PROGRAM ALAT NON MEDIS

A. LATAR BELAKANG
Instalasi Pemeliharaan Sarana Medis, Non Medis dan Perbengkelan harus mampu
mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang
dibutuhkan terkait seluruh peralatan medis berdasarkan kejadian yang telah terjadi maupun yang
bersifat pencegahan. Selama tahun 2015 terdapat 2015 unit alat medis yang mengalami
kerusakan yang berbeda, melihat banyaknya kerusakan yang terjadi maka diperlukan
pemeliharaan preventive, kalibrasi dan perencanaan sparepart sehingga apabila terdapat
perbaikan yang memerlukan sparepart, perbaikan dapat dilakukan secepatnya.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

Tujuan umum:
Alat non medis dapat berfungsi dengan baik, dan tingkat keamanan dalam penggunaan
alat terjamin.

Tujuan khusus :

Melaksanakan program manajemen peralatan medik meliputi pemeriksaan, percobaan

(tes), pemeliharaan, kalibrasi dan perbaikan peralatan medik serta
pendokumentasiannya.

IV. RUANG LINGKUP

1. Instalasi Gas medis
2. Pemeliharaan AC
3. Lift
4. Boiler
V. RISK REGISTER PERALATAN NON MEDIS
a. Risk risiko peralatan non medis dibagi menjadi beberapa bagian:
1. Risk risiko Instalasi gas medis

2. Risk risiko pemeliharaan AC
 3. Risk risiko lift
4. Risk risiko boiler

No Risk register Frekwensi Resiko terhadap Mampu kelola Jumlah Grade

/tahun pasien/ petugas
1 Kegagalan fungsi alat medis 406 5 3 414 I
yang tidak bisa ditangani
2 Kecelakaan pada pasien dan 0 5 3 8
petugas pada penggunaan
alat medis

3 Kerusakan bawaan pabrik 0 4 5 9 VII

4 Kesalahan pengoperasian 3 3 1 7 VIII

oleh operator

5 Tidak terpelihara sesuai jadwal 201 4 3 208 III

6 Tidak terkalibrasi sesuai 256 5 3 264 II

jadwal

9 Kehabisan suku cadang 10 3 2 15 V

10 Kesalahan instalasi 2 4 3 9 VI

12 Peralatan tidak ditemukan saat 15 0 1 16 IV

pemeliharaan

B. Analisa dan Pengelolaan Resiko

Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan yang lebih
berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran, Perbaikan dan
pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb:

Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas

No Risk register Grade Pencegahan resiko
1 Kegagalan fungsi alat medis I -Inspeksi harian
yang tidak bisa ditangani -Melaksanakan
perbaikan
2 Tidak terkalibrasi sesuai II Melaksanakan
jadwal kalibrasi

3 Tidak terpelihara sesuai jadwal III Melaksanakan

pemeliharaan
 4 Peralatan tidak ditemukan saat IV Inventarisasi peralatan
pemeliharaan

5 Kehabisan suku cadang V Perencanaan suku cadang

7 Kesalahan instalasi VI Uji coba/uji fungsi alat baru

8 Kerusakan bawaan pabrik VII Uji coba/uji fungsi

9 Kesalahan pengoperasian VIII Pelatihan bagi user

oleh operator

VI. PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB

Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan
pada tabel di bawah ini.

Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab

NO KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB

1 Inspeksi harian Teknisi /user
2 Pelatihan Teknisi Level I (coordinator )
3 Membuat perencanaan suku cadang Kepala IPSMNP
4 Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Teknisi level 3
5 Melaksanakan kalibrasi Teknisi level 2
 6 Melaksanakan uji fungsi dan uji coba Teknisi level 2
7 Melaksanakan facility tour Teknisi sebagai Tim MFK
8 Evaluasi dan pelaporan Kepala IPSMNP

VII. JADWAL PELAKSANAAN

Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk
melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

NO KEGIATAN BULAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Membuat
perencanaan kerja
2 Membentuk tim
kerja
3 Menyiapkan
anggaran
4 Membuat jadwal
pelaksanaan
program
5 Melaksanakan
inspeksi rutin
6 Melaksanakan
pemeliharaan rutin
7 Melaksanakan uji Sesuai kebutuhan
fungsi dan uji coba
8 Melaksanakan
facility tour rutin
9 Menindaklanjuti
permasalahan
10 Laporan triwulan
11 Evaluasi program Bulan Januari tahun berikutnya
tahunan

VIII. PENATALAKSANAAN

Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan prosedur
mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan.
1. Inventarisasi alat Medis
Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe alat, no seri,
lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan bantuan komputer.
Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat milik pihak
ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris sangat
diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan, kebutuhan
biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan ketepatan untuk
digantikan dengan alat yang baru
2. Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal
(Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui perkembangan kondisi
peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan untuk
perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit .
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai kelengkapan
alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.
3. Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya disesuaikan dengan
aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data hasil
inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.
4. Dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan tersebut sebagai tindakan pencegahan
terhadap peralatan tersebut dari kerusakan ataupun masalah kecil yang berdampak
pada ketidakamanan alat saat digunakan pada pasien. Jadwal pemeliharaan selalu
ditepati oleh petugas. Semua bukti pemeliharaan alat tercatat dan di buatkan
rekomendasi untuk peralatan tersebut selalu aman dan siap pakai. Pemeliharaan dapat
berupa pemeliharaan fisik dan kalibrasi alat. Apabila Pemeliharaan preventif
dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi), maka
dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP.
Program pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil
PM dan riwayat perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive
peralatan kesehatan berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut:
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan
Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat

Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi

 Kategori Deskripsi Fungsi Skor Contoh
Defibrillator,
ventilator,
Life support (penunjang hidup) 10
pacemaker, infant
incubator
Therapetik Surgical and intensive care (bedah dan perawatan Electrosurgical unit,laser
9
intensif)
Dialysis machine,
Physical theraphy and treatment (terapi fisik dan
8 infusion pump,traction
pengobatan)
unit,diathermy
EEG machine, noninvasive
Surgical and intensive care monitoring blood
7
(monitoring bedah dan perawatan intensif) pressure monitor,
Diagnostik x-ray generator
Additional physiological monitoring and adult scale, tympanic
diagnostic (monitoring fisik tambahan dan 6 thermometer, ultrasound
diagnostik) unit
blood gas analyzer,
Analytical laboratory (analisa laboratorium) 5 clinical chemistry
analyzer, cell counter
Analitik shaker, centrifuge,
Laboratory accessories (asesoris laboratorium) 4
incubator, microtome
computer, ticket
Computers and related (komputer dll) 3
printer, QC system
X-ray view box,
Patient related and other (terkait pasien dll) 2 sterilizer, chair lift
ECG simulator,
Lain-lain
Non patient related (tidak terkait pasien); office equipment,
1
Test equipment (peralatan uji) kitchen equipment,
UPS

5. Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis

Deskripsi risiko penggunaan Skor Contoh

Defibrillator,ventilator,
Potensi kematian pasien 5
anesthesia machine
Hypo/hyperthermia unit,
Potensi cedera pasien atau operator 4
laser,electrosurgical unit
ECG machine, blood
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat 3
gas analyzer,centrifuge
Gel warmer, heat
Kerusakan alat 2
sealer, suction pump
Exam light, computer
Risiko tidak signifikan 1
terminal, video printer

Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan

 Kebutuhan Pemeliharaan Skor Contoh
Dialysis machine,
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau fluid 5 ventilator, anesthesia
machine, x-ray table
Infant incubator,
Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau
4 blood warmer, laser,
fluid tapi terutama elektronik
portable x-ray system
Defibrillator, infusion
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan 3 pump, electrosurgical
unit, traction unit
Lab microscope,scales,
Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja 2
general medical device
Exam light, computer
Minimal inspeksi visual 1
terminal, video camera

Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat

Frekuensi Kerusakan Alat Skor
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan +2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan +1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan 0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan -1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan -2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 125 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali
pertahun. Nilai total skoring 5-9 berjumlah 410 alat, frekuensi PPM 2 kali pertahun.
Nilai total skoring 10-19 berjumlah 198 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan
nilai total skoring ≥ 20 berjumlah 2030 alat, frekuensi PPM 4 kali pertahun. Namun
karena frekwensi pemakaian peralatan medic di RSUP Sanglah yang cukup tinggi
dan untuk memudahkan pelaksanaan di lapangan, maka pemeliharaan alat medis
dilakukan setiap 4 bulan sekali

6. Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat
tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai
ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari
rumah sakit
7. Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran
Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang ditarik oleh
pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian
 pemakaian pada alat tersebut. Selanjutnya kepala IPSMNP akan melaporkan kepada
Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tsb dari unit pelayanan. Alat-alat
yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok untuk
dilakukan tindakan selanjutnya.

KOORDINASI DAN KEWENANGAN

1. Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah

tanggung jawab kepala instalasi IPSMNP yang melakukan koordinasi kepada kepala
bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK
2. Ka IPSMNP membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.
3. Kegiatan inspeksi dan pemeliharaan peralatan medis dibuktikan dengan dokumentasi,
dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan operasional.
Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan Fasilitas dan
Keselamatan rumah sakit
4. Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan
peralatan medis rumah sakit

PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI

1. Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan fungsi alat
medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file. Apabila dalam
pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau kerusakan,
maka user melapor ke IPSMNP.
2. Tim IPSMNP melakukan pemeliharaan berkala setiap bulan dan melakukan
pengelolaan resiko untuk setiap alat yang ada
3. Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan
4. Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK Surabaya atau vendor
lain yang telah tersertifikasi
5. Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPSMNP
6. Membuat laporan hasil pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan sebagai bahan
penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring dilaporkan
secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum operasional
 7. Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya
8. Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan oleh Kepala instalasi kepada
Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .

PROGRAM PENDIDIKAN
Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis, teknisi
peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan
dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan kemampuan agar lebih terlatih dalam
pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user), pemeliharaan,
perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan medis (bagi
kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat pada table
berikut:

NO Jenis Pelatihan Ruang Lingkup Sasaran Periode

1 Pelatihan untuk mengoperasikan ECG dan Staff Pengguna 6 bulan
peralatan medis Defibrilator peralatan medis
2 Pelatihan pemeliharaan dan Seluruh Teknisi peralatan 3 bulan
perbaikan peralatan medis medis (secara
bergilir)
3 Pelatihan Kalibrasi peralatan Seluruh Teknisi peralatan 1 tahun
medis peralatan medis medis
4 Pelatihan menejemen Seluruh Kepala dan 1 tahun
pengelolaan peralatan medis peralatan medis koordinator alat
medis

Tabel program pendidikan peralatan medis di rumah sakit

Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan sekali secara
global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua peralatan
tersebut sering mengalami kerusakan hanya karena kesalahan dan pengoperasionalan.
Sedangkan untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat dilakukan sewaktu-
waktu oleh teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan.
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3 bulan sekali
secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki kompetensi
untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis.
Dengan adanya program pendidikan ini, diharapkan seluruh staff pengguna, teknisi maupun
kepala dan koordinator peralatan medis dapat memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya
sehingga resiko terhadap peralatan medis dapat dikurangi.