http://ekawaluya.blogspot.com
B. Instalasi Program
Lakukan download software FET pada http://www.lalescu.ro/liviu/fet, pilih FET for Windows.
Hasil pengunduhan dalam format terkompresi executable , cukup dengan menjalankannya file
akan ter extract ( lihat gambar 3.1).
Pengaturan Dasar dan input data Penyusunan Jadwal Pelajaran Sekolah dengan
FET
1. Pengaturan dasar meliputi pengaturan, Nama sekolah Hari perminggu dan pengaturan jam
per hari.
2. Input data awal secara urut: Daftar Gedung / Ruang, daftar Rombel, Daftar Mapel, Daftar
Guru dan daftar tag.
3. Membuat daftar kegiatan / Aktifitas. Beikut ini Contoh Kegiatan / aktifitas :
- Pak Amin mengajar matematika 2 jam di kelas X.
- Bu Eka mengajar Bahasa Indonesia 6 jam terbagi dalam 3 pertemuan masing masing 2 jam.
4. Memasukkan pembatasan / Constrains. Pembatasan ini digunakan untuk memenuhi
permintaan baik permintaan dari sisi Guru, Siswa, Mapel. Pada Fet Pembatasan sangat detail.
Makin banyak pembatasan, makin bagus dalam memenuhi permintaan, namun memerlukan
waktu pengacakan jadwal yang lebih lama, bahkan jadwal terkadang mustahil. Oleh karena itu
sebelum melakukan pembatasan pembatasan, lakukan pembatasan dari yang paling urgen dulu.
Lakukan pengacakan setiap kali malakukan penambahan pembatasan.
5. Melakukan pengacakan penyusunan jadwal secara otomatis.
6. Pembacaan dan pemanfaatan hasil pengacakan.
A. Pengaturan dasar
Ada dua cara menginput data
pertama, secara manual seperti yang akan saya uraikan di bawah ini. Lakukan cara ini terlebih
dahulu agar mengerti proses memasukkan data. Jangan lakukan cara kedua sebelum benar benar
paham cara pertama !
kedua , mengimpor file berformat *.csv (comma delimited) yang dapat dibuat dengan
menggunakan notepad, atau excel yang di save as dengan format *.csv. Cara kedua ini jauh lebih
cepat dan effiisien karena dapat memanfaatkan tabel yang dibuat dari excel. Sekali lagi silakan
lakukan setelah memahami cara pertama. Jangan lakukan cara kedua jika cara pertama belum
paham !
Yang akan ditulis berikut ini akan diuraikan cara pertama secara manual.
Untuk memulai pekerjaan dengan file baru, jalankan FET, klik file, baru. Jawab Ya, ketika ada
pertanyaan “Apakah anda pasti akan meload data(aturan) baru ?”.
a. Lakukan pengaturan dasar , yaitu informasi nama institusi / sekolah, komentar dapat
diisi dengan data semester dan tahun ajaran atau alamat sekolah.
Untuk mengisi nama institusi, klik data, Pilih informasi intitusi, pilih Nama Institusi, isikan
nama sekolah. Sedang untuk mengisi komentar klik data, Pilih informasi intitusi, pilih
Komentar, isikan komentar.
b. Pengaturan dasar berikutnya adalah, data Hari perminggu dan pengaturan jam per hari.
Untuk mengisi hari perminggu klik data, Hari dan jam, pilih hari per minggu. Fet mengatur
secara default hari belajar adalah 5 hari per minggu. Umumnya sekolah di Indonesia
menggunakan 6 hari. Oleh karenanya kita harus merubahnya. Isikan Jumlah hari belajar per
minggu menjadi 6. Kemudian tuliskan hari ke enam dengan hari Sabtu, karena fet tidak
menulisnya secara otomatis. Klik Ok.
Jika ada informasimasi “ Harap diperhatikan FET TIDAK AKAN menggunakan batasan lama
…….. !, tekan OK.
Mungkin pembaca sempat berpikir kenapa pada jumlah hari per minggu, jumlah hari
perminggu disediakan sampai hari 35. Bukankah hari dalam seminggu hanya 7 saja. Jawabnya ,
ada sedikit perbedaan pemahaman. Makna yang sebenarnya adalah , jadwal berulang setiap ….
hari. Jadi mungkin saja jadwal berulang setiap 12 hari sekali, 14 hari sekali, atau bahkan setiap
sebulan sekali ( 30 hari ). Namun hal ini tidak lazim di Indonesia, dimana perhitungan jam
mengajar guru adalah sekian jam per minggu.
Isikan pada isian Jumlah periode ( jam mulai ) per hari dengan angka 8. Kemudian isikan jam
mulai pada masing masing Jam ke -…. Misal jam ke-1 dengan jam 07.00, kam ke-2 dengan
07.40 dan seterusnya sampai jam ke-8
Anda berpikiran ,terus jika hari jum’at hanya 5 jam saja terus bagaimana ? Jawabnya, abaikan
dulu pertanyaan ini, dan akan terjawab sendiri setelah membahas tentang pengaturan batasan
batasan.
Perlu diperhatikan untuk mempermudah penyusunan jadwal, waktu istirahat tidak usah diberi
kolom waktu khusus, meski FET memperkenankannya.
Klik Ok. Jika ada informasimasi “ Harap diperhatikan FET TIDAK AKAN menggunakan
batasan lama …….. !, tekan OK
Sebagai tips tambahan pengalaman penulis, berikan awalan satu huruf didepan nama mata
pelajaran, sebagai contoh: Pend. Agm ditulis dengan a Pend. Agm, PKN ditulis dengan b
PKN, Bhs. Indonesia ditulis dengan c Bhs. Indonesia. Hal ini bertujuan agar dalam penulisan
kembali hasil pengacakan jadwal, anda dapat menggunakan fungsi =MID() pada excel. Sehingga
nantinya anda tidak terlalu repot menulis ulang. Penjelasan selanjutnya akan lebih detail pada
akhir bab ini.
Penyamaan pemahaman ini perlu, karena sejak mulai populernya moving class, mulai ada
perbedaan antara kelas 7A sebagai serombongan anak, dan kelas 7A sebagai nama ruang.
KELAS : contoh : kelas 7, kelas 8, kelas 9, kelas XI, Kelas, XII, Angkatan 2011,
Angkatan 2012, disistem negara kita disebut tingkat
KELAS PARALEL : contoh : 7A, 7B, 7C, XI AK1, XI TKJ 1,di sistem negara kita disebut
Rombel
Disarankan untuk menggunakan herarki Kelas dan Kelas paralel, kelebihannya. Jika pengaturan
pada kelas 7 maka berlaku untuk semua kelas 7A, 7B, 7C.
Untuk membuat rombel sesuai herarki kelas, buatlah terlebih dahulu Kelas, kemudian pada
masing masing kelas dibuat kelas paralelnya.
Bisa juga tanpa herarki. Jika tanpa herarki, maka yang dimaksud denga Rombel adalah Kelas,
bukan kelas paralel. Untuk memasukkan daftar nama rombongan belajar /kelas tanpa herarki ,
klik data, pilih siswa,kemudian pilih kelas. Tulis dulu kelasnya Untuk memulai mengisi klik
Tambah, isikan nama rombongan belajar /kelas.
Penamaan rombongan belajar sangat bebas. Setiap sekolah memiliki cara sendiri untuk memberi
nama rombongan belajar. Misalnya :
- 7A, 8B, 9A, VII A, VIIIB, IX C untuk SMP
- XI IPA 1, XII IPS 2, untuk SMA atau
- X MM 1, XI TKR 2 , XII AK1 untuk SMK, dan lainnya
1.) Pertama, memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas tetap.
Namun jika sekolah berada di satu kompleks dan jarak antar gedung tidak berjauhan, data
gedung dapat diabaikan dan langsung memasukkan data ruang.
Untuk memasukkan daftar gedung, klik data, pilih Gedung. Untuk memulai mengisi klik
Tambah, nama Gedung.
2.) memasukkan data Gedung dan Ruang pada sekolah dengan kelas berpindah ( moving
class ).
Akan di bahas dalam posting tersendiri. Tunggu ya ....
Dalam FET, batasan merupakan terjemahan dari Constrains. Batasan dalam hal ini diartikan
sebagai pengaturan-pengaturan. Yaitu pengaturan-pengaturan yang akan digunakan oleh FET,
tentang bagaimana jadwal pelajaran akan disusun. Batasan-batasan terdiri dari 2 golongan
yaitu :
Batasan Waktu, terdiri dari 3 batasan penting yaitu :
a. Batasan Waktu untuk guru
atasan Waktu untuk siswa
atasan Waktu untuk kegiatan
Dan beberapa batasan waktu lagi yang jarang digunakan
Batasan Tempat, juga terdiri 3 batasan penting yaitu :
atasan Tempat Mata Pelajaran
Batasan Tempat Siswa
atasan Tempat Guru
Dan beberapa batasan tempat lagi yang jarang digunakan
Dari dua batasan tersebut, FET telah mengatur batasan dasar dengan bobot 100%(harus) dan
kita tidak dapat mengubahnya, yaitu
- batasan dasar waktu, dimana pada satu waktu, seorang guru tidak akan mengajar pada dua
tempat berbeda. Dapat juga dikatakan, pada satu waktu seorang siswa hanya mendapat satu
kegiatan pembelajaran.
- Batasan dasar tempat, dimana pada satu ruang kelas tidak akan pernah terdapat dua kegiatan
atau lebih.
Sedangkan selain 2 batasan dasar tadi, dapat diatur oleh pengguna.
Gambar 3.23
Pada contoh diatas, guru tersebut tidak bersedia mengajar pada hari Senin jam ke-1 dan jam ke-
8, tidak bersedia pula pada hari Rabu dari jam ke 1 sampai jam ke 8, tidak bersedia pula pada
hari Jumat jam ke-6,7,8, serta tidak bersedia mengajar pada hari Sabtu jam ke-7,8.
Pemberian batasan waktu Seorang Guru Tidak bersedia harus diberikan kepada setiap guru
dengan cara yang sama seperti contoh diatas.
Gambar 3.24
Pada contoh diatas, siswa 7A diatur tidak ada kegiatan belajar mengajar pada hari Senin
jam ke-1 dan jam ke-8, tidak bersedia pula pada hari Jumat jam ke-6,7,8 karena anak sudah
dipulangkan / sholat Jum’at, serta diatur tidak ada pada hari Sabtu jam ke-7,8, karena siswa
mengikuti kegiatan kebersihan dan altihan Pramuka. Untuk memberikan batasan yang sama pada
kelas lainnya, cukup dengan mengganti rombongan belajar lain dan klik tambah lagi, sampai
semua rombongan belajar diatur jam kegiatannya.
Batasan lain yang perlu diberikan kepada siswa adalah Maks Jam perhari dengan tag
kegiatan untuk semua siswa. Batasan ini dapat dimanfaatkan manfaat untuk :
engatur / membatasi banyaknya mata pelajaran sulit perhari pada siswa
Mengatur / membatasi banyaknya mata pelajaran praktek perhari pada siswa
engantisipasi agar seorang guru tidak mempunyai kegiatan 2 kali dalam satu kelas.
Batasan Maks Jam perhari dengan tag kegiatan untuk semua siswa secara default dikunci oleh
FET, ditandai dengan gembok yang terkunci. Untuk dapat memasukkan batasan ini, kunci harus
dibuka terlebih dahulu. Untuk membukanya klik Pengaturan , Lanjutan, centang pada
Aktifkan Tags dengan Maks kegiatan perhari. Kini klik data, batasan Waktu, Siswa dan pilih
maks jam perhari dengan tag kegiatan yang kini terterbuka kunciya. Kemudian klik tambah
untuk memulai memasukkan tag-tag kegiatan yang akan diatur.
Untuk mengatur agar setiap siswa pada seluruh rombongan belajar tidak akan menerima
pelajaran sulit lebih dari 2 maka :
Pada tag kegiatan pilih Mapel Sulit, persentase bobot nilainya dapat diubah untuk
memperlonggar batasan misalkan diubah menjadi 90%. Namun jika anda menghendaki batasan
ini harus dilaksanakan, maka biarkan saja angka 100% ini.
Gambar 3.25
Sedangkan Jam maks harian diisi dengan angka 2. Untuk mengakhiri klik tambah batasan.
catatan :
Mengantisipasi agar seorang guru tidak mempunyai kegiatan 2 kali dalam satu kelas, maka
masukkan pula tag-tag guru seperti Agus S, Riyadi, ( lebih mudang menggunakan tag dengan
Nama guru ) dan tag-tag lainnya yang pernah dibuat dimasukkan ke dalam kolom tag kegiatan
satu per satu. Dan pada Jam maks harian diganti dengan 1, serta jangan lupa untuk mengklik
Tambah batasan setiap kali menggati Tag Kegiatan.
Catatan :
Jika kasus kasus seperti tersebut diatas tidak ada, maka bahasan berikut ini dapat diabaiakan
terlebih dahulu.
FET menyediakan pengaturan batasan waktu mata pelajaran batasan yang detail .
Berikut ini akan dicontohkan pada kasus kedua , dimana seorang guru mengajar Pendidikan
Jasmani dan Kesehatan, dimana 2 jam untuk praktek Olah Raga pada pagi hari saja ( jam ke 1 –
4 ) dan 1 jam pembelajaran klasikal kesehatan di ruang kelas dimana harus dilaksanakan pada
jam-jam siang ( jam ke 6 – 8 ).
Mula-mula , pastikan guru tersebut pada pembatasan waktu guru diperkenankan mengajar
mulai dari jam ke-1 sampai jam ke-8.
Pertama akan dilakukan pengaturan pembatasan waktu untuk praktek Olah Raga ( pendd.
Jasmani ) pada jam ke-1 sampai jam ke-4. Klik Data, Batasan Waktu, Kegiatan, pilih sebuah
legiatan dengan sekumpulan slot waktu yang disukai . Klik Tambah, pada kolom Guru Pilih
Nama Guru, 12. Giyono, S.Pd. Pada kolom kegiatan pilih kegiatan yang akan diatur, 118 – 2 –
12 GIYONO, S.Pd. –g Pend. Jasmani. Lakukan pengaturan pada slot jadwal dengan mengklik
sel -sel slot jadwal. Sel berwarna hijau berarti diperbolehkan, sedangkan merah dengan silang
berarti, tidak akan terpasang kegiatan diatas. Klik Tambah, OK. ( Gambar 3.26)
Tambahkan lagi kegiatan yang akan diatur dengan memilih kegiatan pada kolom kegiatan.
Dilanjutkan dengan klik pada tambah . Begitu seterunya sampai semua kegiatan yang
diharapkan dilaksanakan pada jam ke-1 sampai jam ke-4 selesai ditambahkan. Akhiri dengan
klik tutup.
Kedua , melakukan pengaturan untuk guru yang sama, tetapi dengan kegiatan yang hanya
diperkenankan ditempatkan pada jam ke-6 sampai jam ke-8.
Catatan :
Sekali lagi , jika sekolah anda tidak memiliki kasus seperti tersebut diatas, maka bahasan tentang
batasan tempat dapat diabaikan terlebih dahulu.
Seperti telah disebutkan sebelumnya terdapat 3 batasan tempat penting yaitu :
Batasan Tempat Mata Pelajaran, digunakan pada sekolah baik yang moving class maupun
bukan moving class, dimana mata pelajaran tertentu yang diampu oleh berapa guru pada
rombongan belajar yang berbeda , namun menggunakan satu ruang yang sama. Sebagai contoh ,
mata pelajaran TIK, siswa kelas 8 dan 9 diampu oleh guru 14 Abdullah Asyad dan siswa kelas 7
diampu guru 36 Eko Purwanto . Pada sekolah ini hanya terdapat 1 laboratorium komputer saja.
Batasan Tempat Siswa, digunakan pada sekolah yang tidak menggunakan system moving
class dimana apabila ruang-ruang kelas yang ditempati siswa terletak pada pada gedung yang
berjauhan, atau berbeda lokasi sekolah. Seperti sekolah yang memiliki 2 kampus, kampus lama
dan kampus baru.
Batasan Tempat Guru, digunakan untuk keperluan sekolah yang menggunakan system moving
class. Setiap guru/ atau beberapa guru memiliki ruang tersendiri.
i.) Memasukkan batasan tempat mata pelajaran
Batasan Tempat Mata Pelajaran, merupakan batasan tempat yang paling banyak digunakan.
dimana mata pelajaran tertentu yang diampu oleh berapa guru pada rombongan belajar yang
berbeda , namun menggunakan satu ruang yang sama. Sebagai contoh , mata pelajaran TIK
( Tekn. Inf. Kom.) , siswa kelas 8 dan 9 diampu oleh guru 14 Abdullah Asyad dan siswa kelas 7
diampu guru 36 Eko Purwanto . Dimana pada sekolah ini hanya terdapat 1 ruang laboratorium
komputer (lab. TIK ) saja.
Untuk memulainya klik Data, pilih Batasan Tempat, pilih Mata pelajaran, pilih mata
pelajaran dengan ruang tertentu.Kemudian klik Tambah.
Pada kolom Pata Pelajaran pilih mata pelajaran I Tekn. Inf. Kom, kemudian pada kolom
Ruang, pilih Ruang Lab. TIK. Untuk mengakhirinya klik Tambah Batasan.
Gambar 3.28
ii.) Memasukkan Batasan Tempat Siswa,
Batasan Tempat Siswa, diperuntukkan bagi sekolah dengan system kelas tetap. Jika sekolah
anda menggunakan system moving class, maka point memasukkan Batasan Tempat Siswa, dan
langsung menuju ke memasukkan Batasan Tempat Guru.
Pengaturan Batasan Tempat Siswa, digunakan pada sekolah dimana ruang-ruang kelas yang
ditempati siswa terletak pada pada gedung yang berjauhan, atau berbeda lokasi sekolah. Seperti
sekolah dimana ruang kelas 7 berada di gedung ujung selatan dan kelas 8 berada pada gedung
ujung utara. Atau sekolah yang memiliki 2 kampus, kampus lama dan kampus baru.
Penggunaan batasan ini bertujuan agar guru pengajar diberi jeda waktu yang cukup untuk
berpindah dari gedung satu ke gedung lainnya yang letaknya berjauhan.
Sebelum memulai pengaturan batasan ini , pastikan pada pembuatan data ruang telah diatur
letak ruangan-ruangan kelas berada gedung mana, seperti telah dicontohkan pada gambar 3.13
dan 3.14. Setelah dipastikan pengaturan ruang dan gedung telah dilakukan, maka batasan tempat
siswa ini dapat dilakukan.
Untuk memulainya klik Data, pilih Batasan Tempat, pilih Siswa, pilih kelas paralel
mempuanyai ruang khusus.Kemudian klik Tambah. Yang dimaksud kelas paralel pada FET
sama pengertiannya dengan kata kelas . Jadi Kelas Pararel 7A sama pengertiannya dengan Kelas
7A.
Pada kolom Kelas Paralel pilih 7A, kemudian pada kolom Ruang, pilih Ruang 7A.
Pada kolom presentase bobot biarlkan tetap 100%. Untuk memasukkannya sebagai data klik
Tambah Batasan. Kemudian dilanjutkan dengan Kelas Paralel 7B dan pada kolom Ruang isikan
Ruang 7B. Tekan kembali klik Tambah Batasan. Begitu seterusnya sampai dengan siswa kelas
terakhir. Setelah pengaturan batasan tempat pada kelas terakhir, klik Tutup.
Statistik
catatan :
- Informasi pada menu ini merupakan ringkasan data yang sangat umum. Untuk dapat melihat
pemasukan data secara detail, lakukan langkah berikut. Klik menu, pilih ekspor statistik
lanjutan ke disk. Data akan disimpan pada lokasi tertentu, dapat berbeda pada setiap komputer.
Oleh karena itu perlu dicatat letak folder ketika muncul form . Pada contoh berikut ini, file akan
disimpan dalam folder C:\Documents and setting\ekaw\fet-results\statistic\....
dapat dibuka dengan Internet Explorer atau firefox.
Anda dapat langsung double klik saja pada file ….._teacher_student.html. Pada file ini telah
terangkum data secara detail dari jam mengajar guru, rombongan belajar dan mata pelajarannya.
Nah pada file inilah kita dapat mengecek pada bagian mana terjadi kesalahan pemasukkan data.
Lakukan perbaikan pemasukan data
Pengacakan Jadwal
Pengacakan jadwal akan berlangsung dalam waktu yang bervariasi. Berdasarkan pengalaman
penulis, waktu terlama untuk susunan jadwal sulit yang diperlukan oleh FET sekitar 20 menit,
sedangkan untuk penyusunan jadwal yang mudah hanya dalam hitungan detik saja. Jika melebihi
20 menit , stop saja dan lakukan pengurangan batasan batasan.
Dan jika pengacakan selesai, FET akan memberi pesan selesai. Di dalamnya juga terdapat
informasi lokasi direktori / folder hasil pengacakan jadwal. Pada komputer saya hasil
pengacakan oleh FET diletakkan pada direktori / folder C:\Document and setting\ekaw\fet-
result\timetables\......
Catatan :
pada beberapa kesalahan pemberian batasan, FET akan memberi tahu kesalahan. Dan kita
harus memperbaikinya terlebih dahulu. Dan FET akan menunda sampai data batasan batasan
diperbaiki.
Sekarang mari kita lihat pada direktori / folder C:\Document and setting\......\fet-
result\timetables\....... Pada folder ini akan terdapat lebih dari 30 file susunan hasil pengacakan
jadwal dengan format yang berbeda beda. Kita dapat mengambil salah satu sesuai dengan bentuk
yang sesuai dengan keinginan kita. Diantara 30 file yang tersedia file yang sering digunakan
adalah
… years_time_horizontal.html ( jadwal lengkap berdasar rombel )
….rooms_time_horizontal( jadwal lengkap bentuk horizontal berdasar ruang) ,
…teacher_day_horizontal (jadwal per guru bentuk horizontal), dan
…group_day_horizontal (jadwal per rombongan belajar bentuk horizontal).
......
Perlu di ketahui bahwa file hasil pengacakan ini dalam bentuk HTML, sehingga untuk
membukanya diperlukan Internet Explorer, Mozila Firefox atau software-software yang dapat
membaca HTML lainnya.
Anda dapat juga membuat beberapa jadwal sekaligus sampai 10 jadwal yang masing-masing
diberi jangka waktu tertentu. Ini lebih menguntungkan . Berdasarkan pengalaman penulis, jadwal
yang gagal tersusun ketika menggunakan cara diatas, tetapi berhasil terselesaikan dengan cara
ini.
Isikan pada batasan waktu dari 6000 menit diubah menjadi 20 menit saja. Kemudian klik Mulai.
cara 1 : File hasil pengacakan dapat dibuka dengan Internet explorer / Fire fox, kemudian di kopi
pastekan ke excel.
cara 2 : membaca file xml dengan program bantu FET xml import yang jalan di Excel. Sayangnya masih
ada beberapa bug, sehingga belum saya upload kan.