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INDICE

1) Introduccion

2) Planteamiento Del Problema

3) Recolección De Los Datos

4) Análisis De Los Datos

5) Formulación De Recomendaciones

6) Implantación

7) Seguimiento, Evaluación Y Control

8) Conclusión
Introducción

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su


propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las
actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál
sea su objetivo.
Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el
problema de la distribución de las funciones.
Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios
que se realizan para lograr la simplificación del trabajo.
El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la
simplificación del trabajo dentro de una organización, esperamos que este sea
de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este
tema, el cual es de suma importancia dentro de la administración.
El estudio de tiempos y movimientos, conocido también con el nombre de
"medida del trabajo" o "simplificación del trabajo", consiste en el análisis
sistemático de todos los factores que afectan al trabajo, para economizar tiempo,
esfuerzo y dinero. El propósito principal de un estudio de tiempos y movimientos
es racionalizar los métodos y procedimientos del trabajo, mediante el empleo de
la utilización racional de los medios de producción (sea bienes o servicios), como
maquinas, equipos, herramientas y otros, para facilitar las actividades del
personal, haciendo que éste pueda trabajar con mayor comodidad y a la vez
obtenga mayor productividad, reduciendo los costos de producción.
Base teórica

ADMINISTRACION: La administración es la ciencia social que tiene por objeto


el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación,
organización, dirección y control de los recursos de una organización.

SIMPLIFICAR: Es el uso organizado del sentido común para encontrar formas


más fáciles y mejores de realizar una tarea.

GRÁFICO: la representación de datos, generalmente numéricos, mediante


líneas, superficies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre
sí y facilitar su interpretación.

TÉCNICA: Conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en


una ciencia o en una actividad determinada, en especial cuando se adquieren
por medio de su práctica y requieren habilidad.

METODOLOGIA: hace referencia al camino o al conjunto de procedimientos


racionales utilizados para alcanzar el objetivo o la gama de objetivos.

VEROSIMILITUD: es la credibilidad o congruencia de un elemento determinado


dentro de una obra de creación concreta.

Metodología de la simplificación del trabajo

El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido común,


en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones de
cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un
buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los proyectos
a estudiar, y analizarlos a través de gráficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo. Se necesita entonces poseer un
conocimiento de las técnicas y este conocimiento debe estar al alcance de todos
los supervisores y empleados afectados por la medidas de simplificación y
mejoramiento, los factores básicos con los cuales debemos trabajar tienen que
ver con interrogantes vinculadas al porque?, dónde, cuándo, quién y cómo, y las
conductas inmediatas a seguir están vinculadas con eliminar, combinar, cambiar
secuencias, cambiar lugares, cambiar personas, todo con el objeto de hacer
mejoras, adicionalmente se hace necesario conocer el número de unidades, el
elemento tiempo, la distribución etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en trabajos
técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos, hayan establecido y
aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente ellos, con muy
buen criterio, sabrán determinar qué cosas deben omitirse y a cuáles debe
dársele especial importancia, dentro del ámbito de la metodología que se
desarrolla.

Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para
encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. La simplificación
del trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite la
disminución de costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la
rentabilidad de nuestros recursos y de los interesados en la empresa, presupone
el mejor método de trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque
organizado que no sólo hace que la superación personal sea más fácil, sino que
además se ajusta como una modalidad conveniente y continua.

Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con


la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trámite o procedimiento, sea cual fuere su
naturaleza.
Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:

Planteamiento del Problema

El planteamiento del problema puede provenir, bien, de la observación de


hechos o factores intrincados en un proceso, pero que por la manera de
presentarse, son incapaces de brindarnos una explicación satisfactoria de ese
hecho, o también puede surgir como el resultado de experimentar y describir
consecuencias en la aplicación problemática de una teoría. Reconocimiento,
descubrimiento y formulación. Estos momentos aparecerían de la siguiente
manera: primero, debe reconocer los hechos clasificados preliminarmente y
delimitados según algún criterio válido, sobre todo el de la relevancia. En esa
labor se ha debido encontrar lagunas, incoherencias o cualquier otro detalle, es
decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un problema.
Luego, tercer momento, se habrá formulado una pregunta muy concreta y
correcta acerca de las causas que explique esa incertidumbre, esto es reducir el
problema a su núcleo significativo. Una vez hecho todo eso queda por supuesto
el desarrollo del resto, es decir, darle respuesta al problema plateado.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el
alcance, Los resultados que se esperan, las acciones a desarrollar, el potencial
humano requerido Y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:

-Identificar el problema.

Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que


lo Generan.

Definir el problema.

Precisar en qué consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro


de la Organización, si están incidiendo factores internos como (recursos
humanos, materiales, financieros, tecnológicos, etc.) o externos como (medio
ambiente, situación económica, política, social del país etc.).

Objetivo del estudio.

Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante


la Investigación del problema.

Alcance.

Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio, o por el contrario si es


toda la organización.

Profundidad.

Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,


servicios etc.)

Actividades.

Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.

Recursos.

Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la


investigación desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalízables, teniendo en cuenta
las limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

En relación a la situación actual de la organización se recomienda se obtengan


datos relacionados a:

a) Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las demás


unidades.

b) Organización y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.

c. Estadísticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecución


de operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.

d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.

e. Ambientación material.

f. Relación o contactos con otras unidades.

g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades


de la Unidad.

La recolección de datos es un proceso muy importante para la investigación ya


que permite la recolección de elementos para obtener datos de la realidad, para
esto se crean instrumentos que debe contemplar en su construcción la forma
(técnica para cumplir con la tarea) y contenido (especificación de datos que
necesitamos conseguir). El instrumento permite sintetizar toda la labor previa
de la investigación y por esto la importancia que tiene para poder tener datos
verdaderos.
Los datos según su procedencia se dividen en datos primarios o secundarios;
los primeros permiten obtener la realidad por medio del instrumento, mientras
los segundos son los datos ya recogidos y procesados por otras personas y que
aportan a la investigación. Dentro de las técnicas de recolección de datos
primarios se encuentra la observación, las encuestas, el cuestionario, la auto
aplicación y en las técnicas de recolección secundario están las bibliotecas y
el internet.
Observación: Es percibir la realidad exterior con el propósito de obtener datos
y está orientada a objetivos precisos de estudio, la principal ventaja es que son
obtenidas directamente sin intermediarios, la desventaja, es que el observador
puede alterar la conducta de los sujetos observados; se puede tener dos tipos
de observación.
la simple, una observación cuidadosa, discreta y de calidad
la observación participante también llamada natural, donde se trata de integrar
al observador.
Se aconseja tener observación en conjunto para tener una mayor cobertura y
para evitar errores de percepción.
Entrevista: Es una forma específica de comunicación de interacción social que
tiene por objeto la recolección de datos. Para esta se debe tener en cuenta el
aspecto formal del entrevistador, apariencia adecuada al medio social donde se
encuentra, saber la importancia de lo que se trabaja, hora adecuada para que
exista confiabilidad de los datos.
Dentro de los tipos de entrevistas se encuentra las no estructuradas y
formalizadas
Entrevista no estructurada: en las que se tiene un margen más o menos
grande para formular pregunta y respuestas y donde no se tiene un formato
establecido, se subdivide en entrevista informal que da al respondiente la
sensación clara y definida de lo que se está hablando, es la menos estructurada,
útil en estudios exploratorios.
La entrevista focalizada: es libre y espontánea, es como la informal pero se
concentra en un solo tema. Guiadas o por pautas; son algo más formalizadas,
se conserva la espontaneidad de la entrevista, pero centrados en puntos
específicos, es flexible, permiten añadir información profunda y subjetiva. Tiene
como ventajas este tipo de entrevistas un dialogo más profundo y captan
además del tema de interés actitudes y valores;
dentro de las desventajas tenemos que tiene un costo alto por que involucran la
presencia de personal especializado durante periodos largos, son difíciles de a
través de un tratamiento estadísticos .
Entrevista formalizada: Se desarrolla con base a un listado fijo de preguntas
con un orden, es la más utilizada pues es la que mejor se adecuada para
el diseño de encuesta. Tiene como ventajas que es rápida, el entrevistador
puede ser preparado en un corto tiempo, es de bajo costo y mayor
procesamiento matemático, como desventaja tiene que reduce el campo de
información registrado, la creación del cuestionario es de tiempo más largo, ya
que su redacción no puede dar al entrevistado malas interpretaciones, esto se
logra gracias al tipo de pregunta que se maneje como pregunta cerrada o
alternativas fijas, siendo estas las más utilizadas y las abiertas o final abierto,
que pueden ser emitidas libremente por los respondientes, teniendo en cuenta
evitar confusiones o predisposiciones en la respuesta.
Cuestionario Auto aplicación: Es el diligenciamiento del cuestionario por el
entrevistado, tiene como ventajas que son económicos en cuento a tiempo y
personal, y hay calidad de los datos, las desventajas es que no permite conocer
las reacciones reales del informante que pueden contribuir a la investigación. La
recolección de datos secundarios se encuentra en archivos y fuentes de
información, un ejemplo de estos son las bibliotecas que por medio de ficheros
y fichas permite llegar a la información que se necesitaba, y un instrumento muy
útil ahora utilizado el internet. Para cualquiera de estos dos medios de
recolección secundaria se diligencias unas fichas, instrumentos que permiten
recoger la información que se necesita para la investigación, dividiéndose estas
en 4 grupos,
fichas bibliográficas (guía para saber que textos han sido consultados).
fichas textuales (tiene información base más fragmentos textuales).
fichas de contenido o resumen (tiene información base más resumen de
un párrafo y se describen las páginas).
fichas mixtas (integra información textual y de libre creación del investigador).

ANÁLISIS DE LOS DATOS.

Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crítico de la


situación actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que
impiden su óptima ejecución y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo
que se está haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son
convenientes y tienen una secuencia lógica, para esto se recomienda:
Relacionar los objetivos de la institución y de los procedimientos.
 Relacionar factores, tales como el personal que participa en la
tarea, el volumen de demanda y la duración de las etapas del
trabajo.
 Necesidad y uso de los requisitos exigidos.
 Disposiciones legales y administrativas que sustentan el
procedimiento.
 Sistema de trámite documentario que se utiliza.
 Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a
la institución.
 Composición de la estructura organiza, especialmente niveles de
decisión.
En este proceso de análisis se sugiere algunas interrogantes básicas que
pudieran emplearse, para determinar si existe la necesidad de cambiar,
simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios.
INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO

FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES.

Luego de culminar la etapa de análisis de datos, se deben formular alternativos


de solución al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:

a. Poner en práctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la


participación de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
Confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas
y negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.

f. Priorizar las recomendaciones prácticas y objetivas que se ajustan a la


realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que
presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o
procedimientos racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.

Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los


siguientes aspectos:

a. Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo


de formularios, registros o informes; eliminación de tareas y movimientos inútiles,
disminución de la carga de trabajo de cada puesto, eliminación de equipos
obsoletos. Etc.
b. Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a través de
la estructura orgánica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinación del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificación de los procesos, y operaciones que puedan motivar la
modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la
forma de trabajo.vn b
e. Simplificación de los métodos de trabajo, de las funciones, de la estructura
orgánica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinación, así como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentación necesaria
que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican,
de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas
y oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción,
un cuerpo principal que fundamente los cambios propuestos y exponga las
razones que lo justifican, de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con
rapidez decisiones correctas y oportunas, es conveniente que la estructura del
informe contenga: introducción, un cuerpo principal que especifique hechos,
argumentos y justificaciones, conclusiones y recomendaciones y finalmente los
anexos o apéndices.
IMPLANTACIÓN

Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa


anterior para solucionar el problema que origino el estudio. Se deben definir las
actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realización,
asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrán de iniciarse y terminar cada
una de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material,
planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y
documentos utilizados por trabajadores y usuarios.

Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables


de la ejecución del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de
organización y sistemas a través de sus técnicos, las responsables de
implementar los cambios, contando con la participación de las unidades
involucradas, Será necesario fijar el método de implementación entre los cuales
tenemos: método instantáneo recomendado cuando el sistema o procedimiento
diseñado es relativamente sencillo y no involucra un gran número de procesos,
operaciones o un número excesivo de unidades administrativas. Otro método es
el de proyecto piloto, se indica cuando puede realizarse un ensayo en solo una
parte de la organización introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se
requiere que exista un ambiente uniforme dentro de la organización para luego
hacer la transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de
las desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es válido para
una parte de la institución lo sea para otra. Tenemos también el método de
implementación en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de
gran envergadura, consiste en la operación simultanea por un periodo
determinado, esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear
grandes problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o
procedimiento vaya asentándose hasta lograr que funcione normalmente antes
de que se suspendan las operaciones del sistema anterior. Finalmente tenemos
también el método de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte
del sistema o procedimiento o pequeñas fases del mismo, e implementarlas
procurando no generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase
solo hasta que se haya consolidado suficientemente la anterior.
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial
humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y
adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema
o procedimiento, también se hará necesario evaluar los recursos materiales que
previamente se estimaron necesarios.
Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con
el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.
SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL.

En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicación de las


medidas de mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de
que se están aplicando de acuerdo a los estudios realizados.
Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluación comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas
convenientemente.
La experiencia recomienda hacer una revisión periódica de los sistemas y
procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los mismos,
cuestión que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la organización en
su conjunto.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de
normas y procedimientos diseñados por los órganos centrales de control, para
realizar la comprobación de la forma como vienen siendo ejecutados los
sistemas o procedimientos administrativos.

ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN


El Seguimiento y la Evaluación son herramientas interdependientes y básicas
para la gestión del proceso de simplificación, por tanto, no pueden pensarse
como acciones a encarar en forma separada. Ambas deben efectuarse durante
todo el proceso de simplificación lo que implica una verificación constante de las
actividades y el cumplimento de objetivos de cada etapa del mismo; en el caso
de la evaluación, es conveniente que se realice, idealmente, una evaluación ex
ante, una Evaluación intermedia y otra ex post.
A continuación, se dan algunas pautas para realizar tanto el seguimiento como
la evaluación:

SEGUIMIENTO
El seguimiento se deberá realizar como un proceso continuo y sistemático por el
cual se verifica la eficiencia y la eficacia del proceso de simplificación mediante
la identificación de los logros y debilidades del proceso; así, por ejemplo, como
resultado de las actividades de seguimiento se pueden realizar medidas
correctivas para optimizar los resultados esperados del proceso de
simplificación. Por tanto, el seguimiento es una actividad indispensable para
rectificar y mejorar la ejecución; así como para asegurar la retroalimentación
entre los objetivos, los supuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de
la práctica. Asimismo, el seguimiento aporta la información que hace posible
sistematizar resultados y procesos para la evaluación.

Para que el seguimiento sea exitoso se requiere del diseño y ejecución de un


Plan de Seguimiento en el que se detalle las actividades a realizar, así como el
cronograma y plazos para el desarrollo de éste. El Plan de Seguimiento se
desarrolla sobre la base del Plan del Proceso de Simplificación. Será el producto
de reuniones de trabajo, con insumos de los responsables del proceso cuando
Sea el caso, en este Plan se establecerán fechas en las que el avance del
proceso será revisado, los indicadores y herramientas que se definirán para esa
medición y los responsables de desarrollarla.
Se recomienda que los responsables del seguimiento sean miembros del Equipo
y sólo en ocasiones en que éste exija un conocimiento muy especializado sobre
algún tema o la carga de trabajo sea muy grande se pedirá el soporte de algunos
responsables del proceso.
Con el fin de informar sobre los resultados del seguimiento es necesario
establecer mecanismos de difusión de la información; estos pueden ser
reuniones de trabajo y difusión de informes en entidades pequeñas y medianas;
en el caso de entidades grandes en las que se debe garantizar el flujo de la
información de manera oportuna se podría establecer un sistema de información
gerencial que identifique los usuarios de la información y la forma en que la
información del seguimiento deberá ser presentada.
El número de usuarios de la información generada por el seguimiento crecerá a
medida que el tamaño de la entidad sea mayor. Los principales usuarios
normalmente serán el Equipo, el Comité de Dirección del Proceso y el líder de la
entidad, sumándose otros según el tamaño de la entidad y complejidad del
procedimiento administrativo. Los usuarios podrían llegar a ser: los miembros de
la Alta Dirección (líderes de la entidad), el Equipo, los Gerentes y/o Directores,
los financiadores, los responsables del proceso, y otros particulares de cada
proceso.
Los tipos de información que se usa para el seguimiento son de índole cualitativa
y cuantitativa y pueden referirse a aspectos relacionados con:

 La gestión del proceso, es decir si se están cumpliendo las actividades,


los plazos, y los objetivos y metas planteados.
 El avance del procedimiento administrativo rediseñado respecto de los
indicadores trazados como línea de base en la etapa de diagnóstico.
 Es importante establecer herramientas apropiadas para efectuar la
recopilación de datos e identificar los recursos necesarios. Estos pueden
ser:
 Encuestas y entrevistas a usuarios y clientes sobre la calidad y pertinencia
de los cambios realizados.
 ‐ Recojo periódico de información sobre indicadores los cuales pueden
referirse como se ha explicado a la gestión del proceso de simplificación
o a indicadores de resultado del procedimiento rediseñado. A modo de
ejemplo se señalan propuestas de posibles indicadores:

Indicadores
Ejemplos de indicadores
Indicadores sobre el avance de la gestión del proceso de simplificación:

‐ % de avance de actividades realizadas de acuerdo con el plan.


‐ Número de metas cumplidas
‐ % de presupuesto ejecutado Indicadores sobre los logros de la simplificación
En términos del procedimiento rediseñado
‐ Número de pasos del procedimiento
‐ Número de requisitos solicitados
‐ Costo del procedimiento
‐ Tiempo del procedimiento.
‐ Número de actos administrativos que han dado fin al procedimiento tales como
autorizaciones, registros, licencias, entre otros, expedidos al momento de
elaborar el diagnóstico.
‐ Cliente anónimo. Herramienta para monitorear el procedimiento administrativo
rediseñado. Es un mecanismo en el que una persona designada por el equipo
tramita el procedimiento administrativo con el fin de recoger in situ información
sobre el tipo y la calidad de la atención del procedimiento administrativo
simplificado. Este mecanismo provee información que permite evaluar el
desempeño del personal que atiende el procedimiento administrativo y del nivel
de implementación del procedimiento administrativo rediseñado.

‐ Revisión aleatoria de expedientes. Herramienta para monitorear el


procedimiento administrativo rediseñado. Se revisa el historial del expediente,
fecha de ingreso, de atención final, observaciones, personal que intervino en el
procedimiento administrativo, cumplimiento de plazos, entre otros. Esta
información proporciona elementos objetivos sobre la manera en que se está
realizando los procedimientos administrativos en la práctica permitiendo
identificar con claridad los aspectos que fueron mejorados y cuáles representan
una tarea pendiente.
EVALUACIÓN
La evaluación está orientada a mejorar la eficacia de los procedimientos
administrativos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia
en el uso de los recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no
es un fin en sí misma, sino un medio para optimizar la gestión del proceso.
Existen diferentes tipos de evaluación según la oportunidad en que dichas
evaluaciones se realizan.
El Equipo deberá desarrollar un Plan de Evaluación sobre la base del Plan del
Proceso de Simplificación y del Plan de Seguimiento. En el Plan de Evaluación
se deben identificar los momentos en que se analizará la información recogida
en el Seguimiento y las estrategias que se seguirán para realizar los ajustes
necesarios para el cumplimiento del Plan de Trabajo del Proceso de
Simplificación.
La evaluación estará a cargo del líder del Equipo y de una persona externa a
modo de auditoría con el fin de garantizar la objetividad y definir adecuadamente
las acciones correctivas para garantizar el desarrollo del proceso de
simplificación. Esta persona puede ser un funcionario de la entidad, pero lo ideal
es que no haya sido parte del proceso de simplificación.
La evaluación puede darse en diferentes momentos. En algunos casos la
evaluación posterior será suficiente, mientras que en otros será necesario
realizar evaluaciones previas y durante el proceso.
El número y la frecuencia de las evaluaciones estarán determinados por el
tamaño de la entidad, la complejidad del procedimiento administrativo a
simplificar y los recursos disponibles. A continuación, se presentan los tipos de
evaluación que se pueden realizar:
Evaluación ex‐ante: Se realizará antes de la aprobación de la etapa de rediseño
del proceso de simplificación. El objetivo es analizar la pertinencia, viabilidad y
eficacia potencial del diseño propuesto. En esta evaluación se seleccionará de
entre varias alternativas técnicamente factibles a la que produce el mayor
impacto al mínimo costo. Este tipo de evaluación supone la incorporación de
ajustes necesarios en el diseño del procedimiento administrativo a simplificar.
Evaluación de medio término o continua: Se hará mientras el proceso se va
desarrollando, permitirá conocer en qué medida se vienen logrando los objetivos.
Una evaluación de este tipo debe buscar aportar al ajuste y perfeccionamiento
(LOOP) del procedimiento administrativo rediseñado y a identificar lecciones
aprendidas.
Evaluación ex‐post, de resultados o de fin del proceso de simplificación:
Se realizará cuando culmine el proceso. Se buscará indagar sobre el nivel de
cumplimiento de los objetivos; asimismo, buscará demostrar que los cambios
producidos son consecuencia de las actividades del rediseño. Se indagará sobre
los aspectos positivos, negativos e inesperados.
Evaluación de impacto: en esta se identificarán las mejoras en el procedimiento
administrativo y su impacto en los ciudadanos usuarios, es decir, se enfoca en
conocer si la mejora ha significado cambios en el comportamiento de los
usuarios.
Como se explicó antes, no todas las entidades requerirán o estarán en condición
de realizar todos los tipos de evaluación, sin embargo, será necesario que se
realice por lo menos una evaluación ex-post con el fin de analizar el cumplimiento
de los objetivos del Plan de Trabajo del proceso de simplificación y los problemas
que se presentaron con el fin de evitarlos en futuros procesos. La idea es que la
experiencia sirva también para generar aprendizaje y capacidad en la entidad.

Se simplificarán aquellos procedimientos y requisitos:


 Que no sean necesarios y sean sólo meras formalidades.
 Que estén demasiado arborizados, que constituyan “cuellos de botella” o
demoras y que involucren quejas.
 Cuya documentación exigida pueda ser reemplazada por la
documentación sucedánea.
 Cuyos documentos exigidos estén prohibidos.
 Que no sean necesarios y relevantes para obtener el pronunciamiento
requerido.
En este paso se buscará evitar cargas innecesarias para los usuarios. En
consecuencia, los procedimientos que no cumplan con los principios de
razonabilidad, presunción de veracidad, simplicidad, celeridad y privilegio de
controles posteriores, se eliminarán.
Recomendaciones:
El conocimiento del trabajo es crucial para el proceso de mejoramiento. Las
personas que realizan el trabajo son la mejor fuente de ese conocimiento. Es
por ello que recomendamos su participación en los procesos de Mejoramiento.
Sin embargo, el conocimiento del trabajo no es suficiente. Para obtener
verdaderas mejoras es necesario abordar el trabajo desde nuevas perspectivas.
Por consiguiente, se debe combinar dos ingredientes elementales:
1. Conocimiento del trabajo.
2. Nuevas perspectivas para llevar a cabo el trabajo
Frecuentemente, se argumenta que las personas que ejecutan el trabajo no
pueden encontrar o aceptar ideas nuevas porque encontrarse demasiado
involucrados en el proceso actual y, por lo tanto, están incapacitados para
vislumbrar nuevas oportunidades. Invariablemente, este argumento es
sustentado por quienes no conocen bien el trabajo. Desgraciadamente, cuando
en una organización prevalece este argumento, se desestima la fuente más
importante de conocimiento disponible: el propio trabajador y se abordan las
mejoras en el trabajo de manera superficial.
No es necesario renunciar a la experiencia para alcanzar la creatividad. Las
herramientas de Simplificación del Trabajo nos ayudan a darle una nueva
perspectiva a las personas experimentadas.

Herramientas para la simplificación del trabajo

A nivel empresarial la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se


realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que
sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las
tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier
método, artificio o recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de
esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida
fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las
tareas ordinarias propias de toda organización.
Sus características:
son el uso de una metodología para desarrollar las innovaciones. El empleo
sistemático de la actitud analítica. El estímulo del sentido común y del ingenio
creador, y el control de las ideas geniales desordenadas. Así pues, la
simplificación del trabajo como técnica, como sistema destierra el concepto de
los mejoramientos como un fruto aislado de la inspiración y lo reemplaza por la
afirmación categórica de que las mejoras deberán venir como resultado de un
análisis completo, concienzudo, organizado, sistematizado y metódico, que es
absolutamente fácil de seguir aun por las personas más ocupadas de la
empresa.
La simplificación del trabajo desarrolla el hábito del análisis crítico, Se sirve de
un método analítico que se ayuda de una serie de preguntas, de formas y
diagramas diseñados para facilitar la presentación y el análisis cuidadoso de los
hechos y que permiten recorrer gráficamente cada uno de los aspectos del
problema, estudiándolos punto por punto con la minuciosidad, mayor o menor,
que más convenga.
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel
organizacional se encuentran los siguientes:
 Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una
determinada tarea, ya sea mental o física.
 Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como
la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de
fases de una actividad o labor y la nivelación o tabulación del trabajo.
 Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.
 Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la
integran.
 Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas,
mediante la disminución de trámites y la combinación, unión o eliminación
de formas impresas.
 Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos
y tiempos innecesarios.
 Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al
encomendarle una labor o tarea.
 Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del
trabajador.
 Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades
de trámite de documentos y trabajo rutinario.
 Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una
comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros
trabajos dentro de la oficina.
La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica
y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que
puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.
Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas
que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la
simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del
investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de
los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

La medición del trabajo:


Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la
diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene
cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos
empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en
general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar
rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de
responsabilidades.
La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o
programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para
lograr mayor eficiencia. Además, ayuda a detectar los embotellamientos o
cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.
Cuadro de distribución del trabajo.
El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una
buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente
todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que
existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la
distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de
distribución del trabajo.
Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un
grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el
programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así
como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las
técnicas del programa.
Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina,
qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo
necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del
trabajo.

Estudios de tiempos y movimientos:


Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios
de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades
componentes, así como también para las funciones independientes que se
realicen dentro del área.
La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo
en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo
parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.
Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de movimientos,
que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo
humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el
menor esfuerzo posible.

Diagrama de procedimientos o procesos.


Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su
totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven
para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más
eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el
proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas
independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte,
de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de
duración de cada una de ellas.
El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo en
una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras
que el diagrama de procesos enseña cómo se hace el trabajo en una oficina.

Flujogramas:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos
o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades
que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de
las figuras que se han diseñado para ilustrarlo.
Para su elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez
sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo, es común encontrar
figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de
complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a
esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades
componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.

Grafica de la distribución física de la oficina y distribución en planta:

La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo


de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las
actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible,
adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más
racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.
Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el
cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o
servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo
de la maquinaria, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible
incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.
Ambas técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es
que la distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo
administrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaria
y equipo y materiales.

Diagrama de recorrido:
El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución física
de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la
facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de
transporte innecesarias y el análisis del traslado del personal, materiales,
productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la
organización.
Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen tiempos
ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro
de las oficinas, planta de producción o empresa en general.
Grafica de Gantt:
Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de
barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades
que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que
lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación
de las actividades.
Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna
correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a
la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo
representa su duración.
Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de
dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y
control entre lo ejecutado y lo planeado.

Grafica cpm:
El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación,
programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste
en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y
secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el
proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos
disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden
concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor
cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un
evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al
tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
También determina el tiempo máximo o última fecha aceptable en que un evento
pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad
de tiempo de duración de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma
regresiva, restando los tiempos de cada actividad.
Grafica pert:
El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control
de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se
basa en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas que
representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo
distinguiéndose de otras técnicas por el grado y utilización de la estadística.
Está orientado hacia la evaluación del progreso de un proyecto, pone de
manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona
información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar
los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales
están divididos en Tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o
actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es
el que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten
condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista
es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades,
complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el
que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estadística de los
tiempos normal, optimista y pesimista.
Conclusión

Este Trabajo permite ver la importancia y responsabilidad que tiene la


recolección de datos en las investigaciones haciendo de esta una herramienta
valiosa para la validez y precisión de la investigación. Las formas de
recolección de información descritas en este trabajo son flexibles y pueden
aplicarse a muchos planes de investigación, además describen las ventajas y
desventaja que cada uno de tiene permitiendo tomar el que se ajuste a la
investigación que se está realizando.
A sí mismo, al hacer referencia observacional se puede apreciar como algo
tan sencillo y cotidiano requiere de un esfuerzo humano que permita un aporte
a la investigación, ya que se necesita de mente abierta que lleve a
romper paradigmas y comprender todo lo que pasa a su alrededor.
Es importante ver cómo estas técnicas de recolección de datos, en su mayoría
muy conocidos, permiten obtener la información que necesitamos si tenemos
en cuenta estas recomendaciones y como en el diario vivir se utilizan, pero no
siempre cumplen con lo establecido creando sesgos y por tanto un análisis
errado de la información. Los conceptos que interesan al investigador se
traducen en fenómenos observables y registrables. De aquí que la definición
de la variables de investigación y la selección o desarrollo de métodos
adecuados para recabar datos, constituye una de las tareas más
emocionantes del proceso de investigación, ya que si no se cuenta con
métodos de alta calidad para recolectar datos, deberá siempre cuestionar la
precisión y pertinencia de sus conclusiones.

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