UNIVERSIDAD

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO – VIRTUAL

GESTIÓN GLOBAL

TUTORA
ALBA LUCIA ECHEVERRI

PROYECTO: FORO SEMANAS 1 Y 2

ACTIVIDADES URGENTES E IMPORTANTES DE JUAN CARLOS

ESTUDIANTE:

CARLOS JULIO HERNANDEZ

Programa: COMUNICACION SOCIAL
Modalidad: Virtual
Código: 1221960002

Politécnico Grancolombiano

Fecha de entrega: junio de 2018

Estudiante de Comunicación Social – Modalidad Virtual

 DESARROLLO

FORO SEMANAS 1 Y 2

Actividades urgentes e importantes de Juan Carlos

ACTIVIDAD

Debido a la necesidad que tiene Juan Carlos, ayúdelo definiendo lo siguiente:

¿Qué actividades identifica son urgentes e importantes, en las

responsabilidades de Juan Carlos? Utilice para ello la matriz de tiempo
mostrada en la cartilla.

Dentro de las Habilidades gerenciales es de vital importancia administrar de

manera ordenada el tiempo, ya que es el recurso más valioso dado a todos
en igual medida, un recurso que es perecedero, escaso e inelástico, es el
recurso más valioso que poseemos. Según la matriz de tiempo propuesta por
el Dr. Stephen Covey, en la cual se encuentran 4 cuadrantes los cuales
relacionamos a continuación como herramienta para el análisis objeto de del
presente estudio:

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 MATRIZ DE TIEMPO

URGENTE NO URGENTE

(CALIDAD)
Cuadrante II
(NECESIDAD)  Relaciones Personales
Cuadrante I  Nuevas Oportunidades
IMPORTANTE  Crisis  Planificación Futura
 Presiones – Prioridades del Jefe.  Actividades Preventivas
 Proyectos con fecha vencimiento  Crecimiento Personal
 Tareas aplazadas  Ocio, Diversión
 Prevención.
 Salud

(DECEPCION) (DESPERDICIO)
Cuadrante III Cuadrante IV
NO IMPORTANTE  Interrupciones  Detalles
 Email, reuniones, llamadas.  Ladrones del tiempo
 Actividades Populares  Algunos email y llamadas
 Presiones familiares  Actividades Placenteras

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Teniendo en cuenta las indicaciones de la matriz y para ayudar a Juan Carlos a ejecutar sus actividades y funciones
a plenitud, ubicaremos en la matriz cada una de sus funciones de acuerdo a su grado de urgencia e importancia.

Para ello tendremos en cuenta que lo "importante" es aquello que se relaciona con los objetivos y los resultados que
se quieren alcanzar y lo "urgente" depende de la variable tiempo, es decir son aquellas tareas que requiere de
atención inmediata.

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 CLASIFICACIÓN LAS RESPONSABILIDADES A CARGO DE JUAN CARLOS

URGENTE NO URGENTE

(NECESIDAD) (CALIDAD)
Cuadrante I Cuadrante II
 Realizar una gestión con calidad, es decir, cumpliendo los
objetivos en término de logro de las metas institucionales
 Elaborar, presentar y sustentar informes de gestión mensuales y anuales, desempeñando la función,
IMPORTANTE oportunos al superior inmediato y ejercer el control interno focalizados y motivados por la Visión y Misión de la
de la Oficina Asesora Comercial empresa.
 Realizar periódicamente estudios de mercadeo que  Dirigir, coordinar y promover en la Oficina Asesora
permitan evaluar el entorno (competencia, Comercial, el servicio integral excelente y oportuno al
comportamiento de los clientes cliente o usuario con un alto nivel de eficiencia, eficacia,
potenciales, políticas, etc.), determinando efectividad, regidos por los valores de calidad, compromiso
las tendencias y oportunidades que se deben considerar y transparencia.
en la identificación y diseño de estrategia competitivas y  Formular a la Gerencia, políticas, planes, programas y
las perspectivas de oferta (ampliación de proyectos para la captación de recursos financieros, de
portafolio de productos y servicios). mercadeo, la promoción y publicidad, con orientación a la
 Presentar informes oportunos y diseñar indicadores que excelencia en el servicio integral al cliente, acorde con el
permitan evaluar la gestión de la entidad y sus resultados. Plan Estratégico, Visión y Misión de la empresa.
 Asesorar la prestación de los servicios de capacitación,
asesoría y asistencia técnica a cliente o usuarios de
créditos.
 Dirigir la promoción y venta de los productos y servicios del
portafolio de la empresa
 Hacer despliegue de objetivos estratégicos y operacionales

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 de las metas mensuales y anuales institucionales,
comprometiendo a todos los colaboradores, seleccionado
y diseñando indicadores de gestión que permitan hacer
seguimiento, controlar y evaluar la gestión, focalizados con
la Visión y Misión de la empresa.
 Concurrir en el desempeño de sus funciones con todas las
dependencias afines, integrando equipos interdisciplinarios
que garanticen una gestión con calidad, cumplimiento
oportuno de los objetivos y metas institucionales.
 Participar activamente en los programas de inducción,
reinducción, entrenamiento, capacitación y
mejoramiento de la cultura organizacional, establecidos
por la empresa.
 Mantener en el desempeño de su cargo excelentes
relaciones humanas, capacidad de coordinar el trabajo en
equipo, receptividad al cambio, mejoramiento continuo,
calidad en la gestión, orientación y servicio integral al
cliente.
 Propender por la aplicación de los procedimientos
establecidos en el Manual de Procesos y procedimientos
del Instituto, en la ejecución de sus funciones y eliminando
trámites innecesarios.
 Asesorar el diseño e implementar metodología de
investigación de Mercados que permitan diagnosticar y
sustentar planes, programas y proyectos de mercadeo que
se puedan ejecutar.
 Realizar estudios de investigación que permitan identificar
los aspectos que afectan positiva o negativamente la
imagen del Instituto, evaluando las características de los
productos y servicios prestados (conocimiento de los
servicios, servicio al cliente, agilidad en los sistemas de
información, velocidad de respuesta, beneficios,
t r a m i t e s , etc.), la satisfacción de necesidades y
expectativas de los clientes o usuarios.
 Preparar y ejecutar la planeación de visitas a los municipios,
provincias y usuarios en general acorde con un
cronograma de prioridades, objetivos y metas
institucionales mensuales y anuales optimizando los
recursos, racionalizando costos.

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  Identificar, diseñar, proponer y ejecutar políticas, planes,
programas y proyectos de promoción del portafolio de
productos y servicios y ampliación de cobertura, mercado
potencial, en cumplimiento con los objetivos, metas
mensuales y anuales, Plan Estratégico, Visión y Misión
Institucionales.
 Cumplir con todos los requerimientos derivados en la
implementación del sistema de gestión de calidad
establecidos para cada uno de los procesos en los cuales
participa.
 El servicio integral al cliente y el posicionamiento de la
buena imagen corporativa del Instituto

(DECEPCION) (DESPERDICIO)
NO IMPORTANTE Cuadrante III Cuadrante IV

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2. Una vez clasificada las actividades, Identifique en cual cuadrante se
ubican la mayoría de las actividades de Juan Carlos y explique las
incidencias que debe tener la mayoría de las actividades en el cuadrante
identificado.

Con relación a lo anterior puedo concluir que, la mayoría de actividades se

encuentran en el cuadrante No. II “calidad”, la incidencia que tiene dicha
ubicación indica que la compañía aplica un modelo de productividad
inteligente para mantenerse en dicho cuadrante, “haciendo de la gestión
del tiempo un hábito, de la planificación un sistema y de la productividad
una meta para conseguir satisfacción en el trabajo y valor sostenible”.
(TABOADA, 2015)

El tener como organización unos valores, cultura organizacional, misión,

visión y objetivos corporativos claros, permite que los colaboradores estén
alineados con la estrategia organizacional y sean productivos en el
cumplimiento de las metas a nivel personal y colectivo de la compañía, sean
ejecutadas de manera exitosa.

Fuentes Bibliográficas

Guillén, M. D. (2012). Administración y planificación del tiempo. Madrid: Ediciones Díaz de

Santos. Negocios, E. E. (23 de 07 de 2014). Covey, Gestión del Tiempo. Recuperado el 15 de
04 de 2018, de

http://www.buenosnegocios.com/notas/797-covey-gestion-del-tiempo

TABOADA, G. (2015). La gestión el tiempo como factor clave para conseguir satisfacción en
el trabajo. Capital humano 301.

Tracy, B. (2016). Administración del Tiempo. México D.F.: Grupo Nelson.

http://www.buenosnegocios.com/notas/797-covey-gestion-del-tiempo

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