2º Relatório Parcelar – Estágio Curricular na

Empresa António Moreira, Unipessoal, Lda.

NACEX
Diana Röseler de Carvalho

Instituto Superior de Entre Douro e Vouga

Julho, 2015

Diana Röseler de Carvalho

 2º Relatório Parcelar – Estágio Curricular na
Empresa António Moreira, Unipessoal, Lda.
NACEX

NACEX
António Moreira, Unipessoal, Lda.

Trabalho apresentado ao docente: Paulo Madeira

da unidade curricular: Estágio
Relatório: 2º Relatório Parcelar
Ano: 3º ano
Turma: T2 Regime Noturno
Curso: Licenciatura em Gestão de Empresas
RESUMO

Este trabalho foi desenvolvido no âmbito da Unidade Curricular Estágio da

Licenciatura em Gestão de Empresas do 3º ano, ministrada pelo Instituto Superior
de entre Douro e Vouga.
O objetivo deste segundo relatório consiste no registo da continuidade do
trabalho do estagiário na empresa António Moreira, Unipessoal, Lda.,
representante da NACEX em Oliveira de Azeméis.
Tal como anteriormente, o trabalho da administração nesta última etapa tem
sido árduo, com um grau de dificuldade elevado devido às irregularidades
anteriormente identificadas.
A contínua falta/quebra de procedimentos, falta de liderança, coloca um travão
à maior parte das tentativas de desenvolvimento e melhoria. Continua a não existir
uma estrutura estável dentro da organização, ou seja, uma delimitação entre cargos
de chefia e os seus subalternos, o que resulta numa dificuldade extrema de atingir o
bom funcionamento, tanto da área operativa, como da área administrativa.
Algumas das ferramentas desenvolvidas/criadas anteriormente, apesar de
implementadas na administração, não foram utilizadas pela área operativa, sem
qualquer tipo de controlo.
Assim, através deste segundo relatório, o estagiário pretende mostrar o
resultado da implementação das várias ferramentas criadas durante o período de
estágio.
ÍNDICE: Pág.

1. Resumo
2. Introdução ------------------------------------------------------------------------------1
3. Ferramentas de Controlo: ----------------------------------------------------------2
3.1. Mapa de Quilómetros ----------------------------------------------------------2
3.2. Mapa de Percentagem de Entrega ------------------------------------------3
3.3. Mapa de Custos Mensais ------------------------------------------------------3
3.4. Mapa de Gestão de Pagamentos ---------------------------------------------4

4. Situações Irregulares: ---------------------------------------------------------------6

4.1. Dificuldades Financeiras ------------------------------------------------------6
4.2. Ingerências -----------------------------------------------------------------------6

5. Apreciações ----------------------------------------------------------------------------7

6. Anexos: ----------------------------------------------------------------------------------------------- 8
6.1. Tabela nº 1 e 2 – Mapa de Quilómetros/Combustíveis de Maio e Junho ------------- 9

6.2. Tabela nº 3 – Mapa de Custos Atrasados de Abril ---------------------------------------- 10

6.3. Tabela nº 4 – Mapa de Custos de Abril ----------------------------------------------------- 11

6.4. Tabela nº 5 – Mapa de Caixa de Abril ------------------------------------------------------- 16

6.5. Tabela nº 6 – Mapa de Faturação de Abril ------------------------------------------------- 19

6.6. Tabela nº 7 – Mapa de Vendas Abonados em Abril -------------------------------------- 20

6.7. Tabela nº 8 – Mapa de Vendas Opens em Abril ------------------------------------------- 25

6.8. Tabela nº 9 – Listagem de Cheques BPI emitidos em Abril ----------------------------- 28

6.9. Tabela nº 10 – Documentos Entregues à Contabilidade em Abril --------------------- 30

6.10. Tabela nº11 – Análise Geral de Abril------------------------------------------------------- 31

6.11. Tabela nº 12 - Mapa de Custos Atrasados de Maio ------------------------------------- 32

6.12. Tabela nº 13 - Mapa de Custos de Maio --------------------------------------------------- 33

 6.13. Tabela nº14 - Mapa de Caixa de Maio ----------------------------------------------------- 38

6.14. Tabela nº 15 - Mapa de Faturação de Maio ----------------------------------------------- 40

6.15. Tabela nº 16 – Mapa de Vendas Abonados em Maio ----------------------------------- 41

6.16. Tabela nº 17 – Mapa de Vendas Open em Maio ----------------------------------------- 46

6.17. Tabela nº 18 - Listagem de Cheques BPI emitidos em Maio -------------------------- 49

6.18. Tabela nº 19 - Listagem de Cheques BP emitidos em Maio --------------------------- 50

6.19. Tabela nº 20 – Documentos Entregues à Contabilidade em Maio -------------------- 51

6.20. Tabela nº 21 – Análise Geral de Maio ------------------------------------------------------ 52

6.21. Tabela nº 22 – Gestão de Pagamentos – Cheques do Banco Popular ---------------- 53

6.22. Tabela nº 23 – Gestão de Pagamentos – Cheques do BPI ------------------------------ 54

6.23. Tabela nº 24 – Gestão de Pagamentos – Colaboradores -------------------------------- 58

6.24. Tabela nº 25 – Gestão de Pagamentos – Estado ----------------------------------------- 63

6.25. Tabela nº 26 – Gestão de Pagamentos – Instituições Financeiras -------------------- 66

6.26. Tabela nº 27 – Gestão de Pagamentos – Acordos Estado/Fornecedores ------------ 70

6.27. Tabela nº 28 – Gestão de Pagamentos – Avenças Fornecedores ---------------------- 73

6.28. Tabela nº 29 – Gestão de Pagamentos – Outros Fornecedores ----------------------- 78

6.29. Tabela nº 30 – Gestão de Pagamentos – Recuperação de Cheques ------------------ 79

6.30. Tabela nº 31 – Mapa Diário de Incidências ----------------------------------------------- 80

6.31. Tabela nº 32 – Mapa Quinzenal de Incidências ------------------------------------------ 80

6.32. Tabela nº 33 – Resumo Mensal de Incidências ------------------------------------------- 80

7. Assinaturas ----------------------------------------------------------------------------81
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2. INTRODUÇÃO

Este relatório pretende relatar todo o meu processo de aprendizagem e

aplicação dos conhecimentos adquiridos durante a frequência da licenciatura em
Gestão de Empresas, na empresa António Moreira Unipessoal, Lda, representante
da NACEX.
Devo referir que, durante as últimas duzentas horas de trabalho
desempenhado na empresa muito do tempo dispendido, cerca de dois terços do
tempo, foi dedicado ao tratamento de documentos e dados da empresa. Esta tarefa
seria facilitada com um programa de gestão e reduziria o tempo dispendido com
o tratamento da informação em cerca de dois terços.
Como havia previsto, não foi possível cumprir com alguns dos objectivos
planeados devido à falta de estrutura da empresa.
Pretendo então com este relatório, demonstrar o resultado sobre o trabalho
realizado, através da utilização das várias ferramentas implementadas na empresa.

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3. FERRAMENTAS DE CONTROLO

3.1 Mapa de Quilómetros

De forma a controlar a atividade das rotas, a António Moreira, Lda, decidiu
criar um mapa de quilómetros em EXCEL de forma a poder apurar os seguintes
resultados:
- Média de quilómetros diária por veículo;
- Média de consumo de combustível por cada 100 quilómetros, por veículo;
Esta ferramenta já existia na empresa, mas para atender às necessidades do
Departamento Financeiro, a mesma teve que ser melhorada e devidamente
corrigida (anexo 1, imagem nº4)
Esta ferramenta permite controlar custos e a eficácia da rota, aliada ao mapa
de eficácia das entregas por rota.
O resultado obtido com a utilização desta ferramenta não foi totalmente
atingido pois, devido a uma quebra de procedimentos, o responsável de armazém
não cupriu com a tarefa do registo diário de quilómetros.
Por iniciativa do estagiário, foi possível fazer uma média mensal de
quilómetros e consumo de combustível por veículo através do registo diário de
aquisição de combustível e o registo de quilómetros no início e final dos meses
de Maio e Junho. (Anexos: Tabelas nº1 e nº2)
Através deste controlo foi possível verificar um excesso de consumo de
combustível durante o mês de Maio da viatura 57-MZ-91. Esta discrepância pode
dever-se ao facto de a viatura ter estado em reparação durante os restantes dias,
erro do motorista, ou outro erro a ser apurado pela administração.

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3.2 Mapa de Percentagem de Entrega

De forma a controlar a eficácia da rota, ou seja a percentagem de entregas, a

empresa decidiu criar uma folha de controlo em EXCEL. (Anexos: Tabelas nº 31,
32 e 33).
Tendo em conta que a mercadoria pode não ser entregue por vários motivos
(o cliente não aceita a mercadoria, a morada encontra-se incorreta, não existe
recetor da encomenda, ou até mesmo por lapso do mensageiro, etc.), a empresa
sentiu a necessidade de controlar a taxa de entregas de forma a poder implementar
medidas para a sua redução.
Esta ferramenta foi implementada, mas provou-se infrutífera devido a uma
quebra de procedimentos pelos operativos do armazém.
Esta informação não é recuperável pelo programa de controlo operativo
Diana, pois apenas está disponível durante 24h, sendo impossível para o estagiário
a recuperação da informação.

3.3 Mapa de Custos Mensais

Este mapa de custos mensais será provavelmente o mais dispendioso a nível

de tempo. Consiste numa folha em EXCEL onde todos os custos mensais são
registados, de forma a podermos controlar e prever qual o IVA a ser liquidado no
mês posterior.
Permite controlar uma parte da área financeira, e requer uma actualização
diária acompanhando os processos financeiros da empresa.
Nesta base de dados podemos consultar mensalmente:
- lista de cheques emitidos do Banco Popular e BPI, o que nos permite
conciliar com o mapa de custos mensais e respectivos pagamento (Anexos:
Tabelas nº 9, 18 e 19);

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- lista de facturas/avisos de pagamento recebidos, data e meio de pagamento

e o IVA referente à fatura, tanto do corrente mês como de alguns custos atrasados
não lançados no mês anterior(Anexos: Tabelas nº 3, 4, 12 e 13);
- lista de despesas de caixa – é extremamente importante, pois todos os dias,
os reembolsos dos motoristas são recebidos em numerário e cheque, aos quais é
deduzida a despesa de combustível mediante a apresentação da fatura. Despesas
de combustível, portagens, estacionamento e outras despesas liquidadas em
numerário (Anexos: Tabelas nº 5 e 14);
- mapa resumo de faturação (Anexos: Tabelas nº 6 e 15);
- lista de vendas de clientes open – clientes esporádicos sem contrato
(Anexos: Tabelas nº 8 e 17);
- lista de vendas de clientes abonados – são clientes de facturação mensal,
ou seja, com contrato (Anexos: Tabelas nº 7 e 16);
- lista de documentos diversos a entregar à contabilidade (Anexos: Tabelas
nº 10 e 20);
- tabela de resumo global mensal (Anexos: Tabelas nº 11 e 21).
Através desta ferramenta, foi possível ao departamento financeiro registar
e controlar os custos dos meses de Abril, Maio e Junho, através da inserção diária
dos dados por parte do estagiário. Á data da conclusão do estágio, o apuramento
dos custos de mês de Junho não se encontrava concluído pelo que não será parte
integrante deste relatório. (Anexos: Tabelas nº 3 à Tabela nº 21).

3.4 Mapa de Gestão de Pagamentos

O mapa de gestão de pagamentos permite controlar mediante uma previsão

e entrada dos respectivos documentos, dos pagamentos a efectuar mensalmente.
Consiste numa base de dados em EXCEL em que cada folha regista:

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- lista de cheques emitidos do Banco Popular e BPI com respectivo

destinatário, descritivo, data de emissão, data prevista de pagamento (no caso de
pré-datados), valor e data de liquidação através de conferência de extracto
bancário (Anexos: Tabelas nº 22 e 23).
- lista de pagamentos a colaboradores (Anexos: Tabela nº 24);
- lista de pagamentos mensais ao Estado e outras entidades públicas (Anexos:
Tabela nº 25);
- lista de pagamentos mensais a instituições financeiras (leasings,
empréstimos bancários, etc) (Anexos: Tabela nº 26);
- lista de acordos de pagamento vencidos/vigentes (fornecedores, estado e
outras entidades públicas) (Anexos: Tabela nº 27);
- lista de avenças com diversos fornecedores (Anexos: Tabela nº 28);
- lista de pagamentos a fornecedores não regulares (Anexos: Tabela nº 29);
- lista de cheques a recuperar (no caso de dvolução de cheques por falta de
provisão) (Anexos: Tabela nº 30);
- lista de pagamentos de um acordo celebrado entre a empresa e a logista.
Esta base de dados requer um acompanhamento diário. Permite à empresa
controlar a disponibilidade financeira para efectuar os pagamentos mediante uma
previsão mensal.

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4. SITUAÇÕES IRREGULARES:

4.1 Dificuldades Financeiras:

Conforme o mencionado no relatório anterior, devido a algumas situações

de má gestão, a empresa encontra-se com algumas dificuldades financeiras.
Através da Tabela nº 27, nos anexos, podemos verificar a existência de vários
acordos de pagamento. Este procedimento demonstrou-se eficaz na medida em
que a empresa consegue desta forma cumprir, ou pelos menos não entrar em
incumprimento com tanta frequência como acontecia anteriormente.

4.2 Ingerências:

Durante as primeiras duzentas horas de estágio, havia verificado a existência

de uma grande falta de liderança, quebra de procedimentos, falta de controlo sobre
os vários departamentos, falta de organização na atribuição de funções, etc.
Uma das quebras de procedimentos, é o facto de terem sido criados
procedimentos para controlo das viaturas e das entregas pelos motoristas, assim
como os custos com combustíveis e quilometragens, e estes não estão a ser
cumpridos. Existe uma claro incumprimento de ordens, que acaba por passar
incólume devido à falta de liderança.
Este tipo de situações, aliadas a muitas outras situações irregulares dentro da
empresa, provoca um constante descontrolo, e um travão ao desenvolvimento da
empresa.

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5. APRECIAÇÕES

Ao longo destas últimas duzentas horas de estágio não considero ter

adquirido novas competências.
O ritmo de trabalho na empresa é bastante lento e extremamente cansativo.
Como não existe uma melhoria na maior parte dos procedimentos, por várias
vezes foi necessário repetir as tarefas ou até mesmo efetuar novas tarefas de
correção das anteriores.
O cargo administrativo de gestão acaba por não ser apenas de gestão mas sim
de controlo operacional, controlo administrativo e até mesmo de simples
operacional.
Mais uma vez, fiquei a perceber o bom (e o mau) funcionamento da empresa,
como se deve proceder no dia-a-dia e o que se deve, ou não deve, fazer perante
situações adversas.
Foram criadas e implementadas novas ferramentas de controlo de forma a
auxiliar os órgãos de gestão, mas devido a uma grande falta de liderança, os
responsáveis pelo registo dos dados de controlo, além de não cumprirem as
tarefas, não reportam à administração o incumprimento. Devido a esta situação,
neste momento a empresa só possui os dados que o estagiário recolheu.
A empresa continua sem um programa de gestão, apesar de várias visitas de
comerciais de várias empresas de programação. Penso que seria um investimento
fundamental na empresa que proporcionaria um salto na inovação da empresa.
Apesar de já ter sido evidenciada a falta de organização da empresa, o gestor
não demonstrou interesse mantendo-se um “mix” de funções dentro da
organização.
Apesar de tudo, de não considerar ter adquirido novas competências, pude
desenvolver muitas outras, tais como a resolução de problemas e principalmente,
quais os procedimentos a evitar e quais os procedimentos mais adequados.

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6. ANEXOS

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7. ASSINATURAS

O presente relatório foi elaborado pelo estudante _______________________________

no âmbito do estágio curricular realizado na empresa ________________________________
sob supervisão de __________________________________________________ e orientação
de _________________________________________.

Declaro que o presente relatório é resultado do estágio por mim desenvolvido na empresa
acima referida, bem como da minha investigação pessoal. O seu conteúdo é original e todas as
fontes consultadas estão devidamente mencionadas no texto, nas notas e na bibliografia.

Estudante

Data: _____ / _____ / _____ ______________________________

Declaro que o presente relatório foi elaborado pelo estudante acima referido no âmbito do
estágio curricular, realizado na empresa acima mencionada e sob minha supervisão.

Supervisor

Data: _____ / _____ / _____ ______________________________

Declaro que o presente relatório reúne os requisitos fundamentais para ser aprovado no
âmbito da unidade curricular Estágio.

Orientador

Data: _____ / _____ / _____ ______________________________

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