PROCEDIMIENTO DE

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

ÍNDICE DEL PROCEDIMIENTO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

5. RESPONSABILIDADES

6. CONDICIONES GENERALES

7. METODOLOGÍA

8. ANEXOS

9. CONTROL DE CAMBIOS

10. REVISIÓN Y APROBACIÓN

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PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

1. OBJETIVO

Definir directrices para la planificación de las actividades administrativas y operativas en

proyectos.

2. ALCANCE

Desde la revisión inicial de los requisitos del cliente hasta el inicio de trabajos, aplica para la
ejecución de cualquier tipo de proyecto para Quanta Services Perú.

3. DEFINICIONES

OC:
Orden de compra, Documento en el que se muestra el valor del proyecto a ejecutar y en
algunos casos se indica las labores a ejecutar. Documento emitido por el cliente.

CONTRATO:
Documento entre el cliente y Quanta Services donde se especifican los acuerdos de compra
venta y servicios.

OT/SOLPED:
Orden de trabajo o solicitud de elaboración y ejecución de una labor especifica. Documento
emitido por el cliente.

MANTENIMIENTO:
Labor que se realiza, ya sea preventiva o correctiva con el fin de mantener, el adecuado
funcionamiento de un sistema eléctrico o un elemento específico.

ENTREGABLE:
Informe o reporte donde se relacionan diferentes documentos o fotos, referentes a la ejecución
de una obra o proyecto, el cual es enviado al cliente.

ACTA DE ACEPTACIÓN:
Documento en el que se consigna, el recibo o entrega de una obra o proyecto, con las
respectivas firmas de aprobación por las partes.

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4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Manual de Calidad para proyectos

5. RESPONSABILIDADES

Los responsables de garantizar la ejecución del presente procedimiento son el Gerente de

Proyectos y/o el Jefe de Proyectos, bajo la supervisión del Gerente de Energía.

6. CONDICIONES GENERALES

Las especificaciones técnicas y contrato con cada cliente, constituyen los documentos base
para la planificación de los proyectos. De igual forma, para la entrega definitiva de los sitios,
cada cliente especifica los entregables que serán objeto de verificación y posterior recibo a
conformidad.

Los registros que se generan durante la realización de los servicios serán controlados según el
procedimiento control de registros HSEQ-PR-CR el cual será custodiada por el Gerente de
cuenta o Jefe de Proyecto durante la ejecución de cada proyecto y será entregada al
Responsable HSEQ en su conclusión.

7. DESCRIPCIÓN

No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLES OBSERVACIONES REGISTROS

INICIO

El Gerente de Energía/ Sub Gerente Gerente de Energía/ Dependiendo del Correo electrónico
de Energía recibe la asignación de Sub Gerente de cliente, los trabajos se y/o físico.
Asignación de trabajos por parte del cliente, donde se Energía LT asignan mediante
Proyecto confirman lugares, fechas de inicio y Carta de Asignación u
1
fin, descripción general de tareas y OT o mediante correo
demás especificaciones que sean electrónico, carta de
necesarias. asignación de obra.
El Coordinador de Obras envía la
Carta de Asignación u Orden de
Trabajo firmada al cliente via email.

Coordinador de Obras revisa los Coordinador de Se precisa el alcance Correo electrónico

Revisión de requerimientos del proyecto asignado, Obras con el cliente o minuta de
requisitos del con la finalidad de elaborar el mediante correo o reunión.
proyecto presupuesto para posterior envío al reuniones.
cliente. En caso sea
2 necesario, se realizará
una visita en campo.
A

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A PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Derivado de la revisión de requisitos Gerente de Energía Comunicación con el Correo electrónico

3 del proyecto se establecen las Sub Gerente de cliente luego del
condiciones generales para dar inicio Energía análisis inicial.
al proyecto, o en su defecto se
Análisis inicial comunica la no aceptación del
proyecto vía correo.
La proyección de costos e ingresos es Gerente de Energía N.A. Correo Electrónico
Solicitar revisada por el Sub Gerente de Sub Gerente de Análisis de Costos
aprobación de Energía y dependiente del Energía LT de Proyectos
4 la Gerencia presupuesto podría ser revisado por el
Gerente de Energía.
Pueden generarse solicitud de
correcciones antes de la aprobación
final, la cual será evidenciada
mediante correo electrónico por parte
de la Gerencia.
La Gerencia Energía evalúa la Gerente de Energía N.A. Correo Electrónico
viabilidad del proyecto, emite su Sub Gerente de
La aprobación mediante correo Energía LT
Gerencia electrónico. Coordinador de
5
NO aprueba? En caso de no ser aprobado, el Obras
Coordinador de Obras deberá revisar
de nuevo el análisis del proyecto para
3 SI aprobación.
En caso el proyecto no es viable
realizarlo se procede a comunicarle al
cliente.

Una vez aprobado el presupuesto se

procede a formalizar el Contrato.

El Gerente de Energía/Sub Gerente de Gerente de Energía De ser el caso se N.A.

Definición de Energía LT confirma si los trabajos Sub Gerente de utilizará para
Recursos serán realizados por personal propio o Energía LT Subcontratación de
6 por Subcontratista, quien deberá estar Residente de Obra servicios el
previamente homologado por el área Coordinador de “Procedimiento de
de Logística en coordinación con Obras Homologación de
Finanzas. Así como la confirmación del Servicio”
residente de obra que estará a cargo
B del control y seguimiento del proyecto
en sitio.
En caso de ser personal propio, el
Residente de Obras elabora el
Cronograma de Obra y será revisado
por el Coordinador de Obras, en caso
de que el proyecto sea subcontratado,
la contratista elabora el Cronograma
de Obra.

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PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Si el cliente o las condiciones del proyecto lo Coordinador de Solo se realizara Correo

7 Programar requieren se programará una o varias visitas Obras visita al campo. Electrónico
visita al sitio conjuntas al sitio. La visita tiene como objetivo Residente de
confirmar el alcance del proyecto, tareas a Obras
ejecutar, listado de materiales, necesidad de
personal y posibles riesgos.
Si surgen variantes significativas sobre el
alcance original se le notificará al cliente por
medio de un correo electrónico a través del
Coordinador de Obras y/o Residente de
Obras indicando un informe de visita a la
contraparte del cliente.

En caso no se presenten variables se dará

inicio al proyecto en la fecha acordada con el
cliente.

8 El área SSO y el Residente de obra, deben

Elaboración de realizar el Análisis Inicial de Riesgos
documentación Laborales, Plan de Contingencia y Plan de
SSO Seguridad y Salud en el Trabajo, de ser el
Residente de
caso, los cuales deben incluirse en los IPER, Plan
Obras
Documentos del Proyecto. N.A. SST, Plan de
Supervisor SSO
Contingencia.
El IPER se realizara según en procedimiento
de identificación de peligros y evaluación de
riesgos “Procedimiento IPERC”.

9 El Coordinador de Obras revisa la

Revisión de documentación SSO.
documentació Coordinador de IPER, Plan
n SSO Obras SST, Plan de
Contingencia

El Residente de Obras gestiona los recursos Sub Gerente de N.A. Correo

Gestión necesarios para iniciar el proyecto con el área Energía LT electrónico
logística de logística a través del “Procedimiento de Coordinador de Orden Compra
(Asignación Adquisición de servicios y Materiales”, se Obras
de recursos) define el anticipo a otorgar al contratista o sub Jefe de Compras
10 contratista con el área de administración y
finanzas, en caso aplique. En caso de
subcontratación de servicios, el Gerente de
Energía/ Sub Gerente de Energía LT asigna
al contratista las actividades a realizar y le
informa los requisitos que debe de cumplir a
C través del “Manual de calidad para proyectos”

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Se comunica al cliente vía correo electrónico

el inicio de los trabajos mediante la Sub Gerente de
Inicio de
documentación de inicio. Al interno se Energía LT
trabajos
11 procede a iniciar los trabajos, de acuerdo con Coordinador de N.A. N.A.
el Procedimiento Ejecución de los proyectos. Obras

FIN

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8. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS.

 Orden de Compra.
 Análisis de Costos de Proyectos de Energía.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Elaboración del
0 01/06/2015 Ricardo Rueda Pablo Bernal Placido Valdés
documento
Se actualizaron
Agustín
1 20/04/2018 puestos de trabajo Pablo Bernal Placido Valdés
Chapoñan
y funciones

10. REVISIÓN Y APROBACIÓN

ELABORO: REVISÓ: APROBÓ:

AGUSTÍN CHAPOÑAN PABLO BERNAL PLACIDO VALDES

CARGO: CARGO: CARGO:

JEFE DE PLANIFICACIÓN GERENTE DE ENERGIA GERENTE GENERAL

Y CONTROL

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