PERFIL DE UN PROYECTO

Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas a alcanzar un objetivo

determinado. Todo lo que rodea al proyecto pertenecerá a la estrategia para conseguir
los resultados esperados, bajo unos requisitos dados, como pueden ser plazos de
entrega y un presupuesto.

Todo proyecto es único. Esto quiere decir que sólo existe ése conjunto de actividades
y sub-tareas para el proyecto que queremos desarrollar. Unas tareas que serán
ejecutadas por un equipo de trabajo determinado. Es decir, las personas que
participarán en el funcionamiento del proyecto, podrían ser distintas al desarrollo de
otro proyecto. Esto es clave, si queremos saber cómo organizar un proyecto.
Además, un proyecto dispone siempre de una fecha de inicio y una fecha de finalización
o cierre.

En este artículo veremos cuáles son las partes de un proyecto, qué características le
definen mejor, cómo podemos estructurarlo y qué elementos necesitamos para elaborar
un proyecto.

I. FASES DE ELABORACION DE UN PROYECTO

1. Fase de inicio de un proyecto
Será la base de nuestros proyectos. Los cimientos que lo sustenten. En esta fase
definiremos el alcanza y la descripción del objetivo que perseguimos para transmitir de
manera fácil y directa la información necesaria a todo el equipo para poder empezar a
construir.

Seleccionaremos las personas que formarán parte del equipo, así como sus
responsabilidades y roles. Y detallaremos los intereses de cada uno de
los stakeholders.

La comunicación es la clave en esta fase. En ella, convocaremos una primera reunión

de contacto con todo el equipo, en la que informaremos de los objetivos del proyecto
para aceptar un compromiso entre todos, tanto interesados externos como el propio
equipo de trabajo. No sólo es momento de responder a preguntas y dudas que puedan
surgir en esta etapa tan primaria, sino que anotaremos cada duda que no tenga
respuesta. E investigaremos sobre su solución más acertada. Esto es un paso
fundamental para reducir contratiempos en el futuro que puedan poner en peligro el
proyecto. Así pues, cuantas más dudas sin respuesta, mejor. Más preparados
estaremos.

2. Fase de diseño de un proyecto o planificación

Sabemos el objetivo del proyecto, su alcance y el equipo de trabajo con el contamos.
Es momento de definir las actividades o acciones con las que podremos llegar a
cumplirlo. En esta fase vamos definiendo los recursos que necesitamos y tenemos
disponibles, así como los plazos.

El siguiente paso será encontrar la mejor ruta de trabajo según a plazos y recursos.
Para eso, contamos con aplicaciones de planificación y gestión de proyectos diseñadas
para ordenar las actividades en el calendario de la manera más óptima. ¿Cuándo
realizar qué actividad para llegar a tiempo? Sinnaps nos da la respuesta. Añadimos
nuestras actividades y en unos segundos nos da la ruta de trabajo a seguir,
informándonos de la fecha más temprana para terminar el proyecto. Esto además, es
una ventaja enorme si queremos hacer planificación realistas, que podamos llevar a
cabo según con los recursos que contemos.

La fase de diseño de un proyecto o planificación se puede extender a lo largo del

desarrollo del proyecto. Esto quiere decir, que usando métodos de trabajo ágiles en los
que planificar a medida que vamos conociendo más datos de nuestro proyecto,
podemos re-calcular de nuevo la mejor ruta de trabajo. Y Sinnaps es capaz de hacerlo,
al cambiar o añadir cualquier dato de nuestra planificación. Un ejemplo es el desarrollo
del software, cuya agilidad llega a ser tal que se suele planificar cada semana en un
mismo proyecto. Y es que los requerimientos de los clientes pueden variar muy
fácilmente.

3. Fase de ejecución o desarrollo

Como venimos diciendo, esta fase se suele solapar con la fase de diseño de un
proyecto, a medida que este avanza.
En la fase de ejecución, se empiezan a desarrollar y validar sub-tareas y actividades,
cumpliendo así con los diferentes objetivos dentro del proyecto. Por eso, la
responsabilidad de Project Manager en esta fase es triple:

 Controla el cumplimiento de la planificación realista.

 Evalúa y realiza un seguimiento exacto del consumo de los recursos, tanto
económicos, humanos como fechas y plazos, apoyándose de herramientas como
Sinnaps y su gráfica de consumo.
 Realiza los cambios necesarios y re-calcula la mejor ruta de trabajo,
guardando simulaciones de planificaciones para prevenir contratiempos
indeseados. Una ventaja que puede usar al trabajar con Sinnaps.
Estas tres responsabilidades forman parte continua dentro de los pasos para el
desarrollo de un proyecto.

4. Fase de análisis de un proyecto

Resaltamos esta fase de análisis y seguimiento de manera individual, pero siempre
concibiéndola como parte clave de la etapa de ejecución de un proyecto. El seguimiento
continuo forma parte del desarrollo del proyecto, y además de la planificación.

En la actualidad, cada vez más proyectos se gestionan de una manera ágil. Esto hace
que estas tres fases se complementen entre ellas. Partimos de un diseño, de una
planificación inicial, para luego ejecutar esas actividades que a su vez vamos evaluando
y que mientras, vamos detectando los cambios necesarios en la planificación, para
ejecutarlas y seguir evaluando. Así funcionan muchos proyectos hoy día. Y sólo así se
consigue una gestión adaptada a los requerimientos exactos del proyecto o cliente.
Consiguiendo resultados más acertados y minimizando los riesgos.

La fase de análisis suele estar incluida en la gestión de herramientas de planificación

potentes. Sinnaps, de fácil y rápido uso, aplica técnicas basadas en el Valor Ganado
(EVM) para realizar un seguimiento continuo de la planificación. Gracias a su panel de
control, el Project Manager puede detectar en unos segundos y al instante las
desviaciones y atascos o cuellos de botella, que se puedan estar dando en el proyecto.

Muchas empresas realizan análisis de sus proyectos cada tres meses o incluso cada
seis. Sin embargo, el mundo gira mucho más rápido y, dependiendo el tipo de proyecto,
es importante reducir al máximo estos hitos o momentos claves en los que tomar
decisiones de cambio. La gestión ágil y aplicaciones como Sinnaps permiten un
seguimiento mucho más preciso y al instante.

5. Fase de evaluación de un proyecto y lecciones aprendidas

¿Cuándo cerramos un proyecto? En el momento que obtengamos el objetivo principal,

definido en la fase de inicio. O bien, durante una de nuestras reuniones de hito
valoramos que no somos capaces de afrontar una desviación tan grande en el
presupuesto o en los plazos de entrega. Esto último se puede deber a varios motivos
concretos:

 Estimación errónea del presupuesto o cambio del mismo

 Modificación de la estrategia o del objetivo principal
 Por falta de recursos tecnológicos, humanos, etc. En este caso el proyecto suele
pausarse.
Con esta información podremos anotar las lecciones aprendidas para seguir con la
mejorar continua de la gestión de nuestros proyectos. Recuerda que si sueles seguir
siempre las mismas fases y etapas de un proyecto concreto, y con actividades
similares, puedes guardarlo como proceso o plantilla en Sinnaps para volver a utilizar
y editarlo cuando te sea necesario. Así, podrás ir mejorando cada una de estos gases
de gestión de proyectos.

II. ESTUDIO DE MERCADO

El proyecto de inversión se puede describir como un plan que, si se le asigna

determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá
producir un bien o un servicio por lo que la evaluación de un proyecto de inversión,
tiene por objetivo conocer su rentabilidad económica.
 Estructura general de la evaluación de proyectos
Fuente: Baca Urbina Gabriel, Evaluación de Proyectos, México Ed. McGraw-
Hill, 2001

II.1 Proceso de preparación y evaluación de proyectos

La metodología que sigue cada estudio de inversión es única sin embargo cada
uno de estas tiene la particularidad de poder adaptarse a cualquier proyecto. Las
áreas generales en las que se puede aplicar la metodología de la evaluación de
proyectos son:

 Instalación de una planta totalmente nueva

 Elaboración de un nuevo producto de una planta ya existente

 Aplicación de la capacidad instalada o creación de sucursales

 Sustitución de maquinaria por obsolescencia o capacidad insuficiente

III.2 Evaluación de mercado como un proceso y sus alcances

Antes de llevar a cabo cualquier proyecto se deberá realizar un estudio en el cual

deberán ser situadas las condiciones económicas y sociales en el cual se

desenvolverá este, además de especificarse los objetivos del proyecto, los cuales

serán básicamente tres:

 Verificar que exista un mercado potencial insatisfecho y que es viable, desde

el punto de vista operativo, introducir en ese mercado el producto objeto del

estudio.

 Demostrar que tecnológicamente es posible producirlo, una vez que se

verificó que no existe impedimento alguno en el abasto de todos los insumos
necesarios para su producción.
 Demostrar que es económicamente rentable llevar a cabo su realización.

Existen tres niveles en un estudio de evaluación de proyectos:

1. Perfil, Gran visión o Identificación de la idea: Se elabora a partir de la
información existe. En términos monetarios sólo presenta cálculos globales
de las inversiones, los costos y los ingresos, sin entrar a investigaciones de
terreno.
2. Estudio de pre factibilidad o anteproyecto: Aquí se profundiza la
investigación en fuentes secundarias y primarias de investigación de
mercado, detalla la tecnología que se empleará, determina los costos totales
y la rentabilidad económica del proyecto. Es la base en que se apoyan los
inversionista para tomar una decisión.

3. Proyecto Definitivo: Contiene toda la información del anteproyecto, pero aquí

son tratados los puntos finos, es decir, lista de contratos de venta ya
establecidos, planos arquitectónicos de la construcción, etc.
 Proceso de la evaluación de proyectos.
Fuente: Baca Urbina Gabriel, Evaluación de Proyectos, México Ed. McGraw-Hill,
2001
 Estudio de mercado

Se entiende por mercado al área en que confluyen las fuerzas de la oferta y

demanda para realizar las transacciones de bienes y servicios a precios

determinados.

Según Gabriel Baca Urbina el estudio de mercado consta de la determinación y

cuantificación de la oferta y demanda, el análisis de los precios y el estudio de la

comercialización. Cuyo objetivo general es verificar la posibilidad real de

penetración del producto en un mercado determinado tomando en cuenta el riesgo.

Estructura del análisis de mercado.

Fuente: Baca Urbina Gabriel, Evaluación de Proyectos

III.3.1 Análisis de la demanda

Se conoce como demanda a la cantidad de bienes y servicios que el mercado

requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad específica a un
precio determinado.
El objetivo del análisis de demanda es determinar y medir cuáles son los factores
que afectan los requerimientos del mercado con respecto a un bien o servicio, así
como determinar la posibilidad de participación del producto del proyecto en la
satisfacción de dicha demanda.

Para poder examinar los cambios futuros de la demanda y la oferta se utilizan

técnicas estadísticas adecuadas para analizar el presente. Para ello se utilizan las
series de tiempo, con las cuales podemos observar el comportamiento de un
fenómeno con respecto del tiempo.
Se pueden observar cuatro patrones básicos de tendencia del mismo:

 Tendencia secular, surge cuando el fenómeno tiene poca variación en largo

periodos
 Variación estacional, surge por los hábitos o tradiciones de la gente.

 Fluctuaciones cíclicas, surge principalmente por razones de tipo

económico.
  Movimientos irregulares, surgen por cualquier causa aleatoria que afecta el
fenómeno.
El patrón más común para analizar la oferta y la demanda es la tendencia secular,
existen diversos métodos para calcular esta entre los cuales podemos encontrar:
 Método de las medias móviles: Este método suaviza las irregularidades de
la tendencia por medio de las medias parciales.
 Método de mínimos cuadrados: Se calcula la ecuación de la curva para una
serie de puntos dispersos sobre una gráfica, cura que se considera el mejor
ajuste, es decir, cuando la suma algebraica de las desviaciones de los
valores individuales respecto a la media es cero y cuando la suma del
cuadrado de las desviaciones de los puntos individuales respecto a la media
es mínima.
II.5 Análisis de la oferta

Se conoce como oferta a la cantidad de bienes o servicios que un cierto número

de productores está dispuesto a poner a disposición del mercado a un precio
determinado.

El objetivo que tiene el análisis de la oferta es determinar o medir las cantidades y

las condiciones en que una economía puede y quiere poner a disposición del
mercado un bien o un servicio.
 Para determinar los cambios de la oferta as utilizara el análisis de regresión, para
el cual se tomaran en cuenta tres variables el PIB, la inflación o el índice de
precios.

III. Análisis de Precios

Se define como precio a la cantidad monetaria a la que están dispuestos a vender,

y los consumidores a comprar un bien o servicio, cuando la oferta y la demanda
están en equilibrio.
Para poder determinar el precio de cualquier tipo de productos se tienen que
tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. La base de todo precio es el costo de producción,

administración y ventas, más una ganancia.
2. Se debe de considerar la demanda potencial del producto
y las condiciones económicas del país.
3. La reacción de la competencia ante la aparición de un nuevo
producto.

4. La estrategia de mercadeo la cual debe ser introducirse al

mercado, ganar mercado, permanecer en el mercado,
costo más porcentaje de ganancia previamente fijado sin
importar las condiciones del mercado, porcentaje de
ganancia sobre la inversión hecha, etcétera.
IV. Análisis de la Comercialización

La comercialización es la actividad que permite al productor hacer llegar un

bien o servicio al consumidor con los beneficios del tiempo y lugar, es decir,
colocar el producto en un sitio y momento adecuados, para dar al consumidor
la satisfacción que él espera con la compra.