AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

SEMANA 4
ÍNDICE
DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA............................................................................ 3
APRENDIZAJES ESPERADOS ........................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA .......................................................................................... 3
2. DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN ....................................................................................... 4
3. DOCUMENTOS DE TRABAJO.................................................................................................. 7
4. INFORME DE AUDITORÍA....................................................................................................... 8
5. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS ...................................................................................... 11
6. INFORME DE SEGUIMIENTO O LEVANTAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES .............. 11
COMENTARIO FINAL.................................................................................................................... 12
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 13

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DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

APRENDIZAJES ESPERADOS
Se espera que al finalizar las actividades de esta unidad, el alumno identifique un informe de
auditoría y aprenda a utilizar la documentación para las auditorías de calidad.

INTRODUCCIÓN
La temática de esta semana se basa en la identificación de la documentación necesaria para el
proceso de auditoría interna, que incluye la elaboración de documentos de trabajo,
documentos a evaluar y la presentación del informe final de la auditoría.

Al recordar la definición de auditoría según la norma ISO 19011:2011 (proceso sistemático,

independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría).
Debido a que es un proceso documentado, surge la necesidad de estudiar los registros
relacionados al proceso de auditoría, es decir:

 Los materiales necesarios en la etapa de planificación, y utilizados en la preparación de

la auditoría.

 Textos de referencia que se utilizarán durante el transcurso de la auditoría.

 Los informes de auditoría.

 Documentos que se aplican posterior a la finalización de la auditoria in situ, se refiere a

la registros necesarios para el seguimiento y levantamiento de no conformidades
detectadas.

1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
La norma ISO 9001:2008 señala que se debe establecer un procedimiento documentado para
definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, crear los
registros e informar los resultados.

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Deben mantenerse registros de las auditorías y de sus resultados, la empresa define el tiempo
que quedarán almacenados los registros, pero generalmente este plazo es de 3 años, tiempo
que dura la certificación.

EN CUANTO A LA ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO SE SUGIERE:

 Objetivo y Alcance.

 Definiciones.

 Responsabilidades (diagrama de flujo).

 Descripción del proceso.

 Registros asociados.

 Anexos, se puede incluir los formularios a utilizar.

Respecto a la descripción del proceso, se sugiere detallar cómo se elabora el programa de

auditoría, de qué forma se confecciona y se aprueba un plan de auditoría, de qué manera se
abordará la reunión inicial, cómo se ejecutará la auditoría. Asimismo, se debe detallar la
reunión de cierre, cómo se elaborará el informe de auditoría, de qué manera se va a distribuir
y cuál es el plazo para entregarlo al área auditada, incluir las actividades de seguimiento y los
plazos para el cierre e implementación de las no conformidades detectadas, también se puede
incluir el método para seleccionar a los auditores y los criterios de evaluación de estos. (Norma
ISO 19011:2011)

2. DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN
En la etapa de planificación de auditoría se incluye el programa de auditorías y el plan de
auditoría como parte de la documentación. Cabe recordar que este programa incluye una o
más auditorías y todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevarlas adelante.

PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS, LA NORMA ISO 19011:2011 SUGIERE

CONSIDERAR:

 Los objetivos del programa.

 El alcance del programa.

 Los objetivos y alcance de las auditorías individuales.

 Fechas, horarios de las auditorías planificadas.

 Señalar los auditores.

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EL PLAN DESCRIBE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR EN UNA AUDITORÍA INDIVIDUAL, Y DEBIESE
INCLUIR A LO MENOS:

 Objetivo de la auditoría a desarrollar.

 Alcance de la auditoría.

 Criterios de auditoría.

 El equipo auditor.

 Un cronograma del desarrollo de la auditoría.

NOTA: La diferencia entre un programa y un plan de auditoría es que en un

programa se planifican una o más auditorías, y en el plan de auditoría se detallan
las actividades de una auditoría en particular

Fuente: Material elaborado para el curso.

A CONTINUACIÓN SE PRESENTAN EJEMPLOS DE PROGRAMAS DE AUDITORÍAS:

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS

 Objetivos: Medir la efectividad del Sistema de Gestión de La Calidad.

 Alcance: Área Administración, Áreas de producción y despacho.

 Criterios de Auditoría: Norma ISO 9001:2008.

ÁREAS AUDITORES FECHA

Gerencia General Auditor líder: J. Arroyo 10/01/2013
Auditores: A. Fuentes
R. Vera
Gerencia Administración y Auditor líder: J. Arroyo 11/01/2013
Finanzas Auditores: A. Fuentes
R. Vera
Gerencia RR.HH. Auditor líder: S. Sepúlveda 01/03/2013
Auditores: D. Correa
R. Vera
Producción Auditor líder: S. Sepúlveda 10/04/2013-
Auditores: D. Correa 11/0472013
R. Vera
Auditor Especialista: J. Pérez
Despacho Auditor líder: S. Sepúlveda 15/05/2013
Auditores: D. Correa
R. Vera
Auditor Especialista: J. Pérez

Fuente: Material elaborado para este curso.

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PLAN DE AUDITORÍAS

 Objetivos: Medir la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

 Alcance: Área de Producción.

 Criterios de Auditoría: Norma ISO 9001:2008 /NCH 2861/ procedimientos de pesaje, de

mezclado, de envasado y procedimiento de almacenamiento.

ÁREAS /ACTIVIDADES AUDITORES HORARIO

Reunión Inicial: Equipo auditor 10 / 04/2013
Presentación del equipo 09:00 AM
auditor
Revisión documental de Auditor líder: J. Arroyo 10/04/2013
procedimientos Auditores: A. Fuentes 09:30 AM
R. Vera
Áreas de pesaje de materias Auditor líder: J. Arroyo 10/04/2013
primas: Auditores: A. Fuentes
 Procedimientos R. Vera 11:00 AM
 Registros Auditor Especialista: J. Pérez
 Controles
Almuerzo - 13:00 a 14:00 hrs.
Áreas de Mezclado Auditor líder: S. Sepúlveda 10/04/2013
 Procedimientos Auditores: D. Correa 14:00 hrs.
 Control de equipos R. Vera
 Registros
 Controles
Áreas de envasado Auditor líder: S. Sepúlveda 11/04/2013
 Procedimientos Auditores: D. Correa 09:30 AM
 Control de equipos R. Vera
 Registros Auditor Especialista: J. Pérez
 Controles
Áreas de almacenamiento Auditor líder: S. Sepúlveda 11/04/2013
 Procedimientos Auditores: D. Correa 11:30 AM
 Control de equipos R. Vera
 Registros Auditor Especialista: J. Pérez
 Controles

Fuente: Material elaborado para este curso.

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 3. DOCUMENTOS DE TRABAJO
Entre las diferentes técnicas de auditoría se encuentra la lista de verificación, la que se prepara
considerando cada actividad del sistema de la calidad, proceso o producto que vaya a ser
auditado. A través de dicho método se listan una serie de requisitos claves que se necesitan
para buscar evidencia objetiva.

Cada pregunta debe ser redactada de manera que la respuesta respectiva exprese un
cumplimiento o no cumplimiento. Las listas de verificación deben incluir todas las
características a evaluar e identificar cada elemento de requisitos aplicables al sistema, a los
procesos y procedimientos existentes, es decir, estas se elaboran sobre la base de los criterios
de auditoría.

El formato de estas listas debe contener espacio suficiente para el registro apropiado de la
información que identifique la evidencia objetiva correspondiente, registrando el
cumplimiento o no cumplimiento de cada requisito especificado.

Las listas de verificación proporcionan al auditor la oportunidad de resumir y sintetizar las

observaciones y lo encontrado individualmente para facilitar las conclusiones.

EL USO DE ESTAS TIENE ALGUNAS VENTAJAS (TUESTA, A. 2013):

 Ayudan a optimizar el tiempo.

 Evita tener que confiar únicamente en la memoria.

 Ayuda al auditor, en especial cuando no tiene experiencia, a guiar el orden de la

auditoría.

 Proporcionan uniformidad al proceso de auditoría.

En estas listas pueden elaborarse preguntas generales. En este caso se trata de preguntas
cerradas, así como también podrían incluirse preguntas abiertas o específicas:

ALGUNOS EJEMPLOS DE PREGUNTAS GENERALES (CERRADAS.)

 ¿Dispone de la última versión del Manual de Calidad?

 ¿Completó el registro de inspección?

EJEMPLOS DE PREGUNTAS ESPECÍFICAS (ABIERTAS.)

 ¿Qué hace usted con este formulario?

 ¿Cómo se determinan los requerimientos de los clientes?

 ¿Cómo se realiza la evaluación de proveedores?

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  ¿Existe un programa de auditoría de calidad el cual identifica que cada sección del
manual sea auditada por lo menos una vez al año?

Para verificar el cumplimiento de estas interrogantes se debe buscar la evidencia objetiva

correspondiente.

A CONTINUACIÓN SE PRESENTA UN EJEMPLO DEL FORMATO DE UNA LISTA DE VERIFICACIÓN:

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA AUDITORÍA

Áreas o proceso auditado Responsable del área: Fecha auditoría

Identificación de la auditoría:

Auditor Líder Auditor

N° Requisito a Documento conformidad Observaciones

Requisito evaluar de referencia
(Preguntas) SI NO

Fuente: Material elaborado para este curso, basado en apuntes del curso “Auditorías Internas“, José
María Mantilla, 2006.

En cierto tipo de industrias es necesario desarrollar documentos denominados “guías de

auditorías”, las que contienen las pautas básicas para orientar el proceso auditor en una
industria en particular, generalmente se elaboran para auditar en áreas gubernamentales
entre otras (Tuesta, A. 2013).

4. INFORME DE AUDITORÍA
El informe de auditoría resume los resultados obtenidos en este proceso, incluyendo una
descripción del trabajo realizado en el desarrollo de la auditoría, donde se registrarán los
hallazgos de la auditoría y la clasificación de estos. El informe debe ser preparado por el
auditor jefe, quien es el responsable del documento, cuya elaboración se basa en la
información recopilada por el equipo auditor. Este puede ser revisado por la dirección, antes
de su emisión, con el fin de evitar errores y desacuerdos. Se recomienda que en un periodo no
mayor a 2 semanas el área auditada cuente con el informe final de la auditoría.

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El informe debe contener (Vilar Barrio, J. 1999):

Las declaraciones del equipo auditor, basadas en las evidencias objetivas verificadas, y una
sentencia respecto al cumplimiento de la organización con los criterios acordados para la
auditoría. Este debe proporcionar un registro completo de la auditoría preciso, conciso y claro,
además debe incluir o hacer referencia a lo siguiente:

 Los objetivos de la auditoría.

 El alcance de la auditoría, particularmente las áreas auditadas, procesos el intervalo de

tiempo cubierto.

 La identificación del equipo auditor.

 Normas y documentos de referencias (criterios de auditorías).

 Observaciones, evidencias ratificadoras, hallazgos clasificados como no conformidades

y comentarios correspondientes.

 El informe debe ser firmado por el auditor jefe y el equipo auditor.

José Francisco Vilar (1999) describe algunas características de los informes de auditorías:

 Explicar claramente los objetivos y alcance de la auditoría.

 Deben ser concisos, claros y completos, para ser entendido por el área o empresa
auditada.

 Debe presentar los hallazgos con imparcialidad y deben ser basados en hechos reales.

 Solo incluirá información objetiva y las conclusiones serán respaldadas por los
documentos de trabajo y las evidencias recolectadas en el proceso.

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EJEMPLO DE UN FORMATO DE INFORME DE AUDITORÍA:

INFORME DE AUDITORÍA

Área Auditada Informe N: ……….

Fecha

Auditor Líder Equipo Auditor

RESUMEN DE HALLAZGOS

Hallazgos Total

No conformidades

Oportunidades de mejoras

Observaciones

ENTREVISTADOS:

Nombre Cargo Firma

DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS

N° No Descripción de No Evidencia Referencias Referencias de

conformidad conformidad Objetiva Normativas procedimientos

Fuente: Material elaborado para este curso, basado en la norma ISO 19011:2011

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 5. PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS
Se sugiere que el área o empresa auditada que describa el plan de acciones correctivas de las
no conformidades detectadas en la auditoría.

El formato sugerido para este documento:

PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

Informe de Auditoría N°: ………………..

N° No Descripción de la Acción Correctiva Estado Modificaciones

conformidad no Conformidad en :

Material elaborado para este curso, basado en la norma ISO 19011:2011

En el campo Estado se debe registrar si está en implementación la acción correctiva o si está

implementada, y en el casillero Modificaciones se debe anotar en qué procedimiento se realizó
el cambio.

Vilar (1999) sugiere que el área o empresa auditada en un plazo no superior a 2 semanas
posteriores a la auditoría para enviar este plan, y junto con este las evidencias y registros de la
gestión de las no conformidades.

6. INFORME DE SEGUIMIENTO O LEVANTAMIENTO DE LAS

NO CONFORMIDADES
El equipo auditor debe hacer una revisión del Plan de Acciones Correctivas, además de la
evidencia adjunta. Una vez concluida esta revisión se recomienda emitir un informe de
levantamiento de no conformidades.

Ejemplo de Plan de Acciones Correctivas.

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INFORME DE LEVANTAMIENTO DE NO CONFORMIDADES

Informe de Auditoría N°: ………………..

N° No Descripción de Acción Observaciones

conformidad la no Correctiva
Conformidad

Material elaborado para este curso, basado en la norma ISO 19011:2011

En el casillero Observaciones se debe registrar si se levanta la no conformidad, si se hará

seguimiento en la proxima auditoría o, en caso que la evidencia no sea suficiente o la acción
correctiva propuesta no elimine las causas de las no conformidades, el equipo auditor debe
registrar No Se Levanta, en este caso el area o empresa auditada debe enviar nuevamente la
acción correctiva o hacer llegar más antecedentes si es necesario.

COMENTARIO FINAL
En un Sistema de Gestión de la Calidad hay diferentes tipos de documentos (ISO 9000:2005),
entre estos están:

 Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los
procesos de manera coherente; tales documentos pueden incluir procedimientos
documentados, instrucciones de trabajo y planos;

 Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los

resultados obtenidos; tales documentos se denominan registros.

Cada organización determina la extensión de la documentación requerida y los medios a

utilizar. Esto depende de factores como el tipo y el tamaño de la organización, la complejidad e
interacción de los procesos, la complejidad de los productos, los requisitos de los clientes, los
requisitos reglamentarios que sean aplicables, la competencia demostrada del personal y el
grado en que sea necesario demostrar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de
Gestión de la Calidad.

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REFERENCIAS
Mantilla, J. (2006). Apuntes del curso de auditorías internas. Instituto Nacional de

Normalización de Chile.

Organización Internacional de Normalización, ISO 19011 (2011). Directrices para la auditoría de

los sistemas de gestión. Disponible en: http://goo.gl/QwJOzl

Organización Internacional de Normalización, ISO 9000 (2005). Sistemas de gestión de la

calidad-fundamentos y vocabulario. Disponible en: http://goo.gl/3wkZG

Organización Internacional de Normalización, ISO 9001 (2008). Sistemas de gestión de la

calidad—Requisitos. Disponible en: http://goo.gl/T6iUT

Tuesta, A. (2013). Apuntes del curso de Auditor Líder en Sistemas Integrados de Gestión (ISO

9001, 14001 y OSHAS 18001). Diplomado en Gestión Integrada de Calidad, Seguridad,

Medio Ambiente. Facultad de Economía y Negocios de la Universidad de Chile.

Vila, M.; Escuder, R. y Romero, R. (1999). Auditoría interna de la calidad. España: Ediciones

Díaz de Santos.

Vilar Barrio J. (1999). La auditoría de los sistemas de gestión de la calidad. España: Fundación

Confemetal.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2013). Documentación de la auditoría interna. Auditoría Interna de Calidad. Semana 4.

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