PROJECT QUALITY MANAGEMENT

INTRODUCING

 Project Quality Management adalah proses

yang dilakukan, untuk menjamin proyek dapat
memenuhi kebutuhan yang telah disepakati,
melalui aturan-aturan mengenai kualitas,
prosedur ataupun guidelines.
 Merupakan semua aktivitas yang dilakukan
oleh organisasi proyek untuk memberikan
jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan
tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar
proyek dapat memenuhi kebutuhan yang
sudah disepakati.
 INTRODUCING
Ada 3 aspek yang dikaji dalam Project Quality
Manajement, yaitu :
1.Plan Quality Management
Proses mengidentifikasi standar kualitas yang relevan
dengan proyek yang sedang dikerjakan dan menentukan
bagaimana agar dapat memenuhi standar kualitas
tersebut.
2. Perform Quality Assurance
Menjalankan apa yang sudah direncanakan untuk
menjamin bahwa tim proyek sudah menjalankan semua
proses yang dibutuhkan untuk memenuhi standar kualitas.
3. Quality Control
Memonitor hasil-hasil proyek yang spesifik untuk
memeriksa apakah sudah memenuhi kualifikasi standar
yang sudah disepakati dan mengidentifikasi cara untuk
meningkatkan kualitas secara menyeluruh.
 INTRODUCING
 Pengukuran kualitas suatu produk tergantung
pada karakteristik dari barang tersebut. Misal,
ketika kita akan melakukan pengukuran kualitas
terhadap pembuatan sebuah software, akan
memiliki pendekatan dan pengukuran yang
berbeda dengan pengukuran kualitas ketika
membangun pembangkit listrik tenaga nuklir.
 Kesalahan dalam menentukan parameter
pengukuran kualitas, akan menyebabkan
konsekuensi yang buruk terhadap para
stakeholder.
 INTRODUCING

Misal :
• Memenuhi keinginan pelanggan dengan
melakukan lembur, akan memperkecil
profit dan meningkatkan resiko kerja.
• Memenuhi jadwal proyek yang telah
ditetapkan dengan melakukan
pengecekan kualitas yang terburu –
buru, akan menyebabkan tidak
terdeteksinya beberapa kesalahan.
 INTRODUCING
 Kualitas berbeda dengan grade.
 Kualitas adalah sejauh mana karakteristik
suatu produk memenuhi persyaratan yang
telah ditentukan (ISO 9000).
 Grade adalah kategori penilaian kualitas
produk yang memiliki karakteristik yang
berbeda antara suatu grade dengan grade lain.
 Manajer proyek dan tim manajemen proyek
harus mempertimbangkan tradeoff antara
level kualitas dan grade. Sementara level
kualitas gagal untuk mencapai kebutuhan
kualitas selalu menjadi sebuah masalah, grade
dari kualitas mungkin tidak menjadi sebuah
masalah.
 INTRODUCING

Misal :
 Sebuah aplikasi yang memiliki grade
yang rendah (memiliki fitur yang sedikit)
tidak akan menjadi sebuah masalah
apabila memiliki kualitas yang baik (tidak
ada cacat dan terdapat cara pemakaian
yang jelas).
 Sebuah aplikasi yang memiliki grade
yang tinggi (memiki fitur yang lengkap),
akan menjadi suatu masalah apabila
aplikasi tersebut mengalami banyak
error (kualitas rendah).
 INTRODUCING

 Tim Manajemen Proyek harus menentukan

level akurasi dan level presisi yang sesuai.
 Presisi adalah ukuran dari ketepatan.
Sebagai contoh, besarnya setiap kenaikan
pada garis pengukuran, merupakan interval
yang menentukan tingkat kepresisian.
 Akurasi adalah penilaian dari ketepatan.
Misal, apabila nilai pengukuran mendekati
angka nilai kebenaran yang telah
ditetapkan, maka pengukuran dapat
dikatakan akurat.
 INTRODUCING
Pendekatan Manajemen Kualitas Proyek yang
diuraikan dalam bagian ini “compatible” dengan
Standar Kualitas ISO. Pendekatan ini berdasarkan :
Customer satisfaction (Kepuasan pelanggan)
Memahami, mengevaluasi, menentukan, dan
mengelola persyaratan sehingga harapan dari
pelanggan terpenuhi.
Prevention over inspection
Kualitas harus direncanakan, dirancang, dan
dibangun. Biaya mencegah kesalahan umumnya
lebih rendah daripada biaya pengoreksian
kesalahan ketika mereka ditemukan oleh
pemeriksaan atau selama penggunaan.
 INTRODUCING
Continuous improvement
The PDCA (plan-do-check-act) siklus adalah dasar untuk
peningkatan kualitas sebagai yang didefinisikan oleh
Shewhart dan dimodifikasi oleh Deming. Selain itu, inisiatif
peningkatan kualitas seperti Total Quality Management
(TQM), Six Sigma, dan Lean Six Sigma dapat meningkatkan
kualitas manajemen proyek serta kualitas produk yang
dihasilkan oleh proyek. Umumnya proses mengunakan
model perbaikan termasuk Malcolm Baldrige,
Organizational Project Management Maturity Model
(OPM3®), dan Capability Maturity Model Integrated
(CMMI®).
Management Responbilty
Keberhasilan membutuhkan partisipasi dari semua anggota
tim proyek. Namun demikian, manajemen yang paling
bertanggung jawab untuk kualitas, bertanggung jawab untuk
memberikan sumber yang sesuai pada kapasitas yang
memadai.
 INTRODUCING
Cost Of Quality (COQ)

 Biaya-biaya yang timbul dalam penanganan masalah

Kualitas (Mutu), baik dalam rangka meningkatkan Kualitas
maupun biaya yang timbul akibat Kualitas yang buruk (Cost
of Poor Quality). Dengan kata lain, Biaya Kualitas (Quality
Cost) adalah semua biaya yang timbul dalam Manajemen
Kualitas (Quality Management).
 Biaya untuk kualitas kerja dapat terjadi secara merata
sepanjang siklus hidup deliverable itu . Sebagai contoh,
keputusan yang dibuat oleh tim proyek dapat berdampak
pada biaya operasional yang terkait dengan penggunaan
deliverable selesai. Biaya kualitas pasca proyek mungkin
timbul karena pengembalian produk, klaim garansi, dan
kampanye recall .
INTRODUCING
 Plan Quality Management

Proses identifikasi persyaratan kualitas dan/atau

standar untuk proyek beserta penyerahan dan
pendokumentasian proyek yang akan menunjukkan
kesesuaiannya dengan persyaratan kualitasn.
 Plan Quality Management
1. Project management plan
Berisi informasi yang digunakan untuk
pengembangan plan quality management.
2. Stakeholder register
Merupakan pendataan stakeholder yang memiliki
kepentingan tertentu dan berdampak pada
kualitas.
3. Risk register
Berisi informasi tentang ancaman dan peluang
yang dapat mempengaruhi kualitas.
 Plan Quality Management
4. Requirements documentation
Merupakan dokumen persyaratan yang digunakan
tim proyek untuk membantu merencanakan
bagaimanan mengontrol kualitas dan memenuhi
kepentingan stakeholder.
5. Enterprise environmental factors
Merupakan faktor lingkungan perusahaan yang
berpengaruh terhadap proses kualitas.
6. Organizational process assets
Yaitu aset organisasi yang berpengaruh terhadap
proses kualitas.
 Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques
1. Cost benefit analysis
• termasuk pengerjaan ulang kurang, produktivitas
yang lebih tinggi, menurunkan biaya dan kepuasan
pemangku kepentingan yang meningkat.
• kualitas biaya proses yang berkualitas dengan hasil
yang diharapkan
2. Cost of Quality (CoQ)
• semua biaya yang dikeluarkan selama umur
produk dengan investasi dalam mencegah
ketidaksesuaian dengan persyaratan, penilaian
produk atau jasa untuk kesesuaian terhadap
persyaratan dan kegagal untuk memenuhi
persyaratan (pengerjaan ulang).
• biaya kegagalan sering dikelompokkan ke dalam
internal (ditemukan oleh proyek) dan eksternal
(ditemukan oleh pelanggan).
Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques
 Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques
3. Control Chart

• menentukan apakah
suatu proses stabil
atau memiliki kinerja
sesuai prediksi
• memantau berbagai
jenis variabel output
• melacak aktivitas
berulang yang
diperlukan
• memonitor biaya dan
varians jadwal,
volume, dan frekuensi
perubahan ruang
lingkup
• membantu
menentukan apakah
proses manajemen
proyek berada dalam
kontrol
 Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques
4. Benchmarking
• membandingkan praktek proyek yang sebenarnya atau yang
direncanakan dengan yang sebanding
• mengidentifikasi praktek terbaik, ide untuk perbaikan dan
memberikan dasar untuk mengukur kinerja
5. Design of experiment
Adalah metode statistik untuk mengidentifikasi faktor apa saja yang
mempengaruhi beberapa
variable dari produk atau proses yang sedang dikembangkan atau di
produksi.
DOE juga berperan dalam mengoptimasi produk atau proses. DOE
digunakan untuk mengurangi sensitivitas dari performansi produk
yang disebabkan oleh lingkungan atau perbedaan pabrikan.
Sebagai contoh: designer otomotif menggunakan metode ini untuk
menentukan kombinasi suspense dan ban yang akan menghasilkan
karakteristik mobil tertentu dengan harga yang terjangkau.
 Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques
6. Statistical sampling
Melibatkan sampel dari populasi yang digunakan untuk
pemeriksaan. Menentukan bagian yang paling diminati
populasi untuk dilakukan inspeksi. Banyaknya sampel dan
ukurannya harus ditentukan selama proses plan quality
management sehingga nilai kualitas.
7. Additional quality planning tools
Perencanaan kualitas yang lain digunakan untuk
menentukan kebutuhan kualitas dan untuk merencanakan
secara efektif kegiatan manajemen kualitas, antara lain:
• Brainstorming
• Force field analysis
• Nominal group technique
• Quality management and control tools
 Plan Quality Management :
Tools Dan Techniques

8. Meeting
Tim proyek dapat mengadakan pertemuan
perencanaan untuk mengembangkan rencana
manajemen kualitas. Peserta meeting termasuk:
manajer proyek; sponsor proyek; anggota tim
proyek yang dipilih; pemangku kepentingan yang
dipilih; siapa pun yang bertanggung jawab untuk
kegiatan perencanaan manajemen proyek
kualitas, melaksanaan jaminan kualitas atau
control kualitas
 Plan Quality Management :
Output

1. Quality management plan

Menjelaskan bagaimana tim manajemen proyek
akan menerapkan kebijakan mutu. Menjelaskan
rencana memenuhi kebutuhan kualitas proyek.
2. Process improvement plan
Memberi detail steps untuk menganalisis project
management dan proses pengembangan produk
untuk mengidentifikasi aktivitas yang dapat
meningkatkan nilai kualitas produk.
3. Quality metrics
Merupakan gambaran spesifik proyek atau atribut
produk dan bagaimana proses kontrol kualitas akan
mengukurnya.
 Plan Quality Management:
Output

4. Quality checklist
Yaitu alat yang digunakan untuk memverifikasi
bahwa satu set langkah yang dibutuhkan telah
dilakukan.
5. Project document updates
Yaitu dokumen yang berisi informasi-informasi yang
selalu diperbarui untuk kepentingan stakeholder,
pihak pelaksana dan work breakdown structure
(WBS).
 Control Quality :
Introducing
Control quality adalah proses menggunakan satu set teknik
operasional untuk memverifikasi bahwa output yang
disampaikan akan memenuhi persyaratan. Jaminan kualitas
harus digunakan selama perencanaan dan pelaksanaan
tahapan proyek untuk memberikan keyakinan bahwa
persyaratan stakeholder akan dipenuhi dan kontrol kualitas
digunakan selama pelaksanaan proyek.
Control quality dapat memonitoring dan merekam hasil dari
pelaksanaan untuk menilai kinerja dan merekomendasikan
perubahan yang diperlukan.
Manfaat utama dari proses ini meliputi:
1. mengidentifikasi penyebab dari proses yang buruk atau
kualitas produk dan merekomendasikan atau mengambil
tindakan untuk di eliminasi/dihilangkan.
2. mevalidasi bahwa deliverable proyek dan bekerja
memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh
stakeholders kepentingan utama yang diperlukan untuk
penerimaan akhir.
 Control Quality :
Introducing

Control Quality Data Flow Diagram

 Control Quality :
Introducing

Quality Control inputs, tools, outputs

Perform Quality Assurance :
Input
 Perform Quality Assurance :
Input
1.Quality Management Plan
Quality Management Plan merupakan suatu rencana
manajemen mutu yang menggambarkan jaminan kualitas dan
berkesinambungan dalam perbaikan proses pendekatan untuk
proyek tersebut.
2. Process Improvement Plan
Process Improvment Plan merupakan suatu kegiatan jaminan
kualitas proyek harus mendukung dan konsisten dengan
rencana perbaikan suatu proses organisasi yang dilakukan.
3. Quality Metrics
Menggambarkan istilah spesifik proyek atau atribut produk
dan bagaimana proses mengukur kontrol kualitas.
Mengidentifikasi Quality Matrics memungkinkan perusahaan
untuk mengukur dan mengontrol proses yang dirancang untuk
membuat produk berkualitas tinggi.
 Perform Quality Assurance :
Input
4. Quality Control Measurement
Quality Control adalah hasil dari kegiatan pengendalian mutu. Dan
digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi kualitas dalam proses
proyek terhadap standat yang berkinerja organisasi atau persyaratan yang
ditentukan.

5. Project Documents
Project Document merupakan dokumen proyek yang dapat mempengaruhi
kerja jaminan kualitas dan harus dipantau dalam kontesks sistem
manajemen konfigurasi.
Risk register :
• Daftar Resiko merupakan masukan untuk proses Perkiraan Biaya
• Dengan daftar resiko kita bisa mengidentifikasi
setiap risiko, penyebabnya, dan dampak yang akan terjadi pada proyek
• Respon risiko adalah bagian penting dari register karena
menunjukkan tindakan yang harus dilakukan dalam
kasus risiko terwujud. risk-related contract decisionKeputusan
mentransfer risiko seperti persetujuan, service, dan beberapa
pendekatan lain terkait hal ini.
 Perform Quality Assurance :
Tools And Technique

Quality Management and Control Tools

• Affinity diagrams
Diagram afinitas mirip dengan teknik pemetaan-pikiran dalam bahwa mereka
digunakan untuk menghasilkan ide-ide yang bisa dihubungkan untuk membentuk
pola terorganisir pemikiran tentang suatu masalah.dalam proyek manajemen,
penciptaan WBS dapat ditingkatkan dengan menggunakan diagram afinitas untuk
memberikan struktur untuk dekomposisi lingkup.
• Process decision program charts (PDPC)
Digunakan untuk memahami tujuan dalam kaitannya dengan langkah-langkah
untuk mendapatkan ke tujuan. PDPC ini berguna sebagai metode untuk
perencanaan kontingensi karena membantu tim dalam mengantisipasi langkah-
langkah perantara yang bisa menggagalkan pencapaian tujuan.
 Perform Quality Assurance :
Tools And Technique

8.2.2.1 Quality Management and Control Tools

• Interrelationship digraphs
Interrelationship digraphs, sebuah adaptasi dari diagram hubungan. The
digraf keterkaitan menyediakan suatu proses untuk pemecahan masalah
secara kreatif dalam skenario cukup kompleks yang memiliki terjalin
hubungan logis hingga 50 item yang relevan. Hubungan timbal balik digraph
dapat dikembangkan dari data yang dihasilkan dalam alat-alat lain seperti
diagram afinitas, diagram pohon, atau diagram tulang ikan.
• Tree diagrams
Juga dikenal sebagai diagram sistematis dan dapat digunakan untuk mewakili
dekomposisi hierarki seperti WBS, RBS (kerusakan struktur risiko), dan OBS
(breakdown organisasi struktur).Dalam manajemen proyek, diagram pohon
yang berguna dalam memvisualisasikan hubungan orangtua ke anak dalam
dekomposisi hirarki yang menggunakan seperangkat sistematis aturan yang
mendefinisikan hubungan bersarang. Pohon diagram dapat digambarkan
secara horisontal (seperti kerusakan struktur risiko) atau vertikal (seperti tim
hirarki atau OBS).
 Perform Quality Assurance :
Tools And Technique

Quality Audits

Quality audits adalah suatu proses independen, terstruktur untuk

menentukan apakah kegiatan proyek sesuai dengan organisasi dan
kebijakan proyek, proses, dan prosedur.
Tujuan dari audit mutu dapat meliputi:
1. Identifikasi semua praktik yang terbaik dilaksanakan.
2. Identifikasi semua ketidak sesuaian , kesenjangan, dan kekurangan.
3. Share praktek yang baik diperkenalkan atau diterapkan dalam
proyek serupa dalam organisasi dan / atau industri.
4. Secara proaktif menawarkan bantuan dengan cara yang positif untuk
meningkatkan pelaksanaan proses untuk membantu tim
meningkatkan produktivitas.
5. Menyoroti kontribusi setiap audit dalam pelajaran repositori
organisasi.
 Perform Quality Assurance :
Tools And Technique

Quality Audits

Upaya selanjutnya untuk memperbaiki setiap

kekurangan harus menghasilkan biaya penurunan
kualitas dan peningkatan sponsor/ penerimaan
pelanggan dari produk proyek.
Quality audits dapat dijadwalkan secara acak, dan
mungkin dilakukan oleh auditor internal maupun
eksternal.
Quality audits dapat mengkonfirmasi pelaksanaan
permintaan perubahan disetujui termasuk update,
korektif tindakan, perbaikan cacat, dan tindakan
pencegahan.
 Perform Quality Assurance :
Tools And Technique

Proses Analisis
Proses analisis mengikuti langkah yang disebutkan dalam
rencana peningkatan proses untuk mengidentifikasi
perbaikan yang dibutuhkan.
Proses analisis mengikuti langkah-langkah yang digariskan
dalam rencana perbaikan proses untuk mengidentifikasi
perbaikan yang diperlukan. Analisis ini juga membahas
masalah yang dialami, kendala yang dialami, dan kegiatan
non-nilai tambah diidentifikasi selama proses operasi.
Analisis ini juga membahas masalah yang dialami, kendala
yang dialami, dan kegiatan non-nilai tambah diidentifikasi
selama proses operasi.
Proses Analisis meliputi analisis akar penyebab-teknik khusus
yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah,
menemukan penyebab yang mengarah ke sana, dan
mengembangkan tindakan pencegahan.
 Perform Quality Assurance :
Output

Perform Quality Assurance: Outputs

 Perform Quality Assurance :
Output

1. Change requests
Dibuat dan digunakan sebagai masukkan ke Perform
Integrated Change Control process. Menentukan
perbaikan yang direkomendasikan.
Change requests digunakan untuk menentukan
pengambilan langkah korektif, tindakan
pencegahan, atau perbaikan terhadap yang cacat
atau rusak.
 Perform Quality Assurance :
Output

2. Project Management Plan Updates

Elemen dari rencana manajemen proyek yang
termasuk dapat diperbarui, namun tidak
terbatas pada:
1. Quality management plan
2. Scope management plan
3. Schedule management plan
4. Cost management plan
 Perform Quality Assurance :
Output

3. Project Documents Updates

Dokumen proyek yang termasuk dapat
diperbarui, namun tidak terbatas pada:
1. Quality audit reports
2. Training plans
3. Process documentation
 Perform Quality Assurance :
Output

4. Organizational Process Assets Updates

Elemen aset proses organisasi termasuk yang
dapat diperbarui, namun tidak terbatas pada
standar mutu organisasi dan sistem
manajemen mutu.
 MANAJEMEN MUTU
 Jaminan mutu (quality assurance) dapat diperoleh
dengan melakukan proses berdasarkan kriteria produk
atau kriteria kerja yang telah ditetapkan hingga didapat
standar produk akhir, dapat pula dengan melakukan
suatu prosedur kerja yang berbentuk sistem mutu
hingga didapat standar sistem mutu terhadap produk
akhir.
 Pengendalian tiap-tiap proses (quality control)
dimaksudkan untuk menjamin mutu produk atau kerja
yang diperoleh sesuai dengan sasaran dan tujuan yang
ditetapkan.
 MANAJEMEN MUTU
 Untuk mendapatkan standar kinerja mutu yang baik dapat
dilakukan dengan mengadopsi beberapa system perencanaan
dan pengendalian mutu diantaranya :
1. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 dengan
menjalankan prosedur sebagai bagian dari keseluruhan
system untuk mendapatkan produk akhir yang sesuai
dengan yang direncanakan.
Prinsip-prinsip dasar sistem manajemen mutu tsb adalah
a. membuat dan menulis perencanaan (say what you do)
b. melaksanakan dan mengendalikan sesuai rencana (do
what you say)
c. mencatat apa yang telah dilakukan (record what you did).
 MANAJEMEN MUTU
2. Untuk melengkapi persyaratan sistem mutu
diatas sehingga didapat mutu terbaik terhadap
standar produk akhir, dilakukan dengan cara
membuat gambar kerja yang detail dan akurat,
lalu membuat spesifikasi umum dan teknis
terhadap pekerjaan dan material yang
digunakan.
 MANAJEMEN MUTU
4. Pengendalian kinerja mutu dapat dilakukan dengan membuat
prosedur dan instruksi kerja dari total quality control
(Pengendalian Mutu Terpadu), yaitu dengan melakukan
kegiatan perencanaan (plan), pelaksanaan (do), pemeriksaan
(check), tindakan koreksi (corrective action).
Data dan informasi yang dijadikan rujukan dalam
pengambilan keputusan pengendalian mutu adalah sebagai
berikut :
• Format pemeriksaan, yang memuat data serta hasil
penilaiannya
• Format lembaran evaluasi dan tindakan koreksi
penyimpangan
• Diagram Histogram, yang menunjukkan frekuensi masalah
yang telah terjadi sesuai dengan tindakan koreksi yang
telah diambil
• Kurva dan diagram pengendalian baseline mutu yang telah
ditetapkan, seperti kurva garis linier, pie chart, dan lain
sebagainya
 MANAJEMEN MUTU
 Indikator kinerja mutu dapat dibuat dalam
bentuk laporan, yakni jumlah laporan produk
yang tidak sesuai, yang menyatakan tingkat
ketidak-puasan, serta perbandingannya yaitu
produk yang memuaskan konsumen.
 PERENCANAAN MUTU
 Dalam upaya mencapai kesepahaman diantara
konsumen dan produsen tentang mutu produk dan
pelayanannya, maka diperlukan standar yang mengatur
spesifikasi dan kriteria dari produk dan jasa yang
dihasilkan oleh produsen.
 Beberapa negara telah mengeluarkan standar mutu,
yang dibuat karena ada tuntutan pasar terhadap mutu
produk dan jasa yang dibeli konsumen, diantaranya :
• Jerman [DIN (Deutsches Institut fur Normung)]
• Jepang [JIS (Japan Industrial Standard)]
• Inggris [BSI (British Standards Institute)]
• Amerika [ANSI (American National Standards
Institute)]
• Indonesia standar mutu tersebut dinamakan SNI
(Standard Nasional Indonesia).
 PERENCANAAN MUTU
 Sebagai salah satu tolak ukur dari sasaran dan
tujuan proyek, persyaratan mutu biasanya
ditetapkan dalam suatu spesifikasi dan kriteria.
 Perencanaan mutu dibuat agar produk akhir
yang nantinya diperoleh sesuai dengan tuntutan
kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, kita
harus mengidentifikasi persyaratan produk dan
menentukan arah tindakan yang menjamin
terpenuhinya persyaratan-persyaratan dengan
menyusun program penjaminan mutu (quality
assurance) dan pengendalian mutu (quality
control).
 Perencanaan Mutu
 Struktur dokumentasi dari sistem mutu dibagi menjadi
3 bagian :
1. Manual mutu, berisi kebijakan yang berkaitan
dengan komitmen penerapan, pencapaian, dan
pemenuhan persyaratan standar sistem mutu ISO
9000:2000
2. Prosedur, adalah uraian tentang proses pekerjaan,
terdiri atas serangkaian aktivitas dan melibatkan
banyak fungsi. Prosedur dapat menjadi pedoman
cara kerja dan sebagai sarana untuk menilai
efektivitas sistem mutu yang dibuat
3. Instruksi kerja, menguraikan langkah-langkah rinci
dari suatu aktivitas yang termuat dalam prosedur
dan melibatkan satu fungsi saja, biasanya disertakan
bentuk diagram alir, form dan laporan.
 Perencanaan Mutu
 Agar manajemen sistem mutu dapat berjalan sesuai
tujuan perusahaan, dibentuk Manajemen Representatif
Bidang Pengembangan Mutu yang bertanggung jawab
terhadap perencanaan pemeliharaan implementasi
jaminan mutu yang ditentukan dalam standar sistem
mutu ISO 9000:2000
 Secara organisatoris Bidang Pengembangan Mutu ini
bertanggung jawab langsung kepada pimpinan
perusahaan. Bidang ini juga mempersiapkan struktur
organisasi serta personel yang nantinya bertugas
merencanakan program mutu serta mengendalikan dan
melakukan audit internal terhadap pemenuhan
persyaratan sistem mutu ISO 9000:2000
 Perencanaan Mutu
 Perencanaan sistem mutu ISO 9000:2000 proyek
merupakan implementasi persyaratan 19 elemen dari
ISO 9000:2000 agar dapat menjamin semua persyaratan
produk dapat dicapai, dengan lingkup sebagai berikut :
1. Rencana Mutu Proyek
Proses pemenuhan persyaratan yang berlaku dalam
standar ISO 9000:2000 terdiri atas bagian-bagian
berikut ini :
• Ruang Lingkup, terdiri atas dokumen yang
berhubungan dengan sistem mutu, otorisasi
kontrak dan kondisi-kondisi mutu, deskripsi proyek,
organisasi proyek dan persetujuan
 Perencanaan Mutu
• Rancangan perencanaan mutu, terdiri atas kebijakan
dan tanggung jawab manajemen, tinjauan proyek,
tinjauan rancangan dan realease serta tinjauan mutu
• Persyaratan rancangan desain, terdiri atas kebijakan
komponen, kemampuan produksi, Availibility,
reliability, dan maintainability (ARM), persetujuan
desain, penerimaan pelanggan, keamanan, konfigurasi
manajemen, pengadaan, rencana pengujian serta
pengujian lapangan
• Penjaminan mutu, terdiri atas kebijakan, pelatihan,
tinjauan, pengawasan rutin, tinjauan rencana mutu
 Perencanaan Mutu
2. Rencana Pengendalian Mutu
• Menetapkan proses pengendalian dengan
menggunakan diagram alir tahap kunci bagian
operasi
• Menetapkan tahapan pengendalian yang
diperlukan, seperti cara-cara pengendalian,
kriteria penilaian, serta catatan yang diperlukan
• Membuat rencana pengendalian mutu yang
terpadu, dengan aktivitas-aktivitas : membuat
nomor tahapan, aktivitas yang dilakukan,
informasi yang digunakan, penanggung jawab
aktivitas, kriteria pemeriksaan, catatan/form
yang dibutuhkan serta audit yang diperlukan.
 Perencanaan Mutu
 Perencanaan mutu bertujuan untuk
mempersiapkan acuan-acuan bagi proses
pengendalian selama berlangsungnya proyek.
Acuan-acuan ini didokumentasikan dengan
menjabarkan secara akurat berbagai proses.
 Acuan ini resmi dibuat oleh yang berwenang dan
diselesaikan secara benar pada setiap operasi.
 Perencanaan Mutu
 Pada proyek, sistem mutu diterapkan dengan
menggunakan ISO 9000:2000, yang dilakukan dengan
memenuhi persyaratan dan prosedur dari berbagai
elemen berikut :
• Tanggung jawab manajemen
• Sistem mutu
• Tinjauan kontrak
• Pengendalian Desain (tidak dipakai pada proyek
konstruksi)
• Pengendalian Dokumen dan Data
• Pembelian
 Perencanaan Mutu
• Pengendalian Produk
• Identifikasi dan Kemampuan Telusur Produk
• Pengendalian Proses
• Inspeksi dan Pengujian
• Pengendalian Alat Inspeksi, Ukur dan Uji
• Status Inpeksi dan Uji
• Pengendalian Produk tidak sesuai
• Tindakan Koreksi dan Pencegahan
 Perencanaan Mutu
• Penanganan, Penyimpanan, Pengemasan,
Pengawetan, dan Penyerahan
• Pengendalian Rekaman Mutu
• Audit Mutu Internal
• Pelatihan
• Pelayanan
• Teknik Statistik
 Perencanaan Mutu
 Dari ke 19 elemen ISO 9000:2000, dibuatkan
dokumentasinya yang terdiri atas tujuan, ruang lingkup,
ketentuan dan prosedur, syarat-syarat yang harus
dipenuhi serta penanggung jawabnya dari pejabat
proyek yang berwenang.
 Kemudian dokumen-dokumen tersebut diberi nomor,
tanggal berlakunya, revisi dan tanggalnya, review
dokumen, keterangan disposisinya, persetujuan unit-
unit yang berwenang, serta tata cara
pendistribusiannya.
 Keberadaan dokumen tersebut juga perlu dipantau
dengan adanya stempel keterangan dari pusat
pengendalian dokumen yang berada di kantor pusat
perusahaan
 Perencanaan Mutu
 Penyimpanan dokumen disesuaikan dengan
periode waktu dokumen tersebut berlaku dan
harus dimusnahkan bila tidak mempunyai nilai
informasi yang penting dan telah kadaluwarsa
 Pada proyek, masing-masing elemen standar
mutu ISO 9000:2000 tersebut, diuraikan atas
struktur dokumentasi sistem mutu yang terdiri
atas Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja
dan catatan atau form laporan yang berguna
dalam pengendalian mutu dan verifikasi.
No. Dokumen : Originator/Penemu :
Diterbitkan tanggal : Disetujui :
Status Dokumen :

Prosedur Mutu
Pengendalian Produk Tidak Sesuai Mutu (PTSM)

1. Tujuan :
• Melakukan identifikasi penyebab Produk Tidak Sesuai Mutu persyaratan serta melakukan langkah-langkah
penanganan yang diperlukan.
2. Ruang Lingkup :
• Produk Tidak Sesuai Mutu adalah pekerjaan yang telah dinyatakan selesai oleh pelaksana setelah melewati
pemeriksaan dan test atau barang yang sudah diterima, tetapi terdapat hal-hal yang tidak memenuhi
persyaratan.
3. Penanggung Jawab dan Proses :
• Penemu/originator, yang melaporkan Produk Tidak Sesuai Mutu kepada pengawas mutu proyek.
• Pengawas mutu, yang melakukan koordinasi terhadap laporan produk tidak sesuai, menentukan kelanjutan
penanganan oleh manajemen, membuat laporan kepada pihak yang berwenang serta melakukan verifikasi
tindak lanjut penanganan Produk Tidak Sesuai Mutu.
• Pengendali sistem mutu, memasukkan laporan Produk Tidak Sesuai Mutu sebagai bahan Rapat Tinjauan
Manajemen Proyek.
• Manajer proyek, menetapkan tindak lanjut terhadap laporan Produk Tidak Sesuai Mutu.
4. Ketentuan Umum dan Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai dilakukan sebagai berikut :
• Originator menemukan, melaporkan Produk Tidak Sesuai Mutu kepada Pengawas Mutu
• Pengawas Mutu memilah Produk Tida Sesuai Mutu, meneliti dan mengklarifikasikan hasil temuan,
mengidentifikasi penyebab dan selanjutnya membuat laporan PTSM dan menyampaikannya kepada
Pengendali Sistem Mutu.
• Pengendali Sistem Mutu membawa laporan PTSM untuk Rapat Tinjauan Manajemen.
• Manajer Proyek mengambil keputusan tindak lanjut dan merekomendasikan tindakan koreksi terhadap laporan
PTSM setelah dibahas dalam rapat Tinjauan Manajemen.
• Pelaksana melakukan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan rekomendasi terhadap Produk Tidak
Sesuai Mutu.
• Pengawas Mutu dan Pengendali Sistem Mutu melakukan verifikasi terhadap hasil tindak lanjut. Bila hasilnya
sesuai prosedur dan memenuhi persyaratan, PTSM dinyatakan selesai ditangani.
5. Dokumen Terkait :
• Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu
• Standar Sistem ISO 9000:2000 Pasal 4.13, Pengendalian Produk Tidak Sesuai Mutu

CONTOH DOKUMEN PROSEDUR MUTU

CONTOH DOKUMEN MANUAL MUTU
 Perencanaan Mutu
 Untuk merencanakan manual mutu, yang harus
dipertimbangkan adalah isinya tidak terlalu rinci,
memuat kebijakan perusahaan, penanggung jawab dari
pelaksana kebijakan dan adanya pengesahan oleh yang
berwenang serta keterikatan dengan dokumen yang
lain.
 Prosedur mutu sebagai tingkatan kedua pada sistem
mutu, isinya lebih terperinci dan merupakan dokumen
yang memuat kebijakan perusahaan, penanggung
jawab dari pelaksana kebijakan, tahapan prosedur
pekerjaan yang lebih detail dan adanya pengesahan
oleh yang berwenang serta keterikatan dengan
dokumen yang lain.
 Perencanaan Mutu

 Agar implementasinya dapat dilaksanakan

dengan baik dan benar, diperlukan beberapa
dokumen pendukung yang berguna dalam
pelaksanaan pengendalian mutu.
 Dokumen-dokumen tersebut misalnya Instruksi
Kerja yang dibuat secara umum oleh elemen
Produk Tidak Sesuai Mutu dan Instruksi Kerja
dari masing-masing kegiatan yang isinya secara
rinci menjelaskan aturan-aturan kerja dari
kegiatan tersebut.
 Perencanaan Mutu

 Selain itu agar semua proses terdokumentasi

dengan baik, dibuat pula bentuk-bentuk
formulir untuk setiap peristiwa dari suatu
proses.
 Formulir ini menyatakan laporan dari kegiatan
yang dilakukan, laporan pengendalian Produk
Tidak Sesuai Mutu beserta tindak lanjutnya,
ataupun laporan-laporan lainnya.
 PENGENDALIAN MUTU
 Pengendalian mutu adalah salah satu tolak ukur kinerja
proyek yang sangat mempengaruhi hasil akhir dari
tujuan dan sasaran proyek.
 Mutu sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan,
sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan
standar yang telah teruji sebelumnya.
 Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan
cara-cara inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan
koreksi pada periode tertentu, tetapi dilakukan selama
proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi
dilakukan bila dalam pengawasan dan pemeriksaan
ditemukan penyimpangan terhadap prosedur.
 PENGENDALIAN MUTU
 Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan,
dilakukan uji kelayakan produk terhadap standar yang
telah ditetapkan. Hasil uji ini dapat dijadikan bahan
evaluasi bagi pengembangan produk selanjutnya.
 Produk akhir yang tidak memenuhi syarat diperbaiki
atau tidak dipakai sama sekali. Produk akhir yang telah
memenuhi standar dan telah diverifikasi ulang
diserahkan kepada pelanggan. Berdasarkan standar
yang telah disepakati bersama, pelanggan akan
melakukan penilaian akhir dan memutuskan apakah
produk akan diterima atau tidak.
Frekwensi

Frekwensi
Rencana 100% PSM Rencana 100% PSM

Aktual
PTSM
Aktual PTSM

Durasi Durasi
a. PTSM Rendah b. PTSM Tinggi

Contoh Grafik Hasil Pengendalian Mutu dengan Cara Berbeda

 PENGENDALIAN MUTU

 Pengendalian mutu terhadap produk akhir

dapat dijelaskan dengan pembuatan Instruksi
Kerja dari Sistem Mutu ISO 9002 sebagai
kelanjutan dari perencanaan mutu yang telah
dibuat sebelumnya.
 Mulai Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Originator PTSM Lapor

Ke Pengawas Mutu
• Teridentifikasi adanya pekerjaan PTSM
• Originator yang menemukan pekerjaan PTSM melaporkan kepada
Penilaian Laporan PTSM
Pengawas Mutu
oleh Pengawas Mutu • Pengawas Mutu menerima laporan pekerjaan PTSM
• Laporan pekerjaan PTSM dipilah-pilah untuk menentukan apakah
Tidak
Perlu Tindak
masuk dalam kategori PTSM
Lanjut • Bila tidak, laporan originator dianggap selesai.
Ya • Bila ya, laporan originator terhadap pekerjaan PTSM diteliti
Buat Laporan Pengawas Mutu untuk diketahui penyebabnya.
PTSM • Bila penyebab dapat diketahui, oleh Pengawas Mutu dilaporkan
kepada Pengendali Mutu dan dibawa dalam Rapat Tinjauan
Identifikasi Penyebab
Manajemen
• Laporan PTSM dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen dengan
Tindak Lanjut oleh hasil rekomendasi tindakan koreksi dan diputuskan oleh Manajer
Manajemen Proyek
• Pelaksana melaksanakan tindakan koreksi rekomendasi manajemen.
Verifikasi Hasil • Pengawas Mutu dan Pengendali Mutu melakukan verifikasi terhadap
Tindak Lanjut hasil tindakan koreksi Pelaksana.
• Bila hasil verifikasi tidak sesuai dengan prosedur dan persyaratan,
Pelaksana mengulangnya kembali.
OK?
• Bila sesuai, tindakan koreksi penanggulangan pekerjaan PTSM telah
Tidak Ya selesai.
PTSM Selesai Ditangani • Proses penanganan PTSM selesai.

Selesai

Bagan Alir Instruksi Kerja Produk Tidak Sesuai Mutu

 PENGENDALIAN MUTU

 Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu berguna

untuk merekam penemuan PTSM dengan
menunjukkan identifikasi dan penyebabnya,
originator, lokasi dan jenis pekerjaan PTSM
 Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu

No. Pekerjaan : Plat Beton

Tgl. Identifikasi Produk Tidak Sesuai Mutu

Originator Lokasi : Lantai 2

Uraian
( Badu ) Terdapat keretakan pada plat beton lantai dua
Pengawas Mutu

( Ir. F. John ) Identifikasi Penyebab Produk Tidak Sesuai Mutu

Penyebab Uraian
Material Permukaan plat beton mengalami keretakan cukup besar
dikarenakan perancah dibongkar sebelumnya
Cara x
Alat
Orang x
Cuaca

Contoh Tabel Laporan Produk Tidak Sesuai Mutu Pada Pekerjaaan Beton
 PENGENDALIAN MUTU
 Proses selanjutnya dari laporan Produk Tidak
Sesuai Mutu adalah laporan Tindak Lanjut
Produk Tidak Sesuai Mutu sebagai hasil dari
rekomendasi rapat Tinjauan Manajemen, yang
berupa tindakan koreksi.
 Laporan Produk Tindak Lanjut Produk Tidak Sesuai Mutu

No. Pekerjaan : Tindak lanjut plat beton yang retak

Tgl. Disposisi Tindak Lanjut

Pengendali Mutu Lokasi : Lantai 2

( Ir. Sato M ) Tindakan Uraian Tindakan Koreksi/Pencegahan

Diperiksa oleh x Bongkar PTSM dibongkar dan Agar tidak terulang lagi, pengawasan
Pengawas Mutu dikerjakan lagi dengan benar terhadap semua pekerjaan diperketat dan
Perbaiki tanpa sesuai dengan prosedur checklist semua pekerjaan selesai tidak
Tetap dipakai boleh alpa
( Ir. F. John )
Mutu Diturunkan

Verifikasi Pelaksanaan Tindak Lanjut

Periksa I Hasil Periksa II Hasil Catatan

Pelaksana Perancah oke Pengecoran oke Verifikasi selesai dengan hasil

Tindak Lanjut yang baik dan benar
Bekisting oke Curing beton oke

Pembesian tulangan oke Bongkar bekisting oke

( Marto ) Persiapan pengecoran oke Plat beton oke
Produk akhir oke

Contoh Tabel Laporan Tindak Lanjut Produk Tidak Sesuai Mutu (PTSM)
 PENGENDALIAN MUTU
 Agar pengendalian mutu menjadi lebih obyektif,
dilakukan audit menu terhadap perusahaan. Audit
dilakukan secara internal maupun eksternal.
 Audit mutu sebagai salah satu bentuk pengendalian,
diharapkan dapat terus memperbaiki kinerja
perusahaan dengan tingkat pencapaian produk akhir
yang memuaskan pelanggan dan memberi keuntungan
bagi perusahaan.
 Audit Mutu

 Audit mutu adalah pengujian secara sistematis

dan mandiri untuk mengeluarkan apakah
kegiatan mutu dan hasilnya sesuai dengan
aturan yang direncanakan serta diterapkan
secara efektif untuk mencapai tujuan.
 Audit Mutu
 Audit mutu dibedakan atas :
1. Audit Mutu Internal, perusahaan kontraktor
membuat Manajemen Representatif (MR) yang
bertanggung jawab melakukan audit sistem mutu
secara periodik untuk membuktikan bahwa
persyaratan ISO 9002 dilaksanakan secara penuh.
MR juga membentuk Panel Audit untuk mengelola
aktivitas audit mutu serta memilih dan menyimpan
daftar auditor mutu internal yang telah disetujui.
Hasil audit dilaporkan kepada manajer area masing-
masing yang diaudit sebagai dasar dilakukannya
tindakan korektif.
 Audit Mutu
2. Audit Mutu Eksternal, dilakukan oleh lembaga
sertifikasi yang mempunyai tugas mengaudit
sistem mutu ISO 9002, yang dipilih oleh
perusahaan kontraktor. Pihak lembaga audit
mempunyai pengalaman dan kualifikasi yang baik
dan independen dalam menjalankan tugasnya
sebagai auditor. Tugas auditor eksternal adalah
memastikan bahwa kegiatan mutu sesuai aturan
yang direncanakan serta telah menerapkan secara
efektif persyaratan ISO 9002, sehingga bila
perusahaan dinyatakan layak akan mendapatkan
sertifikat.