UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MODALIDAD A DISTANCIA

SEMESTRE 2017-2017

INSTRUCTIVO PARA ENTREGA DE TRABAJOS

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS I

Carrera: Contabilidad y Auditoría

Nivel: Quinto
Número de créditos: 5

TUTORES:

DR. JUAN CARLOS MARCILLO

ING. RODRÍGUEZ HENRY

Quito - Ecuador
 PRIMER TRABAJO

Para el desarrollo del primer trabajo de Organización y Sistemas I, seleccione una

mediana empresa o institución de mínimo 20 personas, deberá indicar los siguientes
datos informativos de la empresa o institución:
• Denominación (razón social).

• Actividad económica.

• Tipo de empresa

• Dirección.

• Teléfono.

• Nombre del gerente.

1. PLANEACIÓN DEL ESTUDIO.

• Factor de estudio
o Objetivos.
o Políticas.
o Procedimientos
o Estructura organizacional.
o Liderazgo.
o Motivación.
o Comunicación.
o Controles.
o Servicio.
o Calidad.

• Las Fuentes internas y externas de información,

o Fuentes Internas
• Órganos de gobierno.
• Nivel directivo.
• Equipos de trabajo.
• Sistema de información.
o Fuentes externas
• Normativas.
• Usuarios del servicio

• Definición del objetivo de estudio

o Objetivo general
Evaluar el desempeño de la organización p a r a precisar las medidas de mejoramiento
que habrá de implementar para elevarlo.

• La investigación preliminar

Definidos los factores se lleva a cabo un acercamiento previo a la empresa XYZ, donde
se detectaron los aspectos siguientes

ETAPAS DEL
PROCESO NECESIDADES ESPECÍFICAS
ADMINISTRATIV
PLANEACIÓN Replantear objetivos y/o metas.
O Redefinir claramente políticas y reglamentos. Establecer
procedimientos de trabajo eficaces.
ORGANIZACIÓN Verificar la estructura organizacional.
Identificar funciones y actividades de cada puesto.

DIRECCIÓN Comprobar si el liderazgo se ejerce eficazmente, así

como la motivación y la comunicación.
Corroborar que exista el trabajo en equipo y la coordinación
CONTROL Controles (verificar su existencia). Servicio.
entre puestos.
Calidad.

• Contenido de la investigación

La metodología aquí propuesta se disgrega por etapas conforme a la siguiente división:

visión del estudio, planeación d e l estudio, recopilación de datos, análisis de datos,
formulación de recomendaciones, implementación (LINEAMIENTOS GENERALES
DE LAS RECOMENDACIONES) y evaluación (MEDICIÒN – COMPARACIÒN ENTRE
LO PLANIFICADO VS EJECUTADO, VARIACIONES)

• Propuesta técnica

1. Naturaleza del estudio. Estudio organizacional.

2. Alcance. Todas las áreas de la empresa.
3. Antecedentes. Recuento de toda la información junto con todos los estudios de
mejoramiento administrativo.
4. Objetivos. Recabar y analizar toda la información clave de XYZ. Emitir criterios sólidos
para poder manejar de la mejor forma la información e integrar elementos de decisión
del más alto nivel técnico
5. Estrategia. Establecer una dinámica ágil y congruente para detectar ventajas
competitivas p a r a que la empresa consolide su posicionamiento.
6. Justificación. Fortalecer su desempeño en el sector de la salud
7. Acciones. Aplicar el estudio, establecer los mecanismos de coordinación para su
ejecución, consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,
derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada etapa y
componente
8. Recursos. Definir los recursos materiales y tecnológicos necesarios para lograr los
resultados previstos.
9. Costo. Traducir las condiciones de trabajo en un contrato.

10. Resultados esperados. Sentar las bases para formular recomendaciones claves a
XYZ

11. Información complementaría. Recopilación y revisión de todo el material normativo,

administrativo y funcional

• Programa de trabajo

AÑO 2007 MAYO JUNIO

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4
1 VISIÓN DEL ESTUDIO

2 PLANEACIÓN DEL
ESTUDIO
3 RECOPILACIÓN
DE LOS DATOS
 4 ANÁLISIS DE LOS
DATOS
5 FORMULACIÓN
DE
6 PROPUESTA
RECOMENDACI
DE
ONES
7 EVALUACIÓN
IMPLEMENTA
CIÓN

• Integración del equipo de estudio,

El equipo se encuentra integrado por un coordinador de proyecto quien se encarga de la
dirección, gestión y control de la elaboración del estudio organizacional adicionalmente se
cuenta con responsables de la operación y ejecución de actividades que tienen consigo el
planeamiento del estudio además del levantamiento de datos para generar la información
que conlleven a la implementación de los manuales para un mejor desenvolvimiento de la
empresa analizada.

• Capacitación del equipo

Una de las actividades a ser consideradas como parte del estudio organizacional
corresponde a la capacitación y con ello conseguir el desarrollo de las habilidades en forma
razonable para la ejecución de las actividades del mencionado estudio. La capacitación
debe contar con el alcance de los elementos que contiene el estudio iniciando con la fase
de planificación el mismo que se va implementando con la recopilación de datos, en cuya
etapa el equipo colaborador logre un uso idóneo de las principales técnicas y herramientas
de recopilación como son observación directa, investigación documental, entrevistas y
cuestionarios.

2. RECOLECCIÒN DE TODOS LOS DATOS NECESARIOS Y ANÁLISIS DE LOS

MISMOS.

• Recopilación de datos
• Técnicas de recopilación de datos

Se llevó a cabo por medio de los recursos siguientes:

o Observación directa.
o Investigación documental.
o Entrevistas.
o Cuestionarios

Observación directa
Desde el primer contacto con XX YZ se concentró la atención en las instalaciones,
el tipo de mobiliario y el equipo que utilizaban a diario para realizar sus actividades,
la relación de trabajo entre los trabajadores y el clima organizacional

Investigación documental
Revisión de la documentación normativa, administrativa y financiera disponible en la
empresa, la cual se clasifica de esta forma
Normativa
• Acta constitutiva.
• Acta de aumento de capital variable

Administrativa
• Organigrama.
• Perfiles de los puestos.
• Información de los principales clientes de Luz y Fuerza.
• Información sobre los contratos más importantes que ha firmado la compañía.
• Currículum de la empresa

Financiera
• Balance general.
• Estado de resultados.

Entrevistas
Las entrevistas se aplicaron de acuerdo con el programa de trabajo y los cuestionarios
elaborados especialmente para captar los datos. Asimismo, para asegurar la
consistencia de la información, se formularon preguntas accesibles y claras.

• Integración de los datos

Para asegurar la calidad y puntualidad de los resultados, se programaron reuniones
semanales durante la aplicación del estudio. Este acto precautorio permitió:
• Apego al programa de trabajo.
• Aclarar dudas en forma veraz y oportuna.
• Revisar con tiempo los datos.
• Fundamentar los avances
• Análisis de datos
Una vez recopilados y registrados los datos, se sometieron a un proceso de análisis
para fundamentar y ponderar las alternativas de acción para su efectiva atención
 Procedimiento de análisis
El análisis se efectuó desde dos perspectivas: de forma y de contenido.
De forma. Revisión de las formas, los catálogos de codificación de respuestas,
tabuladores, gráficos seleccionados y alternativas para su resguardo y presentación

De contenido. Examen de las prioridades fijadas durante la preparación del proyecto,

tomando en cuenta áreas, unidades, niveles jerárquicos y estrategias de negocio
fundamentales.

Técnicas e instrumentos de análisis

La selección se centró en las técnicas siguientes:
• Análisis de estructuras.
• Análisis de sistemas.
• Auditoría administrativa.
• Reorganización
• Preparación del diagnóstico

Con base en las reuniones y pláticas con el personal de Luz y Fuerza, así como en el
análisis de la documentación disponible, el diagnóstico quedó integrado por los
siguientes elementos:

Génesis de la organización
1. En 1881, la Compañía XXXX se hace cargo del alumbrado público residencial en la
capital de la República Mexicana, lo que marca el principio del alumbrado eléctrico en
el país.
2. Desde su creación registró algunos cambios en su composición jurídica, para
finalmente tomar su actual denominación social de XYZ S.A.
3. Hasta el momento ha mantenido una actuación acorde con sus objetivos con una
estrategia de negocios básica basada en la rentabilidad.
4. La delegación de facultades es correcta, aunque requiere de mayor claridad al hacerla
operativa.

Infraestructura
1. Ha modernizado sus instalaciones.
2. Existen programas de trabajo definidos.
3. La organización opera con base en funciones, aunque sus proyectos tienden a
administrarse como procesos.

Forma de operación
1. El desempeño técnico de la organización es aceptable
2. Los logros alcanzados se fincan en proporcionar a más personas u n buen s erv ic io
y ampliar su cobertura a varias partes del país.
 3. A pesar de que se han logrado buenos resultados, XYZ presenta problemas de
duplicidad de labores.
4. La toma de decisiones está centralizada.

Posición competitiva
1. La empresa se concentra en la prestación de servicios hacia la salud. Tiene
competidores por lo que se maneja con una estrategia de un mercado diferenciado.

Criterios de acción
1. Es imprescindible conocer a fondo las instalaciones de la organización para poder
definir con exactitud su funcionalidad.
2. Es necesario replantear las estrategias funcionales para que sean comprensibles
para los trabajadores.
3. Desde un punto de vista técnico, las variables previamente definidas permiten
concretar el estudio.
4. Es necesario formular las recomendaciones para que verdaderamente sirvan de
apoyo a la organización

3. FORMULE LAS RECOMENDACIONES

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico, se diseñó

un perfil de los principales factores que la organización deberá considerar:

Contexto
1. La fisonomía de la organización se ubica dentro d e l estándar de XYZ y se consolida
con proyectos de mejora.
2. La manera en que opera la empresa refleja la tendencia a generar capital con base
en sus servicios.
3. La esfera de acción se distribuye entre los clientes potenciales de la ciudad
4. Como empresa dedicada a l s e c to r d e la s a lu d ocupa la posición más importante
en su sector.
5. La organización se comporta de manera congruente, por lo que se estima que gozará
de un ciclo de vida largo

Información operativa
1. La base de gestión de la empresa es el servicio de salud, en condiciones de
cantidad, calidad y precio, con la adecuada diversificación en el serv icio prestado .
2. En muchas partes del país la coordinación del servicio es deficiente.
3. La ventaja de emplear la tecnología de la información en sus procesos de servicio es
su recurso estratégico más importante.
4. No están definidas las fronteras entre aspectos de planeación, organización, dirección
y control.

Desempeño
1. Se trabaja con indicadores de productividad y financieros.
2. El comportamiento organizacional es deficiente.
3. La empresa ha logrado buenos r e s u lta d os económicos.
4. El margen de eficacia con el que se desempeña la empresa es acorde a la
preparación de su personal.

Liderazgo
1. La cultura organizacional es de bajo contexto con cierto grado de adaptabilidad de
sus empleados.
2. No tiene valores sociales e institucionales bien definidos debido a que el nepotismo
está muy arraigado en sus estructuras.
3. El trabajo en equipo no es sólido, y pocas veces el personal interactúa.
4. La calidad de vida de la organización es susceptible de mejoras.

Perspectivas
1. La empresa debe replantear su estructura.
2. Es necesario implementar un proceso de cambio que fundamente su gestión.
3. En la medida en que controle sus procesos estratégico, la empresa será más
competitiva

Informe
1. INTRODUCCIÓN
2. ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3. ANÁLISIS DE LA COMPETITIVIDAD

4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

5. PROPUESTA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
6. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN

El inicio de la implementación requeire que el personal de las áreas a ser modificadas y son
partícipes del programa de cambio reciban en primera instancia la información y orientación
oportuna para interactuar en condiciones óptimas. En forma simultánea se realizan los
ajueste necesarios para que se lleve a cabo las actividades y tareas planteadas en el
estudio en la fase de planeación y se respalda con la verificación y valoración de los
avances efectuados hasta un ciclo o periodo determinado.

Dado que el estudio busca la optimización en el funcionamiento de la organización, las

medidas de mejoramiento administrativas deben vincularse con procesos sustantivos y se
relacionen con la serie de acciones evitando su aislamiento y abstracción de la ejecución
pues deberán desarrollarse en forma articulada de acuerdo a lo establecido en la fase
anterior del estudio organizacional.
El programa de implementación tiene la capacidad de admitir cambios o modificaciones
durante su ejecución sin embargo hay que considerar las posibles resistencias que existan
ante dichos cambios, bajo estas circunstancias es necesario la gestión adecuada
determinando los beneficios que trae consigo su implementación sin embargo se establecen
tiempos de prueba para que se logre demostrar la asertividad del proceso a modificar y con
ello lograr la aceptación definitiva al cambio propuesto.

El clima organizacional es vital importancia para ello el personal encargado de la gestión de

cambio, garantiza la consideración de las opiniones, puntos de vista, sugerencias y toda
clases de aportes del personal pues se logra contar con la ventaja de la toma de decisión
bajo la experiencia del involucrado porque conoce las facilidades o dificultades que un
proceso implique en la función realizada.

En la fase de implementación para ejecutar los cambios propuestos considera el impacto

sobre la cultura administrativa vigente, valores, costumbres, hàbitos, entre otros ante lo cual
el equipo encargado realiza la gestión de adaptación del cambio mediante la definición
nuevos patrones y modelos de organización.

7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

La evaluación corresponde a la comprobación de los efectos provocados con los cambios

e innovaciones que detallan en la planeación, para esta fase de evaluación se identifica,
califica y cuantifica las realicaciones propuestas, en el caso de la empresa se tiene previsto
el mejoramiento del desempeño ante lo cual se dispone de registros históricos y con la
medición actual de las operaciones se puede establecer la variación ocasionada; la misma
que puede presentar diferentes escenarios y bajo los cuales el equipo de seguimiento
determinan su corrrespondiente proceso de retroalimentación en los niveles de
organización involucrados.

El proceso previsto, significa contar con datos ordenados a partir de parámetros que se
identificaron y definieron en el estudio, como son los indicadores cada una de las áreas o
procesos se han valorado con este tipo de métodos permitiendo su evaluación para
determinar las acciones correctivas en caso de ser necesarias. La evaluación se realiza en
forma períodica para contar con el espacio suficiente de incorporar medidas preventivas de
preferencia y actuar con asertividad en las medidas correctivas en el funcionamiento
organizacional de la empresa.

8. APÉNDICES O ANEXOS
4. REALICE UN ORGANIZADOR GRÁFICO CON EL TEMA: IMPLEMENTACIÓN
5. REALICE UN CUADRO SINÓPTICO CON EL TEMA: EVALUACIÓN, CON EJEMPLOS RESPECTIVOS