

medis yang keluar saat jam pelayanan puskesmas selesai. Sebelum rekam

medis di arsip manual, terlebih dahulu petugas loket mengarsip melalui

komputerisasi online dan menyusunnya secara manual di ruang arsip rekam

medis.

Tidak jarang petugas loket tidak menemukan kartu rekam medis yang

dicari dan harus mencetak ulang kartu yang baru. Hal ini disebabkan oleh

ketidak sesuaian jumlah tempat penyimpanan dengan banyaknya kartu rekam

medis pasien. Sehingga kartu rekam medis disusun tanpa ada celah untuk

mempermudah petugas mengambilnya. Kartu rekam medis yang disusun di

dalam lemari juga menyulitkan petugas untuk meraih kartu yang berada di

paling belakang sehingga seringkali petugas salah mengambil kartu dan sulit

untuk menemukan posisi semula kartu yang sudah terambil tersebut.

31
Sehingga petugas harus mengeluarkan kartu dan menyusunnya nanti

bersama dengan kartu lainnya yang sudah keluar. Hal ini tentu menghambat

dan menambah pekerjaan petugas.

Selain itu, kartu rekam medis seringkali ditemukan tidak tersusun

beraturan. Hal ini dikarenakan tidak ada celah bagi tangan petugas untuk

mengambil kartu sehingga kartu seringkali berpindah tempat akibat petugas

yang harus mengeluarkan beberapa tumpukan kartu untuk mengambil kartu

yang diinginkan dan meletakkan kembali tumpukan kartu tersebut. Hanya

beberapa kartu rekam medis saja yang menggunakan map per Kknya.

Sisanya tidak menggunakan map dan menjadi penyebab timbulnya masalah

kartu yang tersusun tidak berurutan. Kartu rekam medis yang tidak

menggunakan map mayoritas ditemukan dalam keadaan sudah rusak dan

sobek. Hal tersebut dikarenakan kesulitan petugas untuk meraih karu rekam

medis, sementara disisi lain petugas harus bekerja ekstra cepat.

Salah satu penyebab timbulnya masalah tersebut yaitu kurangnya SDM

(Sumber Daya Manusia) sebagai petugas loket yang tidak hanya menerima

pasien di loket tetapi juga memasukkan data ke komputerisasi online, mencari

kartu rekam medis dan mengantarkannya ke ruang poli menjadi masalah

dalam sistem kearsipan di UPTD Puskesmas Kecamatan Pontianak Kota. Di

UPTD Puskesmas Kec. Pontianak Kota sendiri hanya memiliki dua orang

tenaga petugas loket yang merangkap sebagai tenaga rekam medis.

Sementara Puskesmas tersebut merupakan UPTD yang terletak di Kec.

Pontianak Kota dengan pasien yang mencapai 100-200 orang perhari.

32
33
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Puskesmas merupakan salah satu instansi yang bergerak dibidang

pelayanan jasa kesehatan masyarakat. Bentuk pelayanan yang bertanggung

jawab dan etis tidak hanya memberikan langsung pelayanan kesehatan

kepada pasien dalam bentuk memberikan preventif dan kuratif. Namun selain

hal tersebut ada hal yang termasuk salah satu indikator pelayanan yang

bertanggung jawab dan etis adalah dalam pencatatan dan pengolahan

kerasipan. Dalam alur pencatatan dan pengelolaan kersipan rekam medis

dibagi menjadi 2 sistem yaitu secara manual dan elektrik yang keduanya

memiliki keuntungan masing-masing.

Maka dari itu, sangat penting bagi institusi kesehatan khususnya

puskesmas dalam memerhatikan proses pengolahan dan data pasien

sehingga tidak merugikan pasien kedepannya. Karna data kesehatan pasien

di dalam rekam medik harus diolah dengan memuat nilai kerahasian,

kejelasan dan keakuratan sehingga tenaga kesehatan yang bertanggung

jawab atas sistem informasi kesehatan di pelayanan kesehatan dapat

meningkat dan berjalan dengan baik

B. Saran

Dalam perencanaan SDM perlu dilakukan rekrutmen dengan kriteria –

kriteria yang sesuai kebutuhan puskesmas sehingga mampu mendukung

aktivitas civitas Puskesmas dan ketika teori berbeda dengan lapangan itu bisa

34
dikatakan wajar, tetapi teori akan menunjukkan standar manajemen kearsipan

yang baik dan benar sehingga ada pertimbangan – pertimbangan yang perlu

dipikirkan dalam mengambil tindakan dan melakukan sesuatu di lapangan.

Maka dengan itu implementasi dilapangan harus mengacu pada teori agar

terstandarisasi.

35
 DAFTAR PUSTAKA

Viera.J.T, Eko.S, & Cahya.T.P, 2016. Evaluasi Sistem Informasi Manajemen

Puskesmas Guna Mendukung Penerapan Sikda Generik Menggunakan
Metode Hot Fit Di Kabupaten Purworejo. Jurnal Manajemen Kesehatan.
FKM. Semarang.
Kemenkes. (2012). Roadmap Manajemen Arsip Rekam Medis. Jakarta :
KemenkesRI
Sutanto. (2015) PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PUSKESMAS(SIMPUS).
Dentusi, Muhammad. 2015. Sistem informasi manajemen bpjs.
http://mohamadentusi.blogspot.co.id/2015/01/sistem-informasi-manajemen-
bpjs.html
Khoirunisa,Rizqia. 2013. Bagaimana cara kerja sistem rujukan bpjs kesehatan.
https://www.finansialku.com/bagaimana-cara-kerja-sistem-rujukan-bpjs-
kesehatan/
Kemenkes. (2011). Pedoman Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta: KemenkesRI
Modul Puskesmas Kampung Bali. (2014). Profil Puskesmas. Pontianak:

Puskesmas Kampung Bali.

Sanjoyo, R.(2013). Sistem Kersipan Puskesmas. Yogyakarta: UGM.

Nurul D.S, Solikhah. (2013). Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas (Sp2tp) Di Wilayah Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu

Provinsi NTB. Kesmas. 7(1) : 27-32.

Paryati, Y.M. (2007). Sistem Informasi. Yogyakarta: Ardana Media.

36