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2017

VALIDACIÓN Y CONTROL DE FLOTA

Garcia Valentín, Yerkling Edinson


NUMAY S.A
24-11-2017
TRANSPORTES
VALIDACIÓN Y CONTROL DE FLOTA NUMAY

OBJETIVO

Establecer lineamientos administrativos y operativos De las actividades para


utilizar en forma eficiente el control de flota vehicular Numay.
ALCANCE

El alcance del control de flota y validación de las unidades y conductores abarca


desde la recepción de la programación, validación de los documentos de las
unidades, validación de los documentos de los conductores, como también las
pólizas con las diferentes aseguradoras.

Finalmente dando el visto bueno para la que pueda cargar en los terminales.

DEFINICIONES

Validación Documentaria:

La validación de documentos es la clave principal para que una unidad o


conductor pueda realizar el viaje de manera confiable y seguro, para que en los
controles de nuestras autoridades y ante cualquier eventualidad tener un
respaldo inmediato y certero.

Este control no debe ser OVIADO ya que es muy sensible y de ello depende la
seguridad de nuestra operación desde el momento que la unidad está
programada hasta la entrega del producto.

Debemos de validar con profesionalismo; dedicación y de manera ordenada.


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1. VALIDACIÓN DE UNIDADES Y CONDUCTORES

1.1. Validación documentaria de unidades:

Para la validación documentaria de unidades se realiza los


siguientes pasos.

a) Se recibe la programación.
b) Verificación de la unidad en la plataforma Numay
c) Solicitud de documentos
1. DGH
2. Tarjeta de propiedad del tracto y cisterna
3. Soat
4. Tabla de cubicaje y Aforo
5. Inspección técnica del tracto y cisterna
6. Tarjeta MTC tracto y cisterna y/o resolución
7. Póliza de hidrocarburos
8. Póliza del Millón
9. Link, usuario y clave de GPS.
10. Permiso de habilitación para ingreso a mina (permiso
interno)
d) Verificación de los documentos con las diferentes plataformas de
verificación online como el MTC, Osinergmin, Sunarp, Sunat,
Apeseg (verifiación de soat) y de la misma forma con las
aseguradoras como Mapfre, La positiva, Rímac, etc. A través de un
e-mail o vía telefónica las pólizas y Seguro contra trabajo de riesgo
( SCTR).
e) Registro y/o Actualización de los documentos en la plataforma
Numay
f) Si cuenta con todos los requisitos se valida la unidad y pasa a ser
facturado.
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1.2. Validación documentaria de conductores

Para la validación documentaria de conductores se realiza los siguientes pasos

a) Se recibe la programación
b) Verificación del conductor en la plataforma Numay
c) Solicitud de documentos
a. Curriculum vitae documentado
b. Antecedentes policiales
c. Antecedentes penales
d. Antecedentes Judiciales
e. Copia simple de DNI
f. Copia simple de la Licencia de conducir A-IIIC
g. Copia simple de la Licencia de conducir especial de
productos peligrosos A-IV
h. Examen médico Anexo 16D en clínicas autorizadas por
Numay u operaciones mineras.
i. Certificado Matpel I y II
j. SCTR pensión y salud.
k. Record el conductor el MTC Por puntos.

d) Verificación de los documentos con las diferentes plataformas


online como el MTC, aseguradoras como Mapfre, La positiva,
Rímac, etc. A través de un e-mail o vía teléfono.
e) Registro y/o Actualización de los documentos en la plataforma
Numay
f) Si cuenta con todos los requisitos se habilita el conductor.
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Controlador de flota:

Este módulo conecta los datos de los vehículos y los conductores para localizar
la ubicación en tiempo real. El modulo Control incluye todos los datos de
Supervisión combinados con la inteligencia y las herramientas del módulo
‘Análisis’ y además, la función de mapa refuerza a su empresa con información
operativa.

- La misma facilidad de acceso, inteligencia y visión general de los datos


que en el paquete Análisis

- Toma de control de la flota con la funcionalidad de mapas en tiempo real.

- Refuerza el proceso de transporte con información operativa como


seguimiento de vehículos.

Gracias a la función de mapa, se tiene una visión general de las posiciones de


la flota y de los actuales estados de los vehículos: en marcha, en descanso o en
carga.

1.3. Seguimiento GPS

GPS-Gestión de flotas es un software que se instala en un servidor de la


empresa bajo licencia de uso (o alquiler) que, además de localizar, situar los
vehículos en el mapa, y registrar sus rutas y paradas. Las principales ventajas
de utilizar GPS-Gestión de flotas son las siguientes:

- Localización de los vehículos situándolos en un mapa, con su dirección y


velocidad instantánea.

- Registro y visualización de las rutas, tiempos, distancias recorridas, paradas y


su duración. La comunicación entre la base y el camión se realiza a través de los
siguientes dispositivos: Software integrable en aplicaciones de gestión y un
Dispositivo comunicación. En los vehículos se instala el dispositivo GPS, que
utiliza una tarjeta de datos de cualquier operador de comunicaciones.
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En donde realizamos el seguimiento mediante el monitoreo en tiempo real de la
unidad desde la llegada a los terminales hasta su punto de descarga que es
nuestros clientes tanto locales (lima) y provincias, en donde realizamos los
siguientes controles para canalizar la información del status de las unidades con
nuestros clientes.

Procedimiento de monitoreo eficaz:

1- Se recibe la programación:

El programador de flota envía la programación de las unidades y conductores


con lo cual se activa para el seguimiento de las unidades.

2- Verificación de la ubicación de la unidad e informar al área de


programación:

Se informa de la ubicación exacta de la unidad para poder agilizar en la carga y


se hace seguimiento hasta llegar al terminal.

3- Seguimiento y coordinación del avance de la unidad desde su


ubicación a la hora de recibir la programación hasta llegar al cliente
final:

El controlador de flota de acuerdo al tiempo de carga y la hora de salida de planta


se comunica con el área de seguridad para poder establecer el avance de la
unidad teniendo en cuenta la hora de manejo que son de 06:00 am hasta
18:00pm.

4- se informa el ingreso a carga y salida de planta

El controlador de flota informa al cliente y al área de seguridad la salida de la


unidad cargada de planta.

5- Informe de e-mail predeterminado cada cierto tiempo

El controlador de flota informa de manera permanente la ubicación de las


unidades, con las observaciones en ruta de acuerdo a lo que va sucediendo
como transito lento por accidentes, tráfico, lluvias, huaycos, etc. En
comunicación con el área de seguridad y las autoridades como las policías de
carreteras, comisarias rurales y la SUTRAN.
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6- Coordinación y establecimiento de puntos de descanso que vienen
a ser, abastecimiento de la unidad, alimentación de conductores,
paradas técnicas en lugares autorizados para evitar el cansancio
de los conductores y finalmente establecimiento de las zonas de
pernocte.
7- Se envía el reporte del lugar de pernocte al cliente y así mismo la
hora de reinicio del viaje.
8- Se envía el reporte a través de e-mail de llegada de la unidad al
cliente para su descarga.
9- Se informa al área de programación que la unidad finalizó descarga
10- Se hace seguimiento a la unidad hasta llegara a su base, hasta la
nueva programación.

Control Tráfico:

Este es el módulo principal de la aplicación, en él asignaremos las cargas a los


distintos camiones, remolques y conductores. Desde esta pantalla tenemos una
visión en tiempo real de la situación y el movimiento de nuestras cargas. Esto
nos permite saber en cada momento el estado real de cada camión, donde se
encuentra, con que remolque y con qué conductor, por ejemplo. Desde este
módulo se mantienen comunicaciones con el camión, pudiéndose enviar, desde
base al conductor del camión, mensajes de texto, órdenes de viaje, y recibir
respuestas de él utilizándose un dispositivo móvil como el teléfono, También
vemos en este módulo los tiempos de paradas en los diferentes escenarios que
es en hora de mayor tránsito y horas de menor tránsito, para lo cual nos ayuda
el mapa tipo tráfico.

Control velocidades:

En este control realizamos rutas de acuerdo a la operación y de acuerdo al radar,


en donde establecemos las velocidades permitidas según el Ministerio de
Transportes y Comunicaciones para transporte de hidrocarburos, lo cual nos
permite realizar el viaje de manera segura, evitando accidentes de tránsito por
excesos de velocidad.
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Monitoreo:

a) Monitorea de forma permanente las vías nacionales alertando a las


autoridades competentes sobre los eventos o incidencias que pudieran
presentarse, tales como accidentes de tránsito, asaltos a vehículos de
transporte terrestre de personas, bloqueo de vías como consecuencia de
incidentes sociales y fenómenos naturales (huaicos, inundaciones,
nevadas, etc).
b) Coordina con las diversas entidades involucradas en los eventos e
incidencias detectados.
c) Monitorea de forma permanente la flota vehicular de las empresas de
transporte terrestre de personas a través de los GPS instalados en los
vehículos. Se verifica la ubicación de las unidades, su velocidad y las
paradas que realiza.
d) El monitoreo es las 24 horas del día, brindando seguridad y
responsabilidad con nuestros proveedores internos y externos.

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