Mejores prácticas sobre comunicación a los empleados:

Un estudio de los retos globales y sus soluciones

Right Management ha desarrollado un estudio sobre las mejores prácticas a la hora

de afrontar los retos de la comunicación interna de las empresas. Basándose en
literatura sobre el tema, estudios de casos particulares, entrevistas con 22 de los
mejores comunicadores de cuatro continentes y una encuesta a 472 empresas, Right
ha encontrado cuatro retos clave, ordenados según la opinión de los encuestados:

1. -Motivar a los empleados para que se alineen con la estrategia empresarial

Crear una línea de visión directa entre los empleados y la estrategia de la firma.

2. -Comunicación de los líderes y la dirección

Educar y comprometer a los directivos sobre su rol en la comunicación interna.

3. -Gestión de la sobrecarga de información

Superar el atasco de informaciones.

4. -Medición de la rentabilidad de la comunicación interna

Relacionar la comunicación con los resultados empresariales.

En todos los casos se ha encontrado un gap significativo entre la importancia que las
empresas dan a cada uno de los cuatro retos y la efectividad con la que reconocen
afrontarlos. En este punto, Right invitó a los participantes del estudio a compartir sus
estrategias en este aspecto. Si bien es cierto que se encontraron ciertas similitudes,
tanto en el ámbito cuantitativo como en el cualitativo, también quedó claro que no
existe una solución mágica para afrontar estos retos. Más bien puede decirse que las
organizaciones con mejores prácticas emplean una combinación de método de
prueba y error que deriva en una creación adaptada a las necesidades
particulares de su cultura y situación.

Principales características de cada uno de los retos clave:

1. Motivar a los empleados para que se alineen con la estrategia empresarial

Se denomina alineación al proceso que construye el compromiso del empleado con la

estrategia empresarial, y asegura que aquél comprende cómo puede ayudar a lograrla.
Los estudios empíricos demuestran la conexión entre compromiso y resultados.

La encuesta de Right Management concluye que la alineación con la estrategia es

de largo el factor de comunicación más crítico para las empresas (el 63% así lo
consideran). Sin embargo, sólo el 37% dice manejarlo con eficiencia. Los
principales elementos que contribuyen a la alineación del empleado con la estrategia
son los siguientes:
 Asegurar que los empleados saben cómo pueden contribuir a lograr la
estrategia de negocio (mediante formación, programas ad hoc, comunicación
visual…)
Construir el compromiso de los empleados con la estrategia de negocio (a
través de focus groups, diálogo con los mánagers, “embajadores” de los
empleados…)
Desarrollar y facilitar tecnología que ayude a comprender la estrategia
(intranet, programas, videos, discusiones en red, juegos, animaciones…)
Establecer confianza entre los líderes/directivos y los empleados

2. Comunicación de los líderes y la dirección

La estrategia de comunicación debe incluir la alineación del equipo que la lidera tanto
con la alta dirección como con los niveles inmediatamente inferiores. Es fundamental
que lo que se hace sea compatible con lo que se dice. De no ser así, dicha estrategia
no resultará creíble para los empleados.

Los encuestados situaron este reto como el segundo más importante, y también como
el segundo al que mejor responden. Para conseguir la alineación de los líderes con la
estrategia de comunicación, los métodos más empleados son los siguientes:

Formación en la comunicación para la alta dirección y gentes o mandos

intermedios
Caja de herramientas de la dirección: mensajes fundamentales, guía de uso,
recursos disponibles, etc.
Reuniones informales entre la dirección y los empleados (desayunos, cafés,
etc.)
Reuniones formales con la plantilla
Comunicación liderada por el presidente o el director, en todos los estilos
desde videoconferencias a las “conversaciones de café”.
Hacer de la comunicación un componente de la medición del rendimiento de
los directivos

3. Gestión de la sobrecarga de información

Los empleados son bombardeados a diario con cientos de emails, y no tienen tiempo
ni paciencia para analizar su información. La encuesta demuestra que la dificultad de
acceso a la atención del empleado es el cuarto reto principal en términos de
comunicación, y el tercero que mejor solucionan los encuestados. El comunicador ya
no puede ser un guardián de la información, sino un facilitador que ayude a los
empleados a priorizar y organizar la información, para que puedan retener lo más
relevante. Las herramientas para ello son las siguientes:

Mejorar la infraestructura de comunicación, mediante auditorías de

funcionamiento que resalten las áreas de mejora
 Desarrollar calendarios de comunicación centralizados, para ayudar a
manjar el flujo de información<. Fijar fechas y priorizar campañas, mensajes,
evitar sobrecarga de comunicación corporativa en los momentos más
ocupados del año.

Mejora de los medios de comunicación interna: no limitarse a los emails o

intranet. En ocasiones, los empleados agradecen comunicaciones en papel
y, sobre todo, de viva voz

4. Medición de la rentabilidad de la comunicación interna

Uno de los resultados más sorprendentes del estudio de Right Management es que la
medición de la rentabilidad de la inversión en comunicación es observada por los
encuestados como el reto menos crucial de los propuestos en este ámbito. El 58% de
las respuestas apoyan esta afirmación, contraria a la tendencia profesional hacia la
unión de la comunicación y los resultados empresariales.

Las entrevistas sugieren varias posibles explicaciones de esta paradoja:

Los dirigentes de más alto nivel ya creían que la comunicación es un factor

crítico, de forma que su conexión con la rentabilidad resulta redundante
Los comunicadores no tienen tiempo o recursos para dedicarlos a la
medición de resultados
Hay una falta de conocimiento sobre la forma de medir los resultados de la
comunicación.

En todo caso, las empresas que sí miden el impacto de la comunicación lo hacen

mediante tres tipos de métodos:

Ahorro de coste logrado por estrategias efectivas

Otros resultados del negocio (ingresos, productividad, satisfacción del
cliente,…)
Auditorías de comunicación (para determinar la efectividad de los canales, el
grado de acceso a los empleados,…)
Encuestas a los empleados

Conclusiones
Para Jazmin Galván, Directora General de Right Management en España: las
conclusiones del estudio coinciden con la realidad que vivimos con nuestros clientes:
en demasiadas ocasiones la comunicación interna se ha considerado una función
meramente adicional a la dirección de Recursos Humanos. El reto crucial para la
mayoría de las organizaciones es lograr facilitar la habilidad de los empleados para
entender, asumir y desarrollar la estrategia como un equipo comprometido y unido, la
palabra clave es alineación.
Sería similar a las pautas de vuelo de las aves migratorias, no se siguen ciegamente,
cada miembro de la formación calcula su movimiento en función de la distancia y
trayectoria de sus compañeros, siendo siempre parte activa en el movimiento”.

Las políticas de comunicación interna en las empresas son cada vez más complejas. A
medida que los comunicadores están pasando de ser proveedores de información a
socios estratégicos del negocio, se exige a los profesionales del ramo que mejoren la
conexión de los empleados con el negocio, equipen a los líderes con las capacidades
y recursos suficientes para comunicar eficientemente, aseguren que los mensajes
fundamentales “pasen el corte” del exceso de información y muestren resultados
medibles.

Si bien es cierto que existen algunas tendencias comunes, las soluciones de éxito no
son homogéneas. Más bien, los mejores comunicadores utilizan paquetes creativos de
soluciones que se adaptan a las necesidades específicas de su organización.

Right Management

Right Management, Inc. es la compañía líder mundial en transición de carreras y consultoría

organizacional. A través de una red global de oficinas ofrecemos a nuestros clientes una amplia
gama de servicios de transición de carreras y soluciones de consultoría a medida para la
mejora organizacional, el desarrollo del liderazgo y la gestión del talento.

La compañía opera a través de una red de más de 300 oficinas en 35 países de América del
Norte, Latinoamérica, Asia-Pacífico, Oriente Próximo y África, proporcionando servicios de
consultoría tanto a clientes multinacionales como regionales. Right Management es una filial de
Manpower Inc.