ETIKA MENERIMA TELEPON

DAN MENELEPON

Etika komunikasi merupakan norma, nilai, atau tingkah laku yang baik dalam kegiatan
komunikasi di suatu masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung. Begitu pula
dalam penggunaan telepon harus memperhatikan etika serta sopan santun dan tata
caranya. Hal ini perlu diperhatikan mengingat tata cara seseorang menerima telepon
dan menelepon mewakili citra dari pimpinan tempat seseorang itu bekerja. Maka dari
itu, tata cara bertelepon dan menerima telepon sangatlah penting untuk diperhatikan
terutama pada saat bekerja. Seseorang akan dapat menyimpulkan bagaimana keadaan
suatu perusahaan atau organisasi hanya dengan cara melakukan hubungan melalui
telepon baik sebagai orang yang menelepon maupun dalam menerima telepon. Walaupun
komunikasi melalui telepon tidak secara langsung, tetapi sangat perlu diperhatikan agar
tidak berpengaruh buruk terhadap perusahaan. Seseorang yang menerima telepon atau
menelepon dengan sikap yang menyenangkan, efektif, dan efisien akan memberikan
kesan positif bagi perusahaan tempat dia bekerja. Bahasa ketika menelepon juga harus
santun, artinya walaupun kita telah mengenal sebagai orang dekat, harus tetap santun
pula. Pengertian etika bertelepon adalah norma, nilai, tata cara dalam bertelepon
(menerima atau melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas
dan ramah.
Berikut adalah etika menerima telepon dan etika bertelepon:

1.Etika menerima telepon:

 Menyiapkan kertas catatan dan pena di dekat pesawat telepon untuk mencatat
pesan dari orang yang menelepon yang memerlukan. Hal ini penting dilakukan agar
penerima telepon tidak kelabakan dan orang yang menelepon tidak perlu
menunggu lama untuk itu.
 Konsentrasi agar alur percakapan dan jawaban dapat lancar. Apabila tidak
konsentrasi maka pernyataan yang akan diberikan nanti tidak sesuai dengan apa
yang dibicarakan.
 Jangan menunggu telepon hingga berdering 2-3 kali, segeralah angkat.
 Mengangkat gagang telepon dengan hati-hati agar tidak menimbulkan suara yang
mengganggu orang yang menelepon.
 Mengucapkan salam ketika angkat telepon, tidak boleh menggunakan kata “Halo”.
 Menyebutkan identitas nama perusahaan.
 Menawarkan keperluan dan bantuan kepada orang yang menelepon.
  Menjaga jarak mulut untuk menghindari suara yang kurang jelas.
 Memegang telepon dengan menggunakan tangan kiri karena tangan kanan
digunakan untuk menulis catatan pembicaraan.
 Posisi tubuh yang bebas tetapi proporsional agar suara dapat terdengar dengan
baik.
 Menjawab semua pertanyaan orang yang menelepon dengan sabar dan jelas.
 Jika orang yang dituju orang yang menelepon tidak sedang berada di tempat,
maka penerima telepon hendaknya menawarkan untuk meninggalkan pesan.
 Jika pembicaraan sudah selesai, hendaknya mengucapkan salam dan tunggu
hingga orang yang menelepon menutup gagang telepon terlebih dahulu.

Berikut ini sikap dalam pelayanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu
diperhatikan, yaitu:

1. Memperhatikan , mendengarkan dan mencatat masalah konsumen.

2. Merasa terikat dengan organisasi, tidak melemparkan permasalahan kepada orang
lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.
3. Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh bersikap
merendahkan diri sendiri.
4. Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi orang yang menelepon.
5. Tidak terbawa emosi pada saat orang yang menelepon mengungkapkan kekecewaan
(marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah orang yang
menelepon.
6. Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.
7. Bersikap gembira, antusias, sejuk, damai pada orang yang menelepon.
2. Etika menelepon
 Menyiapkan nomor telepon yang dituju dan pokok bahasan yang akan dibicarakan.
Hal ini penting dilakukan agar tidak lupa dengan apa yang akan dibicarakan
nantinya.
 Menyiapkan catatan untuk menulis hasil pembicaraan telepon. Atau dapat juga
menyiapkan formulir pembicaraan telepon yang sudah terdapat format berupa
nama dan jabatan orang yang ditelepon, nama perusahaan, waktu dan tanggal
pembicaraan, serta hasil pembicaraan teleponnya.
 Setelah menekan nomor yang dituju dan sudah tersambung, ucapkan salam dan
sebutkan identitas diri serta kemukakan keinginan untuk berbicara dengan orang
yang dituju.
 Berbicara dengan sopan dan ucapkan salam untuk mengakhiri pembicaraan
telepon.
 Dari beberapa penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa dengan mengetahui
etika menerima telepon maupun etika menelepon diharapkan seluruh aktivitas
komunikasi melalui telepon dapat berjalan dengan lancar.
 TUGAS

PUBLIK RELATION

Oleh

Nama : Chintia Tahanora

E
Kelas : XI